3. Internkontrollplan 2018, kommunledningskontoret KS 2017/286 Anette Persson 4. Mål och budget , kommunledningskontoret KS 2017/135 Gunilla

Transkript

1 KALLELSE TILL Utskottet för stöd och strategi Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med Utskottet för stöd och strategi, måndag den 21 augusti 2017, kl. 09:00 i Näset, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Bengt Storbacka Ordförande Malin Ekholm Sekreterare Ledamöter Bengt Storbacka, ordförande (S) Margareta Ahlm (S) Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Susanne Karlsson (C) Mats Seijboldt (SD) John Omoomian (S) Ersättare Linda Andersson (S) Daniel Andersson (S) Lillemor Bodman (M) Irja Gustavsson (S) Christina Pettersson (C) Göran Gustavsson (-) Virosa Viberg (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid Val av justerare Förslag: Anniette Lindvall (M) med Susanne Karlsson (C) som ersättare Justering sker måndagen den 28 augusti kl på sekreterarens rum. Beslutsärenden 1. Delårsuppföljning nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2017, kommunledningskontoret KS 2017/311 Gunilla Sandgren 2. Uppföljning internkontroll jan-juni 2017, kommunledningskontoret KS 2017/310 Anette Persson 09.00

2 3. Internkontrollplan 2018, kommunledningskontoret KS 2017/286 Anette Persson 4. Mål och budget , kommunledningskontoret KS 2017/135 Gunilla Sandgren 5. Genomförande av Demokratidag för barn och unga i Lindesberg KS 2017/83 Christer Lenke & Peter Björklund 6. Information om projekt förenklad styrmodell KS 2017/212 Malin Sjöberg 7. Förteckning av strategidokument för utskottet för stöd och strategis verksamheter KS 2017/212 Malin Sjöberg 8. Utvärdering av Lindesbergs kommuns arbete med minoritetslagstiftningen och finskt förvaltningsområde AKK2016/255 Ida Frödén & Malin Sjöberg Remissvar på betänkandet om ny minoritetspolitik KS 2017/ Lägesrapport om kostpolitiskt program AKK2016/288 Louise Auer 11. Presentation av ny säkerhetskordinator Malin Ilove Ida Frödén 10.30

3 ÄRENDE KS 2017/311-1 Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2017 Kommunledningskontor

4 Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

5 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och viktiga händelser Ekonomi Verksamhet Måluppfyllelse... 8 Medborgarna upplever bra kommunal service med kvalitet... 8 Lindesberg kommun är en attraktiv arbetsgivare... 9 Medborgarna upplever att de är delaktiga i kommunens verksamheter Lindesbergs kommun har en hållbar ekologisk utveckling Planerade förbättringsåtgärder Sammanfattning till delårsrapporten Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

6 1 Sammanfattning och viktiga händelser Inom Region Örebro län pågår ett arbete med att utarbeta en regional utvecklingsstrategi i dialog med bland andra länets kommuner. Kommunstyrelsen har genomfört en workshop kring förslaget och antagit ett remissyttrande. Beslut om att förlänga folkhälsoavtalet har tagits och arbete pågår inom Region Örebro län med att ta fram ett nytt förslag som under hösten kommer att diskuteras med länets kommuner. Den digitala utvecklingen innebär nya möjligheter och utmaningar. Det har under det första halvåret varit stort fokus på att säkerställa det omfattande projektet IT-plattform Projektet innebär att nuvarande Novellplattform ersätts med en Microsoftplattform. Syftet med projektet är att bidra till ett bättre tillvaratagande av kommunkoncernens IT-resurser. Ytterligare en digitaliseringsutveckling som lanserats under våren är elektroniska bokföringsorder som ersätter en manuell blanketthantering. Arbetet med att införa e-fakturor fortgår och planeras att vara i drift under hösten. Det är fortsatt stort fokus på hälsofrämjande arbete. Flera andra organisationer vill ta del av det arbete Lindesbergs kommun gör för att minska sjukfrånvaron för medarbetarna. Som ett led i att förbättra chefsstödet har rekryteringsarbetet i Lindesbergs kommun utvecklats tillsammans med verksamheterna. Ett utbildningspaket i ekonomi för chefer har påbörjats och kommer att fortsätta utvecklas. Kanslienheten har lagt stort fokus under året på att tydliggöra enhetens roll och utveckla arbetsprocesser. Genom utökad användning av sociala medier har kommunens möjlighet att få ut sitt budskap och utveckla sitt varumärke ökat. Tack vare en utökning av verksamhetens pooltjänster som skedde under 2016 samt en bättre tillgång till timvikarier har måltidsverksamheten delvis kommit tillrätta med den stora vikariebrist som funnits de senaste åren. Allt fler personer har själva hört av sig till måltidsverksamheten för att anmäla sitt intresse att jobba i kommunen. Det tycks bero på ett gott rykte som är mycket positivt för kommunen. Måltidsenhetens verksamhet har utökats med en ny enhet - Näsby förskola i Frövi. Förskolan har försetts med ett eget tillagningskök. Arbetet med det kostpolitiska programmet pågår och fortsätter under hösten Ekonomi Kommunledningskontoret prognostiserar ett underskott på 5 Mnkr vid årets slut. Personalenheten prognostiserar ett överskott om 0,4 Mnkr, till följd av personalomsättning samt intäkter kopplade till utbildning. Ekonomistyrning och ekonomienheten redovisar överskott som beror på att projektmedel för ehandel inte kommer att förbrukas under IT-enheten redovisar ett underskott på 3 Mnkr. Projektet IT-plattform fick en ursprunglig projektbudget på 3 år. Projektet kommer dock bli klart 2017 vilket orsakar ett underskott på 3 Mnkr. De drift- och investeringsmedel som budgeteras för projektet 2018 och 2019 förbrukas således Ökade drift- och licenskostnader gör dock att den avsatta driftbudgeten fortfarande behövs kommande år. Måltidsenheten prognostiserar ett underskott på ca 3 Mnkr, vilket beror på att den köp- och säljmodell som införts inte fullt ut samordnats inför budgetåret Differensen inom barn- och utbildningsnämnden uppgår till 2,0 Mnkr och till stor del kopplad till öppnandet av en ny förskola i Frövi. Inom socialnämnden finns en avvikelse på 1,0 Mnkr beror på ökade livsmedelsinköp till de Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

7 särskilda boendena som belastat måltidsverksamheten. Inför 2018 kommer detta att korrigeras i debiteringsmodellen. Det nya livsmedelsavtalet som trädde ikraft våren 2016 samt en ökad prisutveckling för råvaror är också en förklaring till underskottet. Driftsredovisning (netto) Utfall Ack budget Avvikelse Helårsprognos Budget helår Budgetavvikelse helår Kommunlednin g 2,0 2,5 0,6 5,1 5,1 0,0 Politisk verksamhet 2,6 6,1 3,6 12,3 12,3 0,0 Ekonomistyrni ng 0,6 1,1 0,5 1,9 2,3 0,4 Kanslienhet 6,2 6,4 0,1 12,4 12,4 0,0 Personalenhet 4,7 5,1 0,4 10,0 10,2 0,2 Ekonomienhet 2,7 3,5 0,8 6,5 7,0 0,5 Övrig verksamhet ekonomi 1,1 0,4-0,7 1,0 0,7-0,3 IT-teleenhet 13,8 10,5-3,3 24,1 21,1-3,0 Övrig verksamhet personal 1,7 1,5-0,2 3,0 3,0 0,0 Personalbefrämjande verksamhet 2,4 3,3 0,8 6,3 6,5 0,2 Måltidsverksamhet 2,1 0,3-1,9 3,8 0,8-3,0 39,9 40,7 0,7 86,4 81,4-5,0 Verksamhet Totalt Investeringar Utfall period Helårsprognos Budget Budgetavvikelse helår Ny IT-plattform 2,5 3,6 3,6 0,0 E-tjänster 0,0 0,2 0,2 0,0 Säker kommunal ledningsförmåga 3,6 0,8 0,8 0,0 Ärendehanteringssystem 0,0 0,2 0,2 0,0 Totalt 6,1 4,8 4,8 0,0 Projektnamn 3 Verksamhet Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienheten, ekonomienheten, personalenheten, IT- och teleenheten samt måltidsverksamheten. Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. Av de mål som går att mäta vid halvårsuppföljningen bedöms två bli helt eller delvis uppnådda under året. För övriga mål går det inte bedöma måluppfyllelsen, eftersom flera av indikatorerna Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

