KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

Transkript

1 KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med utskottet för stöd och strategi, måndagen den 29 februari 201k kl i Kindla, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. Bengt Storbacka Ordförande Helena Randefelt Sekreterare Ledamöter Bengt Storbacka (S) ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C) 1:e vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Ersättare Irja Gustavsson (S) Daniel Andersson (S) Linda Andersson (S) Christina Pettersson (C) Lillemor Bodman (M) Göran Gustavsson ( - ) Per Söderlund (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid 1. Val av justerare Förslag till justerare: Susanne Karlsson (C) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justering sker på kommunsekreterarens rum torsdag den 3 mars klockan Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 kommunledningskontoret Uppföljning av internkontroll för kommunledningskontoret 4. Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015

2 5. Barnkonventionen i beslutsfattning Linnea Hedkvist 6. Verksamhetsrapportering folkhälsa 2015 Linnea Hedkvist Verksamhetsplan folkhälsa 2016 Linnea Hedkvist 8. Information om kostverksamheten Louise Auer Medfinansiering av Bergslagsakademin steg Rapport integrationsstrateg 11. Rapport integrationskoordinator och projekt Norrsken 12. Rapport miljöstrateg 13. Rapport IT-strateg 14. Rapport Arkivverksamheten 15. Val av arkivansvarig kommunstyrelsens verksamhetsområde 16. Rapport Kommunal ledningsplats 17. Meddelanden 18. Revidering av utvecklingsstrategin Malin Sjöberg 12.30

3 1. Val av justerare Förslag: Susanne Karlsson (C) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justering sker torsdag den 3 februari klockan på sekreterarens rum. Sida 3 av 22

4 2. Nämndernas verksamhetsberättelse - Kommunledningskontoret Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret överlämnade den 22 februari 2016 verksamhetsberättelse för kommunledningskontoret för år I samband med att den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft den 1 januari, centraliserades all nämndadministration till kanslienheten. En utökad arkivsamverkan har genomförts med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs och Hällefors kommuner, men planen på gemensamma arkivlokaler har bordlagts. Ett för måltidsenheten mycket viktigt beslut har fattats för att bygga ett nytt produktionskök. Det är nödvändigt för att kunna komma tillrätta med de livsmedelskrav och arbetsmiljökrav som ställs på verksamhetens enheter. En kostnadsbudgetering har genomförts och rutiner för en tillfredsställande uppföljning och avstämning har tagits fram. Servrarna för kommunens system bytts ut, byte av all nät- och säkerhetsutrustning har påbörjas och det har införts ny telefoni. Arbetet med bredband på landsbygden intensifierades och slutdatumet för Lindesbergs stadsnät har flyttats fram till sommaren Ekonomienheten har fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys och uppföljningsmodulen i ekonomisystemet. Personal- och löneenhetens verksamhet visar ett positivt resultat för året, både ekonomiskt och att arbeta med förbättringar för att kvalitetssäkra personalenhetens stöd i personaladministrativa frågor. Lönebildningen har utvecklats ytterligare och ny lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner är genomförd som ett led i att säkerställa könsneutral lön. Ökad personalomsättning för chefer innebär att mer arbete behövs för att ge dels introduktion men också kontinuerligt stöd i chefsledet. Medarbetarenkät genomfördes för tredje året och vidare arbete inom respektive förvaltning ska ske inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Regionhälsan är ny leverantör av företagshälsovård och Lindesbergs kommun är därmed en del av Gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Ytterligare ett resultat av utökad samverkan är att personalenheten från och med oktober ansvarar för att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi AB. Kommunledningskontoret redovisar ett underskott på 0,4 mnkr. Den politiska verksamheten gör ett överskott mot budget på 0,6 mnkr vilket bland annat beror på extra anslag till valnämnden för extra val som aldrig utlystes. Sida 4 av 22

5 Kansliverksamheten gör ett överskott på 0,8 mnkr vilket till största delen beror på att nya arkivlokaler inte byggts som planerat. Måltidsenheten har under 2015 genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämning har skett kontinuerligt samt vid årsskiftet. Måltidsenhetens utfall visar ett underskott på 0,1 mnkr vilket har sin förklaring i Café Milan, vars verksamhet får anses ha lagts för lågt. Lindesbergs kommun har fortfarande har ett driftansvar mot de privatpersoner, företag och bostadsrättsföreningar som tecknade aval med Lindesbergs Stadsnät. En plan för migrering till Telia finns och hela arbetet kommer att vara slutfört till sommaren Det medför dock obudgeterade kostnader och det är anledningen till underskottet i IT- och teleenhetens budget på 1,6 mnkr. Ekonomienheten inklusive bilpoolen redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Prissättningen på bilarna, både verksamhetsanknutna och bokningsbara ligger på rätt nivå. Samma pris kommer att gälla Övrig verksamhet redovisar ett underskott, det består av ej utfördelade försäkringar och avgifter till kommunförbund mfl. Kommunchefens anslag för kommunutvecklande verksamhet utgörs av kostnader för projekten utredning av samhällsbyggnadsorganisation för kommunerna i norra Örebro län och Lindesjön runt. Det redovisas ett överskott för personal- och löneenheten. För kostnader kopplade till egen verksamhet såsom personalomkostnader och löner, är utfallet i stort som budgeterat. Utfall gällande facklig verksamhet visar på negativ avvikelse i förhållande till budget vilket inte är något unikt för året. Personalbefrämjande åtgärder redovisar ett överskott. Detta förklaras av att kommande budgetminskning för 2016 redan är genomförd. Ökade kostnader för rehabilitering kan konstateras, vilket är kopplat till ökade sjukskrivningar inom kommunens verksamheter Handlingar Namndernas verksamhetsberattelse 2015 KLK.pdf (inkluderad nedan) Sida 5 av 22

6 Nämndernas verksamhetsberättelse 2015 Kommunledningskontor

7 Innehåll 1 Sammanfattning och viktiga händelser Ekonomi Investeringar Verksamhet Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet Måluppfyllelse nämndmål... 7 Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande Medborgarna upplever bra service med kvalité Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället Planerade förbättringsåtgärder Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

8 1 Sammanfattning och viktiga händelser I samband med att den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft den 1 januari, centraliserades all nämndadministration till kanslienheten. En utökad arkivsamverkan har genomförts med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs och Hällefors kommuner, men planen på gemensamma arkivlokaler har bordlagts. Ett för måltidsenheten mycket viktigt beslut har fattats för att bygga ett nytt produktionskök. Det är nödvändigt för att kunna komma tillrätta med de livsmedelskrav och arbetsmiljökrav som ställs på verksamhetens enheter. En kostnadsbudgetering har genomförts och rutiner för en tillfredsställande uppföljning och avstämning har tagits fram. Servrarna för kommunens system bytts ut, byte av all nät- och säkerhetsutrustning har påbörjas och det har införts ny telefoni. Arbetet med bredband på landsbygden intensifierades och slutdatumet för Lindesbergs stadsnät har flyttats fram till sommaren Ekonomienheten har fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys och uppföljningsmodulen i ekonomisystemet. Personal- och löneenhetens verksamhet visar ett positivt resultat för året, både ekonomiskt och att arbeta med förbättringar för att kvalitetssäkra personalenhetens stöd i personaladministrativa frågor. Lönebildningen har utvecklats ytterligare och ny lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner är genomförd som ett led i att säkerställa könsneutral lön. Ökad personalomsättning för chefer innebär att mer arbete behövs för att ge dels introduktion men också kontinuerligt stöd i chefsledet. Medarbetarenkät genomfördes för tredje året och vidare arbete inom respektive förvaltning ska ske inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Regionhälsan är ny leverantör av företagshälsovård och Lindesbergs kommun är därmed en del av Gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Ytterligare ett resultat av utökad samverkan är att personalenheten från och med oktober ansvarar för att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi AB. 2 Ekonomi Kommunledningskontoret redovisar ett underskott på 0,4 mnkr. Den politiska verksamheten gör ett överskott mot budget på 0,6 mnkr vilket bland annat beror på extra anslag till valnämnden för extra val som aldrig utlystes. Kansliverksamheten gör ett överskott på 0,8 mnkr vilket till största delen beror på att nya arkivlokaler inte byggts som planerat. Måltidsenheten har under 2015 genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämning har skett kontinuerligt samt vid årsskiftet. Måltidsenhetens utfall visar ett underskott på 0,1 mnkr vilket har sin förklaring i Café Milan, vars verksamhet får anses ha lagts för lågt. Lindesbergs kommun har fortfarande har ett driftansvar mot de privatpersoner, företag och bostadsrättsföreningar som tecknade aval med Lindesbergs Stadsnät. En plan för migrering till Telia finns och hela arbetet kommer att vara slutfört till sommaren Det medför dock obudgeterade kostnader och det är anledningen till underskottet i IT- och teleenhetens budget på 1,6 mnkr. Ekonomienheten inklusive bilpoolen redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Prissättningen på bilarna, både verksamhetsanknutna och bokningsbara ligger på rätt nivå. Samma pris kommer att gälla Övrig verksamhet redovisar ett underskott, det består av ej utfördelade försäkringar och avgifter till kommunförbund mfl. Kommunchefens anslag för kommunutvecklande verksamhet utgörs av kostnader för projekten utredning av samhällsbyggnadsorganisation för kommunerna i norra Örebro län och Lindesjön runt. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

9 Det redovisas ett överskott för personal- och löneenheten. För kostnader kopplade till egen verksamhet såsom personalomkostnader och löner, är utfallet i stort som budgeterat. Utfall gällande facklig verksamhet visar på negativ avvikelse i förhållande till budget vilket inte är något unikt för året. Personalbefrämjande åtgärder redovisar ett överskott. Detta förklaras av att kommande budgetminskning för 2016 redan är genomförd. Ökade kostnader för rehabilitering kan konstateras, vilket är kopplat till ökade sjukskrivningar inom kommunens verksamheter. Driftredovisning (Mnkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Netto Nettobudget Kommunövergripande verksamhet Budgetavvikelse Bokslut 2014 Netto 3,6 0,1 3,5 3,2-0,3 6,2 Politisk verksamhet 5,4 0,1 5,3 5,9 0,6 5,0 Ekonomistyrning/ inköp 2,1 0,0 2,1 2,5 0,4 2,2 Kanslienhet 11,0 1,1 9,9 10,7 0,8 8,3 Personalenhet 8,6 0,1 8,5 8,6 0,1 8,1 Ekonomienhet 13,6 8,4 5,2 5,5 0,3 5,0 Övrig verksamhet 1,1 1,1 0,2-0,9 4,3 IT o teleenhet 20,9 5,8 15,1 13,5-1,6 13,3 Övrig gemensam verksamhet Personalbefrämjande verksamhet 2,9 2,9 2,8-0,1 3,0 5,4 0,4 5,0 5,4 0,4 4,6 Måltidsverksamhet 51,8 51,1 0,7 0,6-0,1 25,0 Totalt 126,4 67,1 59,3 58,9-0,4 85,0 3 Investeringar Projekt Utgifter Inkomster Nettoinvestering Budget 2015 Ärendehanteringssystem Summa investeringar 4 Verksamhet Avvikelse mot budget 1,0 1,0 1,2 0,2 1,0 1,0 1,2 0,2 Den 1 januari 2015 trädde en ny politisk organisation i kraft. Två nämnder avvecklades och ersattes istället av utskott under kommunstyrelsen. I samband med detta centraliserades all nämndadministration inom kanslienheten. Sammanslagningen har inneburit utarbetande av nya rutiner, nya verksamhetsområden och nya roller för både politiker och personal inom nämndkansliet. En utvärdering av centraliseringen av nämndadministrationen är gjord efter första halvåret vilket visar att en stor del av arbetet kommer att effektiviseras i och med implementeringen av ett nytt ärendehanteringssystem. I februari ingick Lindesbergs kommun ett avtal med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs kommun samt Hällefors kommun gällande arkivsamarbete där Lindesbergs kommun står som ansvarig. Planen var att gemensamma arkivlokaler skulle byggas i Stripa gruva men på grund av högre kostnader än planerat har dessa planer bordlagts. Implementeringen av ett nytt Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

