Implenia. Code of Conduct. Företagsriktlinjer och riktlinjer för hur vi agerar

Transkript

1 Implenia Code of Conduct Företagsriktlinjer och riktlinjer för hur vi agerar

2 Innehåll Förord 4 Företagsriktlinjer och riktlinjer för hur vi agerar inom Implenia-gruppen 6 1. Implenias värderingar 7 2. Integritet och lagligt agerande 8 3. Förebyggande av korruption Följa konkurrenslagstiftningen Sekretess och intressekonflikter Dataskydd Korrekt användning av resurser för informationshantering Health & Safety Socialt ansvar Hållbarhet och miljöskydd Implenias krav på leverantörer Antagande av ytterligare regler Genomförande av Code of Conduct i praktiken 23 Hotline och kontakt 26

3 Förord Varför behöver vi riktlinjer för vårt agerande? Koncernens goda rykte är en av våra viktigaste tillgångar. Ryktet beror på hur var och en av våra anställda agerar. För att stödja vårt företags hållbara utveckling, så måste vi följa gällande lagar och ha klara riktlinjer för vår affärsverksamhet och vårt agerande i verksamheten. Implenia-gruppens riktlinjer för hur du ska agera anger de grundvärderingar som reglerar vårt förhållande till våra kollegor, leverantörer, kunder och myndigheter. De definierar alltså vår företagskultur, vårt sociala ansvar och vårt förhållande till miljö, hälsa och arbetsskydd. Vi rättar våra tankar och handlingar efter dessa värderingar i allt vi gör. Riktlinjerna påminner oss om vårt ansvar att bygga upp och utveckla dessa relationer baserat på grundprinciperna integritet, rättvisa, ärlighet och hållbarhet. Vi behöver ditt stöd för att göra riktlinjerna till ett nyckelinstrument för personalens och i slutändan koncernens bästa. Riktlinjerna gör att vi även i framtiden kan vara stolta över vår personal, våra tjänster, vårt arbete, vår innovationskraft och de mål vi uppnått i framtiden. " One company, one goal, one spirit " är vår devis. Vi vill dessutom såväl internt som externt stå enade som ett team och ett företag och förbli våra kunders och anställdas drömpartner. Du ger ditt personliga bidrag till vår framgång genom att noggrant läsa riktlinjerna och sedan agera i enlighet med dem. Anton Affentranger CEO

4 6 Företagsriktlinjer och riktlinjer för hur vi agerar inom Implenia-gruppen 1. Implenias värderingar Våra värderingar är fundamentet i företagets kultur och ska följas och efterlevas av alla medarbetare: Integritet: Integritet är en del av kärnan i vårt handlande. Hållbarhet: Vi tar ansvar för såväl oss själva som för vår miljö och för samhället. Chans- och riskmedvetenhet: Med blicken hela tiden riktad mot verksamheten ser vi chanser och risker i god tid. Transparens: Transparens är vår ledande princip i såväl intern som extern kontakt med våra samtalspartners. Operativa och finansiella toppresultat: Vi levererar utmärkta operativa och finansiella resultat. Kundorientering: Kundorienterade lösningar är vår prioritet. Innovation: Vår framtid står och faller med vår förmåga till fortsatt utveckling. Tillförlitlighet: Vi är en tillförlitlig partner att räkna med.

5 8 2. Integritet och lagligt agerande Integritet står i centrum för våra handlingar. Implenia förväntar sig att personalen strikt följer gällande lagar och interna regler i sitt arbete: Vi informerar våra anställda regelbundet om de viktigaste lagarna och interna regler och förpliktar våra anställda att följa dem. Brott mot lagar och interna regler ska rapporteras direkt till Compliance Officer, så att överträdelsen upphör. Vi ser till så att våra tillgångar och resurser bara används för avsett ändamål och på ett passande sätt. Vi lägger stor vikt vid att förhindra skador och stöld. Data, information och underlag som vi tagit fram eller ansvarar för (som t.ex. årsredovisningar, projekt- eller upphandlingsunderlag, avräkningsnotor eller mail) ska vara korrekta. Förfalskning av rapporter och akter eller vilseledande information kan leda till straffrättsliga åtgärder. Implenia kan som företag dras inför rätta precis som anställda som är medansvariga för sådana olagliga handlingar.

