Affärsetisk kod. HCI-0389 Rev B

Transkript

1 Affärsetisk kod HCI-0389 Rev B

2 ATT VARA EN PÅLITLIG PARTNER Våra vägledande principer Integritet, öppenhet och ansvar karaktäriserar vår affärsverksamhet. Att bedriva affärsverksamheten med integritet är viktigt för att upprätthålla förtroende och trovärdighet hos våra kunder, partner, anställda, aktieägare och andra intressenter. Förtroende och trovärdighet kräver av oss att vi skall vara öppna om hur vi bedriver vår verksamhet men innebär samtidigt att vi måste skydda affärstillgångar och individers personliga integritet. Det är viktigt att vi alla bidrar till en öppen atmosfär i affärsmässiga sammanhang. Vår affärsetiska kod är vårt löfte att bedriva vår affärsverksamhet och vår kommunikation med marknaden på ett öppet och uppriktigt sätt. Det förväntas av oss att företaget ska skötas i enlighet med principerna i den här koden. Alla från medlemmarna i styrelsen och koncernledningen till varje enskild anställd ska ta ansvar för att leva upp till dessa normer. Den affärsetiska koden avspeglar företagets åtagande att bedriva affärsverksamhet på ett ansvarsfullt sätt, och omfattar: att vara ansvarstagande samhällsmedborgare att respektera mänskliga rättigheter i hela affärsverksamheten att säkerställa hälsa och säkerhet att arbeta för hållbar utveckling att stödja FN:s Global Compact-principer enligt vad som anges i Uppförandekoden Koden innehåller också regler för alla individer som, under Hexatronics ledning, utför arbete för Hexatronic, eller vid Hexatronics anläggningar, oavsett om det är som anställd av Hexatronic eller av en underleverantör, eller som privat entreprenör, och omfattar: att se till att tillämpliga lagar, regler och förordningar alltid följs att bidra till att uppgifter i finansiella rapporter och annan offentlig kommunikation är fullständiga, rättvisande, exakta, begripliga och offentliggörs i rätt tid att hantera intressekonflikter på ett lämpligt sätt att skydda och använda företagets egendom på rätt sätt att skydda icke offentlig information

3 Vårt ansvar för att följa koden Alla som arbetar för Hexatronic måste läsa koden, stödja och arbeta i linje med företagets åtaganden och de interna regler som sammanfattas i koden liksom alla tillämpliga lagar. Dessutom måste vi följa Hexatronics policyer, direktiv och instruktioner. Försummelse kan resultera i disciplinära åtgärder inklusive uppsägning och/eller civil- och straffrättsligt ansvar. Vi lägger ännu större ansvar på våra ledare. Genom sitt agerande ska de visa att det är viktigt att följa koden. Det är avgörande att föregå med gott exempel och att vara tillgänglig för anställda som har frågor om etik eller som vill rapportera överträdelser av koden. Ledare ansvarar för att koden respekteras och används i organisationen och får inte blunda för oetiskt uppförande. Att rapportera överträdelser Att rapportera överträdelser Personer som arbetar för Hexatronic Anställda och andra personer som arbetar under Hexatronics arbetsledning eller vid Hexatronics anläggningar uppmuntras att rapportera sådant agerande som de, i god tro, uppfattar som överträdelse av lagar eller av den affärsetiska koden till sin chef. Om chefen är inblandad i ärendet eller om chefen inte kan eller inte har hanterat frågan på ett tillfredsställande sätt, bör anställda rapportera till en högre chef. Leverantörer, kunder och andra parter Leverantörer, kunder och andra parter som har en relation till Hexatronic kan rapportera misstanke om överträdelser av lagar eller av den affärsetiska koden till ledningen för den lokala affärsverksamheten eller i enlighet med lokalt etablerade rutiner. Chefer förväntas hantera rapporterade överträdelser på ett seriöst sätt och arbeta för en tillfredsställande lösning, i linje med våra värderingar och våra processer, samt i enlighet med lokal lagstiftning och regulatoriska krav. Hexatronic kommer inte att acceptera någon diskriminering av eller vedergällning mot anställda som i god tro har rapporterat misstänkta överträdelser.

4 ATT BEDRIVA ANSVARSFULLT FÖRETAGANDE företagets åtagande Alla som arbetar för Hexatronic ansvarar för att hantera frågor om samhällsansvar, inklusive mänskliga rättigheter, hälsa och säkerhet samt miljöfrågor, på ett professionellt sätt och i sitt dagliga arbete, beakta företagets åtagande för att bedriva affärsverksamheten på ett ansvarsfullt sätt. Vår skyldighet som ansvarstagande samhällsmedborgare Vi tror att kommunikation är ett grundläggande mänskligt behov som bidrar till ekonomiskt välstånd och social rättvisa och kan bidra till att hitta lösningar för att uppnå en hållbar utveckling. Vi vill att vår teknik skall vara en god kraft i världen och negativa inverkningar av den minimeras. Det är viktigt att agera på ett socialt och etiskt ansvarsfullt sätt och vi arbetar för att vara ansvarstagande medborgare i de samhällen där vi bedriver verksamhet. Vi bryr oss om människorna som tillverkar och underhåller till våra produkter och tjänster världen över. Hexatronic förbinder sig att upprätthålla de tio principerna i FN:s initiativ Global Compact, som täcker områdena mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och antikorruption. Dessa principer är grunden för vårt förhållningssätt till att bedriva ansvarsfull affärsverksamhet. Det är viktigt att Hexatronics varumärke alltid förknippas med respekt för mänskliga rättigheter, rättvisa och säkra arbetsvillkor samt etisk och miljömässigt hållbar affärsverksamhet. Att respektera mänskliga rättigheter i hela affärsverksamheten Hexatronic respekterar alla internationellt erkända mänskliga rättigheter, däribland den s.k. International Bill of Human Rights (vilken omfattar FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna och FN:s internationella konventioner om medborgerliga och politiska rättigheter respektive ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter) och ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet, som behandlar föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar, tvångsarbete, barnarbete och icke-diskriminering. Vi arbetar aktivt för att införa FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter i vår affärsstyrning. Vi ska i alla sammanhang sträva efter att följa principerna i de internationellt erkända mänskliga rättigheterna, även när vi står inför motstridiga krav. Vi är medvetna om de utmaningar som finns för vissa mänskliga rättigheter i det uppkopplade samhället, t ex rätten till yttrandefrihet och rätten till respekt för privatlivet, och påverkan på andra rättigheter som kan bli resultatet av att teknik missbrukas. Vi arbetar aktivt för att minimera sådana risker och utmaningar.

5 Integritet och säkerhet är viktiga delar i Hexatronics produkter och tjänster. Vi samordnar våra produkt- och affärsprocesser för att säkerställa respekt för de mänskliga rättigheterna avseende privatliv och yttrandefrihet i våra produkt- och tjänsteverksamheter. Hälsa och säkerhet Hexatronic arbetar för att bibehålla en god arbetsmiljö baserat på medvetenhet, förebyggande arbete och omtanke. I vårt dagliga arbete samarbetar vi med våra kunder, leverantörer och andra intressenter för att tillgodose en säker och hälsosam arbetsmiljö. Vi visar vårt engagemang genom dokumenterad verksamhetsstyrning som resulterar i att lämpliga åtgärder vidtas. Genom att tillämpa detta strukturerade arbetssätt, agerar vi som en ansvarskännande arbetsgivare och söker skydda liv och hälsa för alla som arbetar för Hexatronic samt skyddar Hexatronics och våra kunders affärsintressen och varumärken. Engagemang för hållbar utveckling Hexatronic engagerar sig för och stödjer en hållbar samhällsutveckling, vilket innebär en utveckling som uppfyller behoven i nutid utan att äventyra kommande generationers möjlighet att uppfylla sina behov. Vi definierar hållbarhet som långsiktig social rättvisa, ekonomiskt välstånd och minskad miljöpåverkan. Hexatronic ska eftersträva att utveckla, producera och erbjuda produkter, tjänster och lösningar med bästa hållbarhetsprestanda. Vi ska fortsätta arbeta för att minska negativa effekter av vår verksamhet och maximera de positiva verkningarna av vår teknik för att möjliggöra en hållbar samhällsutveckling. Vi ska förbättra kunskapen och medvetenheten om hållbarhet bland våra anställda och arbeta proaktivt med våra intressenter i aktiviteter som har positiv social, miljömässig och ekonomisk påverkan på människor, affärsverksamhet och samhälle. Vi ska även samarbeta med våra leverantörer för att säkerställa lämplig hållbarhetsstandard i våra leverantörsled. Uppförandekoden I syfte att respektera mänskliga rättigheter och främja rättvisa anställningsvillkor, säkra arbetsförhållanden, ansvarsfullt miljöarbete och hög etisk standard baseras vår uppförandekod på FN:s Global Compact-principer och ska tillämpas i företagets hela verksamhet, inklusive produktions-, leverantörs- och serviceleden för Hexatronics produkter och tjänster. Uppförandekoden fastställer att: Alla anställda bör ges frihet att fredligt och lagligt bilda och ansluta sig, eller inte ansluta sig, till fackföreningar som de väljer själva samt ges rätt att förhandla kollektivt. Hexatronic accepterar inte barnarbete. Ingen anställd får diskrimineras till exempel på grund av ras, hudfärg, kön, sexuell läggning, civilstånd, graviditet, föräldraskap, religion, politisk uppfattning, nationalitet, etnisk tillhörighet, socialt ursprung, social status, tillhörighet till urbefolkning, funktionshinder, ålder eller fackligt medlemskap, eller någon annan diskrimineringsgrund som skyddas i lokal lag.

6 Alla anställda ska känna till de grundläggande villkoren och förutsättningarna för sin anställning. Alla anställda med samma erfarenheter, prestationer och kvalifikationer ska få likvärdig lön för likvärdigt arbete i jämförelse med andra som utför samma arbete under liknande arbetsförhållanden. Anställdas hälsa och säkerheten på arbetsplatsen skall alltid prioriteras. Detta gäller hela arbetsmiljön. Varje anställd hos Hexatronic ansvarar för att respektera och främja uppförandekoden (Code of Conduct), och varje enhet och företag inom Hexatronic, så väl som varje chef, ansvarar för att säkerställa att Hexatronics anställda behandlas enligt uppförandekoden. Leverantörer och deras underleverantörer ska vara skyldiga att följa uppförandekoden och för att kontrollera efterlevnaden.

7 VARJE HANDLING RÄKNAS regler för alla som arbetar för Hexatronic, antingen som anställda hos Hexatronic eller en underleverantör eller som privata entreprenörer Att följa lagar, regler och förordningar Hexatronic ska följa alla lagar och förordningar som gäller dess verksamhet. När du är verksam inom Hexatronic kan du stöta på en mängd olika juridiska frågor. Överträdelser av tillämpliga lagar eller förordningar kan få allvarliga följder, både för Hexatronic och för berörda personer. Därför är det ditt ansvar att känna till och följa relevanta lagar och förordningar, inklusive de som anges nedan. Internationella affärer När vi deltar i internationella affärer gäller särskilda lagar och förordningar. Anställda som är engagerade i gränsöverskridande affärstransaktioner måste vara insatta i och följa alla tillämpliga inhemska och utländska lagar och förordningar, t.ex. export- och importföreskrifter, antibojkottföreskrifter och gällande handelsförbud och sanktioner. Fri konkurrens Hexatronic stödjer fri konkurrens. Fri konkurrens är grunden för affärsutveckling och innovation. Alla som arbetar för Hexatronic ska konkurrera på den öppna marknaden på ett sunt och konstruktivt sätt och samtidigt konsekvent följa konkurrenslagarna i varje land där Hexatronic driver verksamhet. Redovisning och finansiell rapportering Hexatronic har ett ansvar att följa strikta redovisningsprinciper och -normer, att rapportera finansiell information på ett korrekt och fullständigt sätt samt att ha lämpliga interna kontrollfunktioner och processer för att säkerställa att bokföring och finansiell rapportering följer lagar, förordningar och börsnoteringskrav. Du måste bidra till att företaget uppfyller kraven på det här området. Insiderhandel Alla som arbetar för Hexatronic ska agera strikt i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar avseende insiderhandel och insidertips. Du får inte, direkt eller indirekt, köpa eller sälja aktier eller värdepapper i något företag vars aktier är börsnoterade, inklusive Hexatronic, när du har insiderinformation om ett sådant företag. Du får heller inte avslöja insiderinformation till någon inom eller utanför Hexatronic, inklusive familj, vänner, medarbetare eller andra som inte behöver sådan information för att kunna utföra sitt arbete hos Hexatronic. Insiderinformation är information som inte är offentliggjord och som typiskt sett kan förväntas väsentligt påverka kursen på aktien eller annat finansiellt instrument. Integritet Hexatronic arbetar för att skydda personuppgifter, t.ex. information om anställda, partners, underleverantörer, kunder och slutanvändare. Hexatronic har skyldighet att följa lagar om skydd för personuppgifter. När du genom arbetet får del av eller behandlar personuppgifter måste du sätta dig in i och följa tillämpliga lagkrav och kontraktsmässiga krav.

8 Kommunikation och finansiell information Det är viktigt att Hexatronics anställda har god förståelse för hur verksamheten fungerar och för sin enhets finansiella ställning, för att öka engagemanget i att utveckla verksamheten. Samtidigt måste hänsyn tas till Hexatronics informationspolicy och legala krav såsom insiderregler, noterings- och rapporteringsregler utfärdade av börser och finansmyndigheter. Hexatronics skyldighet att följa dessa krav avgör hur Hexatronics anställda skall hantera kurspåverkande information. Kommentarer angående finansiella resultat och framtidsutsikter till utomstående parter ska bara lämnas av talespersoner utsedda i enlighet med rutinen för talespersoner. Alla som arbetar med finansiell rapportering ska alltid i rätt tid lämna fullständiga, rättvisande, exakta och begripliga uppgifter i rapporter och dokument som Hexatronic lämnar till myndigheter och organisationer och i annan offentlig kommunikation. Utsedda talespersoner har till uppgift att företräda bolaget externt och kan täcka många olika ämnesområden. Alla anställda uppmuntras att sprida information om Hexatronic genom att dela med sig av offentlig information om företaget, men endast utsedda talespersoner ska kommentera finansiella resultat, strategiskt känsliga frågor eller icke-officiella kundrelaterade uppgifter. Att hantera intressekonflikter Vi fattar affärsbeslut för koncernens bästa och inte baserat på individuella hänsynstaganden eller relationer. En intressekonflikt uppstår när något hindrar eller påverkar vår oberoende omdömesförmåga till nackdel för Hexatronic. Vi måste undvika situationer där vårt personliga intresse kan stå i strid med, eller ens verka stå i strid med, koncernens intressen. Här följer exempel på situationer som särskilt bör uppmärksammas: Affärsmöjligheter Du får inte för egen del dra nytta av affärsmöjligheter som identifieras genom arbete för Hexatronic om det står i konflikt med Hexatronics intressen. Du får inte heller på annat sätt använda Hexatronics egendom eller information eller din ställning hos Hexatronic för personlig vinning. Annan anställning Du får inte ta anställning utanför Hexatronic, mot ersättning eller utan, som påverkar eller kan påverka din arbetsprestation för Hexatronic negativt eller som skapar eller kan skapa en intressekonflikt. Du får inte engagera dig i affärsverksamhet utanför Hexatronic som tar tid och uppmärksamhet från förpliktelser mot Hexatronic eller som kräver arbete under din arbetstid hos Hexatronic. Undvik eventuella intressekonflikter genom att inte ta anställning hos annat företag, leverantörer, underleverantörer, ombud, kunder eller hos konkurrenter till Hexatronic. Styrelsearbete och andra externa uppdrag Hexatronicanställda får inte ta uppdrag i en styrelse, eller liknande organ, för ett vinstdrivande företag eller statlig myndighet om det skapar en intressekonflikt. Alla sådana uppdrag måste på förhand godkännas av din chef. För uppdrag i styrelser för icke vinstdrivande eller samhällsorganisationer krävs det inte godkännande i förväg, förutsatt att det inte finns någon potentiell intressekonflikt med Hexatronic. Politiska aktiviteter Hexatronic ger inga bidrag eller annat stöd, direkt eller indirekt, till politiska partier eller organisationer eller till enskilda politiker. Du får inte ge några politiska bidrag för Hexatronics räkning eller med hjälp av medel och resurser från företaget.

9 Gåvor, förmåner, ersättningar och representation Du får inte erbjuda eller ta emot gåvor, förmåner, ersättningar eller representation till eller från tredje man, som skulle utgöra lagbrott eller som skulle kunna påverka, eller tyckas påverka, ditt yrkesmässiga omdöme under utövandet av arbetsprestationen eller tjänsten för Hexatronic eller tredje man. Mutor, olaglig provision etc. Ingen person får, direkt eller indirekt, kräva eller ta emot, erbjuda eller ge någon sorts muta, olaglig provision eller annan olaglig eller oetisk förmån till anställda eller andra representanter eller avtalsparter till Hexatronic eller annan tredje man. Alla sådana erbjudanden eller föreslagna arrangemang måste omedelbart rapporteras till koncernfunktion Juridik. Anmälan av intressekonflikter Hexatronic kräver att du anmäler situationer eller transaktioner som rimligtvis kan förväntas orsaka en intressekonflikt. Om du misstänker att du är inblandad i en transaktion eller annat arrangemang som orsakar en intressekonflikt, eller någonting som andra rimligtvis skulle kunna uppfatta som en intressekonflikt, måste du rapportera detta till din chef. Din chef kommer tillsammans med dig avgöra om det föreligger någon intressekonflikt och, om det gör det, avgöra hur den bäst hanteras. Även om transaktioner eller arrangemang som orsakar intressekonflikter inte automatiskt är förbjudna så kan vissa transaktioner eller arrangemang vara icke önskvärda, och för vissa personer, till exempel medlemmar av koncernledningen, kan sådana transaktioner eller arrangemang kräva ett godkännande från styrelsens revisionskommitté eller bolagsstämman. Att skydda och använda företagets egendom Hexatronic har olika slags egendom, inklusive materiell egendom, information och immateriella rättigheter. Du ansvarar för att skydda den Hexatronicegendom som är anförtrodd åt dig och för att hjälpa till att skydda all Hexatronics egendom. Här nedan finns instruktioner för hur information, kommunikationssystem och immateriella rättigheter ska hanteras internt och externt. Immateriella rättigheter Immateriella rättigheter inkluderar en mängd olika typer av egendom, till exempel dataprogram, teknisk dokumentation och uppfinningar. Vissa immateriella rättigheter kan omfattas av eller kan komma att omfattas av speciellt skydd genom upphovsrätt, patenträtt, varumärkesregistrering etc. Immateriella rättigheter har stort värde för Hexatronic och måste hanteras med omsorg. Du måste följa instruktioner, och om du är tveksam, be om vägledning om hur du skall agera för att skydda den värdefulla egendomen. Immateriella rättigheter som Hexatronicanställda har skapat under sin anställning förs över till och tillskrivs Hexatronic enligt lag och/eller anställningsavtal eller annat avtal, med de undantag som finns angivna i internationella konventioner, lagar och avtalet med Hexatronic. Användning av Hexatronics IT-resurser Hexatronics IT-resurser, inklusive kommunikationssystem och uppkoppling till internet, ska användas för att bedriva Hexatronics affärsverksamhet eller för annat ändamål, som är sanktionerat av din chef. Ledningen kan godkänna att du använder Hexatronics IT-resurser med enheter och lagringsmedier som inte tillhandahålls av Hexatronic.