10 ärendehanteringssystem har påbörjats under året och kommer att införas under våren Kanslienheten har även arbetat fram en beröm-, synpunkts- och klagomålshantering för att ständigt förbättra kommunens verksamheter. Under året har ett nytt intranät utarbetats som infördes den 1 januari Måltidsverksamhetens förra kostchef avslutade sin tjänst i april 2015 och den nya kostchefen tillträdde i september. Detta har inneburit att en del beslut och förändringar gällande måltidsverksamheten har inväntats till nya chefens tillträde. Det har i sin tur medfört att verksamheten har haft en del att "jobba ikapp" och inte kunnat ligga steget före. De mål som måltidsenheten har jobbat mot under året är uppfyllda då 30 procent av livsmedelsinköpen består av ekologiska råvaror. Av de frukter och grönsaker som serveras så är 80 procent säsongsanpassade. Sjukfrånvaron ligger inte i linje med nämndens mål, frånvaron har dock under 2015 sjunkit med nästan en procentenhet vilket bör anses som positivt. I takt med att lokaler och maskiner ses över förväntas en ytterligare förbättring. Kostnadsbudgetering, ett arbete som påbörjades 2014, är gemensamt för alla verksamheter från och med Måltidsenheten har i samarbete med ekonomienheten arbetat för att ta fram rutiner och modeller för goda avstämningar. Flera kök är i dåligt skick när det gäller lokaler, ytskikt och maskiner vilket har lett till Bergslagens miljö- och byggnämnd (BMB) har gett några av enheterna förelägganden. I februari 2016 återstår endast ett av dessa förelägganden som gäller Lindeskolans kök. Åtgärdsplan är inskickad enligt önskemål och det återstår att se hur BMB går vidare. Som en del i dessa åtgärder har produktionen av mat till äldreomsorgen inom tätorten Lindesberg flyttats från Storåskolans kök till Kyrkbergets och Lindeskolans kök. Beslutet om att bygga ett nytt produktionskök skänker därför stort hopp om att i framtiden kunna se över enheternas fördelning av produktion samt att kunna tillaga ännu mer mat från grunden. En ny server/lagring/backup-lösning togs i drift under året och all data från den gamla lösningen migrerades till den nya nästan utan driftstörningar. Arbete pågår för en gemensamma telefonilösning med KNÖL-kommunerna. Samtliga mobiltelefoner har bytts ut under hösten. Kommunens datanätverk som till största delen byggdes under nätsäkringsprojektet 2007 började under 2015, precis som servrarna, nå sitt bäst före datum. Under våren 2015 startades ett projekt där ett av effektmålen är att skapa ett driftsäkert nät med en ekonomisk livslängd på sju år som omfattar hela kommunkoncernen. Projektet har till uppgift att bygga upp ett nät parallellt med det nuvarande för att sedan växla över. Även säkerhetsutrustning som brandväggar och säker inloggning till det trådlösa nätverket igår i projektet som också har till uppgift att migrera ut Stadsnätet. Projektet beräknas vara slutfört innan sommaren. Arbetet med bredband till landsbygden fortskrider. Under året slutfördes ett projekt och två var nära slutförande. Oklarheter i regler och tolkningar gjorde att inga nya ansökningar om stöd från Jordbruksverket kunde göras. För att målet om att 90 procent på landsbygden ska ha tillgång till minst 100 Mbit bredband (fiber) år 2020 kommer det förmodligen att krävas mer resurser. För att inte de befintliga kunderna i Lindesbergs stadsnät skulle drabbas negativt flyttades tiden för stadsnäts upphörande fram till sommaren En plan för migrering är fastställd och arbetet pågår. Arbetet med en sammanslagning av kommunens tre IT-organisationer har tagit längre tid än beräknat. Ett förslag kommer att presenteras under våren Under 2015 har ekonomienheten fortsatt att utveckla planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. Under året har de ekonomiska månadsuppföljningarna rapporterats i Stratsys samt internkontrollen. Ekonomienheten har under året förstärkts med ytterligare en ekonom som arbetar mot gymnasieskolan samt med utvecklingsprojekt. Under hösten har systemet för kundreskontra uppgraderats till en ny version, vilket innebar stora förändringar. Enheten har varit delaktig i Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

11 retroaktiv avgiftskontroll av barnomsorgsavgifter. Nya rapporter har byggts i uppföljningsmodulen i ekonomisystemet speciellt anpassat för gymnasieskolans behov. I och med den nya politiska organisationen och förvaltningsorganisationen trädde i kraft vid årsskiftet har personalsystemet struktureras om för att fungera utifrån det nya. Kommunen har ca 80 chefer och senaste två åren har 14 slutat/börjat per år. En klart ökad belastning finns på personalenheten utifrån att säkerställa introduktion samt stöd inom personalområdet till dessa chefer. Enheten har också själva haft personalomsättning vilket medfört att introduktion och översyn av arbetsområden gjorts. För att vidareutveckla personalenhetens chefsintroduktion har en student vid personalvetarprogrammet vid Örebro universitet fått i uppdrag att intervjua chefer med upp till 14 månaders erfarenhet om deras uppfattning kring hur chefsintroduktionen varit. Vikariesamordningen märker att det är mycket svårt med tillgången på vikarier. Överlag i kommunens verksamheter är det ett svårare rekryteringsläge än tidigare. Avtalet gällande företagshälsovård upphörde vid årsskiftet Planering för att säkerställa företagshälsovård framgent har genomförts och i juni månad togs ett politiskt beslut om att ansöka om att ingå i gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice. Plan för övergång har genomförts och från och med 2016 är Regionhälsan leverantör. Sjukskrivningarna i Lindesbergs kommun har ökat var siffran för sjukfrånvaron 4,77 procent och för 2015 är den 5,53 procent. Förebyggande insatser genomförs kontinuerligt men det är inte tillräckligt eftersom sjukfrånvaron ökat. Det som behöver bli ännu bättre är fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet så att vi som arbetsgivare har ännu mera fokus på att förebygga sjukskrivningar som är arbetsrelaterade. Det finns en klar koppling mellan ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete med god arbetsmiljö och attraktivitet som arbetsgivare. Utöver övergripande arbete för att stödja verksamheterna i arbetsmiljöarbete har också kommunens hälsoutvecklare bland annat följt upp rökfri arbetstid inom kommunen och utfört hälsosamtal till nyanställda. För att utveckla tillgången till stöd för både chefer och medarbetare har ett aktivt arbete gjorts för att utarbeta bra tillgång till information via en chefshandbok men också en medarbetarhandbok. Kontinuerlig uppdatering av dessa kommer att ske utifrån verksamheternas behov. I slutet av 2014 och under våren 2015 planerades tillsammans med Linde Energi att personalenheten ska säkerställa i första hand lönehanteringen för bolaget. Genomförandefas för arbetet planerades och från och med oktober 2015 handhar personalenheten arbetet för Linde Energi AB. Barnkonventionen Barns och elevers inflytande över den verksamhet som måltidsenheten bedriver är viktigt och som en del i det arbetet hålls regelbundna matråd. På matråden deltar representanter från varje klass och protokoll förs över vad som diskuteras och beslutas. Under det senaste året har måltidsenheten påbörjat ett arbete med en gemensam matsedel som på ett bättre sätt ska kunna garantera likställt utbud oavsett vilken skola eller förskola som elev och barn tillhör. 5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet Alla enheter inom kommunledningskontoret arbetar för att alla medarbetare ska kunna utföra arbetet på lika villkor och lön sätts efter kompetens, ansvar, befattning och utförande. Personalenheten är spindel i nätet för mycket vad gäller övergripande arbetsmiljöarbete och jämställdhetsarbete. Under året har arbete med analys av löner utifrån ett könsneutralt perspektiv genomförts och dialog med fackliga organisationer har skett. Lönekartläggning har gjorts och en handlingsplan för jämställda löner har presenterats och antagits av kommunstyrelsen. Arbetet med könsneutral lön har utvecklats under de senaste åren. Det är en mycket viktig del i det lönepolitiska Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

12 arbetet och att vara en attraktiv arbetsgivare. Vid introduktion av nyanställda som sker två gånger per år, har dialog om vikten av ett jämställdhetsarbete förts. De nyanställda får då ange vilka faktorer som de ser som viktigast för att Lindesbergs kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare kopplat till jämställdhet. Det som framkommer är jämställda löner och även att få arbeta den sysselsättningsgrad som medarbetaren önskar. Deltagande i mässor sker löpande under året. Det är av största vikt att Lindesbergs kommun deltar i mässor och berättar för blivande medarbetare, både kvinnor och män, hur det är att arbeta hos oss. Att påvisa behovet av arbetskraft och att berätta om alla olika professioner som faktiskt arbetar i kommunal verksamhet ger ofta en positiv inverkan på elever som ska välja inriktning i livet. Övergripande arbetsmiljöarbete har utvecklats under Personalenheten ger stöd till chefer och det märks en ökning gällande behov av stöd. Det är en ökad personalomsättning vad gäller chefer och det märks dels utifrån behov av introduktion men också att det inte finns så stor chefserfarenhet för det löpande arbetsmiljöarbetet. Grundläggande arbetsmiljöutbildning har genomförts men också en riktad seminariedag utifrån psykosocial arbetsmiljö till chefer och skyddsombud. Temat var "att bygga robusta samarbetskulturer". Nämndordföranden samt vice i alla nämnder har också fått utbildning i arbetsmiljöansvar under året. Inom måltidsenheten är det en utmaning att hitta andra vägar än genom lönen för att få män att stanna kvar eller att börja arbeta i verksamheten. Delaktighet av män såväl som kvinnor i arbetsprocesser och i beslut följs upp och analyseras. 6 Måluppfyllelse nämndmål Inriktningsmål: Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse Medarbetarna upplever goda arbetsmiljöförhållanden Målet bedöms vara delvis uppfyllt. Ingen av indikatorerna uppnår målvärdet, men ligger ändå nära i måluppfyllelse. Sjukfrånvaron för medarbetarna överstiger inte fem procent. 5,53 % 5 % 89,4 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

13 Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärdet för sjukfrånvaron uppnås inte. För kommunen som helhet har den ökat från 4,77 procent till 5,53 procent. Det positiva är att sjuktalen minskat i jämförelse med halvårssiffran som var 5,89 procent. Hela Sverige har ökande sjuktal. I Region Örebro län är det samma trend. Lindesbergs kommun är den kommun som ligger bäst till gällande sjukfrånvaro. Ett ännu mer aktivt arbetsmiljöarbete i verksamheterna behövs för att förebygga sjukskrivningar som är arbetsrelaterade. Sjukfrånvaron inom kommunledningskontorets verksamhet är något högre än i kommunen som helhet. Det är främst måltidsenhetens sjukfrånvaro som överstiger målvärdet. De främsta anledningarna till det är arbetsmiljöfrågor som leder till ohälsa. Målvärdet med resultatet 4 för medarbetarenkätens fråga om kunskap om verksamhetens mål och uppföljning, uppnås inte på kommunövergripande nivå. En ökning har skett sedan Kommunens ledningsgrupp har diskuterat vikten av att mål och uppföljning verkligen diskuteras inom alla verksamheter. Uppdrag har getts till varje förvaltningschef att i sin respektive organisation arbeta med mål och kontinuerlig uppföljning. Kommunledningskontoret har något bättre resultat än kommunen som helhet (3,94) och når nästan upp till målvärdet. År 2015 ska resultatet i medarbetarundersökningens fråga om uppföljning och utvärdering av mål vara 4 av 5 Målvärde Måluppfyllelse 3, ,25 % Kostnadseffektivisera processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration Målet bedöms inte vara uppfyllt. Samtliga enheter har arbetat för att målvärdet i indikatorerna skulle nås. Men på grund av leverantörsproblem, tekniska problem och andra oförutsedda händelser har projekten försenats. Utöver detta har kontinuerliga arbeten på samtliga enheter skett för att förenkla och effektivisera processer. Samtliga enheter arbetar vidare med att målet ska uppfyllas under år Ett nytt ärendehanteringssystem ska tas i bruk under 2015 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnadseffektivisera processer och möjliggöra för en ökad digitalisering. 1 % Ja 1 % Fem leverantörer med stor volym av fakturor ska anslutas till e- faktura under år st 5 st 0 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

14 Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna, ska vara införd under år Självservice ska för månadsavlönade ska uppgå till 100 procent under år % Ja 100 % 97 % 100 % 97 % Inriktningsmål: Medborgarna upplever bra service med kvalité. Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse Möjligheten för medborgarna att nå kommunens medarbetare via telefon för att få svar på en enkel fråga ska öka. Målet bedöms inte vara uppfyllt. Resultatet på kommunnivå är 43 procent, vilket ändå är en ökning med 10 procentenheter från föregående år. Resultatet för de frågor som ställdes till kommunledningen visade på ett resultat på 33 procent att jämföra med 67 procent föregående år. Det är dock ett litet antal frågor som ställs, som gör att skillnaden kan bli stor. För att förbättra resultatet kommer riktlinjerna för telefoni ses över och förankras ytterligare i organisationen. År 2014 ska andelen lyckade kontakter med kommunen via telefon få direkt svar på en enkel fråga vara 75 procent. 43 % 75 % 57,33 % Kommunen ska nå målen i den nationella IT-strategin Målet bedöms inte vara uppfyllt. Lindesbergs kommun har ett nära samarbete med Skanova och Telia samt Länsstyrelsen för att öka tillgängligheten till fiber. För att arbeta för att målet ska uppnås år 2020 som den nationella strategin anger, krävs bland annat insatser och medel för landsbygdsutveckling. Minst 90 procent av invånarna ska ha tillgång till fiberanslutning år % 90 % 32,22 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

