Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Tisdagen den 24 november 2015, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Tisdagen den 24 november 2015, klockan 10.30 Plats: Kommunhuset, Norberg"

Vilhelm Pålsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Tisdagen den 24 november 2015, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Bemanning Norra Västmanlands ekonomiförvaltning 3. Uppföljning av internkontrollplan Förslag till sammanträdesplan Anmälan av delegationsbeslut 6. Rapporter a) Elektroniska kundfakturor 7. Eventuella övriga ärenden

Bemanning Norra Västmanlands ekonomiförvaltning 3. Uppföljning av internkontrollplan 2015 4.

2 Bemanning Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Bakgrund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning hade vid ingången av år 2015 totalt fem helårsanställda controllers. Under år 2015 har enheten haft personalomsättning i controllergruppen. Samtidigt sker en utveckling i kommunerna mot ökande investeringsvolymer och ökande volymer i verksamheterna. Ärendet För att säkerställa att verksamheterna får rätt stöd önskar förvaltningen att år 2016 utöka bemanningen till sex helårsanställda controllers till en merkostnad om ca Effekten av utökningen ska följas upp i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Utökningen ska så långt det är möjligt klaras inom nämndens beslutade ram. Frågan kommer att lyftas på nytt i samband med budgetprocess Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner att förvaltningen år 2016 utökar bemanningen från fem till sex helårsanställda controllers.

Ärendet För att säkerställa att verksamheterna får rätt stöd önskar förvaltningen att år 2016 utöka bemanningen till sex helårsanställda controllers till en merkostnad om ca 600 000.

3 Norra Västmanlands ekonominämnd Uppföljning av internkontrollplan 2015 Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Enligt internkontrollplan för 2015 ska Norra Västmanlands ekonominämnd (NVE) följa upp följande områden: kontanthantering attest behörigheter back-up och sårbarhet Kontanthantering NVE har infört ett rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs. Attest NVE har löpande skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna/underskrivna av ej behörig person och förvaltningen bedömer att det nu fungerar bra. Bedömningen delas av Fagersta kommuns revisorer som genomförde en granskning under år Behörigheter I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid.

och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen.

4 2 Back-up och sårbarhet För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. I samband med personalomsättning har det konstaterats att det är svårt att överblicka alla behörigheter då NVE arbetar mot flera organisationer i många olika system. Ett arbete med att ta fram en behörigshetsförteckning har påbörjats. Arbetsfördelningen mellan assistenterna ses över regelbundet. Sårbarheten på ekonomichefsbefattningen har minskat då en medarbetare har vikarierat som ekonomichef under ordinarie ekonomichefs tjänstledighet. Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner uppföljning av internkontrollplan Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

Ett arbete med att ta fram en behörigshetsförteckning har påbörjats. Arbetsfördelningen mellan assistenterna ses över regelbundet.

5 Norra Västmanlands ekonominämnd Förslag till sammanträdesplan 2016 Februari Ärenden: Verksamhetsberättelse NVE 2015, Internkontrollplan 2016 Plats: Fagersta Dag: 23:e eller 24:e Maj Ärenden: Budget NVE 2017, plan Plats: Norberg Dag: 24:e eller 25:e September Ärenden: Delårsrapport NVE Plats: Fagersta Dag: 27:e eller 28:e November Ärenden: Sammanträdesplan, uppföljning internkontrollplan Plats: Norberg Dag: 22:a, 23:e Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

Internkontrollplan 2016 Plats: Fagersta Dag: 23:e eller 24:e Maj Ärenden: Budget NVE 2017, plan 2018-2019 Plats: Norberg

6 Sammanställning av delegationsbeslut Lönesättning och anställning (Stefan Granqvist) MJ AB Lönesättning och anställning () AS MF Lönesättning SG Norra Västmanlands ekonomiförvaltning

anställning (Stefan Granqvist) 1. 2015-08 MJ 2.

Relevanta dokument

Marino Wallsten (S) Åsa Eriksson (S) Karolina Berglund, ekonomichef Sandra Lindholm, kommunsekreterare. Kommunkansliet den 27 november 2015

Sammanträdesprotokoll 2015-11-24 1 (7) Plats och tid Norbergs kommunhus, klockan 10.30 11.15 Beslutande Marino Wallsten (S) Åsa Eriksson (S) Övriga deltagande Karolina Berglund, ekonomichef Sandra Lindholm,