6 10 3. Förebyggande av korruption Implenia är för fri konkurrens och vill nå framgång. Varje framgångsrikt anbud ska ha gått ärligt och lagligt till i alla avseenden. Detta innebär för oss alla att: Vi håller strikt på förbudet mot korruption och mutor. Varje anställd ansvarar även personligen för att förbudet mot korruption och mutor samt att koncernriktlinjerna följs. Till detta hör att anställda inte får ge eller ta emot gåvor i någon form där man kan anta att det kan påverka affärsmässiga beslut. Är du osäker, kontakta Compliance Officer. Anställda måste rapportera ageranden som bryter mot förbuden mot korruption och mutor eller står i strid med andra regler samt rapportera misstankar om sådana överträdelser direkt till sin chef eller Compliance Officer. Du kan även rapportera via Hotline (går att göra anonymt, om du vill) eller med rapportformuläret på Implenias Intranet. Anställda som rapporterar riskerar ingen påföljd förutsatt att inrapporteringen inte missbrukats. Implenia bekämpar korruption och anmäler anställdas olagliga ageranden. Sponsring eller gynnande av opolitiska organisationer måste ske transparent och får inte ha som mål att påverka kommande beslut. Implenia ger bara öppna, transparenta bidrag till politiska organisationer och enskilda politiker och endast om det överhuvudtaget är tillåtet enligt gällande lagar. Beslut om sådana bidrag ska fattas av Group Executive Board. Implenia har inget samröre med företag eller privatpersoner som använder korrupta metoder och sluter inga avtal med dem.

7 12 4. Följa konkurrenslagstiftningen Implenia är för fri och fungerande konkurrens. Begränsningar av den fria konkurrensen snedvrider marknaden och bromsar inte bara den ekonomiska, sociala och demokratiska utvecklingen, utan även Implenias utveckling. Därför gäller följande grundprinciper: Vi följer de konkurrensrättsliga bestämmelser som förbjuder otillåten begränsning av konkurrensen (som t.ex. pris-, kund- eller områdesavtal mellan konkurrenter). Varje anställd ansvarar även personligen för att följa de konkurrensrättsliga bestämmelserna. Är du osäker om något som gäller konkurrensrättsligt korrekt agerande, kontakta genast Compliance Officer. Anställda måste rapportera brott mot konkurrensrättsliga bestämmelser eller misstankar om sådana brott omgående till Compliance Officer. Du kan även rapportera via Hotline (går att göra anonymt, om du vill) eller med rapportformuläret på Implenias Intranet. Anställda som rapporterar riskerar ingen påföljd förutsatt att inrapporteringen inte missbrukats. Blir du uppmanad eller tvingad av konkurrenter eller leverantörer till otillåtet agerande, ta genast uttryckligen avstånd från det och informera Compliance Officer.

8 14 5. Sekretess och intressekonflikter 6. Dataskydd Vi undviker situationer som kan leda till konflikter mellan våra personliga intressen och Implenias intressen: Sidoverksamheter och investeringar i affärspartners och konkurrenter måste rapporteras och godkännas skriftligen på förhand. Anställda som har tillgång till konfidentiell information som kan påverka Implenias börskurs för aktier och andra värdepapper ska följa lagförbudet mot insiderhandel och våra interna regler. Om information om Implenia är konfidentiell, så får den varken lämnas till tredje part eller offentliggöras. Offentliggörande av information, ställningstaganden eller åsikter till media utan föregående godkännande från Communicationsavdelningen är förbjudet för alla anställda och kan leda till rättsliga åtgärder. Är du osäker eller får direkta eller indirekta frågor från media, kontakta Head of Communications Group. Vi följer tillämpliga lagbestämmelser i vår behandling av personuppgifter och affärsinformation: Vårt företag samlar in stora informationsmängder såväl skriftligt som elektroniskt innefattande bland annat personuppgifter om kunder och verksamhetsinformation gällande leverantörer samt personuppgifter om nuvarande samt före detta anställda. Hantering av sådan information kräver stor försiktighet från både Implenia som företag och samtliga anställda. Vid osäkerheter gällande hantering av data, kontakta företagets dataskyddsansvariga.

9 16 7. Korrekt användning av resurser för informationshantering Vår IT-infrastruktur är en stödfunktion för verksamheten. Det är av största vikt för Implenias verksamhet att datorsystemen och deras säkerhetssystem fungerar felfritt: Handlingar och åtgärder som påverkar IT-infrastrukturens driftresp. bortfallssäkerhet hos Implenia eller som kan leda till rättsliga, ekonomiska eller immateriella skador för Implenia är inte tillåtna. Systemen (inkl. mail) får aldrig användas för att såra, skapa oro eller på annat sätt skada. Det omfattar skapa, visa, spara och skicka pornografiska bilder och texter eller rasistiskt och moraliskt stötande material. Nödvändig försiktighet ska iakttas vid användning av Internet. Implenia använder inte olagligt kopierade eller köpta mjukvaror. Olaglig mjukvaruanvändning kan få rättsliga följder för såväl anställd som Implenia. 8. Health & Safety Våra anställdas och tredje parts hälsa och säkerhet är viktigt för oss: Vi håller strikt på våra Health & Safety-föreskrifter för att skapa en hälsosam, säker och motiverande arbetsmiljö med skadeprevention som mål. Vi arbetar för att förebygga olyckor. Brister och brott rapporteras omgående. På arbete och raster gäller nolltolerans för alkohol, droger och andra ämnen som påverkar bedömningsförmåga och arbetssäkerhet. Det vill säga: alkohol och droger får inte användas. Innehav eller handel med droger och andra substanser som påverkar omdömet och har negativ inverkan på arbetssäkerheten är också förbjudet under arbetet och raster samt under tillställningar som erhåller finansiellt stöd från Implenia.

10 18 9. Socialt ansvar 10. Hållbarhet och miljöskydd Vi ger våra anställda en motiverande och säker arbetsmiljö: Vi tar avstånd från olagliga anställningsförhållanden. Vi skyddar våra anställda mot fysiska faror, sexuella trakasserier och diskriminering på arbetsplatsen. Vi håller oss till grundprinciperna för likabehandling, accepterar inte särbehandling och värnar om våra anställdas privatliv. Byggbranschen har stor miljöpåverkan: Implenia eftersträvar konsekvent ett hållbart arbetssätt och arbetar aktivt för framtidssäkrade, hållbara byggstandarder. Leverantörer måste också involveras i utvecklingen av hållbara produkter och tjänster. Vi gör allt som krävs för att skydda och skona miljön där vi kan. Vi strävar hela tiden efter att öka vår energieffektivitet och optimera vår resursförbrukning. Vi övervakar systematiskt vår miljöbelastning med ett skräddarsytt övervakningssystem och sätter upp ambitiösa mål.

11 Implenias krav på leverantörer Implenia förväntar sig att våra leverantörer (innefattande tillverkare, leverantörer och underleverantörer) aktivt bidrar till att följa innehållet i Implenias Code of Conduct: Vi tolererar inte att våra leverantörer bryter mot lagar och regler. Våra leverantörer ska strikt följa förbudet mot korruption och mutor. Till det hör bland annat att leverantörerna ska hantera alla slags gåvor och förmåner ansvarsfullt och inte ge eller ta emot gåvor eller förmåner i någon form där man kan anta att det kan påverka affärsmässiga beslut. Våra leverantörer ska bekräfta att hållbart agerande utgör en del av Implenias grundläggande värderingar. Vi förväntar oss att våra leverantörer bygger upp och tillämpar ett anpassat åtgärdsprogram för miljö, arbetssäkerhet och hälsoskydd, riskhantering samt compliance. Implenia förväntar sig att leverantörerna respekterar arbetstagares grundläggande rättigheter och grundläggande mänskliga rättigheter som följer av internationella konventioner, program och standarder. Dit hör framförallt förbud mot barn- och tvångsarbete. Vi föredrar underleverantörer som är certifierade enligt ISO 9001/14001/OHSAS eller likvärdigt framför ocertifierade underleverantörer. Våra leverantörer ska främja innehållet i Code of Conduct hos sina egna leverantörer (leverantörskedjan) på lämpligt sätt.

12 Antagande av ytterligare regler 13. Genomförande av Code of Conduct i praktiken Utöver grundprinciperna i Code of Conduct måste även de anställda följa tillhörande koncernriktlinjer. För att ta hänsyn till skillnader i nationella förhållanden kan regionala riktlinjer med ytterligare regler komma att antas. Sådana regler får inte strida mot denna Code of Conduct eller koncernriktlinjerna Reglerna i Code of Conduct samt (koncern)riktlinjerna är en del av Implenias företagskultur: Anställda ska hålla sig aktivt informerade om gällande lagar och riktlinjer. De olika uppförandereglerna är bindande: varje anställd delar ansvaret. Brott medför sanktioner. Chefer och ansvarig Compliance Officer ser till så att uppförandereglerna blir genomförda i praktiken och står till de anställdas förfogande som kontakt vid frågor och oklarheter. Du kan även skicka förfrågningar via Hotline (går att göra anonymt, om du vill) eller med rapportformuläret på Implenias Intranet. Ledningsgruppen tar upp Code of Conduct på dagordningen minst en gång om året. Då kontrolleras om den blivit korrekt genomförd och om det finns behov av anpassningar av uppförandereglerna eller organisatoriska åtgärder. Chief Compliance Officer ansvarar för att reglerna blir genomförda. Befattningen är underställd CEO.

13

14 26 Hotline och kontakt Kontaktpersoner Kontaktperson för förfrågningar och rapportering är förutom ansvarig Compliance Officer även följande kontakter. Dessutom kan du göra förfrågningar och lämna meddelanden via Hotline eller för Implenia-anställda (går att göra anonymt, om du vill) med rapportformuläret på Implenias Intranet. Hotline Chief Compliance Officer Ledningsgruppen German Grüniger Tel Henner Mahlstedt Tel Kontakt Presstalesman Ombudsman för socialt ansvar och arbetssäkerhet Kontaktperson för kvinnor Reto Aregger Head of Communications Group Tel Irene Rombach Head of Corporate Health Management Tel Thomas Foery Head of Human Resources Group Tel Sonja Blaas Legal Counsel Tel

15 IMP.116.SV.Jun 16 Implenia Ltd Industriestrasse Dietlikon Schweiz Tel Fax