8 endast mäts till helåret. För målet att Lindesbergs kommun är en attraktiv arbetsgivare finns det en risk att sjukfrånvaron kommer att överstiga 5 procent samt att andelen medarbetare med tillsvidareanställning understiger 84 procent, vilket gör att målet som helhet inte uppfylls. Ett mycket aktivt arbete utförs för att nå uppsatt mål för helåret. Andel medarbetare med heltidsanställning ska överstiga 65 procent och det bedöms sannolikt att det uppfylls. Medarbetarenkäten utförs i slutet av året och dess resultat kommer därmed först att kunna redovisas vid helårsuppföljningen. Som stödfunktion till verksamheterna arbetar personalenheten långsiktigt med att utveckla stödet för uppföljning av sjukfrånvaro till verksamheterna i kombination med olika aktiviteter i hälsofrämjande syfte. Flera andra organisationer kontaktar Lindesbergs kommun för att få ta del av det arbete som utförts, utförs och planeras framåt. Allt rekryteringsarbete som sker i Lindesbergs kommun ska vara en del i att säkerställa kompetens för att ha en bra verksamhet. Personalenheten arbetar med att tillsammans med verksamheterna upprätta bra verktyg som ska stödja bästa möjliga rekrytering. Tack vare en utökning av verksamhetens pooltjänster som skedde under 2016 samt en bättre tillgång till timvikarier, har måltidsverksamheten delvis kommit tillrätta med den stora vikariebrist som funnits de senaste åren. Många personer har själv hört av sig till måltidsverksamheten för att anmäla sitt intresse att jobba i kommunen. Det tycks bero på ett gott rykte som är mycket positivt för kommunen. Andel ekologiska inköp uppgår till 35 procent vid delåret 2017 och målvärdet är därmed uppnått. Matsvinnet har minskat under det första halvåret, men inte i enlighet med det målvärde som är satt. Vid årets slut räknar dock verksamheten med att ha uppnått en minskning av svinn som motsvarar målet på 4 procent. Kostråd mellan måltidsverksamheten och dess gäster inom skolan och äldreomsorgen förekommer inom alla enheter. Dock uppgår inte frekvensen till 4 gånger per år. Då förbättringar redan har skett så bedöms målet bli delvis uppnått vid slutet av året. Arbetet med det kostpolitiska programmet pågår och fortsätter under hösten Det har under det första halvåret varit mycket fokus på att säkerställa det omfattande projektet ITplattform Projektet innebär att Windows 10, Office 365 med Onedrive, Skype samt MS Exchange online (Outlook) installeras och ersätter den nuvarande Novellplattformen. Syftet med projektet är att bidra till ett bättre tillvaratagande av kommunkoncernens IT-resurser. Projektet är mycket omfattande och kommer att påverka kommunen hela året. Projektet är uppdelat i fem delprojekt: Legala krav och säkerhet Att spara i molnet ställer nya krav på säkerhet och juridiska aspekter för offentlig förvaltning. Det kan gälla skydd för personuppgifter, säker inloggning, tillämpning av offentlighetsprincipen, formaliakrav som underskrift och signering med mera. I maj 2018 blir även dataskyddsförordningen GDPR (nytt EU-direktiv) svensk lag och ska börja tillämpas. Den kommer att ersätta personuppgiftslagen (PUL) och delvis även patientdatalagen (PDL). Coretjänster Tjänster som gör användandet av nätverket funktionellt. Detta innefattar vilka stödfunktioner som ska finnas för att hantera klient-, mötes- och närvaroplattformar. Omfattar även själva driftsättningen och interna utbildningar. Förvaltning coretjänster Hur dessa tjänster ska förvaltas i kommunkoncernen och hur IT-enheten kan säkerställa en bra drift. Omfattar även framtagande av tjänstekatalog och förvaltningsplan. Klientplattform En översyn av vilka enheter som ska finnas tillgängliga som arbetsredskap i kommunen. Alltifrån fast eller bärbar dator till smarta telefoner och surfplattor eller andra tekniska Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

9 hjälpmedel. Avveckling av tidigare Novellplattform Tjänster, system och tillhörande servers som ingått i den äldre miljön tas bort. Utöver detta ska samtliga mobiltelefoner bytas ut i september. Inom växelsamarbetet i Kommunerna i Norra Örebro län (KNÖL) har Lindesbergs driftoperatör en samordnande roll. Samarbete och samordning pågår bland annat genom gemensamma öppettider. Som ett led i kommunens digitaliseringsprocess har elektroniska bokföringsorder införts under våren som ersatt manuell blanketthantering. Arbetet med införande av e-fakturor pågår och planeras i skarp drift i höst. För att förbättra stödet till cheferna har ekonomihandboken på Linnet publicerats som ett komplement till medarbetarhandboken och chefshandboken och arbetet med kompletteringar kommer att fortsätta. En ekonomiutbildning har genomförts för Samhällsbyggnadsförvaltningens chefer. Utifrån det sammanställdes utbildningsmaterial som kommer att utvecklas så att det kan användas för ekonomiutbildningar för samtliga förvaltningar. Under året har kanslienheten arbetat med bland annat att tydliggöra enhetens uppdrag och speciellt fokus har lagts på att utveckla nämndadministrationen men även arkivverksamhetens arbete. Inom kommunikation har utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier fortsatt. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

10 4 Måluppfyllelse Medborgarna upplever bra kommunal service med kvalitet. Nämndens mål Senaste analys Möjligheten för medborgarna att nå kommunens verksamheter via telefon för att få svar på en enkel fråga ska öka Målet kan inte utvärderas, eftersom indikatorerna som mäter måluppfyllelsen mäts under hösten. Tidigare mätningar har visat att kommunens utvecklingsområde är andelen av de som tar kontakt via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga. Senaste mätningen visade att växeln är bland de snabbaste i Sverige på att svara, men därefter tappas samtal på grund av att medarbetare inte kopplat bort sig, blir kopplade till fel person eller att ingen handläggare finns tillgänglig. Växeln erbjuder stöd till verksamheterna genom dialog, samt genom att hjälpa till hur man anger sökord i telefonboken. De enheter inom kommunledningskontoret som har mycket kontakt med medborgare arbetar med att se till att vara så tillgängliga som möjligt genom att alltid ha minst en telefon tillgänglig under dagen medan växeln är öppen, samt att hänvisa till varandra, ha uppdaterade kontaktuppgifter, samt rutin för besvarande av frågor. Indikatorer Utfall Målvärde Andel av de som skickar in en enkel fråga via e-post som får svar inom två arbetsdagar (%) 92 % Andel av de som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga (%) 55 % Andel av de som via telefon ställt en enkel fråga som uppfattar att de fått ett gott bemötande (%) 99 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

