ETT ARBETSMATERIAL FÖR ATT STÖDJA HÅLLBART OCH HÄLSOFRÄMJANDE LEDARSKAP I VARDAG OCH FÖRÄNDRING

Transkript

1 ETT ARBETSMATERIAL FÖR ATT STÖDJA HÅLLBART OCH HÄLSOFRÄMJANDE LEDARSKAP I VARDAG OCH FÖRÄNDRING Lotta Dellve & Andrea Eriksson Ladda ner arbetsmaterialet Ladda ner rapporten med fördjupad beskrivning och referenser: Högskolan Borås; Styrning, Organisering och Ledning 2016:1

2 Kunskapen om betydelsen av psykosociala arbetsförhållanden för hälsa är (hyfsat) robust Flertal studier om hälsosatsningar Men komplicerat att applicera systematiskt utvecklingsarbeten idag rör snarare effektivitetsfokus

3 Idag behövs utveckling som integrerar fokus på arbetsförhållanden med effektivitet- och kvalitet NYTT ARBETSMATERIAL RIKTAT TILL CHEFER (AFA) Hälsofrämjande och hållbart ledarskap i vardag och förändring Arbetsmaterial som struktur - dialog som metod Teori, forskning och arbetssituationen Övningar Reflektioner Utvecklar, systematiserar, situationsberedskap Program - valda delar Kunskapsunderlag i rapport Interaktiv webbutbildning eller fysiska träffar 6 halvdagar Intensivversioner med ledningsgrupper

4 CONTENT - MULTICOMPONENT KEY FACTORS FOR HEALTH AND SUSTAINABILITY AT DIFFERENT LEVELS CHRONO MACRO SOCIETAL MESO ORGANISATION MICRO WORK-HOME INDIVIDUAL Bronfenbrenner, 1999; Bone, 2015; Dellve & Eriksson, 2016 TRENDS: GLOBALIZATION, DIGITALIZATION, POLARIZATION DEVELOPMENTS: ORG, GROUP, INDIVID REGULATIONS AND POLICY GOVERNANCE: TRUST - CONTROL SYSTEMATIC OHS MANAGEMENT INTEGRATED PERSPECTIVES COORDINATON AND COMMUNICATION DISTRIBUTED LEADERSHIP ORGANIZATIONAL PRECONDITIONS JD-C: CONTROL DEMANDS SUPPORT, INFLUENCE ER-I: EFFORT REWARD (IM)BALANCE JUSTICE: PROCEDURAL, RELATIONAL ILLIGITIMATE TASKS INTENSE REORGANIZATIONS HEALTH, WELLBEING WORK ENGAGEMENT

5 SUSTAINABILITY BY BRIDGING LEVELS THROUGH MANAGERIAL WORK AND ORGANIZING CHRONO CHRONO INTEGRATING VALUES: IND - PROF - PATIENT - ORG - SOCIETAL PERSPECTIVES: WORK ENVIRON QUALITY OF CARE EFFICIENCY CHRONO MACRO SOCIETAL MESO ORGANISATION COMMUNICATING AND COORDINATING BALANCED, RELATIONAL LOGICS OF TRUST vs CONTROL SYSTEMATIC OHS MANAGEMENT CHANGE MANAGEMENT DISTRIBUTED LEADERSHIP ORGANIZATIONAL PRECONDTIONS MICRO WORK-HOME APPROACHING LEADERSHIP SERVANT, RELATION-FOCUS AUTHENTIC, TRANSFORMATIONAL INDIVIDUAL ORGANIZING FOR JOB-CRAFTING WORK CONDITIONS, WORK CLIMATE Bronfenbrenner, 1999; Bone, 2015; Dellve & Eriksson, 2016 HANDLING STRATEGIES FOR INDIVID RECOVERY

6 METODIK - FORM Arbetsmaterial som struktur - dialog som metod Kopplar samman teori, forskning och den reella arbetssituationen Kortföreläsningar, texter Övningar dialogfrågor Utvecklar, medvetandegör, systematiserar, situationsberedskap Program eller valda delar Forskarstöd Intern HR+FHV FHV Intern HR Ledargrupp Ledargrupp Ledargrup Ledargrupp Ledargrupp