15 Inriktningsmål: Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse Kommunens kommunikation och dialog med medborgarna ska öka. Målet bedöms vara uppfyllt. Indikatorn baseras på hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i kommunens utveckling, som exempelvis till vilken grad medborgaren kan påverka genom medborgardialog, medborgarförslag, deltagande i olika forum och möjlighet till deltagande i politiska sammanträden. Det som gjort att resultatet förbättrats från föregående år är att en synpunkt- och klagomålshantering har tagits fram som nås via formulär på kommunens webbplats, där även de inkomna synpunkterna redovisas. År 2015 ska resultatet i hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i kommunens utveckling öka från 57 procent till 67 procent 67 % 67 % 100 % Kommunfullmäktige har inrättat två målområdesberedningar med syftet att öka dialogen med medborgarna och vitalisera politiken. Inriktningsmål: Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten. Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse Varje enhet inom kommunledningskontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös Målet bedöms vara uppfyllt, då enheterna på kommunledningskontoret i snitt tagit emot fler än en person som praktikant, studerande eller arbetslös, trots att det är en enhet som inte tagit emot någon. Varje enhet inom kommunlednings kontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

16 Inriktningsmål: Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Nämndens mål Kommentar Indikatorer Utfall Målvärde Måluppfyllelse Genomsnittlig sysselsättningsgrad bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare har ökat från 89,8 procent år 2013 till 91 procent Målet bedöms vara delvis uppfyllt på kommunnivå. Genomsnittlig sysselsättningsgrad för kvinnor i kommunen som helhet har ökat till 90,8 procent. Ett mycket aktivt arbete har genomförts främst inom vård och omsorg. Ett arbete som inte är klart utan fortfarande pågår. Måltidsverksamheten är också en kvinnodominerad verksamhet med låg genomsnittlig sysselsättningsgrad. Där har också en ökning skett men det är svårt utifrån många små enheter att kunna tillgodose högre sysselsättningsgrader, utan att det blir en kostnadsökning. De främsta anledningarna till det är att det behövs många personer under en kort tid. Dessutom finns det många geografiskt spridda enheter som gör det svårt att få stordriftsfördelar. Sysselsättningsgraden bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare ska öka från 89,8 procent till 91 procent. 90,8 % 91 % 99,78 % Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Målet bedöms vara uppnått. Måltidsenhetens arbete gör att målvärdena som gäller ekologiska inköp och säsongsanpassade grönsaker uppnås. Det finns dock en problematik i att exakt mäta andelen säsongsanpassade grönsaker och frukt som serveras inom enheterna, vilket gör att det är en uppskattning och stickprov som ligger till grund för att målvärdet ändå anses vara uppnått. Framöver behöver denna mätning utvecklas. 25 procent av kommunens inköpta livsmedel ska vara ekologiskt år Andel säsongsanpassade grönsaker och frukt ska uppgå till 80 procent. 31 % 25 % 124 % 80 % 80 % 100 % 7 Planerade förbättringsåtgärder Under det kommande året planerar alla enheter inom kommunledningskontoret att arbeta för utveckling och effektivisering av verksamheten så att förvaltningen ska kunna ge bättre stöd till verksamheterna. Förvaltningen genomför en enkät för att få ett nuläge om vad verksamheterna och politikerna tycker om enheternas service och vad som kan förbättras. Detta är första steget i ett förbättringsarbete där målet är att tydliggöra enheternas uppdrag för att kunna ge ett bättre stöd till verksamheterna framöver. Under våren kommer elektronisk nämndadministration att införas i alla nämnder utom socialnämnden, vilket innebär att handlingar endast kommer att skickas ut digitalt och alla berörda kommunpolitiker kommer att få en läsplatta. Kanslienheten kommer att fortsätta arbeta med en översyn och kartläggning av processer och gemensamma rutiner. Planer finns för ett övergripande arbete med mallar och blanketter, översyn av styrdokument och delegationsordning, dokumenthanteringsplaner, samt översyn av kommunens Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

17 webbplats. En tydlig förbättringsåtgärd för måltidsverksamheten är att minska matsvinnet. För att lyckas med det har enheten börjat att genomföra schemalagda svinnmätningar under vår och höst. Nästa steg blir att åskådliggöra resultatet och problematiken med stort svinn för matgästerna då deras hjälp behövs i arbetet med att minska svinnet. Måltidsverksamheten bör tillsammans med ansvariga fastighetsägare förbättra uppföljningen av lokaler för att tillgodose en god arbetsmiljö och undvika förelägganden. Enheternas produktioner ska ses över och planeras inför byggnationen av det nya produktionsköket. Under våren 2016 fortlöper verksamhetens utbildningssatsning för kundfokusering. För att få mer struktur, ordning och reda kommer IT- och teleenheten under 2016 att etablera den förvaltningsmodell som togs fram under 2015, samt införa ett nytt ärendehanteringssystem. Enheten håller också på att ta fram en ny modell för interndebitering av datorer. Det kommer att bli en bättre hantering av de trådlösa näten och enheten kommer att ytterligare förbättra säkerheten mot servrar och system. Enheten förbereder sig för att leverera IT till hela kommunkoncernen. Mål- och budgetprocessen 2016 är tidigarelagd, vilket innebär att mål, budget, investeringar och skattesats ska antas i kommunstyrelsen i maj. Detta kommer att påverka arbetet för ekonomienheten, då det mest intensiva arbetet med nämndernas budget kommer att ske under våren. Under 2016 kommer e-fakturor införas i Lindesbergs kommun, vilket kommer att resultera i att en del av fakturorna inkommer som e-fakturor och en del skannas som idag. Även modulen budget och prognos i ekonomisystemet kommer att börja användas i nämndernas budgetarbete under året. Ekonomerna på enheten kommer att utgöra en arbetsgrupp i införande av volymjusteringsmodell. Personalenheten ska aktivt stödja framtidens utmaning: Lindesbergs kommun är en attraktiv arbetsgivare. Det innebär att aktivt arbeta för att ge stöd till följande: - Alla chefer är trygga i sin roll dels genom ett bra stöd dels genom en säkerställd introduktion med uppföljning kontinuerligt. - Alla chefer får stöd som leder till att de är trygga i att arbeta med individuell och differentierad lön. Politikerna är insatta i lönebildningen och känner trygghet i könsneutral lön inom Lindesbergs kommun. - Att tillvarata varje medarbetares kunskap och engagemang är naturligt och leder till delaktighet i verksamhetens utveckling. Det gör att kommunen inte har några rekryteringsproblem eftersom ryktet är så positivt. Vi har trygga chefer som tillvaratar varje medarbetare, lönen är marknadsmässig och önskad sysselsättningsgrad får var och en tillgodosedd. - Kommunen har ett hälsofrämjande arbetssätt och sjukskrivningar som finns är inte arbetsrelaterade. - Genom ökad samverkan både inom och utom kommunen förbättras förutsättningarna vad gäller en så effektiv och kvalitetssäkrad verksamhet som det är möjligt att få. - Varje medarbetare är en ambassadör för Lindesbergs kommun Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse (12)

18 3. Uppföljning av internkontroll för kommunledningskontoret Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret överlämnade den 19 februari 2016 uppföljningsrapport av internkontroll för kommunledningskontoret Intern kontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Intern kontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls, genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m Kommunledningskontoret har genomfört kontrollmoment enligt antagen internkontrollplan för år 2015 med några undantag. Ett kontrollmoment som inte kontrollerats är svarstider till växeln, då det tekniskt inte gått att genomföra under Ett annat undantag är de kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Pwc har gjort en revisionsgranskning av upphandlingsverksamheten, där den interna kontrollen av hur riktlinjer och avtal följs granskats Handlingar Uppfoljningsrapport internkontroll KLK _1.pdf (inkluderad nedan) Sida 6 av 22

19 Uppföljningsrapport internkontroll Kommunledningskontor

20 1 Inledning Intern kontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Intern kontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls, genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m Kommunledningskontoret har genomfört kontrollmoment enligt antagen internkontrollplan för år 2015 med några undantag. Ett kontrollmoment som inte kontrollerats är svarstider till växeln, då det tekniskt inte gått att genomföra under Ett annat undantag är de kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Pwc har gjort en revisionsgranskning av upphandlingsverksamheten, där den interna kontrollen av hur riktlinjer och avtal följs granskats. 2 Sammanfattning av kontrollmiljön Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Inköp Dagliga rutiner inom IT Test återläsning av backup Kontroll av inaktiva inloggningskonton Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Att backup inte fungerar för våra IT-system Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa En fil från slumpmässigt valt system återläses Kontroll av inloggningskonton Svarstider i kommunväxeln Att svarstiderna blir långa Mätning av svarstid Hantering av egenkontroll Anställningsavtal Löneskuld Legitimation Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Att personer som äter maten kan bli matförgiftade Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare. Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Att rutinen gällande egenkontroll följs Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Att kontrollera förekomst att löneskuld Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation Att rätt belopp är utbetalt Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 2(10)

21 Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Utbildningsplaner Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Har utbildningsplanen för de anställda följts Behörighet och attestförteckning Att attestförteckningen inte följs Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen Fakturahantering vid representation,kurser och konferenser Egna ersättningar för kommunchef Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs Att kommunchefen attesterar egna ersättningar 3 Uppföljning och testning av internkontroll Område: Verksamhet Processer/rutiner: Inköp Risker: Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Att deltagare, syfte och kurs finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar Kontrollmoment Resultat Kommentar Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 3(10)

22 Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling Större avvikelse Det har inte gjorts en egen internkontroll av verksamheten då det har genomförts en granskning av PWC gällande upphandlingsverksamheten utifrån följande revisionsfråga: Finns det en ändamålsenlig organisationsstruktur för offentlig upphandling och är den interna kontrollen tillräcklig? I rapporten redogörs bland annat för följande: Att ramavtal inte följs och Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 4(10) kostnaderna ökar Det finns upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning men att dessa inte i alla delar efterlevs, bla avseende otillåtna direktupphandlingar och dokumentation av direktupphandlingar. Rutinerna för spridning av ramavtal inte heller är fullt ut tillförlitliga eftersom kommunens avtalsdatabas inte är uppdaterad Av kommunens rutiner för kontroll av ekonomiska transaktioner framgår bland annat att priser och villkor ska kontrolleras innan attest. Vi kan konstatera att det i flera fall inte på ett enkelt sätt går att stämma av fakturerade priser mot avtalade priser. Detta eftersom informationen i fakturorna i många fall är bristfällig samt att det görs köp som inte omfattas av gällande avtal. Vi noterar dock att granskade inköp i huvudsak har gjorts inom avtalsperioden och att det i huvudsak är avtalade varor/tjänster som köpts. Det saknas rutiner för systematisk uppföljning av köptrohet och verifiering visar på en relativt låg köptrohet, mellan 53 och 82 procent, inom de granskade områdena. Vi kan även konstatera att det görs många småinköp från ett stort antal leverantörer. Svaret i denna granskning innefattar även kontrollpunkterna: Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar

23 Risker: Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs Större avvikelse Se kommentar under kontrollmomentet Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling. Risker: Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs Processer/rutiner: Dagliga rutiner inom IT Större avvikelse Se kommentar under kontrollmomentet Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling. Risker: Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Kontrollmoment Resultat Kommentar Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa Ingen avvikelse Rutinlistan för har gåtts igenom och alla rutiner var utförda och avprickade enligt listan. Processer/rutiner: Test återläsning av backup Risker: Att backup inte fungerar för våra IT-system Kontrollmoment Resultat Kommentar En fil från slumpmässigt valt system återläses Ingen avvikelse Återläsning har gjorts av ist.db samt ist.log med lyckat resultat. Filerna har rätt storlek och ser riktiga ut. Ist.log kan man utläsa viss information ur trots att det är en databasfil. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 5(10)

24 Processer/rutiner: Kontroll av inaktiva inloggningskonton Risker: Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader Kontrollmoment Resultat Kommentar Kontroll av inloggningskonton Ingen avvikelse Har gått igenom så att inga gamla inloggningskonton finns kvar. Processer/rutiner: Svarstider i kommunväxeln Risker: Att svarstiderna blir långa Kontrollmoment Resultat Kommentar - Mätning av svarstid Inte kontrollerat Har inte kunnat utföra egna mätningar pga begränsningar i nuvarande telefonisystem. Egen mätning kommer att ske under KKiKs mätning av svarstid mot kommunhuvudnumret (81000) visar dock att: 90% av samtalen inom 30 sekunder. 6% av samtalen besvarades inom intervallet sekunder 1% av samtalen besvarades inom intervallet sekunder 2% av samtalen besvarades efter 120 sekunder 1% av samtalen besvarades inte alls Processer/rutiner: Hantering av egenkontroll Risker: Att personer som äter maten kan bli matförgiftade Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rutinen gällande egenkontroll följs Ingen avvikelse Inga fall av matförgiftning eller felserverade allergikoster har rapporterats under år Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 6(10)

25 Område: Personal Processer/rutiner: Anställningsavtal Risker: Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Kontrollmoment Resultat Kommentar Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Processer/rutiner: Löneskuld Mindre avvikelse 2 av 50 kontrollerade anställningsavtal var felaktigt registrerade. Risker: Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera förekomst av löneskuld Större avvikelse Antalet löneskulder under 12 månader var 83 stycken. Orsaken till 75 % av skulderna var att chef inte bevakat att frånvaroansökan inkommit samt för många semesterdagar beviljats. 10 % av skulderna uppstod på grund av felaktiga registreringar av personalredogörare. 11 % av löneskulderna uppstod utan att det går att påverka på grund av preliminärlöneberäkningen. Åtgärden som planeras är att tidigarelägga stoppdatum. Processer/rutiner: Legitimation Risker: Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare. Vad kan gå fel Legitimation är ett krav enlig skollagen för självständigt ansvar för undervisning och beslut om betyg Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 7(10)

26 Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation Mindre avvikelse 7 procent av lärare och förskollärare saknade legitimation. Processer/rutiner: Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker: Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Vad kan gå fel Felaktiga underlag för utbetalning av förlorad arbetsförtjänst Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt belopp är utbetalt Större avvikelse Intyg för förlorad arbetsförtjänst har kontrollerats för anställda och för företagare. Anställda inom Lindesbergs kommun har inte kontrollerats. Sex intyg utbetalade under 2015 från anställda och sex intyg utbetalade under 2015 från företagare har jämförts med ersättningsbestämmelserna för kommunalt förtroendevalda. Inga avvikelser har upptäckts bland utbetalningar till anställda. Samtliga inkomstbortfall har verifierats av arbetsgivare för varje sammanträde. Större avvikelse har upptäckts när det gäller företagare då inkomstbortfallet inte verifierats. Angivna timmar stämmer överens med angivna sammanträdesdatum och tider. Det är dock omöjligt med dagens rutiner att kontrollera företagets existens och vad det eventuella inkomstbortfallet blir. Åtgärden som planeras är att ta fram nya rutiner för egna företagare. Processer/rutiner: Utbildningsplaner Risker: Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 8(10)

27 Kontrollmoment Resultat Kommentar Har utbildningsplanen för de anställda följts Område: Ekonomi Ingen avvikelse Utbildning i livsmedelshygien ska, och har, erbjudits alla nyanställda. För tillsvidareanställa uppdateras och förnyas kunskaperna genom en utbildning vartannat år vilket också är genomfört. Processer/rutiner: Behörighet och attestförteckning Risker: Att attestförteckningen inte följs Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen Mindre avvikelse Internkontroll är gjord på attest av rekvisitioner som avser samtliga förvaltningar rekvisitioner är kontrollerade. 7 rekvisitioner saknar attest, 34 rekvisitioner är attesterade av personer som inte har beslutattest och 2 rekvisitioner saknas. Åtgärden som planeras är utökad information och utbildning. Risker: Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Större avvikelse Stickprov på 25 personer som har attesträtt i ekonomisystemet. 10 personer som granskats har för stort attestintervall på ansvarskoden i ekonomisystemet jämfört med attestförteckningen som upprättats Åtgärden som planeras är ny rutin för attestantförteckning. Processer/rutiner: Fakturahantering vid representation, kurser och konferenser Risker: Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 9(10)

28 Kontrollmoment Resultat Kommentar Att deltagare, syfte och kurs finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser Större avvikelse Både intern och extern representation har kontrollerats. 20 stycken fakturor som avser extern representation och 29 stycken som avser intern representation. Av de 20 fakturor som var externa är 6 stycken felkonterade, fakturorna avser gåvor eller intern representation. 2 stycken saknade syfte och namn på deltagarna. På 6 av fakturorna anges syftet men namn saknas. Syfte och samtliga namn finns angivna på 6 av fakturorna. På de fakturor som avser intern representation finns syfte och namn på 10 fakturor. Syfte utan namn finns angivet på 18 fakturor. De flesta av dem avser mindre belopp som är till en hel arbetsgrupp, tex fika på arbetsplatsträffar o dyl. En faktura är felkonterad. Åtgärden som planeras är nya rutiner som ska förankras i organisationen. Processer/rutiner: Egna ersättningar för kommunchef Risker: Att kommunchefen attesterar egna ersättningar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar Mindre avvikelse Kontroll av samtliga leverantörsfakturor har skett, 94 stycken under Tre avvikelser kan rapporteras. Avser två tågresor till SKL i Stockholm, samt en kursavgift. Finns underlag som styrker detta. 4 Slutsatser av uppföljning Samtliga kontrollmoment har genomförts enligt plan, förutom svarstider i växeln och de kontrollmoment som är kopplade till upphandling. Det har tekniskt inte gått att mäta svarstiderna i växeln. För de brister som framkom i revisionsrapporten om upphandling finns det förslag till åtgärder som ska behandlas av kommunstyrelsen. I de fall där det funnits en mindre eller större avvikelse har åtgärd planerats som kommer att genomföras under år Förslag till beslut Uppföljningen av internkontroll för år 2015 överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 10(10)

29 4. Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015 Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun ingår i det finska förvaltningsområdet sedan januari Detta innebär att finskspråkiga har särskilda lagstadgade rättigheter i kommunen enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk (2009:724). Kommunens åtaganden enligt denna lag godtogs i samband med beslutet om att ansöka om att bli finskt förvaltningsområde. Implementeringen av lagen är ett långsiktigt arbete påbörjades 2012 och kommunstyrelsen antog den 25 februari Verksamhetsplan för finskt förvaltningsområde. Samordnaren för finskt förvaltningsområde har sammanställt de aktiviteter som gjorts under året i en verksamhetsberättelse som inkom den 9 februari Handlingar Tjänsteskrivelse verksamhetsberättelse finskt förvaltningsområde 2015(2).pdf (inkluderad nedan) Verksamhetsberättelse för finskt förvaltningsområde 2015.pdf (inkluderad nedan) Sida 7 av 22

30

31

32

33

34

35 5. Barnkonventionen i beslutsfattning Sida 8 av 22

36 6. Verksamhetsrapportering folkhälsa 2015 Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun har tillsammans med Hällefors, Nora och Ljusnarsbergs kommun för perioden slutit avtal med Region Örebro län om samverkan för lokalt folkhälsoarbete. Avtalet innebär bland annat att kommunerna åtar sig att aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet i arbetet för att främja befolkningens hälsa och motverka barnfattigdom, att prioritera insatser för att främja barns och ungdomars livsvillkor och levnadsvanor samt att verka för äldres hälsa med utgångspunkt i de fyra hörnpelarna för ett gott åldrande. Syftet med avtalet är att genom långsiktig samverkan mellan parterna främja en god och jämlik hälsa i befolkningen. Folkhälsostrateg Linnea Hedkvist inkom den 22 februari 2016 med verksamhetsrapport för folkhälsoavtal Handlingar Tjänsteskrivelse verksamhetsrapport folkhälsoarbete 2015.pdf (inkluderad nedan) Verksamhetsrapprotering folkhälsa 2015.pdf (inkluderad nedan) Bilaga 3 - Rapport projekt Barnkonventionen 2015.pdf (inkluderad nedan) Sida 9 av 22

37 TJÄNSTESKRIVELSE Folkhälsoteamet Linnea Hedkvist Verksamhetsrapportering 2015 i enlighet med avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete, norra Örebro län Förslag till beslut Utskottet för stöd och strategi föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Verksamhetsrapporten för folkhälsoavtal 2015 godkänns. Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun har tillsammans med Hällefors, Ljusnarsbergs och Nora kommun slutit avtal med Region Örebro län för perioden om samverkan för lokalt folkhälsoarbete. Kommunerna ska senast till regionen redovisa en verksamhetsuppföljning där folkhälsoteamet/verksamhetsresurserna och uppdrag framgår, samt även: Aktiviteter och processer för att aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet för att främja en jämlik hälsa i befolkningen och motverka barnfattigdom Insatser för att främja barns och ungdomars lika livsvillkor och levnadsvanor Insatser för att främja äldres livsvillkor och levnadsvanor Insatser för att öka den folkhälsopolitiska kompetensen i den egna organisationen Insatser för att synliggöra folkhälsoarbetet i verksamhetsplaner och bokslut Samverkan med hälso- och sjukvården, Ölif med SISU idrottsutbildarna, Örebro läns bildningsförbund, Länsstyrelsen och Region Örebro län (regional utveckling) Insatser för dialog med kommuninvånarna Utvärderingar inom folkhälsoområdet Ekonomisk beskrivning Linnea Hedkvist Folkhälsostrateg Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro Lindesberg Lindesberg fax

38 TJÄNSTESKRIVELSE Folkhälsoteamet Linnea Hedkvist Verksamhetsrapportering 2015 i enlighet med avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete, norra Örebro län Bakgrund Lindesbergs kommun har tillsammans med Hällefors, Nora och Ljusnarsbergs kommun för perioden slutit avtal med Region Örebro län om samverkan för lokalt folkhälsoarbete. Avtalet innebär bl a att kommunerna åtar sig att aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet i arbetet för att främja befolkningens hälsa och motverka barnfattigdom, att prioritera insatser för att främja barns och ungdomars livsvillkor och levnadsvanor samt att verka för äldres hälsa med utgångspunkt i de fyra hörnpelarna för ett gott åldrande. Syftet med avtalet är att genom långsiktig samverkan mellan parterna främja en god och jämlik hälsa i befolkningen. Verksamhetsredovisning i enlighet med underlag Aktiviteter och processer för att aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet för att främja en jämlik hälsa i befolkningen och motverka barnfattigdom I kommunerna pågår olika aktiviteter och processer för att föra in länets folkhälsomål och kommunernas åtagande i folkhälsoavtalet i resp kommuns modeller för ledning och styrning samt verksamhetsplaner. Arbetet ska drivas via resp kommuns ledningsgrupp samt länsdelens kommunchefsgrupp i enlighet med dokument Styrning, ledning och uppföljning folkhälsoarbetet i kommunerna i norra Örebro län , se bilaga 1. Kommuncheferna har i sin roll som styrgrupp för folkhälsoteamet fastställt verksamhetsplan för 2014, se bilaga 2. Denna har även fungerat som verksamhetsplan under I Lindesbergs kommun har kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi ett uttalat ansvar för att följa folkhälsoarbetet och teamet ingår i den strateggrupp som finns i kommunförvaltningen. Samtliga fyra kommuner deltar i SKL:s mötesplats för social hållbarhet och jämlik hälsa. Folkhälsostrategen är kommunernas kontaktperson. Folkhälsoteamet deltar också i SKL:s tjänstepersonnätverk för medborgardialog samt i SKL:s nätverk för medborgardialog i komplexa samhällsfrågor. I Hällefors, Ljusnarsberg och Nora pågår revidering av översiktsplaner och i Lindesberg arbete med fördjupad översiktsplan för Frövi. I Nora och i Lindesberg pågår arbete med att ta fram grönplaner. Folkhälsoteamet deltar på olika sätt i dessa processer, allt enligt uppdrag från kommunerna. Viktiga delar är dels underlag för social hållbarhet Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro Lindesberg Lindesberg fax

39 2 och jämlik hälsa, dels kunskaps- och metodstöd för att genomföra medborgardialoger. Teamet deltar också återkommande i de plansamverkansmöten som genomförs i resp kommun. Teamet har även deltagit i arbete kring en åtgärdsvalsstudie av järnvägen genom Hällefors. I Nora kommun har teamet under hösten 2015 samordnat en större webbaserad medborgardialog som underlag för översiktsplan, miljöplan och grönplan samt även tagit fram underlag för medborgardialog för arbetet med översiktsplan i Ljusnarsbergs kommun. I Nora kommun har under året ett omfattande dialogarbete genomförts av teamet, i samverkan med BMB och BKT samt Konstfrämjandet Bergslagens projekt ArtKod, med barn och vuxna för att ta fram plats och beskrivning av en ny lekplats i Dalsta/Stensnäsområdet. Teamet har genomfört BarnGIS-kartering av Frövi tätort i årskurs 4-6 på Fröviskolan som ett underlag för arbetet med fördjupad översiktsplan Frövi. Folkhälsoteamet är på olika sätt delaktiga i de brottsförebyggande råd som finns i Hällefors, Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommun samt i Nora kommuns välfärdsråd. Under hösten/vintern 2015 har utredaren barn och unga tillfälligt fungerat som sammankallande i Lindesbergs kommuns geografiska BRÅ-grupper. Folkhälsostrategen fungerar som sekreterare i BRÅ Ljusnarsberg och Lindesberg. Folkhälsostrategen deltar också som tjänsteperson i Nora kommuns fullmäktigeberedning för välfärd samt i Lindesbergs kommunfullmäktiges målområdesberedning för demokrati och integration. I Nora kommun har folkhälsoutvecklaren fungerat som processledare i arbetet med att revidera handlingsplan mot våld i nära relationer. Folkhälsoteamet har under året deltagit i jämförelsenätverket Att mäta det omätbara i folkhälsa/barnkonvention som drivits av Karlskoga/Degerfors kommuner med stöd av Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (Mucf). Under perioden maj - december har en del av en tjänst (0,5) i teamet använts till att fortsätta det projektarbete som pågick under ett år med att arbeta fram långsiktiga strategier för att utveckla arbetet och tillämpningen av FN:s konvention om barnets rättigheter (barnkonventionen) samt att motverka barnfattigdom i länsdelen. En sammanfattning av arbetet under 2015 finns i bilaga 3. Folkhälsoteamet anlitas för att på olika möten och konferenser tala om teamets arbete och folkhälsoläget i kommunerna och länsdelen, under året bl a för Svenska kyrkan i Nora och Örebro universitets hälsoutvecklarprogram. Under 2015 har folkhälsoteamet tillsammans med kollegor i länet fungerat som referensgrupp för sex kommuner i nordvästra Skåne där vår organisationsmodell för samordnat folkhälsoarbete i Örebro län och norra länsdelen har fungerat som modell.