11 Nämndens mål Senaste analys Indikatorer Utfall Kommunens webbinformation till medborgarna (Informationsindex, %) Målvärde 80 % Lindesberg kommun är en attraktiv arbetsgivare Senaste analys Indikatorer Andel tillsvidareanställda med heltidsanställning 65 % Andel medarbetare med en tillsvidarean ställning 84 % Kommunledningskontoret är en attraktiv arbetsgivare Målet går inte att utvärdera i sin helhet, eftersom de flesta indikatorer som mäter måluppfyllelsen mäts under hösten. Både heltidsanställningar och tillsvidareanställningar är viktiga faktorer för att säkerställa kompetensförsörjning. Inom kommunledningskontoret arbetar främst måltidsenheten med att öka andelen heltidsanställningar och tillsvidareanställningar. Det genomfördes ett flertal förändringar från deltidsanställning till heltidsanställning under 2016 och ambitionen är att fortsätta det arbetet under Det blir dock allt svårare att genomföra utan strukturella förändringar i antal enheter. Måltidsenheten arbetar också med förutsättningar att minska visstidsanställningar till förmån för tillsvidareanställningar. Ett antal genomfördes under 2016 och arbetet fortsätter under Sjukfrånvaron för kommunledningskontoret är något lägre än i kommunen som helhet. Arbete med arbetsmiljöfrågor inom kommunledningskontorets enheter pågår kontinuerligt, både när det gäller fysisk och organisatorisk arbetsmiljö. Enheterna arbetar bland annat med rutiner, säkerställande av arbetssätt, samt hälsofrämjande arbete. Ett exempel på det är en skyddsrond som genomfördes inom kanslienheten som visar att det krävs en rad åtgärder för att säkerställa personalens arbetsmiljö i vissa arkivlokaler och för att säkerställa bevarandet av handlingar. Arbetsmiljöutbildning är säkerställd för kommunledningskontorets samtliga chefer. Sjukfrånvaro hos medarbetare Resultat i medarbetarenkätens fråga om uppföljning och utvärdering av enhetens mål Utfall Målvärde Nämndens mål 5,15 % 5% 4 4,2 Resultat i medarbetarenkätens fråga om att se fram emot att gå till arbetet Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

12 Nämndens mål Senaste analys Cheferna upplever bra stöd från kommunledningskontorets stödverksamheter Målet går inte att utvärdera, då enkäten som ska mäta måluppfyllelsen planeras att utföras under hösten. Utifrån resultatet i enkäten 2016 arbetar kommunledningskontorets stödverksamheter med att vidareutveckla chefsstödet, både genom utbildningar och informationsmaterialet som finns på LinNet. Första delen av 2017 genomfördes bland annat en ekonomiutbildning för Samhällsbyggnadsförvaltningen som var en början till att utveckla ett utbildningspaket som ska användas för centrala ekonomiutbildningar för chefer. En annan aktivitet som syftar till att tydliggöra rollfördelning mellan stödverksamhet och chefer är kanslienhetens arbete med tjänstemenyer som ska tydliggöra vad enheten arbetar med och vilket stöd som ges till enhetens olika målgrupper. Indikatorer Utfall Målvärde 4,5 Resultat i kommunledningskontorets serviceenkät Medborgarna upplever att de är delaktiga i kommunens verksamheter Nämndens mål Kommunledningskontoret möjliggör för kommunikation och dialog med medborgarna Senaste analys Målet bedöms bli delvis uppnått under året. Kostråd mellan måltidsverksamheten och dess gäster inom skolan och vård och omsorg förekommer inom nästan alla enheter. Målvärdet bedöms uppnås för vård och omsorgs verksamheter, men inte nås för skolverksamheten. Målvärdet för antalet medborgardialoger bedöms bli helt eller delvis uppnått under året. Det har genomförts flera medborgardialoger i ärenden som förväntas beslutas under hösten. Genom att påbörja arbetet med ny webbplats 2018 och utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier så har medborgarna fler kanaler att kommunicera med kommunen genom. Indikatorer Utfall Antal matråd med elever och enskilda inom vård och omsorg Målvärde 4 NöjdInflytandeIndex från SCB:s medborgarundersökning 34 % 42 % Antal medborgardialoger (antal ärenden i KS/KF där medborgardialoger används) 0 4 Lindesbergs kommun har en hållbar ekologisk utveckling Nämndens mål Senaste analys Indikatorer Utfall Målvärde Målet bedöms bli helt eller delvis uppnått vid årets slut. De ekologiska inköpen överskrider redan målvärdet. Matsvinnet har minskat något, men uppnår ännu inte målvärdet. Vid årets slut bedöms dock Andel ekologiska livsmedel (%) 35 % 32 % Kommunledningskontoret ska främja att hållbara ekologiska alternativ utvecklas och används Koldioxidutsläpp för kommunens tjänsteresor Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

13 Nämndens mål Senaste analys målvärdet ha uppnåtts. Vid varje byte av bilar i kommunens bilpark väljs hybridbilar, vilket gör att koldioxidutsläppen minskar. Hittills i år har nästan en fjärdedel av bilparken bytts ut. Ett annat sätt att minska koldioxidutsläppen är att minska bilanvändandet. Enheterna inom kommunledningskontoret arbetar för att resa mer med kollektivtrafiken istället för att använda bilpoolen, alternativt cykla inom Lindesbergs tätort. Dock visar preliminära uppgifter för första halvåret att koldioxidutsläppen ökat i kommunen som helhet och för kommunledningskontoret. Indikatorer Utfall Målvärde 2% 4% Matsvinnet ska minska. 5 Planerade förbättringsåtgärder Under året arbetar alla enheter inom kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att bättre stöd till kärnverksamheterna ska kunna ges. Inom stödverksamheterna pågår ett förbättringsarbete där målet är att tydliggöra enheternas uppdrag för att kunna ge ett bättre stöd till verksamheterna framöver. Utöver det bedöms följande områden vara viktiga för kommunledningskontorets arbete: Fortsatt utveckling av systematiskt arbetsmiljöarbete bidrar till att minimera arbetsrelaterade sjukskrivningar samt ökar attraktiviteten hos Lindesbergs kommun som arbetsgivare. Ny arbetsmiljöutbildning planeras i samverkan inom hela regionen. Införande av nytt verktyg för hantering av ansökningshandlingar planeras, vilket bidrar till tydligare rekryteringsförfarande. Införande av nytt verktyg för hantering av korttidsvikariat planeras, vilket ska bidra till mindre administration och likartad systematik oavsett verksamhet. En utmaning som måltidsverksamheten står inför är att rekrytera kompetent personal. Många kockar kommer att gå i pension inom de närmsta åren. Arbetet med att stärka Lindesbergs kommun som en attraktiv arbetsgivare behöver fortsätta. Ytterligare en utmaning för måltidsenheten under den närmsta tiden är i att minska mängden matsvinn. Arbetet är påbörjat genom att enheterna har fått i uppgift att belysa den stora mängden mat som slängs för sina gäster. Som ett fortsatt led i digitaliseringsutvecklingen kommer e-fakturor att införas i Lindesbergs kommun under hösten. Kanslienheten arbetar med att utveckla en ny webbplats för Lindesbergs kommun, e-tjänster samt kommunens grafiska profil. Arbetet med att utveckla processerna inom nämndadministrationen och arbetet med kommunens arkivering av handlingar fortsätter. Den kommunövergripande ledningsgruppen har givit kvalitetsgruppen i uppdrag att se över kommunens styrmodell och kommunen ska delta i Sveriges Kommuner och Landstings nätverk Förenklat och effektivare styrsystem under hösten 2017 och år Syftet är att förenkla styrmodellen och få mer genomslagskraft i organisationen för de tvärgående processerna som är kopplade till mänskliga rättigheter och social hållbarhet. 6 Sammanfattning till delårsrapporten Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienheten, ekonomienheten, personalenheten, IT- och teleenheten samt måltidsverksamheten. Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

14 arbetar direkt mot medborgarna. Av de mål som går att mäta vid halvårsuppföljningen bedöms två bli helt eller delvis uppnådda under året. För övriga mål går det inte bedöma måluppfyllelsen, eftersom flera av indikatorerna endast mäts till helåret. Under året arbetar alla enheter inom kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att förvaltningen ska kunna ge bättre stöd till verksamheterna. Ett stort arbete som påverkar hela kommunen är byte av IT-plattform från Novell till Microsoft, vilket planeras vara klart under året. Flera digitala lösningar införs under året som delvis ersätter manuell blanketthantering, både inom ekonomienheten och personalenheten. Det är fortsatt stort fokus på hälsofrämjande arbete. Flera andra organisationer vill ta del av det arbete Lindesbergs kommun gör för att minska sjukfrånvaron för medarbetarna. Trots det finns det en risk att sjukfrånvaron kommer att överstiga målvärdet samt att andelen medarbetare med tillsvidareanställning understiger. Ett mycket aktivt arbete utförs för att nå uppsatt mål för helåret. Andel medarbetare med heltidsanställning bedöms sannolikt att det uppfylls. Målet med andel ekologiska livsmedel uppnås redan och måltidsenheten arbetar för att matsvinnet ska minska under året. Kommunledningskontorets ekonomiska helårsprognos visar ett underskott på 5 Mnkr som främst beror på underskott för måltidsverksamheten på grund av att den köp- och säljmodell som införts inte fullt ut samordnats inför budgetåret 2017, samt projekt IT-plattform som har ökade kostnader under Driftredovisning Utfall Ack budget Avvikelse Helårsprogno s Budget helår Budgetavvikels e helår Kommunleding 2,0 2,5 0,6 5,1 5,1 0,0 Politisk verksamhet 2,6 6,1 3,6 12,3 12,3 0,0 Ekonomistyrni ng 0,6 1,1 0,5 1,9 2,3 0,4 Kanslienhet 6,2 6,4 0,1 12,4 12,4 0,0 Personalenhet 4,7 5,1 0,4 10,0 10,2 0,2 Ekonomienhet 2,7 3,5 0,8 6,5 7,0 0,5 Övrig verksamhet ekonomi 1,1 0,4-0,7 1,0 0,7-0,3 IT-teleenhet 13,8 10,5-3,3 24,1 21,1-3,0 Övrig verksamhet ekonomi 1,7 1,5-0,2 3,0 3,0 0,0 Personalbefrämjande verksamhet 2,4 3,3 0,8 6,3 6,5 0,2 Måltidsverksamhet 2,1 0,3-1,9 3,8 0,8-3,0 39,9 40,7 0,7 86,4 81,4-5,0 Verksamhet Totalt Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

15 Utfall period Helårsprognos Budget Budgetavvikelse helår Ny IT-plattform 2,5 3,6 3,6 0,0 E-tjänster 0,0 0,2 0,2 0,0 Säker kommunal ledningsförmåga 3,6 0,8 0,8 0,0 Ärendehanteringssystem 0,0 0,2 0,2 0,0 Totalt 6,1 4,8 4,8 0,0 Projektnamn Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (13)

16 ÄRENDE KS 2017/310-1 Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni 2017 Kommunledningskontor

17 Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

18 Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattning av kontrollmiljön Uppföljning och testning av internkontroll Slutsatser av uppföljning Förslag till beslut Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

19 1 Inledning Internkontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Internkontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande internkontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm 2 Sammanfattning av kontrollmiljön Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Inköp Att ramavtalet gällande livsmedel inte följs Att inga andra leverantörer har använts gällande upphandlade livsmedel Arkiverade handlingar Fel hantering av handlingar Handlingar förvaras felaktigt eller i bristfälliga lokaler Kontroll av vart handlingar finns Förvaring av arkiverade handlingar Feltolerans i datanätverket Avbrott i datanätet Feltoleranstest av datanätverket Feltolerans i telefonin Avbrott i telefoni Feltoleranstest av telefonin Test återläsning av backup Att backup inte fungerar för våra IT-system En fil från slumpmässigt valt system återläses Hantering av specialkost Att en person får fel mat i samband med livsmedelsallergier/känslighet Regelbunden rapportering kring hantering av specialkost Anställningsavtal Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Löneskuld Att löneskuld uppstår på grund av att handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice för sent Att kontrollera förekomst av löneskuld Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Att rätt belopp är utbetalt Utbildningsplaner Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Har utbildningsplanen för de anställda följts Attest för nya användare Att attest ges i ekonomisystemet till personer som saknas i den upprättade attestförteckningen Att upprättade attestförteckningar stämmer överens med attesterna i ekonomisystemet Rutin för utlämnande av rekvisitionsblock Att obehörig person kvitterar ut ett rekvisitionsblock Att rekvisitionsblocken är uttagna av personer med beslutattest behörighet Kontroll att ny rutin för hantering av bensinkort, bensinkvitton och fakturahantering följs. Att bensinkorten används felaktigt Att det finns kvitton för samtliga kortköp Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

20 Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Kontroll att körjournaler finns för samtliga bilar i kommunens verksamheter Att bilar används på ett felaktigt sätt. Att körjournalerna är sparade till samtliga bilar Egna ersättningar för kommunchef Att kommunchefen attesterar egna ersättningar Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar 3 Uppföljning och testning av internkontroll Område: Verksamhet Processer/rutiner: Inköp Risker: Att ramavtalet gällande livsmedel inte följs Vad kan gå fel Använder leverantörer utanför avtal Får betala ett högre pris för varor Kontrollmoment Resultat Kommentar Att inga andra leverantörer har använts gällande upphandlade livsmedel Mindre avvikelse Det finns några mindre avvikelser på alla förvaltningar, utifrån att kontrollpunkten är att inga andra leverantörer som har upphandlats för livsmedel ska ha använts. Det förekommer att det blir akuta behov att göra småinköp där det inte finns en upphandling av livsmedel. Det kommer att ske information och dialog under hösten, till de olika förvaltningarna av resultatet för att påminna om att det är viktigt att följa avtalen samt få ett svar på varför det finns avvikelser. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

21 Processer/rutiner: Arkiverade handlingar Risker: Fel hantering av handlingar Vad kan gå fel Handlingar når inte slutarkiv Kontrollmoment Kontroll av vart handlingar finns Resultat Kommentar Större avvikelse Stickprov har gjorts inom verksamheter inom socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Kontroller har gjorts både gällande leverans till slutarkiv men även förvaring i närarkiv. På grund av platsbrist har handlingar från alla dessa områden inte kunnat levereras till kommunarkivet för slutarkivering då platsbristen är så akut. Inom vissa verksamheter inom bland annat socialförvaltningen och kommunledningskontoret saknas i vissa fall närarkiv som uppfyller kraven eller så är närarkivs lokalerna för små. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

22 Risker: Handlingar förvaras felaktigt eller i bristfälliga lokaler Vad kan gå fel Handlingar skadas av brand, vattenskada eller fukt Kontrollmoment Resultat Kommentar Förvaring av arkiverade handlingar Större avvikelse I kommunarkivet finns både handlingar för slutarkivering samt gallringsbara handlingar blandade vilka egentligen ska hållas separerade. Då lokalbristen i kommunarkivet är så pass stor så att inga handlingar kan levereras dit för slutarkivering blir dessa handlingar förvarade ute i verksamheterna. Då det även finns brister i närarkiven så vet vi att handlingar förvaras på felaktigt sätt. Risken att obehöriga har tillgång till handlingar finns och det finns även risk att handlingar kommer bort eller förstörs. Vid kontroll av kommunarkivet samt arkivlokal på Brotorpsskolan visades stora brister i lokalerna då de inte uppfyller kraven som en arkivlokal ska uppfylla enligt arkivlagen gällande till exempel brandskydd. Arkivlokalen på Brotorpsskolan är egentligen ett skyddsrum och ska inte användas som arkiv. Arbetsmiljöbrister har även uppdagats vid skyddsrond i arkivlokalen på Brotorpsskolan. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

23 Processer/rutiner: Feltolerans i datanätverket Risker: Avbrott i datanätet Vad kan gå fel Totalstopp i alla data- och telekommunikation i kommunen Kontrollmoment Resultat Kommentar Följs upp på helår Feltoleranstest av datanätverket Processer/rutiner: Feltolerans i telefonin Risker: Avbrott i telefoni Vad kan gå fel Störningar eller avbrott i inkommande och/eller utgående telefoni Kontrollmoment Feltoleranstest av telefonin Resultat Kommentar Mindre avvikelse Initiala tester visade på brister i redundansen. Dessa kommer att åtgärdas och nytt test görs under hösten. Processer/rutiner: Test återläsning av backup Risker: Att backup inte fungerar för våra IT-system Kontrollmoment Resultat Kommentar En fil från slumpmässigt valt system återläses Ingen avvikelse Teståterläsning av epostbrevlåda utförd. Återläsningen lyckades. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

24 Processer/rutiner: Hantering av specialkost Risker: Att en person får fel mat i samband med livsmedelsallergier/känslighet Kontrollmoment Resultat Kommentar Regelbunden rapportering kring hantering av specialkost Ingen avvikelse Ingen händelse av fel serverad specialkost har rapporterats från enheterna Område: Personal Processer/rutiner: Anställningsavtal Risker: Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Kontrollmoment Resultat Kommentar Kontrolleras över helår Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Processer/rutiner: Löneskuld Risker: Att löneskuld uppstår på grund av att handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice för sent Kontrollmoment Att kontrollera förekomst av löneskuld Resultat Kommentar Kontrolleras över helår Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

25 Processer/rutiner: Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker: Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Kontrollmoment Att rätt belopp är utbetalt Resultat Kommentar Inte kontrollerat Kontroll har inte utförts då endast en politiker fått ut ersättning för förlorad arbetsförtjänst för egna företagare enligt de nya bestämmelserna. Kontroll kommer att göras vid helår. Revisionen granskar arvodesbestämmelserna samt utbetalningar för närvarande och rapport beräknas komma innan sommaren. Processer/rutiner: Utbildningsplaner Risker: Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Kontrollmoment Resultat Kommentar Har utbildningsplanen för de anställda följts Ingen avvikelse Personalens utbildningsplan har följts och kunskapen kring en säker hantering av den mat som serveras är hög och det finns inga indikationer som pekar på att bristande kunskap hos måltidspersonalen. Under hösten 2017 är fortbildning inplanerad. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

26 Område: Ekonomi Processer/rutiner: Attest för nya användare Risker: Att attest ges i ekonomisystemet till personer som saknas i den upprättade attestförteckningen Kontrollmoment Resultat Kommentar Följs upp på helår Att upprättade attestförteckningar stämmer överens med attesterna i ekonomisystemet Processer/rutiner: Rutin för utlämnande av rekvisitionsblock Risker: Att obehörig person kvitterar ut ett rekvisitionsblock Kontrollmoment Resultat Kommentar Följs upp på helår Att rekvisitionsblocken är uttagna av personer med beslutattest behörighet Processer/rutiner: Kontroll att ny rutin för hantering av bensinkort, bensinkvitton och fakturahantering följs. Risker: Att bensinkorten används felaktigt Kontrollmoment Att det finns kvitton för samtliga kortköp Resultat Kommentar Följs upp på helår Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

27 Processer/rutiner: Kontroll att körjournaler finns för samtliga bilar i kommunens verksamheter Risker: Att bilar används på ett felaktigt sätt. Kontrollmoment Resultat Kommentar Följs upp på helår Att körjournalerna är sparade till samtliga bilar Processer/rutiner: Egna ersättningar för kommunchef Risker: Att kommunchefen attesterar egna ersättningar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar Ingen avvikelse Kontroll av 87 fakturor där kommunchefen har beslutattesterat inköpen, ingen anmärkning. Kontroll av 22 leverantörsfakturor där ekonomichefen har beslutattesterat kommunchefens fakturor, ingen anmärkning. 4 Slutsatser av uppföljning De flesta kontrollmoment har ingen avvikelse. I de fall där avvikelse konstaterats har ett arbete påbörjats för att komma till rätta med bristerna. De brister kopplade till brister i lokaler har uppdrag givits från förvaltningschefsgruppen för att ta fram förslag på kort och lång sikt. 5 Förslag till beslut Uppföljningen av internkontroll för delåret 2017 överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (12)

28 ÄRENDE KS 2017/286-2 Internkontrollplan 2018 Kommunledningskontor

29 Innehållsförteckning 1 Inledning Nämndens arbete med intern kontroll Nämndövergripande risker Kommande fokusområden för intern kontrollfel! Bokmärket är inte definierat. 5 Förslag till beslut... 6 Kommunledningskontor, Internkontrollplan (6)

30 1 Inledning Kommunledningskontoret har i uppdrag att kontrollera processer och rutiner i samband med delårsoch årsbokslut. Inför 2018 har kommunledningskontoret valt ut 16 områden. I samband med delårsbokslutet kontrolleras fem områden och övriga områden kontrolleras vid årsbokslutet. 2 Nämndens arbete med intern kontroll Internkontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Internkontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande interkontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Kommunledningskontor, Internkontrollplan (6)

31 3 Nämndövergripande risker Sannolikhet Konsekvens 2 Kritisk Kritisk Medium Låg Medium Totalt: 16 Sannolikhet Konsekvens Mycket stor Stor Liten Mycket liten Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Kommunledningskontor, Internkontrollplan (6)

32 Ska kontrolleras Område Processer/rutiner Risknummer Risker Riskbedömning Verksamhet Inköp 1 Att de upphandlade ramavtalen för externa vuxenplaceringa r inom Individ och familj inte följs 6. Lindrig Ja 2 Att de upphandlade ramavtalen för externa barnplaceringar inom Individ och familj inte följs 6. Lindrig Ja 3 Att inte det sker en direktupphandli ng och dokumentation vid avsteg från ramavtal vid externa barnoch vuxenplaceringa r 8. Kännbar Ja 4 Fel hantering av handlingar 6. Lindrig Ja 5 Handlingar förvaras felaktigt eller i bristfälliga lokaler 6. Lindrig Ja Feltolerans i datanätverket 6 Avbrott i datanätet 8. Kännbar Ja Feltolerans i telefonin 7 Avbrott i telefoni 6. Lindrig Ja Test återläsning av backup 8 Att backup inte fungerar för våra IT-system 12. Allvarlig Ja Hantering av specialkost 9 Att rätt person får rätt mat i samband med livsmedelsallerg ier/känslighet 12. Allvarlig Ja Avslut av personer i verksamhetssyste m 10 Att personal kommer in i verksamhetssyst em efter avslut av tjänst 8. Kännbar Ja Arkiverade handlingar Kommunledningskontor, Internkontrollplan (6)

33 Ska kontrolleras Område Processer/rutiner Risknummer Risker Riskbedömning Personal Anställningsavtal 11 Att anställningsavta let blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS regitrering 4. Lindrig Ja Löneskuld 12 Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice för sent 6. Lindrig Ja Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker 13 Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst 6. Lindrig Ja Utbildningsplaner 14 Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka 6. Lindrig Ja Egna ersättningar för kommunchef 15 Att kommunchefen attesterar egna ersättningar 6. Lindrig Ja Att alla nya leverantörer som användare med hög behörighet har lagts upp kontrolleras. 16 Att utbetalningar till leverantörer blir felaktiga 6. Lindrig Ja Ekonomi 4 Förslag till beslut Internkontrollplan för Kommunledningskontoret för år 2018 antas och överlämnas till kommunstyrelsen i Lindesberg för godkännande. Kommunledningskontor, Internkontrollplan (6)

34 ÄRENDE KS 2017/ Nämndernas Mål och budget 2018 VP Kommunledningskontor

35 Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

36 Innehållsförteckning 1 Förutsättningar och framtida utmaningar Budgetram Investeringsbehov Inriktningsmål Sammanfattning till kommunfullmäktiges Mål och budget... 8 Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

37 1 Förutsättningar och framtida utmaningar Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. I denna roll ingår att ha en omvärldsbevakning och se till att kommunen anpassar sig till aktuell lagstiftning och andra förändringar inom ansvarsområdena för att kvalitetssäkra arbetet. Det innebär i praktiken ofta att kommunledningskontoret får ökade kostnader för att kunna stödja verksamheterna på ett bra sätt som leder till att tid och resurser effektiviseras i kärnverksamheterna. Risken är att besparingar inom kommunledningskontorets verksamheter gör att gränsdragningen mellan stödverksamheter och kärnverksamheter förflyttas. Det kan innebära att både det digitala IT-stödet och det personella stödet till kärnverksamheterna försämras, vilket även kan påverka kvaliteten och rättssäkerheten. Kommunstyrelsens beslut om preliminära budgetramar innebär en oförändrad budget för kommunledningskontoret. Under det närmsta året har följande utmaningar identifierats: Måltidsverksamheten Inom måltidsverksamheten har en köp- och säljmodell antagits. Det innebär att barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden betalar portionspriser till måltidsverksamheten baserat på antalet portioner som serveras i verksamheterna. Under år 2017 prognostiseras en underskott för måltidsverksamheten på ca 3 Mnkr. De främsta orsakerna till det är att verksamheten utökats i volym både inom barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden, utan att detta kompenserats måltidsverksamheten. Ca 50 procent av den ökade kostnaden kommer från att en ny förskola öppnades i Frövi. Ca 20 procent av den ökade kostnaden beror på en felaktig kostnadsfördelning, vilket uppmärksammades när produktionen av mat till vård och omsorg flyttades från Storåskolan till andra enheter. Ca 30 procent av den ökade kostnaden kommer från att man inom vård och omsorg har haft ökade beställningar av livsmedelsköp till de särskilda boendena och kostnaderna har belastat måltidsverksamheten. Konsekvensen om köp- och säljmodellen inte implementeras fullt ut, är att måltidsverksamheten kommer att få svårt att erbjuda mat enligt Skollagen och riktlinjerna från Statens livsmedelsverk, eftersom man då behöver minska portionspriset genom att minska portionerna samt ta bort vissa livsmedel. Verksamheterna bör kompenseras i linje med den modell som antagits för kostnadsbudgetering. Portionspriserna per måltid har inte höjts under de senaste fyra åren, vilket i sig har inneburit en besparing varje år, eftersom priset för råvaror ökat under samma period. Det nya livsmedelsavtalet som trädde ikraft våren 2016 har även det en stark påverkan på ökade kostnader för livsmedel. Kvalitetssäkring persondata Nya dataskyddsförordningen GDPR som träder i kraft i maj 2018 ställer krav på att personinformation är korrekt. Lönesystemet är den databas i kommunen som innehåller personuppgifter om samtliga anställda. Flera andra system hämtar information från denna databas och om det är fel i uppgifterna kan det skapa mycket efterarbete och i vissa fall konsultkostnader. Informationen i lönesystemet behöver verifieras mot en pålitlig källa (Skatteverket). Vid överföring av data till Region Örebro län har brister i nuvarande hantering uppmärksammats, vilket leder till merarbete för båda parter. Konsekvens om det inte genomförs blir ökade kostnader för verksamheterna och längre handläggningstider för de som behandlar personinformation på kommunen. Medel avsattes för kvalitetssäkring av persondata i budget 2017, men de ombudgeterades för att användas till nya IT-plattformen. Om kvalitetssäkring av persondata inte görs, innebär det att kommunen inte kan uppfylla kraven i nya dataskyddsförordningen. Ökade hyror IT Kommunens IT-verksamhet förändrades år 2017 när barn- och utbildningsförvaltningens och kommunledningskontorets IT-enheter slogs ihop. Sammanslagningen har ännu inte genomförts fullt ut, eftersom man fortfarande är lokaliserade på olika ställen. För att kunna få plats i samma lokaler kommer IT-enheten att flytta in i en lokal på Lindeskolan som gymnasieskolan inte längre använder. Den hyra som beräknats och avsatts för de nya lokalerna har varit för låg och ca 0,2 Mnkr saknas årligen. Konsekvensen om hela hyran inte kompenseras är att IT-stödet kommer att behöva Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

38 minskas, vilket påverkar kärnverksamheternas tillgång till IT-stöd. Det i sin tur påverkar verksamheternas effektivitet. Gemensamma lokaler bedöms vara en viktig kvalitets- och effektivitetsökning som är nödvändig för att väga upp för de senaste årens snabba digitalisering som inneburit ett ökat tryck på IT-enheten utan att personalstyrkan för support förstärkts. Strategiskt rekryteringsstöd Utifrån starkt ökad belastning i samband med rekryteringar främst inom skola och barnomsorg, ses en PA-konsult med uppdrag rekrytering som en aktiv arbetsmiljöavlastning för rektorer och förskolechefer, samt som strategiskt stöd för samtliga förvaltningar. Behovet ses inte som tillfälligt. Konsekvensen om tjänsten inte tillsätts är att det blir fortsatt ökad belastning på cheferna i verksamheten, vilket gör att mindre tid kan läggas på huvuduppdraget. Digitala utskick av handlingar Kommunfullmäktige beslutade i juni 2017 att införa plattor för digitala utskick av handlingar. Kostnaden tas ur kommunstyrelsens budget. Kommunchefen fick i uppdrag av kommunstyrelsen att arbeta för att rationalisera bort kostnaderna för plattorna till Åtgärdsplan ska återrapporteras i oktober. Konsekvensen om medel inte avsätts är att kostnad för annan politisk verksamhet behöver anpassas eller omfördelas. En uppföljning och utvärdering av den politiska och verksamhetsorganisationen har genomförts under våren 2017 av företaget KPMG. I sammanfattningen konstateras att de förändringar som genomfördes i samband med ny mandatperiod bidragit till en effektivare styrning och ledning. Den gemensamma kansliorganisationen med samordning av nämndsekreterare och registratorer har fått goda effekter med en tydligare funktion som specialister och någon ytterligare effektivisering ses inte som genomförbar. Kommunfullmäktige har tillsatt två beredningar och inom kommunstyrelsen finns tre beredningar. I utvärderingen rekommenderas att kommunfullmäktiges fasta målområdesberedningar avskaffas och vid behov ersätts av tillfälliga beredningar med tydligt mål, syfte och arbetssätt. När det gäller kommunstyrelsens beredningar rekommenderas att deras arbete utförs inom ramen för kommunstyrelsens utskott, vilkens roll därmed stärks och förtydligas. Om beslut fattas att avskaffa de inrättade beredningarna klaras kostnaden för digitalisering av handlingar. Dataskyddsombud och miljöstrateg Det finns avsatt 0,7 Mnkr för miljöstrateg i kommunledningskontorets budget. Det har efter flera rekryteringsförsök inte gått att tillsätta tjänsten. Nora kommun planerar att anställa en miljöstrateg och föreslår att Lindesbergs kommun finansierar halva tjänsten, så att miljöstrategen arbetar både mot Nora och Lindesbergs kommuner. I april/maj 2018 träder EU:s förordning om dataskydd i kraft. För kommunen innebär det bland annat en skärpning i hur personuppgifter ska hanteras vilket påverkar alla datasystem som innehåller personuppgifter och krav på hur kommunen hanterar eventuella dataintrång. Handlingsplaner och åtgärder som krävs för att motsvara förordningen måste tas fram. Inriktningen är att en tjänst tillsätts för samtliga kommuner i Norra Örebro län som arbetar för att säkerställa att kommunerna arbetar efter den nya förordningen. För Lindesbergs del innebär det en kostnad för 0,25 tjänst. Konsekvensen om medel inte avsätts kan bli att förordningen inte följs vilket i sin tur kan leda till stora viten. Finansiering sker genom att tillsätta en miljöstrateg på halvtid och använda resterade avsatta medel till dataskyddsombud. Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

39 Ej finansierade poster Budget 2018 VP 2019 VP 2020 Måltidsverksamhet 3,0 3,0 3,0 Kvalitetssäkring persondata 0,3 0,3 0,3 Ökade hyror IT 0,2 0,2 0,2 0,7 0,7 (0,4) (0,4) (0,4) 3,5 4,2 4,2 Strategiskt rekryteringsstöd Digitala utskick Totalt 2 Budgetram Nettoram Mnkr Budget 2017 Budget 2018 VP 2019 VP ,1 4,5 4,8 5,0 12,3 8,2 6,9 6,7 Ekonomistyrning 2,3 2,4 2,4 2,4 Kanslienhet 8,3 8,4 8,4 8,4 Personalenhet 10,0 10,0 9,3 9,3 Ekonomienhet 7,0 7,4 7,4 7,4 Övrig verksamhet ekonomi 0,8 1,0 1,0 1,0 28,1 24,1 24,1 3,0 3,0 3,0 6,5 6,5 6,5 Kommunledning Politisk verksamhet * IT- o teleenhet 25,3 Övrig verksamhet personal 3,0 Personalbefrämjande verksamhet 6,5 Måltidsverksamhet 0,8 0,3 0,3 0,3 81,4 79,7 74,0 74,0 Totalsumma * För politisk verksamhet 2017 har kommunstyrelsen extra medel. 3 Investeringsbehov Projekt Budget 2018 VP 2019 VP 2020 E-tjänster 0,2 0,2 0,2 Möbler och inventarier till ny IT- lokal 0,5 Utökad funktionalitet i W-lan (trådlöst) 0,2 Totalt 0,9 0,2 0,2 Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