7 METODIK kombinerar kunskap om implementering, hållbar utveckling och hälsofrämjande. Stödja integrerad kunskap, medvetenhet och handling - Observera, identifiera och minska risker, hinder, motstånd - Stärka resurser och ge dessa större utrymme Individen Gruppen - Organisationen Erfarenhet Handlingsstrategier Ledarskap Gruppklimat Kommunikation Socialt kapital Basstrukturer Föruts. & resurser Styrning

8 Teman Hälsa & Arbetsengagemang Vad är hälsa och arbetsengagemang? Vad är må bra och välbefinnande? Hälsoarbetets olika inriktningar Ledarskap för välbefinnande & engagemang Ledarskapets betydelse Förutsättningar för välbefinnande & engagemang Riskfaktorer på arbete Job crafting, stödjande faktorer och resurser på arbetet Gränslöshet i engagemang Medvetenhet - Egenkontroll Strategier för balans och återhämtning Att leda utvecklingsarbete Hur kan vi leda framgångsrikt hälso- och arbetsmiljöarbete? En lärande organisation främjar hälsan Ledarskap: synsätt och strategier i hälsoarbetet Medarbetarskap: initiativ, ansvar och samarbete Struktur i hälso- och arbetsmiljöarbetet Plattform för utveckling av hälso- och arbetsmiljöarbete Hållbar verksamhetsutveckling Övergripande mål på individ-, grupp- och organisationsnivå Aktiviteter på individ-, grupp- och organisationsnivå Årsplanering och uppföljning Hur ska vi mäta och utvärdera hälso- och arbetsmiljöarbetet? Uppföljning av handlingsplaner

9 Forskningsprojekt Utbildningsprogram i Sjukvården Utvärdering av utbildningsinsatser i 6 olika chefsgrupper Totalt ca 35 vårdarbetsplatser Intervjuer med chefer och processledare Enkäter till chefer och medarbetare före och efter utbildning Utbildningsgrupper: Deltagare: Enhetschefer, verksamhetschefer och andra nyckelpersoner Processledare: FHV, HR och forskare Upplägg: Ca 6 träffar och en uppföljningsträff Metod: Teori, dialog, övningar och reflektion Arbetsmaterialet: Alla avsnitt, med mer eller mindre betoning på delar

10 RESULTAT AV INTERVENTIONER RESULTAT FRÅN ENKÄTER Arbetsplatser som har arbetat aktivt med arbetsmaterialet: Ökningar av dialog om arbetsmiljö- och verksamhetsutvecklingsarbete Ökningar av arbetstillfredsställelse och arbetsengagemang (hängivelse) Olika mönster hur ledarskapskvalité utvecklades

11 Resultat Intervention Att arbeta aktivt enligt arbetsmaterialet avgörande! Medarbetare vid arbetsplatser som arbetat aktivt skattar i högre utsträckning: Förbättringar i psyksocial arbetsmiljö Bättre planering av arbete Förbättrad vårdkvalitet Ökad arbetstillfredsställelse bland medarbetare

12 Processutvärdering Förankring av interventionen på alla nivåer i arbetsorganisationen. Fungerade och kompletterande samverkan mellan FHV- och HR-parter. God samverkan och stöd av forskarna i projektet till processledare och andra nyckelaktörer inom arbetsorganisationen. Deltagande chefers egna tydliga prioritering och avgränsning i arbetet utifrån interventionerna.

13 Resultat chefsenkät En majoritet av chefer anger att utbildningen påverkat deras ledarskap och deras arbete med verksamhetsutveckling till en viss grad. Resultaten från chefsenkäten indikerar att ett ökat organisatoriskt stöd som erhålls från HR/FHV och chefskollegor spelar roll för chefers egen arbetstillfredsställelse.

14 INNEHÅLL ARBETSMATERIALET

15 ATT MÅ BRA OCH ATT HA HÄLSOSAMT ARBETSENGAGEMANG K Eriksson

16 Övning A: Hur mår vi på arbetsplatsen idag? Hur mår vi idag? Var och en reflekterar över hur man mår, det vill säga var man befinner sig i hälsokorset. För en dialog om nuläget och vad vi tillsammans kan göra för att vi alla i gruppen ska må bättre eller fortsätta må bra.

17 RÖRLIGHET STABILITET RÖRLIGHET-STABILITET I RUMMET Äventyrlighet Hemmahörande Bestående breddande I TIDEN Framtidsriktning Här-och-nu Förnyelse MELLANMÄNSKLIGT Dragningskraft Släktskap och tillhörande Ömsesidig komplementaritet STÄMNINGSLÄGE Spänning och önskan Fredlig Flerdimensionell uppfyllelse IDENTITET Jag kan Jag är Ökande kontinuitet KROPPSLIGT Vitalitet Bekväm Grundat vibrerande Galvin & Todres, 2011

18 ARBETSPLATSENS KÄNSLA AV SAMMANHANG Efter Antonovsky, 1990; Hanson, 2004; Nilsson 2011 Begriplighet Kunskap om Omvärlden Organisationens historia och organisation Arbetsinnehållet Egna rollen Förändringar Återkoppling från chefen, kollegor, klienter Hanterbarhet Resurser och stöd Material, verktyg, människor Tydlig organisation och riktlinjer Påverkansmöjligheter Arbetstakten Arbetets planering Kompetens Yrkeskunnande Social kompetens Kommunicera Ork Fysisk, psykisk Distansering, pauser Meningsfullhet Motivation Visioner, Mål Rimliga löner, förmåner Värderingar Etik och moral Centrala värderingar Rättvis behandling Positiva upplevelser Relationer: kollegor/chef Trevlig miljö, Trivselaktivteter Humor Variation i arbetet Självkänsla Reflekterande Öppenhet Helhetsbild av arbetet Tillåtande, harmoniskt klimat som ger möjlighet till flexibilitet och ansvarstagande Uppskattning och berikande socialt klimat

19

20 Arbetsengagemang Form av välbefinnande Kraft och energi Entusiasm och hängivenhet Flow känsla av välbefinnande när man arbetar fokuserat mot ett mål Bakker & Demerouti

21 + Arbetsengagemang - Utbränd Energisk Uthållig Aktiv Stolthet Hängivelse Inspiration Uppmärksam Kvicktänkt Klartänkt Likgiltighet Meningslöshet Uppgivenhet Ofokuserad Rastlös Lättdistraherad Schaufili & Bakker

22

23 JOB CRAFTING ATT OPTIMERA SIN ARBETSSITUATION ATT BYGGA KAPACITET OCH STRUKTURER SOM GÖR DET BRA FÖR MÅNGA

24 ATT LEDA OCH BYGGA EN HÄLSOSAM OCH HÅLLBAR ARBETSSITUATION

25 Resurser som har stor betydelse för hälsa och engagemang: Rättvisa i procedurer och relationer Hög grad av egenkontroll Erkännande för arbetsinsatser Rollklarhet Förutsägbarhet Tydlig organisationsstruktur, tydliga mål, god uppföljning av mål Utvecklingsmöjligheter Ett bra ledarskap kan påverka direkt eller stärka resurser Socialt stöd (från kollegor, chef, organisatoriska stödresurser)

26 STÖD Efter Langfort

27

28 Övningar Att leda och bygga en hälsosam arbetssituation

29 REFLEKTERA Resurser och krav i min egen arbetssituation Vilka resurser har betydelse för att jag ska kunna optimera min arbetssituation? Vilka krav kan vara stimulerande? När är de alltför utmanande och övergår till att bli tyngande krav? Vilka resurser behöver stärkas? Resurser och krav vid min arbetsplats Vilka resurser har betydelse för att mina medarbetare ska kunna optimera sin arbetssituation? Vilka krav kan vara stimulerande för mina medarbetare? När är de alltför utmanande och övergår till att bli tyngande krav? Vilka resurser behöver stärkas?

30 Övning C: Arbetsengagemang Reflektera över och fyll i nedan vilka resurser och utmaningar som är viktiga och behöver utvecklas (a) för dig som chef (b) på den enhet du leder?

31 Påbörja ett arbete med arbetsplaner Anteckna vilka resurser som behöver stärkas och vilket stöd som behöver utvecklas vid din arbetsplats utifrån övningarna och reflektionerna i det här avsnittet. Använd vad du kommit fram till som utgångspunkt för att konkretisera mål och aktiviteter för att stärka resurser (hälsofrämjande insatser) med övningarna L O på sidorna 52 55!

32 MINSKA, MOTVERKA OCH FÖREBYGGA RISKFAKTORER I ARBETET

33 EGEN OCH ANDRAS BALANS FÖR HÅLLBARHET GENUSPERSPEKTIV INDIVID OCH ORGANISATION BALANS I ARBETET OCH I LIVET Segmentering Integrering Rollkonflikt Rollberikning Egenkontroll, medvetenhet Gränssättning - Accepterande

34 Egen medvetenhet Betydelse för återhämtning Flexibilitet, tillgänglighet och ett högt engagemang egenskaper som värderas, efterfrågas och ofta krävs av chefer Medveten om egna resurser och om den tid och energi man lägger på olika aktiviteter i arbetet Förhålla sig till gränslösa krav och hålla kontroll på att återhämtningen blir tillräcklig och regelbunden. Dålig egenkontroll kan leda till obalans i individens arbete i form av tidsbrist, överengagemang, utebliven återhämtning och stressrelaterad ohälsa.

35 Praktiskt arbete Stöd och interaktion med medarbetare Administrativt arbete Strategiskt arbete En hjälpsam chef hugger i praktiskt när det behövs En chef ska vara minst lika duktig på praktiskt arbete som sina underställda En bra chef är alltid tillgänglig En bra chef ställer alltid upp En bra chef har en personlig relation till alla medarbetare En bra chef sköter allt pappersarbete noga En bra chef går inte hem förrän dagens arbete är klart En strategisk chef är med i alla nätverk En bra chef är med på alla möten En bra chef ÄR chef 24 timmar om dygnet En bra chef är respekterad och efterfrågad

36 Övningar Strategier för balans och återhämtning

37

38 Reflektera Hinner du med dina arbetsuppgifter? Om inte, hur kan du tänka, prioritera och omfördela? Hur är dina gränser? Fasta, lösa, genomsläppliga, situationsanpassade, förhandlingsbara, föränderliga? Vilka värderingar, normer och situationer hos dig själv och på arbetet påverkar förhållningssätten? Är det något område som du skulle vilja förändra din gränssättning inom? Vilket? Vad hindrar dig? Vad behöver du för att komma vidare?

39 Övning F: Skapa medvetenhet, egenkontroll och balans i arbetsdagen Faktisk och önskad tidsanvändning. Rita din tidsanvändning en vanlig dag på arbetet i cirklarna nedan. Är någon av bitarna för stor? Vad hindrar dig att göra den mindre? Är någon av bitarna för liten? Vad hindrar dig att göra den större? Så här är det oftast - Så här vill jag ha det - Så här är/tolkar jag uppdraget

40 Medarbetare kommer med ett problem ATT LEDA HÅLLBART UTVECKLINGSARBETE Du frågar vad hon/han tror eller anser Du berättar hur hon/han ska göra Medarbetaren lär sig söka lösningar Medarbetaren vet att du vet Medarbetaren tar ökat ansvar Medarbetaren låter dig sköta tänkandet

41 Den coachande ledarnas viktigaste uppgifter Gå till botten med problem Ställa frågor Se med egna ögon Experimentera Lära Koordinera Lära ut standard Undersöka avvikelser Utmana standard Reflektea Bygga gemensam vision Värna kunden Gemensamt lärande Kommunicera visuellt Stötta individen Samspela Förbättra Stimulera kreativitet Ta till vara förslag Undanröja problem Hitta grundorsak Plan-Do-Check-Act Fråga & utmana Berglund, IVF

42 Ledarnas vanligaste uppgifter Frågor: Säga vad som ska göras Kan medarbetarna själva förstå? Går det att göra enklare? Kan man skapa automatik? Frågor: Lösa akuta problem Går det att undanröja problemet för gott? Kan systemet ta hand om problemen automatiskt? Sköta administration Frågor: Skapar detta värde? Kan det göras enklare? Kan någon annan göra det? Berglund, IVF

43 Berglund, IVF Medarbetare kommer med ett problem Du frågar vad hon/han tror eller anser Du berättar hur hon/han ska göra Medarbetaren lär sig söka lösningar Medarbetaren vet att du vet Medarbetaren tar ökat ansvar Medarbetaren låter dig sköta tänkandet

44 Övningar Att leda hållbart utvecklingsarbete

45 REFLEKTERA Vilka drivkrafter och motkrafter finns i utvecklingsarbetet? Vilka behöver stärkas, minskas? Hur reagerar dina medarbetare när utvecklingsarbete initieras? Vad beror deras reaktioner på? Vad kan du göra för att minska de upplevda hoten? Hur kan du bättre knyta an till dina egna såväl som dina medarbetares drivkrafter? REFLEKTERA Reflektera över hur din kommunikation med medarbetare kan innebära ökat ansvarstagande och motivation till utveckling.

46 HÅLLBARA BASSTRUKTURER OCH VERKSAMHETSUTVECKLING

47 Omvänt värdefokus Medarbetare och chefer som utför arbete med integritet och värdighet Prioriteringar: Förbättringar av kvalitet och arbetsmiljö Prioriteringar: Effektivitet och målstyrning Omvänd värdepyramid Verksamhet inom budgetramar Hållbarhet Efter Orvik & Axelsson 2012

48 GODA PRAKTIKER SOM KOORDINERAS VÄL GER HÅLLBARA RESULTAT Vårda och utveckla arbetsrelationer Dela ansvar och ledning Smidigt och uthålligt arbete över gränser Brett och aktivt deltagande i gemensamt arbete Goda relationer Gemensamma mål Generöst bjuda på kunskap Ömsesidig respekt God kommunikation Frekvent Rätt tid Riktig information Fokus på arbetet Hög kvalitet, säkerhet och klientnöjdhet Smidiga och effektiva arbetsprocesser Arbetstillfredsställelse och professionell utveckling Efter Hoffer Gittell 2009

49 Efter Dellve et al 2016

50 Distribuerad ledning Aktiva projekt/processägare som ställer krav, skapar förutsättningar och följer upp resultaten ur ett hållbarhetsperspektiv Stratetgisk styrning som ställer krav och styr mot effekter som inkluderar balans mellan effektivitet, god kvalitet och arbetshälsa Nära aktivt ledarskap, professionell styrning som är kunnig och medveten om hållbar verksamhetsutveckling. Som organiserar, engagerar och motiverar Engagerade medarbetare som aktivt deltar i att föreslår, pröva och genomföra förändringar av arbete Kund styrning Kunder/brukare som får möljighet att delge sina upplevelse av kvalitet Efter Svensson; Halvarsson Lundkvist

51 INTEGRERA MED ANDRA UTVECKLINGSARBETEN NULÄGESANALYS KARTLÄGGNING VÄRDERING UPPFÖLJNING ANPASSNING ANALYS: STYRKOR, SVAGHETER, BEHOV BESLUT OM ÅTGÄRDER: STORA OCH SMÅ STEG IMPLEMENTERING

52 ENKEL BASSTRUKTUR I HÄLSO- OCH ARBETSMILJÖARBETET NIVÅ MÅL TYP AV INSATS EFFEKTER Hälsofrämja Förebygga Rehab Individ Grupp Jan Nov Dec Feb Okt Mars Sept April Aug Maj Juli Juni Organisation

53 Övningar Hållbara basstrukturer och verksamhetsutveckling

54 REFLEKTERA Arbetar vi med hälsofrämjande frågor, det vill säga frågor som syftar till att stärka förutsättningar för hälsa och inte bara undvika risker? Hur har vi organiserat arbetet med hälsofrämjande frågor, förebyggande frågor och mer rehabiliterande insatser? Hur systematiskt arbetar vi med verksamhetsutveckling? Vilka utvecklingsarbeten pågår? Hur kan vi integrera och knyta an hälso- och arbetsmiljöarbete till pågående verksamhetsutveckling? Kan vi lägga till dimensioner av hälsa och arbetsmiljö så att det utvecklingsarbete som genomförs blir mer hållbart? Fördjupa och konkretisera med övningarna K, L, M, N och O på sidorna

55 REFLEKTERA Hur mår din personal? Hur vet du det? Hur får du reda på om de inte mår bra? Behöver du mäta indikatorer på hälsa? Vad kan inte mätas men bedömas ändå? Vilka forum, metoder och verktyg använder vi för att få information om arbetet och arbetsmiljön? Kan vi använda våra befintliga data och forum bättre, och mer knutet till våra mål och aktiviteter? Sker uppföljning av mål och aktiviteter på arbetsplatsträff och i samverkansgrupper? REFLEKTERA Hur och var visualiserar och illustrerar vi hälso- och arbetsmiljöarbetet? Hur och var visualiserar och illustrerar vi pågående utvecklingsarbeten? Hur kan vi använda visualisering för att skapa bredare engagemang i viktiga frågor?

56 Övning J: Distribuerad, delad ledning Utgå ifrån ett pågående eller planerat utvecklingsarbete vid din arbetsplats. Reflektera över om utvecklingsarbetet leds och styrs på ett balanserat och integrerat sätt. Kan ledningen och styrningen behöver vidareutvecklas i något avseenden för att bli mer hållbart?