40 Folkhälsostrategen har på uppdrag av Nora kommun ingått i chefsgrupp för specifikt samverkansråd folkhälsa, social välfärd och vård. 3 Teamet har under året varit praktikplats för två studenter från Örebro universitets folkhälsoutvecklarprogram samt för en elev från ett gymnasium i Örebro Insatser att främja barns och ungdomars lika livsvillkor och levnadsvanor Folkhälsoteamet har sedan det bildades 2003 aktivt arbetat med barns goda livsvillkor och levnadsvanor och det arbetet fortsätter: Metod- och kunskapsstöd i kommunernas arbete med föräldraskapsstöd via t ex familjecentraler och samverkansgrupper och föräldraskapsstödsprogram. Utvärdering av familjecentralens verksamhet i Nora kommun. Metod- och kunskapsstöd i kommunernas arbete med hälsofrämjande skolutveckling genom utbildningar, föreläsningar och processarbeten i förskolor och skolor t ex arbete med värdegrund, likabehandling och allas lika värde, samarbete förskola/skola och föräldrar, bl a föräldramötesmetoder, barnkonventionen samt resultat från Liv & hälsa ung osv. Under 2014/2015 har ett särskilt utvecklingsarbetet genomförts i Lindesbergs kommuns förskolor om samarbete förskola-föräldrar inkl utvecklingssamtalet. Länsdelsnätverk för förskola resp skola F-9 som drivs av folkhälsoteamet har under 2015 haft två träffar. Målgrupp är rektorer, förskolechefer och personal inom kommunernas förskolor och skolor. Deltagande, förläsningar och ansvar för ett par seminarier i samband med skolkonvent i länsdelen. De flesta av berörda verksamheter i länsdelen deltar i länsnätverk för gymnasieskolor och fritidsgårdar som samordnas av Region Örebro län. Metod- och kunskapsstöd i länsdelens stödverksamhet för överviktiga barn och deras familjer. I Lindesbergs kommun har folkhälsoteamet tillsammans med elevhälsan, IFO och kulturenheten inventerat och tagit fram underlag och strategier för förbättrad samverkan i kommunens förebyggande arbete bland barn och unga. Folkhälsoutvecklaren har tagit fram strategier och underlag för övergripande föräldrastöd i Lindesbergs kommun. Diskussioner har förts om hur teamet fr o m 2016 kan fungera som samordnare av det övergripande barn- och ungdomsarbetet i kommunen. Teamet har under året lämnat yttranden över motioner i Lindesbergs kommun om Ungdomens Hus och Demokratidag för barn och unga.

41 Teamet har också yttrat sig ang placering av ny högstadieskola i Lindesbergs stad. Utredare barn och unga har samordnat ett processarbete för utveckling av Lindesbergs kommuns fritidsgårdsverksamhet. I Hällefors kommun har folkhälsoutvecklaren fungerat som metodstöd för ett planerat killprojekt med fysisk teater. Folkhälsoutvecklaren och utredaren barn och unga har genomfört fokusgruppsintervjuer och enkäter som underlag för utvärdering av schemalags lunch som genomförts i skolår 4-9 vid Klockarhagsskolan, Hällefors. I Nora kommun deltar folkhälsoutvecklaren och strategen i en arbetsgrupp som har uppdraget att arbeta processinriktat med att ta fram ett förslag till kostpolitiskt program, Detta har under året inneburit dialog med anställda inom vård och omsorg om måltiderna i verksamheterna. Ett förslag till kostpolitiskt program har presenterats för kommunstyrelsens ledningsutskott under året. Se även beskrivning av projekt barnkonvention och barnfattigdom, bilaga 3. I Ljusnarsbergs kommun har folkhälsoteamet fungerat som metod- och kunskapsstöd och samverkanspart till det treåriga projekt Framtidstro, hälsa och delaktighet som kommunen t o m maj 2015 genomförde med stöd av Region Örebro län. Folkhälsostrategen ingick i projektets styrgrupp och teamet deltog i den framtidsdag som anordnades för kommunens grundskolelever i januari I Ljusnarsbergs kommun har utredare barn och unga fungerat som metos- och kunskapsstöd till bildningschefen vid framtagande av plan för barnkonventionen. Under arrangerade och genomförde folkhälsoteamet tre samverkansdagar för förbättrad samverkan kring barn och unga med deltagande från kommun, Region Örebro län och Örebro läns idrottsförbund. Arbetet har resulterat i handlingsplaner för stärkt samverkan. 4 Insatser för att främja äldres lika livsvillkor och levnadsvanor I Ljusnarsbergs kommun har det äldrepolitiska programmet reviderats under året. Folkhälsoteamet har ingått i arbetsgruppen för uppdraget. I Hällefors, Lindesbergs och Nora kommun har arbeten påbörjats med att ta fram övergripande äldreplaner. Folkhälsoteamet ingår i de arbetsgrupper som har uppdraget. I Hällefors kommun har folkhälsoutvecklaren tillsammans med kollega från ÖLIF genomfört ett stort antal fokusgruppsintervjuer med personal,

42 barn, äldre och anhöriga för att ta fram underlag till viktiga insatsområden inom och utveckling av kommunens äldreomsorg. 5 I Nora kommun har arbete påbörjats med en äldreguide. I samband med den internationella äldredagen den 1 oktober har folkhälsoutvecklaren fungerat som metod- och kunskapsstöd i Nora kommun och som resusrs vid planering och anordning i Ljusnarsbergs kommun. Insatser för att öka folkhälsokompetensen i den egna organisationen Genom de ovan beskrivna aktiviteterna och aktiviteterna i länsdelen och i länet sker en kompetensutveckling för kommunernas och verksamheternas personal i det hälsofrämjande arbetet, men också genom utbildningar, föreläsningar, deltagande i och samordning av olika arbetsgrupper mm. Andra exempel är seminarier och konferenser för förtroendevalda och personal. Insatser för att synliggöra folkhälsoarbetet i verksamhetsplaner och bokslut Ett utvecklingsarbete kring folkhälsa i bokslut har bedrivits under flera år i norra Örebro läns kommuner. På uppdrag av kommunerna har välfärdsbeskrivningar tagits fram som redovisar livsvillkor, levnadsvanor och hälsa för kommuninvånarna. Folkhälsobeskrivningarna bygger dels på registerdata, dels på olika befolkningsundersökningar t ex Liv & Hälsa vuxen/hälsa på lika villkor, Liv & Hälsa Ung, SCB:s medborgarundersökningar m fl. Teamet har också vid olika sammankomster deltagit för att presentera välfärdsbeskrivningarna. samverkan inom ANDT-området Fr o m 2012 utser resp kommun i länsdelen resurspersoner i sina organisationer som fungerar som drogsamordnare, dvs som lokala kontaktpersoner för länssamordnaren och Samhällsråd T. Dessa personer ingår inte i folkhälsoteamet. Samverkan med hälso- och sjukvården, ÖLIF med SISU Idrottsutbildarna, Örebro läns bildningsförbund, länsstyrelsen och Region Örebro län Folkhälsoteamet, ÖLIF, länsbildningsförbundet och representanter från Region Örebro län träffas regelbundet för avstämning av de insatser och aktiviteter som pågår i länsdelen samt lämplig arbetsfördelning, utifrån resp folkhälsoavtal, för samtliga parter. Under hösten 2015 har även länsstyrelsen och polisen involverats i detta nätverk. Samverkan med primärvården sker bl a genom föräldraskapsstödsarbetet (familjecentraler). Folkhälsoteamet har under året deltagit i olika regionala grupper, t ex STD länsarbetsgrupp, folkhälsostrateggrupp, folkhälsoutvecklarnätverk, Arena RÖP, referensgrupp för projekt

43 Hållbart resande, länsnätverk Föräldraskapsstöd, regional fallkampanj och Demokratinätverket i Örebro län. 6 Diskussion om måluppfyllelse utifrån dialogforums handlingsplan Med anledning av ny regionorganisation har inte dialogforum för norra Örebro län sammanträtt under året. Gemensamma frågor mellan kommunerna och regionen som berör avtalen har avhandlats i Örebro läns regionala samverkansråd. Ekonomisk redovisning för 2015 finns i bilaga 4. Linnéa Hedkvist Folkhälsostrateg

44 /Linnea Hedkvist Bilaga 1 7 Styrning, ledning och uppföljning folkhälsoarbetet i kommunerna i norra Örebro län Styrdokument: Nationella folkhälsomål Folkhälsoplan Örebro län och andra regionala planer Folkhälsoavtal Kommunernas mål o planer Resp. kommun integrerar länsmålen i länets folkhälsoplan i kommunernas styrdokument och kan därmed även fastställa lokala folkhälsomål. Gemensamma resurser: Via avtalet finns ett folkhälsoteam, bestående av folkhälsostrateg, folkhälsoutvecklare samt utredare barn och unga till kommunernas förfogande. Folkhälsostrateg och folkhälsoutvecklare är anställda av kommunerna (via Nora kommun) medan utredare barn och unga är anställd av landstingets samhällsmedicinska enhet. Utöver detta finns lokala resurser för folkhälsoarbetet. Lindesbergs kommun har en drogsamordnarfunktion på halvtid vars uppdrag samordnas med folkhälsoteamets. Styrning och ledning av folkhälsoarbete och folkhälsoteam: Lokalt Resp. kommun arbetar utifrån avtal/folkhälsoplan samt integrerar mål för folkhälsoarbetet i kommuns styrdokument. Kommunernas ledningsgrupper kan ge specifika uppdrag till folkhälsoteamet. Uppdrag kan även ges av respektive förvaltning. I den mån uppdragen måste prioriteras görs denna prioritering av kommunens ledningsgrupp. Länsdelen Kommunchefsgruppen utgör styrgrupp och får regelbunden (minst 2 ggr per år) återkoppling av folkhälsoteamet hur arbetet fortlöper enligt folkhälsoplan och avtal. Tar även under hösten årligen ställning till och prioriterar gemensamma åtaganden och aktiviteter i form av en handlingsplan för folkhälsoteamet. Enligt avtalet ska kommunerna i länsdelen och landstinget säkerställa att det finns ett gemensamt dialogforum för utbyte av erfarenheter och uppföljning av regionala och lokala folkhälsomål. Till detta dialogforum adjungeras representanter för övriga parter som har folkhälsoavtal med ÖLL; ÖLIF med SISU idrottsutbildarna och Örebro läns bildningsförbund I dialogforumet utarbetas lokala handlingsplaner med uppföljningsbara mål för länsdelen. Uppföljning och utvärdering: Lokalt De lokala målen följs upp årligen på det sätt respektive kommun bestämmer. Länsdelen Kommunchefsgruppen och Dialogforum följer årligen upp den länsdelsgemensamma samverkansdialogen.

45 Enligt avtalet ska kommunerna i länsdelen och landstinget gemensamt utvärdera insatser utifrån avtalet. Samhällsmedicinska enheten ska bidra med resurser för utvärderingen. 8

46 Bilaga 2 9

47 10

48 11

49 Bilaga 3 Projekt 2015 barnkonvention och barnfattigdom Sammanställning 1 februari 2016 Folkhälsoteamet i norra Örebro län Anton Olofsson

50 Innehåll 1. Inledning Projektet Genomförda aktiviteter under projektperioden Lindesbergs kommun Hällefors kommun Ljusnarsbergs kommun Nora kommun Diskussion Syfte, mål och måluppfyllelse Framtiden Läs mer från projektet... 8

51 1. Inledning Kommunerna i norra Örebro län har via folkhälsoteamet under den andra hälften av år 2015 ( ) haft en projektanställning (0,5 tjänst) med inriktning FN:s konvention för barnets rättigheter (barnkonventionen) och barnfattigdom. Fokus har varit på att fortsätta det arbete som påbörjats i det tidigare projektet ( ) med samma inriktning (se punkt 3.3 Läs mer från projektet). Tidigare projekttjänst 2013/2014 I folkhälsoteamet har en projekttjänst funnits under perioden för att stärka kommunernas strategiska och tillämpade arbete med barnkonvention och barnfattigdom. En sammanställning av arbetet under projektåret har upprättats samt i denna finns även förslag till fortsatt arbete inom området. Folkhälsoavtal och regional folkhälsoplan Kommunerna i norra Örebro län har ett avtal med Region Örebro län för perioden om samverkan för lokalt folkhälsoarbete. Viktiga utgångspunkter i avtalet är att samverka för god hälsoutveckling, angripa den ojämlika fördelningen av hälsa, verka för god hälsa hos barn och ungdomar, verka för hälsosamt åldrande samt stärka det hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbetet. Enligt avtalet ska kommunerna aktivt använda samhällsplanering och kommunal verksamhet för att främja en jämlik hälsa i befolkningen och aktivt motverka barnfattigdom. Kommunerna ska också prioritera insatser för att främja barns och ungas livsvillkor och levnadsvanor. Avtalet bygger på den folkhälsoplan för Örebro län som antogs av landstingsfullmäktige. I folkhälsoplanen finns länsmål antagna, bland annat att Örebro län ska vara ett barnvänligt län som följer FN:s konvention om barnets rättigheter samt att barnfattigdomen ska minska. Projekttjänsten är ett av flera sätt att uppnå dessa åtaganden. Modell för barnrättsarbete Sveriges Kommuner och Landsting använder folkhälsoteamet i norra Örebro som ett av flera exempel på hur man kan jobba aktivt med barnrättsarbete. Arbetet utgår från att stärka barnets rättigheter med stöd från ett folkhälsoteam. Folkhälsoarbetet bygger på ett samverkansavtal mellan kommunerna Nora, Hällefors, Ljusnarsberg och Lindesberg samt Region Örebro län. Arbetssättet är flexibelt och anpassat efter verksamheternas förutsättningar och önskemål i de olika kommunerna. Barnkonventionen De fyra grundprinciperna i barnkonventionen handlar om alla barns lika värde och rättigheter. Ingen får diskrimineras (artikel 2), att barnets bästa ska komma i främsta rummet vid alla åtgärder som rör barnet (artikel 3), varje barns rätt till liv, överlevnad och utveckling (artikel 6) samt barnets rätt att bilda och uttrycka sina åsikter och få dem beaktade i alla frågor som berör honom eller henne (artikel 12). Som barn räknas alla människor under 18 år. I december 2010 antogs en nationell strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige (Regeringskansliet, 2011). Strategin utgår från barnkonventionen och består av nio principer som uttrycker grundläggande förutsättningar för att stärka barnets rättigheter i Sverige. All lagstiftning som rör barn ska utformas i överensstämmelse med barnkonventionen Barnets fysiska och psykiska integritet ska respekteras i alla sammanhang 3

52 Barn ska ges förutsättningar att uttrycka sina åsikter i frågor som rör dem Barn ska få kunskap om sina rättigheter och vad de innebär i praktiken Föräldrar ska få kunskap om barnets rättigheter och erbjudas stöd i sitt föräldraskap Beslutsfattare och relevanta yrkesgrupper ska ha kunskap om barnets rättigheter och omsätta denna kunskap i berörda verksamheter Aktörer inom olika verksamheter som rör barn ska stärka barnets rättigheter genom samverkan Aktuell kunskap om barns levnadsvillkor ska ligga till grund för beslut och prioriteringar som rör barn Beslut och åtgärder som rör barn ska följas upp och utvärderas utifrån ett barnrättsperspektiv Barnfattigdom Av Rädda Barnens årsrapport 2015 över barnfattigdom i Sverige framgår att andelen barn 0-17 år i hushåll med låg inkomststandard och/eller försörjningsstöd 2013 var 19,2 % i Hällefors, 16,8 % i Lindesberg, 16,6 % i Ljusnarsberg och 12,8 % i Nora kommun. Motsvarande andel för länet var ,4 % och i riket 12,0 %. Barnombudsmannen (2014) skriver i sin tilläggsrapport till FN:s kommitté för barnets rättigheter angående Sveriges femte periodiska rapport : Utvecklingen mot att allt fler barn lever i relativ fattigdom innebär en ökad risk för social utsatthet och marginalisering för många barn. Studier visar att barn som lever i ekonomiskt utsatta familjer har en ökad risk för fysisk och psykisk ohälsa, sämre utbildningsresultat och lägre framtida inkomster. Den ekonomiska utsattheten har också negativa konsekvenser för barnens sociala liv och relationer. Dessutom löper barn i socioekonomiskt utsatta familjer en större risk att drabbas av olyckor och skador. Barn till ensamstående föräldrar, i synnerhet till ensamstående mödrar, och barn med utländsk bakgrund har det ofta sämre ställt ekonomiskt. Den ekonomiska familjepolitiken, som består av behovsprövade bidrag, generella bidrag och försäkringar, har fått minskad betydelse för utjämningen av inkomstskillnader. Om detta inte kompenseras genom olika åtgärder riskerar barns marginalisering och sociala utanförskap att öka. 2. Projektet Projektet startade i maj 2015 och projektledaren har varit en del av folkhälsoteamet i norra Örebro län och arbetat på uppdrag av och i nära samverkan med kommunerna. Nedanstående syfte och mål är hämtade från projektbeskrivningen. Syfte Syftet med projekttjänsten är att med utgångspunkt från beskrivningen ovan fortsätta att utveckla arbetet i kommunernas nämnder, styrelser, förvaltningar och verksamheter med barnkonvention och barnfattigdom i enlighet med folkhälsoavtal och länets folkhälsoplan. Långsiktigt mål Det långsiktiga målet är att kommunerna har genomsyrande mål, strategier och arbetsplaner för sitt arbete med FN:s konvention för barnets rättigheter samt för att motverka barnfattigdom. Mål, 4

53 strategier och arbetsplaner ska också överensstämma med den nationella strategin för att stärka barnets rättigheter i Sverige. Inga barn ska heller behöva leva i ekonomiskt utsatta familjer, det vill säga i barnfattigdom. Förväntat resultat och mål under projekttiden Utvecklad kunskap om och tillämpning av barnkonvention och ekonomisk utsatthet bland beslutsfattare verksamheter. Utvecklat arbete med barnkonventionen och utvecklat arbete mot barnfattigdom genom analys av vilka åtgärder och insatser som behövs och kan genomföras för att fördjupa och förstärka arbetet inom områdena barnkonvention och barnfattigdom. Fortsatt implementering av åtgärder och insatser i förvaltningar, nämnder och verksamheter. Projektarbetet kompletterar pågående arbete i förvaltningar och nämnder och förankras i respektive verksamhet för att uppnå förväntat resultat. 2.1 Genomförda aktiviteter under projektperioden Vid samtliga möten med skolor, familjecentraler och annan personal har det medtagits och delats ut skriftlig information om barnkonventionen. Alla har också fått en affisch där konventionens artiklar kortfattat beskrivs, att ha som ett stöd i sin verksamhet. 2.2 Lindesbergs kommun På Brotorpsskolan genomfördes, efter samråd med skolans rektor, en enkät bland eleverna i årskurs 4-6 där syftet var att mäta deras upplevelser att kunna påverka och uttrycka sina åsikter (artikel 12). Enkäten genomfördes även av lärarna för samma årskurser och resultatet ska fungera som grund för hur lärarna och eleverna kan jobba vidare med aktuella frågor. I slutet på januari 2016 återfördes resultatet till klasserna och de fick en genomgång på PowerPoint, samt möjlighet att kommentera och ställa frågor om svarsresultaten. Vid tillfället gavs varje klass skriftliga exemplar av enkätsvaren, både lärarnas, elevernas och den PP-presentation som användes. I november fick elever i årskurs 4-6 på Fröviskolan genomföra en Barn-GIS, där de på kartor fick markera ut farliga/otrevliga platser, favoritplatser, ställen där de brukar vara på sommaren/vintern samt ge förslag på hur utemiljön i Frövi kan förbättras. Detta gjordes som en del i den utökade medborgardialogen för fördjupad översiktsplan för Frövi. Träff med familjecentralen i Lindesberg, för att informera varandra om tänkbara utbildnings- /utvecklingsinsatser för verksamhetens personal. 2.3 Hällefors kommun I oktober informerades ledningsgruppen för bildning om skolmaterial om barnkonventionen, samt vilka möjligheter som finns för att anordna utbildningsdagar för personal och ledning i samverkan med folkhälsoteamet i norra Örebro län. 5

54 I september hölls en heldag med utbildning om barnkonventionen för kommunens förskolepersonal. Dagen inleddes med en gemensam kort genomgång om barnkonventionens historia och syfte. Därefter delades personalen in i grupper som tillsammans fick välja ut frågeställningar kopplade till barnkonventionens fyra huvudartiklar; 2, 3, 6 och 12. Grupperna innehöll personal från olika delar av förskoleverksamhet och tillsammans fick de ta upp problemsituationer som man ställts eller kan ställas inför och lyfta hur man bör eller kan hantera dem. Den efterföljande utvärderingen visade att personalen uppskattat dagen, och framför allt att tid avsattes till att grundligt få ha gruppdiskussioner om barnkonventionens artiklar och tillhörande dilemman och lösningar. 2.4 Ljusnarsbergs kommun Under september månad fanns det möjlighet att via kommunens hemsida lämna synpunkter till den nya översiktsplan som är på gång för kommunen. För att få in svar från de yngre åldersgrupperna gjordes ett särskilt brevutskick till kommunens gymnasieungdomar, födda I utskicket fanns en kortare beskrivning varför kommunen vad översiktsplanen syftade till, samt varför deras svar var viktiga att få in. För att göra tillgången till undersökningen lättare bifogades även en QR-kod som ungdomarna kunde skanna via sina mobiltelefoner. Cirka 240 ungdomar nåddes av utskicket, och målgruppen kunde efter avslutad insamlingsperiod ses som väl representerad i undersökningen. Under hösten 2015 planerades även att genomföra en Barn-GIS för barnen i åk 4-6 för att ta reda på deras uppfattningar om sin närmiljö och eventuella förbättringar. Denna fick dock av olika skäl ställas in och genomfördes således aldrig. I oktober genomfördes en workshop om barnkonventionen för kommunstyrelsen och chefsforum, som leddes av Elizabeth Englund från Sveriges kommuner och landsting. 2.5 Nora kommun I augusti hölls en halvdags utbildning om barnkonventionen för kommunens förskolechefer och rektorer. Tillsammans fick de en kortare genomgång om barnkonventionens historia, framväxt och innehåll följt av grupparbete, där de fick diskutera frågor kopplade till sin verksamhet utifrån barnkonventionens huvudartiklar (2,3,6 och 12). På familjecentralen Pirayan i Nora hölls under hösten ett utbildningstillfälle för personalen, där de fick en kort genomgång av barnkonventionen, samt diskutera hur de använder den i praktiken och vilka frågeställningar de ibland ställs inför. Vid ett inflytandeforum i oktober för elever i åk 4-9 fick eleverna en introduktion till barnkonventionen. 3. Diskussion På grund av den relativt korta och begränsade tidsperiod som tjänsten varit tillsatt är det svårt att tillstå att några större förändringar har genomförts i berörda verksamheter. Projekttjänsten har dock 6

55 bidragit till att frågan om barns rättigheter hållits aktuell och kunnat lyftas i flera olika sammanhang. De utbildningstillfällen som arrangerats har varit uppskattade och så har även rapporterats i de tillhörande utvärderingarna. 3.1 Syfte, mål och måluppfyllelse Fokus under projektperioden har varit att försöka fortsätta arbetet med barns rättigheter i linje med de områden som tidigare projekt markerat ut som viktiga. Framför allt har förmedlandet av grundläggande kunskaper om barns rättigheter till förtroendevalda och tjänstemän varit en stor del av arbetet. Dessa tillfällen, dagar och halvdagar har varit mycket uppskattade av deltagarna och de har själva vid flera tillfällen lyft vikten av att belysa barnrättsfrågor i sin verksamhet. Däremot vittnar de också om att det ibland kan vara svårt att avsätta tiden för dessa kompetenshöjande insatser. Föregående projekt pekade också på avsaknaden av ett fungerande inflytandeforum där barn och unga kan göra sin röst hörd. I Nora hölls ett första inflytandeforum under hösten 2015, vilket är ett steg på vägen, men formen för forumet och hur det som avhandlas ska återkopplas kan utvecklas i framtiden. Under projektperioden genomfördes även andra aktiviteter för att samla in de ungas röst, såsom utskicket till gymnasieungdomar angående översiktsplanen i Ljusnarsberg, Barn-GIS-kartorna för åk 4-6 på Fröviskolan och enkäten om elevdemokrati på Brotorpsskolan årskurs 4-6. Hösten år 2015 innehöll också en historiskt kraftig ström av asylsökande, vilket påverkade såväl Sverige nationellt som Örebro läns fyra norra kommuner. Den höga tillströmningen av framför allt barn i olika åldrar har onekligen inneburit en påfrestning på den kommunala verksamheten. Flera gånger har de verksamheter som kontaktats tvingats tacka nej till samverkans- och utbildningsinsatser för tillfället, eftersom de gjort bedömningen att annan verksamhet behövt prioriteras före. Detta är förståeligt, och sett till det anmärkningsvärda läget har det på sina håll därför inte funnits utrymme att genomföra några större insatser under projektperioden. Samtidigt har det sällan varit mer aktuellt att belysa barns rättigheter än nu, då många av de unga som kommer till Sverige är ensamkommande barn från konfliktdrabbade områden. Den ständigt aktuella barnfattigdomsfrågan har inom projektperioden tyvärr inte lyfts tillräckligt. Det har förts diskussioner med kommunala beslutsfattare och tjänstemän om att en strategi för att motverka barnfattigdom behövs, men det har stannat vid diskussioner. 3.2 Framtiden För kommande insatser inom området barnkonvention/barnfattigdom rekommenderas att fortsätta arbeta vidare med kompetenshöjande insatser inom flera olika verksamheter. Frågan om barns rättigheter är ständigt aktuell och behöver återkommande lyftas och diskuteras. De stora dragen innefattar fortfarande vissa kommuners avsaknad av handlingsplaner och strategier för att motverka barnfattigdom. Inom det området finns fortfarande stora förbättringsmöjligheter. Den procentuella andelen barn i ekonomiskt utsatta hushåll tillhör länets högsta i några av norrkommunerna, varför en handlingsplan för att hantera och kompensera detta behövs. Likaså finns det ett behov kontinuerligt granska och påtala barns rätt att höras i olika sammanhang. Det kan handla om fysisk planering, LVU-utredningar eller demokratiska processer i skolan. 7

56 3.3 Läs mer från projektet Nedan beskrivna dokument är material kopplat till projektet och finns att tillgå hos folkhälsoteamet. Enkät elevdemokrati Brotorpsskolan åk 4-6 Barn-GIS Fröviskolan åk 4-6 rapport Projekt barnkonvention och barnfattigdom Sammanställning 29 aug

57 7. Verksamhetsplan folkhälsa 2016 Ärendebeskrivning Folkhälsostrateg Linnea Hedkvist inkom den 22 februari 2016 med förslag till verksamhetsplan för Folkhälsoteamet i Norra Örebro län Handlingar verksamhetsplanering 2016 revidering pdf (inkluderad nedan) Sida 10 av 22

58 VERKSAMHETSPLAN FOLKHÄLSOTEAMET NORRA ÖREBRO LÄN 2016 (FASTSTÄLLD AV STYRGRUPPEN 2016-XX-XX) Vision och övergripande mål: Regional utvecklingsstrategi med tillhörande sektorsplaner Region Örebro län Folkhälsoplan med folkhälsopolitiska mål län Region Örebro län Länsstrategi för ANDT-förebyggande arbete i Örebro län Länsstyrelsen i Örebro län Hällefors kommun Lindesbergs kommun Ljusnarsbergs kommun Nora kommun Inriktningsmål: Avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete mellan Hällefors kommun, Ljusnarsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Nora kommun och Region Örebro län

59 Aktiviteter 2016 Vem? Hällefors kommun Barn och unga - Barnperspektiv och Barnets perspektiv i den kommunala verksamheten, möte med kultur- och fritidsverksamheten planeras, utbildning för politiken? - Förskolan likabehandling 8/1 2016, sammanställning - Utvärdering av lunch på schemat - Stöd i arbetet med psykisk hälsa bland unga utanför - Handlingsplan barnfattigdom? - Killprojekt? Peter Peter Susann, Peter Alla Linnéa Susann Föräldrastöd - medverkan i föräldrastödsgrupp - FMC? Mötesplats? samverkan övriga kommuner norr - Familjeguide, utveckla på webben? Susann Linda Integrationsarbete - Revidera policy, lyfta in barnperspektiv efter påpekande från KPMG Linnéa, Peter ANDT samordning Linda Äldres hälsa - Äldreplan och äldreguide - Kundnöjdhet i omsorgen ÖP och Grönplan - Delta i projektgrupper utifrån delaktighet och inflytande samt social hållbarhet - medborgardialog skola och publika möten januari mars - Sammanställa resultat webenkät - Torgutveckling? Susann Susann Linnéa Alla Linnéa Linnéa Folkhälsobeskrivning Linnéa

60 Aktiviteter 2016 Vem? Lindesbergs kommun Samordna ett strategiskt barn och unga arbete, skapa en röd tråd - Barnkonventionen, beslut KS 1999, kf Barnperspektiv i beslut - Ungdomspolitisk strategi, beslut Kf Dialog med ledningen i förskolan - Fritidsgårdarna, nätverk - Brotorpsskolan, uppföljning av enkät elevdemokrati? - Björkhagaskolan, värdegrundsarbete - Handlingsplan barnfattigdom - Ungas aktiviteter, kultur och fritid - EU-projekt skolavhopp - Aktivitetsansvar Skapa ett samordnat föräldrastöd, röd tråd FMC förskola-skola-ame- SFI, samverkan övriga kommuner norr - BK på FMC vt Familjeguide, utveckla på webben Linda Peter Peter, Linnea Peter Peter Peter Peter Peter Linnéa Linda Linda Linda Susann och Linda ANTD samordning Linda BRÅ arbetet - Stora BRÅ, arbetsgrupper Linnéa, Linda Projekt Norrsken, integrationsprojekt med region Örebro län och studieförbund, FH teamets roll? - Flyktingguide - Samverkan ideella sektorn Äldres hälsa - Äldreplan och äldreguide - Kultur för äldre Alla Susann Susann Anhörigstöd Susann LSS plan Susann Kommunfullmäktiges målområdesberedning demokrati och integration - tjänstepersonstöd Linnéa Strategiskt arbete - Delta i strateggrupp - Folkhälsobeskrivning Linnéa

61 Samhällsplanering FÖP i Frövi samt grönplan - medborgardialoger - Fröviskolan, återkoppling av dialog Linnéa Linnéa Social hållbarhet workshop med utskottet för stöd och strategi Sociala risker - Sociala investeringsfonder Linnéa Aktiviteter 2016 Vem? Ljusnarsbergs kommun Barn och unga - Handlingsplan barnkonvention - Samverkansdagarna fortsättning 2016? - Handlingsplan barnfattigdom Peter Alla Linnéa Föräldrastöd? samverkan övriga kommuner norr Susann ANDT samordning Linda Samhällsplanering ÖP och Grönplan - Delta i arbetsgrupper - Medborgardialog, sammanställa webenkät - Dialog skolgården Kyrkbackskolan Linnéa Linnéa Linnéa Medborgardialog komplexa samhällsfrågor Linnéa BRÅ - tjänstepersonstöd Linnéa Projekt Norrsken, integrationsprojekt med region Örebro län och studieförbund, FH teamets roll? Alla Folkhälsobeskrivning kf 3 maj Linnéa EU-projekt #jagmed Peter, Linnéa PRIO-pengar 2016 psykisk och sexuell hälsa Peter LSS-plan Susann

62 Aktiviteter 2016 Vem? Nora kommun Barn och unga - Barnkonventionen i skolan utifrån möte aug BK i hela kommunen - Dalsta/Stensnäs lekplats - Inflytandeforum barn och unga - Referensgrupp barn och unga kultur- och fritidsaktiviteter - Ledarskap i klassrummet - Kulturkompetens förskola/skola - Lägesbeskrivning barnfattigdom Föräldrastödsarbetet - Utveckla FMC, samverkan övriga kommuner norr - Familjeguide, utveckla på webben Peter Peter Linnéa Peter Linnéa Peter Peter Linnéa Susann Susann Integrationsarbete - Flyktingguide Linnéa, Linda Samhällsplanering ÖP och grönplan - Delta i projektgrupper - Medborgardialog Linnéa Linnéa Kommunfullmäktiges beredning för välfärd - tjänstepersonstöd Linnéa Välfärdsråd - tjänstepersonstöd Linnéa Kostpolitiskt program - Återkoppling - Utbildning Våld i nära relationer VINR - handlingsplan pågår (klart januari) - ev fortsättning med aktiviteter i aktivitetsplan Susann Susann Susann Susann Medborgardialog, ledning och styrning? Linnéa Äldres hälsa - äldreplan - äldreguide Susann Susann Välfärdsbeskrivning? Avvakta! Linnéa

63 ANDT samordning Linda Aktiviteter 2016 Vem? Övergripande länsdelen Utbildning medborgardialog? (önskemål Lindesberg) Nätverk medborgardialog SKL BUSA? Feriearbeten? Ljusnarsberg intresserade Nätverk FC/föräldrastöd Nätverk förskola/skola Länsnätverk Fritidsgårdar Länsnätverk gymnasiet Nätverk elevhälsa Länsdelsgrupp: ÖLIF, ÖLBF, Polis, VC, Folktandvård, Länsstyrelsen, RÖL Länsdelsgrupp HoS, Linda Sandberg Regionsamverkan Stöd till BMB - Bevaka möjlighet till projektmedel samhällsplanering - Tillgänglighetsarbete Utveckla samverkan i folkhälsoarbetet med ideella sektorn Länsdelsgemensam handlingsplan våldsbejakande extremism Demokratinätverk Kommentarer: Planen diskuterad med ledningsgruppen i Lindesberg den 13 januari. Återkoppling den 8 juni. Planen diskuterad med ledningsgruppen i Ljusnarsberg den 8 februari. Återkoppling den 2 maj Planen diskuterad med ledningsgruppen i Nora den 15 februari. Återkoppling den 29 augusti

64 8. Information om kostverksamheten Föredragande: Louise Auer Sida 11 av 22

65 9. Medfinansiering av Bergslagsakademin steg 2 Ärendebeskrivning Intresseföreningen Bergslaget inkom den 15 februari 2016 med en ansökan om kronor i kontanter och kronor i form av arbetstid för att medfinansiera det fortsatta arbetet med att bygga upp en Bergslagsakademi. Bergslagsakademin är ett initiativ från kommunstyrelseordförandena i Skinnskatteberg, Norberg, Fagersta, Avesta, Smedjebacken och Hedemora kommun. Man såg ett behov av att tydliggöra Bergslagen som en spännande och kunskapsintensiv utvecklingsregion och ville därför starta upp en tankesmedja med arbetsnamnet Bergslagsakademin. Målet med Bergslagsakademin är att stimulera till samtal och samverkan, aktiviteter för kompetensutveckling, nytänkande och som en arena där nya idéer kan testas och kreativa möten kan hållas. Siktet är inställt på att ta ett samlat strategiskt grepp kring framtidsfrågorna för Intresseföreningen Bergslagets medlemmar Handlingar Bergslagsakademin steg pdf (inkluderad nedan) Sida 12 av 22

66 p Dnr 2016/59

67

68

69

70

71 10. Rapport Integrationsstrateg Sida 13 av 22

72 11. Rapport Integrationskoordinator och projekt Norrsken Handlingar Projekt Norrsken - stöd till nyanlända från_1.pdf (inkluderad nedan) Sida 14 av 22

73 FÖREDRAGNINGSPM 1 (4) ORGAN SAMMANTRÄDESDATUM Regionstyrelsen Norrsken - projekt för att stödja nyanlända Diarienummer: Handläggare: Tommy Larserö Sammanfattning En utredning har färdigställts med syfte undersöka om det finns gemensamma åtgärder eller förbättringar som kan genomföras för att förbättra samhällsservicen till nyanlända men också underlätta arbetsbelastningen för de verksamheter som får problem att klara sina uppdrag och som behöver stöd. Utredningen avgränsades i detta skede till situationen i Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommuner. Utredningen föreslår att ett tvåårigt projekt benämnt Norrsken genomförs tillsammans med Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommuner med syfte att stimulera, engagera, stödja och samordna civila samhället i aktiviteter för nyanlända. Projektet ska även bidra till att engagera nyanlända för aktiviteter för sina landsmän men också i att främja kontaktytan med svenska medborgare. Projektet förslås starta i början av Ärendebeskrivning Antalet personer som söker asyl i Sverige och Örebro län har ökat mycket kraftigt under I länet fanns det 1 januari asylsökande och 19 november 2015 hade antalet ökat till 6971 varav 955 är under sju år. Denna volymökning påverkar en rad olika samhällsfunktioner. Ljusnarsbergs och Lindesbergs kommuner var de kommuner i länet som för flera år sedan fick en stor andel asylsökande men även under 2015 haft en ytterligare volymökning. På uppdrag av regiondirektören och kommuncheferna i Lindsberg och Ljusnarsbergs kommuner startades under senvåren 2015 en utredning med syfte undersöka om det finns gemensamma åtgärder eller förbättringar som kan genomföras för att förbättra samhällsservicen till nyanlända men också underlätta arbetsbelastningen för de verksamheter som får problem att klara sina uppdrag och som behöver stöd. Utredningen har i detta skede avgränsats till situationen i Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommuner. Intervjuer och workshops har genomförts med involverade aktörer från Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Länsstyrelsen, ABF, Vuxenskolan, Röda korset, Region Örebro län, verksamhetsansvariga inom Lindesbergs kommun och Ljusnarsbergs kommun för att identifiera hur man uppfattar situationen men också vad de tycker att man kan förbättra. Många förbättringsområden och aktiviteter lyftes i utredningen men de förbättringsområden som prioriterades var följande; - viktigt satsa på första året, - engagera nyanlända, - stimulera till ett ökat engagemang i civila samhället, - satsa på en funktion som kan driva på och samordna goda insatser.

74 FÖREDRAGNINGSPM 2 (4) ORGAN SAMMANTRÄDESDATUM Regionstyrelsen Första året Viktigt påbörja insatser tidigt i form av svenskundervisning, samhällsorientering och aktivering/sysselsättning. Engagera nyanlända. I flera situationer kan effekter bli bättre om landsmän/kvinnor informerar och stödjer/hjälper varandra. Ett gott exempel är Hälso- och kulturkommunikatörer där kvinnor stödjer andra kvinnor från samma kulturbakgrund i samband med förlossning och perioden därefter med syfte att få en jämlikare vård och för att öka hälsan hos invandrarkvinnor. Civila samhället. Det finns många föreningar och medborgare som både vill och kan bidra med olika insatser för att stödja nyanlända och främja en positiv integrationsprocess. På olika håll i landet tas initiativ där inte myndigheter är inblandade t.ex Invitationsdepartementet - en aktivitet som mäklar ihop en svensk med en nyanländ person. Invitationsdepartementet handlar kort och gott om minnesvärda måltider med nya middagssällskap där mat, språk och möten är det centrala. Samordnare/koordinator. En samordnare kan stimulera civila samhället till insatser men också samordna medborgares och föreningar/organisationers initiativ för att informera-stödja-aktivera nyanlända. Samordnare kan kartlägga, organisera, söka finansiering, medverka till att undvika friktioner och lösa flaskhalsar. Samordnarens arbete kan vara endel i det folkhälsoarbete som Region Örebro län och kommunerna genomför. Förslag Projekt Norrsken. Syfte Förbättra situationen för nyanlända och främja integrationsprocessen med särskild fokusering på gruppen asylsökande. Geografiskt område Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommuner. Resurs Två samordnare/koordinatorer anställs som ska arbeta i Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommuner. Uppdrag/Aktiviteter: Stimulera, engagera, stödja och samordna civila samhället i aktiviteter för nyanlända. Engagera nyanlända för aktiviteter för sina landsmän men också i att främja kontaktytan med svenska medborgare. Medverka i myndighetssamverkan mellan statliga, regionala och kommunala aktörer. Bidra till att utveckla goda exempel på aktiviteter, t.ex. Språkvän/språkguide, Invitationsdepartementet, Hälso- och kulturkommunikatörer. Samverka med norra länsdelens folkhälsoteam. Tidplan Projektet pågår i två år med driftstart snarast möjligt från och med 1 januari Finansiering Kostnaden för 2 tjänster inklusive lokalkostnad fördelas med en tredjedel var mellan Region Örebro län, Lindesbergs kommun och Ljusnarsbergs kommun.

75 FÖREDRAGNINGSPM 3 (4) ORGAN SAMMANTRÄDESDATUM Regionstyrelsen Arbetsförmedling och Migrationsverket bidrar med egen tid i projektet. Projektägare Region Örebro län, Lindesbergs kommun och Ljusnarsbergs kommun är projektägare. Lindesbergs kommun och Ljusnarsbergs kommun är anställningsmyndighet för varsin tjänst. Arbetsförmedlingen och Migrationsverket medverkar som projektdeltagare. Uppföljning Senast ska en uppföljning av projektet redovisas för projektägarna. Konsekvenser för miljö-, barn- och jämställdhetsperspektiven Utifrån ett barn- och jämställdhetsperspektiv är det positivt med insatser som bidrar till en bra integrationsprocess, där både barn och vuxna kan involveras i föreningar och samhällets fritids aktiviteter. Utifrån miljöperspektiv finns inga märkbara konsekvenser. Ekonomiska konsekvenser Kostnaden för två tjänster inklusive kringkostnader för lokal samt två bilar beräknas på helår uppgå till ca 1,4 miljoner kronor. Kostnaderna för var och en av projektägarna blir därmed 450 tusen kronor Uppföljning Senast ska en uppföljning av projektet redovisas för projektägarna Underlag Utredningen Nyanlända - stöd från kommunerna och Region Örebro län, projekt Norrsken Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag för projekt Norrsken under förutsättning att Lindesbergs och Ljusnarsbergs kommun tar likartat beslut, att gå in som en tredjedels projektägare och finansiär samt att avsätta 450 tusen kronor kr för projektet Norrsken för Finansiering ska ske genom ianspråktagande av det statsbidrag som Region Örebro län erhåller för asylsökande. Örebro den 26 november 2015 Rickard Simonsson

76 FÖREDRAGNINGSPM 4 (4) ORGAN SAMMANTRÄDESDATUM Regionstyrelsen Delges: Regionkansliet, ekonomistaben Lindesbergs kommun Ljusnarsbergs kommun Arbetsförmedlingen Migrationsverket

77 12. Rapport Miljöstrateg Sida 15 av 22

78 13. Rapport IT-Strateg Sida 16 av 22

79 14. Rapport Arkivverksamheten Sida 17 av 22

80 15. Val av arkivansvarig Kommunstyrelsens verksamhetsområde Sida 18 av 22

81 16. Rapport Kommunal ledningsplats Sida 19 av 22

82 17. Meddelanden Handlingar HAMED pdf (inkluderad nedan) Beslutsparagraf(34).pdf (inkluderad nedan) Sida 20 av 22

83 MEDDELANDEN (händelser) Utskottet för stöd och strategi Sida 1 (1) Lindesbergs kommun Kansliavdelningen Riktning Hid Besl.inst Info Ärendemening Diarienr Sammtr.dat Notering Handläggare Ut USS KS 22/ Kommunens kvalitet i korthet, KKiK 2015 servicemätning via telefon och e-post 2015/573 AKK Winess Bardeli Datasystem :53 Antal:1 HAMED

84 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsen KS 22 Dnr. 2015/573 Kommunens kvalitet i korthet, (KKiK) 2015 servicemätning via telefon och e-post Beslut Resultatet i Kommunens Kvalitet i Korthet överlämnas till samtliga nämnder och kommunstyrelsens utskott för att nämnden/utskottet kan prioritera vilka områden som verksamheten ska analysera vidare för att sätta in åtgärder för att förbättra resultatet. Ärendebeskrivning För sjätte året i rad deltog Lindesbergs kommun i Sveriges Kommuner och landstings (SKL) jämförelse Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Syftet med KKiK är bland annat att kommuner ska använda måtten som en del i styrningen och verksamhetsutvecklingen samt i dialogen med invånarna. KKiK har medborgarfokus och är till för att kommunens invånare ska kunna se vilken kvalitet kommunen har inom olika verksamhetsområden. Nämnderna, utskotten och kommunfullmäktiges målområdesberedningar kan också använda resultat i sin dialog med medborgarna. Meddelas för åtgärd: Samtliga nämnder Tillväxtutskottet Utskottet för stöd och strategi Justerande Utdragsbestyrkande

85 18. Revidering av utvecklingsstrategin Föredragande: Malin Sjöberg Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog år 2013 utvecklingsstrategi för åren Strategin är indelad i sex målområden med sammanlagt 15 inriktningsmål. Med anledning av att utvecklingsstrategin upphör att gälla efter år 2016 behöver en revidering göras. Syftet med projektet är att se över nu gällande inriktningsmål och indikatorer. Inriktningsmålen ska utvärderas genom mätbara indikatorer. Projektet ska leverera ett förslag till utvecklingsstrategi med högst 15 inriktningsmål. En utgångspunkt är att antalet mål inte ska öka, eftersom en effektiv resultatstyrning förutsätter få mål. Kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi är styrgrupp i arbetet och den kommunövergripande analysgruppen med tjänstemän från olika förvaltningar är arbetsgrupp. Kommunchefens ledningsgrupp är referensgrupp. Förslag till ny utvecklingsstrategi ska lämnas till kommunstyrelsen för antagande senast i mars 2016 och kommunfullmäktige i april Den nu gällande utvecklingsstrategin remitterades till samtliga politiska partier för synpunkter till den 15 september Efter att arbetsgruppen sammanställt ett förslag med utgångspunkt från remissvaren hölls ett dialogcafé med styrgruppen, samt samtliga nämndordförande och gruppledare i kommunfullmäktige. Utifrån synpunkterna på dialogcaféet tog arbetsgruppen fram ett nytt förslag som godkändes av styrgruppen och remitterades till samtliga nämnder och Linde Stadshus AB för synpunkter. Den nya förslaget innehåller 10 inriktningsmål. Innan förslaget överlämnas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande ska styrgruppen ta ställning till inkomna remissvar och föreslå målvärden på indikatorerna. Kommunstrategen överlämnade en sammanställning av nämndernas och Linde Stadshus ABs synpunkter den 22 februari Sida 21 av 22

86 18.1. Handlingar Tjänsteskrivelse revidering utvecklingsstrategi USS februari pdf (inkluderad nedan) Förslag till ny utvecklingsstrategi 2017 med målvärden 6.pdf (inkluderad nedan) Sida 22 av 22

87 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Malin Sjöberg Tfn: Dnr. 2015/280 Utskottet för stöd och strategi Revidering av utvecklingsstrategin Förslag till beslut Förslaget till ny utvecklingsstrategi överlämnas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. Sammanfattning Kommunfullmäktige antog år 2013 utvecklingsstrategi för åren Strategin är indelad i sex målområden med sammanlagt 15 inriktningsmål. Med anledning av att utvecklingsstrategin upphör att gälla efter år 2016 behöver en revidering göras. Syftet med projektet är att se över nu gällande inriktningsmål och indikatorer. Inriktningsmålen ska utvärderas genom mätbara indikatorer. Projektet ska leverera ett förslag till utvecklingsstrategi med högst 15 inriktningsmål. En utgångspunkt är att antalet mål inte ska öka, eftersom en effektiv resultatstyrning förutsätter få mål. Kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi är styrgrupp i arbetet och den kommunövergripande analysgruppen med tjänstemän från olika förvaltningar är arbetsgrupp. Kommunchefens ledningsgrupp är referensgrupp. Förslag till ny utvecklingsstrategi ska lämnas till kommunstyrelsen för antagande senast i mars 2016 och kommunfullmäktige i april Den nu gällande utvecklingsstrategin remitterades till samtliga politiska partier för synpunkter till den 15 september Efter att arbetsgruppen sammanställt ett förslag med utgångspunkt från remissvaren hölls ett dialogcafé med styrgruppen, samt samtliga nämndordförande och gruppledare i kommunfullmäktige. Utifrån synpunkterna på dialogcaféet tog arbetsgruppen fram ett nytt förslag som godkändes av styrgruppen och remitterades till samtliga nämnder och Linde Stadshus AB för synpunkter. Den nya förslaget innehåller 10 inriktningsmål. Innan förslaget överlämnas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande ska styrgruppen ta ställning till inkomna remissvar och föreslå målvärden på indikatorerna. Bakgrund Att ha en utvecklingsstrategi med väl formulerade inriktningsmål som har mätbara och påverkbara indikatorer gör att det blir bättre kvalitet i kommunens arbete med ledning och styrning. Väl formulerade och tydliga inriktningsmål ökar också förutsättningarna för att nämndernas mål blir tydliga och distinkta. Eftersom en strävan finns att målen ska vara Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro Lindesberg Lindesberg fax