40 4 Inriktningsmål Inriktningsmål Nämndens mål Medborgarna upplever bra kommunal service med kvalitet. Möjligheten för medborgarna att nå kommunens verksamheter via telefon och e-post för att få svar på en enkel fråga ska öka Lindesberg kommun är en attraktiv arbetsgivare Medborgarna upplever att de är delaktiga i kommunens verksamheter Indikatorer Målvärde Andel av de som skickar in en enkel fråga via e-post som får svar inom två arbetsdagar (%) 94 % Andel av de som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga (%) 65 % Andel av de som via telefon ställt en enkel fråga som uppfattar att de fått ett gott bemötande (%) 99 % Kommunens webbinformation till medborgarna (Informationsindex, %) 85 % Andel tillsvidareanställda med heltidsanställning 65,5 % Andel medarbetare med en tillsvidareanställning 86 % Sjukfrånvaro hos medarbetare 5% Resultat i medarbetarenkätens fråga om uppföljning och utvärdering av enhetens mål 4,2 Resultat i medarbetarenkätens fråga om att se fram emot att gå till arbetet 4,4 Cheferna upplever bra stöd från kommunledningskontorets stödverksamheter Resultat i kommunledningskontorets serviceenkät 4,5 Kommunledningskontoret möjliggör för kommunikation och dialog med medborgarna Antal matråd med elever och enskilda inom vård och omsorg 4 Nöjd-Inflytande-Index från SCB:s medborgarundersökning 42 % Kommunledningskontoret är en attraktiv arbetsgivare Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

41 Inriktningsmål Lindesbergs kommun har en hållbar ekologisk utveckling Nämndens mål Kommunledningskontoret ska främja att hållbara ekologiska alternativ utvecklas och används Indikatorer Målvärde Antal medborgardialoger (antal ärenden i KS/KF där medborgardialoger används) 4 Andel ekologiska livsmedel (%) 34 % Koldioxidutsläpp för kommunens tjänsteresor Matsvinnet ska minska. 4% 5 Sammanfattning till kommunfullmäktiges Mål och budget Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. I denna roll ingår att ha en omvärldsbevakning och se till att kommunen anpassar sig till aktuell lagstiftning och andra förändringar inom ansvarsområdena för att kvalitetssäkra arbetet. Det innebär i praktiken ofta att kommunledningskontoret får ökade kostnader för att kunna stödja verksamheterna på ett bra sätt som leder till att tid och resurser effektiviseras i kärnverksamheterna. Risken är att besparingar inom kommunledningskontorets verksamheter gör att gränsdragningen mellan stödverksamheter och kärnverksamheter förflyttas. Det kan innebära att både det digitala IT-stödet och det personella stödet till kärnverksamheterna försämras, vilket även kan påverka kvaliteten och rättssäkerheten. Kommunstyrelsens beslut om preliminära budgetramar innebär en oförändrad budget för kommunledningskontoret. Under det närmsta året har följande utmaningar identifierats: Felaktig kostnadsbudgetering för måltidsverksamheten har inneburit ett underskott för verksamheten under år Införandet av kvalitetssäkring av persondata i lönesystemet kan effektivisera arbete i andra system och bidra till att EU:s dataskyddsreform följs. Kommunens IT-verksamhet förändrades år 2017 när barn- och utbildningsförvaltningens och kommunledningskontorets IT-enheter slogs ihop. Sammanslagningen har ännu inte genomförts fullt ut, eftersom man fortfarande är lokaliserade på olika ställen. Den hyra som beräknats och avsatts för de nya lokalerna har varit för låg. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2017 att införa plattor för digitala utskick av handlingar. Kostnaderna för 2018 och framåt är inte finansierade. EU:s nya förordning om dataskydd innebär bland annat en skärpning i hur personuppgifter ska hanteras vilket påverkar alla datasystem som innehåller personuppgifter och krav på hur kommunen hanterar eventuella dataintrång. Inriktningen är att en tjänst tillsätts för samtliga kommuner i Norra Örebro län som arbetar för att säkerställa att kommunerna arbetar efter den nya förordningen. Finansiering sker genom att tillsätta en miljöstrateg på halvtid och använda resterade avsatta medel till dataskyddsombud. Kommunledningskontor, Nämndernas Mål och budget 2018 VP (8)

42 ÄRENDE 5 - Genomförande av Demokratidag LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 54 Dnr: KS 2017/83 Årshjul för demokratidag för barn och unga i Lindesbergs kommun Beslut Kommunstyrelsen antar årshjulet och ger kommunchefen i uppdrag att ta fram arbetsmetod för årlig demokratidag. Ärendebeskrivning Folkhälsostrateg Linnea Hedkvist inkom den 20 februari 2017 med förslag till årshjul för demokratidag för barn och unga i Lindesbergs kommun. Tankemodellen är inspirerad från Mora kommuns arbete med demokratidag för barn och unga. Utskottet för stöd och strategi beslutade den 27 februari föreslå kommunstyrelsens besluta: Kommunstyrelsen antar årshjulet och ger kommunchefen i uppdrag att ta fram arbetsmetod för årlig demokratidag. Meddelas för åtgärd: Kommunchef Meddelas för kännedom: Folkhälsoteamet Justerande Utdragsbestyrkande 19

43 ÄRENDE 6 - INFORMATION OM PROJEKT FÖRENKLAD STYRMODELL LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 Sammanträdesdatum Utskottet för stöd och strategi USS Dnr. KS 2017/212 Information om värdestyrning Beslut Utskottet tackar för informationen och uppdrar till kommunchef att beakta de anteckningar som fördes under workshopen om social hållbarhet den 15 mars 2016 i det fortsatta arbetet med värdestyrning. Uppföljning av det fortsatta arbetet med värdestyrning ska ske kontinuerligt till utskottet. Ärendebeskrivning Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om en ny styrmodell. Kommunens nuvarande styrmodell utgår från lagstyrning, målstyrning och olika styrdokument. Det gör att den mer resultatfokuserade målstyrningen kompletteras med en detaljstyrning från de olika styrdokumenten. I de utvärderingar som gjorts ser vi att många av styrdokumenten inte varit särskilt styrande. En plattform för värdestyrning/värdegrund består av två perspektiv medarbetarperspektivet som är ett inre perspektiv och medborgarperspektivet som är ett yttre perspektiv. Medan medarbetarperspektivet handlar om hur man försöker binda samman och styra verksamheten med hjälp av värden, rör medborgarperspektivet de värden som exempelvis kunder eller medborgare upplever sig få ut av mötet med kommunen. En studie som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) genomfört visar på tre huvudsakliga skäl till varför man väljer att arbeta med organisationens gemensamma värdegrund: 1. Bättre styrbarhet 2. Ökad effektivitet. 3. Stärkt identitet och legitimitet SKL bjuder in 10 av Sveriges kommuner att delta i ett nätverk för att utveckla detta arbetssätt och Lindesbergs kommun har anmält intresse att ingå i detta nätverk. Justerande Utdragsbestyrkande

44 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 Sammanträdesdatum Utskottet för stöd och strategi Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår: Utskottet tackar för informationen och uppdrar till kommunchef att beakta de anteckningar som fördes under workshopen om social hållbarhet daterad den 15 mars 2016 i det fortsatta arbetet med värdestyrning. Uppföljning av det fortsatta arbetet med värdestyrning ska ske kontinuerligt till utskottet. Meddelas för åtgärd: Kommunchef Justerande Utdragsbestyrkande

45 TJÄNSTESKRIVELSE ÄRENDE 7 Dnr KS 2017/212 Kommunledningskontor Malin.m Sjoberg Malin.m.Sjoberg@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Förteckning av strategidokument för utskottet för stöd och strategis verksamheter Förslag till beslut Förteckningen av strategidokument för utskottet för stöd och strategis verksamheter läggs till handlingarna. Ärendet om värdestyrning avslutas och förs in i ärendet om ny styrmodell. Ärendebeskrivning Kommunchefen informerade om värdestyrning och arbetet som påbörjats för att se över kommunens styrmodell vid utskottet för stöd och strategis (USS) sammanträde i april Vid sammanträdet gav även USS kommunchefen i uppdrag att presentera en förteckning av strategidokument för utskottets verksamhetsområden. Den nuvarande styrmodellen utgår från lagstyrning, målstyrning och olika styrdokument. Detta finns beskrivet i Styrnings- och ledningssystem för kommunkoncernen (antagen , 194). Här följer en förteckning av olika strategidokument som finns inom respektive kategori. Med strategidokument menas dokument som har någon viljeinriktning. Lagstyrning Alla av kommunledningskontorets verksamheter styrs i första hand av en rad olika lagar som måste följas. För vissa av lagarna finns olika planer som antingen måste finnas enligt lag, eller för att säkerställa att lagarna följs, till exempel: Handlingsplan enligt lagen om skydd mot olyckor (skyldig att ha enligt lag). Krishanteringsplan (skyldig att ha enligt lag) Kriskommunikationsplan (skyldig att ha enligt lag) Pandemiplan En rad arbetsmiljödokument antagna av kommunchefens ledningsgrupp, som till exempel kränkande särbehandling och sexuella trakasserier, vägledning för systematiskt arbetsmiljöarbete, direktiv för våld och hot i arbetsmiljön, med flera. Postadress Lindesbergs kommun Lindesberg Besöksadress Stentäppsgatan 5 Lindesberg Telefon/fax vxl fax E-post/webbplats kommun@lindesberg.se Giro Bankgiro Organisationsnr (2)

46 2 (2) Malin.m Sjoberg Målstyrning Målstyrningen utgår från Utvecklingsstrategi vision 2025 (antagen , 74) som sedan bryts ner i nämndmål för utskottet för stöd och strategi. Övriga styrdokument Övriga styrdokument som innehåller en rad olika mål och aktiviteter för kommunledningskontorets verksamheter är: Integrationsprogram (antagen , 186) Biogasstrategi (antagen , 146) Funktionsnedsättning inget hinder gäller till 2016 (antagen , 194) Ungdomspolitisk strategi gäller till 2016 (antagen , 59) Jämställdhetsplan (antagen , 91) Upphandlingsstrategi (antagen , 90) Kvalitets- och servicenivå för kostverksamheten (antagen , 18) Verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde (antagen , 249) Kommunen kommer under att delta i ett nätverk för förenklat och effektivt styrsystem på Sveriges Kommuner och Landsting. I samband med det kommer projekt förenklad styrmodell att pågå i kommunen. Frågan om hur kommunen framöver ska arbeta med värdestyrning och olika styrdokument föreslås därför att överlämnas till projektet. Christer Lenke Kommunchef Malin Sjöberg Kommunstrateg

47 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 Sammanträdesdatum Utskottet för stöd och strategi USS Dnr. KS 2017/197 Verksamhetsrapport för folkhälsoteamet år 2016 Beslut Verksamhetsrapport för folkhälsoteamet år 2016 läggs till handlingarna. Kommunchefen får i uppdrag att till nästa möte ge utskottet en förteckning av strategidokument för utskottets verksamhetsområden. Förteckningen ska delges till utskottet sammanträde den 21 augusti Ärendebeskrivning Utvecklingsledare för folkhälsa Linnea Hedkvist ger information om folkhälsoteamets verksamhetsrapport år Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår: Verksamhetsrapport för folkhälsoteamet år 2016 läggs till handlingarna. Kommunchefen får i uppdrag att till nästa möte ge utskottet en förteckning av strategidokument för utskottets verksamhetsområden. Förteckningen ska delges till utskottet sammanträde den 21 augusti Meddelas för åtgärd: Kommunchef Justerande Utdragsbestyrkande

48 ÄRENDE 8 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 Sammanträdesdatum Utskottet för stöd och strategi USS 8 Dnr. AKK2016/255 Utvärdering av Lindesbergs kommuns arbete med minoritetslagstiftningen och finskt förvaltningsområde Beslut Utskottet för stöd och strategi föreslår att uppdra till kommunchefen att utarbeta förslag på mål och organisation för kommunens arbete med minoritetslagstiftning och finskt förvaltningsområde. Åtterrapport ska ske till utskottets sammanträde den 21 augusti Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun har varit finskt förvaltningsområde sedan 2012 och haft en samordnare anställd för att arbeta med detta. Organisationen kring arbetet har varierat till viss del under åren men tjänsten har hela tiden varit organiserad inom kanslienheten. Fram till hösten 2015 hade samordnaren en styrgrupp knuten till sig med representanter från politiken, förvaltningarna samt de finska föreningarna som deltagare. I dagsläget sker istället samråd kring aktuella frågor där allmänhet, politiker och tjänstemän bjuds in utifrån den aktuella frågan. Under 2016 har det förts diskussioner kring organisationen av arbetet och hur kommunen ska arbeta med detta och det är utifrån det som behovet av en kartläggning och utvärdering uppkommit. En utvärdering har skett av Region Örebro län med syftet att den ska kunna besvara följande frågor: x x x x Har Lindesbergs kommuns arbete utifrån minoritetslagstiftningen och främst arbetet som finskt förvaltningsområde bedrivits enligt lagens intentioner? Hur ser organisationen kring arbetet ut? Är organisationen ändamålsenlig och effektiv? Vilka kunskaper finns det om lagstiftningen och arbetet i organisationen? Vilka förbättringsområden kan man se i utvärderingen och eventuella förslag på förändring av organisation och arbetsätt? Rapporten inkom den 25 januari 2017 och presenterades för utskottet vid sammanträde den 27 februari Justerande Utdragsbestyrkande

49 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 Sammanträdesdatum Utskottet för stöd och strategi Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi ska uppdra till kommunchefen att utarbeta förslag på mål och organisation för kommunens arbete med minoritetslagstiftning och finskt förvaltningsområde. Åtterrapport ska ske till utskottet i augusti Meddelas för åtgärd Kommunchef Justerande Utdragsbestyrkande

50 TJÄNSTESKRIVELSE ÄRENDE 9 1 (2) Dnr KS 2017/49 AE 9/ KS 2017/287-2 Kanslienheten Ida Frödén Ida.Froden@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Kommunstyrelsen (beslutande) Förslag till remissvar om betänkandet "Nästa steg? Förslag för en stärkt minoritetspolitik." SOU 2017:60 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta Utskottet för stöd och strategi föreslår kommunstyrelsen att besluta; Förslag till remissvar daterat den 24 juli 2017 antas. Ärendebeskrivning Lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk ger samtliga fem nationella minoriteter grundläggande rättigheter i hela landet, däribland rätten till information och delaktighet. Finska, meänkieli och samiska har ett förstärkt skydd i förvaltningsområdena för respektive språk, däribland rätt att använda språken i myndighetskontakter och rätt till barn- och äldreomsorg på språken. Regeringen beslutade den 1 september 2016 att tillsätta en utredning som bland annat ska göra en översyn av lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Den särskilde utredaren Lennart Rohdin har även i uppdrag att analysera och föreslå hur efterlevnaden av de nationella minoriteternas rättigheter ska säkras. Lennart Rohdins betänkande presenterades den 15 juni 2017 och Lindesbergs kommun har nu fått möjlighet att yttra sig om förslaget om ny minoritetslagstiftning. Det finns behov av att tydliggöra Lindesbergs kommuns arbete med minoritetslagstiftningen och arbetet som finskt förvaltningsområde är under översyn. Postadress Lindesbergs kommun Lindesberg Besöksadress Stentäppsgatan 5 Lindesberg Telefon/fax vxl fax E-post/webbplats kommun@lindesberg.se Giro Bankgiro Organisationsnr