SAMMANTRÄDESPROTOKOLL utbildningsförbund Sammanträdesdatum 1 (24)

Transkript

1 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 1 (24) Plats och tid Sammanträdesrummet, hus C, Högbergsskolan, Ludvika, kl ande ledamöter Ej beslutande ersättare Yvonne Persson (S), ordförande Kjell Israelsson (M) Håkan Svensson (S) Lars Handegard (V) Mari Karlsson Björk (SD) Calle Morgården (MP) Birgitta Granqvist (M) Sören Grandelius (S) Monica Forsgren Bert Broman (M) Ivan Eriksson (S) Jakob Wedman (MP) Gun Andersson (C) Håkan Jansson (C) 1-5, 13 Övriga närvarande Tjänstemän Åsa Blom, förbundschef Andreas Lundholm, biträdande förbundschef Kenth Runnberg, kanslichef Karin Pihlström, rektor vuxenutbildningen, 1, 13 Ulrika Lindquist, direktionssekreterare Underskrifter Sekreterare Ulrika Lindquist 1-17 Ordförande Yvonne Persson Justerande Monica Forsgren Birgitta Granqvist _ ANSLAG/BEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Direktionen för VBU Sammanträdesdatum Paragrafer 1-17 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokoll Protokollet förvaras på VBUs kansli, Högbergsskolan, Ludvika Underskrift

2 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 2 (24) Dir 1 Direktionens träff med rektorer och chefer Direktionen godkänner redovisningarna. Beskrivning av ärendet Rektor för vuxenutbildningen, Karin Pihlström, och kanslichef Kenth Runnberg deltar vid mötet och presenterar sina respektive verksamheter. Karin Pihlström presenterar verksamheterna vid: - Sfi - Barnskötarutbildningen, som pågått ett år och nästan alla studenter har fått arbete efter studierna - Hunddagis Ett samarbete mellan daglig verksamhet och Lärvux - Grundläggande vuxenutbildning - Gymnasial vuxenutbildning Karin informerar också om: 1. På SFI har vi fortfarande många i kö och nu är andelen som vi inte får etableringsbidrag på (invandrare och flyktingar som redan varit inne och läst SFI) allt högre. Vilket betyder att fler måste finansieras med kommunbidraget. 2. Rätt till Komvux är en lagstiftning som kan påverka andelen elever på gymnaseivux. Det har tidigare delats ut ett riktat statsbidrag för de elever som studerar på gymnasievux, men nu går denna pott direkt till kommunen. Det innebär också att detta ska finansieras med kommunbidraget. 3. Studiestartstödet som är en satsning för de som står längst från arbetsmarknaden för att få igång den målgruppen kan också påverka elevmängden. Denna grupp ska finansieras av kommunbidraget. Kenth Runnberg presenterar verksamheterna vid kanslienheten: - Enheten utökades under 2017 med Service/IT och direktionssekreterare - Pågående arbete mot mer digitalisering - En gruppchef för administratörer och handläggare tillsattes under 2017 och i början av 2018 började en anställdes en gruppchef för Service/IT.

3 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 3 (24) Dir 2 AU 1 Dnr 2018/11 04 Ekonomi: Preliminärt resultat 2017 Direktionen godkänner redovisningen. Beskrivning av ärendet: Kenth Runnberg redovisar preliminärt resultat för 2017, och föredelning mellan medlemskommunerna utfall/resultat tkr. Utifrån inbetalda medlemsbidrag får Smedjebacken tillbaka tkr och Ludvika betala in tkr. Arbetsutskottet beslutar 1. godkänna och notera rapporten 2. lämna rapporten till direktionen. Beskrivning av ärendet Kenth Runnberg redovisar preliminärt resultat för 2017, fullständig redovisning kommer vara klar och presenteras på direktionens möte 22 februari 2018.

4 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 4 (24) Dir 3 AU 2 Dnr 2018/12 04 Investeringar inom ram Direktionen godkänner att arbetsmiljöinvesteringar inte behöver tillstyrkas i de lokala programråden samt att dessa investeringar redovisas separat. Arbetsutskottet beslutar: 1. om 2018 års investeringar enligt förslag 2. om att investeringar för 2018 genomförs under förutsättning att det finns en tillstyrkan i ett programrådsprotokoll per föreslå direktionen att besluta att arbetsmiljöinvesteringar inte behöver tillstyrkas i program- och högskoleråd samt att dessa investeringar redovisas separat. Beskrivning av ärendet: Kenth Runnberg redovisar förslag till investeringar för 2018.

5 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 5 (24) Dir 4 AU 3 Dnr 2018/12 04 Investeringsärende Blast Chiller till skolköket Högbergsskolan Direktionen godkänner investering av en Blast Chiller eller motsvarande för att kyla maten. Investeringskostnad ca kr. Arbetsutskottet beslutar föreslå direktionen att godkänna en investering av en Blast Chiller eller motsvarande för att kyla maten. Investeringskostnad ca kr. Beskrivning av ärendet Livsmedelsinspektör från Ludvika kommun har lämnat en anmärkning på att vi inte kan kyla ner maten enligt regler. Vi behöver åtgärda det så vi klarar av att hantera skolmaten enligt gällande regler.

6 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 6 (24) Dir 5 AU 4 Dnr 2018/12 04 Rapport Omprövning av investeringsärende Receptionen hus A Direktionen beslutar att uppdra till Samhällsbyggnadsförvaltningen i Ludvika kommun att genomföra ombyggnad av receptionen på Högbergsskolan under 2018 samt att skjuta på utemiljön vid Högbergsskolan till Arbetsutskottet beslutar föreslå direktionen anta förslaget Beskrivning av ärendet Ludvika kommun beslutade för 2018 att bevilja investeringar i ny ugn till skolköket på Högbergsskolan samt investering i utemiljön vid Högbergsskolan. Därmed ändrades tidigare beslut för 2017 att bevilja ombyggnad av receptionen på Högbergsskolan under En skrivelse har skickats till Kommunfullmäktige Ludvika, om att omprioritera utemiljön till förmån för ombyggnad av receptionen av arbetsmiljöskäl. Ludvika kommun har överlämnat skrivelsen till Lokalstrategerna på Samhällsbyggnadsförvaltningen med uppdrag att hitta en lösning inom befintlig budgetram. Lokalstrategernas förslag är att omprioritera utemiljön till förmån för ombyggnad av receptionen under Direktionen föreslås besluta att uppdra till Samhällsbyggnadsförvaltningen i Ludvika kommun att genomföra ombyggnad av receptionen på Högbergsskolan under 2018 samt att skjuta på utemiljön vid Högbergsskolan tills nytt beslut fattats i frågan.

7 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 7 (24) Dir 6 AU 5 Dnr 2018/12 04 Internkontrollplan Återredovisning för 2017 och förslag för Direktionen noterar redovisningen för Direktionen beslutar att anta internkontrollplanen för Arbetsutskottet beslutar: 1. Notera och godkänna redovisningen. 2. Delge direktionen redovisningen för Föreslå direktionen att anta internkontrollplanen för Beskrivning av ärendet: Direktionen har , 30, antagit ett reglemente för intern kontroll där det framgår att direktionen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll (reglementet 2). I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll inrättas inom VBU och att verksamhetsövergripande reglementen, regler och policys upprättas. Internkontroll syftar till att: - skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner - säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten - säkerställa att lagar, policydokument, reglementen mm tillämpas - skydda mot förluster eller förstörelse av VBU:s tillgångar - eliminera eller upptäcka allvarliga fel Direktionen skall inför varje verksamhetsår besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen (reglementet 7).

8 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 8 (24) Dir 6, forts AU 5 Dnr 2018/12 04 Av planen skall framgå: - vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp under året - kontrollmomentens omfattning och frekvens - vilken metod som skall användas - vem som ansvarar för att utföra uppföljningen - till vem resultatet av uppföljningen skall rapporteras - när rapportering skall ske Uppföljningen av internkontrollplanen för 2017 har genomförts och återrapportering har skett från processerna, upphandling/inköp, bokföring, körjournaler, medarbetarsamtal, studieplaner samt lärarlegitimationer. Upphandling/inköp då det gäller avtalstrohet Avtalstroheten för läromedel ligger i år på 93 % vilket är samma som för föregående år. Målvärde är 95 % vilket vi inte når fullt ut. Avvikande läromedelsinköp, som skett från andra leverantörer, har till viss del utretts och analyserats. Bokföring att god redovisningssed efterlevs Vid stickprovet hade drygt 10 % av fakturorna bokföringsfel. De allra flesta hade fel konto eller saknade aktivitetskod/objektkod där sådan skulle vara med. I och med organisationsförändringarna så är det många nya attestanter. Dessa måste få mer support och information om kontering och hur man lägger upp och använder kortkoder. Digitala körjournaler En avstämning av de digitala körjournalerna visar inte på några avvikelser. De resor som har genomförts har kunnat debiteras på rätt verksamheter. Nu planeras en utökning av digitala körjournaler till att även omfatta fordonen på Malmenskolan, varför internkontrollen kommande år endast behöver omfatta det. Medarbetarsamtal Uppföljningen visar att medarbetarsamtal har genomförts av alla verksamhetschefer. För tre medarbetare som är tjänstlediga har inte medarbetarsamtal genomförts. För 2 medarbetare kommer samtalen att under januari För övrigt har alla medarbetare haft sina samtal.

9 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 9 (24) Dir 6, forts AU 5, forts Dnr 2018/12 04 Studieplaner Det finns studieplaner för alla elever enligt redovisningen från ansvariga rektorer. För flera elevgrupper sker det fortlöpande en hel del arbete med studieplanerna då målsättningen och innehållet i studierna är föränderligt. Lärarlegitimationer För 2017 har vi legat kvar på den nivån som uppstod under Den ökningen beror, till störst del, på en utökning av personal inom introduktionsprogrammet och Sfi, där särskilt behovet av behöriga lärare i svenska som andraspråk varit svårt att tillgodose. Det saknas legitimation för 19 lärare, undantaget de grupper där det inte finns lagkrav på legitimation (exempelvis modersmålslärare och yrkeslärare). En handfull av dessa är i utbildningen eller kommer gå in i utbildning under Övriga har i nuläget ingen planerad utbildning utifrån ett eget val eller det kortsiktiga behov som föreligger i verksamheten. För lärare utan legitimation får inte tillsvidareanställning göras enligt Skollag, (2 kap, 20 ), med undantag för modersmålslärare och yrkeslärare. Förslag att internkontrollen för 2018 innehåller nedanstående kontrollpunkter. Jämfört med 2017 års plan utgår: - Studieplaner, finns individuella studieplaner för alla elever/studenter De två senaste årens uppföljningar visar att samtliga elever har studieplaner och att det väl implementerat i verksamheten. Därför bör kontrollmomentet utgå. Jämfört med 2017 års plan tillkommer: - Lokal skyddskommitté, har möten genomförts under året I ljuset av händelser under 2017 finns behov av att tydligt belysa vikten av arbetsmiljöarbete och säkerhet. Lokala skyddskommittéer är en viktig del av det arbetet. - GDPR, har grundläggande utbildning genomförts med samtlig personal under 2018 I samband med att den nya dataskyddsförordningen träder i kraft kommer kravet på medarbetarnas medvetenhet och kunskaper om hantering av personuppgifter höjas. Det kommer även vara möjligt för Datainspektionen att utdöma höga sanktionsavgifter om förordningen inte följs, vilket ytterligare understryker utbildningsbehovet.

10 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 10 (24) Dir 6, forts AU 5, forts Dnr 2018/12 04 Förslag till internkontrollplan för 2018 Process/rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapport till Rapport när Upphandling/ inköp Avtalstrohet Kanslichef 2 ggr/år Stickprov Förbundschef November 2018 Bokföring Att en god redovisningssed efterlevs Kanslichef 2 ggr/år Stickprov Förbundschef November 2018 Medarbetarsamtal Uppföljning att medarbetarsamtal Biträdande förbundschef 1 gång/år Redovisning av respektive Förbundschef November 2018 genomförts chef Lokal skyddskom- Har möten genom- Biträdande för- 1 gång/år Redovisning Förbundschef November mitté Lärarlegitimationer GDPR Körjournaler, Malmen förts på alla enheter Kontroll av att det finns en plan för icke legitimerade lärare Har utbildning genomförts med personalen Uppföljning av de digitala körjournalerna bundschef Biträdande förbundschef Biträdande förbundschef av rektor 1 gång/år Insamling av kompetensutvecklingsplaner 1 gång/år Redovisning av rektor/chef Kanslichef 1 gång/år Insamling av körjournaler Förbundschef Förbundschef Förbundschef 2018 November 2018 November 2018 November 2017

11 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 11 (24) Dir 7 AU 6 Dnr 2018/13 60 Verksamhetsberättelser lokala programråd Direktionen noterar och godkänner rapporten. Arbetsutskottet beslutar: 1. notera och godkänna rapporten 2. delge direktionen rapporten samt att uppdra åt förbundschef att säkerställa att hanteringen skett enligt anvisningarna Beskrivning av ärendet: I anvisningarna för lokala programråd, antagna av Direktionen , anges att: Rektor ansvarar för att ta fram en verksamhetsberättelse för programråden som en del i skolenhetens ordinarie kvalitetsredovisning. Verksamhetsberättelsen tas fram i samråd med ansvariga politiker och lämnas till direktionen vid första sammanträdet efter verksamhetsåret.

12 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 12 (24) Dir 8 AU 7 Dnr 2018/14 61 Representanter lokala programråd Direktionen utser följande personer till representanter i programråden för: Handels- och administrationsprogrammet Yvonne Johansson (MP), ledamot Samhällsvetenskapliga programmet Anna-Lena Andersson (S), ledamot Vuxenutbildningen Calle Morgården (MP), ersättare Arbetsutskottet beslutar lämna ärendet vidare till direktionen för beslut. Beskrivning av ärendet: Fyllnadsval av representant till olika lokala programråd.

13 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 13 (24) Dir 9 AU 8 Dnr 2018/15 61 Representant till Brottsförebyggande rådet (BRÅ) Direktionen utser Kjell Israelsson (M) som representant till Brottsförebyggande rådet. Arbetsutskottet beslutar lämna ärendet vidare till direktionen för beslut. Beskrivning av ärendet En representant från direktionen ska utses till Brottsförebyggande rådet.

14 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 14 (24) Dir 10 AU 9 Dnr 2018/16 61 Representant till Kommunala handikapprådet 1. Direktionen beslutar utse Monica Forsgren (S) som ledamot och Sören Grandelius (S) som ersättare till KHR Ludvika kommun. 2. Direktionen beslutar utse Solweig Nyrede (S) som ledamot och Håkan Jansson (C) som ersättare till KHR Smedjebackens kommun. Beskrivning av ärendet i direktionen Representanter till Kommunala handikappråden i Ludvika och Smedjebackens kommuner ska utses. Arbetsutskottet beslutar: lämna ärendet vidare till direktionen för beslut. Beskrivning av ärendet: En representant från direktionen ska utses till Kommunala handikapprådet.

15 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 15 (24) Dir 11 AU 11 Dnr 2018/18 61 Riktlinjer gällande ansökan till gymnasiet med fri kvot Direktionen beslutar anta föreslagna riktlinjer för fri kvot. Arbetsutskottet beslutar 1. notera och godkänna redovisningen 2. delge direktionen redovisningen 3. föreslå direktionen att besluta om riktlinjer för fri kvot enligt: Punkt 1 I. De särskilda omständigheter som åberopas ska vara styrkt av dokumentation från avlämnade skola innehållande underlag från läkare, psykolog, kurator etc. II. III. Omständigheterna ska vara av tillfällig karaktär. Punkt 2 Icke jämförbara betyg eller omdömen ska i förekommande fall vara översatta av oberoende part, i förhållande till den sökande. Beskrivning av ärendet: Gymnasieförordning (2010:2039) 7 kap. 3 Ett begränsat antal platser (fri kvot) ska avsättas för dem som 1. på grund av särskilda omständigheter bör ges företräde framför de övriga sökande, eller 2. kommer från skolenheter vilkas betyg eller omdömen inte utan vidare kan jämföras med betygen från grundskolan.

16 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 16 (24) Dir 11, forts AU 11 Dnr 2018/18 61 Antalet platser som ingår i den fria kvoten ska utökas om sådana utlandssvenska elever som avses i 29 kap. 7 skollagen (2010:800) söker till en utbildning. Huvudmannen beslutar om det antal platser som ska avsättas. Den fria kvoten ska användas för sökanden som av någon anledning måste bedömas individuellt. Antagningen inom fri kvot avgörs på grundval av en totalbedömning av den sökandes samlade meriter och särskilda skäl. Det är fråga om en fri bedömning och inte en rangordning grundad på poäng. Elever som bedöms i fri kvot måste uppfylla behörighetskraven för sökt program för att antagning ska kunna göras.

17 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 17 (24) Dir 12 AU 12 Dnr 2018/19 61 Riktlinjer gällande ansökan till gymnasiet med dispens för engelska Direktionen beslutar anta föreslagna riktlinjer. Arbetsutskottet beslutar 1. godkänna redovisningen 2. delge direktionen redovisningen 3. föreslå direktionen att besluta om riktlinjer för att besluta om dispens utifrån: I. Sökande ska ha deltagit i undervisning i engelska maximalt tre år. II. Avlämnade skola ska lämna en skriftlig bedömning av kunskaperna i engelska som visar att endast enstaka delar av kunskapsmålen saknas för att nå godkänt betyg. III. Avlämnade skola ska lämna en skriftlig bedömning om sökandes förutsättningar att klara studierna på sökt program, med målsättningen att de kan slutföra utbildningen inom avsedd tid. Beskrivning av ärendet: Skollag (2010:800) 16 kap. 32 En sökande till ett nationellt program som saknar godkänt betyg i engelska men uppfyller övriga behörighetskrav ska ändå anses behörig om den sökande 1. på grund av speciella personliga förhållanden inte har haft möjlighet att delta i undervisning i engelska under en betydande del av sin tid i grundskolan eller motsvarande utbildning, och 2. bedöms ha förutsättningar att klara studierna på det sökta programmet.

18 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 18 (24) Dir 12, forts AU 12, forts Dnr 2018/19 61 Detta gäller elever som på grund av speciella personliga förhållanden inte har haft möjlighet att delta i undervisningen i engelska under en betydande del av sin tid i grundskolan eller motsvarande utbildning. Det krävs dock att eleven i övrigt är behörig till den sökta utbildningen, det vill säga har minst sju (för behörighet till yrkesprogram) respektive elva (för behörighet tillhögskoleförberedande program) godkända betyg med sig från grundskolan inklusive matematik och svenska/svenska som andraspråk. Eleven kan då antas på ordinarie sätt med meritvärdering, under förutsättning att hon eller han också bedöms kunna klara studierna på det sökta programmet. Enligt förarbetena är bestämmelsen avsedd att tillämpas restriktivt.

19 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 19 (24) Dir 13 AU 13 Dnr 2018/20 61 Redovisning Antagningar till vuxenutbildningen 2017 Direktionen noterar och godkänner redovisningen. Beskrivning av ärendet på direktionen Rektor för vuxenutbildningen, Karin Pihlström deltar och redovisar antagningar till vuxenutbildningen under 217. Arbetsutskottet beslutar: 1. notera redovisningen och lämna redovisningen till direktionen. Beskrivning av ärendet: Rektor för vuxenutbildningen har delegation på kontinuerlig antagning av elever till vuxenutbildningen, inom ekonomisk ram. En sammanfattning av antal elever under 2017 redovisas: Antal årsstudieplatser på respektive utbildning

20 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 20 (24) VT 17 VT 17 HT 17 HT 17 Året Året Totalt Ludvika Smedjeb Ludvika Smedjeb Ludvika Smedjeb Gyvux , Grundvux , ,5 Lärvux ,5 26,5 SFI CNC VTC ,5 5,5 RL ,5 2 20,5 Barnsk ,5 2 15,5 Bygg ,5 1 5,5 Vård ,5* Lärling ,5 0 0,5 Trainee Summa elever ,5 142,5 991,5 *Det finns även 4,5 elever från annan kommun med i statistiken.

21 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 21 (24) Dir 14 AU 14 Dnr 2018/21 60 Kvalitetsplan Direktionen antar kvalitetsplanen för 2018 med samma innehåll som kvalitetsplanen för Arbetsutskottet beslutar: föreslå direktionen att anta kvalitetsplanen för 2018 med samma innehåll som kvalitetsplanen för Beskrivning av ärendet: Kvalitetsplanen visar vilka styrdokument och planer som styr VBUs verksamhet, hur kvalitetsarbetet går till samt en modell för hur detta ska utvärderas. Planen ska aktualiseras och eventuellt revideras årligen i direktionen. Den kvalitetsplan som antogs för 2017 var den andra i ordningen kopplat till den nya skolplanen. För kontinuitet i kvalitetsarbetet så bör den kvarstå i samma utformning för 2018.

22 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 22 (24) Dir 15 Rapport kränkningar Direktionen godkänner redovisningen. Beskrivning av ärendet Direktionen ska arbeta förebyggande för att motverka kränkande behandling. Skolan ska ta varje uppgift eller annan signal om att en elev upplever sig utsatt för kränkande behandling på allvar och utreda vad som ligger bakom. Om utredningen visar att kränkande behandling förekommer måste skolan vidta de åtgärder som behövs för att stoppa fortsatta kränkningar. Skyldigheten att anmäla diskriminering eller kränkningar har skärpts i nya skollagen. Anmälan ska göras till rektor, som i sin tur ska göra en anmälan till direktionen. Direktionen ska kontinuerligt få rapport över inkomna ärenden som innehåller kränkningar. Följande har inkommit sedan förra redovisningen: 1 st Högbergsskolan 1 1 st Högbergsskolan 2

23 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 23 (24) Dir 16 Information från lokala programråd (stående punkt) Direktionen noterar rapporteringen Beskrivning av ärendet 1. Bert Broman (M) rapporterar från programrådet på El- och energiprogrammet 2. Monica Forsgren rapporterar från programråd på: Restaurang- och livsmedelsprogrammet. - Obs! Kocktävling 10 mars Vård- och omsorgsprogrammet 3. Gun Andersson programråd på Naturvetenskapsprogrammet.

24 utbildningsförbund Sammanträdesdatum 24 (24) Dir 17 Information Direktionen godkänner informationen. Beskrivning av ärendet: Förbundschef Åsa Blom informerar om: 1. utifrån Skolinspektionens besök - inga synpunkter att rapportera för - synpunkt på tillgängligheten av skolhälsa för gymnasiesärskolan. 2. Vakanta tjänster - Rektor på Hö 1 har sagt upp sig och rektor på Stegelbacken går i pension under våren Rekryteringsprocessen har startat. 3. Söksiffror till VBUs gymnasieprogram. 4. Samverkan inom Vuxenutbildningen gällande studier i andra kommuner. Ordföranden informerar om: 5. att direktionens sammanträden under 2018 kommer förläggas ute på VBUs olika rektorsområden.