Varbergs kommun Kommunstyrelsens förvaltning Kallelse/underrättelse Revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen (KS 2017/0

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (21) VARBERGS KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Beslutsorgan Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 8 maj, kl Plats Sammanträdesrum A2 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information om upphandling av vinterväghållning 5. Information om Varberg Direkt 6. Uppföljning av Intern kontroll 2017 (KS 2016/ ) 7. Digital agenda för Varbergs kommun , remiss (KS 2018/0241-1) 8. Information om kostnadsökning för färdtjänst 9. Information om självgående bussar 10. Information om prekvalificering av etapp 1 Västerport 11. Information om sopsugsanläggning i Västerport 12. Information om hantering av prognostiserat underskott utifrån månadsrapporten för januari-februari 13. Information om övertagande av Klara 14. Nytt rondellnamn, korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen (KS 2018/0235-2) 15. Svar på motion om en uppdatering av fullmäktigesalen (KS 2017/0733-3) 16. Svar på motion om kostpolicy kring matfetter (KS 2017/0757-5) 17. Dataskyddsombud kommunstyrelsen (KS 2018/0209-1) 18. Antagande av nya verksamhetsområden för VA i Varbergs kommun (KS 2017/0232-7) POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) ks@varberg.se Varberg TELEFAX WEBBPLATS

2 Varbergs kommun Kommunstyrelsens förvaltning Kallelse/underrättelse Revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen (KS 2017/0285-6) 20. Rapport kurser och konferenser 21. Rapport regionalt samarbete 22. Information från kommunstyrelsens förvaltning 2 (21)

3 1 (2) VARBERGS KOMMUN Kommunledningskontoret Marita Bengtsson, Tidplanering för ksau tisdag 8 maj Tid Namn Ärende Information om upphandling av vinterväghållning Ros-Marie Johansson Information om Varberg direkt Daniel Leon Uppföljning av Intern kontroll 2017 Stefan Tengberg Digital agenda för Varbergs kommun , remiss Linda Svensson och Anders Boustedt Information om kostnadsökning för färdtjänst Jeanette Larsson, Anita Kryh, Daniel Modiggård, Hallandstrafiken, och Mats Emanuelsson Region Halland Information om självgående bussar Claes Premmert med flera Information om prekvalificering för exploatering av etapp 1 Västerport Claes Premmert Information om sopsugsanläggning i Västerport Malin Persson VIVAB och Claes Premmert Information om hantering av prognostiserat underskott utifrån månadsrapporten för januari-februari 4 Information om övertagande av Klara Socialnämndens presidium och Håkan Strömberg Carl Bartler , 21, 22 Ärenden utan föredragning Nytt rondellnamn, korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen Svar på motion om en uppdatering av fullmäktigesalen 14 Svar på motion om kostpolicy kring matfetter 16 Dataskyddsombud kommunstyrelsen 17 Antagande av nya verksamhetsområden för VA i Varbergs kommun F:\STAB\Kansliet\Au\AuTidplanering\AUTidplaneringM.docx POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNR. E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15 Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg ks@kommunen.varberg.se Varberg TELEFAX WEBBPLATS

4 2 (2) Revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Folkhälso- och trygghetsrådet AUTidplaneringM

5 4. Information om upphandling av vinterväghållning

6 5. Information om Varberg direkt

7 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2016/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Stefan Tengberg, Uppföljning av Intern kontroll 2017 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta uppdra till de nämnder som har negativa kontrollmoment att åtgärda dessa snarast under 2018 anta uppföljning av intern kontroll för år 2017 Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade om intern kontroll för Varbergs kommun. Detta beslut innefattar Riktlinjer och tillämpningsanvisningar för Varbergs kommun vilka bl a anger att respektive nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att det senast i mars månad varje år anta en plan för den interna kontrollen. Denna plan överlämnas till Kommunstyrelsen senast under samma månad. Av dessa riktlinjer framgår även att det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. Beslutsunderlag Av bilaga framgår nämndernas olika kontrollmoment, vilka som ger ett negativt kontrollsvar samt kommentarer, förslag och åtgärder för dessa. Övervägande Den sammanfattande bilden av kommunens internkontroll är att den fungerar väl men det finns kontrollmoment som måste förbättras och åtgärdas. Alla nämnder har haft en antagen internkontrollplan för 2017 samt en väl fungerande process för uppföljning och åtgärd. För vissa nämnder finns däremot ett behov av att bättre tydliggöra internkontrollmomenten och dess uppföljning. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

8 (2) Dnr: KS 2016/ De negativa kontrollsvar som har rapporterats är 13 av totalt 96 och det är ytterst viktigt de negativa kontrollmomenten åtgärdas snarast under Kommunstyrelsens förvaltning Stefan Tengberg Ekonomidirektör Protokollsutdrag Ekonomikontoret Överförmyndarnämnden Socialnämnden Byggnadsnämnden Hamn- och gatunämnden Kultur- och fritidsnämnden Servicenämnden

9 Sammanställning av kontrollmoment 2017 Nämnd Antal kontrollmoment Antal negativa kontrollmoment Kommunstyrelsen Totalt 17 kontrollmoment Totalt 9 kontrollmoment Inga negativa kontrollmoment. Totalt 6 kontrollmoment Totalt 7 kontrollmoment Inga negativa kontrollmoment. Överförmyndarnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Totalt tre negativa kontrollmoment: 1. Säkerställande av lämpliga ställföreträdare 2. Stickprov handläggningslöften 3. Säkerställande av att huvudmannen inte far illa p.g.a misskötsel från ställföreträdare Totalt tre negativa kontrollmoment: 1. Säkerställa att Lifecare SIP innehåller aktuell information 2. Individbeslut följs upp i tid; LSS och psykiatri, Äldre-Särskilt boende 3. Beställningar till utföraren förs på rätt sätt; Barn och familj, missbruk Åtgärdsförslag/kommentarer till negativa kontrollsvar För de kontrollmoment som visar brister har överförmyndarnämnden beslutat att dessa ska överföras till 2018 års internkontroll. Kommentarer till respektive punkt: 1. Framtagande av rekryteringsplan är inte genomförd p.g.a personalmässiga resurser. Det har varit nödvändigt att prioritera myndighetens grunduppdrag under 2017 grunduppdraget har uppfyllts och därmed har förslag på ställföreträdare kunnat lämnas i samtliga fall trots utebliven rekryeringsplan. 2. Framtagande av handlingslöften bortprioriterades tidigt under 2017 då man såg att ett sådant uppdrag inte mäktades med under året. Om uppdraget ska utföras under 2018 kommer det att lyftas in i myndighetens verksamhetsplan. 3. Inte genomfört fullt ut. Granskning av hela uppdraget skulle utföras i 7 % av samtliga granskade ärenden under Sådan granskning utfördes endast i 2,9 %. Åtgärd: större fokus på granskning av hela uppdraget under Rutin är uppdaterad och checklistor är framtagna i syfte att underlätta sådan granskning. För de kontrollmoment som visar brister har socialnämnden beslutat att dessa ska överföras till 2018 års internkontroll. Kommentarer till respektive punkt: 1. Granskningen visar fortsatta brister i att meddelanden inte kvitteras inom överenskommen tidsram. Resultatet är dock

10 en klar förbättring mot föregående års resultat då dubbelt så många meddelande i stickprovet inte var kvitterade. Brister finns hos alla berörda parter, med en viss överrepresentation hos de externa utförarna. En svag punkt är när en patient flyttar mellan sjukhus och ordinärt boende /korttid/särskilt boende. Detta moment försvinner förhoppningsvis i samband med införandet av Lifecare SIP. I samband med införandet har utbildning genomförts. Ny kontroll inom internkontrollen 2018 förslås. 2. LSS och psykiatri: Årets granskning visar på fortsatta brister och resultatet är ingen förbättring sen föregående år. På enheten för personer med funktionsnedsättning har arbetsbelastningen varit hög under en längre period och vid hög arbetsbelastning får omprövningar lägre prioritet i förhållande till de nya ansökningarna. Åtgärder som har vidtagits är att tillsätta en tjänst som tidigare varit vakant, vilket på sikt kommer att förbättra arbetssituationen för hela arbetsgruppen. Ny kontroll inom internkontrollen 2018 förslås. Äldre särskilt boende: Uppföljningarna har inte genomförts under mättillfället på grund av att personalstyrkan varit nedsatt. Åtgärder är däremot vidtagna under hösten och målsättningen är att vara i fas med uppföljningarna till sommaren Barn och familj: Granskningen visade på brister i hanteringen av beställningar till utföraren. Processen i sin helhet behöver ses över avseende beställningen och verksamhetssystemet kopplat till upprättande av genomförandeplan. Ny kontroll inom internkontrollen 2018 föreslås dock i större omfattning.

11 Missbruk: Granskningen visade på ett fåtal beställningar som inte gjorts på rätt sätt och därmed försvårat upprättandet av genomförandeplan. Åtgärder som vidtagits är återkoppling till handläggare. Byggnadsnämnden Totalt 9 kontrollmoment Totalt fyra negativa kontrollmoment: 1. Långa leveranstider, lantmäteri 2. Leveranstider Detaljplan 3. Långa svarstider, bygglov 4. Lokalbrist Punkt 1, 3 och 4 överförs till 2018 års internkontroll. Punkt 2 överförs ej då en bedömning har gjorts att nämnden inte råder över alla faktorer som påverkar momentet. För de kontrollmoment som visar brister har byggnadsnämnden kommenterat på följande sätt. Kommentarer till respektive punkt: Fortsatt långa leveranstider under Har inte lyckats korta tiderna, vilket bland annat beror på många nyrekryteringar under året. Under 2018 kommer leveranstiderna att minska men risken är att det inte kommer att ske i önskvärd takt. Medianvärde 2017 på cirka ett år, medelvärdet på cirka två år. Kötid för oprioriterade ärenden 2017 är cirka två år. Kötid för prioriterade ärenden låg för 2017 på cirka sex månader. Momentet lyfts över till 2018 års plan. Målvärdet var att 75 % av planerna skall vara inom antagen tidsram. Det antogs tio detaljplaner under 2017, varav två höll tidsramen. Målvärdet på 75 % nås därmed inte. Frågan om handläggningstid för detaljplaner har följts upp enligt kontrollplanen. Därutöver har förvaltningen gått igenom tidplan för samtliga detaljplaneärenden med nämndens presidium och rapporterats till byggnadsnämnden vid två tillfällen under Det är svårt att lägga en åtgärd på detta då vi inte råder över alla faktorer som påverkar tidsåtgången. 70 % av våra ärenden beslutades inom 10 veckor, målet (90 %) uppfylls inte pga komplexitet i ärenden och hög arbetsbelastning (i kombination med flytt). Momentet lyfts över till 2018 års plan.

12 4. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hamn- och gatunämnden Totalt 21 kontrollmoment Totalt 9 kontrollmoment I och med ett nytt arbetssätt på grund av flytten till de tillfälliga lokalerna i Gamlebyskolan arbetar delar av förvaltningen i ett öppet kontorslandskap som vissa medarbetare upplever som störande. Det är även brist på mötesrum och tysta rum. Risken med lokalbrist finns kvar vid nyrekrytering framöver. Momentet lyfts över till 2018 års plan. Inga negativa kontrollmoment. Totalt två negativa kontrollmoment: 1. Återkoppling i felanmälan 2. Handläggning Tyck om Varberg Inget av momenten överförs till 2018 års internkontroll dels då Tyck om Varberg har avskaffats och dels eftersom felanmälan till stor del har ersatts av Varberg Direkt och nämnden inte längre har ett eget system för felanmälan. Nämnden har ersatt dessa två med ett moment om Varberg Direkt. För de kontrollmoment som visar brister har Hamn- och gatunämnden kommenterat på följande sätt. Kommentarer till respektive punkt: 1. Enligt hamn- och gatunämndens plan för intern kontroll för 2017 ska förvaltningen i maj genomföra en uppföljning gällande återkoppling i felanmälan. Uppföljningen av återkoppling i felanmälan görs genom en avstämning mot felanmälansystemet, där den som inkommer med en felanmälan kan välja att få återkoppling på sin felanmälan när förvaltningen har gjort en bedömning av vilka åtgärder som är lämpliga i det enskilda fallet. Vid en stickprovskontroll av avslutade ärenden i felanmälansystemet Infracontrol har 2 av 15 personer fått återkoppling enligt sina önskemål. Detta motsvarar cirka 13 procent. Perioden som avses är 1 januari 28 april. Ärendena avslutas först när felet är avhjälpt. Det är alltså återkopplingen till anmälaren som är bristfällig. Felen är däremot åtgärdade. Ofta har den ansvariga för ärendet lagt en anteckning i ärendet, men inte skickat informationen vidare till

13 anmälaren. Förvaltningen undersöker förbättringar gällande arbetsordning och arbetsfördelning för att säkerställa att efterfrågad återkoppling ges. 2. Kultur- och fritidsnämnden Totalt 8 kontrollmoment Inga negativa kontrollmoment. Däremot en som inte blev klar under Att den statistik som tas fram för beslut på politik- och tjänstemannanivå internt och externt är kvalitetssäkrad. Enligt hamn- och gatunämndens plan för intern kontroll för 2017 ska förvaltningen i maj genomföra en uppföljning gällande handläggning av Tyck om Varberg. Under perioden 1 januari-28 april har det inkommit 29 stycken synpunkter via Tyck om Varberg. Av de 29 inkomna synpunkterna är 8 stycken besvarade. Resterande ärenden är ännu obesvarade. Den genomsnittliga svarstiden på de besvarade ärendena är 11 arbetsdagar. Förslagen som inkommit är bland annat önskemål om fler cykelbanor och förbättringar av motionsslingor och utegym. En annan fråga som engagerar många är trafikåtgärder som farthinder och avsmalnande väg. Ett annorlunda förslag är att anlägga en snorkelled längs kustremsan i Varberg. Klagomålen handlar mestadels om trädfällning och snöröjning. För att öka svarsfrekvensen och korta ner svarstiderna tittar förvaltningen på lösningen att införa så kallade standardsvar. Dessa kan vara användbara vid återkommande synpunkter i samma ämne. Det kontrollmoment som inte blev klart under 2017 överförs till 2018 års internkontroll. Kommentar kring detta moment från uppföljningen 2017: 1. Kartläggning av alla nyckeltal i förvaltningens verksamheter har försenats på grund av processen fram till ett underlag för kartläggning av nyckeltalen och när i tid kartläggningen var lämplig att genomföras i verksamheten. Detta har medfört att kartläggning och analys av nyckeltalen samt framtagandet av en systematisk struktur för

14 Servicenämnden Totalt 10 kontrollmoment Totalt ett negativt kontrollmoment: 1. Informationssäkerhet (öka medvetenheten inom kommunen om potentiella risker) statistikinhämtning och kvalitetssäkring inte kommer att vara klar i januari För det kontrollmoment som visar brister har Servicenämnden beslutat att dessa ska överföras till 2018 års internkontroll. Kommentarer till det negativa kontrollmomentet som avsåg att minst 85 % av kommunens medarbetare ska genomföra kursen om informationssäkerhet via nanolearning : 1. Lågt deltagande i den via utskickade kursen och därmed ingen ökad kunskap om informationssäkerhet inom kommunen. Flertalet informationskampanjer genomfördes för att öka deltagandet men trots det lyckades vi inte öka antalet deltagare, snarare sjönk den successivt. När kursen var genomförd var det bara 580 som hade fullföljt. Det är svårt att påverka deltagandet från övriga förvaltningar.

15 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2018/ Kommunstyrelsens arbetsutskott KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Linda Svensson, Digital agenda för Varbergs kommun , remiss Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att - Remittera förslag till Digital agenda till samtliga nämnder och bolag i Varbergs kommun Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 15 december 2015, 213, att anta den digitala agendan för Varbergs kommun. Samtidigt fick kommunstyrelsen i uppdrag att årligen revidera agendan. IT-avdelningen har av kommunstyrelsen fått uppdraget att ta fram förslag till strategiska dokument som rör utveckling av IT/digitalisering. Förslag till Digital agenda har hanterats inom Varbergs kommuns styrmodell för ITverksamhet. Innehållet har omarbetats utifrån de behov som verksamheterna framför i möten med IT-avdelningen på strategisk nivå. Digitaliseringsgruppen, med representanter från verksamheterna har varit delaktiga i att formulera förslaget. Digitaliseringsgruppen har även ett särskilt ansvar att prioritera, planera och följa upp genomförandet av den digitala agendan. Årets upplaga innehåller färre områden än den föregående. Ett område som lyfts är ledning. Beslutsunderlag Förslag till Digital agenda Övervägande Förvaltningar och bolag har framfört önskemål om att få yttra sig över förslag till den digitala agendan innan den behandlas av kommunstyrelsen. kommunstyrelsens hantering av agendan förtydligades viljeinriktningen genom tillägg av Varberg ska som avslutning av respektive område. I den nu aktuella agendan finns därför punkter med på samma sätt. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

16 (2) Dnr: KS 2018/ Ekonomi och verksamhet Syftet med den digitala agendan är att visa en viljeinriktning som nämnderna kan ta stöd i avseende verksamhetsutveckling under sitt budgetarbete. Aktiviteter som kräver annan finansiering för att genomföras ska hanteras i särskild ordning. Samråd Dialog förs kontinuerligt med samtliga förvaltningar. Digitaliseringsgruppens delaktighet i arbetet ger möjlighet till inlämnande av synpunkter från förvaltningarna i samband med att förslaget tas fram som sänds på remiss. Bolagen är delaktiga genom representation i olika grupper som rör digitaliseringens område. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Samtliga nämnder och bolag Linda Svensson Utvecklingsstrateg

17 Styrdokument VARBERGS KOMMUN IT-avdelningen Linda Svensson, Digital agenda för Varbergs kommun, Dokumenttyp: Strategi Beslutad av: Dokumentnamn: Diarienummer: Digital agenda för Varbergs kommun KS2018/0241 Beslutsdatum: Giltig till och med: Kommunstyrelsen Tills vidare Gäller för: Dokumentansvarig avdelning: Varbergs kommun Kommunkansliet Senast reviderad: 1 (16)

18 2 (16) Innehåll Digital agenda för Varbergs kommun, Inledning... 3 Digitalisering drivs av ledarskap och kultur... 3 Syfte... 3 Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering... 4 Dokument att förhålla sig till... 4 De globala hållbarhetsmålen... 4 FN:s Barnkonvention... 4 EU... 4 Nationellt... 5 Regionalt... 6 Lokalt Bredbandsutbyggnad Informationssäkerhet, integritet Självservicetjänster och digital förvaltning Spetsteknik och artificiell intelligens (AI) Arkitektur, standarder och öppna data Ledarskap, kultur och samverkan Digital innovation - arbetssätt och kompetens Medborgardialog...15 Länkar:...16

19 3 (16) Inledning Digitalisering drivs av ledarskap och kultur Varbergs kommun växer snabbt. För år 2030 är prognosen att Varberg har invånare. För att tillgodose medborgarnas, företagens och organisationernas behov, måste det framtida smarta samhället byggas med innovativa lösningar och ny teknik. Digitaliseringen är därför en självklar del av samhällsplaneringen, som bör ha sin utgångspunkt från medborgarnas livshändelser. Varbergs kommun har höga ambitioner att utvecklas ska kommunen vara Västkustens kreativa mittpunkt. Hållbarhet och delaktighet är förhållningssätten och nytänkande, framåtanda, kunskap och mod är nyckelorden i strävan att förenkla människors vardag och inspirera dem att uppnå sina drömmar.- Prognosen visar även att personalförsörjning är tuff och det är svårt att locka personal till offentlig verksamhet. För att locka nya medarbetare behöver Varbergs kommun vara en attraktiv arbetsgivare och utveckla nya arbetssätt. I en värld som förändras allt snabbare krävs en kultur och ett ledarskap som tillåter misstag och firar framgångar på alla nivåer i organisationen. Varberg har genom sin vision goda förutsättningar att surfa på förändringsvågorna och göra det bästa av dem och inte hamna under och översköljas av dem. Men då måste Varberg våga kliva fram och visa mod och ett ledarskap på alla nivåer Den digitala agendan spänner över lång tid och förändringar sker snabbt, vilket gör det svårt att sia om vilka trender som kommer att vara avgörande för framtiden. Klart är dock att organisationen måste rusta sig för att snabbt kunna utvärdera och ta till sig nya tekniker och då är kulturen och ledarskapet avgörande. Utöver en tillåtande kultur är förstås resurser nödvändiga. Varbergs kommun står inte ensam i digitaliseringen. Utöver en självklar regional samverkan, riktlinjer på riksplanet och förordningar från EU, finns ett globalt perspektiv. Styrande dokument ska förhålla sig till FN:s barnkonvention och hållbarhetsmålen. Förändringen till ett mer digitalt samhälle berör båda dessa områden på ett ytterst märkbart sätt. Syfte Detta dokument har till syfte att stötta förvaltningarna i att utveckla sin verksamhet genom digitalisering. Det ska underlätta för invånare, företag och organisationer i Varbergs kommun. Den digitala agendan ska visa kommunens viljeinriktning de närmaste åren och följa intentionerna i den Digitala policyn för Varbergs kommun. En ny policy gäller från och med Agendan pekar ut områden som Varbergs kommun ska fokusera på under de närmaste åren och blir på det sättet en gemensam viljeinriktning för att möta verksamheternas utveckling genom digitalisering. Den belyser även områden

20 4 (16) som behöver tas upp för att hanteras på kommungemensam central nivå då utvecklingen berör kommunens verksamhet som helhet. Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering Varbergs kommun har en styrmodell, Digitala tjänsters livscykel, för att arbeta med digitaliseringen i Varbergs kommuns verksamheter. Den digitala agendan är den gemensamma produkten av de möten och processer som ingår i modellen. Digitaliseringsgruppen består av representanter för både verksamheterna och IT-avdelningen på strategisk nivå och har av kommunstyrelsen fått i uppdrag att bevaka och följa upp de prioriterade områdena i den Digitala agendan. Med den Digitala agendans fokusområden som bas, hanterar Digitaliseringsgruppen uppföljning och prioritering av insatser. Ledningsgruppen för digital utveckling (LDU) är kommundirektörens stöd för beslut om frågor som rör digitalisering. Gruppens representanter består av förvaltningscheferna. Dokument att förhålla sig till De globala hållbarhetsmålen 2015 beslutade FN:s generalförsamling om 17 globala mål till år Syftet är att minska ojämlikheter och orättvisor i världen, att främja fred och rättvisa, att avskaffa extrem fattigdom och lösa klimatkrisen. Varbergs kommuns förmåga att uppfylla de globala målen kan minska de kommande åren om inte vissa delar av digitaliseringen genomförs på rätt sätt. Digitaliseringen kan rätt utnyttjad bidra till att minska miljöpåverkan och det är viktigt att ställa krav på alla inblandade att använda hållbara material och metoder, både ekologiskt, ekonomiskt och socialt. FN:s Barnkonvention Barnkonventionen är ett rättsligt bindande internationellt avtal som slår fast att barn är individer med egna rättigheter, inte föräldrars eller andra vuxnas ägodelar. Den innehåller 54 artiklar som alla är lika viktiga och utgör en helhet, men det finns fyra grundläggande och vägledande principer som alltid ska beaktas när det handlar om frågor som rör barn. 1. Alla barn har samma rättigheter och lika värde. 2. Barnets bästa ska beaktas vid alla beslut som rör barn. 3. Alla barn har rätt till liv och utveckling. 4. Alla barn har rätt att uttrycka sin mening och få den representerad. Digitaliseringen ska ske med hänsyn till dessa principer. Har till exempel alla barn samma rätt till utveckling om de inte har samma tillgång till bredband? EU I Europa 2020-strategin understryks hur viktig bredbandsutbyggnaden är för social integration och konkurrenskraft i EU. Varbergs kommun har 2020 ett

21 5 (16) väl utbyggt fibernät genom den höga målsättningen. Eventuella nya strategier framtagna av EU, 2020 och framåt, kommer att tas hänsyn till vid aktiviteter utifrån denna agenda. EU lanserar kontinuerligt nya projekt där vi kan delta och därigenom få stöd för digitaliseringsprojekt inom t.ex. hälsoområdet och samhälls/stadsutveckling. Nationellt Regeringens uppgift är att skapa förutsättningar för en positiv utveckling och ett modernt samhällsbygge med hjälp av exempelvis automatisering, artificiell intelligens och sakernas internet. Detta bör ske genom ett visionärt men ansvarsfullt ledarskap där marknaden ges goda förutsättningar att utvecklas genom att människor är kompetenta och trygga i det digitala samhället. Citatet kommer från För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi som regeringen presenterade I den finns fem delmål: D-kompetens I Sverige ska alla kunna utveckla och använda sin digitala kompetens D-trygghet - I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för alla att på ett säkert sätt ta del av, ta ansvar för samt ha tillit till det digitala samhället. D-innovation - I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för att digitalt drivna innovationer ska utvecklas, spridas och användas. D-ledning I Sverige ska relevant, målmedveten och rättssäker effektivisering och kvalitetsutveckling ske genom digitalisering. D-infrastruktur - Hela Sverige bör ha tillgång till infrastruktur som medger snabbt bredband, stabila mobila tjänster och som stödjer digitalisering. Hösten 2018 etableras den nya statliga myndigheten för digitalisering, bland annat med uppgift att samordna, utveckla, förvalta och tillhandahålla en nationell digital infrastruktur för den offentliga sektorn, samt främja användningen av denna. SKL:s handlingsplan innehåller fyra insatsområden med mål och aktiviteter för att åstadkomma gemensamma förutsättningar för digital utveckling. 1. Ledning och styrning 2. Principer, arkitektur och säkerhet 3. Informationsförsörjning och digital infrastruktur 4. Gemensamma processer och tjänster

22 6 (16) Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet antogs Regeringens övergripande mål för strategin är att det svenska skolväsendet ska vara ledande i att använda digitaliseringens möjligheter på bästa sätt för att uppnå en hög digital kompetens hos barn och elever och för att främja kunskapsutvecklingen och likvärdigheten. Barn- och utbildningsförvaltningen utgår från fyra huvudområden för att skapa likvärdighet för ökad måluppfyllelse: Likvärdig tillgång till digitala verktyg Infrastruktur Digitala lärresurser Professionsutveckling I likhet med de flesta andra av landets kommuner gick Varberg in som delägare i Inera Syftet är att enklare kunna utveckla gemensamma lösningar som bidrar till att effektivisera verksamheterna i kommuner, landsting och regioner. Regionalt Historiskt sett har svenska kommuner varit väldigt duktiga i att driva sin utveckling själv. När utvecklingen sker i en allt snabbare takt blir det också viktigare att arbeta mer tillsammans. I en relativt liten region som Halland är samverkan och samarbete extra nyttigt. Den regionala stödstruktur som etablerats i Halland bör kompletteras med en formellt beslutad strategisk grupp för digitalisering. Digitaliseringen är verksamhetsutveckling som berör samtliga verksamheter och kräver samtliga chefers och medarbetares engagemang. För att det halländska samarbetet ska flyta på krävs också högsta ledningens engagemang. Kommunstyrelsen i Varberg har i samband med beslut om Digitala agendan deklarerat att den ser positivt på samarbete vid digitalisering. Även Chefsgrupp Halland har visat viljan att prioritera digitalisering. Lokalt Varbergs kommun växer och det finns utmaningar i att möta den större kommunens behov i kompetensförsörjning och personalresurser. Detta ställer krav på att ta vara på den nya tekniken i olika former. Utöver nya kompetenser påverkas vår kultur och därmed även vårt ledarskap. Den snabba förändringstakt som digitaliseringen innebär förutsätter en förändringsbar organisation. Vi behöver möta samhällets behov och utveckla verksamheterna enligt först. 1. Bredbandsutbyggnad Omvärld

23 7 (16) Bredbandsutbyggnaden är en grundförutsättning för att digitaliseringen ska nå önskad omfattning och uppfylla invånarnas behov. Här ska jämlikhet råda oberoende av var man bor i Varbergs kommun. Regeringens nya bredbandsstrategi Ett helt uppkopplat Sverige har följande mål: År 2020: 95 % 100 Mbit/s År 2025: 98 % 1 Gbit/s, 1,9 % 100 Mbit/s och 0,1 % 30 Mbit/s Region Halland har en Regional Bredbandsstrategi för Halland En gemensam utmaning är att nå de sista procenten med utbyggnaden och motverka utanförskap på grund av ekonomiska förutsättningar. Post- och telestyrelsen (PTS) har fått utökat uppdrag att stödja utformning av eventuella nya bidrag och ta fram underlag för de platser där man inte når fram med utbyggnaden. Utbyggnaden av bredband och invånares och företags utökade möjligheter att arbeta från oberoende geografisk placering kan komma att förändra samhällsutvecklingen på ett sätt som vi inte har planerat för. Det utbud som staden kan ge kan nås med ett ännu större utbud via nätet och det finns olika teorier om hur detta kommer att påverka utvecklingen. Lokalt Varbergs kommun antog en Bredbandsstrategi i januari 2018 med målet att överträffa de nationella målen: - Sträva efter att 99% ska ha tillgång till bredbandskapacitet med minst 1 Gbit/s år Bredbandsstrategin beskriver rollerna mellan Varbergs kommun och Varberg Energi med syftet att samordna helheten för att nå målen. Under 2018 publicerades en karta på varberg.se som visar aktuell information om utbyggnadsläget. Uppgifterna hämtas genom dialog med Varbergs Energi AB, övriga aktörer samt fiberföreningar. De fastigheter som av olika skäl inte kan nås med fiber ska kunna erbjudas andra möjliga lösningar för att få tillgång till kommunal service vid behov. Effekterna av den fortsatta digitaliseringen inom offentlig sektor inom välfärdsteknik och skolan förutsätter en ökad användning av bredbandsteknik. Alla invånare, företag och organisationer ska ha samma möjlighet att utvecklas digitalt, samt få möjlighet att nå s.k. samhällsnära tjänster digitalt. Varbergs kommun ska Utifrån PTS stödstruktur ta fram utformning av behov av alternativ finansiering i syfte att undvika utanförskap av utsatta områden och grupper. Följa upp att den antagna bredbandsstrategins mål nås under 2020.

24 8 (16) Formulera strategier för en fortsatt hållbar utveckling av bredband i hela Varbergs kommun 2. Informationssäkerhet, integritet Omvärld Informationssäkerhet innebär att vi hanterar informationen konfidentiellt (rätt person), säkerställer riktigheten (rätt information), gör den tillgänglig (rätt tid och rätt plats) samt att vi gör den spårbar. Invånarna ska känna en trygghet i att offentliga sektorn hanterar integritetskänslig information på ett korrekt sätt. Ett sätt att skydda information och säkerställa att rätt person får åtkomst till information är via e-legitimation. De nya Efos-korten (Efos=e-legitimation för offentlig sektor) är en nationell lösning med flest användare inom omsorgen. Lokalt Informationssäkerhet och integritet löper som en röd tråd genom hela den digitala agendan och berör så gott som samtliga områden. Inför att den nya Dataskyddsförordning skulle träda ikraft den 25 maj 2018 startade ett omfattande arbete inom informationssäkerhet samt IT-säkerhet. Arbetet innebar en toppbelastning under som därefter planar ut men innebär en fortsatt högre nivå än tidigare. Syftet med arbetet är att upprätthålla säkerheten så att risker för stora oväntade kostnader minimeras. I samband med införande av nya digitala lösningar finns stöd för såväl upphandlingskrav som metoder för att säkerställa att informationssäkerheten enligt Varbergs kommuns styrdokument följs. Riktlinjer och stöd för lagring behöver ständigt utvecklas för att förenkla processerna och underlätta arbetet för medarbetarna. Ständig kompetensutveckling behövs för att bibehålla kompetensen hos medarbetarna samt ge nyanställda kunskap om säker hantering av information i sitt uppdrag. Kommunstyrelsen har avsatt medel för projektet Säker digital informationsförvaltning. Inom projektet hanteras frågan om tillförlitlig lagring av skyddsvärd information och att personuppgifter hanteras korrekt enligt Varbergs kommuns styrdokument. Dessutom pågår ett arbetet med överföring av digital information till e-arkiv, som tillgängliggör mer information och skapar möjligheter till ökad service för kommunens invånare. Det bidrar även till ett effektivare arbetssätt för kommunens personal. För att kunna arbeta på ett mer strukturerar och effektivt sätt behövs ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Varbergs kommun ska: Bedriva ett riskbaserat informationssäkerhetsarbete

25 9 (16) Upprätthålla tydliga och relevanta processer för informationssäkerhetshantering och IT-säkerhet. Ta fram ett ledningssystem för informationssäkerhet. Införa och arbeta med frågor rörande legitimation av medarbetare inom sitt uppdrag samt invånare och företag i användning av digitala tjänster. 3. Självservicetjänster och digital förvaltning Omvärld Regeringens målsättning är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Visionen är ett hållbart digitaliserat Sverige. I regeringens och SKL:s gemensamma avsiktsförklaring slås fast att för att skapa en samverkande och innovativ offentlig förvaltning måste den digitala förnyelsen prioriteras på allvar och offentlig sektor måste övergå till att tänka digitalt först, det vill säga prioritera digital service i första hand och erbjuda personlig service där det behövs. För att kunna erbjuda lättillgänglig service på ett kostnadseffektivt sätt pekar SKL:s handlingsplan på nödvändigheten i att kommuner och landsting i högre grad deltar i utvecklingen av och användningen av gemensamma digitala tjänster för privatpersoner och företag. Lokalt Varbergs kommun tänker utveckling enligt först. Det finns en tydlig väg in för invånare och företag att nå efterfrågade självservicetjänster och eförvaltning. Varberg Direkt har en viktig roll i att notera behov och förmedla dessa till verksamheterna så att rätt tjänster utvecklas. En tydlig organisation, metod för att värdera nytta samt finansieringsmodell gör att arbetet med denna form av digitalisering sker effektivt. En förutsättning för att införa digitaliserade/automatiserade tjänster är att processen är kartlagd för att kunna identifiera förbättringsmöjligheterna. Tjänster och service ska utvecklas utifrån medborgarnas livshändelser och anpassas till deras villkor. Varberg Direkt är en viktig motor för att signalera behovet av nya digitala tjänster. Varbergs kommun ska Utveckla tjänster utifrån behov och använda framtagen modell för denna form av digitalisering. Fortsatt aktivt ta del av och arbeta med hälsoteknikutvecklingen. Bidra i utvecklingen av gemensamma tjänster. Vara aktiv part i utvecklingen av regeringens prioriterade insatser kring digitalt först vid utveckling av tjänster lokalt eller i samverkan. Involvera användare i utvecklingen för att säkerställa delaktighet.

26 10 (16) Spetsteknik och artificiell intelligens (AI) räcker inte till och arbetssättet är mer reaktivt än proaktivt. Omvärld Internet of Things (IoT) innebär att billiga sensorer kan byggas in i olika enheter och via trådlös uppkoppling sändas vidare för dataanalys eller automatiserade kontrollfunktioner. IoT Sverige är ett strategiskt innovationsprogram som är en del av Vinnovas, Energimyndighetens och Formas gemensamma satsning på strategiska innovationsområden. AI (Artificiell intelligens) och maskininlärning tillsammans med automatiserade processer blir viktiga verktyg i arbetet med att effektivisera offentlig sektor och motverka det rekryteringsunderskott som förutspås. Repetitiva arbetsuppgifter är oftast enkla att automatisera. AI kan ge handläggare stöd att snabbt kunna göra kontroller och fatta beslut utifrån stora datamängder och därigenom till exempel korta ledtider för invånare. Genom den nya förvaltningslagen (2017:900), som trädde i kraft den 1 juli 2018, infördes en generell regel där det uttryckligen föreskrivs att beslut kan fattas automatiserat. Lantmäteriet tittar på blockkedjeteknik för att kunna ge enkel, snabb, riktig och säker samhällsservice, bland annat för fastighetsöverlåtelser. En blockkedja är en öppen huvudbok för säkra transaktioner. När transaktionerna i princip är omöjliga att förfalska kan tilliten till informationen öka. Tekniken kan användas inom många områden. Lokalt Nya stadsutvecklingsprojektet gör att Varberg är särskilt väl lämpat att utveckla staden med avancerad miljöteknik. Internet of Things, är hjärtat i ett smart samhälle, där sensorer bidrar till allt från energieffektivisering till trafikledning, luftkvalitetövervakning till effektiv sophantering. Men digitalisering kan också användas för att förbättra förutsättningarna att leva och verka på landsbygden. Varbergs kommun ska Utveckla och främja en smart och hållbar samhällsutveckling inom hela Varbergs kommun (staden och landsbygden) Omvärldsbevaka och prova nya tekniker, inklusive blockkedjor Uppmuntra ledare och medarbetare att tänka nytt och modigt. Aktivt arbeta för fortsatt utveckling av automatiserade processer.

27 11 (16) Arkitektur, standarder och öppna data Omvärld Digitaliseringsmyndigheten skapades 2018, bland annat med syfte att öka standardiseringen av hur den offentliga sektorn utbyter information för ökad effektivitet och innovation. Ett av de fyra insatsområdena i SKL:s handlingsplan heter Principer, arkitektur och säkerhet. Gemensamma principer, standarder och arkitektur kvalitetssäkrar informationen och de tjänster som tas fram. PSI-direktivet och PSI-lagen ställer krav på offentlig sektor att underlätta medborgare och företagsnyttjande av myndigheters handlingar. Öppna data är också ett viktigt och enkelt sätt att ge invånarna inblick och service. Att visa upp kommunala data kan ha ett stort värde för invånare, företag och övriga organisationer. Datamängden som ska hanteras av kommuner kommer att öka dramatiskt främst som följd av utvecklingen inom flera områden som berör kommunal verksamhet. Det handlar om geografiska data, behov av analyser som är sammansatta av verksamhetsdata och geografiska data, beslutsstödsystem med kvalitetssäkrade data, spetstekniska lösningar i samhället osv. Lokalt Det finns således höga krav från samhället som helhet att öppna upp tillgång till vår information för att användas inom flera olika områden. Detta innebär att det blir viktigt att bestämma och tillämpa gemensamma begrepp, modeller och mönster. Vi ska även tillgängliggöra och återanvända information och tjänster på ett enhetligt sätt. För Varbergs kommun, med stark expansion i byggnadsverksamheten, är först och Svensk geoprocess ett viktigt standardiseringsprojekt ett viktigt standardiseringsprojekt för en smartare samhällsbyggnadsprocess. För att möjliggöra ett effektivt och IT-säkert arbetssätt att hantera vår information krävs en stabil grundläggande teknisk plattform. Ett gemensamt arbetssätt inom ärendehandläggning och hantering av dokument skapar förutsättningar för ett bättre verktyg som stöder även inom nämnds- och beslutsprocesserna. Ambitionen att effektivisera och automatisera är en viktig ingrediens i samband med upphandling av nya system. Kraven som ska ställas på leverantörer ska vara entydiga för att säkerställa t.ex. öppna standarder, tillhandahålla API:er för att möjliggöra integration, hanteringen av informationen ur säkerhetsperspektivet samt möjlighet till att återanvända information och tjänster på ett enhetligt sätt.

28 12 (16) Hanteringen av stora mängder data som samlas från olika system förutsätter att stor vikt läggs vid hantering av informationen. Detta innebär att informationssäkerhetsarbetet bedrivs riskbaserat, skyddar den personliga integriteten samt beaktar informationens skyddsvärde i hela kedjan. Vi behöver databaskompetens, analysförmåga och att vi rör oss med samma termer och begrepp, i så stor utsträckning som möjligt. Varbergs kommun ska Följa lagstiftning, standarder och ramverk inom de områden som omfattas av SKL:s handlingsplan Delta i regionalt och nationellt samarbete för gemensamma principer och bastjänster Införa e-arkiv och processer för arkivering av information Öppet publicera all geodata som kan tillgängliggöras Etablera ett arbetssätt för att publicera öppna datamängder Sträva att nyttja standarder i sin systemplattform. Ge medarbetare verktyg, arbetssätt och kompetens som möjliggör effektiv ärendehandläggning, säker hantering av dokument och information samt en ändamålsenlig nämnds- och beslutsprocess. Tillgängliggöra mer data och ta fram rutiner för att detta ska bli en självklar del i den dagliga verksamheten. Aktivt arbeta med spetsteknik bland annat inom samhällsplaneringen 6. Ledarskap, kultur och samverkan Omvärld Det högsta ledarskapet har ett ansvar för att driva den kulturförändring som krävs för att förverkliga de förbättringar, effektiviseringar och kvalitetshöjningar som digitaliseringen kan skapa i det offentliga Sverige. Digital ledning är ett av de fem delmålen i Regeringens digitaliseringsstrategi och understryker vikten av att verksamheter effektiviseras, utvecklas och får högre kvalitet genom styrning, mätning och uppföljning. E-delegationens Vägledning för digital samverkan och SKL:s Strategi för e-samhället innehåller båda 19 principer för digital samverkan. Grundprinciperna är: 1. Utgå från medborgarnas livshändelser 2. Låt digitala möten ske på användarnas villkor 3. Upprätthåll rätt nivå på informationssäkerhet och integritet 4. Delegera mandat och ansvar 5. Låt behov och nytta vara styrande SKL understryker att förmågan att samarbeta med andra, dra nytta av varandras erfarenheter och samutnyttja resurser är vital för att driva arbetet eff ektivt. SKL har också tagit fram en bra samverkansplattform för offentlig sektor, Deladigitalt.se, vilken underlättar samarbete och innovation.

29 13 (16) Lokalt Den allt snabbare förändringen i omvärlden ställer högre krav på förändring i Varbergs kommuns verksamheter. Innovation och snabbrörlighet blir allt viktigare. Följden blir att leda än mer genom vision, kontext och ramverk och mindre med detaljer. Ett allt för detaljstyrt arbete leder till svårigheter att ställa om. Handlingsplaner måste ses över löpande och inte vara för detaljerade. Kommunen ska inte bara bygga nytt utan också utveckla befintligt och lägga ner misslyckade satsningar. För att skapa en sådan kultur behöver det vara accepterat att prova nya saker, göra misstag, lägga ner misslyckade satsningar och anpassa lösningen efter den nya kunskapen. Chefer och ledare behöver våga släppa silotänk och låta medarbetare samarbeta mer i nätverksstrukturer än hierarkier. Alla medarbetare behöver ta ansvar för sin egen situation och känna ägarskap över sin del av resan mot målen. Som delägare i Inera är det viktigt att Varberg aktivt deltar i kravställningen och utvecklingen av gemensamma nationella tjänster. Inom den regionala stödstrukturen i Halland bör Varberg delta i samtliga samverkansforum. Ledningsgrupp för Digital utveckling håller sig väl informerad och uppdaterad på omvärldens förändringar och stöttar samarbetet i länet. Digitaliseringsgruppen bidrar till att luckra upp stuprörstänk och underlättar samarbetet i kommunen och koncernen. Samverkan i Halland är naturlig inom gruppen för e-samverkan som utvecklar processer och bygger självservicetjänster. Varbergs kommun ska: Skapa en kultur där det är accepterat att misslyckas och där man lär av misstagen. Verka för en förändring av kulturen för att underlätta verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Öka den digitala mognaden på alla nivåer inom organisationen. Riva stuprören och samarbeta över bolags-, förvaltnings- och avdelningsgränser. Implementera nationella tjänster som tas fram inom olika områden. Aktivt arbeta för Varbergs och Hallands bästa i Inera-samarbetet. Använda SKL:s samverkansplattform deladigitalt.se och bidra till ökad samverkan mellan kommuner, landsting och regioner. 7. Digital innovation - arbetssätt och kompetens Omvärld En digital omvärld med hög förändringstakt ställer nya krav på förändringsarbete inom kommuner.

30 14 (16) Nya sätt att arbeta blir en naturlig del i övergång till att ny teknik införs i de ordinarie processerna. Hur stor andel av processerna som kan digitaliseras är en ständig frågeställning både nationellt och lokalt. Vi måste ifrågasätta de gamla processerna när tekniken möjliggör något helt annat. Tekniska förutsättningar för digitaliseringen finns, utmaningen ligger mer i beskrivning av processer och nya arbetssätt. IT och användningen av olika verktyg berör nära 100 procent av medarbetarna i offentlig sektor. En effektiv vardag kräver både kunskap och en stabil miljö. Regeringens beslut kring att stärka digitaliseringen för skolväsendet ställer krav på teknisk och pedagogisk support på förskole- och skolenheter. Lokalt Varbergs vision om Västkustens kreativa mittpunkt med nytänkande, framåtanda, kunskap och mod förpliktigar inte minst på digitaliseringens område. Utöver metoder och modeller för digital utveckling, krävs innovation och kreativitet för att ta vara på den digitala transformationens möjligheter och utmaningar. I SKL:s jämförelseverktyg e-blomlådan mäts och jämförs ledning och styrning som ett särskilt område. Varberg har goda förutsättningar att utveckla ledarskapet genom kompetensutveckling inom för såväl ledare som medarbetare. Att involvera alla medarbetare samt deras möjlighet att kompetensutvecklas kommer att vara avgörande för utvecklingen. Alla måste samarbeta, stimuleras av och lära sig av varandra. Modellen Digitala tjänsters livscykel följer den centrala lednings- och styrningsmodellen samt årshjulet för budgethantering. Den digitala transformationen, övergång till digitala arbetssätt och processer, kräver en hög grad av innovation. Säkerställande av stabilitet och pålitlighet i existerande system och att samtidigt möjliggöra dynamik och innovation i nya smarta lösningar, är en balansgång som kommer kräva stort fokus under kommande år. Kompetensutveckling och introduktion av nyanställda i systemanvändande är sätt att förbättra arbetsmiljö och minska avbrott i verksamheten. En modern och välutvecklad systemmiljö är idag en väsentlig del för att vara en attraktiv arbetsgivare. Varbergs kommun systemförvaltarmodell ska utgöra ett stöd för både systemägare och förvaltare i utvecklingen av vår systemmiljö. Varbergs kommun ska: Ha en väl utvecklad kompetensutveckling för existerande medarbetare och en tidig, relevant introduktion av nyanställda i digitalt systemanvändande.

31 15 (16) Ha en relevant omvärldsbevakning för att kunna använda innovativa lösningar. 8. Medborgardialog Omvärld Demokratiutredningen Låt fler forma framtiden! har som huvudförslag bl.a. följande punkter: Folkmotion och e-demokrati Digital insamling av namn i samband med lokala folkomröstningar Införande av digitala e-remisser för alla SKL:s kongress beslutade i november 2015 att SKL ska stödja medlemmarnas utveckling av medborgardialog och medskapande som en del i styrning och verksamhetsutveckling för ett demokratiskt och hållbart samhälle. Det är tydligt att digitala verktyg är oerhört angelägna för det fortsatta arbetet. Lokalt I Varbergs kommun pågår stora förändringsprojekt inom t.ex. stadsbyggnad. Medborgardialoger kan genomföras på flera olika sätt med olika verktyg. Vi har en Policy för medborgardialog samt stöd för hur dialogen ska genomföras beroende på vad dialogen handlar om. Det är viktigt att alla som vill får möjlighet att delta. Här blir digitala lösningar en allt större del av sättet att bjuda in och inhämta synpunkterna. Digitala möten måste ske på användarnas villkor. Varbergs kommun ska: Låta digitala kanaler vara det primära alternativet Aktivt följa utvecklingen på riksnivå.

32 16 (16) Länkar: Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet - Regeringen För ett hållbart digitaliserat Sverige - en digitaliseringsstrategi - Regeringen Ökat välfärdsbehov kräver flera olika lösningar - SKL Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling - SKL Vägledande principer för digital samverkan - E-delegationen Att leda digital transformation Sverige helt uppkopplat 2025 en bredbandsstrategi

33 8. Information om kostnadsökning för färdtjänst

34 9. Information om självgående bussar

35 10. Information om prekvalificering för exploatering av etapp 1 Västerport

36 11. Information om sopsugsanläggning i Västerport

37 12. Information om hantering av prognostiserat underskott utifrån månadsrapporten januari-februari

38 13. Information om övertagande av Klara

39 Beslutsförslag VARBERGS 1 (1) Dnr: KS 2018/ Kommunstyrelsen KOMMUN Geografisk Information Claudia Nilsson Becerra, Nytt rondellnamn, korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta till nytt namn på cirkulationsplats vid korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen fastställa Mariedalsrondellen. Beskrivning av ärendet Med anledning av ny rondell vid korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen föreslår stadsbyggnadskontoret att rondellen namnsätts till Mariedalsrondellen. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämnden 28 mars 2018, 48. Övervägande Kultur- och fritidsnämnden har 28 mars 2018, 48, behandlat ärendet och tillstyrkt namnförslaget. Stadsbyggnadskontoret Karin Fridstrand Claudia Nilsson Becerra Protokollsutdrag Stadsbyggnadskontoret POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

40 Varbergs kommun Kultur- och fritidsnämnden Kfn 48 Sammanträdesprotokoll Dnr KFN 2018/0039 Nytt rondellnamn, korsningen Almers väg/kattegatts vägen/södra vägen Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar 1. att tillstyrka föreliggande namnförslag, det vill säga Mariedalsrondellen. Beskrivning av ärendet Med anledning av ny rondell vid korsningen Almers väg/kattegattsvägen/södra vägen föreslår stadsbyggnadskontoret att rondellen namnsätts till Mariedalsrondellen. Stadsbyggnadskontoret vill därav ta del av kulturoch fritidsnämndens synpunkt på namnförslaget. Beslutsunderlag Skrivelse från stadsbyggnadskontoret Jämställdhetsbedömning Jämställdhetsbedömning är inte aktuell i ärendet. Övervägande Kultur- och fritidsnämnden har inget att invända mot namnförslag på ny rondell vid korsningen Almers väg/kattegatts vägen/södra vägen. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

41 Mariedalsrondellen \laiu f ~~~ KOMMU N maj 2, 2018 o / ~, ~ v-,rvv ~### '~~M'fx'x,)O<XXJ /! ;/, / LEKTOR Q D 1 Credi ts not avail able. 5 0 '""""' [m] ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' 1:1 000

42 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2017/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Svar på motion om en uppdatering av fullmäktigesalen Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. avslå motionen 2. ge kommunkansliet i uppdrag att göra en utredning av kommunfullmäktigesalens utformning och teknik samt redovisa uppdraget till kommunfullmäktige senast 30 april Beskrivning av ärendet Andreas Feymark (SD) och Olle Hällnäs (SD) har lämnat motion om en uppdatering av fullmäktigesalen. De föreslår att det installeras ett elektroniskt voteringssystem i fullmäktigesalen samt att kapprummet, entrén och korridoren utanför fullmäktigesalen utrustas med högtalare. Beslutsunderlag Beslutsförslag 17 april Kommunfullmäktige 19 december 2017, 212; Kommunfullmäktige beslutar remittera ärendet till kommunstyrelsen. Motion inkommen 6 december Övervägande Kommunfullmäktiges presidium har tidigare övervägt att utrusta fullmäktigesalen med ett voteringssystem men har valt att under nuvarande mandatperiod inte gå vidare med frågan. Inför den nya mandatperioden kan det bli aktuellt med ett nytt verktyg för webbsändning av sammanträdena och i den översynen skulle ett voteringssystem kunna ingå. Även andra delar av fullmäktigesalen kan behöva rustas upp. Förslaget att sätta upp högtalare utanför fullmäktigesalen bedöms inte nödvändigt och skulle kosta cirka kronor. Att placera högtalare utanför POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

43 (2) Dnr: KS 2017/ salen kan störa andra lokaler i närheten och fyller inget egentligt syfte på mötena. Kommunkansliet föreslår därför att motionen avslås men att kommunfullmäktige ger kommunkansliet i uppdrag att göra en utredning av kommunfullmäktigesalens utformning och teknik. För att möjliggöra en dialog med kommunfullmäktiges nästa presidium föreslås att uppdraget ska redovisas till kommunfullmäktige senast 30 april Ekonomi och verksamhet Förslaget att genomföra en utredning innebär inga ökade kostnader för verksamheten. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Kommunkansliet Marcus Andersson Kommunsekreterare

44 otion till Varbergs kommunfullmä ige angående en up atering av Il len Motivering För att underlätta det praktiska arbetet i fullmäktige investerar allt fler kommuner i elektroniska voteringssystem med tillhörande storbildsskärmar. De största fördelarna med ett elektroniskt system är effektivitet och tydlighet gällande vem som begär ordet - eller replik - och hur respektive ledamot röstar vid en eventuell votering. Förutom tydliga bildskärmar är det även viktigt att fullmäktige erbjuder en bra ljudbild. I Varbergs fullmäktlgesal är ljudet överlag bra men utanför salen finns dock inga högtalare. Högtalare även i anslutande utrymmen skulle till exempel underlätta för ordförande att nå samtliga ledamöter under en kort paus i sammanträdet. Det skulle även möjliggöra för åhörare att fortsätta följa mötet även utanför fullmäktigesalen. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående föreslås kommunfullmäktige besluta att installera ett elektroniskt voteringssystem i fullmäktigesalen, utrusta kapprummet, entren och korridoren utanför fullmäktigesalen med högtalare. Andreas Feymark (5D) Olle Hällnäs (5D) ; / Varbergs kornmun Kommunstyrelsen // Dnr~') 1 11~ ( l(}-~'2 1 t1 V'i ) 'l, ~ It

45 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2017/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Svar på motion om kostpolicy kring matfetter Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. avslå motion om kostpolicy kring matfetter. Beskrivning av ärendet Olle Hällnäs (SD) har lämnat motion om kostpolicy kring matfetter. I motionen föreslås att kommunen antar en kostpolicy som innefattar att byta ut allt margarinbaserat matfett som används i kommunens kök och bespisningar till naturliga vegetabiliska oljor eller smör. Motionen har skickats på remiss till servicenämnden. Beslutsunderlag Beslutsförslag 4 april Servicenämnden 22 mars 2018, 22. Kommunfullmäktige 19 december 2017, 213; Kommunfullmäktige beslutar remittera ärendet till kommunstyrelsen. Motion inkommen 18 december Övervägande Kommunfullmäktige antog 18 september 2012, 116, en kostpolicy. I policyn står bland annat att kommunen ska följa Livsmedelsverkets näringsrekommendationer. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. Livsmedelsverket menar att svenska barn får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat och att det därför är viktigt att skollunchen har bra fettkvalitet. Med bra fettkvalitet menas ett högre innehåll av omättat fett, särskilt fleromättat fett, och ett lägre innehåll av mättat fett. För att minska innehållet av mättat fett rekommenderar Livsmedelsverket bland annat lättmjölk, lättfil och lättyoghurt i stället för fetare mjölksorter. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

46 (2) Dnr: KS 2017/ Smörgåsfett ska ha en bra fettkvalitet som gärna uppfyller kraven för nyckelhålsmärkning. Varbergs kommun har beslutat att mellanmjölk ska serveras som måltidsdryck i förskola och skola. I övrigt följer kommunen Livsmedelverkets rekommendationer och serverar lättfil, lättyoghurt och ett margarin med bra fettsammansättning. Servicenämnden avstyrker motionen angående att ta bort margarinbaserade matfetter i måltiderna avstyrks. Kommunkansliet föreslår med hänvisning till servicenämndens yttrande att kommunfullmäktige beslutar att avslå motion om kostpolicy kring matfetter. Ekonomi och verksamhet Förslaget att avslå motionen innebär inga ökade kostnader för verksamheten. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Servicenämnden Kommunkansliet Marcus Andersson Kommunsekreterare

47 Varbergs kommun Servicenämnden Svn 22 Sammanträdesprotokoll Dnr SVN 2017/0074 Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Beslut Servicenämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige 1. avstyrka motion angående att ta bort margarinbaserade matfetter i måltiderna. Karl Johan Wiktorp (L) deltar inte i beslutet. Reservation Olle Hällnäs (SD) lämnar blank reservation mot beslutet. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att servicenämnden avstyrker motionen enligt arbetsutskottets förslag. Olle Hällnäs (SD) föreslår att servicenämnden tillstyrker motionen. Beslutsordning Ordföranden ställer förslagen mot varandra och konstaterar att servicenämnden beslutar avstyrka motionen enligt arbetsutskottets förslag. Beskrivning av ärendet I motion till Varbergs kommunfullmäktige föreslår Olle Hällnäs (SD) att byta ut margarinbaserat matfett som används i kommunens kök till vegetabiliska oljor eller smör. I Varbergs kommun utgår man ifrån den av kommunfullmäktige gemensamt beslutade kostpolicyn. Kostpolicyn pekar på att vi skall använda Livsmedelsverket som grund för våra livsmedelsval. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. För att förklara hur människors hälsa påverkas av hur de äter, vilken slags mat de äter och vilka näringsämnen de får i sig utgår forskarna från olika typer av studier. För att studier ska få ligga till grund för rekommendationer krävs att de är välgjorda, det vill säga uppfyller vissa kvalitetskriterier. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

48 Varbergs kommun Servicenämnden Sammanträdesprotokoll När flera studier av bra kvalitet pekar åt samma håll finns det bevis för ett visst samband. En enskild studie räcker inte för att förklara ett samband eller ligga till grund för en rekommendation. Eftersom många sjukdomar som beror på vad man ätit utvecklas långsamt behövs så kallade observationsstudier. I en sådan studie följer man hur många människor äter och mår under lång tid utan att man påverkar deras matvanor. (Livsmedelsverkets hemsida). Forskningen har tagit många kliv framåt de senaste decennierna tack vare resultat från många olika forskningsfält. Från såväl stora befolkningsstudier som experimentella studier i laboratorier, vet vi i dag att en hälsosam livsstil där bra matvanor ingår, leder till förbättrad livskvalitet och minskad risk för cancer och annan ohälsa. (Cancerfonden) Den 1 juli 2011 trädde en ny skollag i kraft med krav på att skolmåltiderna inte bara ska vara kostnadsfria utan även näringsriktiga. Det är lunchmåltiden som skolinspektionen vid en inspektion begär näringsvärdesberäknad. Det innebär att skollunchen bör ge i genomsnitt cirka 30 procent av elevernas rekommenderade energi- och näringsintag. Skolinspektionen har tillsynsansvaret och utgår från Livsmedelsverkets svenska näringsrekommendationer. Svenska barn får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat, därför är det viktigt att skollunchen har bra fettkvalitet. Med bra fettkvalitet menas ett högre innehåll av omättat fett (särskilt fleromättat fett) och ett lägre innehåll av mättat fett (Bra mat i förskolan, s 18). För att minska innehållet av mättat fett rekommenderar Livsmedelsverket bland annat lättmjölk, lättfil och lättyoghurt i stället för fetare mjölksorter. Smörgåsfett ska ha en bra fettkvalitet som gärna uppfyller kraven för nyckelhålsmärkning. Varbergs kommun har idag ett politiskt beslut att mellanmjölk ska serveras som måltidsdryck i förskola och skola. I övrigt följer vi Livsmedelverkets rekommendationer och serverar lättfil, lättyoghurt och ett margarin med bra fettsammansättning. På förskolorna använder vi ett margarin med 70% fett och i skolan ett med 40% fett. Båda med en från Livsmedelsverket rekommenderad fettsammansättning. Serviceförvaltningen förser barn- och utbildningsförvaltningen med 4 veckors näringsvärdesberäknad skollunch som inkluderar; en varm rätt, salladsbuffé samt 1 glas mellanmjölk, hårt bröd och lättmargarin. I tillagningen används mejeriprodukter ex. grädde, fet mjölk samt bregott för att nå en god smak. Detta innebär att det inte finns utrymme för mer mättat fett i måltiderna då beräkningarna redan i dag visar för höga värden av mättat fett. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

49 Varbergs kommun Servicenämnden Sammanträdesprotokoll Förslagen på livsmedelsval från Livsmedelsverket är framtagna som ett stöd i planering och tillagning av näringsriktiga skolmåltider. För att de ska vara enkla att följa har barns matvanor och preferenser vägts in i valet av livsmedel. Det är möjligt att uppfylla näringsrekommendationerna även på andra sätt och det står varje verksamhet fritt att använda råden i den utsträckning man vill. Eftersom olika livsmedel kan vara källor till samma näringsämne hänger livsmedelsvalen ihop med varandra. För att öka möjligheten för elever och barn i Varberg att äta nyttigare använder skolhälsovården och BVC de råd som finns på 1177.se. se nedan. Det är i stort samma råd som från Livsmedelsverket och Smart modellen i vår kostpolicy. Både Livsmedelsverket och 1177.se har många råd om vad som är lämpliga livsmedel, i stort kan de sammanfattas med att man ska äta mycket grönt, magra produkter helst Nyckelhålsmärkta, nyttiga fetter i form av olja och nyckelhålsmärkta margariner, mycket fiber, begränsad mängt salt, socker och charkvaror samt minska mängden kött. Både Livsmedelsverket och 1177.se pekar också på vikten att röra sig dagligen. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 16. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari Begäran om yttrande Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter. Protokollsutdrag: Justerandes signatur Kommunfullmäktige Avd chef kost och städ Utdragsbestyrkande Datum

50 ende ko krin Att det vi äter påverkar hur vi mår är inte något nytt och när det gäller barn och gamla är det extra viktigt att maten håller hög kvalite samt innehåller den energi och näring som behövs. Enligt skollagen ska eleverna serveras näringsriktiga skolmåltider. I råden från Livsmedelsverket gällande mat till äldre skriver de att feta produkter ger mer energi, vilket många äldre behöver. Anledningen till att Livsmedelsverket rekommenderar lättprodukter såsom vissa margarin är att det påstås finnas ett samband mellan mättat fett och hjärt- och kärlsjukdomar. Den metaanalys som Cambridge Universitet släppte under 2014, visar dock att så inte är fallet. Inte heller minskar risken för dessa sjukdomar om man äter margarin. Det finns flera studier som pekar på att barn som äter margarin oftare har astma och allergier. Livsmedelsverket håller med om att så är fallet, detta är en viktig aspekt. Innan mer forskning finns kring matfetter är det inte lämpligt att servera icke-naturliga matfetter till dessa barn. Mot bakgrund av ovanstående föreslås kommunfullmäktige besluta: att anta en kostpolicy som innefattar att byta ut allt margarinbaserat matfett som används i kommunens kök och bespisningar till naturliga vegetabiliska oljor eller smör. Olle Hällnäs (SD)

51 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2018/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Dataskyddsombud kommunstyrelsen Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. utse Marcus Andersson till dataskyddsombud för kommunstyrelsen från och med 29 maj 2018 till och med 28 juni utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för kommunstyrelsen från och med 29 juni uppmana respektive nämnd och bolag att utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för sin verksamhet och befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud under en övergångsperiod. Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL. Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen Att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet Att samarbeta med tillsynsmyndigheten Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

52 (2) Dnr: KS 2018/ En annan förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Beslutsunderlag Beslutsförslag 10 april Övervägande Efter diskussioner med kommunerna i Halland har man kommit överens om att anställa två gemensamma dataskyddsombud för Kungsbacka, Varberg, Falkenberg, Hylte och Laholm. Ett av ombuden ska främst arbeta mot Kungsbacka och Varberg och det andra mot Falkenberg, Hylte och Laholm. Målet är att de två dataskyddsombuden ska samverka och gemensamt ta ställning i övergripande frågeställningar. För Kungsbacka och Varberg har Kerstin Glittmark anställts och hon börjar sin tjänstgöring 29 juni Fram till detta datum föreslås att respektive nämnd utser befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud. Nuvarande personuppgiftsombud på kommunstyrelsen är Marcus Andersson. Ekonomi och verksamhet Kungsbacka och Varberg delar på kostnaden för det gemensamma dataskyddsombudet. Medel finns avsatta för tjänsten. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Samtliga nämnder och bolag Marcus Andersson Kommunsekreterare

53 Beslutsförslag VARBERGS 1 (3) Dnr: KS 2017/ Kommunstyrelsen KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Antagande av nya verksamhetsområden för VA i Varbergs kommun Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. inrätta verksamhetsområden för VA genom tillägg av fastigheterna Bua 3:7, del av Bua 3:43 och Bua 3:33, del av Fastarp 3:126, Grimeton 22:8, samt Tvååkers-Ås 1:103, 3:33, 3:45, del av 3:12, 1:163, 1:159, Arbetsbiet 1-4, Drönaren 1-2 och 8-10 på sätt som framgår av kartmaterial, bilaga A och B 2. utvidga verksamhetsområden för VA genom tillägg av fastigheterna Trönningenäs 6:9, 6:10 och del av 6:1, på sätt som framgår av kartmaterial, bilaga A. Beskrivning av ärendet Huvudmannen för VA-verksamheten i Varberg kommun vill inrätta verksamhetsområden för VA. Verksamhetsområden definieras enligt Lagen om allmänna vattentjänster 1 som, verksamhetsområde: det geografiska område inom vilket en eller flera vattentjänster har ordnats eller ska ordnas genom en allmän va-anläggning. Ansvaret för att inrätta verksamhetsområdet åligger kommunen och inte huvudmannen, i enlighet med Lagen om allmänna vattentjänster 6; Kommunens skyldighet att ordna vattentjänster Om det med hänsyn till skyddet för människors hälsa eller miljön behöver ordnas vattenförsörjning eller avlopp i ett större sammanhang för en viss befintlig eller blivande bebyggelse, skall kommunen 1. bestämma det verksamhetsområde inom vilket vattentjänsten eller vattentjänsterna behöver ordnas, och 2. se till att behovet snarast, och så länge behovet finns kvar, tillgodoses i verksamhetsområdet genom en allmän va-anläggning. Nya verksamhetsområden tas upp för beslut en gång per år eller vid särskilda tillfällen om en utbyggnad kräver detta. Verksamhetsområdena delas in i POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

54 (3) Dnr: KS 2017/ nyttigheterna spillvatten, dricksvatten och dagvatten. Föreslagna och sedan tidigare antagna verksamhetsområden framgår i ärendets bilagor. Det är två olika typer av områden där beslut behöver fattas, dessa kategoriseras enligt följande: Kategori B: Beslut om verksamhetsområden för de fastigheter som är tillagda i anslutning till befintliga verksamhetsområden. (VA-redan utbyggt) Kategori E: Föreslagna utvidgningar av verksamhetsområde, ej framdriva av exploatering. Exempelvis berör detta fåtal fastigheter i direkt närhet till befintligt verksamhetsområde som har behov av allmänna vattentjänster. (VA skall byggas ut) Mellan Varberg Vatten AB såsom huvudman för den allmänna VA-anläggningen och Gunnestorps samfällighetsförening har ett avtal tagits fram gällande inlösen av samfällighetens VA-ledningar enligt 39 i lagen om allmänna vattentjänster. Innan huvudmannen undertecknar avtalet bör ett verksamhetsområde ha inrättats. Avtalet gäller åtta fastigheter, Arbetsbiet 1-4, Drönaren 2 och 8-10 i Varbergs kommun. Utöver avtalet har enskild förbindelsepunkt för dricks-, spill- och dagvatten upprättats för fastigheten Drönaren 1. Beslutsunderlag Beslutsförslag 1 mars Protokollsutdrag Varberg Vatten AB 18 april Protokollsutdrag Varberg Vatten AB 8 februari 2018, 10. Kartor 2018, bilaga A. Karta Varberg Gunnestorp samfällighetsförening (Varberg Gunnestorp ga:4) med föreslaget område markerat, 2 mars 2018, bilaga B. Förslag på avtal avseende övertagande av ledningsnät utanför verksamhetsområde i Varberg kommun, 2 mars Övervägande Kommunkansliet föreslår att kommunfullmäktige beslutar att inrätta verksamhetsområden för VA och att utvidga ett antal befintliga verksamhetsområden för VA i enlighet med förslag från Varberg Vatten AB. Ekonomi och verksamhet För att ta ut avgifter enligt gällande VA-taxa krävs att aktuella områden tas in i verksamhetsområdet.

55 (3) Dnr: KS 2017/ Huvudmannen övertar samfälligheten Varberg Gunnestorps utbyggda ledningsnät med tillhörande dagvattendammar utan ersättning då tidigare erlagda anläggningsavgifter täcker befintlig. Huvudmannen står för kostnaden för ledningsrätten. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Varberg Vatten AB Kommunkansliet Marcus Andersson Kommunsekreterare

56 Varberg Vatten AB Protokollsutdrag styrelsemöte Sammanträdesdatum Antagande av nya verksamhetsområden Beslut Styrelsen beslutar att 1. huvudmannen för den allmänna VA-anläggningen i Varbergs kommun föreslår att kommunen i form av kommunfullmäktige inrättar och utvidgar verksamhetsområdet för VA enligt förslag till förändringar (A-F) nedan och i enlighet med bifogade kartor. Sammanfattning av ärendet Huvudmannen för VA-verksamheten i Varberg kommun vill inrätta verksamhetsområden för VA. Ärendet gäller att inrätta nya verksamhetsområden där exploatering har skett de senaste åren eller nyanslutningar skett i det befintliga verksamhetsområdets närhet. Verksamhetsområden definieras enligt Lagen om allmänna vattentjänster 1 som, "verksamhetsområde: det geografiska område inom vilket en eller flera vattentjänster har ordnats eller ska ordnas genom en allmän va-anläggning". Ansvaret för att inrätta verksamhetsområdet åligger kommunen och inte huvudmannen, i enlighet med Lagen om allmänna vattentjänster 6; Kommunens skyldighet att ordna vattentjänster Om det med hänsyn till skyddet för människors hälsa eller miljön behöver ordnas vattenförsörjning eller avlopp i ett större sammanhang för en viss befintlig eller blivande bebyggelse, skall kommunen 1. bestämma det verksamhetsområde inom vilket vattentjänsten eller vattentjänsterna behöver ordnas, och 2. se till att behovet snarast, och så länge behovet finns kvar, tillgodoses i verksamhetsområdetgenom en allmän va-anläggning. Nya verksamhetsområden tas upp för beslut en gång per år eller vid särskilda tillfällen om en utbyggnad kräver detta. Verksamhetsområdena delas in i nyttigheterna spillvatten, dricksvatten och dagvatten. Föreslagna och sedan tidigare antagna verksamhetsområden framgår i ärendets bilagor. Utdragsbestyrkande:

57 Varberg Vatten AB Protokollsutdrag styrelsemöte Sammanträdesdatum Förslag till förändringar Det är sex olika typer av områden där beslut behöver fattas, dessa kategoriseras enligt följande: A. B. C. D. E. F. Alla tidigare beslutade verksamhetsområde behöver nya beslut där befintliga nyttigheter definieras. (VA-redan utbyggt) Beslut om verksamhetsområden för de fastigheter som är tillagda i anslutning till befintliga verksamhetsområden. (VA-redan utbyggt) Nya utbyggda områden som inte är beslutade som verksamhetsområde behöver inrättas som sådana. (VA redan utbyggt) Beslutade exploateringsområden inrättas som verksamhetsområde. (Utbyggnad av VA pågår) Föreslagna utvidgningar av verksamhetsområde, ej framdriva av exploatering. Exempelvis berör detta fåtal fastigheter i direkt närhet till befintligt verksamhetsområde som har behov av allmänna vattentjänster. (VA skall byggas ut) Inskränkande av verksamhetsområde. Berör endast en fastighet som tidigare varit bebyggd men där byggnad är riven och fastigheten inte tillåts nytt bygglov. Ekonomi För att ta ut avgifter enligt gällande VA-taxa krävs att det aktuella områden tas in i verksamhetsområdet. Utdrags bestyrkande:

58 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: Bua 3:7, Del av Bua 3:43 & Bua3:33 14: :30 6 Föreslaget VO: Spill- och Dricksvattenledningar Kriterie: B 1: :2 1 Lantmäteriet m.fl. Datum: ³ 3:20 I :5 3:39 3:16 Föreslaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget 340 Spill- och Dricksvatten, Föreslaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget 3:17 3: :7 1 Dricksvatten (endast), Föreslaget Dagvatten (endast), Föreslaget Spill- och Dagvatten, Föreslaget Dricks- och Dagvatten, Föreslaget Antaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget Spill- och Dricksvatten, Antaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget Dricksvatten (endast), Antaget Dagvatten (endast), Antaget 1: :9 Spill- och Dagvatten, Antaget Dricks- och Dagvatten, Antaget Nekat VO, Nekat

59 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: Del av Fastarp 3:126 Föreslaget VO: Spill-, Dag- och Dricksvattenledningar Kriterie: B 1:10000 ³ Lantmäteriet m.fl. Datum: :88 3:3 2:215 3:126 2:10 Föreslaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget 2:46 Spill- och Dricksvatten, Föreslaget 2:136 3:6 Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget Dricksvatten (endast), Föreslaget,, ' ' Dagvatten (endast), Föreslaget,, Spill- och Dagvatten, Föreslaget 2:41 Dricks- och Dagvatten, Föreslaget 39 Antaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget 2:56 Spill- och Dricksvatten, Antaget 3:59 Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget Dricksvatten (endast), Antaget 1' 1:1 000 Dagvatten (endast), Antaget 2:165 Spill- och Dagvatten, Antaget Dricks- och Dagvatten, Antaget 3:12 3:14 Nekat VO, Nekat

60 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: Grimeton 22:8 Föreslaget VO: Spill-, Dag- och Dricksvattenledningar Kriterie: 1:10000 B Lantmäteriet m.fl. Datum: ³ 15:41 Föreslaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget Spill- och Dricksvatten, Föreslaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget Dricksvatten (endast), Föreslaget 15:44 Dagvatten (endast), Föreslaget Spill- och Dagvatten, Föreslaget Dricks- och Dagvatten, Föreslaget Antaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget Spill- och Dricksvatten, Antaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget Grimeton 15:43 1:800 Dricksvatten (endast), Antaget Dagvatten (endast), Antaget Spill- och Dagvatten, Antaget Dricks- och Dagvatten, Antaget Nekat VO, Nekat

61 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: Trönningenäs 6:9, 6:10 & del av 6:1 Föreslaget VO: Spill- och Dricksvattenledningar Kriterie: 1:10000 E Lantmäteriet m.fl. Datum: ³ Föreslaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget Spill- och Dricksvatten, Föreslaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget Dricksvatten (endast), Föreslaget Dagvatten (endast), Föreslaget Spill- och Dagvatten, Föreslaget Dricks- och Dagvatten, Föreslaget Antaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget Spill- och Dricksvatten, Antaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget Dricksvatten (endast), Antaget 1:2 000 TRÖNNINGENÄS Dagvatten (endast), Antaget Spill- och Dagvatten, Antaget Dricks- och Dagvatten, Antaget Nekat VO, Nekat

62 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: TVÅÅKERS-ÅS 1:103, 3:33, 3:45 Del av 3:12, 1:163, 1:159 Föreslaget VO: Spill-, Dag- och Dricksvattenledningar Kriterie: B 1:10000 Lantmäteriet m.fl. Datum: ³ 3:11 s:16 ---,.,,', 'r I \ S'' \ \ Föreslaget VO ~ 1:160 EZa 1:159 \--'\-;:-=_=_=_=_=_== - 1 2:91 2:92 2:67 2:68 2:90 Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget ~ Spill- och Dricksvatten, Föreslaget fz] Dricksvatten (endast), Föreslaget D Dagvatten (endast), Föreslaget EZ] Spill- och Dagvatten, Föreslaget t2zl Dricks- och Dagvatten, Föreslaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget Antaget VO Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget : Spill- och Dricksvatten, Antaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget 2:160 2:166 Dricksvatten (endast), Antaget Dagvatten (endast), Antaget 1: :164 2:163 2:167 Spill- och Dagvatten, Antaget Dricks- och Dagvatten, Antaget Nekat VO, Nekat

63 Varberg Vatten AB ÄRENDE Styrelsemöte per capsulam 18 april 2018 Deltagare Mail utsänt till samtliga fem styrelseledamöter i Varberg Vatten AB den 11 april 2018 med beslutsförslag samt underlag gällande antagande av nytt verksamhetsområde i Varbergs kommun. Godkännande Följande styrelseledamöter godkänner förslaget per e-post: Peter Sjöholm, ordf. Birgitta Sagdahl, v. ordf. Anette Lofjärd Roland Ryberg Christian Persson Antagande av nytt verksamhetsområde i Varbergs kommun Beslut Styrelsen beslutar att 1. huvudmannen för den allmänna VA-anläggningen i Varbergs kommun föreslår att kommunen i form av kommunfullmäktige inrätta verksamhetsområde för VA enligt förslag till förändringar nedan och i enlighet med bifogad karta. Beslutsunderlag Karta Varberg Gunnestorp samfällighetsförening (Varberg Gunnestorp ga:4) med föreslaget område markerat, Förslag på avtal avseende övertagande av ledningsnät utanför verksamhetsområde i Varberg kommun, Sammanfattning av ärendet Mellan Varberg Vatten AB såsom huvudman för den allmänna VA-anläggningen och Gunnestorps samfällighetsförening har ett avtal tagits fram gällande inlösen av samfällighetens VA-ledningar enligt 39 i lagen om allmänna vattentjänster. Innan

64 Varberg Vatten AB ÄRENDE huvudmannen undertecknar avtalet bör ett verksamhetsområde ha inrättats. Avtalet gäller åtta fastigheter, Arbetsbiet 1-4, Drönaren 2 och 8-10 i Varbergs kommun. Utöver avtalet har enskild förbindelsepunkt för dricks-, spill- och dagvatten upprättats för fastigheten Drönaren 1. Huvudmannen för VA-verksamheten i Varberg kommun vill nu inrätta verksamhetsområden för VA för de aktuella fastigheterna. Ärendet gäller att inrätta nytt verksamhetsområde i anslutning till befintligt verksamhetsområde Verksamhetsområden definieras enligt Lagen om allmänna vattentjänster 1 som, "verksamhetsomrlide: det geografiska omrlide inom vilket en eller flera vattentjänster har ordnats eller ska ordnas genom en allmän va-anläggning". Ansvaret för att inrätta verksamhetsområdet åligger kommunen och inte huvudmannen, i enlighet med Lagen om allmänna vattentjänster 6; Kommunens skyldighet att ordna vattentjänster Om det med hänsyn till skyddet för människors hälsa eller miljön behöver ordnas vattenförsörjning eller avlopp i ett större sammanhang för en viss befintlig eller blivande bebyggelse, skall kommunen 1. bestämma det verksamhetsomrlide inom vilket vattentjänsten eller vattentjänsterna behöver ordnas, och 2. se till att behovet snarast, och sli länge behovet finns kvar, tillgodoses i verksamhetsomrlidet genom en allmän va-anläggning. Ekonomi Huvudmannen övertar samfällighetens utbyggda ledningsnät med tillhörande dagvattendammar utan ersättning då tidigare erlagda anläggningsavgifter täcker befintlig. Huvudmannen står för kostnaden för ledningsrätten.

65 Föreslaget Verksamhetsområde ³ Ingående fastigheter: Arbetsbiet 1, 2, 3, 4 Drönaren 1, 2, 8, 9, 10 Föreslaget VO: Spill- Dag och Dricksvattenledningar Kriterie: B 1:10000 Lantmäteriet m.fl. Datum: ³ /'--'--I I I I I II ( I ) ;I / ;,- / Skjutbana 8:14 / Föreslaget VO EZa 1: Heden 1:5 000 VAXKAKAN Spill- Dag- och Dricksvatten, Föreslaget EZ.a IZZI Spill- och Dricksvatten, Föreslaget fz] Dricksvatten (endast), Föreslaget D Dagvatten (endast), Föreslaget t2zl Dricks- och Dagvatten, Föreslaget EZa Endast spillvatten (ej dricksvatten), Föreslaget Spill- och Dagvatten, Föreslaget Antaget VO D D D D D Spill- Dag- och Dricksvatten, Antaget D Dricks- och Dagvatten, Antaget ~ Spill- och Dricksvatten, Antaget Endast spillvatten (ej dricksvatten), Antaget Dricksvatten (endast), Antaget Dagvatten (endast), Antaget Spill- och Dagvatten, Antaget Nekat VO, Nekat

66 Avtal avseende övertagande av ledningsnät utanför verksamhetsområde i Varbergs kommun. Mellan Varbergs Vatten AB såsom huvudman för den allmänna VA-anläggningen, nedan kallad huvudmannen, och Gunnestorps samfällighetsförening, , nedan kallad samfälligheten, är följande avtal träffat gällande inlösen av samfällighetens VAledningar från gemensamhetsanläggningen Varberg Gunnestorp ga:4, enligt 39 i Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Detta avtal ersätter alla tidigare uppgörelser och avtal som gäller om leverans av dricksvatten och omhändertagande av avloppsvatten mellan huvudmannen och samfälligheten. 1. Bakgrund Avtalet gäller 8 fastigheter, Arbetsbiet 1 4, Drönaren 2 och 8 10 i Varbergs kommun. För fastigheterna finns fastställda detaljplaner, 1383K-p2014/10 beslutat och 1383 P88/3 beslutat Se bilaga 1 2. Aktuellt område kommer, efter beslut i kommunfullmäktige, att ingå i Varberg kommuns verksamhetsområde för dricks-, spill- och dagvatten. 3. Samfälligheten har anlagt och bekostat det lokala ledningsnätet, dvs dragit fram serviser och upprättat förbindelsepunkt för dricks- och spill- och dagvatten för fastigheterna Arbetsbiet 1 4, Drönaren 2, 8 och 9, enligt bilaga 2. Samfällighetens lokala ledningsnät är anslutet till befintligt allmänt ledningsnät. Det utbyggda ledningsnätet med tillhörande dagvattendammar överlämnas utan betalning till huvudmannen. Tidigare erlagda anläggningsavgifter täcker befintlig byggnation och 7 befintliga serviser samt att tomtyteavgift är erlagd för hela det aktuella områdets areal, se bilaga Huvudmannens åtagande Den anläggning som enligt detta avtal skall övertagas av huvudmannen, övertages i befintligt skick. Huvudmannen har besiktigat och godkänt utformning, dimensionering och utförande av dricks-, spill- och dagvattenanläggningar inom det aktuella området, besiktningsprotokollet framgår som bilaga 4. Huvudmannen ansöker om att överta ledningsrätt för underjordiska VA-ledningar och därtill hörande anläggningar inom kvartersmark till förmån för huvudmannen. Denna ansökan inlämnas i samband med detta avtal tecknats. Huvudmannen står för kostnaden för ledningsrätter. Samfällighetens åtagande 9. Konsol för vattenmätare ska finnas i varje fastighet och mätarens plats ska vara godkänd av huvudmannen. 10. Samtliga VA-detaljer, brunnar, ventiler, brandposter, brytpunkter som ingår i ledningsnätet skall redovisas med punkttypkod + löpnummer + X, Y och Z-

67 koordinater (vattengång och brunnslock). Samtliga uppgifter skall överlämnas som tabeller i Microsoft Excel, filformat xls, samt som en pxy-fil till huvudmannen. 11. Relationsritningar skall överlämnas till huvudmannen enligt nedan. Ritningarna skall vara yrkesmässigt utförda av van ritare på CAD, filformat dwg. På ritningarna skall samtliga inmätta detaljer karteras och följande skall tydligt inritas: Samtliga ledningar mellan de karterade punkterna Dricks-, spill- och dagvattenserviserna fram till förbindelsepunkterna Dimensioner och material på ledningarna Punkttypkoder + punktnummer (samma som redovisas i koordinatlistor) Relationsritningarna med tillhörande koordinatlistor skall vara huvudmannen tillhanda senast 3 veckor innan övertagandet om ej annat överenskommes. Framtid 12. Anläggningsavgifter motsvarande servis- och förbindelsepunkt tillkommer vid upprättande av nya serviser/förbindelsepunkter. Vid tillkommande eller förändringar av befintlig byggnation inom aktuellt område erläggs anläggningsavgifter motsvarande bruttoarea-/lägenhetsavgifter enligt gällande VAtaxa. Varje enskild fastighetsägare som utför en förändring på sin fastighet är avgiftsskyldig enligt ovan. Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna tagit var sitt. För huvudmannen För samfälligheten Margareta Björksund-Tuominen.. Fastighetsägare Arbetsbiet 1 VD.. Fastighetsägare Arbetsbiet 2.. Fastighetsägare Arbetsbiet 3 och 4.. Fastighetsägare Drönaren 2 och 8-10

68 Beslutsförslag VARBERGS 1 (2) Dnr: KS 2017/ Kommunstyrelsens arbetsutskott KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning Helena Lindvall, Revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. godkänna revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Dokumenthanteringsplaner behöver revideras regelbundet för att de ska innehålla korrekt information och kunna vara ett stöd för verksamheten. Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen ses över vartannat år och utöver det snarast uppdateras om det uppkommer förändringar i vad som utgör myndighetens handlingar eller i hur myndighetens handlingar hanteras. Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan är nu i behov av en mindre revidering. Gallringsfristen för diarieförda handlingar föreslås ändras för att möjliggöra ett digitalt bevarande. Då handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas in och bevaras digitalt kan pappershandlingarna gallras, under förutsättning att ingen väsentlig information därmed går förlorad. Vidare föreslås sökandeförteckning för ansökningshandlingar kunna gallras då inget behov bedöms finnas av informationen efter två år och inga lagkrav föreligger. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Övervägande Kommunledningskontoret anser att kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan är i behov av en revidering för att möjliggöra en effektivare digital ärendehandläggning. Ekonomi och verksamhet POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS

69 (2) Dnr: KS 2017/ Samråd Samråd har skett mellan kommunstyrelsens förvaltnings samtliga verksamheter och kommunarkivet. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Helena Lindvall Kommunarkivarie

70 VARBERGS KOMMUN Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen 1