HANDBOK FÖR ÄMBETSMÄN LOGE (HB-Loger)

Transkript

1 HANDBOK FÖR ÄMBETSMÄN LOGE (HB-Loger) Fastställd att gälla från Carl-Johan Sjöblom Storsire Inger Andersson Storsekreterare Tryggwe Lindman Storsekreterare SVENSKA STORLOGEN I.O.O.F.

2 Referensnumret för denna utgåva av HB-Loger är: HB Loger ver 500 Regelverket som beskrivs i handboken gällde den 1 januari Eventuella ändringar i regelverket som kommer att träda i kraft före SL-mötet 2016 kommer att meddelas i cirkulär.

3 Innehållsförteckning Sida 1 0. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 0. INNEHÅLLSFÖRTECKNING HANDBOKENS ÄNDAMÅL LOGENS ÄNDAMÅL S REGELVERK STADGAR Att skriva stadgar...13 Förhandsgranskning av stadgar...13 Normalstadgar för loger I.O.O.F Normalstadgar för gemensamt ekonomiutskott (GEU)...18 Normalstadgar för Odd Fellow-stiftelse KALENDARIUM ÄMBETSMÄNNENS PLIKTER Övermästaren...29 Undermästaren ska...30 Protokollsekreterare ska...30 Ceremonimästare ska...31 Kaplanen ska...31 Finanssekreterare ska...32 Skattmästaren ska...33 De utnämnda ämbetsmännen ska...34 Organisten ska...34 Klubbmästaren ska...34 Bevakande broder/syster ska...35 Yttre vakt ska...35 Inre vakt ska...35 Övermästarens höger medhjälpare ska...35 Övermästarens vänster medhjälpare ska...35 Logeläkaren ska...36 Undermästarens höger medhjälpare ska...36 Undermästarens vänster medhjälpare ska...36 Ceremonimästarens höger och vänster medhjälpare ska...36 Ceremonimästarens vänster medhjälpare ska...36 Ceremonimästarens tekniska medhjälpare ska LÄGERVÄRDARNA Lägervärdarna ska STORREPRESENTANT OCH DISTRIKTNÄMND Storrepresentant (StRepr...38 Distriktsnämnder UTSKOTTENS ÅLIGGANDEN Drätselnämnden ska...42 Biståndsutskottet ska...42 Ekonomiutskottet ska...43 Ceremoniutskottet ska...43 Nomineringsutskottet ska...43 Sammansättning... 44

4 Innehållsförteckning Sida 2 Nominering och val Beslutsmässighet Verksamheten Instruktionsutskottets uppgift är...46 Programplan Tillväxt, Medlemsvård och Utvecklingsutskottet (TMU) ska...49 Klubbutskottet (KlU) ska...49 Allmänna bestämmelser REVISORERNAS ÅLIGGANDEN Revisorerna ska SLOKALER Ordenssalens inredning...52 Fribrevet...52 Ordensaltaret...52 Kaplanspodiet...52 Lokaltillsyn...52 Ordenssalens helgd...53 Ordenssals uthyrning...53 Lokalupplåtelse till damklubb...53 Invigning av Ordenslokal - Ordensaltarets uppbyggnad...53 Ordensaltare vid jubileer etc KLÄDSELFÖRESKRIFTER Bröder...54 Systrar...54 Jubileum och liknande...55 Bärande av ordnar, tecken och liknande REGALIERS BÄRANDE Gemensamma bestämmelser...56 A. Bröder...56 B. Systrar...57 Rebeckaemblem...58 Rebecka- och lägerringar...58 A. Bröder B. Systrar LÖSENORD OCH TECKEN Lösen...59 Årets lösen...59 Upptagning av lösen...59 Teckens givande SAMMANTRÄDETS FÖRBEREDELSE OCH LEDNING Ordinarie sammanträde...61 Sammanträde...61 Sammanträde på annan dag...61 Extra sammanträde...61 Beslutsmässighet...61 Förberedelser...61 Ordenssalens helgd...62 Sammanträdets ledning...62 Understödjande av förslag...62

5 Innehållsförteckning Sida 3 Röstning...63 Sluten omröstning...63 Anföranden...63 Program...64 Planering...64 Politiska och religiösa spörsmål...64 Konfessionsobundenhet...64 Punktlighet MÖTESTEKNIK Rollen som mötesledare...65 Föredragningslistan upptas...65 Föredragning av ärende...65 Överläggning...65 Yrkanden och beslut...66 Två förslag...67 Tre förslag...67 Majoritet...68 Röstning vid val i loger SAMMANTRÄDET Logen öppnas Godkännande av protokoll från tidigare sammanträde Finanssekreterarens punkt...69 a) Inbetalning till FS b) FS:s rapport samt redogörelse av antalet medlemmar som inte är gottstående Skattmästarens punkt: Utanordningar av räkningar och SkM:s rapport Klubbmästarens rapport Sjuk eller nödställd medlem Ny anmälan om sjuk eller nödställd medlem Utnämning av, berättelse från samt avslut av sjukutskott Biståndsfrågor Bistånd Begravningshjälp Medlemskap...73 a) Upphörande av medlemskap i loge eller Orden b) Ny ansökan utnämning av ordförande i undersökningsutskott, ballotering av tidigare inkommen ansökan om upptagning i Orden och logen c) Anmälan om övergång från annan loge och återinträde i Orden d. Anmälan om logebrev eller certifikat för övergång till annan loge e. Förslag om kallelse till högre grad. Ballotering Bordlagt eller till utskott hänskjutet ärende Meddelanden från Storlogen, från andra Odd Fellow-institutioner och blandade meddelanden Nominering och val Nominering Val Entledigande Information från utskott Lägervärdarnas punkt...82

6 Innehållsförteckning Sida Välgörenhet Andragande till Ordens och logens bästa Invigning, gradgivning alternativt fördjupning och ordenskunskap...83 Invigning...83 Gradgivning (högre grad) Kaplanens tankar Logen avslutas PLACERINGSORDNING Observanda SETIKETT Förord...89 Placeringsordning...89 Före sammanträdet...89 Samling/inträde...90 Uppträdande i Ordenssal...91 Högtidlighet...92 Måltider...92 Enkla brödra/systramåltider...92 Måltider vid gradgivningskväll, högtidsloge och liknande...93 Första skålen Andra skålen Ytterligare tal...94 Sista talet...94 Allmänt...94 CHECKLISTA Vid besök av Storsiren (och/eller i förekommande fall STÄM) REDOVISNING OCH BOKFÖRING Allmänt...97 Manual...98 Bokföring MEDLEMSREKRYTERING - MEDLEMSVÅRD Medlemsvård Tillväxt, Medlemsvård och Utvecklingsutskottet TMU-utskottet PM angående informationsmöte som ett led i medlemsrekrytering Alternativ Alternativ Anförande BRÖDRAVERSIONEN REBECKAVERSIONEN STORLOGENS FONDER WILHELM LAURENTZ FOND JUBILEUMSFONDEN SVEN B LYCELLS FOND FREDRIK GEIJERS FOND B J:SON BERGQVISTS FOND ERNST HÖIJERS FOND IVAR DAHLGRENS FOND DAG WALLÉNS FOND KERSTIN OCH ERIK STARKS UNGDOMSFOND

7 Innehållsförteckning Sida 5 STIFTELSEN ARNE BECKMANS 60-ÅRSFOND HUMANITÄRA FONDEN INTERNA FONDEN BARNFONDEN ATT SÖKA BIDRAG A. UPPSLAGSORD PÅ A Ansökan om upptagning i Orden eller logen Ansökan om logebrev eller certifikat Arkivering av dokument Allmänt Arkivmedia Arkivansvarig Arkivering Arkivförteckning Arkivplan AVGÅNGSBREV Utfärdande Giltighet Återinträde B. UPPSLAGSORD PÅ B Ballotering Balloteringsresultat Begravning Beslut Besök Allmänt Enskild medlem Besök in corpore Besök i loge tillhörande annan jurisdiktion av I.O.O.F Besök av medlem tillhörande annan jurisdiktion Besök av medlem från Manchester Unity Överenskommelse Krav vid besök Regler vid besök Granskning Besök i loge tillhörande Manchester Unity Besöksbok Besöksrapportering Brandtillsyn Åtgärder vid brand C. UPPSLAGSORD PÅ C Ceremonidräkter D. UPPSLAGSORD PÅ D Dispens att inneha två ämbeten i samma loge Dispens Dispenser E. UPPSLAGSORD PÅ E E-post Ordens e-postpolicy

8 Innehållsförteckning Sida 6 Enstaka tillfälle Entledigande F. UPPSLAGSORD PÅ F Fana/Flagga Odd Fellow-flaggans användning Odd Fellow-flaggans mått Svenska Flaggans användning Angående bruk av den Svenska Fanan Fastighet Gemensamt ägda fastigheter Firmateckning Frimurare Frågor till nominerade Fyllnadsval G. UPPSLAGSORD PÅ G Gemensam loge Gemensamt ekonomiutskott Gradgivning H. UPPSLAGSORD PÅ H Hederstecken för ExÖvermästare Hederstecken för Undermästare Hederstecken för Bevakande broder/syster Hedersteckenför Organist Hederstecken för Klubbmästare Högtidsdagar Ordens årsdag Thomas Wildeys födelsedag Rebeckadagen I. UPPSLAGSORD PÅ I Intresseanmälningar från Ordens webbplats Inträde i loge sedan den öppnats Inventering IT-policy Svenska Storlogen I.O.O.F J. UPPSLAGSORD PÅ J Jubelveteran Jävsituation K. UPPSLAGSORD PÅ K Kallelse Särskild kallelse till logemedlemmar Kassaregister Kommunikationsvägar Kontakter med andra jurisdiktioner Konton Transaktionskonto Kungafamiljen och Hovet Kvalitetssäkringsprotokoll L. UPPSLAGSORD PÅ L Lagarna på Internet Logens egendom...143

9 Innehållsförteckning Sida 7 Läger Upptagning Befordran till högre grad Medlemskap i nyinstituerat läger Länkarna Kommersiell användning av länkarna Meddelande av årets lösen M. UPPSLAGSORD PÅ M Medlemsmatrikel Minnesloge N. UPPSLAGSORD PÅ N Närvaro Logens närvaro Medlemmens närvaro O. UPPSLAGSORD PÅ O Officiellt certifikat (resekort) Utfärdande Giltighet Olycksfall/Sjukdom Ordens religiösa ställning P. UPPSLAGSORD PÅ P Parentation Personuppgiftslagen (PuL) Ordens Medlemssystem Program vid jubileer etc Protokoll Avskrift av protokoll R. UPPSLAGSORD PÅ R Recipiendtal Register Rösträtt Röstsedel Giltig röstsedel S. UPPSLAGSORD PÅ S Seniorklubbar Skyddad identitet Storlogens alster Storlogens regalier T. UPPSLAGSORD PÅ T Taltidning Tillstånd Tjänsteställning U. UPPSLAGSORD PÅ U Underskrift av blanketter Upphörande av medlemskap i loge Utgivningsbevis för logetidning Utländsk medborgare Uteslutning Utstrykning...161

10 Innehållsförteckning Sida 8 Förutsättning för utstrykning Handläggning Utvecklingsplan Utvecklingssamråd V. UPPSLAGSORD PÅ V Val av Storrepresentant (StRepr) Nominering Val Val med fler än 3 nominerade Röstsedel Valbarhet ALL Veteran Utnämning Tecken Visat intresse Ä. UPPSLAGSORD PÅ Ä Ämbetsmannainstallering Deltagande av DSS Deltagande av STÄM Ö. UPPSLAGSORD PÅ Ö Övergång mellan jurisdiktioner Övergångscertifikat Utfärdande Giltighet Upptagning i loge I. BILAGA I: FÖRKORTNINGAR Hur förkortas systematisk uppställning Allmänt Internationellt Storlogen Tidigare Rebeckarådet Distrikt Brödraläger Rebeckaläger Loger Loger/läger gemensamt Ständiga utskott Programpunkter Ordens regelverk Hur förkortas i bokstavsordning Förkortningar i bokstavsordning II. BILAGA II: LAGAR, RITUALER OCH ANVISNINGAR I Lagar II Normalstadgar III Anvisningar instruktioner a För bröder b För rebeckor IV Ritualer för klubbar och föreningar V Ritualer för brödraloger...184

11 Innehållsförteckning Sida 9 VI Ritualer och hanledningar för rebeckaloger VII Ritualer för brödraläger VIII Ritualer för rebeckaläger IX Gemensamma ritualer och handledningar X Ritualer för Storlogen III. BILAGA III: DELTAGARE VID SHÖGTID IV. HANDBOKSÄNDRINGAR Handboksrevision V. INDEX

12 Handbokens ändamål Sida HANDBOKENS ÄNDAMÅL Handboken (HB) ingår i Ordens regelverk. Om tvingande bestämmelser finns gäller de enligt tolkningsordningen (Handboken kapitel 3). Cirkulär rörande ärenden med lång giltighet inarbetas i handbokens närmast följande utgåva. När ny utgåva utkommer är PS ansvarig för att logens samtliga HB är uppdaterade. Handboken har i första hand till ändamål att vara en komplettering, att lämna anvisningar rörande det löpande arbete i logerna, som inte framgår av lagar, ritualer etc. Visserligen förutsättes, att den som väljes till Övermästare eller Undermästare har tillräckliga kunskaper för att kunna leda logen i dess arbete, men för att tillmötesgå önskemål från många ingår ett avsnitt med titeln Mötesteknik, dock med elementärt innehåll. Övermästare och Undermästare måste - förutom att ta del av handboken - göra sig väl förtrogen med lagar och övriga bestämmelser. Vid tveksamhet hänvisas till DSS, StRepr eller direkt till Storlogen. Vid logens sammanträden ska alltid förutom Allmän lag för loger och logens egna stadgar handboken finnas tillgänglig. Handboken finns numera på Intranätet. Logga in till Ordens webbtjänster och välj Intranätet, Medlemsinformation, Verktyg. Kopiering får ske av hela eller delar av handboken. Handboken kan även beställas från Ordenskansliet mot viss kostnad. Eventuella felaktigheter i HB-Loger meddelas ofördröjligen till syster Storsekreterare via epost till s.ssekr@oddfellow.se liksom önskemål om ändringar eller tillägg.

13 Logens ändamål Sida LOGENS ÄNDAMÅL Logens ändamål inleder Allmän lag för loger (ALL). Enligt fribrev, lagar m.m. är vår Ordens organisationsidé, och därmed också logens ändamål, formulerad på följande sätt: Yttre och inre arbete Verka för att medlemmarna i Vänskap, Kärlek och Sanning ska utöva människokärlek och barmhärtighet genom att besöka de sjuka, hjälpa de nödställda, begrava de döda och uppfostra de föräldralösa. Yttre arbete Till Orden rekrytera män och kvinnor, som uppfyller Ordens krav på medlemskap, vilka är att personen ej står under förvaltarskap enligt föräldrabalkens regler, har fyllt 18 år, förklarar sig tro på ett högsta väsende, världsalltets skapare och uppehållare, samt är känd för att äga god karaktär. Inre arbete Genom värdigt framförande av Ordens ritualer och genom föredrag, samtal och diskussioner hos medlemmarna upprätthålla och vidga intresset för Orden, verka för loger och lägers utveckling samt stimulera till ett aktivt Odd Fellow-arbete. Inre arbete Genom det rituella arbetet och etisk fostran göra medlemmarna medvetna om de plikter de har mot sig själva och sina medmänniskor så att de i praktisk handling inom och utom Orden besinnnar sitt ansvar i människokärlekens tjänst. Det är ändamålet vi ständigt ska ha för ögonen! Handboken utgör bara en hjälp att administrera arbetet.

14 Ordens regelverk Sida S REGELVERK Över Ordens regelverk står svensk lag. Sedan kommer Suveräna Storlogens grundläggande förutsättningar för vår Orden, vilka bland annat är de fyra budorden. Regelverket består av lagar, ritualer och bestämmelser. Om dessa skulle innehålla motstridiga bestämmelser, gäller följande tolkningsordning: 1. Suveräna Storlogens fribrev 2. Europeiska Storlogens fribrev 3. Grundlag för storlogen 4. Storsirens dispenser och tolkningar mellan två storlogemöten 5. Allmän lag för brödra- och rebeckaläger 6. Allmän lag för loger 7. Gällande cirkulär från Storsiren 8. Gradgivningsritualer 9. Ritualer för installering av ämbetsmän 10. Övriga bindande ritualer 11. Handböcker för ämbetsmän 12. Logers eller lägers stadgar 13. Lokala föreskrifter avseende Ordenslokaler 14. Lokala sedvänjor 15. Handledning för parentation, minnesloge, veterantecken, högtidsloge m.m. Logelagar kan ändras varje helårsskifte. Senast gällande lagtext återfinns på Logga in till Ordens webbtjänster och välj Intranätet; Medlemsinformation, Verktyg. Mellan årsskiften kan det finnas cirkulär med förtydliganden av lagens innebörd. Dessa finns under Ordens webbtjänster och välj Intranätet; Medlemsinformation, Verktyg. Enligt Suveräna Storlogens grundlag ska alla lagar och bestämmelser tolkas liberalt. Det är viktigare att se till lagens syfte och att tillämpa gott Odd Fellow-skap än att hårt genomdriva lagens bokstav.

15 4. STADGAR Stadgar Sida 13 Att skriva stadgar Det finns några generella punkter att ta fasta på vid stadgeskrivning: 1. Stäm noga av de gamla stadgarna mot gällande bestämmelser i Ordens regelverk. 2. Skriv inte in regler, som finns i det övriga regelverket. 3. Tag inte med adresser, kontonummer och liknande, som snabbt kan ändras. 4. Stadgarna bör skrivas generella, så att inte små ändringar behövs. 5. Stadgarna ska vara ett beslutsunderlag, inte rekommendationer. 6. Tag hjälp av de normalstadgar som finns. 7. Skriv inte för långa stadgar. Det slutar ofta med att man trasslar in sig i motsägande regler. 8. Skriv inte för detaljerade regler. Om logen anser, att det behövs, är det bättre att göra dem i form av instruktioner. Stadgarna kan om så önskas hänvisa till, att sådana finns. Instruktioner kan ändras utan att stadgarna skrivs om. 9. Stadgarna ska stadfästas av Storsiren. Räkna med att det tar ungefär en månad under arbetsterminen. 10. När stadgarna sänds in till SL ska de vara kompletta och innehålla vilka datum som logen har beslutat dem. 11. Stadgarna görs på lämpligt sätt tillgängliga för logens medlemmar. Förhandsgranskning av stadgar Mycket ofta behöver stadgeförslag, som sänds in till Storsiren för stadfästande, arbetas om. Det medför att stadgearbetet drar ut på tiden för institutionerna. Logerna ska sända in sina stadgeförslag för förhandsgranskning. De sänds per mail till syster Storsekreterare. Därefter ska de i vanlig ordning föredras i logen och sändas per mail till s.ssekr som ombesörjer att stadgarna blir stadfästa av Storsiren. s.ssekr@oddfellow.se

16 Stadgar Sida 14 Normalstadgar Följande normalstadgar för loger tar upp de paragrafer, som är ett normalt minimikrav. Dessutom finns ett stadgeförslag för rebeckaförening och för stiftelse, som kontrolleras av logen. Stadgar för Odd Fellowförening finns på Ordenskansliet. Kontakta syster SSekr.

17 Stadgar Sida 15 Normalstadgar för loger I.O.O.F. Dessa stadgar är antagna på logesammanträde (datum) samt (datum) och stadfästa av Storsiren (datum) 1 Denna loges namn är Brödra-/Rebeckalogen (logens nr) (logens namn) I.O.O.F. av Sverige. Logen har sitt säte i (ort, kommun) 2 Dessa stadgar utgör en komplettering till Allmän Lag och Arbetsordning för loger (ALL), som har tolkningsföreträde före stadgarna. 3 Logen tecknas av dess Övermästare och Protokollsekreterare i förening. 4 Logen sammanträder under tiden september-maj samt har sommarsammanträde (Endast två sammanträden nödvändiga under perioden) 5 Ordinarie sammanträden kungöres i logens programblad och i övrigt på sätt logen beslutar. 6 Logens månadsavgift utgår med belopp som logen beslutat. (Om loge så önskar tillägges i ett 2:a stycke:) Beslut om ändring av månadsavgift (här införes de regler logen finner lämpliga, exempelvis röstningsregler och annat.) 7 Ersättare utses för samtliga ämbetsmän (utom.)., där ALL ej stadgar annorlunda. 8 (Önskar logen i stadgarna utse ytterligare funktionärer anges dessa här exempelvis): Utöver ämbetsmän utnämns i logen följande befattningshavare: Arkivarie Registeransvarig 9 Ceremoniutskottet ska utöver ÖM och CM ha... ledamöter (ev. ersättare).

18 Stadgar Sida Instruktionsutskottet ska utöver ordföranden, som ska vara en av logens ExÖM, och Storrepresentanten ha... ledamöter (ev. ersättare). 11 Tillväxt, Medlemsvård-och Utvecklingsutskottet ska utöver minst en av logens valämbetsmän ha ledamöter. 12 Klubbutskottet ska utöver den utnämnde Klubbmästaren, vilken ska vara utskottets ordförande ha ledamöter (ev. ersättare). Klubbkassan ingår i logens allmänna kapital och ska redovisas i logen en gång i månaden. (För loge som anlitar extern restauratör är denna skrivning ej aktuell förutsatt att inga pengar hanteras.) 13 Nomineringsutskottet ska utöver ordföranden som ska vara en av logens ExÖM ha... ledamöter (ev. ersättare). 14 (I denna och följande kan intagas bestämmelser om andra utskott, t ex gemensamt ekonomiutskott mm. Förslag text GEU: Logen ska vara representerad i GEU enligt dess stadgar.) 15 (I denna paragraf anges om logen har eget speciellt kapital eller fristående fond(er). Logen har följande eget speciellt kapital: (namn) (OBS! Ändamål och ev. förvaltningsföreskrifter anges i logens stadgar) (etc.) ev. egna stadgar i Bilaga. Logen kontrollerar följande stiftelser (=fristående fonder) (namn) Hänvisa till stadgar (etc.) 16 Avlider logemedlem ska ÖM underrätta logens medlemmar och i förekommande fall lägret härom. Logemedlemmar ska även delges tid och plats för begravning.

19 Stadgar Sida Utträder eller avlider logemedlem ska insignier, hederstecken, Medlemspärmen och särskilda handlingar återlämnas till logen. 18 Vid adressförändring ska logemedlem meddela PS därom inom 14 dagar. 19 (Här intages bestämmelser om ändring av stadgarna, exempelvis:) Ändring av dessa stadgar kräver beslut vid två på varandra följande ordinarie sammanträden.

20 Stadgar Sida 18 Normalstadgar för gemensamt ekonomiutskott (GEU) 1 Dessa stadgar gäller för följande logers eller lägers gemensamma ekonomiutskott: (logernas/lägrens nr och namn) och ska för att vara giltiga vara godkända av samtliga här nämnda. 2 Det gemensamma ekonomiutskottet är en förlängning av logernas och lägrens Ekonomiutskott (EkU) och ska ansvara för logers och lägers gemensamma frågor som normalt hanteras av respektive EkU såsom: 1. övergripande programplanering för användandet av Ordenslokalerna, 2. att ha tillsyn över Ordenslokalerna och till loger och läger avge förslag till erforderliga förbättringar eller reparationer. Vid de fall fastigheten ägs och förvaltas av särskilt fastighetsbolag i någon form hanteras fastighetsfrågorna av fastighetsbolaget, 3. att ha tillsyn och föra fullständig förteckning över gemensamt ägda inventarier, regalier och övrig rekvisita samt att hos loger och läger föreslå erforderlig anskaffning därav, 4. att verkställa utredningar och införskaffa kostnadsförslag i ekonomiska ärenden, vilka ej gäller den finansförvaltning, som handhas av drätselnämnden, eller den fastighetsförvaltning, som åligger fastighetsägaren, 5. att avge utlåtande och förslag i till utskottet hänskjutna frågor. 3 Utskottet ska bestå av en ordinarie ledamot och en ersättare från varje loge respektive läger. Dessa utgörs av ordförande och en annan ordinarie ledamot i varje loges eller lägers ekonomiutskott. Utskottet utser inom sig ordförande och sekreterare. I det fall ordinarie ledamot eller ersättare från enskild loge inte kan närvara vid GEU:s sammanträde, har logen rätt att befullmäktiga annan att föra logens talan vid sammanträdet. 4 Utskottet sammanträder på kallelse av ordföranden eller vid tidpunkt som minst 50 procent av ledamöterna fastställer. Dagordning ska bifogas kallelsen. Sammanträdena ska protokollföras. 5 Utskottet har inte rätt att fatta för loger/läger bindande beslut om inte denna rätt är inskrivet i utskottets stadgar.

21 Stadgar Sida 19 6 Om utskottet enligt stadgarna har rätt att fatta bindande beslut gäller följande ordning: Innan GEU:s sammanträde ska kallelse med nedanstående handlingar sändas ut till berörda loger/läger senast en månad före sammanträdet och nedanstående ordning gäller. 7 a) förslag till dagordning b) fullständigt beslutsunderlag så att berörda loger/läger kan fatta beslut om de berörda frågorna c) den enskilda institutionens representant i GEU är bunden av logens/lägrets beslut. d) på sammanträdet avgörs frågan genom omröstning och det beslut som omfattas av mer än 50 % av rösterna gäller. Utskottets uppgifter utöver vad som angivits i 2 ovan framgår av bestämmelserna för gemensamt ekonomiutskott i Allmän Lag samt av vad som åligger ekonomiutskott enligt Handbok för ämbetsmän. 8 Det är EkU:s ordförandes eller hans/hennes ersättares plikt att föredra GEU:s föredragningslista inför kommande sammanträde, med ärenden som logen/lägret har att ta ställning till, samt att efter GEU:s sammanträde snarast informera om fattade beslut i GEU. Han/hon ska också föredra GEU:s protokoll i öppnad loge respektive läger. 9 Stadgar, godkända av Storsiren, ska finnas i GEU. Ändringar av stadgarna ska föredras och godkännas i varje enskild institution och vara fastställda av Storsiren för att vara giltiga. 10 Genom att godkänna dessa stadgar har alla loger eller läger, som finns angivna i 1, förbundit sig att acceptera de beslut som ledamöterna fattat med anledning av förslag från och efter omröstning i utskottet. Vid lika antal röster för och emot har ordföranden utslagsröst. 11 Kostnad som uppkommer på grund av utskottets beslut fördelas lika eller på sätt som loger och läger gemensamt beslutat och fört in i dessa stadgar mellan de i 1 angivna loger och läger. 12 Utskottet ska ha två revisorer som utses av DSS. Revisorernas mandatperiod är två år och kan därefter förlängas.

22 Stadgar Sida Ekonomisk verksamhet ska inte finnas i utskottet. Loge/läger som ingår i GEU ska svara för den ekonomiska redovisningen i den ordning som GEU beslutat. 14 Utskottet ska årligen upprätta verksamhetsberättelse. Denna berättelse ska vara revisorerna till handa senast den 31 januari året efter verksamhetsåret. Utskottets verksamhet ska årligen granskas av två revisorer, som ska avge revisionsberättelse senast under februari året efter verksamhetsåret. Verksamhetsberättelse och revisionsberättelse ska vara institutionerna i 1 tillhanda senast 10 dagar efter revisionsberättelsens avgivande, dock senast 14 dagar före det datum då respektive institution ska föredra ekonomisk berättelse i loge/läger. 15 Dessa stadgar har av de i 1 angivna loger och läger godkänts Datum Underskrift Namnförtydligande Ämbete Loge/läger Datum Underskrift Namnförtydligande Ämbete Loge/läger

23 Stadgar Sida 21 Normalstadgar för Odd Fellow-stiftelse 1 Stiftelsens benämning är Stiftelsen OF1. 2 Stiftelsen har bildats genom stiftelseförordnande av X, Y-stad, i samband med Xs den (månad) (år), genom överlämnande av xxxx kronor. Stiftelsen har till ändamål att, utan begränsning till viss familj, vissa familjer eller bestämda personer, lämna bidrag till inre och yttre välgörenhet (eller annat av stiftaren fastställt ändamål). 3 Såväl stiftelsens kapital som avkastningen av kapitalet får användas för stiftelsens ändamål. 4 Stiftelsens styrelseledamöter, vilka till antalet ska vara x personer, och styrelsesuppleanter, vilka till antalet ska vara y personer, väljs av Logen nr xxx för en period av två år, som ska motsvara logens ämbetsperiod. Styrelsen har sitt säte i Y-stad. 5 Stiftelsens styrelseledamöter och styrelsesuppleanter ska bestå av medlemmar i Logen nr XXX och företrädesvis från ledamöterna och suppleanterna i logens drätselnämnd. Styrelsen väljs för samma ämbetsperiod som logens ständiga utskott. 6 Styrelsen utser inom sig ordförande samt de övriga befattningshavare som erfordras. 7 Styrelsen ska sammanträda minst en gång per år och är endast beslutsför, när minst hälften av dess ledamöter eller suppleant(er) är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Föreligger behov av ytterligare styrelsemöten utöver det antal som angivits i föregående stycke ska sådant utlysas om ordföranden eller styrelseledamot påkallar detta.

24 Stadgar Sida 22 Kallelse till styrelsemöte ska ske senast tio dagar före dagen för styrelsemötet om ej samtliga ledamöter är eniga om annan form för kallelse. 8 Styrelsen är vid placering av stiftelsens tillgångar inte bunden till visst eller vissa slags placeringsobjekt. Det åligger dock styrelsen, som gemensamt ansvarar för förvaltningen av stiftelsens tillgångar, att tillse att tillgångarna förvaltas på ett sådant sätt att bästa möjliga avkastning erhålles utan att kapitalet eller avkastningen därav riskeras. 9 Stiftelsens firma tecknas förutom av styrelsen som sådan av den eller de styrelseledamöter som styrelsen därtill utser. 10 Styrelsen meddelar de ytterligare bestämmelser som bedöms vara behövliga i stiftelsens verksamhet under förutsättning att dessa inte strider mot allmän lag eller Den Oberoende Odd Fellow Orden I.O.O.F:s regelverk. 11 Till styrelseledamot ska ej utgå ersättning för arbetet i styrelsen. 12 Vid stiftelsens sammanträden ska föras protokoll, som ska justeras av ordföranden jämte den eller de ytterligare personer som vid varje tillfälle därtill utses. Protokollen ska föras i nummerföljd och bevaras på betryggande sätt. 13 Stiftelsen har räkenskapsår motsvarande kalenderår. 14 Årsredovisning ska tillställas revisorerna senast den 31 januari året efter räkenskapsårets utgång. 15 För granskning av stiftelsens förvaltning och räkenskaper ska Logen nr xxx välja två revisorer, vilka ska vara medlemmar i logen samt företrädesvis väljas bland logens valda ordinarie revisorer. Revisorerna väljs för samma ämbetsperiod som logens ständiga utskott.

25 Stadgar Sida 23 Därest stiftelsens kapital vid ingången av något räkenskapsår överstiger 10 basbelopp ska dessutom godkänd eller auktoriserad revisor omedelbart väljas. Skulle logen bland sina medlemmar ej ha sådan revisor äger logen välja en revisor som ej är medlem i logen. 16 Stiftelsen ska inte stå under statlig eller annan offentlig tillsyn. 17 Ändring av dessa stadgar, utom såvitt avser ändamålsbestämning enligt 2, får ske genom beslut på två sammanträde i Logen nr xxx med bifall av två tredjedelar av avgivna röster. 18 Stadgar har antagits den (dag, månad, år) med ändringar (dag, månad, år), (dag, månad, år) och (dag, månad, år). 19 Avseende likvidation av stiftelsen eller annan form av upphörande av stiftelsens verksamhet regleras detta i gällande stiftelselag. Eventuella överskott ska användas till allmännyttiga ändamål i enlighet med storlogens beslut.

26 Kalendarium Sida KALENDARIUM (bör kompletteras med logens egna noteringar) VARJE MÅNAD PS PS registrerar besökande bröders/systrars besök i Ordens Medlemsystem. Gäller även utländska gäster. registrerar alla medlemsregisterförändringar löpande i Ordens Medlemssystem. VARJE KVARTAL SkM ska till Storlogen inbetala storlogeavgift före 1/3, 1/6, 1/9 och 15/12. FS ska vid första försammanträdet lämna ÖM uppgift på icke gottstående medlemmars namn och skuldbelopp. Ska protokollföras på logesammanträde antal medlemmar och månader. Inga namn anges. JANUARI 15/1 eller närliggande dag högtidlighålles Thomas Wildeys födelsedag. ÖM ska samla alla ämbetsmännen för genomgång av aktuella planer och arbetsuppgifter samt repetition av Hemliga Verket. NomU vid andra ordinarie sammanträdet i januari ska första nominering av StRepr ske det år det är storlogemöte. FS ska den 15 januari ha avslutat sina räkenskaper för det gångna året och snarast till DN överlämna uppgifter, vilka avser FS:s ämbetsområde och som ska ingå i den ekonomiska berättelsen. SkM ska den 15 januari ha avslutat sina räkenskaper för det gångna året och snarast till DN överlämna de ekonomiska uppgifter, som ska ingå i den ekonomiska berättelsen. DN ska årligen till logen avge skriftlig ekonomisk berättelse över verksamheten under det senast förflutna kalenderåret.

27 Kalendarium FEBRUARI Sida 25 NomU vid första ordinarie sammanträdet i februari ska andra nominering av StRepr ske det år det är storlogemöte. Val DN Rev på andra ordinarie sammanträdet i februari ska val av StRepr ske det år det är storlogemöte. ledamöter och ersättare i nyvald drätselnämnd och revisorer tillträder vid det ordinarie sammanträde under terminens första år, då fråga om ansvarsfrihet beträffande föregående års förvaltning slutbehandlats, dock senast den 15 mars. ska årligen vid ordinarie logesammanträde under februari avge sin skriftliga berättelse över den av revisorerna verkställda granskningen av räkenskaper och förvaltning under näst förflutna kalenderår. Därefter tar logen ställning till ansvarsfrihet. MARS ÖM vidtar förberedelser för firandet av Ordens årsdag den 26/4. SkM ska till Storlogen inbetala föreskriven del av storlogeavgift à conto till den 1 mars. APRIL 26/4 eller närliggande dag högtidlighålls Ordens årsdag. JUNI AUGUSTI Under tiden juni-augusti får logesammanträde hållas i annan lokal än invigd Ordenssal om DSS har godkänt lokalens lämplighet. Ritualen för sommarsammanträde ska användas, inga regalier bärs och gradgivning eller annat rituellt arbete får inte förekomma. SkM ska till Storlogen inbetala föreskriven del av storlogeavgift à conto till den 1 juni.

28 Kalendarium SEPTEMBER Sida 26 NomU året innan ordinarie storlogemöte äger rum sänds nomineringsblankett och föreskrivet formulär om StRepr:s plikter ut till valbara ExÖM senast den 1 september. Namnlista på valbara, som erhållit formulär, sänds till DSS. 20/9 eller närliggande dag högtidlighålles i rebeckalogerna årsdagen av rebeckainstitutionens tillblivelse. NomU logen beslutar på nomineringsutskottets förslag hur många ledamöter som ska ingå i de utskott, som i lagar eller stadgar inte har detta fastställt. NomU nominerar ValÄM och deras ersättare se ALL 45. SkM ska till Storlogen inbetala föreskriven del av storlogeavgift `a conto till den 1 september. OKTOBER Val av ÄM och ersättare förrättas vid ordinarie sammanträde under arbetsterminens sista år. Valresultatet ska omedelbart meddelas de valda, vederbörande DSS och det läger logen tillhör. Samtliga valda ÄM ska före installeringen genomgå av Storlogen fastställd utbildning. ÖM PS PS påbörjar förberedelser för högtidlighållandet av avlidna medlemmars minne på Alla Helgons dag. registrerar nyvalda ÄM och ersättare i Ordens Medlemssystem. Registreringen ska omfatta tiden från 1/1 första året t o m 31/12 andra året. sänder begäran om hedersregalier samt Hederstecken för ExÖM, BB/BS, O och KM snarast möjligt och i varje fall senast den 15 oktober till Ordenskansliet. Erforderliga blanketter finns att hämta på Ordens Intranät.

29 Kalendarium NOVEMBER Sida 27 ExÖM som avser att kandidera till StRepr inlämnar nomineringsblanketten till NomU senast den 1 november. PS sänder begäran om ExÖM-certifikat senast den 15 november till Ordenskansliet. (Se Ordens Intranät; Medlemsinformation, Verktyg, Blankett 1131) NomU nominerar på arbetsterminens sista år ledamöter och ersättare i de ständiga utskotten samt revisorer på två på varandra följande ordinarie logesammanträden. NomU nominerar lägervärdar, samma år som lägret har val, på två ordinarie logesammanträden. Minnesloge genomföres Alla Helgons dag eller närliggande dag. ÖM DN kallar årligen logens ordinarie valämbetsmän och Tjg ExÖM till sammanträde senast under första hälften av november månad för prövning av fråga, huruvida någon eller några av logens medlemmar ska föreslås till upptagning i lägret. Förslaget ska insändas senast den 20 november. framlägger förslag till budget för nästa år vid logens första sammanträde i november. Beslut fattas på nästkommande sammanträde. DECEMBER Val Val ÄM av ledamöter och ersättare i de ständiga utskotten samt revisorer. De valda ska underrättas om valet med angivande av resp. utskotts plikter. av lägervärdar samma år som lägret har val av ämbetsmän och utskott. Lägervärden ska snarast efter installeringen genomgå av Storlogen fastställd utbildning. avgående ÄM valda såväl som utnämnda är skyldiga lämna efterträdaren erforderliga informationer om ämbetets åligganden. Överlämnandet ska ske enligt Kvalitetsäkringsprotokollet. Blivande ÄM alla kategorier liksom utskottsledamöter, erinras om nödvändigheten att ta del av handbokens pliktkataloger. PS PS PS ska vid månadens slut göra en översyn av arkivet och tillse att allt befinner sig i ordning och i rätt förvar. Verifikationer och andra handlingar ordnas, buntas, bindes och arkiveras. (se även Uppslagsord på A ) ansvarar även för att alla utskottsprotokoll samlas, förvaras och på korrekt sätt hålls tillgängliga för behöriga. registrerar nyvalda utskottsledamöter och revisorer i Ordens Medlemssystem.

30 Kalendarium Sida 28 SkM ska till Storlogen inbetala slutlig del av storlogeavgift för innevarande år, till den 15 december. DN ÖM PS Logens räkenskaper ska avslutas per 31/12 varje år. meddelar Installator namn på ÄM och ersättare som ska installeras. Likaså meddelas vilka som ska tilldelas hedersregalier och hederstecken. ska det år då val av ValÄM skett snarast (och senast under december) i logen utverka beslut om rätt för SkM och SkM:s ersättare var för sig samt DN:s ordinarie ledamöter, var för sig, att under kommande arbetstermin teckna firma för giro- och bankkonton. Likaså ska fullmakter för ÖM, PS och deras ersättare att uthämta/kvittera postförsändelser beslutas. (se även Uppslagsord på K )

31 Ämbetsmännens plikter Sida ÄMBETSMÄNNENS PLIKTER Övermästaren ÖM representerar i alla avseenden logen utåt och hans/hennes på logens vägnar tecknade underskrifter med kontrasignation av PS är bindande för logen. Såväl inom som utom logen ska ÖM vara en god företrädare för sin loge. I det ingår att han/hon beaktar stil och uppträdande i Ordenssalen, i klubblokalerna och i andra sammanhang. Det är angeläget att ÖM liksom även andra berörda ämbetsmän gör sig väl förtrogen, förutom med lagar och handbok, även med de avsnitt i ritualer och annat han/hon har att föredra. ÖM bör, så långt möjligt, undvika att läsa alltför mycket innantill, särskilt under gradgivningarna. Övermästaren ska 1. ansvara för fribrevet och tillse, att detta har sin plats i Ordenssalen vid varje logesammanträde 2. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 3. vaka över att Ordens ritualer och Hemliga Verket efterlevs 4. upprätthålla ordning och värdigt skick inom logen 5. förvara i kraft av ämbetet anförtrodda böcker, ritualer och övriga handlingar 6. ombesörja att logens böcker och handlingar på begäran är tillgängliga för Storsiren eller hans/hennes befullmäktigade ombud 7. med oväld och nit leda logens förhandlingar samt övervaka att i Allmän lag angivna bestämmelser noga upprätthålls 8. tillse att föredragningslistans samtliga punkter anmäls 9. övervaka att logens beslut blir verkställda 10. tillse att endast röstberättigade medlemmar deltar i omröstning eller ballotering 11. vid lika röstetal i andra omröstningar än val avge den avgörande rösten 12. i allt övrigt fullgöra vad som kan erfordras för ledningen av logens arbete 13. underrätta sökande och förslagsställaren, när en inträdesansökan avslagits 14. till den valda UM tillfälligt överlämna logens ledning då ÖM önskar delta i debatt 15. i erforderliga fall ersätta frånvarande ämbetsmän med innehavare p.t. 16. med kontrasignation av PS underteckna alla brev, intyg och övriga handlingar som är bindande för logen 17. tillse att logens ämbetsmän, drätselnämnd och utskott fullgör sina åligganden och därvid särskilt vaka över att i föreskrivna fall protokollsutdrag, redogörelser, rapporter och avgifter i behörig tid insändes till storlogen samt att revision av logens räkenskaper verkställes i laga tid 18. att om möjligt delta i biståndsutskottets sammanträden 19. i alla ärenden om bistånd och begravningshjälp utan dröjsmål vidta på ÖM ankommande åtgärder 20. tillse att biståndsutskottets protokoll hemlighålls för framtiden 21. i enlighet med storlogens utfärdade anvisningar i samverkan med logens instruktionsutskott verka för att ge logemedlemmarna ökade kunskaper om Ordens ideologi och om Ordensarbetet

32 Ämbetsmännens plikter Sida till sin efterträdare i ämbetet överlämna alla i ÖM:s vård befintliga böcker, ritualer, handlingar och andra storlogens eller logens tillhörigheter 23. instruera sin efterträdare om ÖM:s plikter och informera om de aktuella frågor och åtgärder, som ännu inte varit föremål för logens beslut samt om de beslut, som ännu inte hunnit verkställas 24. vid av DSS företagen, av storlogen föreskriven kvalitetssäkring, tillse att berörda ämbetsmän är närvarande samt att det material som behövs finns tillgängligt 25. utse ledamot till undersökningsutskott och med bibehållen sekretess meddela undersökningsutskottets ordförande förslaget samt 26. fullgöra övriga med ämbetet förenade plikter. Undermästaren ska 1. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. bistå ÖM i utövandet av ÖM:s ämbete 3. tjänstgöra som ÖM, då ÖM är frånvarande eller är lagligen förhindrad att leda logens förhandlingar samt då ÖM önskar delta i debatt eller omröstning (ej ballotering) 4. vid förfall för ÖM fullgöra även alla andra med ÖM-ämbetet förenade åligganden 5. tillse att förteckning över vid logens sammanträden närvarande medlemmar upprättas 6. ha uppsikt över balloteringar 7. fullgöra övriga med ämbetet förenade plikter. Protokollsekreterare ska 1. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. föra protokoll över logens förhandlingar 3. i sin vård ha logens sigill 4. under ÖM:s överinseende ombesörja logens skriftväxling 5. jämte ÖM signera alla brev, intyg eller andra handlingar som är bindande för logen 6. utfärda kallelser och meddelanden i enlighet med gällande former och logens beslut 7. utfärda avgångs- och logebrev samt övergångscertifikat, överlämna och/eller avregistrera desamma. Kopian på det utfärdade dokumentet ska arkiveras. 8. löpande registrera besökande Ordensmedlemmar 9. efter val av Storrepresentant underrätta såväl den valde som storlogen 10. efter val av logens ämbetsmän underrätta DSS och det läger, inom vars område logen är belägen 11. å logens anslagstavla anslå erforderliga uppgifter om inträdessökande 12. sedan ny medlem invigts snarast registrera honom/henne i Ordens Medlemssystem 13. sedan medlem från annan loge erhållit medlemskap därom underrätta storlogen 14. föra Ordens Medlemssystem över logens medlemmar, däri löpande anteckna tilldelade grader i loge 15. om ordensmedlem så begär ska matrikelkort skrivas ut och överlämnas 16. att i Ordens Medlemssystem införa när och på vilken grund en medlem förlorat sitt medlemskap i Orden eller logen 17. göra samma anmälan till det läger, som den avgångne medlemmen tillhört 18. underrätta vederbörande läger, när en medlem förlorat sin rösträtt samt när sådan medlem återfått densamma

33 Ämbetsmännens plikter Sida när medlem avlidit, omedelbart införa i Ordens Medlemssystem och ifråga om lägermedlem lämna vederbörande läger uppgift därom 20. omedelbart införa medlems adressändring i Ordens Medlemssystem 21. ansvara för logens arkiv 22. ansvara för att logen är försedd med de böcker, blanketter och andra trycksaker, som är fastställda av SL, samt vid behov rekvirera sådana hos SL 23. på begäran hålla logen tillhöriga böcker och handlingar tillgängliga för ÖM och revisorerna 24. till sin efterträdare i ämbetet överlämna alla i PS vård befintliga böcker och handlingar och informera honom/henne om arbetsuppgifterna i ämbetet och lämna uppgift om sådant, där åtgärder från hans/hennes sida är eller snart kan bli aktuella samt 25. tillse att Ekonomisk berättelse med revisionsberättelse snarast efter det att logen fastställt denna översändes till Distriktsstorsiren 26. i övrigt fullgöra alla plikter, som tillhör PS ämbete enligt Ordens lagar och bruk eller kan bli PS ålagda. (Se Ordens Intranät; Medlemsinformation, Verktyg, Blankett 1103, 1105, 1113, 114 ) Ceremonimästare ska 1. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. tillse att logens ceremoniella arbete förlänas ett värdigt utförande 3. fullgöra de skyldigheter, som åligger CM enligt Ordens lagar och bruk samt Ordens ritualer 4. väl instruera sina medhjälpare samt för vissa gradarbeten utsedda tillfälliga medhjälpare 5. vara toastmaster i matsalen vid högtider och liknande samt leda skålar och hyllningar i samband med måltider 6. fullgöra övriga med ämbetet förenade plikter. Kaplanen ska 1. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. ansvara för bönen vid logens öppnande och avslutande 3. planera i samråd med Övermästaren och genomföra Kaplanens tankar i logens föredragningslista 4. bidra till fördjupning av systrarnas/brödernas kunskaper och ge ökad medvetenhet om Ordens etiska och moraliska värderingar 5. i samråd med CM bistå logemedlemmarna vid tolkning och fördjupning av logegradernas mål och mening.

34 Ämbetsmännens plikter Sida 32 Finanssekreterare ska 1. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. föra räkenskaper mellan logen och dess medlemmar 3. motta och bokföra alla till logen inflytande medel (hit hör alla slag av intäkter som ej avser olika slag av kapitaltransaktioner) och häröver vid varje logesammanträde eller månadsvis avge rapport i logen och till Drätselnämnden, samt därvid medsända samtliga inkomstverifikationer 4. tillställa varje medlem kvitto på verkställd inbetalning med angivande av tid, som inbetalningen avser (kontant inbetalning) 5. vid första sammanträde under varje kvartal lämna ÖM uppgift på samtliga icke gottståendemedlemmars namn och skuldbelopp samt i logen informera om antalet icke gottstående medlemmar 6. hjälpa ÖM kontrollera, att icke gottstående broder/syster ej deltar i röstning och ballotering. 7. skriftligen minst två gånger påminna varje medlem, som häftar i skuld till logen för mer än tre månaders avgifter (Se Ordens Intranät; Medlemsinformation, Verktyg, Blankett 1116) 8. om medlem, trots påminnelser, häftar i skuld till logen för mer än tolv månaders medlemsavgifter, genom brev underrätta medlemmen om skuldens belopp och att inbetalning ska ske inom en månad därefter. Redovisas i öppnad loge utan angivande av namn och protokollföras. (Se Ordens Intranät; Medlemsinformation, Verktyg, Blankett 1117) 9. om medlem, trots blankett 1117 sänts, efter utgången betalningsrespit ej betalt sin avgift, anmäla förhållandet i logen under föredragningslistans punkt den 15 januari varje år ha avslutat sina räkenskaper för det gångna året 11. på begäran hålla sina böcker och andra handlingar tillgängliga för ÖM eller revisorerna 12. när så fordras närvara vid Drätselnämndens sammanträden 13. till sin efterträdare i ämbetet överlämna alla i FS vård befintliga böcker och handlingar och informera honom/henne om arbetsuppgifterna i ämbetet och lämna uppgift om sådant, där åtgärder från hans/hennes sida är eller snart blir aktuella samt 14. i övrigt fullgöra alla de plikter, som tillhör FS ämbete enligt Ordens lagar och bruk eller kan bli FS ålagda.

35 Skattmästaren ska Ämbetsmännens plikter Sida göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 2. snarast verkställa av ÖM eller annan därtill behörig attesterade och av logen utanordnade utbetalningar (se även Uppslagsord på K Konton ) och häröver vid varje logesammanträde eller månadsvis avge rapport i logen och till drätselnämnden, samt därvid medsända samtliga verifikationer 3. föra räkenskaper över alla mottagna och utbetalade penningmedel 4. på begäran hålla sina böcker och handlingar tillgängliga för ÖM och revisorerna. 5. senast den 15 januari varje år ha avslutat sina räkenskaper för det gångna året 6. när så påfordras närvara vid Drätselnämndens sammanträden 7. till sin efterträdare i ämbetet överlämna alla medel för vilka han/hon är redovisningsskyldig inför logen, ävensom befintliga böcker och handlingar informera honom/henne om arbetsuppgifterna i ämbetet och lämna uppgift om sådant, där åtgärder från hans/hennes sida är eller snart blir aktuella samt 8. i övrigt fullgöra alla plikter, som tillhör SkM:s ämbete enligt Ordens lagar och bruk eller kan bli SkM ålagda.

36 Ämbetsmännens plikter Sida 34 De utnämnda ämbetsmännen ska fullgöra vad som ålägges dem enligt Ordens ritual och lagar samt logens stadgar eller vad som eljest enligt logens beslut eller tradition ankommer på dem. Organisten, Klubbmästaren, Bevakande broder/syster, Yttre och Inre vakt samt Övermästarens höger och vänster medhjälpare ska vara utnämnda ämbetsmän av Övermästaren. Organisten ska med värdig, levande musik enligt ritualens och Övermästarens anvisningar förhöja stämningen vid logens sammanträden och gradgivningar. Klubbmästaren ska 1. vara ordförande i klubbutskottet 2. ansvara för att klubbverksamheten drivs enligt av logen och klubbutskottet fastställda riktlinjer 3. i god tid före budgetpresentation och beslut, till DN, överlämna förslag till budget för klubbverksamheten 4. om logen så beslutar, ha teckningsrätt till det konto som DN avsätter för klubbens löpande verksamhet 5. till detta konto redovisa alla likvida medel, som överstiger den av logen fastställda handkassan för löpande kostnader 6. till DN månadsvis överlämna ekonomisk rapport på fastställd blankett 7. senast den 15 januari varje år till DN inleverera allt underlag, som ännu ej inlevererats till DN och som erfordras för DN:s årsbokslut 8. i samband med revisorernas genomgång av logens redovisning tillhandahålla all den information som revisorerna kan önska 9. om behov föreligger, hos logen begära tillskott till den av logen beslutade budgeten 10. om logen använder cateringföretag eller extern restauratör, vara kontaktperson mellan logen och restauratören, samt försäkra sig om att denne innehar F-skattsedel 11. svara för klubbens serveringstillstånd 12. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän 13. i övrigt fullgöra de skyldigheter och uppdrag som ÖM beslutar.

37 Ämbetsmännens plikter Sida 35 Bevakande broder/syster ska 1. ha vård om logens regalier och inventarier 2. före logens öppnande framlägga och efter logens avslutande insamla ritualerna till ÖM för förvaring 3. vid gradbyte uppta den nya gradens lösen 4. på ÖM:s uppmaning iordningställa för och medverka vid ballotering 5. medverka vid sluten omröstning 6. leda logen vid hedershälsnings givande 7. göra sig väl förtrogen med Ordens lagar och logens stadgar samt Handbok för ämbetsmän. Yttre vakt ska 1. tillsammans med IV avfordra inträdessökande årets och invigningsgradens lösen vid inträde i Ordenssalen 2. bevaka yttre dörren till förrummet 3. ta in närvaro- och gästbok till UM i Ordenssalen innan ÖM öppnar sammanträdet 4. sedan logearbetet börjat avfordra inträdessökande årets lösen. Inre vakt ska 1. tillsammans med YV avfordra inträdessökande årets och invigningsgradens lösen 2. bevaka inre dörren 3. sedan logearbetet börjat anmäla inträdessökande till UM och efterhöra att de känner invigningsgradens lösen 4. vid förfall för YV ska IV övertaga detta ämbete. Övermästarens höger medhjälpare ska 1. bistå ÖM under logens sammanträden 2. enligt ritualen öppna och avsluta logen 3. tillsammans med ÖMvm bevaka övermästarstolen, när ÖM tillfälligt lämnar denna. Övermästarens vänster medhjälpare ska 1. tillsammans med ÖMhm bevaka övermästarstolen, när ÖM tillfälligt lämnar denna. 2. vid förfall för höger medhjälpare ska vänster medhjälpare övertaga detta ämbete.