POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (31) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Torsdagen den 28 juni, kl Plats Bolmen 3 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Remiss - Digital Agenda (SVN 2018/0038-2) 5. Dataskyddsombud servicenämnden (SVN 2018/0046-1) 6. Remiss - Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun (SVN 2018/0024-2) 7. Remiss - Policy för reklam i det offentliga rummet (SVN 2018/0025-2) 8. Uppföljning matsedel och svinn 9. Utbyggnad av gruppbostad på Styrmansvägen 32, Träslövsläge (SVN 2018/0041-2) 10. Förvaltningen informerar 11. Månadsrapport maj 12. Delegeringsbeslut 13. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Om handlingar saknas eller ytterligare beslutsunderlag önskas kontakta

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) 4. Remiss - Digital Agenda Dnr: SVN 2018/0038 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 45 Dnr SVN 2018/0038 Remiss - Digital Agenda Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. ställa sig positiv till förslag till Digital Agenda med tillägget att den bidrar till att nå kommunens hållbarhetsmål samt att matris Digital Agenda ur medborgar- och utförarperspektiv ska finnas med i Agendan. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 8 maj 2018 beslutat att remittera Digital agenda 2020 till samtliga nämnder, bolag och Räddningstjänst Väst. Serviceförvaltningen har ett uppdrag från kommunstyrelsen där det bland annat ingår att ta fram förslag till styrande dokument som ska stödja den digitala utvecklingen i Varberg kommun. Den Digitala agendan för Varbergs kommun är ett av dem och i uppdraget ingår även genomförande av agendan och att ta fram verksamhetsplaner och riktlinjer som stöd. Arbetet sker enligt styrmodellen för Digitala tjänsters livscykel där processen ingår. Den digitala agendan är framtagen på serviceförvaltningen i tät dialog med verksamheterna och kommunicerad med Digitaliseringsgruppen. Arbetsutskottet kommer på mötet överens om att lägga till i Digital Agenda att den bidrar till att nå kommunens hållbarhetsmål samt att matris Digital Agenda ur medborgar- och utförarperspektiv ska finnas med i Agendan. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 11 juni Remiss - Digital agenda

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Övervägande Den digitala agendan innehåller fokusområden, som är förändrade utifrån tidigare agenda. Några av fokusområdena berör servicenämnden i större utsträckning än andra eller kanske inte helt naturligt uppfattas beröra servicenämndens verksamhet. Därför lämnas här kommentarer och förtydliganden. Bredbandsutbyggnaden Serviceförvaltningen ska på kommunledningskontorets uppdrag bevaka bredbandsutveckling för att uppfylla de nationella och regionala digitala agendorna. Varberg Energi AB på uppdrag från kommunfullmäktige tagit fram en Bredbandsstrategi för Varbergs kommun. Bredbandsfrågor som behöver samordnas hanteras idag på serviceförvaltningen i samverkan med Varberg Energi AB. Noteras att den nu aktuella bredbandsstrategin gäller till 2020 och att en ny strategi ska tas fram för en fortsatt hållbar utveckling av bredband i hela Varbergs kommun. Informationssäkerhet, integritet IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med IT-säkerheten. En ny lagstiftning, GDPR, som ersätter PUL trädde i kraft den 25 maj Ett omfattande arbete har genomförts för att anpassa arbetssätt och hantering av information utifrån den nya lagstiftningen. Det finns ett fortsatt stort behov av kompetensutveckling inom området informationssäkerhet. Samverkan sker med kommunledningskontoret. För att kunna arbeta på ett mer strukturerar och effektivt sätt behövs ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Självservicetjänster och digital förvaltning Inom servicenämndens finns ett uppdrag att driva på utvecklingen av digitala tjänster. Arbetet har stark koppling till IT-avdelningen och VarbergDirekt. Invånarnas behov av tjänster kommer att kunna belysas på ett mer samordnat sätt när servicen får en gemensam plattform. Frågan har en avgörande påverkan på digitaliseringen i Varbergs kommun och här kan servicenämnden påverka utvecklingen. I servicenämndens förslag till budget ingår arbetet med att verksamhetsutveckla genom att utveckla kommunens processer och tillhandahålla e-tjänster med inbyggd logik och automatisering. Införande av så kallade avancerade e-tjänster kommer att behöva intensifieras än mer. Det finns få områden som kommer att vara av sådan vikt som att vi kan tillhandahålla bra tjänster för kommuninvånaren där de kan utföra huvuddelen av sina ärenden på egen hand. Spetsteknik och artificiell intelligens (AI)

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Spetsteknik innebär att billiga sensorer kan byggas in i olika enheter och via trådlös uppkoppling sändas vidare för dataanalys eller automatiserade kontrollfunktioner. AI (Artificiell intelligens) och maskininlärning tillsammans med automatiserade processer blir viktiga verktyg i arbetet med att effektivisera offentlig sektor och motverka det rekryteringsunderskott som förutspås. Repetitiva arbetsuppgifter är oftast enkla att automatisera. AI kan ge handläggare stöd att snabbt kunna göra kontroller och fatta beslut utifrån stora datamängder och därigenom till exempel korta ledtider för invånare. Genom den nya förvaltningslagen (2017:900), som trädde i kraft den 1 juli 2018, infördes en generell regel där det uttryckligen föreskrivs att beslut kan fattas automatiserat. I servicenämndens förslag till budget ingår att med nya investeringsmedel kunna göra en ordentlig satsning på spetsteknik. Arkitektur, standarder och öppna data Datamängden som ska hanteras av kommuner kommer att öka dramatiskt främst som följd av utvecklingen inom flera områden som berör kommunal verksamhet. Det handlar om geografiska data, behov av analyser som är sammansatta av verksamhetsdata och geografiska data, beslutsstödsystem med kvalitetssäkrade data, spetstekniska lösningar i samhället osv. I servicenämndens förslag till budget tas medel upp för en satsning kring att publicera insamlade data som inte är av sekretesskaraktär eller inte innehåller personuppgifter. Vi behöver tillgängliggöra det material som vi samlar in. För att möjliggöra ett effektivt och IT-säkert arbetssätt att hantera vår information krävs en stabil grundläggande teknisk plattform. I servicenämndens budget föreslås att de datorer som köps in i Varbergs kommun, köps och ägs av respektive förvaltning. Under lång tid har det pågått en diskussion kring denna hantering och att det inte är optimalt ur varken standardiseringssynpunkt eller ur återvinningshänseende. För att komma till rätta med detta kan IT-avdelningen istället köpa in samtliga datorer för att sedan hyra ut till förvaltningarna. Denna hantering kommer att finansiera sig själv genom att verksamheterna debiteras en månadskostnad och att dessa intäkter används för att köpa in nya datorer. Dock krävs en första investering för att köpa in samtliga datorer. Ledarskap, kultur och samverkan Digital ledning är ett av de fem delmålen i Regeringens digitaliseringsstrategi och understryker vikten av att verksamheter effektiviseras, utvecklas och får högre kvalitet genom styrning, mätning och uppföljning.

6 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Den allt snabbare förändringen i omvärlden ställer högre krav på förändring i Varbergs kommuns verksamheter. Innovation och snabbrörlighet blir allt viktigare. För att skapa en sådan kultur behöver det vara accepterat att prova nya saker, göra misstag, lägga ner misslyckade satsningar och anpassa lösningen efter den nya kunskapen. Övriga fokusområden Övriga områden i den digitala agendan uppfattas ofta som IT-relaterade eller naturliga utvecklingsområden. Hela agendan hanteras som en gemensam angelägenhet för Varbergs kommun och samverkan/dialog med verksamheten ligger till grund för genomförande av digitaliseringen. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen It-avd.

7 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Remiss - Digital Agenda Förslag till beslut 1. ställa sig positiv till förslag till Digital Agenda överlämna remissvaret till kommunstyrelsen utan synpunkter. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 8 maj 2018 beslutat att remittera Digital agenda 2020 till samtliga nämnder, bolag och Räddningstjänst Väst. Serviceförvaltningen har ett uppdrag från kommunstyrelsen där det bland annat ingår att ta fram förslag till styrande dokument som ska stödja den digitala utvecklingen i Varberg kommun. Den Digitala agendan för Varbergs kommun är ett av dem och i uppdraget ingår även genomförande av agendan och att ta fram verksamhetsplaner och riktlinjer som stöd. Arbetet sker enligt styrmodellen för Digitala tjänsters livscykel där processen ingår. Den digitala agendan är framtagen på serviceförvaltningen i tät dialog med verksamheterna och kommunicerad med Digitaliseringsgruppen. Beslutsunderlag Förslag till Digital agenda för Varbergs kommun, Remiss- KSau beslut 8 maj 2018, 195. Övervägande Den digitala agendan innehåller fokusområden, som är förändrade utifrån tidigare agenda. Några av fokusområdena berör servicenämnden i större utsträckning än andra eller kanske inte helt naturligt uppfattas beröra servicenämndens verksamhet. Därför lämnas här kommentarer och förtydliganden. Bredbandsutbyggnaden Serviceförvaltningen ska på kommunledningskontorets uppdrag bevaka bredbandsutveckling för att uppfylla de nationella och regionala digitala agendorna. Varberg Energi AB på uppdrag från kommunfullmäktige tagit fram en Bredbandsstrategi för Varbergs kommun. Bredbandsfrågor som behöver samordnas hanteras idag på serviceförvaltningen i samverkan med Varberg Energi AB. Noteras att den nu aktuella bredbandsstrategin gäller till 2020 och att en ny strategi ska tas fram för en fortsatt hållbar utveckling av bredband i hela Varbergs kommun.

8 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Informationssäkerhet, integritet IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med IT-säkerheten. En ny lagstiftning, GDPR, som ersätter PUL trädde i kraft den 25 maj Ett omfattande arbete har genomförts för att anpassa arbetssätt och hantering av information utifrån den nya lagstiftningen. Det finns ett fortsatt stort behov av kompetensutveckling inom området informationssäkerhet. Samverkan sker med kommunledningskontoret. För att kunna arbeta på ett mer strukturerar och effektivt sätt behövs ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Självservicetjänster och digital förvaltning Inom servicenämndens finns ett uppdrag att driva på utvecklingen av digitala tjänster. Arbetet har stark koppling till IT-avdelningen och VarbergDirekt. Invånarnas behov av tjänster kommer att kunna belysas på ett mer samordnat sätt när servicen får en gemensam plattform. Frågan har en avgörande påverkan på digitaliseringen i Varbergs kommun och här kan servicenämnden påverka utvecklingen. I servicenämndens förslag till budget ingår arbetet med att verksamhetsutveckla genom att utveckla kommunens processer och tillhandahålla e-tjänster med inbyggd logik och automatisering. Införande av så kallade avancerade e-tjänster kommer att behöva intensifieras än mer. Det finns få områden som kommer att vara av sådan vikt som att vi kan tillhandahålla bra tjänster för kommuninvånaren där de kan utföra huvuddelen av sina ärenden på egen hand. Spetsteknik och artificiell intelligens (AI) Spetsteknik innebär att billiga sensorer kan byggas in i olika enheter och via trådlös uppkoppling sändas vidare för dataanalys eller automatiserade kontrollfunktioner. AI (Artificiell intelligens) och maskininlärning tillsammans med automatiserade processer blir viktiga verktyg i arbetet med att effektivisera offentlig sektor och motverka det rekryteringsunderskott som förutspås. Repetitiva arbetsuppgifter är oftast enkla att automatisera. AI kan ge handläggare stöd att snabbt kunna göra kontroller och fatta beslut utifrån stora datamängder och därigenom till exempel korta ledtider för invånare. Genom den nya förvaltningslagen (2017:900), som trädde i kraft den 1 juli 2018, infördes en generell regel där det uttryckligen föreskrivs att beslut kan fattas automatiserat. I servicenämndens förslag till budget ingår att med nya investeringsmedel kunna göra en ordentlig satsning på spetsteknik. Arkitektur, standarder och öppna data Datamängden som ska hanteras av kommuner kommer att öka dramatiskt främst som följd av utvecklingen inom flera områden som berör kommunal verksamhet. Det handlar om geografiska data, behov av analyser som är sammansatta av verksamhetsdata och geografiska data, beslutsstödsystem med kvalitetssäkrade data, spetstekniska lösningar i samhället osv.

9 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) I servicenämndens förslag till budget tas medel upp för en satsning kring att publicera insamlade data som inte är av sekretesskaraktär eller inte innehåller personuppgifter. Vi behöver tillgängliggöra det material som vi samlar in. För att möjliggöra ett effektivt och IT-säkert arbetssätt att hantera vår information krävs en stabil grundläggande teknisk plattform. I servicenämndens budget föreslås att de datorer som köps in i Varbergs kommun, köps och ägs av respektive förvaltning. Under lång tid har det pågått en diskussion kring denna hantering och att det inte är optimalt ur varken standardiseringssynpunkt eller ur återvinningshänseende. För att komma till rätta med detta kan IT-avdelningen istället köpa in samtliga datorer för att sedan hyra ut till förvaltningarna. Denna hantering kommer att finansiera sig själv genom att verksamheterna debiteras en månadskostnad och att dessa intäkter används för att köpa in nya datorer. Dock krävs en första investering för att köpa in samtliga datorer. Ledarskap, kultur och samverkan Digital ledning är ett av de fem delmålen i Regeringens digitaliseringsstrategi och understryker vikten av att verksamheter effektiviseras, utvecklas och får högre kvalitet genom styrning, mätning och uppföljning. Den allt snabbare förändringen i omvärlden ställer högre krav på förändring i Varbergs kommuns verksamheter. Innovation och snabbrörlighet blir allt viktigare. För att skapa en sådan kultur behöver det vara accepterat att prova nya saker, göra misstag, lägga ner misslyckade satsningar och anpassa lösningen efter den nya kunskapen. Övriga fokusområden Övriga områden i den digitala agendan uppfattas ofta som IT-relaterade eller naturliga utvecklingsområden. Hela agendan hanteras som en gemensam angelägenhet för Varbergs kommun och samverkan/dialog med verksamheten ligger till grund för genomförande av digitaliseringen. Ekonomi och verksamhet I förslag till servicenämndens budget har de områden som nämns under respektive rubrikområde. Ledarskap och kultur kommer att beröra samtliga verksamheter i form av utbildning och arbetet med en kulturförändring. Samråd Digitaliseringsgruppens arbete med den digitala agendan innebär att samtliga förvaltningar har haft möjlighet att aktivt delta i framtagandet av agendan.

10 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Serviceförvaltningen John Nilsson Tf förvaltningschef Håkan Axelsson IT-chef Protokollsutdrag

11 1 (1) Dnr: KS Serviceförvaltning Linda Svensson, Samtliga nämnder, bolag och kommunalförbund i Varbergs kommun Yttrande önskas i följande ärende: Ärende Digital Agenda Diarienr KS Yttrande senast 1 september 2018 Fel! Hittar inte referenskälla. Linda Svensson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se Serviceförvaltning TELEFAX WEBBPLATS Varberg

12 Varbergs kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdes protokoll Ks au 195 Dnr KS 2018/0241 Digital agenda för Varbergs kommun , remiss Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. remittera förslag till Digital agenda till samtliga nämnder och bolag för yttrande. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 15 december 2015, 213, att anta den digitala agendan för Varbergs kommun. Samtidigt fick kommunstyrelsen i uppdrag att årligen revidera agendan. IT-avdelningen har av kommunstyrelsen fått uppdraget att ta fram förslag till strategiska dokument som rör utveckling av IT/ digitalisering. Förslag till Digital agenda har hanterats inom Varbergs kommuns styrmodell för IT-verksamhet. Innehållet har omarbetats utifrån de behov som verksamheterna framför i möten med IT-avdelningen på strategisk nivå. Digitaliseringsgruppen, med representanter från verksamheterna, har varit delaktiga i att formulera förslaget. Digitaliseringsgruppen har även ett särskilt ansvar att prioritera, planera och följa upp genomförandet av den digitala agendan. Årets upplaga innehåller färre områden än den föregående. Ett område som lyfts är ledning. Bes I uts underlag Beslutsförslag 23 april Förslag till Digital agenda Övervägande Förvaltningar och bolag har framfört önskemål om att få yttra sig över förslag till den digitala agendan innan den behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens hantering av agendan förtydligades viljeinriktningen genom tillägg av Varberg ska som avslutning av respektive område. I den nu aktuella agendan finns därför punkter med på samma sätt. Protokollsutdrag: Samtliga nämnder och bolag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

13 Styrdokument 1 (16) IT-avdelningen Linda Svensson, Digital agenda för Varbergs kommun, Dokumenttyp: Strategi Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Digital agenda för Varbergs kommun Beslutsdatum: Dokumentansvarig avdelning: Kommunkansliet Diarienummer: KS2018/0241 Giltig till och med: Tills vidare Senast reviderad:

14 (16) Innehåll Digital agenda för Varbergs kommun, Inledning... 3 Digitalisering drivs av ledarskap och kultur... 3 Syfte... 3 Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering... 4 Dokument att förhålla sig till... 4 De globala hållbarhetsmålen... 4 FN:s Barnkonvention... 4 EU... 4 Nationellt... 5 Regionalt... 6 Lokalt Bredbandsutbyggnad Informationssäkerhet, integritet Självservicetjänster och digital förvaltning Spetsteknik och artificiell intelligens (AI) Arkitektur, standarder och öppna data Ledarskap, kultur och samverkan Digital innovation - arbetssätt och kompetens Medborgardialog...15 Länkar:...16

15 (16) Inledning Digitalisering drivs av ledarskap och kultur Varbergs kommun växer snabbt. För år 2030 är prognosen att Varberg har invånare. För att tillgodose medborgarnas, företagens och organisationernas behov, måste det framtida smarta samhället byggas med innovativa lösningar och ny teknik. Digitaliseringen är därför en självklar del av samhällsplaneringen, som bör ha sin utgångspunkt från medborgarnas livshändelser. Varbergs kommun har höga ambitioner att utvecklas ska kommunen vara Västkustens kreativa mittpunkt. Hållbarhet och delaktighet är förhållningssätten och nytänkande, framåtanda, kunskap och mod är nyckelorden i strävan att förenkla människors vardag och inspirera dem att uppnå sina drömmar. Prognosen visar även att personalförsörjning är tuff och det är svårt att locka personal till offentlig verksamhet. För att locka nya medarbetare behöver Varbergs kommun vara en attraktiv arbetsgivare och utveckla nya arbetssätt. I en värld som förändras allt snabbare krävs en kultur och ett ledarskap som tillåter misstag och firar framgångar på alla nivåer i organisationen. Varberg har genom sin vision goda förutsättningar att surfa på förändringsvågorna och göra det bästa av dem och inte hamna under och översköljas av dem. Men då måste Varberg våga kliva fram och visa mod och ett ledarskap på alla nivåer Den digitala agendan spänner över lång tid och förändringar sker snabbt, vilket gör det svårt att sia om vilka trender som kommer att vara avgörande för framtiden. Klart är dock att organisationen måste rusta sig för att snabbt kunna utvärdera och ta till sig nya tekniker och då är kulturen och ledarskapet avgörande. Utöver en tillåtande kultur är förstås resurser nödvändiga. Varbergs kommun står inte ensam i digitaliseringen. Utöver en självklar regional samverkan, riktlinjer på riksplanet och förordningar från EU, finns ett globalt perspektiv. Styrande dokument ska förhålla sig till FN:s barnkonvention och hållbarhetsmålen. Förändringen till ett mer digitalt samhälle berör båda dessa områden på ett ytterst märkbart sätt. Syfte Detta dokument har till syfte att stötta förvaltningarna i att utveckla sin verksamhet genom digitalisering. Det ska underlätta för invånare, företag och organisationer i Varbergs kommun. Den digitala agendan ska visa kommunens viljeinriktning de närmaste åren och följa intentionerna i den Digitala policyn för Varbergs kommun. En ny policy gäller från och med Agendan pekar ut områden som Varbergs kommun ska fokusera på under de närmaste åren och blir på det sättet en gemensam viljeinriktning för att möta verksamheternas utveckling genom digitalisering. Den belyser även områden som behöver tas upp för att hanteras på kommungemensam central nivå då utvecklingen berör kommunens verksamhet som helhet.

16 (16) Varbergs kommuns styrmodell för digitalisering Varbergs kommun har en styrmodell, Digitala tjänsters livscykel, för att arbeta med digitaliseringen i Varbergs kommuns verksamheter. Den digitala agendan är den gemensamma produkten av de möten och processer som ingår i modellen. Digitaliseringsgruppen består av representanter för både verksamheterna och IT-avdelningen på strategisk nivå och har av kommunstyrelsen fått i uppdrag att bevaka och följa upp de prioriterade områdena i den Digitala agendan. Med den Digitala agendans fokusområden som bas, hanterar Digitaliseringsgruppen uppföljning och prioritering av insatser. Ledningsgruppen för digital utveckling (LDU) är kommundirektörens stöd för beslut om frågor som rör digitalisering. Gruppens representanter består av förvaltningscheferna. Dokument att förhålla sig till De globala hållbarhetsmålen 2015 beslutade FN:s generalförsamling om 17 globala mål till år Syftet är att minska ojämlikheter och orättvisor i världen, att främja fred och rättvisa, att avskaffa extrem fattigdom och lösa klimatkrisen. Varbergs kommuns förmåga att uppfylla de globala målen kan minska de kommande åren om inte vissa delar av digitaliseringen genomförs på rätt sätt. Digitaliseringen kan rätt utnyttjad bidra till att minska miljöpåverkan och det är viktigt att ställa krav på alla inblandade att använda hållbara material och metoder, både ekologiskt, ekonomiskt och socialt. FN:s Barnkonvention Barnkonventionen är ett rättsligt bindande internationellt avtal som slår fast att barn är individer med egna rättigheter, inte föräldrars eller andra vuxnas ägodelar. Den innehåller 54 artiklar som alla är lika viktiga och utgör en helhet, men det finns fyra grundläggande och vägledande principer som alltid ska beaktas när det handlar om frågor som rör barn. 1. Alla barn har samma rättigheter och lika värde. 2. Barnets bästa ska beaktas vid alla beslut som rör barn. 3. Alla barn har rätt till liv och utveckling. 4. Alla barn har rätt att uttrycka sin mening och få den representerad. Digitaliseringen ska ske med hänsyn till dessa principer. Har till exempel alla barn samma rätt till utveckling om de inte har samma tillgång till bredband? EU I Europa 2020-strategin understryks hur viktig bredbandsutbyggnaden är för social integration och konkurrenskraft i EU. Varbergs kommun har 2020 ett väl utbyggt fibernät genom den höga målsättningen. Eventuella nya strategier

17 (16) framtagna av EU, 2020 och framåt, kommer att tas hänsyn till vid aktiviteter utifrån denna agenda. EU lanserar kontinuerligt nya projekt där vi kan delta och därigenom få stöd för digitaliseringsprojekt inom t.ex. hälsoområdet och samhälls-/stadsutveckling. Nationellt Regeringens uppgift är att skapa förutsättningar för en positiv utveckling och ett modernt samhällsbygge med hjälp av exempelvis automatisering, artificiell intelligens och sakernas internet. Detta bör ske genom ett visionärt men ansvarsfullt ledarskap där marknaden ges goda förutsättningar att utvecklas genom att människor är kompetenta och trygga i det digitala samhället. Citatet kommer från För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi som regeringen presenterade I den finns fem delmål: D-kompetens I Sverige ska alla kunna utveckla och använda sin digitala kompetens D-trygghet - I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för alla att på ett säkert sätt ta del av, ta ansvar för samt ha tillit till det digitala samhället. D-innovation - I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för att digitalt drivna innovationer ska utvecklas, spridas och användas. D-ledning I Sverige ska relevant, målmedveten och rättssäker effektivisering och kvalitetsutveckling ske genom digitalisering. D-infrastruktur - Hela Sverige bör ha tillgång till infrastruktur som medger snabbt bredband, stabila mobila tjänster och som stödjer digitalisering. Hösten 2018 etableras den nya statliga myndigheten för digitalisering, bland annat med uppgift att samordna, utveckla, förvalta och tillhandahålla en nationell digital infrastruktur för den offentliga sektorn, samt främja användningen av denna. SKL:s handlingsplan innehåller fyra insatsområden med mål och aktiviteter för att åstadkomma gemensamma förutsättningar för digital utveckling. 1. Ledning och styrning 2. Principer, arkitektur och säkerhet 3. Informationsförsörjning och digital infrastruktur 4. Gemensamma processer och tjänster Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet antogs Regeringens övergripande mål för strategin är att det svenska skolväsendet ska vara ledande

18 (16) i att använda digitaliseringens möjligheter på bästa sätt för att uppnå en hög digital kompetens hos barn och elever och för att främja kunskapsutvecklingen och likvärdigheten. Barn- och utbildningsförvaltningen utgår från fyra huvudområden för att skapa likvärdighet för ökad måluppfyllelse: Likvärdig tillgång till digitala verktyg Infrastruktur Digitala lärresurser Professionsutveckling I likhet med de flesta andra av landets kommuner gick Varberg in som delägare i Inera Syftet är att enklare kunna utveckla gemensamma lösningar som bidrar till att effektivisera verksamheterna i kommuner, landsting och regioner. Regionalt Historiskt sett har svenska kommuner varit väldigt duktiga i att driva sin utveckling själv. När utvecklingen sker i en allt snabbare takt blir det också viktigare att arbeta mer tillsammans. I en relativt liten region som Halland är samverkan och samarbete extra nyttigt. Den regionala stödstruktur som etablerats i Halland bör kompletteras med en formellt beslutad strategisk grupp för digitalisering. Digitaliseringen är verksamhetsutveckling som berör samtliga verksamheter och kräver samtliga chefers och medarbetares engagemang. För att det halländska samarbetet ska flyta på krävs också högsta ledningens engagemang. Kommunstyrelsen i Varberg har i samband med beslut om Digitala agendan deklarerat att den ser positivt på samarbete vid digitalisering. Även Chefsgrupp Halland har visat viljan att prioritera digitalisering. Lokalt Varbergs kommun växer och det finns utmaningar i att möta den större kommunens behov i kompetensförsörjning och personalresurser. Detta ställer krav på att ta vara på den nya tekniken i olika former. Utöver nya kompetenser påverkas vår kultur och därmed även vårt ledarskap. Den snabba förändringstakt som digitaliseringen innebär förutsätter en förändringsbar organisation. Vi behöver möta samhällets behov och utveckla verksamheterna enligt Digitalt först. 1. Bredbandsutbyggnad Omvärld Bredbandsutbyggnaden är en grundförutsättning för att digitaliseringen ska nå önskad omfattning och uppfylla invånarnas behov. Här ska jämlikhet råda oberoende av var man bor i Varbergs kommun.

19 (16) Regeringens nya bredbandsstrategi Ett helt uppkopplat Sverige har följande mål: År 2020: 95 % 100 Mbit/s År 2025: 98 % 1 Gbit/s, 1,9 % 100 Mbit/s och 0,1 % 30 Mbit/s Region Halland har en Regional Bredbandsstrategi för Halland En gemensam utmaning är att nå de sista procenten med utbyggnaden och motverka utanförskap på grund av ekonomiska förutsättningar. Post- och telestyrelsen (PTS) har fått utökat uppdrag att stödja utformning av eventuella nya bidrag och ta fram underlag för de platser där man inte når fram med utbyggnaden. Utbyggnaden av bredband och invånares och företags utökade möjligheter att arbeta från oberoende geografisk placering kan komma att förändra samhällsutvecklingen på ett sätt som vi inte har planerat för. Det utbud som staden kan ge kan nås med ett ännu större utbud via nätet och det finns olika teorier om hur detta kommer att påverka utvecklingen. Lokalt Varbergs kommun antog en Bredbandsstrategi i januari 2018 med målet att överträffa de nationella målen: - Sträva efter att 99% ska ha tillgång till bredbandskapacitet med minst 1 Gbit/s år Bredbandsstrategin beskriver rollerna mellan Varbergs kommun och Varberg Energi med syftet att samordna helheten för att nå målen. Under 2018 publicerades en karta på varberg.se som visar aktuell information om utbyggnadsläget. Uppgifterna hämtas genom dialog med Varbergs Energi AB, övriga aktörer samt fiberföreningar. De fastigheter som av olika skäl inte kan nås med fiber ska kunna erbjudas andra möjliga lösningar för att få tillgång till kommunal service vid behov. Effekterna av den fortsatta digitaliseringen inom offentlig sektor inom välfärdsteknik och skolan förutsätter en ökad användning av bredbandsteknik. Alla invånare, företag och organisationer ska ha samma möjlighet att utvecklas digitalt, samt få möjlighet att nå s.k. samhällsnära tjänster digitalt. Varbergs kommun ska Utifrån PTS stödstruktur ta fram utformning av behov av alternativ finansiering i syfte att undvika utanförskap av utsatta områden och grupper. Följa upp att den antagna bredbandsstrategins mål nås under Formulera strategier för en fortsatt hållbar utveckling av bredband i hela Varbergs kommun

20 (16) 2. Informationssäkerhet, integritet Omvärld Informationssäkerhet innebär att vi hanterar informationen konfidentiellt (rätt person), säkerställer riktigheten (rätt information), gör den tillgänglig (rätt tid och rätt plats) samt att vi gör den spårbar. Invånarna ska känna en trygghet i att offentliga sektorn hanterar integritetskänslig information på ett korrekt sätt. Ett sätt att skydda information och säkerställa att rätt person får åtkomst till information är via e-legitimation. De nya Efos-korten (Efos=e-legitimation för offentlig sektor) är en nationell lösning med flest användare inom omsorgen. Lokalt Informationssäkerhet och integritet löper som en röd tråd genom hela den digitala agendan och berör så gott som samtliga områden. Inför att den nya Dataskyddsförordning skulle träda ikraft den 25 maj 2018 startade ett omfattande arbete inom informationssäkerhet samt IT-säkerhet. Arbetet innebar en toppbelastning under som därefter planar ut men innebär en fortsatt högre nivå än tidigare. Syftet med arbetet är att upprätthålla säkerheten så att risker för stora oväntade kostnader minimeras. I samband med införande av nya digitala lösningar finns stöd för såväl upphandlingskrav som metoder för att säkerställa att informationssäkerheten enligt Varbergs kommuns styrdokument följs. Riktlinjer och stöd för lagring behöver ständigt utvecklas för att förenkla processerna och underlätta arbetet för medarbetarna. Ständig kompetensutveckling behövs för att bibehålla kompetensen hos medarbetarna samt ge nyanställda kunskap om säker hantering av information i sitt uppdrag. Kommunstyrelsen har avsatt medel för projektet Säker digital informationsförvaltning. Inom projektet hanteras frågan om tillförlitlig lagring av skyddsvärd information och att personuppgifter hanteras korrekt enligt Varbergs kommuns styrdokument. Dessutom pågår ett arbetet med överföring av digital information till e-arkiv, som tillgängliggör mer information och skapar möjligheter till ökad service för kommunens invånare. Det bidrar även till ett effektivare arbetssätt för kommunens personal. För att kunna arbeta på ett mer strukturerar och effektivt sätt behövs ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS). Varbergs kommun ska: Bedriva ett riskbaserat informationssäkerhetsarbete Upprätthålla tydliga och relevanta processer för informationssäkerhetshantering och IT-säkerhet.

21 (16) Ta fram ett ledningssystem för informationssäkerhet. Införa och arbeta med frågor rörande legitimation av medarbetare inom sitt uppdrag samt invånare och företag i användning av digitala tjänster. 3. Självservicetjänster och digital förvaltning Omvärld Regeringens målsättning är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Visionen är ett hållbart digitaliserat Sverige. I regeringens och SKL:s gemensamma avsiktsförklaring slås fast att för att skapa en samverkande och innovativ offentlig förvaltning måste den digitala förnyelsen prioriteras på allvar och offentlig sektor måste övergå till att tänka digitalt först, det vill säga prioritera digital service i första hand och erbjuda personlig service där det behövs. För att kunna erbjuda lättillgänglig service på ett kostnadseffektivt sätt pekar SKL:s handlingsplan på nödvändigheten i att kommuner och landsting i högre grad deltar i utvecklingen av och användningen av gemensamma digitala tjänster för privatpersoner och företag. Lokalt Varbergs kommun tänker utveckling enligt Digitalt först. Det finns en tydlig väg in för invånare och företag att nå efterfrågade självservicetjänster och e- förvaltning. Varberg Direkt har en viktig roll i att notera behov och förmedla dessa till verksamheterna så att rätt tjänster utvecklas. En tydlig organisation, metod för att värdera nytta samt finansieringsmodell gör att arbetet med denna form av digitalisering sker effektivt. En förutsättning för att införa digitaliserade/automatiserade tjänster är att processen är kartlagd för att kunna identifiera förbättringsmöjligheterna. Tjänster och service ska utvecklas utifrån medborgarnas livshändelser och anpassas till deras villkor. Varberg Direkt är en viktig motor för att signalera behovet av nya digitala tjänster. Varbergs kommun ska Utveckla tjänster utifrån behov och använda framtagen modell för denna form av digitalisering. Fortsatt aktivt ta del av och arbeta med hälsoteknikutvecklingen. Bidra i utvecklingen av gemensamma tjänster. Vara aktiv part i utvecklingen av regeringens prioriterade insatser kring digitalt först vid utveckling av tjänster lokalt eller i samverkan. Involvera användare i utvecklingen för att säkerställa delaktighet.

22 (16) 4. Spetsteknik och artificiell intelligens (AI) räcker inte till och arbetssättet är mer reaktivt än proaktivt. Omvärld Internet of Things (IoT) innebär att billiga sensorer kan byggas in i olika enheter och via trådlös uppkoppling sändas vidare för dataanalys eller automatiserade kontrollfunktioner. IoT Sverige är ett strategiskt innovationsprogram som är en del av Vinnovas, Energimyndighetens och Formas gemensamma satsning på strategiska innovationsområden. AI (Artificiell intelligens) och maskininlärning tillsammans med automatiserade processer blir viktiga verktyg i arbetet med att effektivisera offentlig sektor och motverka det rekryteringsunderskott som förutspås. Repetitiva arbetsuppgifter är oftast enkla att automatisera. AI kan ge handläggare stöd att snabbt kunna göra kontroller och fatta beslut utifrån stora datamängder och därigenom till exempel korta ledtider för invånare. Genom den nya förvaltningslagen (2017:900), som trädde i kraft den 1 juli 2018, infördes en generell regel där det uttryckligen föreskrivs att beslut kan fattas automatiserat. Lantmäteriet tittar på blockkedjeteknik för att kunna ge enkel, snabb, riktig och säker samhällsservice, bland annat för fastighetsöverlåtelser. En blockkedja är en öppen huvudbok för säkra transaktioner. När transaktionerna i princip är omöjliga att förfalska kan tilliten till informationen öka. Tekniken kan användas inom många områden. Lokalt Nya stadsutvecklingsprojektet gör att Varberg är särskilt väl lämpat att utveckla staden med avancerad miljöteknik. Internet of Things, är hjärtat i ett smart samhälle, där sensorer bidrar till allt från energieffektivisering till trafikledning, luftkvalitetövervakning till effektiv sophantering. Men digitalisering kan också användas för att förbättra förutsättningarna att leva och verka på landsbygden. Varbergs kommun ska Utveckla och främja en smart och hållbar samhällsutveckling inom hela Varbergs kommun (staden och landsbygden) Omvärldsbevaka och prova nya tekniker, inklusive blockkedjor Uppmuntra ledare och medarbetare att tänka nytt och modigt. Aktivt arbeta för fortsatt utveckling av automatiserade processer.

23 (16) 5. Arkitektur, standarder och öppna data Omvärld Digitaliseringsmyndigheten skapades 2018, bland annat med syfte att öka standardiseringen av hur den offentliga sektorn utbyter information för ökad effektivitet och innovation. Ett av de fyra insatsområdena i SKL:s handlingsplan heter Principer, arkitektur och säkerhet. Gemensamma principer, standarder och arkitektur kvalitetssäkrar informationen och de tjänster som tas fram. PSI-direktivet och PSI-lagen ställer krav på offentlig sektor att underlätta medborgare och företagsnyttjande av myndigheters handlingar. Öppna data är också ett viktigt och enkelt sätt att ge invånarna inblick och service. Att visa upp kommunala data kan ha ett stort värde för invånare, företag och övriga organisationer. Datamängden som ska hanteras av kommuner kommer att öka dramatiskt främst som följd av utvecklingen inom flera områden som berör kommunal verksamhet. Det handlar om geografiska data, behov av analyser som är sammansatta av verksamhetsdata och geografiska data, beslutsstödsystem med kvalitetssäkrade data, spetstekniska lösningar i samhället osv. Lokalt Det finns således höga krav från samhället som helhet att öppna upp tillgång till vår information för att användas inom flera olika områden. Detta innebär att det blir viktigt att bestämma och tillämpa gemensamma begrepp, modeller och mönster. Vi ska även tillgängliggöra och återanvända information och tjänster på ett enhetligt sätt. För Varbergs kommun, med stark expansion i byggnadsverksamheten, är Digitalt först och Svensk geoprocess ett viktigt standardiseringsprojekt ett viktigt standardiseringsprojekt för en smartare samhällsbyggnadsprocess. För att möjliggöra ett effektivt och IT-säkert arbetssätt att hantera vår information krävs en stabil grundläggande teknisk plattform. Ett gemensamt arbetssätt inom ärendehandläggning och hantering av dokument skapar förutsättningar för ett bättre verktyg som stöder även inom nämnds- och beslutsprocesserna. Ambitionen att effektivisera och automatisera är en viktig ingrediens i samband med upphandling av nya system. Kraven som ska ställas på leverantörer ska vara entydiga för att säkerställa t.ex. öppna standarder, tillhandahålla API:er för att möjliggöra integration, hanteringen av informationen ur säkerhetsperspektivet samt möjlighet till att återanvända information och tjänster på ett enhetligt sätt.

24 (16) Hanteringen av stora mängder data som samlas från olika system förutsätter att stor vikt läggs vid hantering av informationen. Detta innebär att informationssäkerhetsarbetet bedrivs riskbaserat, skyddar den personliga integriteten samt beaktar informationens skyddsvärde i hela kedjan. Vi behöver databaskompetens, analysförmåga och att vi rör oss med samma termer och begrepp, i så stor utsträckning som möjligt. Varbergs kommun ska Följa lagstiftning, standarder och ramverk inom de områden som omfattas av SKL:s handlingsplan Delta i regionalt och nationellt samarbete för gemensamma principer och bastjänster Införa e-arkiv och processer för arkivering av information Öppet publicera all geodata som kan tillgängliggöras Etablera ett arbetssätt för att publicera öppna datamängder Sträva att nyttja standarder i sin systemplattform. Ge medarbetare verktyg, arbetssätt och kompetens som möjliggör effektiv ärendehandläggning, säker hantering av dokument och information samt en ändamålsenlig nämnds- och beslutsprocess. Tillgängliggöra mer data och ta fram rutiner för att detta ska bli en självklar del i den dagliga verksamheten. Aktivt arbeta med spetsteknik bland annat inom samhällsplaneringen 6. Ledarskap, kultur och samverkan Omvärld Det högsta ledarskapet har ett ansvar för att driva den kulturförändring som krävs för att förverkliga de förbättringar, effektiviseringar och kvalitetshöjningar som digitaliseringen kan skapa i det offentliga Sverige. Digital ledning är ett av de fem delmålen i Regeringens digitaliseringsstrategi och understryker vikten av att verksamheter effektiviseras, utvecklas och får högre kvalitet genom styrning, mätning och uppföljning. E-delegationens Vägledning för digital samverkan och SKL:s Strategi för e- samhället innehåller båda 19 principer för digital samverkan. Grundprinciperna är: 1. Utgå från medborgarnas livshändelser 2. Låt digitala möten ske på användarnas villkor 3. Upprätthåll rätt nivå på informationssäkerhet och integritet 4. Delegera mandat och ansvar 5. Låt behov och nytta vara styrande SKL understryker att förmågan att samarbeta med andra, dra nytta av varandras erfarenheter och samutnyttja resurser är vital för att driva arbetet eff ektivt. SKL har också tagit fram en bra samverkansplattform för offentlig sektor, Deladigitalt.se, vilken underlättar samarbete och innovation.

25 (16) Lokalt Den allt snabbare förändringen i omvärlden ställer högre krav på förändring i Varbergs kommuns verksamheter. Innovation och snabbrörlighet blir allt viktigare. Följden blir att leda än mer genom vision, kontext och ramverk och mindre med detaljer. Ett allt för detaljstyrt arbete leder till svårigheter att ställa om. Handlingsplaner måste ses över löpande och inte vara för detaljerade. Kommunen ska inte bara bygga nytt utan också utveckla befintligt och lägga ner misslyckade satsningar. För att skapa en sådan kultur behöver det vara accepterat att prova nya saker, göra misstag, lägga ner misslyckade satsningar och anpassa lösningen efter den nya kunskapen. Chefer och ledare behöver våga släppa silotänk och låta medarbetare samarbeta mer i nätverksstrukturer än hierarkier. Alla medarbetare behöver ta ansvar för sin egen situation och känna ägarskap över sin del av resan mot målen. Som delägare i Inera är det viktigt att Varberg aktivt deltar i kravställningen och utvecklingen av gemensamma nationella tjänster. Inom den regionala stödstrukturen i Halland bör Varberg delta i samtliga samverkansforum. Ledningsgrupp för Digital utveckling håller sig väl informerad och uppdaterad på omvärldens förändringar och stöttar samarbetet i länet. Digitaliseringsgruppen bidrar till att luckra upp stuprörstänk och underlättar samarbetet i kommunen och koncernen. Samverkan i Halland är naturlig inom gruppen för e-samverkan som utvecklar processer och bygger självservicetjänster. Varbergs kommun ska: Skapa en kultur där det är accepterat att misslyckas och där man lär av misstagen. Verka för en förändring av kulturen för att underlätta verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Öka den digitala mognaden på alla nivåer inom organisationen. Riva stuprören och samarbeta över bolags-, förvaltnings- och avdelningsgränser. Implementera nationella tjänster som tas fram inom olika områden. Aktivt arbeta för Varbergs och Hallands bästa i Inera-samarbetet. Använda SKL:s samverkansplattform deladigitalt.se och bidra till ökad samverkan mellan kommuner, landsting och regioner. 7. Digital innovation - arbetssätt och kompetens Omvärld En digital omvärld med hög förändringstakt ställer nya krav på förändringsarbete inom kommuner. Nya sätt att arbeta blir en naturlig del i övergång till att ny teknik införs i de ordinarie processerna. Hur stor andel av processerna som kan digitaliseras är

26 (16) en ständig frågeställning både nationellt och lokalt. Vi måste ifrågasätta de gamla processerna när tekniken möjliggör något helt annat. Tekniska förutsättningar för digitaliseringen finns, utmaningen ligger mer i beskrivning av processer och nya arbetssätt. IT och användningen av olika verktyg berör nära 100 procent av medarbetarna i offentlig sektor. En effektiv vardag kräver både kunskap och en stabil miljö. Regeringens beslut kring att stärka digitaliseringen för skolväsendet ställer krav på teknisk och pedagogisk support på förskole- och skolenheter. Lokalt Varbergs vision om Västkustens kreativa mittpunkt med nytänkande, framåtanda, kunskap och mod förpliktigar inte minst på digitaliseringens område. Utöver metoder och modeller för digital utveckling, krävs innovation och kreativitet för att ta vara på den digitala transformationens möjligheter och utmaningar. I SKL:s jämförelseverktyg e-blomlådan mäts och jämförs ledning och styrning som ett särskilt område. Varberg har goda förutsättningar att utveckla ledarskapet genom kompetensutveckling inom för såväl ledare som medarbetare. Att involvera alla medarbetare samt deras möjlighet att kompetensutvecklas kommer att vara avgörande för utvecklingen. Alla måste samarbeta, stimuleras av och lära sig av varandra. Modellen Digitala tjänsters livscykel följer den centrala lednings- och styrningsmodellen samt årshjulet för budgethantering. Den digitala transformationen, övergång till digitala arbetssätt och processer, kräver en hög grad av innovation. Säkerställande av stabilitet och pålitlighet i existerande system och att samtidigt möjliggöra dynamik och innovation i nya smarta lösningar, är en balansgång som kommer kräva stort fokus under kommande år. Kompetensutveckling och introduktion av nyanställda i systemanvändande är sätt att förbättra arbetsmiljö och minska avbrott i verksamheten. En modern och välutvecklad systemmiljö är idag en väsentlig del för att vara en attraktiv arbetsgivare. Varbergs kommun systemförvaltarmodell ska utgöra ett stöd för både systemägare och förvaltare i utvecklingen av vår systemmiljö. Varbergs kommun ska: Ha en väl utvecklad kompetensutveckling för existerande medarbetare och en tidig, relevant introduktion av nyanställda i digitalt systemanvändande. Ha en relevant omvärldsbevakning för att kunna använda innovativa lösningar.

27 (16) 8. Medborgardialog Omvärld Demokratiutredningen Låt fler forma framtiden! har som huvudförslag bl.a. följande punkter: Folkmotion och e-demokrati Digital insamling av namn i samband med lokala folkomröstningar Införande av digitala e-remisser för alla SKL:s kongress beslutade i november 2015 att SKL ska stödja medlemmarnas utveckling av medborgardialog och medskapande som en del i styrning och verksamhetsutveckling för ett demokratiskt och hållbart samhälle. Det är tydligt att digitala verktyg är oerhört angelägna för det fortsatta arbetet. Lokalt I Varbergs kommun pågår stora förändringsprojekt inom t.ex. stadsbyggnad. Medborgardialoger kan genomföras på flera olika sätt med olika verktyg. Vi har en Policy för medborgardialog samt stöd för hur dialogen ska genomföras beroende på vad dialogen handlar om. Det är viktigt att alla som vill får möjlighet att delta. Här blir digitala lösningar en allt större del av sättet att bjuda in och inhämta synpunkterna. Digitala möten måste ske på användarnas villkor. Varbergs kommun ska: Låta digitala kanaler vara det primära alternativet Aktivt följa utvecklingen på riksnivå.

28 (16) Länkar: Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet - Regeringen För ett hållbart digitaliserat Sverige - en digitaliseringsstrategi - Regeringen Ökat välfärdsbehov kräver flera olika lösningar - SKL Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling - SKL Vägledande principer för digital samverkan - E-delegationen Att leda digital transformation Sverige helt uppkopplat 2025 en bredbandsstrategi

29 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) 5. Dataskyddsombud servicenämnden Dnr: SVN 2018/0046 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 52 Dnr SVN 2018/0046 Dataskyddsombud servicenämnden Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. utse Linda Svensson till dataskyddsombud för servicenämnden från och med 29 maj 2018 till och med 28 juni utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för servicenämnden från och med 29 juni Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL. Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen Att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet Att samarbeta med tillsynsmyndigheten Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor.

30 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) En annan förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag 13 juni Övervägande Efter diskussioner med kommunerna i Halland har man kommit överens om att anställa två gemensamma dataskyddsombud för Kungsbacka, Varberg, Falkenberg, Hylte och Laholm. Ett av ombuden ska främst arbeta mot Kungsbacka och Varberg och det andra mot Falkenberg, Hylte och Laholm. Målet är att de två dataskyddsombuden ska samverka och gemensamt ta ställning i övergripande frågeställningar. För Kungsbacka och Varberg har Kerstin Glittmark anställts och hon börjar sin tjänstgöring 29 juni Fram till detta datum föreslås att respektive nämnd utser befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud. Nuvarande personuppgiftsombud på servicenämnden är Linda Svensson. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen IT-avdelningen

31 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Dataskyddsombud servicenämnden Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. utse Linda Svensson till dataskyddsombud för servicenämnden från och med 29 maj 2018 till och med 28 juni utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för servicenämnden från och med 29 juni Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL. Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen Att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet Att samarbeta med tillsynsmyndigheten Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor. En annan förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Beslutsunderlag

32 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Beslutsförslag 13 juni Övervägande Efter diskussioner med kommunerna i Halland har man kommit överens om att anställa två gemensamma dataskyddsombud för Kungsbacka, Varberg, Falkenberg, Hylte och Laholm. Ett av ombuden ska främst arbeta mot Kungsbacka och Varberg och det andra mot Falkenberg, Hylte och Laholm. Målet är att de två dataskyddsombuden ska samverka och gemensamt ta ställning i övergripande frågeställningar. För Kungsbacka och Varberg har Kerstin Glittmark anställts och hon börjar sin tjänstgöring 29 juni Fram till detta datum föreslås att respektive nämnd utser befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud. Nuvarande personuppgiftsombud på servicenämnden är Linda Svensson. Ekonomi och verksamhet Kungsbacka och Varberg delar på kostnaden för det gemensamma dataskyddsombudet. Medel finns avsatta för tjänsten. Serviceförvaltningen John Nilsson Tf Fövaltningschef Linda Svensson Utvecklingsstrateg Protokollsutdrag Kommunstyrelsen IT-avdelningen

33 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Ks 131 Dnr KS 2018/0209 Dataskyddsombud kommunstyrelsen Beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. utse Marcus Andersson till dataskyddsombud för kommunstyrelsen från och med 29 maj 2018 till och med 28 juni utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för kommunstyrelsen från och med 29 juni uppmana respektive nämnd och bolag att utse Kerstin Glittmark till dataskyddsombud för sin verksamhet och befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud under en övergångsperiod. Beskrivning av ärendet Dataskyddsförordningen, GDPR, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen, PuL. Respektive nämnd och bolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sin verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen ska varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska enligt dataskyddsförordningen, artikel 39, bland annat ha följande uppgifter: att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt förordningen att övervaka efterlevnaden av förordningen och ge information till och utbilda personal att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet att samarbeta med tillsynsmyndigheten att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet förhandssamråd och vid behov samråda i andra frågor. En annan förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

34 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Arbetsutskottet 8 maj 2018, 202. Beslutsförslag 10 april Övervägande Efter diskussioner med kommunerna i Halland har man kommit överens om att anställa två gemensamma dataskyddsombud för Kungsbacka, Varberg, Falkenberg, Hylte och Laholm. Ett av ombuden ska främst arbeta mot Kungsbacka och Varberg och det andra mot Falkenberg, Hylte och Laholm. Målet är att de två dataskyddsombuden ska samverka och gemensamt ta ställning i övergripande frågeställningar. För Kungsbacka och Varberg har Kerstin Glittmark anställts och hon börjar sin tjänstgöring 29 juni Fram till detta datum föreslås att respektive nämnd utser befintligt personuppgiftsombud till dataskyddsombud. Nuvarande personuppgiftsombud på kommunstyrelsen är Marcus Andersson. Protokollsutdrag: Samtliga nämnder och bolag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

35 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) 6. Remiss - Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun Dnr: SVN 2018/0024 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 46 Dnr SVN 2018/0024 Remiss - Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. som svar på remissen ställa sig bakom förvaltningens yttrande. Beskrivning av ärendet Ett förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun har arbetats fram av samhällsutvecklingskontoret. I arbetet har byggnadsnämndens, hamn- och gatunämndens och servicenämndens presidier deltagit. Då policyn berör hela kommunen, har den lämnats på remiss till samtliga nämnder. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 juni Remiss - Policy för medborgardialog i Varbergs kommun. Övervägande Förslaget till policy för medborgardialog täcker hela processen och är bra och tydlig. Förslaget att genomföra dialog kan komma från både politiker och/eller tjänstemän men det är politikerna som äger processen. I policyn tydliggörs arbetet och ansvaret för återkoppling av resultat av dialogen till medborgarna. Detta är bra, då det är viktigt att det återförs till medborgarna, för att upprätthålla en fortsatt bra dialog.

36 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Den översta nivån i delaktighetstrappan benämns med två olika begrepp medbeslutande och medbestämmande. Det borde vara samma. Där står sedan i förklaringen; när den representativa församlingen delegerar till en icke representativt vald grupp av personer att fatta beslut inom en bestämd ram och budget eller vid en beslutande folkomröstning. Enligt Sveriges riksdag är kommunala folkomröstningar alltid rådgivande. Att hänvisa till beslutande folkomröstning blir då motsägelsefullt. I förslaget står att policyn ska kompletteras med riktlinjer. Det bör framgå i policyn vilken målgrupp riktlinjerna ska vända sig till. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Verksamhetsutvecklare

37 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Remiss - Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. som svar på remissen ställa sig bakom förvaltningens yttrande. Beskrivning av ärendet Ett förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun har arbetats fram av samhällsutvecklingskontoret. I arbetet har byggnadsnämndens, hamn- och gatunämndens och servicenämndens presidier deltagit. Då policyn berör hela kommunen, har den lämnats på remiss till samtliga nämnder. Beslutsunderlag Förslag till Policy för medborgardialog i Varbergs kommun Övervägande Förslaget till policy för medborgardialog täcker hela processen och är bra och tydlig. Förslaget att genomföra dialog kan komma från både politiker och/eller tjänstemän men det är politikerna som äger processen. I policyn tydliggörs arbetet och ansvaret för återkoppling av resultat av dialogen till medborgarna. Detta är bra, då det är viktigt att det återförs till medborgarna, för att upprätthålla en fortsatt bra dialog. Den översta nivån i delaktighetstrappan benämns med två olika begrepp medbeslutande och medbestämmande. Det borde vara samma. Där står sedan i förklaringen; när den representativa församlingen delegerar till en icke representativt vald grupp av personer att fatta beslut inom en bestämd ram och budget eller vid en beslutande folkomröstning. Enligt Sveriges riksdag är kommunala folkomröstningar alltid rådgivande. Att hänvisa till beslutande folkomröstning blir då motsägelsefullt. I förslaget står att policyn ska kompletteras med riktlinjer. Det bör framgå i policyn vilken målgrupp riktlinjerna ska vända sig till.

38 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Ekonomi och verksamhet Förslaget till policy innebär ingen direkt påverkan på servicenämndens ekonomi eller verksamhet. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Verksamhetsutvecklare

39 Remiss 1 (1) Dnr: KS 2016/ Till samtliga nämnder och bolag Strategisk utveckling Kristina Hylander, Begäran om yttrande Ärende Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun Diarienummer KS 2016/0026 Yttrande senast Kommunstyrelsens förvaltning Kristina Hylander POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

40 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Ks au 105 Dnr KS 2016/0026 Remiss - policy för medborgardialog i Varbergs kommun Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. översända förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun på remiss till kommunens nämnder och bolag. Beskrivning av ärendet Arbetsutskottet beslutade 9 februari 2016, 51 uppdra åt samhällsutvecklingskontoret att utarbeta förslag till principer för medborgardialog. Arbetsutskottet beslutade 10 januari 2017, 2, hemställa hos byggnadsnämnden, hamn- och gatunämnden och servicenämnden att nämndernas presidier ska utgöra styrgrupp för arbetet med att utarbeta principer för medborgardialog. Ett förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun har arbetats fram i nära samarbete med styrgruppen. En policy berör alla kommunens nämnder. Därför föreslås att förslaget går på remiss till nämnderna. Arbetsutskottet beslutar gemensamt att lägga till texten och bolag i beslutspunkt 1. Beslutsunderlag Beslutsförslag 16 februari Förslag till policy för medborgardialog i Varbergs kommun 9 februari Övervägande En policy berör alla kommunens nämnder. Därför föreslås att förslag till policy för medborgadialog i Varbergs kommun går på remiss till nämnderna. Protokollsutdrag: Samtliga nämnder och bolag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

41 Policy 1 (4) Dnr: KS 2016/ Policy för medborgardialog i Varbergs kommun Varför medborgardialog? Varbergs kommuns vision är att bli västkustens kreativa mittpunkt. Till visionen hör förhållningssätten: Hållbarhet och Delaktighet Vi har ett öppet klimat och ett inkluderande förhållningssätt som kännetecknas av mångfald, inflytande och omtanke. I vissa ärenden är dialog en lagstadgad skyldighet för kommunen, som Plan och bygglagens (2010:900) regler om samråd i framtagandet av planer. Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk anger de nationella minoriteternas rätt till inflytande. Kommunallagen (217:725), 8 kap. 3, föreskriver att nämnderna ska verka för att samråd sker med dem som brukar deras tjänster. Många medborgare vill engagera sig i utvecklingen av sin kommun men många gånger endast för en begränsad tid eller för ett särskilt område eller fråga. Dessutom är förtroendevalda måna om och intresserade av att föra dialog med medborgarna för att på så sätt få så många perspektiv på en fråga som möjligt. Medborgardialog ersätter inte den representativa demokratin utan kompletterar den. Medborgardialogen ska ge de förtroendevalda ett bredare underlag inför beslut samt vara ett komplement till det beslutsunderlag som tjänstpersonerna tar fram. De förtroendevalda har alltid ansvaret för helhetsbedömningar och för att fatta de slutliga besluten. Vad är medborgardialog i Varbergs kommun? Medborgardialog ska vara ett planerat och strukturerat arbetssätt och en del av styrningen. Medborgardialog kan ske med olika grad av inflytande på lösningar och slutliga beslut. Det ska alltid vara tydligt i inbjudan till och vid dialogtillfället vilken inflytandegrad dialogen har, så att förväntningarna hos dem som deltar stämmer överens med kommunens intention med dialogen. De olika delaktighetsgraderna kan beskrivas genom delaktighetstrappan. Trappan visar att graden av delaktighet och påverkansmöjlighet varierar beroende på vilken dialogform man väljer. Det betyder inte att den ena formen är bättre än den andra. Därför är första steget att inför varje dialog ta ställning till vilken grad av delaktighet som är aktuell och därefter POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

42 2 (4) Dnr: KS 2016/ analysera vilka som är berörda och som dialogen vänder sig till. Det viktiga är att man i varje dialog är tydlig med vilken inflytandegrad som är aktuell. Information är nödvändig för att göra det möjligt för medborgarna att kunna vara delaktiga och för att få förståelse för en fråga och de alternativ, möjligheter och lösningar som är tänkbara. Konsultation då medborgarna får möjlighet att ge respons på analyser och förslag på möjliga lösningar men kan också handla om att ta emot och behandla medborgarnas synpunkter och frågor. Dialog när medborgarna ges möjlighet att tillsammans med andra föra dialog i frågor som rör kommunens utveckling. Alla som deltar i dialogen har möjlighet att framföra och argumentera för sina åsikter för att utveckla förståelse och samförstånd i syfte att medborgarnas intresse kunskap och önskemål vägs in och beaktas i den fortsatta politiska processen. Inflytande när medborgarna ges möjlighet att vara delaktiga i en fråga över tid och ges inflytande över val av lösningar (fram till de/det förslag som bildar underlag för demokratiska beslut). Medbestämmande när den representativa församlingen delegerar till en icke representativt vald grupp av personer att fatta beslut inom en bestämd ram och budget eller vid en beslutande folkomröstning. Alla stegen i dialogtrappan utgör med ett samlingsbegrepp medborgardialog. Till vad används medborgardialog? Syftet med medborgardialog är flera. Medborgardialog är främst de förtroendevaldas verktyg i styrning och beslutsfattande. Medborgarna kan i dialog tillföra perspektiv, kunskap och idéer som medverkar till att bredda och fördjupa beslutsunderlag och som kan bidra till att de förtroendevalda kan fatta väl underbyggda beslut.

43 3 (4) Dnr: KS 2016/ Syftet är också att medborgarna ska känna delaktighet i de kommunala frågor som angår dem och att ge medborgarna kunskap om och förståelse för det demokratiska systemet och för de förtroendevaldas uppdrag att fatta beslut som tar hänsyn till helheten. Förvaltningarna kan i sitt utvecklingsarbete använda brukardialog som ett verktyg för att utveckla, förbättra och förnya sina tjänster och sin verksamhet. Detta kan ske på tjänstepersoners initiativ och genomförande och är inte det som här menas med medborgardialog. Beslut om ändring av tjänster och verksamheter följer ordinarie beslutsoch delgeringsordning. När sker medborgardialog? Medborgardialog ska ske väl planerat, strukturerat och beslutad av den politiska församling som har ansvar för det som dialogen avser för att kunna bli en del i styrningen. Initiativet till dialog kan både tas av nämnd/styrelse och förvaltningsorganisationen men beslut fattas alltid av den aktuella nämnden/styrelsen. Ordföranden i nämnden/styrelsen initierar förslag till dialog till beslutsprocessen. Beslut om medborgardialog får inte vidaredelegeras. Medborgardialog ska endast användas i ärenden som är påverkbara, företrädesvis tidigt i processen och där resultatet av dialogen kan utgöra ett komplement till övrigt beslutsunderlag. Medborgardialog kan också vara värdefullt vid utvärderingen av resultatet av ett fattat beslut. Dialog är inte aktuellt när ett beslut redan är fattat och frågan inte längre är påverkbar eller om man inte avser att använda resultatet av dialogen. Vem deltar? Medborgardialog är de förtroendevaldas verktyg och de förtroendevalda beslutar om, äger och deltar i respektive dialog som dialogpolitiker och representanter för Varbergs kommun. Tjänsteorganisationen stödjer de förtroendevalda med planering, i genomförande och utvärdering av dialogen. Medborgarna deltar med sin kunskap, sina idéer och synpunkter beroende på dialogens inflytandegrad. För att få ett användbart resultat av dialogen, är det viktigt att ett brett och representativt urval av dem som är berörda, deltar i den. Därför ska en målgruppsanalys alltid föregå dialogen liksom aktiviteter för att bjuda in och nå målgrupperna. Kan inte representativitet uppnås, ska man överväga om dialogen ska genomföras eller inte. Med medborgare menas här de som bor, verkar och vistas i kommunen.

44 4 (4) Dnr: KS 2016/ Värdegrund för medborgardialog i Varbergs kommun Medborgardialog i Varbergs kommun bygger på Varbergs kommuns vision och förhållningssätt om kreativitet, delaktighet och hållbarhet. Medborgardialoger i Varbergs kommun ska kännetecknas av transparens, öppenhet, tillit och medskapande. Hur fördelas ansvaret? Initiativ till dialog förtroendevalda och/eller tjänstepersoner. Beslut om dialog den nämnd(er)/styrelse som förfogar över aktuell fråga/ärende, var för sig om flera nämnder är involverade Planering och efterarbete aktuell/aktuella förvaltningar Genomförande av dialog förtroendevalda med stöd från tjänstepersoner Ekonomi respektive nämnd ansvarar för egna dialogkostnader. I de investeringsprojekt där medborgardialog ingår, ska kostnaden för dialogen ingå i kostnaden för investeringen. Som stöd för, och för utveckling av, kommunens dialogkompetens, ska ett nätverk med representanter för förvaltningarna finnas. Nätverket samordnas av kommunstyrelsens förvaltning. Kontaktpersonerna ska ges möjlighet till kompetensutveckling inom området. Kompetensutveckling ska också erbjudas de förtroendevalda som deltar i dialoger. Policyn för medborgardialog i Varbergs kommun kompletteras med Riktlinjer för medborgardialog i Varbergs kommun.

45 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) 7. Remiss - Policy för reklam i det offentliga rummet Dnr: SVN 2018/0025 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 47 Dnr SVN 2018/0025 Remiss - Policy för reklam i det offentliga rummet Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. tillstyrka Förslag till Policy för reklam i det offentliga rummet. Beskrivning av ärendet Kommunen ser en ökad efterfrågan från privata aktörer på att sätta upp reklambudskap, och internt har behovet lyfts av platser att sprida information på. Förslag på en övergripande policy för hantering har tagits fram och skickats på remiss till samtliga nämnder och bolag i kommunen. Policyn syftar till att vara vägledande genom att klargöra kommunens syn på och förhållningssätt till reklam i det offentliga rummet. Med denna som grund skapas förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för berörda förvaltningar. Förslag till policy har skickats på remiss till samtliga nämnder och bolag i kommunen. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 juni Remiss - Policy för reklam i det offentliga rummet Övervägande Det förslag till policy som tagits fram, är tänkt att skapa förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för samtliga förvaltningar och bolag, utan att begränsa förvaltningarnas egna ansvarsområden. Den tydliggör kommunens

46 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) roll som aktiv aktör vad gäller estetisk utformning. Nyttan med reklam/information och var den placeras ska sättas i relation till omgivningen. Dessutom beskrivs att detta ska vägas mot samhällsnyttan och hur det påverkar stadens attraktivitet. Policyn är generellt utformad och servicenämnden bedömer att den möjligen berör vissa av nämndens verksamheter, såsom exempelvis Varberg direkt. Servicenämnden ser positivt på förslaget till policy. Utifrån detta tillstyrker servicenämnden förslaget. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Verksamhetsutvecklare

47 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Remiss - Policy för reklam i det offentliga rummet Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. tillstyrka Förslag till Policy för reklam i det offentliga rummet. Beskrivning av ärendet Kommunen ser en ökad efterfrågan från privata aktörer på att sätta upp reklambudskap, och internt har behovet lyfts av platser att sprida information på. Förslag på en övergripande policy för hantering har tagits fram och skickats på remiss till samtliga nämnder och bolag i kommunen. Policyn syftar till att vara vägledande genom att klargöra kommunens syn på och förhållningssätt till reklam i det offentliga rummet. Med denna som grund skapas förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för berörda förvaltningar. Förslag till policy har skickats på remiss till samtliga nämnder och bolag i kommunen. Beslutsunderlag Förslag till Policy för reklam i det offentliga rummet Övervägande Det förslag till policy som tagits fram, är tänkt att skapa förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för samtliga förvaltningar och bolag, utan att begränsa förvaltningarnas egna ansvarsområden. Den tydliggör kommunens roll som aktiv aktör vad gäller estetisk utformning. Nyttan med reklam/information och var den placeras ska sättas i relation till omgivningen. Dessutom beskrivs att detta ska vägas mot samhällsnyttan och hur det påverkar stadens attraktivitet. Policyn är generellt utformad och servicenämnden bedömer att den möjligen berör vissa av nämndens verksamheter, såsom exempelvis Varberg direkt. Servicenämnden ser positivt på förslaget till policy. Utifrån detta tillstyrker servicenämnden förslaget.

48 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) Ekonomi och verksamhet Förslaget till policy innebär ingen direkt påverkan på servicenämndens ekonomi eller verksamhet. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Verksamhetsutvecklare

49 Yttrande 1 (1) Dnr: KS 2018/ Samtliga nämnder och bolag Kommunkansliet Charlott Elisson, Begäran om yttrande Ärende Policy för reklam i det offentliga rummet Diarienummer KS 2018/0062 Yttrande senast 29 juni 2018 Kommunkansliet Charlott Elisson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

50 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Ks au 107 Dnr KS 2018/0062 Remiss - policy för reklam i det offentliga rummet Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. skicka Policy för reklam i det offentliga rummet, på remiss till samtliga nämnder och bolag. Beskrivning av ärendet Frågan om reklam i det offentliga rummet har aktualiserats på flera håll i vår organisation. Kommunen ser en ökad efterfrågan från privata aktörer på att sätta upp reklambudskap, och internt har behovet lyfts av platser att sprida information på. En övergripande policy för hantering saknas och har efterfrågats av bland annat stadsbyggnadskontoret, hamn- och gatuförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning. Policyn syftar till att vara vägledande genom att klargöra kommunens syn på och förhållningssätt till reklam i det offentliga rummet. Med policyn som grund skapas förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för berörda förvaltningar. Beslutsunderlag Beslutsförslag 15 februari Policy för reklam i det offentliga rummet. Övervägande Det har varit en balansgång att ta fram en policy som är tillräckligt tydlig för att utgöra ett verkligt stöd, men som inte begränsar förvaltningarna utifrån de egna ansvarsområdena genom att vara för detaljerad. Med policyn som grund ska nyttan med reklam/information och dess placering ske med stor hänsyn till omgivningen och vägas mot samhällsnyttan och hur det påverkar stadens attraktivitet. För verksamheter kan angränsande befintliga styrdokument behöva ses över så att de följer policyns inriktning. Protokollsutdrag: Samtliga nämnder och bolag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

51 Beslutsförslag 1 (2) Dnr: KS 2018/ Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens förvaltning Charlott Elisson Policy för reklam i det offentliga rummet Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar 1. skicka Policy för reklam i det offentliga rummet, på remiss till samtliga nämnder och bolag. Beskrivning av ärendet Frågan om reklam* i det offentliga rummet har aktualiserats på flera håll i vår organisation. Kommunen ser en ökad efterfrågan från privata aktörer på att sätta upp reklambudskap, och internt har behovet lyfts av platser att sprida information på. En övergripande policy för hantering saknas och har efterfrågats av bland annat stadsbyggnadskontoret, hamn- och gatuförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning. Policyn syftar till att vara vägledande genom att klargöra kommunens syn på och förhållningssätt till reklam i det offentliga rummet. Med policyn som grund skapas förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för berörda förvaltningar. * Reklam i detta sammanhang, när en extern aktör är inblandad, har oftast ett kommersiellt syfte medan internt fokus ligger på information och marknadsföring av vår verksamhet och evenemang. Beslutsunderlag Kommunkansliets beslutsförslag Policy för reklam i det offentliga rummet Övervägande Det har varit en balansgång att ta fram en policy som är tillräckligt tydlig för att utgöra ett verkligt stöd, men som inte begränsar förvaltningarna utifrån de egna ansvarsområdena genom att vara för detaljerad. Med policyn som grund ska nyttan med reklam/information och dess placering ske med stor hänsyn till omgivningen och vägas mot samhällsnyttan och hur det påverkar stadens attraktivitet. För verksamheter kan angränsande befintliga styrdokument behöva ses över så att de följer policyns inriktning. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra ks@varberg.se Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg

52 2 (2) Dnr: KS 2018/ Ekonomi och verksamhet Det finns inga kostnader att beakta i direkt anslutning till ett fastställande av policyn. Däremot anger policyn att Varbergs kommun ställer sig positiva till möjligheten, att genom eget ägandeskap, exponera budskap på digitala skärmar utmed E6:an vilket således kan bli en budgetfråga på sikt. Samråd Kommunstyrelsens förvaltning har varit sammankallande i arbetet och frågan har behandlats av en grupp bestående av representanter från hamn- och gatuförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, Näringslivs- och destinationskontoret, avdelningen för mark och exploatering, Varbergs Fastighets AB samt kommunjurist på kommunstyrelsens förvaltning. Policyn har också diskuterats och förankrats i kommunledningskontorets ledningsgrupp. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Charlott Elisson Kommunikationsstrateg Protokollsutdrag Samtliga nämnder Samtliga bolag

53 POLICY 1 (3) Dnr: Diarienr Kommunledningskontor Charlott Elisson, Policy för reklam i det offentliga rummet Bakgrund och syfte med policyn Frågan om reklam* i det offentliga rummet har aktualiserats på flera håll i vår organisation. Kommunen ser en ökad efterfrågan från privata aktörer på att sätta upp reklambudskap, och internt har behovet lyfts av platser att sprida information på. En övergripande policy för hantering saknas och har efterfrågats av bland annat stadsbyggnadskontoret, hamn- och gatuförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning. Policyn syftar till att vara vägledande genom att klargöra kommunens syn på och förhållningssätt till reklam i det offentliga rummet. Med policyn som grund skapas förutsättningar att vidareutveckla mer detaljerade riktlinjer för berörda förvaltningar. *Reklam i detta sammanhang, när en extern aktör är inblandad, har oftast ett kommersiellt syfte medan internt fokus ligger på information och marknadsföring av vår verksamhet och evenemang. Det ska inte blandas ihop med hänvisningsskyltar eller verksamhetsskyltar som till exempel anger namnet på en butik eller en restaurang. Varbergs kommun är en aktiv aktör Vid beslut som innebär reklam i det offentliga rummet ska kommunen alltid vara en aktiv aktör vad gäller estetisk utformning. Placering av reklam ska ske med stor hänsyn till omgivningen och vägas mot samhällsnyttan och hur det påverkar stadens attraktivitet. All förekomst av reklam, oavsett det är av kommunen tillhandahållna affischeringsplatser, digitala informationstavlor, reklamfinansierad evenemangsinformation eller andra reklaminslag, ska kännetecknas av att det hålls snyggt och välvårdat. Gemensamt för all skyltning där Varbergs kommun är avsändare är att bildoch textmaterial ska utformas i enlighet med Varbergs kommuns varumärkesplattform och grafiska profilmanual. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan ks@varberg.se Kommunledningskontor TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

54 (3) Dnr: Diarienr Skyltar på allmän plats och på privata fastigheter Varbergs kommun ska vara restriktiv med att bevilja bygglov och andra tillstånd för både analoga och digitala skyltar, utifrån ett gestaltningsmässigt perspektiv utmed allmänna vägar på såväl allmän plats som på privata fastigheter. Restriktiviteten gäller i synnerhet utmed entréer och infartsvägar till centralorten, men också till serviceorterna. En mer generös tillämpning och större skyltskala kan accepteras vid evenemangsplatser, vid verksamhetsområden (industriområden) och på mindre exponerade platser i ytterområden samt på landsbygden, där kringliggande landskap och vegetation används som stöd för att skapa en harmonisk helhetsbild. Vid ansökan om skyltning på fasader och byggnader utmed landsväg och i innerstad sker handläggning och tillämpning i enlighet med upparbetad praxis och gällande riktlinjer för tillfällig affischering och skyltning i innerstaden. Digitala skyltar utmed E6:an Varbergs kommun ställer sig positiv till möjligheten att exponera egna budskap på digitala skärmar på strategiska platser utmed E6:an inom Varbergs kommun. Skärmarna bör ägas av Varbergs kommun, genom kommunstyrelsens förvaltning, som därmed kan säkerställa att budskapen som presenteras bidrar till att stärka Varberg kommuns varumärke, Varbergs destinationsutveckling samt har ett brett allmänintresse. Platsen kan även upplåtas till extern annonsör mot betalning. Annonsören och Varbergs kommun står då som gemensam avsändare. Utgångspunkten är att budskapet ska bidra till att stärka Varbergs kommuns varumärke, som en kreativ och inspirerande plats, i enlighet med Varbergs kommuns varumärkesplattform. Reklamfinansierad samhälls- och evenemangsinformation i innerstaden Kommunen har behov av att nå ut med information och av att marknadsföra sig. Varbergs kommun ställer sig därför positiv till möjligheten att samverka med någon extern aktör, där kommunen får utrymme att exponera budskap utan kostnad, mot att aktören i gengäld får exponera reklambudskap i offentliga rummet. Det kan till exempel ske i form av digitala annonsskyltar. I en eventuell kommande avtalsteckning ska etiska aspekter vad det gäller reklambudskapens innehåll beaktas och omnämnas. Kommunens egna budskap ska innehålla information om kommunens verksamhet och utveckling, och/eller marknadsföra evenemang med mål att förenkla för människor, skapa stolthet och stärka Varbergs varumärken. Varbergs kommun ska fortsatt värna den kulturhistoriska miljön i innerstan genom en sparsam skyltning. Platserna ska väljas med omsorg och med en

55 (3) Dnr: Diarienr strävan att upplevas som ett så naturligt inslag som möjligt i stadsmiljön, exempelvis utmed handels- och kollektivtrafikstråk. I vanlig ordning krävs upplåtelse av allmän plats och att byggnadsnämnden prövar ärendet utifrån PBL (plan- och bygglagen). Särskild omsorg vid kulturhistoriskt intressanta platser och byggnader Reklamskyltning får ej ske vid särskilt kulturhistoriskt intressant platser och byggnader. Exempelvis ska strandpromenaden, kallbadhuset, Societetsparken och området runt Varbergs fästning vara reklamfria zoner. Undantag kan göras i samband med tillfälliga evenemang. Förtydligande: Vid verksamhetsskyltning på kulturhistoriskt intressanta byggnader ställs särskilda krav. Skylten får inte störa viktiga byggnadsdelar eller detaljer och det ställs högre krav på att skylten anpassas estetiskt till byggnaden, genom att exempelvis använda friliggande bokstäver. Lagrum Lagrum och tillståndshantering att beakta inför beslut om reklam i det offentliga rummet reglerar till exempel tillgänglighet, framkomlighet, trafiksäkerhet och stadsmiljö.

56 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (31) 8. Uppföljning matsedel och svinn Dnr: SVN 2017/0008 Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 48 Dnr SVN 2017/0008 Uppföljning matsedel och svinn Beslut Arbetsutskottet tar del av informationen och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Beskrivning av ärendet Förvaltningen informerar bland annat om: - Hur mycket mat går det åt? - Reflektioner - Matsvinn - Alternativa rätter - Kvalitetsutveckling

57 Uppföljning matsedel VT juni 2018

58 Hur mycket mat går det åt? gram mat + sallad - elevsvinn maj 2017 september 2017 februari 2018 april 2018 Medelvärde Vegetarisk Fisk Färs Korv Fågel juni 2018

59 Reflektioner Soppa förekommer främst på vegetariska dagar Detta påverkar serveringsmängden Volymen från salladsbuffén påverkas inte av huvudkomponenten Elevsvinnet ligger på samma nivå eller något lägre på de vegetariska dagarna Ingen förändring gällande serveringsmängd samt tallrikssvinn på nöt- kontra hönsfärsdagarna 5 juni 2018

60 Svinnet Tallriksvinnet ligger stabilt kring 20 g per ätande och dag Serveringssvinnet på huvudkomponent Medel fyra mätningar under 2017 var 10,6% Medel två mätningar under 2018 var 8,5% Serveringssvinnet på salladsbordet Medel fyra mätningar under 2017 var 9,7% Medel två mätningar under 2018 var 9,6% Varje dag slängs ca 340 kg Hälften från serveringslinjen och hälften från tallrikarna 5 juni 2018

61 Alternativa rätter Vegetariskt som alternativ Alla skolor (1 undantag) serverar ett vegetariskt alternativ alla dagar i veckan ca kg vegetariskt alternativ produceras varje dag I snitt slängs 17% av det vegetariska alternativet Soppa som tredjerätt ca 5 mottagningskök samt alla tillagningskök på skola serverar soppa tre dagar i veckan eller oftare I snitt slängs 28% av soppan enligt den senaste mätningen 5 juni 2018

62 Kvalitetsutveckling

63 Matlabbet 5 juni 2018

64 Har du ett läckert recept? Vill du hjälpa till att inspirera kollegor? Har du ett recept på frukost, mellanmål, bröd eller en sallad som du tycker att alla borde få ta del av? Då har du chansen att vara med i en receptbok och kanske blir det du som vinner ett fint pris. Skicka ett e-postmeddelande med ingredienserna / samt tydliga mått och instruktioner. I "Ämne" skriver du någon av följande kategorier: frukost, mellanmål, sallad eller bröd. Sedan skickar du in det till kos@ varberg.se senast 31 maj. Ta chansen och skicka in ditt bästa recept! Har du frågor - vänd dig till Sophia Ånhed på e-post sophia.anhed@varberg.se. VARBERGS KOMMUN

65 Klimat(smart)mat

66 Styling & matfotografering

67 Instagram-konton Enhet Namn på kontot Ankarskolan ankarskolanmat Bockstensskolan bockstenvarberg Bolmens Förskola bolmens.kok Bosgårdsskolan bosgarsskolanskok Ekekullen ekekullenkok Haga Skolan hagaskolansrestaurang Håstensskolan hastensskolanskok Kungsängen kungsangen_kok Limagården limakoket Lindbergs Skola lindbergkok Mariedals Skola mariedalskolankos Peder Skrivare Hus 1 Köket pederskrivaresskolaskok Påskbergsskolan teampaskberg Skällinge Skola skallingeskola_kos Tröningebjärs tronningebjars_tillagningskok Trönninge Skola tronningeskolasrestaurang Vidhögeskolan vidhogeskolanskok Östergården restaurang_ostergarden Applagårdens förskola applagardenskok 6/5/2018

68 Bondens dag 5 juni 2018