Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder. Tid: Måndagen den 21 november 2016, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg

Transkript

1 Kungörelse Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Måndagen den 21 november 2016, klockan Plats: Kommunhuset, Norberg Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport 3. Förslag till sammanträdesplan år Uppföljning av internkontrollplan år Firmateckning för Norra Västmanlands ekonominämnd 6. Anmälan av delegationsbeslut 7. Rapporter a) Samverkan med Norra Västmanlands Utbildningsförbund 8. Eventuella övriga ärenden

2 Datum Diarienummer Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport Uppgraderingen av ekonomisystemet pågår. Bakgrunden är att leverantören, Unit4, från och med november 2016 inte längre erbjuder drift och support av den nuvarande versionen av systemet. Projektet är något försenat. Förseningen beror delvis på fördröjda leveranser från leverantören, men också på mindre tid för projektarbete inom NVE till följd av vakanser. NVE bedömer dock att den nya versionen av ekonomisystemet kommer att tas i drift senast vid årsskiftet såsom planerat. I uppgraderingsprojektet har det uppmärksammats att antalet användarlicenser enligt nuvarande avtal (100 stycken) är väsentligt lägre än det verkliga antalet användare (350 stycken). Det har därför blivit nödvändigt att köpa till ca 250 användarlicenser till en kostnad av ca 200 tkr. Därutöver har frågan uppkommit om uppgradering eller utbyte av rapportverktyget Webinfo. Via Webinfo har chefer med flera tillgång till ekonomiska rapporter och lönedata. Bedömningen är att nuvarande rapportverktyg, Webinfo, behöver bytas ut mot ett modernare och mer ändamålsenligt system. Licenskostnaden för det nya systemet uppgår till ca 200 tkr. Samtidigt skulle en uppgradering av Webinfo ha medfört en kostnad. Den totala årliga merkostnaden för de båda förändringarna uppgår till ca 80 tkr och ryms inom NVE:s budget. Den totala kostnaden för uppgraderingen beräknas uppgå till ca tkr och då ianspråktas nämndens hela budget för utvecklingskostnader samt del av budget för övriga kostnader. Förslag till beslut 1. Rapporten godkänns. Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

3 Datum Diarienummer Norra Västmanlands ekonominämnd Förslag till sammanträdesplan 2017 Februari Ärenden: Verksamhetsberättelse NVE 2016, Internkontrollplan 2017 Plats: Fagersta Dag: 22,23 Maj Ärenden: Budget NVE 2017, plan Plats: Norberg Dag: 17,18 September Ärenden: Delårsrapport NVE Plats: Fagersta Dag: 27,28 November Ärenden: Sammanträdesplan, uppföljning internkontrollplan Plats: Norberg Dag: 22,23 Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

4 Datum Dnr Uppföljning av internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Enligt internkontrollplan för 2016 ska Norra Västmanlands ekonominämnd (NVE) följa upp följande områden: Kontanthantering Attest Behörigheter Back-up och sårbarhet Rutiner i leverantörsreskontra Kontanthantering NVE har infört en rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs. Inga avvikelser har noterats. Attest NVE har regelmässigt under en längre tid skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna/underskrivna av ej behörig person. Förvaltningen bedömer att allt färre underlag skickas tillbaka och att andelen korrekt attesterade underlag har ökat. Behörigheter I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid. I samband med uppgraderingen kommer nya behörigetsansökningar att krävas från samtliga användare. Back-up och sårbarhet För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. Det har tagits fram en behörigshetsförteckning för

5 2 att ge en överblick. Det finns en Vem gör vad? för hela NVE som uppdateras löpande. Materialet kommuniceras med berörda verksamheter. Sårbarheten på ekonomichefsbefattningen har minskat då en medarbetare har vikarierat som ekonomichef under ordinarie ekonomichefs tjänstledighet. Leverantörsreskontra Nedan beskrivs åtgärder utifrån revisionens synpunkter gällande intern kontroll av förtroendekänsliga poster samt upplägg av nya leverantörer. Intern kontroll av förtroendekänsliga poster (NVE) delar uppfattningen att efterlevnaden av anvisningarna för hanteringen av förtroendekänsliga poster kan förbättras. NVE kommer att lägga ytterligare resurser på att utbilda och informera beslutsattestanter med flera. Upplägg av nya leverantörer Revisionsrapporten lyfte fram att det inte är önskvärt att personer som har möjlighet att lägga upp nya leverantörer samtidigt har rätt att beslutsattestera. NVE delar revisionens uppfattning. Ur resurs- och sårbarhetsperspektiv bedömer NVE det som svårt att motivera att organisera arbetet på ett sätt så att en person som inte arbetar med löpande ekonomiadministration lägger upp nya leverantörer. Olika alternativ har undersökts, men med nuvarande ekonomisystem bedömer NVE att en förändrad rutin skulle innebära ökad sårbarhet och ökade ledtider i det löpande arbetet. I och med uppgraderingen av ekonomisystemet erbjuds nya möjligheter och NVE kommer då att göra ett nytt försök att hitta en bättre rutin. Förslag till beslut 1. Norra Västmanlands ekonominämnd godkänner uppföljning av internkontrollplan 2016.

6 3 Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys 2016, Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Risk- och väsentlighetsanalys Kontanthantering Kontanter hanteras fortfarande ute i verksamheterna, vilket medför merkostnader. Mynthanteringen är särskilt kostsam eftersom mynten inte kan levereras direkt till banken. Det är viktigt att stölder/misstanke om stöld undviks. Attester Behörigheter Back-up och sårbarhet Leverantörsreskontra Ekonomiavdelningen får in underlag från verksamheterna. Underlagen ska vara underskrivna av behörig person. Om underskrift saknas eller om underlaget är underskrivet av fel person ska underlaget skickas tillbaka. Kontroll sker löpande. Det är viktigt att följa upp att behörigheter avslutas när personer slutar eller byter befattning. Ett syfte med bildandet av NVE är att säkerställa kompetens och minska sårbarheten. För att uppnå detta måste förvaltningen säkerställa att kompetens utbyts och att behörigheter finns. Revisionen i Fagersta har granskat leverantörsreskontraprocessen och identifierat ett antal förbättringsområden. Bilaga 2 Internkontrollplan 2016 Specifikt för Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontanthantering Att NVE har kvitterat 1 ggr/år Stickprov NVE myntpåsar vid överlämning till NVE Attester Att löpande löpande NVE kontrollera att underlag är underskrivna av behörig person. Behörigheter Att behörigheter avslutas. 1 ggr/år Genomgång av användar- NVE Back-up och sårbarhet förteckningar. 2 ggr/år Genomgång på personalmöten Leverantörsreskontra Att plan för back-up finns och att behörigheter är ordnade. Att vidta åtgärder utifrån revisionsrapport. NVE 2 ggr/år NVE

7 Datum Diarienummer Ändring av firmteckningsbeslut Med anledning av personalomsättning på behöver firmateckningsbeslutet uppdateras. Samtidigt anpassas firmateckningsbeslutet så att det stämmer övererens med aktuella handläggningsrutiner. Förslag till beslut 1. Förslaget om firmatecknare godkänns. Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

8 Datum Diarienummer Firmateckning Norra Västmanlands ekonominämnd Följande personer har rätt att teckna firma och underteckna handlingar för Norra Västmanlands ekonominämnd i enlighet med beslut i Norra Västmanlands ekonominämnd: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef i förening, eller Vice ordförande Johanna Odö och ekonomichef i förening föreslår att respektive kommun/kommunalförbund beslutar: att ekonomichef, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen två i förening har rätt att för Fagersta kommuns, Norbergs kommuns, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds, Norra Västmanlands Utbildningsförbunds och Norra Västmanlands samordningsförbunds räkning: o teckna kommunens/förbundets plus- och bankgiron samt bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens/förbundets företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. att redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen var och en för sig har rätt att för Fagersta kommuns, Norbergs kommuns, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds, Norra Västmanlands Utbildningsförbunds och Norra Västmanlands samordningsförbunds räkning: o underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer o underteckna bankfil innehållande leverantörsbetalningar från ekonomisystemet Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr:

9 2 att ekonomichef, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg under förutsättning att erforderliga beslut fattas av kommunfullmäktige i Norberg har rätt att för Norbergs kommuns räkning: o omsätta Norbergs kommuns lån, d.v.s. låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller under ett kalenderår. o nyupplåna, dvs. öka Norbergs kommuns skulder, med det belopp som kommunfullmäktige beslutar. att redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen ensamma har rätt att för Tillväxtgruppen i Norra Västmanland Ekonomisk förenings räkning: o underteckna bankfil innehållande leverantörsbetalningar från ekonomisystemet Förslag till beslut 1. Förslaget om firmatecknare godkänns. 2. Förslaget överlämnas till Fagersta kommun, Norbergs kommun, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund, Norra Västmanlands Utbildningsförbund, Norra Västmanlands Samordningsförbund och Tillväxtgruppen i Norra Västmanland för godkännande och inskrivning i respektive kommuns/kommunalförbunds firmateckningsbeslut.

10 Datum Diarienummer Sammanställning av delegationsbeslut Lönesättning och anställning SM (föräldravikariat) VR (tillsvidareanställning) Postadress: Fagersta växel Plusgiro: Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: Bankgiro: hemsida: fagersta.se Org. nr: