Dokumenttyp Vägledning kravspecifikation e-arkiv Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Transkript

1 1 (18) VÄGLEDNING KRAVSPECIFIKATION E ARKIV Bilaga 2 Mats Nafsund, Västerås Caspar Almalander, Eskilstuna Maria Bring, Lidingö Tomas Carlberg, Eskilstuna Henrik Erngren, Malmö Henrik Landtmanson, Karlstad Ria Larsson, Gnesta Samuel Lindeborg, Falkenberg Jan Samuelsson, Jönköping Susanne Strangert, Järfälla Thomas Åkerlund, Luleå Björn Skog, ES Solutions Sambruk Dokumentet får dock spridas enligt Creative Commons CC-BY-3.0

2 2 (18) Innehållsförteckning 1. INLEDNING LÄSANVISNING VÄGLEDNING SYFTE, MÅLBILD OCH AVGRÄNSNING VERSIONSHANTERING VÄGLEDNINGENS UTGÅNGSPUNKT ÖVERSIKTLIG LÖSNINGSBESKRIVNING AKTÖRER ÖVERSIKTLIG (KONCEPTUELL) SYSTEMLÖSNING ÖVERSIKTLIG (KONCEPTUELL) BESKRIVNING AV PROCESS/TJÄNST Leveranser till e arkivet Sök/Hämta i e arkiv Informationsförsörjning i e arkiv TYPFALL TJÄNSTER Leveranser till e arkiv Arkivlägg arkivobjekt Sök/Hämta i e arkiv Hämta arkivobjekt Informationsförsörjning i e arkiv Migrera arkivlagd information INFORMATIONSMODELL METADATA KRAV EFTERFRÅGADE TILLÄGGSTJÄNSTER INFÖRANDEPROJEKT INTEGRATIONER Behörighetskontrollsystem Anslutning till källsystem/verksamhetssystem INFORMATIONSSÄKERHET JURIDISKA VILLKOR HANDLEDNING LEVERANSER TILL E ARKIV CHECKLISTOR SYSTEMFÖRVALTNING BILAGA 1 VERKLIGA EXEMPELPÅ TYPFALL LEVERANS AV ETT AVSTÄLLT SYSTEM FRÅN EN FÖRVALTNING SÖKNING OCH UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA HANDLINGAR (DIP) VÅRDINSATS I ARKIVET (AIP) MIGRERING AV CD SKIVOR BILAGA 2 KRAVSPECIFIKATION... 18

3 3 (18) 1. INLEDNING Detta dokument utgör en rådgivande vägledning i vad som kan kravställas för ett e-arkiv (system för bevarande). Det utgör samtidigt ett verktyg för att kontrollera att berörda områden täcks in vid införande av ett e-arkiv och en långsiktig informationsförsörjning. Vägledningen bygger på tidigare gjorda kravframställningar inom såväl kommunal, statlig som landstingsbaserad verksamhet. Kravframställningar skiljer sig dock från tid till annan eftersom kravbilder förändras, teknik ständigt utvecklas och att marknadens kunskapsnivå tillika krav på detaljrikedom ökar. Därför ska vägledningen ses som ett instrument som utvecklas kontinuerligt så att den vid var given tidpunkt kan motsvara aktuella kravbilder och situationer. Huvudsaklig målgrupp är verksamheter som berörs vid införande av e-arkiv. 1.1 LÄSANVISNING VÄGLEDNING Vägledningen är indelad i ett antal kapitel och inleds med utgångspunkten för vägledningen som därefter följs av en översiktlig konceptuell lösningsbeskrivning som ligger till grund för att i senare kapitel härleda krav till tjänster och processer. Vägledningen kompletteras med en kravmatris i ett separat dokument. Vägledningen är utformad utan hänsyn tagen till läsarens kunskapsnivå eller insikt om sakfrågorna och det upp till den som läser denna vägledning att själv införskaffa den bakgrundsfakta och kompetens som erfordras för att tolka och förstå respektive område i händelse av att detta krävs. En ordlista återfinns i slutrapporten för Elektroniskt Bevarande etapp SYFTE, MÅLBILD OCH AVGRÄNSNING Syftet med dokumentet är att tydliggöra vad vi i gemensamma och regionala hänseenden bör och kan beakta gällande kravställning vid införande av ett e-arkiv. Målsättning och målbild är att med vägledningen som utgångspunkt öka kännedom om detta och på så vis öka möjligheterna till bättre underbyggda beslut. Det gäller såväl de som ska anpassa sin egen kravbild för sin egen upphandling som leverantörer som ska komma in med egna anbud. Vägledningen lämnar det öppet att utifrån egna perspektiv, förutsättningar och rådande situation identifiera, definiera och kvantifiera sådant som inte omnämns i vägledningen och kravspecifikationen. Det kan gälla krav på användbarhet, hur kravspecifikation förhåller sig till den egna tekniska infrastrukturen, viktning och bedömning av kravspecifikation i samband med upphandling, nivåer av integration med verksamhetssystem, formella krav och upphandlingsföreskrifter etc. Vägledningen är avgränsad från dessa områden och den ska betraktas som en grundstomme av exempel på krav, inte som ett fullständigt upphandlingsunderlag. 1.3 VERSIONSHANTERING Datum Rev Signatur Information Björn S, ESSolutions Original Björn S, ES Solutions Uppdaterad efter kravgruppens synpunkter Björn S, ES Solutions Uppdaterad efter remissgenomgång

4 4 (18) 2. VÄGLEDNINGENS UTGÅNGSPUNKT Om man hanterar handlingar digitalt, då ska man arkivera dem digitalt. Många kommuner saknar idag rutiner för att bevara elektronisk information under längre tid. Det är en brist som, om den inte åtgärdas, med säkerhet kommer att medföra framtida olagliga förluster av information av central betydelse. Ett grundläggande problem med den elektroniska informationen är dess varaktighet. Information i alla format och på alla tillgängliga tekniska plattformar kommer på sikt att bli oläsbar om inte informationen kontinuerligt konverteras och migreras till nya teknikgenerationer. För att arkivera elektronisk information utan tidsgräns krävs en annan strategi än vid traditionell arkivering. Det långsiktiga målet är att möjliggöra en säker och stabil arkivering av kommunernas elektroniska information och göra det möjligt för såväl den kommunala förvaltningen som allmänheten att enkelt och effektivt nå den information de söker både nu och under överskådlig tid. Enligt vår vision uppfyller leverantörer och/eller samarbetspartner våra krav på ett system för bevarande och leveranser från verksamhetssystem till ett system för bevarande. I framtiden kan det tänkas att verksamhetsinformation smälter samman med den slutarkiverade informationen. På så sätt uppnås en mer enhetlig informationshantering, bättre kontroll över beståndet samt en bättre laguppfyllnad. Det blir enklare att göra rätt.

5 5 (18) 3. ÖVERSIKTLIG LÖSNINGSBESKRIVNING Ett e-arkiv ska ses som en naturlig komponent i den långsiktiga informationsförsörjningen, en komponent som berör flera olika funktioner, verksamheter och intressenter. En beskrivning av dessa relationer som helhet och individuellt möjliggör en ökad förståelse för e-arkivets nytta. Samtidigt måste hänsyn tas till den förändringsbenägenhet som finns inom olika områden, exempelvis teknik. Det leder till att vägledningen alltid bör avvägas mot vid var tid gällande situation och om behov finns revideras i den omfattning som krävs. Detaljrikedomen i revideringsbehoven kan också skifta från tid till annan varpå det är angeläget att långsiktigt fastslå principer som möjliggör förändringar. I vägledningen har vi därför utgått från den konceptuella referensmodellen OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) - ISO 14721:2003). Modellen används allt mer ofta av såväl beställare som leverantörer och bidrar till en gemensam begreppsflora och ett gemensamt synsätt. Det ökar möjligheten till samförstånd kring sakfrågor. En konceptuell översiktlig beskrivning av principiella funktioner möjliggör och understödjer förändringar. Med utgångspunkt i nämnda modell, OAIS, har en sådan tagits fram där processer, tjänster, system och aktörer definieras principiellt. Beskrivningen möjliggör likaså härledning av olika krav. 3.1 AKTÖRER Aktörer avser de som direkt eller indirekt berörs av ett e-arkiv. Översiktlig finns det fyra huvudgrupper av aktörer vars behov ska tillgodoses. Externa intressenter (producenter och konsumenter, fysiska/juridiska personer eller verksamhetssystem) Interna intressenter (användare) Arkivfunktionen (arkivadministration) Systemadministrationen (ofta IT-avdelning) Bland externa intressenter återfinns bl.a. externa utförare som t.ex. vård, omsorg och förskola, externa organisationer med direktuppkoppling som LMV, SCB, näringsliv, entreprenörer, konsulter, forskare och media. Interna intressenter återfinns bl.a. hos politiker, inom kommunal samverkan, kommunens förvaltningar, kommunala bolag och stiftelser och där samverkan med andra kommuner/landsting eller andra samarbetspartners sker. Intressenter som arkivfunktionen och systemadministrationen har som sitt primära intresse att sörja för att informationen är brukbar vid var given tidpunkt.

6 6 (18) 3.2 ÖVERSIKTLIG (KONCEPTUELL) SYSTEMLÖSNING En översiktlig principiell systemlösning för långsiktig informationsförsörjning (e-arkiv) innefattar tre huvudprocesser: 1) leveranser till e-arkiv, 2) informationsförsörjning och 3) sök/hämta i e-arkiv. Denna principiella systemlösning för e-arkiv är tänkt att vara applicerbar i olika typer av e-arkiv som exempelvis slutarkiv eller mellanarkiv. Leveranser till e-arkiv Informationsförsörjning Sök / Hämta i e-arkiv System för långsiktig informationsförsörjning (e-arkiv) P 1 Kontinuerliga leveranser 2 Periodvisa leveranser 3 Enskilda leveranser PreIngest 4 T K N Paketera SIP Transport Ingest 5 Ta emot SIP Validera SIP Paketera AIP Leverera AIP 12 Redovisningsprinciper Lagring Metadata 13 Access 10 Ta emot fråga Validera fråga Paketera svar/dip Leverera svar/dip PreAccess 9 Sök / Hämta Transport 6 Kontinuerliga sök / hämta 7 Periodvisa sök / hämta 8 Enskilda Sök / hämta K Kvitton Tjänster Kvitton Förvaltning De tre huvudprocesserna sörjer för att information går att ta emot, vårda och tillgängliggöra. Leveranser till e-arkiv leveranser till systemet för långsiktig informationsförsörjning. Informationsförsörjning den omsorg och vård som behövs för att säkerställa informationens livscykel oavsett om den är ämnad för bevarande eller gallring. Sök/Hämta i e-arkiv leveranser från systemet för långsiktig informationsförsörjning. De som skapar information och de som brukar den benämns producent respektive konsument. P. Producent är detsamma som en som skapar information ämnad för systemet för långsiktig informationsförsörjning. En producent kan vara ett verksamhetssystem. Producenten kan ha olika roller i olika situationer och kan vara densamma som konsument. K. Konsument är detsamma som brukare av information, dvs. en fysisk person eller ett verksamhetssystem. Konsumenten kan ha olika roller i olika situationer och kan vara densamma som producent. Olika tjänster och funktioner definieras översiktligt och företrädesvis utifrån ett flöde representerat i de tre huvudprocesserna. 1. Med kontinuerliga leveranser menas löpande leveranser från producenter till e-arkiv via en direktanslutning. För att stödja detta måste ett synkront leveranssätt tillhandahållas och ge möjlighet för transaktions- och felhantering. 2. Med periodvisa leveranser menas sådana leveranser som kommer stötvis över en längre tid men som är sammanhängande med varandra. Det kan exempelvis gälla olika skanningsproduktioner. 3. Med enstaka (enskilda) leveranser menas leveranser såsom avställning av ett system.

7 7 (18) 4. Pre-Ingest är en tjänst som tillhandahåller funktioner för att omvandla ostrukturerad information till strukturerad enligt gällande leveransspecifikationer, exempelvis genom transformering (T), konvertering (K) eller normalisering (N). Informationen paketeras sedan och efter att transportmöjligheter säkerställts så levereras informationspaketen till e-arkiv. I händelse av att informationen redan är strukturerad när den når tjänsten Pre-Ingest så sker vidare leverans efter att transportmöjligheterna säkerställts. 5. Ingest är mottagningsfunktionen för inleveranser i e-arkiv. Här tas informationspaket (SIP) emot och valideras enligt gällande regelverk och om paketet godkänns så paketeras det om till ett informationspaket lämpat för lagring (AIP) som levereras till lagringsarkitekturen. Därefter klarmarkeras arkivläggningen och ett returkvitto skickas till avsändaren (producent). 6. Kontinuerliga sökningar och hämtningar sker via en direktanslutning till konsumenten. Sökningar och hämtningar sker utifrån givna identiteter. 7. Automatiska återkommande sökningar och hämtningar sker utifrån givna identiteter. 8. Enskilda sökningar och hämtningar är unika och inte i upprepad form. Det kan exempelvis gälla ett större utlämnade med en större mängd information. 9. Pre-Access är en tjänst som tillhandahåller funktioner för att skapa förfrågningar enligt gällande strukturkrav och att ta emot svar på dessa samt förmedla dem vidare tillbaka till avsändaren. Tjänsten ombesörjer även att säkerställa transportmöjligheter. I händelse av att frågan redan är strukturerad när den når tjänsten Pre-Access så skickas denna vidare efter att transportmöjligheterna säkerställts. 10. Access är mottagningsfunktionen för sökningar och hämtningar av information i e-arkiv. Här tas en förfrågan emot, den tolkas och valideras avseende struktur, form och behörighet mot gällande regelverk. Är frågan behörigt och korrekt ställd skapas ett svar och/eller ett informationspaket (DIP) innehållande efterfrågande arkivobjekt. Svar och/eller DIP returneras till avsändaren (konsument), en debiteringsgrund beräknas och en klarmarkering att frågan expedierats görs. 11. Redovisningsprinciperkan utgå från Riksarkivets allmänna föreskrifter samt från den egna organisationens val av redovisningsprinciper. Redovisning av både analogt och digitalt material ska vara möjligt. 12. Lagring av arkivobjekt sker i den för tiden mest lämpliga lagringsarkitekturen. Databärare och tekniska plattformar ska vara dimensionerade så att den kan hysa de antal uppsättningar av arkivobjekt som bevarandestrategin fastslagit. 13. Metadata lagras företrädesvis i den för tiden mest lämpliga databasarkitekturen. Öppna och standardiserade metadatastandarder ska företrädesvis användas, likaså de som brukas av Riksarkivet. 14. E-arkiv-tjänster är de tjänster som systemet för långsiktig informationsförsörjning erbjuder. 15. Ett gränssnitt/applikation för informationsförsörjningoch e-arkiv-tjänster tillhandahålls.det ska vara brukbart av de personer som har i uppgift att säkra informationsförsörjning, exempelvis arkivfunktionen, IT-avdelning m.fl. I detta gränssnitt/applikation utför resurser sina arbetsuppgifter i arkivet såsom administration av redovisningsstrukturer, förteckningsstöd, utlämning, gallring och andra vårdinsatser, rapporter och statistik. 16. Förvaltningen är den resurs som underhåller och utvecklar bl.a. de tekniska plattformarna, arkivfunktionen, arkivadministrationen etc.

8 8 (18) 3.3 ÖVERSIKTLIG (KONCEPTUELL) BESKRIVNING AV PROCESS/TJÄNST Tjänsteöversikten beskriver de tjänster och tjänsteområden som innefattas av e-arkivet och den långsiktiga informationsförsörjningen. De olika tjänsterna återfinns i delprocesser i respektive huvudprocessoch kan utvecklas vidare som typ-/användningsfall. Princip Exempel Huvudprocess Informationsförsörjning Delprocess Informationsvård Tjänst Gallring Leveranser till e-arkivet Arkivlägg arkivobjekt-arkivläggning av information etc Sök/Hämta i e-arkiv Söka information om arkivobjekt - uppgifter om arkivobjekt etc. Hämta arkivobjekt- ur konsumentperspektiv, få ut arkivobjekt ur e-arkiv etc Informationsförsörjning i e-arkiv Informationsvård - omsorg och vård av information under dess livscykel etc. Gallring(förstöra, permanent borttagning av information etc.) Migrering (flytt av information från en typ av arkitektur till en annan etc.) Konvertering (byte av informationsbärares struktur, exempelvis filformat mm) Transformering (flytt av information inom samma arkitektur etc.) Normalisering (ensa information efter given struktur exempelvis paketstruktur etc.) Fysiskt åldrande (avser databärare) Tekniskt åldrande (avser tekniska plattformar) Äkthetsbevarande (äkthet, integritet, autenticitet etc.) Kontextbevarande(förståelsedokumentation etc.) Regelverksadministration (administration av regelverk inom e-arkivet etc.) Förändringshantering/bevarandeplanering (planering/hantering av förändringsbehov) Metadataadministration (administration av metadatastrukturer etc.) Informationsredovisningsstruktur (redovisningsstruktur mm) Dokumentation (system, drift, förvaltning mm) Vårdplanera (förbereda insatser/aktiviteter för vård av information etc.) Statistik och rapporter - den statistik och rapportstöd det finns intresse av. Statistikunderlag(underlag för förändringsbehov etc.) Rapportunderlag(olika rapporter, debiteringsunderlag etc.) Behörighetsadministration - behörigheter på systemnivå, användare i olika roller mm. Roller(grupper, avdelningar, funktioner etc.) Användare (unika identifikatoreretc.) System (applikationer, programvara, systemidentitet, informationetc.)

9 9 (18) Systemadministration - kontinuerlig (omvärlds)bevakning av angivna tekniktoleranser etc. Hårdvara (maskinella resurser som servrar, disksystem etc.) Mjukvara (programvara etc.) Utveckling (vidareutveckling etc.) Säkerhetskopiering (backup etc.) Säkerhetsadministration - riskreduceringför (o)avsiktlig informationsförlust/sabotageetc. Fysisk (skalskydd, smarta kort etc.) Logisk (förstärkta identiteter, lösenord etc.) Spårbarhet (säkerställande av orsak, av vem, när etc.) Kompetensförsörjning - åtgärder för långsiktig informationsförsörjning ökad kunskap Utbildning (interna, externa, licensierbaraetc.) Vägledningar(stöddokument, rådgivande etc.) Checklistor(kontroller, stöddokument etc.) Kontroll/tillsyn(kontroller, uppföljning etc.) Tekniktoleranser - riktvärden för tillgänglighet, prestanda (I/O, cpu mm), avvikelser etc. Tillgänglighet (åtkomstmöjligheter, vem, när var och hur etc. stabilitet, avbrott etc.) Prestanda (cpu, lagring, kommunikation etc., dataflöden I/O, svarstideretc.) Kapacitet (volymer etc., flexibilitet, skalbarhet etc.) Leverantör - förmåga att leverera, införa ochstödja förvaltning, erfarenhet etc. Lösning (helhetslösning etc.) Införande (införandeprojekt etc.) 3.4 TYPFALL TJÄNSTER Ett typfall är ett normalt händelseförlopp för en tjänst. Typfallet ska gå att upprepa och vara ett stöd i kravframställningen. Samtidigt ska det ge en möjlighet att verifiera om avvikelser finns och alternativa händelseförlopp. I vägledningen utgår vi från generella och ofta återkommande typfall i en långsiktig informationsförsörjning och i syfte att underlätta framställning av typfall finns tre sådana beskrivna, en för varje del-/huvudprocess. 1. Leveranser till e-arkiv arkivlägg arkivobjekt 2. Sök/Hämta i e-arkiv hämta arkivobjekt 3. Informationsförsörjning i e-arkiv migrera arkivlagd information Händelseförloppet i typfallen representeras av ett antal steg med tillhörande exempel (i punktform) på vad som kan ingå i respektive steg Leveranser till e-arkiv Arkivlägg arkivobjekt Typfallet har producenter, arkivfunktion och systemadministration som aktörer. 1. Skapa en leverans enligt fastställd leveransspecifikation leveransöverenskommelse paketstruktur t ex SWEIP 1 innehållsstruktur, t ex SWEIP arkivmetadata sekretessmetadata för exempelvis offentlighetslagstiftning osv. 1Se

10 10 (18) format enligt standarder, exempelvis RA-FS 2009:2 metadata-standarder som ISAD(G), ISAAR-CPF, PREMIS etc. skapa systemdokumentation både som fysiskt objekt och metadata XML-schema med paket och innehåll definitioner/beskrivningar 2. Förbered paket paketera enligt specifikation, SIP innehållande exempelvis filer i format för bevarande, metadata, checksummaetc. 3. Leverera paket etablera transportmöjlighet (behörighet etc.) leverans 4. Ta emot paket leveransmottagning 5. Validera paket/behörighet transport, behörighet paketstruktur innehåll (arkivobjekt) 6. Kvitto kvitto=ok kvitto=ej ok och varför 7. Arkivlägg påför teknisk bevarandemetadata skapa AIP, checksumma komplettera om behov finns avseende förståelsedokumentation 8. Klarmarkera arkivlagt arkivobjekt kvitto arkivlagt (internt) Sök/Hämta i e-arkiv Hämta arkivobjekt Typfallet har konsumenter, arkivfunktion och systemadministration som aktörer. 1. Förbered fråga om utlämnande analog eller digital fråga frågans form, syfte, avgränsning, behörighet etc. leveransöverenskommelse (ut) 2. Skicka fråga om utlämnande säkerställ transportmöjlighet 3. Ta emot fråga om utlämnande 4. Kontrollera om frågan är behörigt ställd system, roll, användare, rättighet etc. frågeutformning om inte - skicka returkvitto om varför spara uppgifter för uppföljningsändamål (statistik mm) 5. Kontrollera om resurser finns tillgängliga beakta tekniktoleranser om inte teknik, köa upp

11 11 (18) om inte databärare, sökmetadata, larma 6. Hämta (kopiera) AIP från lagringsplattform beakta tekniktoleranser, 7. Validera oskadad AIP på paketnivå och ev. innehåll 8. Lägg till DIP info om behövd efterfrågad metadata för att komplettera AIP till DIP 9. Skapa DIP 10. Validera DIP mot ställd fråga 11. Förbered leverans av DIP fysisk leverans leveranskvitto avgiftsbearbetning 12. Leverera DIP 13. Beräkna ekonomisk transaktion 14. Klarmarkera hämtning av arkivobjekt (internt) 15. Rensa bort onödiga kopior av DIP Informationsförsörjning i e-arkiv Migrera arkivlagd information Typfallet har arkivfunktion och systemadministration som aktörer. 1. Förbered vårdinsats uttag för migreringsåtgärd ny leveransspecifikation 2. Hämta arkivobjekt (se typfall Hämta arkivobjekt) 3. Arkivlägg arkivobjekt (se typfall Arkivlägg arkivobjekt) 4. Validera vårdinsats om ej ok larma gallra arkivobjekt, om behov finns - äldre generationer arkivdata som migrerats 5. Klarmarkera vårdinsats

12 12 (18) 3.5 INFORMATIONSMODELL En informationsmodell för e-arkiv ska principiellt kunna användas i olika arkivredovisningsstrukturer, med olika arkivbildare och motsvarande struktur- respektive arkivobjekt. Det förekommer dock idag variationer på dessa informationsmodeller även om vissa element är återkommande. Vägledningen slår därför inte fast någon exakt arkivmodell (informationsmodell) utan rekommenderar istället att en sådan tas fram vid var given tidpunkt och efter aktuell behovsbild. En begrepps- och arkivmodell underlättar också konstruktionsarbetet då modellerna tydliggör aktuell kravbild. Samtidigt underlättar det att använda dessa modeller vid anslutningar till e-arkivet. Vägledningen rekommenderar också att principiellt följa en generell redovisningsstruktur som möjliggör att allmänna arkivschemat kan brukas och likaså processorienterad arkivredovisning. Finns det andra redovisningsprinciper att tillämpa måste redovisningsstrukturen vara anpassningsbar. Vägledningen önskar fastslå en gemensam princip som utgångspunkt för arkivredovisningen att det finns en fast uppsättning metadata som ska registreras för allaanslutna system och processer. Leveranser till och från e-arkivet sker också alltid enligt en överenskommenutpekad process. Strukturens nivåer: Kommun Arkivbildare Avser information kopplat till arkivets behov A Myndighet Arkivbildare Arkiv Verksamhetsområde Process Serie Underserie Strukturobjekt Avser information kopplat till verksamheten B Verksamhetsområde Processgrupp Process Volym Arkivobjekt Avser objekt som levereras till arkivet (arkivobjekt) C Huvudobjekt Underobjekt 3.6 METADATA Metadata används för att beskriva data och i sammanhanget e-arkiv finns det idag olika metadatastandarder att använda. Vilka som är lämpliga måste bedömas från fall till fall. Viktigt är att redovisningsstrukturen ska vara anpassningsbar så att den metadatastandard som är mest lämplig i det aktuella fallet går att tillämpa med så få åtgärder som möjligt. En utgångspunkt i val av metadatastandarder är att följa Riksarkivets bruk av standarder. De tillämpar flera olika och i avvaktan på att Riksarkivet tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer för offentlig sektor i kommande projekt , så kan Riksarkivets nuvarande bruk av standarder som ISAD(G)/EAD, ISAAR-CPF/EAC, METS, PREMIS, MIX vara vägledande. Samtidigt står det fritt att bruka valda delar av de olika standarderna eller andra standarder. En princip som vägledningen önskar slå fast är att arkivredovisningen, beskriven med en arkivmodell (informationsmodell), fastställer val av metadatastandarder utefter vid var given tidpunkts kravbild.

13 13 (18) 4. KRAV Kraven utgår från behov som är dels gemensamma dels regionala. De gemensamma kraven har som målsättning att utgöra den minsta gemensamma nämnaren oavsett olika förutsättningar som kan existera. De regionala kraven skapar utrymme och möjlighet för att vid var given tidpunkt tydliggöra den då gällande behovsbilden eller givna förutsättningar. Kraven står fritt att bruka efter eget tycke, såväl till antal som utformning, eller om så önskas också kompletteras med andra krav. Både gemensamma och regionala krav består av funktionella, icke funktionella och generella krav. De funktionella kraven avser de funktioner och tjänster som ett e-arkiv bör bistå med för att motsvara ett komplett e-arkiv. De icke funktionella kraven avser krav som ej är direkt uppenbara för användare av e-arkiv men som behövs för att uppfylla dennes behov, exempelvis tillgänglighet, prestanda, svarstider, robusthet, säkerhet och andra tekniktoleranser. De generella kraven är ingendera av funktionella eller icke funktionella krav. De är ofta i formen av beskriv och kan ge en mer översiktlig kravbild på e-arkiv. Med utgångspunkt i den översiktliga (konceptuella) systemlösningen härleds kraven i omvänd ordning till huvudprocess, delprocess och tjänst. Kraven är även viktade som skall- eller bör-krav. Alla kravfinns i separat bilaga (MS Excel-fil) med följande struktur: # Typ Huvudprocess Delprocess Tjänst Krav Kravvikt 1 F Informationsförsörjning Behörighetsadministration Användare Användare ska kunna hanteras enskilt och/eller i grupper/roller # - löpnummer. Typ - avser om kravet är funktionellt, icke funktionellt eller generellt. Huvudprocess - avser endera av tidigare nämnda 3 huvudprocesser Delprocess - avser delprocesser i respektive huvudprocess Tjänst - avser de tjänster som berörs i respektive delprocess Krav - en beskrivning av kravet Kravvikt - skall- eller bör-krav I bilagan finns en flik för gemensamma krav, en flik för regionala krav och en flik för tilläggskrav om sådana önskas tillföras. Den sistnämnda fliken innehåller enbart rubriker för vägledning vid kravfångst och således inga krav. Kraven, totalt 92 st. fördelas enligt nedan. S Gemensamma Regionala Fördelning krav Totalt # krav S / B Totalt # krav S / B Adresserar / Härleds Arkivlägg arkivobjekt Söka information om arkivobjekt Hämta arkivobjekt Informationsvård Statistik och rapporter Behörighetsadministration Systemadministration Säkerhetsadministration Kompetensförsörjning Tekniktoleranser Leverantör

14 14 (18) 5. EFTERFRÅGADE TILLÄGGSTJÄNSTER De tjänster/funktioner som redovisats återges i begränsad omfattning i denna vägledning men flexibilitet så att flera tjänster både kan tillkomma och tas bort bör vara möjligt. Kravspecifikationen inbegriper de bastjänster som behövs för att uppfylla grundläggande krav och som är vanligt förekommande. Samtidigt ger kravspecifikationen utrymme för utveckling av krav som kan vara unika för den enskilda organisationen. I följande stycken beskrivs tilläggstjänster som bedöms vara intressanta att kravställa eller efterfråga. Det går alldeles utmärkt att komplettera med ytterligare tjänster om så önskas. 5.1 INFÖRANDEPROJEKT Ett införande av långsiktig informationsförsörjning kan ske på många sätt även om projekt som genomförandeform föredras. Formerna för ett införande kan variera varpå det i kravspecifikationen endast lyfts fram de generella aspekterna. En potentiell leverantörs förmåga att leverera önskad funktionalitet bedöms vara mycket viktigt dvs. att som leverantör påvisa god leveransförmåga och leveranskapacitet. Vägledningen rekommenderar därför att efterfråga detaljrikedom i beskrivningen av införandeprojekt, både internt i rollen som beställare men likväl från potentiell leverantör. 5.2 INTEGRATIONER Oavsett typ av införande kommer det med stor sannolikhet innebära integrationer, (t ex leveranser och sökning), i befintlig arkitektur. Dessa integrationer bör specificeras tydligt så att eventuell utveckling blir både tids- och kostnadsoptimerad. I ett tidigt skede vid ett införande kanske inte det finns något tydligt integrationsbehov men om exempelvis ett eller två pilotförfarande kan inkluderas i ett införandeprojekt så kan kravspecifikationen kompletteras med dessa integrationsbehov. Vägledningen har inte fastslagit något exempel på pilot då det finns stora variationsrikedomar i såväl kravbilder som förfaringssätt. Vägledningen rekommenderar dock att komplettera kravspecifikationen med en eller två piloter för att på så vis tillföra tydlighet i integrationsbehoven Behörighetskontrollsystem Ett behörighetskontrollsystem ska gå att integrera i ett e-arkiv. På vilket sätt och när är viktiga frågor att utreda. Vägledningen rekommenderar att ett behörighetskontrollsystem integreras utefter gällande riktlinjer hos den som står i begrepp att införa e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning Anslutning till källsystem/verksamhetssystem Anslutning till käll- eller verksamhetssystem är ofta efterfrågat. Ofta är det utvecklingsinsatser knutna till anslutningar och det är viktigt att komplettera kravspecifikationen med dessa krav som företrädesvis identifieras och definieras genom en fastställd anslutningsmetodik. Vägledningen rekommenderar att potentiella anslutningar specificeras utefter gällande riktlinjer hos den som står i begrepp att införa e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning.

15 15 (18) 6. INFORMATIONSSÄKERHET Standarderna i SS-ISO/IEC serien är verktyg som en organisation kan välja att utgå ifrån i arbetet med informationssäkerhet. Standarderna kan ge en organisation riktlinjer för hur risker och hot kan kartläggas och hanteras på ett systematiskt sätt. Standarderna omfattar bl.a. ledningens ansvar, administrativa rutiner och övergripande krav på IT-infrastruktur. Det finns möjlighet till oberoende certifiering av informationssäkerheten, i likhet med standarder för kvalitet ISO 9000 och miljö ISO I Sverige bedrivs utvecklingen av SIS, Swedish Standards Institute. Det finns såväl fastställda standarder som standarder under utveckling. Dessa verktyg kan vara vägledande om sådana saknas. Annars ska gällande riktlinjer hos den som står i begrepp att införa e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning användas och följas. 7. JURIDISKA VILLKOR Utgångspunkten/kravet vid införande av e-arkiv är gällande lagstiftning 2 på området (bl.a. TF, AL, Af, OSL, PUL). De reglerar ytterst vad som ska gälla för ett e-arkiv. Gällande riktlinjer hos den som står i begrepp att införa e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning ska användas. 8. HANDLEDNING LEVERANSER TILL E-ARKIV Vägledningen rekommenderar att handledningen för leveranser till e-arkiv 3 används när ett leveransförfarande ska ske. 9. CHECKLISTOR Vägledningen rekommenderar att checklistan för digital arkivering 4 används när förvaltningen och verksamheten ska förbereda sig för digital arkivering. 10. SYSTEMFÖRVALTNING Det finns flera modeller för systemförvaltning och vägledningen rekommenderar att beakta befintlig(a) modell(er) hos den som har för avsikt att införa e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning. 2 Juridiska villkor hinder och konsekvenser, framtagen i projektet Elektroniskt Bevarande etapp 2. 3 Leveranshandledning - att överföra elektroniska handlingar från verksamhetssystem till system för bevarande, framtagen i projektet Elektroniskt Bevarande etapp 2. 4 Checklista för digital arkivering, framtagen i projektet Elektroniskt Bevarande etapp 2.

16 16 (18) 11. BILAGA 1 VERKLIGA EXEMPELPÅ TYPFALL Typfallen är exempel hämtade från verkliga rutiner och utgår från tidigare beskrivna principiella typfall för tjänster även om det, på förekommen anledning, finns större detaljrikedom. Typfallen har, som sig bör, logiska frågeställningar som ställs inledningsvis för att förbereda och möjliggöra aktivering av typfallet. Frågeställningarna kan skifta från fall till fall men de genomförs alltid i ordinarie rutiner LEVERANS AV ETT AVSTÄLLT SYSTEM FRÅN EN FÖRVALTNING. Kontrollfrågor - inledningsvis ställs ett antal frågor som berör funktioner och behov. Hur systemet stödjer en kravspecifikation för inleveransen. kunna hantera metadata kunna hantera filformat (man ska inte behöva ha programmeringskunskaper) (stödjer= ett system som hanterar kravspec och kontroller) (ex. Livsmedelsverket XML-schema som är ett krav på hur miljömyndigheter måste rapportera) Hur systemet hanterar (lägga till, förändra/justera, kopplingar till andra saker) arkivinformation (arkivmetadata?) avslutade ärenden handlingar uppgifter ur en databas både ta emot och paketera in det i en AIP Hur systemet hanterar leveransinformation leveransreversal Hur systemet verifierar leveransen mot kravspecifikationen Hur systemet hanterar fel i leveransen som inte motsvarar kravspecifikationen. Hur systemet hanterar leveransreversaler. Hur systemet hanterar inleveransen för att skapa arkivmaterial. Hur systemet hanterar en bevarandestrategi för arkivmaterialet. Hur systemet tillhandahåller paket- och leveransmetadata. Typfall - leverans av ett avställt system från en förvaltning 1. Förberedelse - skapa kravspecifikation för vad som ska levereras in till system för bevarande från verksamhetssystemet. Formatkontroll. 2. Förberedelse - skapa information om leveransen; systembeskrivning (skärmdumpar, beskrivning hur man arbetat i systemet, vem som gjort vad, systemägare etc.) arkivredovisningsdata, gallringsprotokoll 3. Levererar - plocka ur data ur verksamhetssystemet (avställa). Paketera enligt överenskommen överföringsstandard (METS typ) 4. Förberedelse - leveransöverenskommelse upprättas som innehåller leveransreversal, XMLschema att validera mot, checksumma av leveransen, verifiering av leveransen (packsedel). 5. Hantering/kontroll - kontroll av levererat material; filformat, validera mot XML-schemat, checksumma, packsedel.

17 17 (18) 6. Felhantering/ Verifiering - systemet meddelar om leveransen är godkänd eller inte. Godkänt leveransbesked. Icke-godkänt skickas tillbaka. 7. Bekräfta/kvittera - kvitto om resultat utifrån verifiering. Om det inte godkänts rapport på vad som är felaktigt. 8. Levererar - möjlighet att välja att leverera även om materialet innehåller fel. 9. Skapa checksumma och kontrollera den. 10. SIP skapas. Leveransen görs. Kontroll av SIP. 11. Lägger till - arkivinformation, se punkt 2. - samt bevarandestrategi, förbehåll, behörigheter, sekretess, - information om arkivredovisningen, samband med andra arkivhandlingar etc. 12. Levererar till arkivet och skapar en AIP SÖKNING OCH UTLÄMNANDE AV SEKRETESSBELAGDA HANDLINGAR (DIP) Kontrollfrågor - inledningsvis ställs ett antal frågor som berör funktioner och behov. Hur systemet hanterar förfrågningar. Hur systemet hanterar sekretessbedömningar. Hur sökning i systemet fungerar. Hur systemet förhindrar samkörning av register eller sökning på vissa begrepp. Hur systemet loggar sökningar och utlämnade av handlingar. Typfall - utlämning av handlingar som berörs av sekretess, skolhälsovårdsjournal och andra handlingar till ett utredningsärende. 1. Skriftlig förfrågan inkommer från sjukvården (landstinget) om att få ta del av betyg, skolhälsovårdsjournal, åtgärdsprogram etc. kring en person för att göra en utredning. 2. Registrera förfrågan. Ange att en sekretessprövning ska göras. 3. Sökning i arkivet. Sökningen ska göras i hela Barn- och utbildningsnämndens arkiv, avgränsat vad det gäller år, på personnummer eller namn. Personnummersökningen ska klara av flera olika format för personnummer. 4. Systemet behöver även kunna klara av fritextsökning om det visar sig att någon handlingstyp ligger osorterat. 5. Sammanställning av handlingar sökträffar. 6. Verifiering av mottagare, medgivanden etc. för att kunna lämna ut handlingarna. 7. Utlämnande av handlingarna. (Hur gör vi det här? Finns det något annat sätt än att skriva ut handlingarna och skicka iväg det som ett rekommenderat brev? För att kunna skicka den här typen av handlingar elektroniskt måste man ha en säker lina och det är väl lite osannolikt). 8. Kvittens på utlämnandet. Med följande information: Vem som gjort sekretessprövningen, på vilka grunder man kan lämna ut handlingarna, till vem har handlingarna utlämnats, vilka handlingar har utlämnats.

18 18 (18) (Parentes om loggning. Vissa saker är viktiga logga på ett sätt som bevaras och som bevaras separat. Exempelvis gallring av handlingar, utlämnande av sekretessbelagda handlingar och kanske något mer. Det fungerar inte om den informationen finns i en loggfil som innehåller allt systemet gör.) 11.3 VÅRDINSATS I ARKIVET (AIP) MIGRERING AV CD-SKIVOR Kontrollfrågor - inledningsvis ställs ett antal frågor som berör funktioner och behov. Hur systemet hanterar kravspecifikationer för vårdinsatser i arkivet. Hur systemet hanterar digitalt material utan direktåtkomst (CD-skivor). Hur systemet hanterar förändringar i länkar mellan metadata och filer. Hur systemet hantera säkerhetskopiering av arkivmaterial för migrering och konvertering. Hur systemet hanterar verifiering av konverterat eller migrerat material. Hur systemet hanterar gallring av arkivmaterial ur systemet. Typfall - migrering av arkivpaket från cd-skivor till hårddisk, konvertering från ascii till utf-8 av databasen. 1. Upprätta kravspecifikation för migrering och konvertering. Riskbedömning för informationsförlust. Checksummekontroll på varje CD-skiva det samtliga filer. Kontrollera att allt material har metadata i systemet, data som pekar på varje CD-skiva. Kontroll av metadata i systemet motsvarar data på CD-skivorna och vise versa. 2. Definiera lagringsplatsen för datat på CD-skivorna. 3. Överföring av CD-skivor till hårddisk. 4. Verifiering av överförd data. 5. Skapa DIP av metadata tillhörande CD-skivorna. DIP:en skickas till en plats inom systemet eller utanför där det är möjligt att göra konvertering och kopplingar till metadatat till datat från CD-skivorna. (Arbetsplats för konvertering och migrering som har andra regler än där AIP:erna ligger) Verifiering av kopierad metadata. 6. Återskapa koppling mellan metadata och data från CD-skivorna. 7. Kontrollera att kopplingarna fungerar. Att allt material från CD-skivorna har metadata. 8. Skapa säkerhetskopia. 9. Konvertera från ASCII till UTF Verifiera att konverteringen lyckats. 11. Skapa ny checksumma för informationen (metadata och filer). 12. Skapa SIP för att leverera konverterat och migrerat material till systemet. 13. Leverera. 14. Förberedelse för gallring. Giltigt gallringsbeslut. 15. Gallring av ursprungsdata i systemet. 16. Systemet skapar gallringsprotokoll. 12. BILAGA 2 KRAVSPECIFIKATION Kravspecifikationen återfinns i en Microsoft Excel-fil Kravspecifikation_e-arkiv.xls.