10 Otillåten användning av Hexatronics IT-resurser omfattar att bearbeta, skicka, ladda ner, visa, lagra, skriva ut eller på annat sätt sprida information som är falsk, trakasserande, hotande, olaglig, rasistisk, sexuellt inriktad, obscen, hotfull, ärekränkande eller på annat sätt oförenlig med professionellt uppförande. När du slutar på Hexatronic måste du lämna tillbaka all egendom som tillhör Hexatronic, inklusive dokumentation och media som innehåller Hexatronic-information. Efter att du slutat på Hexatronic är du fortfarande bunden av de restriktioner som gäller för användning och spridning av Hexatronic information. Att skydda information Att skydda Hexatronics samt våra kunders och leverantörers konfidentiella information Personer som arbetar för Hexatronic har tillgång till information som ägs av Hexatronic och ibland även information som ägs av tredje man. Sådan information kan vara finansiell information, affärsplaner, teknisk information, information om anställda och kunder m.m. Obehörig tillgång, användning och spridning kan skada Hexatronic eller tredje man. Därför får du inte inhämta, använda eller sprida informationen såvida du inte har behörighet att göra det. Obehörig tillgång, användning och spridning kan också vara ett brott mot lag och sekretessförordningar. När du känner dig tveksam om din behörighet måste du ta reda på vad som gäller från din chef eller säkerhetsavdelningen. Här är några regler som hjälper till att skydda konfidentiell information som tillhör Hexatronic eller våra kunder, partners och leverantörer: 1. Ej offentliggjord Hexatronic information ska inte avslöjas för andra än a. personer som arbetar för Hexatronic som behöver tillgång till informationen i sitt arbete och som har befogad anledning att ha informationen, b. andra personer som har bemyndigats av Hexatronic att ta emot sådan information eller c. personer som du i ditt tjänsteuppdrag ska ge sådan information. 2. Du får inte, direkt eller indirekt, inhämta, kopiera, reproducera eller använda ej offentliggjord information annat än i din tjänst hos, eller uppdrag för, Hexatronic. När du slutar på Hexatronic upphör all behörighet att ha tillgång till eller använda ej offentliggjord information. Du måste återlämna eller förstöra all sådan information i din ägo. 3. Om du får kännedom om felaktig användning eller behandling av ej offentliggjord information, underrätta omgående din chef och samarbeta fullt ut med Hexatronic för att skydda sådan information. 4. Lagra inte ej offentliggjord information på privata datorer, lagringsmedier eller andra enheter som inte godkänts av Hexatronic. Molntjänster tillhandahållna av tredje part, eller andra lagringstjänster online, får bara användas för att lagra konfidentiell information om de godkänts för ändamålet av Hexatronic. 5. Tillgång och behörigheter som ges till personer som arbetar för Hexatronic får endast användas på det sätt de är avsedda för. Lösenord och PIN-koder och liknande uppgifter får aldrig delas eller lämnas ut till obehöriga A PART OF HEXATRONIC PARTNER COMPANIES Hexatronic Cables & Interconnect Systems AB Kabelvägen 1 info@hexatronic.com VAT: SE SE Hudiksvall Tel: Org nr: