Företagshälsovård. Revisionsrapport. Regionens revisorer Revisionskontoret

Transkript

1 Företagshälsovård Revisionsrapport Regionens revisorer

2 REV21 2(11) Sammanfattning Arbetsgivaren ansvarar för att tillhandahålla den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Företagshälsovården ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Regionstyrelsen bedriver företagshälsovården i egen regi genom Länshälsan. Syftet med granskningen är att bedöma om Regionstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av Länshälsan är tillräcklig. Vi bedömer sammantaget att Regionstyrelsen har säkerställt att Länshälsans uppdrag på en övergripande nivå svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård. Vi bedömer vidare att Regionstyrelsen i huvudsak har säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering av Länshälsans verksamhet. Regionstyrelsen har dock inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll, bland annat saknas en systematisk riskhantering i enlighet med policyn Samlad ledningsprocess och styrelsens nyligen antagna riktlinjer Intern styrning och kontroll. I anslutning till granskningen har vi noterat att Länshälsan säljer tjänster till externa kunder i en omfattning som riskerar att inte vara förenlig med kommunallagen. Vi rekommenderar därför att Regionstyrelsen utreder frågan närmare och säkerställer att verksamheten i sin helhet ryms inom den kommunala kompetensen. Att den kommunala kompetensen inte överskrids är av väsentlig betydelse.

3 REV21 3(11) Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Har Regionstyrelsen säkerställt att Länshälsans uppdrag svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård? Är Regionstyrelsens uppföljning och kontroll av Länshälsan tillräcklig för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet? Övriga iakttagelser Revisionell bedömning... 10

4 REV21 4(11) 1 Bakgrund Arbetsgivaren ansvarar för att tillhandahålla den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Företagshälsovården ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Regionstyrelsen bedriver företagshälsovården i egen regi genom Länshälsan. Revisorerna har utifrån sin riskanalys inom arbetsmiljöområdet bedömt att det är angeläget att granska Regionstyrelsens åtgärder för att säkerställa att verksamheterna har tillgång till en ändamålsenlig företagshälsovård. 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om Regionstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av Länshälsan är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Har Regionstyrelsen säkerställt att Länshälsans uppdrag svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård? Är Regionstyrelsens uppföljning och kontroll av Länshälsan tillräcklig för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet? Uppdraget är avgränsat till Länshälsans uppdrag att bedriva företagshälsovård. Länshälsans uppdrag avseende friskvård ingår därmed inte i granskningen. 3 Revisionskriterier Resultatet av granskningen kommenteras och bedöms med stöd av kommunallagen, arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter, Regionplan samt regionens policy Samlad ledningsprocess. 4 Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier samt intervjuer med tf. HR-direktören, medarbetare inom HR och verksamhetschefen vid Länshälsan. Revisionsrapporten har kvalitetssäkrats enligt gällande rutiner, vilket bl.a. innebär att ett utkast till rapport har överlämnats för saklighetskontroll till de intervjuade och regiondirektören.

5 REV21 5(11) 5 Resultat av granskningen 5.1 Har Regionstyrelsen säkerställt att Länshälsans uppdrag svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård? Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Företagshälsovård definieras i arbetsmiljölagen som en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Företagshälsovården ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. 1 När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas ska den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. 2 Regionstyrelsen bedriver företagshälsovården i egen regi genom Länshälsan. Länshälsan är en verksamhet inom Område HR, inom Regionledningsförvaltningen Finns det en dokumenterad övergripande analys av arbetsförhållandena och verksamhetens behov av företagshälsovård? Under 2016 kartlade Område HR samtliga långtidssjukskrivningar i regionen tillsammans med cheferna i verksamheten. Underlaget låg till grund för utveckling av en mer aktiv rehabiliteringsprocess som bland annat innebar att Länshälsans del i processen förtydligades. Av regionplanen framgår att företagshälsovården ska ha en central roll i arbetet med att minska sjukfrånvaron bland medarbetarna. En annan viktig del i det förebyggande arbetet är att tillhandahålla möjlighet till friskvård. 3 Av regionplanen och årsredovisningen framgår också övergripande beskrivningar av aktuella arbetsmiljöfrågor och dess betydelse för verksamheten. I samband med att rehabiliteringsprocessen analyserades identifierades också ett behov av att kvalitetssäkra hela processen för företagshälsovården, där ett standardiserat tjänsteutbud, beställningsrutiner och en utvecklad kunddialog är några centrala beståndsdelar. En ny beställningsrutin implementerades under våren 2017 och beskrivningen av tjänsteutbudet har utvecklats och bifogats överenskommelserna med respektive förvaltning från och med Behovet av företagshälsovård inom respektive förvaltning diskuteras enligt uppgift i samband med serviceverksamheternas årliga kunddialog med förvaltningscheferna. 1 Arbetsmiljölag (1977:1160), 3 kap, 2c 2 Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), 12 3 Regionplan , s. 25

6 REV21 6(11) Enligt uppgift består de levererade tjänsterna till cirka 55 procent av rehabiliterande insatser och resterande andel avser i huvudsak hälsofrämjande och förebyggande insatser. Enligt de intervjuade pågår det diskussioner om behovet av företagshälsovård utifrån övergripande personalpolitiska utgångspunkter. Tanken är att centralt budgeterade medel ska kunna finansiera kompetensutveckling och andra strategiska satsningar i verksamheten genom Länshälsan Finns en dokumenterad uppdragsbeskrivning eller ett avtal som reglerar företagshälsovårdens innehåll och omfattning? Framgår kraven på kompetens och tillgänglighet? Vi har tagit del av en skriftlig överenskommelse avseende företagshälsovård under Överenskommelsen tecknades av HR-direktören (betecknad ägarrepresentanten) och förvaltningschefen för dåvarande Landstingsservice (betecknad serviceleverantören) den 1 juli Handlingen har inte registrerats i Regionstyrelsens diarium. Motsvarande överenskommelse har inte tecknats avseende En överenskommelse avseende 2019 planeras att tecknas senast den 30 juni Enligt överenskommelsen ska Länshälsan utgöra en oberoende expertresurs med fokus på proaktiva och reaktiva insatser. Proaktiva insatser har enligt överenskommelsen till syfte att skapa förutsättningar för en attraktiv arbetsmiljö, att förebygga ohälsa och upprätthålla lagkrav. Reaktiva insatser har till syfte att skapa förutsättningar för medarbetare att snabbt kunna återgå i arbete. I överenskommelsen beskrivs några exempel på proaktiva och reaktiva grundtjänster. I en bilaga till avtalet redovisas ytterligare exempel på tjänster som olika personalkategorier inom Länshälsan utför. HR-funktionen har beställt olika chefsutbildningar av Länshälsan, ett exempel är en utbildning för alla chefer avseende Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö. Enligt överenskommelsen ingår kompetensutveckling inom arbetsmiljöområdet i de proaktiva insatserna. Länshälsan ansvarar enligt överenskommelsen för att medarbetarna har erforderlig legitimation, vidareutbildning och kompetens inom respektive område. Utöver de kompetensområden som exemplifieras i förarbetena till arbetsmiljölagen 4 har även hälsovetenskap angetts i överenskommelsen. I överenskommelsen regleras också timpris och övriga ersättningsvillkor för läkartjänster, psykologtjänster/externa konsulter och övriga tjänster. Tillgänglighetsfrågor regleras inte i överenskommelsen, till exempel vilka kompetenser som ska finnas på respektive verksamhetsort, mottagningstider eller tid från beställning till leverans. Generella principer för interna tjänster har tidigare reglerats i riktlinjen Affärsmodell för interna tjänster. Vi har noterat att riktlinjen upphörde att gälla i juli Regeringens proposition 1998/99:120, Företagshälsovård s. 37. Med expertresurs avses de olika kompetensområden som särskilt behövs för att kunna utreda de olika sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Företagshälsovården skall karaktäriseras av god kunskap inom områden som t. ex beteendevetenskap, arbetsorganisation, teknik och ergonomi samt medicin och rehabilitering.

7 REV21 7(11) Kommentar Den övergripande överenskommelsen som reglerar Länshälsans uppdrag bör enligt vår mening vara tecknad innan Länshälsan upprättar förslag till avropsavtal med förvaltningarna (se avsnitt 5.1.4). Eftersom timpriset begränsas av budgetförutsättningarna bör överenskommelsen tecknas i anslutning till att Regionstyrelsen fastställer budgetförutsättningarna, vilket brukar ske runt den 10 maj. Enligt tidplanen för de förvaltningsinterna överenskommelserna avseende 2019 ska säljande part ansvara för att förslag till ändringar i avtal och bilagor är klara den 8 juni 2018 (se vidare i avsnitt 5.1.4) Finns det andra särskilt definierade uppdrag i t.ex. regionens riktlinjer och avtal? Enligt den övergripande överenskommelsen ska Länshälsan delta i det centrala samverkansrådet som en oberoende expertresurs. Enligt de intervjuade finns det inga andra definierade uppdrag Har interna överenskommelser upprättats mellan Länshälsan och övriga förvaltningar i enlighet med budgetanvisningarna för Regionledningsförvaltningens serviceverksamheter? Enligt den övergripande överenskommelsen med Länshälsan ska förvaltningarna teckna årliga avropsavtal där bland annat omfattning och innehåll framgår. Motsvarande tillvägagångssätt gäller för samtliga serviceverksamheter enligt Regionstyrelsens budgetförutsättningar 5. I budgetförutsättningarna regleras också prisuppräkningarna. Prisuppräkningen för 2018 har begränsats till 2,2 procent i enlighet med fullmäktiges beslut i Regionplan och har effektuerats genom att motsvarande ramreduceringar gjorts hos serviceverksamheternas kunder. Enligt de intervjuade utgår förvaltningarnas årliga avrop av tjänster från Länshälsan från statistik från tidigare år och förvaltningens behovsbedömning inför kommande år. Vi har tagit del av överenskommelsen för 2018 mellan Länshälsan och Rättspsykiatriska regionkliniken. Enligt överenskommelsen beräknas förvaltningen köpa tjänster för kronor under Beloppet autokonteras med en tolftedel varje månad. Enligt den övergripande överenskommelsen förfaller avtalad tid som inte nyttjats av förvaltningen. Nytt för 2018 är enligt de intervjuade att ett mer standardiserat tjänsteutbud har utvecklats och tydliggjorts avseende syfte och målgrupp. Det framgår också om tjänsten är en bastjänst (med tydlig koppling till arbetsplatsen och arbetsgivaransvaret) eller en tilläggstjänst (mer kopplad till medarbetarens förutsättningar). Alla tjänster avräknas från den totalt avropade omfattningen och redovisas kvartalsvis till förvaltningarna (se avsnitt 5.2.1) Används styrkortsmodellen för mål- och resultatstyrning? Vi har tagit del av Länshälsans aktivitetsplan för 2018 där Regionledningsförvaltningens balanserade styrkort och styrkortet för Område HR har konkretiserats med uppgifter om bland annat aktiviteter, mått och utförare. 5 Regionstyrelsen , 137, diarienummer 17RS1801

8 REV21 8(11) 5.2 Är Regionstyrelsens uppföljning och kontroll av Länshälsan tillräcklig för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet? Regionstyrelsen ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Regionstyrelsen ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Finns det rutiner för systematisk uppföljning och rapportering av verksamhetens resultat utifrån Länshälsans uppdragsbeskrivning/avtal/ styrkort respektive Länshälsans årliga överenskommelser med förvaltningarna? Enligt den övergripande överenskommelsen ska Länshälsan till HR-direktören skriftligt redovisa omfattningen av utförda tjänster på regionnivå, förvaltningsnivå, verksamhetsnivå och enhetsnivå kvartalsvis tre gånger per år. Redovisningen ska göras per tjänst, inklusive uteblivna besök. Enligt överenskommelsen är det önskvärt med en uppdelning på proaktiva och reaktiva insatser. Motsvarande redovisning ska också lämnas till respektive förvaltning. Enligt de intervjuade har Länshälsan inte rapporterat till HR-direktören under Vi har tagit del av den första kvartalsrapporten för 2018 avseende Rättspsykiatriska regionkliniken. Rapporten motsvarar de ovan angivna kraven. Den kvalitativa återrapporteringen och dialogen med förvaltningschefer respektive beställande chefer är ett utvecklingsområde enligt de intervjuade. Där pågår ett utvecklingsarbete som även omfattar standardisering av tjänster och beställningsrutiner. Vi har också tagit del av Länshälsans verksamhetsberättelse för Verksamhetsberättelsen har upprättats och lämnats till HR-direktören i enlighet med bokslutsanvisningarna Omfattas Länshälsan av Regionledningsförvaltningens riskanalys för den interna kontrollen? Alternativt: Har Länshälsan identifierat och analyserat risker utifrån verksamhetens uppdrag, mål, lagar och regler? Finns det fastställda kontrollåtgärder för verksamheten? Följer Länshälsan upp och rapporterar resultatet av kontrollåtgärderna? Regionledningsförvaltningen har redovisat en övergripande riskanalys för den interna kontrollen i sin budgetskrivelse för Av skrivelsen framgår att arbetet med att utföra och sammanställa en omfattande systematisk riskinventering inte genomförts under hösten inom Regionledningsförvaltningen med anledning av betydande förändringar inom ledningsstrukturen. Verksamheter som hanterar kända riskområden bedöms ändå i huvudsak ha en väl avvägd hantering. Arbetet med 6 Kommunallag (2017:725), 6 kap. 6 7 Regionstyrelsen , 307, diarienummer 17RS1932

9 REV21 9(11) fortsatt riskinventering kommer att bli ett viktigt arbete i samband med utformningen av de olika områdena i den nya förvaltningen. De olika verksamheterna bör enligt budgetskrivelsen identifiera lagar och regler som styr verksamheterna, risker utifrån mål och uppdrag samt andra eventuella oönskade händelser som kan uppstå. Regionstyrelsen beslutade i februari 2018 att uppdra till regiondirektören att vidta åtgärder för att stödja utvecklingen mot ett mer systematiskt arbetssätt med riskanalyser och riskhantering. 8 Vi har också noterat att Regionstyrelsen i maj 2018 fastställde riktlinjen Intern styrning och kontroll som bland annat beskriver en arbetsmodell för arbetet. 9 Enligt de intervjuade saknas närmare information om hur processen för den interna kontrollen ska implementeras vid tiden för granskningen. Områden som kan vara angelägna för det fortsatta arbetet med riskhantering har dokumenterats genom Länshälsans kvalitetsledningssystem, bland annat har en SWOT-analys 10 genomförts och krav och förväntningar på verksamheten har kartlagts i en intressentanalys Övriga iakttagelser I anslutning till granskningen har vi noterat att Länshälsan säljer tjänster till externa kunder. Enligt de intervjuade har Länshälsan 76 externa kunder, bland annat Sollefteå kommun, statliga myndigheter och privata företag. Av Regionledningsförvaltningens verksamhetsberättelse för framgår att av totalt levererade konsulttimmar levererades internt (71 procent). Kommentar Vi är tveksamma till om det finns stöd i kommunallagen för försäljning av företagshälsovårdstjänster till externa kunder, då regionens befogenheter är villkorade av bland annat allmänintresset (den så kallade kommunala kompetensen). Vi är också tveksamma till om undantagen från komptensregeln är tillämpbara genom den så kallade anknytningskompetensen och möjligheten till försäljning av tillfällig överkapacitet. 8 Regionstyrelsen , 31, diarienummer 18RS201 9 Styrdokumentsnummer Analys av styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT = strengths, weaknesses, opportunities och threats) 11 Regionstyrelsen , 70, diarienummer 17RS10267

10 REV21 10(11) 6 Revisionell bedömning Vi bedömer sammantaget att Regionstyrelsen har säkerställt att Länshälsans uppdrag på en övergripande nivå svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård. Vi bedömer vidare att Regionstyrelsen i huvudsak har säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering av Länshälsans verksamhet. Regionstyrelsen har dock inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll, bland annat saknas en systematisk riskhantering i enlighet med policyn Samlad ledningsprocess och styrelsens nyligen antagna riktlinjer Intern styrning och kontroll. Våra bedömningar grundas på de iakttagelser som gjorts utifrån nedanstående revisionsfrågor. Iakttagelserna redovisas i sammandrag. I anslutning till granskningen har vi noterat att Länshälsan säljer tjänster till externa kunder i en omfattning som riskerar att inte vara förenlig med kommunallagen. Vi rekommenderar därför att Regionstyrelsen utreder frågan närmare och säkerställer att verksamheten i sin helhet ryms inom den kommunala kompetensen. Att den kommunala kompetensen inte överskrids är av väsentlig betydelse. Har Regionstyrelsen säkerställt att Länshälsans uppdrag svarar mot verksamhetens behov av företagshälsovård? En övergripande analys och utveckling av rehabiliteringsprocessen har genomförts utifrån en kartläggning av samtliga långtidssjukskrivningar i regionen. Det pågår ett övergripande utvecklingsarbete för att kvalitetssäkra processen för företagshälsovårdstjänster som inbegriper alla organisatoriska nivåer i förvaltningarna. En ny beställningsrutin har implementerats och utvecklingen av standardiserade tjänster pågår liksom utveckling av kunddialogerna. Årliga övergripande överenskommelser har tecknats med Länshälsan om företagshälsovård för regionen som helhet. En överenskommelse har dock inte tecknats avseende Enligt överenskommelsen avseende 2017 ska Länshälsan utgöra en oberoende expertresurs med fokus på proaktiva och reaktiva insatser. Område HR överväger att även foga strategiska insatser till överenskommelsen. Kompetenskraven har framgått av tidigare överenskommelser men tillgängligheten har inte reglerats, t.ex. i vilken utsträckning de olika kompetenserna ska finnas tillgängliga på respektive verksamhetsort. Vi bedömer att Länshälsans uppdrag och kompetenskrav ligger i linje med intentionerna i arbetsmiljölagen. Interna avropsöverenskommelser har upprättats för 2018 mellan Länshälsan och förvaltningarna utifrån föregående övergripande överenskommelse och i enlighet med budgetanvisningarna för Regionledningsförvaltningens serviceverksamheter. Länshälsan tillämpar styrkortsmodellen för mål- och resultatstyrning.

11 REV21 11(11) Är Regionstyrelsens uppföljning och kontroll av Länshälsan tillräcklig för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet? I den övergripande överenskommelsen beskrivs en modell för uppföljning och rapportering. Granskningen visar att rapporteringen till förvaltningarna motsvarar uppställda krav. Ingen rapportering har däremot gjorts till HR-direktören under Den mer kvalitativa återrapporteringen och dialogen med förvaltningschefer respektive beställande förstalinjeschefer uppfattar vi som ett utvecklingsområde. Länshälsan har rapporterat sitt resultat i en verksamhetsberättelse för 2017 i enlighet med anvisningarna. Enligt de intervjuade saknas närmare information om hur processen för den interna kontrollen ska implementeras vid tiden för granskningen. Områden som kan vara angelägna för det fortsatta arbetet med riskhantering har dokumenterats genom Länshälsans kvalitetsledningssystem. Härnösand Certifierad kommunal revisor