Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS. GöteborgsRegionens UngdomsUppföljningsSystem

Transkript

1 Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS GöteborgsRegionens UngdomsUppföljningsSystem Syftet med GRUUS är att alla berörda parter; avlämnande skola, mottagande skola, hemkommun och skolkommun snabbt ska bli varse förändringar som sker med de egna eleverna Senast ändrad

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Informationskällor i GRUUS... 3 Skolans ansvar... 4 Inloggning och Startsida... 4 Nyheter och anvisningar... 5 Registrera händelser/sök elev... 5 Sök person... 6 Sökresultat... 6 Om du inte hittar en person i GRUUS... 7 Lägg till elev i GRUUS... 7 Personbild/Elevbild... 8 Manuell registrering... 8 Personuppgifter... 9 Historik... 9 Grundskola Registrering av händelse E-postfunktion meddelande om förändring via e-post Kontakta den som registrerat händelse Filimport Inläsning av CSN-fil: Inläsning av SCB/VHS-fil Oregistrerade avbrott - NY Klarmarkera oregistrerade avbrott Statistik Uppföljning Händelser Kontaktuppgifter Kontakta oss Support och felanmälan

3 Inledning I GRUUS finns alla ungdomar mellan år som är folkbokförda i Göteborgsregionen (GR) samt alla ungdomar, oavsett ålder och hemkommun, som går på gymnasieskola inom GR. Syftet med GRUUS Huvudsyftet med GRUUS är att alla berörda parter; avlämnande skola, mottagande skola, hemkommun och skolkommun snabbt ska bli varse förändringar som sker med de egna eleverna. GRUUS är i första hand till för informationsansvariga på kommunalförvaltning inom GR och gymnasieskolorna i GR. Hemkommunen har enligt Skollagen ett ansvar att hålla sig informerad om de ungdomar mellan 16 och 20 år som inte är inskrivna på någon skola och som inte har fått slutbetyg. Informationskällor i GRUUS Källa Information Indra - antagningssystemet till gymnasieskola inom GR. Uppgifter förs över till GRUUS Program per skola Antagna elever till skola och program Studievägskoder Kontaktuppgift till gymnasieskolorna Informations ansvariga Kommun INDRA GRUUS Folkbokföringsregistret Gymnasieskolor i GR rapporterar till GRUUS Folkbokföringsregistret Inskrivna elever på gymnasieskolans program och inriktningar. Så snart en förändring sker någon av skolans elever ska detta registreras i GRUUS. Körning varje natt mot nationellt register med person- och adressuppgift till elever som är boende och/eller inskrivna på skola inom GR. Gymnasieskolor i GR GERDA GERDA Göteborgs elevregistreringssystem Filöverföring varje natt med uppgift om inskrivna elever på kommunala gymnasieskolor i Göteborg. Informationsansvariga i GR kommunerna rapporterar till GRUUS Registrerar uppgift i GRUUS om ungdomar mellan år som står utanför gymnasieskola. 3

4 Skolans ansvar Enligt 15 kap. 15 i Skollagen ska information om elev gå till elevens hemkommun: När en elev börjar eller slutar vid en gymnasieskola med annan huvudman än hemkommunen, ska huvudmannen snarast meddela detta till hemkommunen. Inom GR görs detta via IT-stödet GRUUS. Alla gymnasieskolor i Göteborgsregionen har en registreringsansvarig som ansvarar för att rapportera till GRUUS. Det är skolan som anmäler registreringsansvarig till gruus@grkom.se. Det som åläggs gymnasieskolorna i regionen när det gäller GRUUS är att rapportera: Förändringar som sker elever på den egna gymnasieskolan Slutbetyg, samlat betygsdokument eller avslutat IV utan betyg Med förändring menas t ex att ny elev är antagen på skolan, att eleven slutat på skolan eller bytt till annan skola. Detta kan registreras via fil (samma fil som skickas till CSN) för de skolor som har ett elevregistreringssystem som möjliggör filöverföring av elevuppgifter till CSN. Det går också att registrera händelser manuellt i GRUUS. Slutbetyg eller ett samlat betygsdokument ska också rapporteras till GRUUS så snart en elev har fått det. Observera att så snart slutbetyg eller samlat betygsdokument lästs in så skrivs eleven ut från skolan. Betyg går precis som med övriga händelser både att läsa in via fil (samma fil som sänds till VHS) eller att registrera manuellt. Informationsansvariga rapporterar förändringar i GRUUS för de elever som står utanför gymnasieskola. Inloggning och Startsida Gå in på och fyll i dina användaruppgifter. Om du har behörighet till båda funktionerna registreringsansvarig på gymnasieskola och informationsansvarig i kommun behöver du, efter det att du loggat in, välja funktion i rutan Behörighet. Välj kommun om du ska arbeta med informationsansvar och skola om du ska registrera elevhändelser på skola. 4

5 På startsidan finns nyheter och anvisningar samt flikar för åtkomst till funktionerna i GRUUS. Du har nio klickbara flikar att välja mellan. Nyheter Statistik Uppföljning Registrera händelse/sök elev Kontaktuppgifter Filimport Oregistrerade avbrott Kontakta oss Logga ut Hjälp och instruktioner för aktuell sida hittar du genom att klicka på symbolen genom att klicka på GRUUS-loggan eller på fliken Nyheter.. Startsidan når du Nyheter och anvisningar Under Nyheter ligger information som berör arbetet med GRUUS. Det kan vara påminnelser om särskilt viktiga uppgifter eller information om nya funktioner. Ta därför för vana att alltid titta på den senaste nyheten som ligger under hälsningsmeddelandet. Tidigare publicerade nyheter ligger i Nyhetsarkivet till höger i bild. Om du klickar på en av de äldre nyheterna i arkivet så visas innehållet till vänster. Utöver information om systemet finns länk till anvisningar och tidsplaner under fliken Nyheter. Under rubriken Anvisningar finns länk till aktuell tidplan för arbetet med GRUUS, dessa anvisningar samt information om den senaste versionen. OBS! Du blir automatiskt utloggad om du inte har varit aktiv under de senaste 40 minuterna. Registrera händelser/sök elev Så snart en elev t ex avbryter sina studier, blir antagen på ny skola eller får slutbetyg ska detta rapporteras till GRUUS, antingen via manuell registrering eller via inläsning av fil (se sidan 14 om filimport). Manuell registrering sker under fliken Registrera händelse/sök elev. Här kan du också söka elever utifrån hemkommun, skolkommun, gymnasieskola, personnummer och/eller namn. 5

6 Sök person Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS När du väljer fliken Registrera händelse/sök elev är din skola och skolkommun automatiskt ifyllda. Dessutom är alternativet Sök ungdomar som går på skola markerad. Gör du inga ändringar i urvalet får du upp alla de elever som är registrerade på din skola. Tips om du söker en specifik person - skriv in personnumret och klicka på sök. Då kommer du direkt till personbilden. alla ungdomar skrivna i din kommun oavsett skola - välj din hemkommun vid rubriken Hemkommun, Alla kommuner jämte Skolkommun och alternativet Alla skolor vid rubriken Gymnasieskola. alla elever på en viss skola oavsett hemkommun - Välj alternativet Alla kommuner vid rubriken Hemkommun. Vid rubriken Gymnasieskola väljer du den skola som du är intresserad av. Dessutom Du kan söka på hela eller del av personnummer, efternamn och/eller förnamn. Du kan sortera sökresultatet genom att välja en första och andra sortering, t ex utbildning och klass. Töm återställer sökfälten till det ursprungsläget, med skolkommun och skola ifyllt. Töm allt rensar alla sökfält. Funktionen Visa ungdomar i rapport öppnar en utskriftsanpassad version av resultatet. Där framgår vilket urval som gjorts samt det antal ungdomar som finns med i resultatet. Sökresultat Får du flera träffar, när du klickar på Sök, visas en lista över dessa personer. För att ta dig till en elevs personbild klickar du en gång på elevens personnummer. Är det endast en träff på sökt person går GRUUS direkt till elevens personbild. Sortera listan genom att klicka på de olika rubrikerna, t ex personnummer. En vit pil i gul ring visas vid den rubrik som du valt att sortera på. 6

7 Om du inte hittar en person i GRUUS Om du inte hittar en person i GRUUS så har personen Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS folkbokföringsadress utanför Göteborgsregionen fyllt 20 år samtidigt som hon/han inte går på gymnasiet skyddad identitet eller skyddad adress Du kan lägga till elev genom att läsa in CSN-fil eller manuell registrering (se nedan Lägg till elev i GRUUS). Elever med skyddad identitet eller skyddad adress går inte att lägga till i GRUUS utan måste hanteras manuellt. Alla eventuella kontakter tas då direkt med t ex annan skola och/eller berörd kommun. Lägg till elev i GRUUS När det gäller elever med folkbokföringsadress utanför GR så kan dessa elever antingen läggas till i systemet via filöverföring av CSN-fil från skola eller genom manuell grundregistering. Gå in under fliken Registrera händelser/sök elev. Välj Alla Kommuner under hem- och skolkommun samt Sök alla. Skriv därefter in elevens personnummer. Elevens uppgifter kommer upp under sökresultat. Välj Till ny sida för kompletterande uppgifter och spara i GRUUS. Fyll i uppgifterna om årskurs, studieväg och klass. Klicka på Spara. Personen är nu tillagd i GRUUS. 7

8 Personbild/Elevbild Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Om du söker på ett personnummer under fliken Registrera händelse/sök elev eller Uppföljning kommer du till ungdomens personbild. Du kan också nå personbilden genom att klicka på personnumret på den lista du tar fram under fliken Registrera händelse/sök elev eller Uppföljning (se sidan 18). Personbilden består av följande flikar/information: Manuell registrering Personuppgifter Historik (händelser/e-post) Grundskola Gymnasiebetyg Innehållet i alla flikar kan skrivas ut genom att klicka på. Manuell registrering På Personbildens första sida kan du göra en manuell registrering av elevhändelse. Under rubriken Händelser ser du de senast registrerade händelserna. Du ser det datum när händelsen ägde rum, typ av händelse, vem som registrerat den samt vilken skola, utbildning och klass det gäller. Längst upp till höger kan du se om händelsen är registrerad via CSN. Observera att alla registrerade händelser inte nödvändigtvis syns här. Om t ex ett Avbrott på kort tid följts av Intagen på ny skola tas avbrottet bort från listan då dess betydelse, utifrån informationsuppdraget, har upphävts. Detsamma gäller dubbelregistreringar mm. En fullständig förteckning över registreringar hittar du under fliken Historik. Egna registreringar kan du redigera under Redigera händelse. 8

9 Personuppgifter Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Under fliken Personuppgifter i personbilden visas ungdomens personuppgifter. Adress- och namnuppgifter uppdateras automatiskt varje natt då GRUUS körs mot folkbokföringsregistret. Telefon, mobil och e-post kan du själv uppdatera. Glöm inte att klicka på Uppdatera när du registrerat in nya uppgifter. Historik Här kan du se alla de händelser som är registrerade på personen tillbaka i tiden. Till skillnad från händelselistan under fliken Manuell registrering framgår det här vilket datum som en händelse är registrerad. Under rubriken Personuppgifter finns ändringar som rör namn- och adressuppgifter, t ex att personen flyttat eller gjort en namnändring. Under rubriken Utbildning finns utbildningsrelaterade ändringar, t ex att personen bytt skola eller avbrutit sina studier. Under rubriken Elevens alla händelser finns alla inregistreringar som gjorts på personen, även eventuella dubbletter och liknande som GRUUS sorterar bort från övriga flikar i Personbilden. Under rubriken Epostmeddelanden listas de mailutskick som gjorts från systemet kring elevens händelser. I listan anges också när mailet gått ut och vilka som mottagit mailet. Klicka på Visa för att se breven i sin helhet. 9

10 Grundskola Här finns uppgifter som berör personens grundskolestudier. Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Under rubriken Avlämnande grundskola får du uppgift om Grundskola Grundskolebetyg Avgångsår Samlat betygsvärde (SBV) Behörighet till gymnasieskolan Moderna språk (m2 språkval, m1 elevens val) Modersmål OBS! Använd inte betygen i GRUUS som underlag för annat arbete. Detta eftersom betyg och behörighet kan ha ändrats genom senare komplettering. Under rubriken Avlämnande gymnasium får du uppgift om: De elever som läst grundskoleämnen på Individuella programmet eller Introduktionsprogrammet Avlagt betyg Samlat betygsvärde (SBV) Behörighet till högskole- och universitetsstudier Uppgift om betyg i grundskoleämnen från gymnasiet finns enbart i GRUUS om gymnasieskolan rapporterat betyg till antagningssystemet Indra/Indranet. Söker eleven inte om till år 1 så sker ingen automatisk överföring av betyg från Indra till GRUUS. Gymnasiebetyg Om eleven får ett samlat betygsdokument eller slutbetyg ska detta läsas in i GRUUS av registreringsansvarig på avlämnande gymnasieskola. Betyget visas då under fliken Gymnasiebetyg. I samband med inläsning av betyg skrivs eleven ut från skolan. OBS! Betyg för elever som läst in grundskoleämnen på Introduktionsprogrammet kan inte läsas in i GRUUS. Kompletteringar av grundskolebetyg rapporteras till gruus@grkom.se. 10

11 Registrering av händelse Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS För att registrera en händelse går du till personbilden och fliken Manuell registrering. 1. Välj datum för händelsen. Klicka på kalendern; och välj år, månad och datum. 2. Välj typ av händelse i rullisten Händelser : Aldrig påbörjat studierna Avbrott Avslutat IV utan betyg Gymnasieskola utanför GR Intagen på ny skola Planerat uppehåll Samlat betygsdokument Skolbyte Slutbetyg Ändrad studieväg Åter efter planerat uppehåll Se sidan 19 för definitioner på alla händelser i GRUUS. 3. Klicka på Spara. OBS! När du klickar på Spara skickas, för flertalet av händelserna, ett e-postmeddelande till de ansvariga som berörs av händelsen (se sidan 13). 11

12 4. Händelsen skolbyte är nu registrerad i rutan Händelser. Under de olika rubrikerna kan du se följande information: Datum: Det datum då händelsen ägde rum. Händelsetyp: T ex Avbrott, Aldrig påbörjat studierna mm. Anv.ID: Klicka här och du ser den person som registrerat aktuell händelse. Skola: Skola som matchar aktuell händelse. Utbildning: Utbildningen det gäller Klass: Klasstillhörighet Typ: Det år och den månad som händelserna är inlästa via CSN-fil. 5. Vill du skriva ut bilden klickar du på skrivaren uppe till höger i bild. 6. Den som registrerat en viss händelse kan radera den genom att klicka på Radera längst till höger. Observera att ingen e-post skickas ut till berörda parter vid radering! 7. Om du vill registrera händelse på ytterligare elev klickar du på den vita pilen i den gröna ringen, som finns vid elevens namn. Då backar du tillbaka till ditt tidigare sökresultat under fliken Registrera händelse/sök person. OBS! Vid Skolbyte eller Gymnasieskola utanför GR kan du även ange skola. Ange ingen ny skola om du är osäker! (Vid filmport med CSN-fil kommer aldrig uppgiften om den nya skolan med i GRUUS). Registrering av Intagen på ny skola 1. När du ska anta en ny elev på skolan i GRUUS måste valet vid Kommun vara Alla kommuner och valet vid Gymnasieskola Alla skolor 2. Skriv in elevens hela personnummer och klicka på Sök. 3. Under fliken manuell registrering är händelse Intagen på ny skola förvald. 4. Klicka på kalendern och välj år, månad och dag då eleven ska skrivs in skolan. 5. Välj Program, Inriktning och skriv in Klass. 6. Klicka på Spara. OBS! När du klickar på Spara skickas ett e-postmeddelande till de ansvariga som berörs av händelsen. Förändringen visas också under fliken Oregistrerade avbrott. 7. Händelsen Intagen är nu registrerad i rutan Händelser och eleven har en ny skolidentitet. Se punkt 4 (Händelsen skolbyte) för att se registrerad information. 12

13 E-postfunktion meddelande om förändring via e-post GRUUS använder e-post för att meddela förändringar i skoltillhörighet till de registrerings- och informationsansvarig på skol- respektive kommunnivå. Schemat nedan visar vart e-post sänds när olika typer av händelser registreras: Händelse Skola Kommun 1 Aldrig påbörjat studierna Avbrott Avslutat IV utan betyg Gymnasieskola utanför GR Inflyttad till GR X 2 X Intagen på ny skola X 3 X Kommunbyte inom GR X X 4 Samlat betygsdokument Skolbyte Utflyttad från GR X X X X X X X 1 Gäller både skol- och hemkommun om den ansvariga i skolkommunen har valt detta. 2 Om personen finns på skola inom GR 3 Avser avlämnande skola 4 Både avlämnande och mottagande kommun får e-postmeddelande vid kommunbyte inom GR. Exempel: Kalle från Göteborg går på Fässbergsgymnasiet i Mölndal och byter skola till Hulebäcksgymnasiet i Härryda. Den registreringsansvariga på Hulebäcksgymnasiet registrerar händelsen Intagen på ny skola varpå e-post skickas till: Registreringsansvarig på Fässbergsgymnasiet Informationsansvarig i hemkommunen Göteborg Informationsansvarig i Mölndal (om denna har markerat detta under Kontaktuppgifter ) Informationsansvarig i Härryda (om denna har markerat detta under Kontaktuppgifter ) OBS! Kontakta alltid den skola som har registrerat en händelse om du har frågor. Ansvariga för GRUUS har i regel inga svar på frågor som rör enskilda händelser. Kontakta den som registrerat händelse Via GRUUS kan du enkelt se vem du ska vända dig till när du har frågor rörande en specifik händelse, t ex när du som registreringsansvarig mottagit e-post om att en elev på din skola tagit s in på en annan skola. 1. Gå till elevens personbild och klicka på händelseraden i kolumnen Anv. ID. 2. En informationsruta visas med kontaktuppgifter till den person som registrerat händelsen. 3. Om uppgifter saknas i rutan, vänd dig till skolan för att för att få veta vem som har tagit över ansvaret för registreringen i GRUUS. Observera att svar på e-brevet som aviserat händelsen från gruus@grkom.se går till de ansvariga för GRUUS. De har i regel inga svar på frågor som rör registrering av enskilda händelser i GRUUS. 13

14 Filimport När förändring för elev på den egna gymnasieskolan sker ska denna uppgift rapporteras till GRUUS. Med förändring menas t ex att skolan antagit en ny elev, att eleven gjort avbrott i studierna eller bytt till annan skola, att elev fått slutbetyg eller samlat betygsdokument. För de skolor som har ett elevregistreringssystem som stödjer överföring av ovanstående uppgifter via fil till CSN och VHS/SCB görs detta enklast genom att läsa in samma fil i GRUUS. Idag är följande elevregistreringssystem kompatibla med GRUUS: IST Extens Adela SchoolSoft Procapita Inläsning av CSN-fil: CSN-fil används när du ska föra över din skolas elevuppgifter med förändringar till GRUUS. Detta ska göras löpande; så snart förändring sker när det gäller skoltillhörighet för elev. 1. Klicka på fliken Filimport. Här kan du läsa in filer med elevuppgifter och betyg. Du kan välja mellan två menyalternativ; betyg SCB/VHS eller CSN-rapport. 2. Vid filinläsning av CSN-fil måste du välja om det är en Totalfil eller Månadsfil som ska läsas in. OBS! I möjligaste mån ser vi gärna att skolan läser in Totalfil eftersom det ger en fullständig rapportering av skolans samtliga elever. När samtliga elever uppdateras i GRUUS identifieras eventuella oregistrerade avbrott och visas under fliken Oregistrerade avbrott. 3. Gå in under Välj fil bläddra (söka) dig fram till det ställe där du har aktuell fil sparad. 4. När du valt fil klickar du på Läs in. 5. Inläsningen kan ta en stund så avvakta! 6. När inläsningen är klar kommer det upp en text som visar hur många elever som är inlästa. Personnummer visas på de elever som inte är inlästa. 7. Gå in under fliken Oregistrerade avbrott för att kontrollera och klarmarkera elever som ligger registrerade på er skola, men som saknades i CSN-filen. Kontrollera och klarmarkera också vilka elever som eventuellt tagits in från annan skola. OBS! När filinläsning av CSN-fil är klar gå alltid direkt in under fliken Oregistrerade avbrott för att kontrollera och klarmarkera elever med oregistrerade avbrott. 14

15 Inläsning av SCB/VHS-fil Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Skolan kan rapportera betyg genom att läsa in samma fil som till VHS/SCB eller registrera händelsen Slutbetyg, Samlat betygsdokument eller "Avslutat IV utan betyg" manuellt på elev. Vid rapportering av slutbetyg och samlat betygsdokument via SCB/VHS-fil så klicka på betyg SCB/VHS under filimport. OBS! Skolan ska läsa in betygen mellan den 15 juni -30 juni varje år. För de elever som läser upp sina betyg vid senare tillfälle läses/registreras slutbetyget in så snart detta gjorts. Elev skrivs ut från skolan i GRUUS i samband med att slutbetyg och samlat betygsdokument läses in. Det är viktigt att skolan rapporterar slutbetyg/samlat betygsdokument för elever som avslutar sina studier i GRUUS. De elever som får samlat betygsdokument/eller avslutar IV utan betyg är föremål för kommunens uppföljning och informationsansvariga får via GRUUS kännedom om vilka elever som avslutat gymnasiet utan slutbetyg. De elever som får slutbetyg avförs ur GRUUS. Om fil med betyg inte läses in i GRUUS ligger eleven felaktigt kvar som aktiv på skolan. Betyg för elever som avslutar Introduktionsprogrammet (IM) läses inte in i GRUUS. Om IM-elev kompletterat betyg i grundskoleämnen rapporteras de till gruus@grkom.se. Oregistrerade avbrott - NY Under fliken Oregistrerade avbrott visas tre elevlistor med elever vars uppgifter särskilt behöver granskas av gymnasieskolan. Kontroll av lista 1 och 2 görs efter varje inläsning av CSN-fil. Kontroll av lista 3 görs löpande oavsett om skola läser in via fil eller registrerar manuellt. 1. Elever som i GRUUS är registrerade på skolan men som inte är med i senaste CSN-filen. Listan visar elever som inte finns med i totalfil från skola, men som står registrerade på skola i GRUUS. Antingen saknades eleven i CSN-filen eller så har eleven avbrutit studierna utan att detta rapporterats. 2. Elev som bytt till er skola - elever som tidigare varit registrerad på annan skola än er (i GRUUS), men som i er senaste CSN-fil står på er skola. Listan visar vilka elever, från annan skola, som tagits in av er via CSN-fil. OBS! Om elev felaktigt antagits på er skola måste du kontakta avlämnande skola så att eleven kan skriva in på nytt av avlämnande skola. Detta för att undvika att eleven skrivs ut och ligger utan skoltillhörighet i GRUUS 3. Elever som bytt från er skola - elever som varit registrerade på er skola, men som tagits in av annan skola via CSN-fil. Här kan du kontrollera vilka av era elever som antagits av annan skola. Om elev ej har skrivits ut från er skola eller felaktigt tagits in av annan skola, kontakta registreringsansvarig för den skola som tagit in eleven i GRUUS. 15

16 Klarmarkera oregistrerade avbrott Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Om uppgifterna som visas för elev i listan är korrekt så klarmarkerar du elev. Klarmarkera genom att bocka i ruta för resp. elev som du vill klarmarkera. Klicka på Klarmarkera på elevuppgifter. Eleven avförs från listan. Om felaktig uppgift visas för elev så klick på elevens personnummer för att komma till elevens personbild. Justera uppgifterna så att de blir korrekta. Klicka på för att gå tillbaka till listan och klarmareker. Klarmarkera genom att bocka i ruta för resp. elev som du vill klarmarkera. Klicka på Klarmarkera på elevuppgifter. Eleven avförs från listan. OBS! Vid oklarheter som rör elev som bytt till eller från er skola ta alltid direktkontakt med den andra avlämnande respektive mottagnade skolan. Statistik Statistikfunktionen i GRUUS är anpassad efter informationsansvarigas behov och framför allt utvecklat som ett underlag för dem. I nuvarande statistikbild i GRUUS kan man söka och ta fram lista på antal elever med viss händelse, för viss tidsperiod, viss kommun och/eller viss gymnasieskola. 16

17 Urval 1. Ange tidsperiod genom att skriva in datum eller genom att använda kalenderfunktionen. 2. Välj hemkommun och/eller skolkommun (det går inte att välja Alla kommuner ). 3. Välj en eller flera händelser. Alla händelser eller en enskild händelse väljs genom att markera respektive rubrik. Ett urval händelser kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nertryckt medan du markerar ytterligare 4. Du kan också välja en fördefinierad grupp. Idag finns det bara Avbrottshändelser som en fördefinierad grupp. I denna grupp ingår de händelser som definierats som avbrott, d v s Avbrott, Skolbyte, Slutbetyg, Samlat betygsdokument, Avslutat IV utan betyg. 5. Funktionen Räknar bara den senaste händelsen per elev är förmarkerad. Avmarkera om du vill att alla händelser, oavsett antalet elever, ska finnas med. 6. Klicka på Sök. Sökresultat I tabellen syns valda händelsetyper jämte det antal som gäller för respektive typ och tidsperiod. En utskriftsanpassad version innehåller alla de särskilda villkor som gäller för tabellen. Klickar du på Visa, jämte en händelsetyp, öppnas en lista med alla berörda elever under fliken Uppföljning (se sida 18 ). Använd den gröna för att komma tillbaka till statistiksidan. Reservation rörande statistiken GRUUS har sedan start utvecklats. Allteftersom behov har uppkommit hos användarna har systemet utvecklats och händelser tillkommit. Hänsyn måste tas till detta, särskilt i de fall man tar fram statistiska uppgifter och jämför mellan olika år. T ex har händelsen Planerat uppehåll tillkommit för de elever som t ex reser utomlands en begränsad tid eller är föräldralediga. Tidigare har dessa elever registrerats som Avbrott. En annan viktig aspekt är att flera händelser är beroende av manuell registrering av skola eller förvaltning. I vilken grad detta görs för vissa händelser varierar beroende på rapportering och därmed finns en viss osäkerhet. T ex händelsen Gymnasieskola utanför GR kan bara registreras manuellt. Om gymnasieskola istället rapporterar via filinläsning så registreras eleven som ett avbrott eftersom denna typ av händelse inte rapporteras till CSN. Ur det statistiska underlag som går att ta fram från GRUUS så kan man dock urskilja tendenser. 17

18 Uppföljning "Uppföljning är den flik i GRUUS som används av informationsansvariga i kommunerna. Här kan man söka efter specifika händelser som registrerats på elever under en viss period. Görs inget urval får man upp de senast registrerade händelserna för alla elever i GR:s 13 kommuner som skett under den senaste veckan. Sökalternativ 1. Välj kommun om du vill se händelser för elever skrivna i viss kommun i rullisten. 2. Du kan söka på hela eller delar av ett personnummer. 3. Tidsperiod: Klicka på kalendern och välj fr o m och t o m datum. Välj år, månad och klicka på den dag du önskar. Markera Sök oberoende av datum om du vill söka fritt. 4. I rullisten Händelser väljer du vilken händelse du önskar se (se sida 19 - samtliga händelser i GRUUS) 5. Avmarkera Visa endast den senaste händelsen för varje person om du vill att alla händelser, oavsett antalet elever, ska finnas med. 6. Klicka på Sök och du får upp en lista på de personer där vald händelse finns registrerad. 7. Klicka på ett personnummer för att få mer information om enskild person (se sidan 8 i avsnittet Personbild/Elevbild). Om ingen händelse finns under vald period så visas meddelandet Sökningen resulterade inte i någon träff i rutan Sökresultat. 18

19 Händelser Händelser som registreras i GRUUS. Anvisningar för registreringsansvarig i GRUUS Händelse Förklaring Registreras av Aldrig påbörjat studierna Annan utbildning Personen är antagen, men har ej påbörjat sina studier på skolan. Utbildning som ej är gymnasieskola, gym-nasiesärskola, folkhögskola, naturbruk, riksutbildning eller grundskola. Registreringsansv. Informationsansv. Annat Valfri, ej officiell händelse. Informationsansv. Arbetar Personen är sysselsatt i arbete. Informationsansv. Avbrott Eleven har avbrutit studierna. Registreringsansv. Avslutat IV utan betyg Eleven har avslutat skolan utan IV-betyg. Registreringsansv. Ej intagen Personen har sökt men blev ej antagen inom GR. Indra Ej sökt inom GR Personen har inte sökt någon utbildning reg. i Indra. Indra Folkhögskola Elev studerar på Folkhögskola. Informationsansv. Gymnasieskola utanför GR Eleven folkbokförd inom GR men registrerad på gymnasieskola utanför GR. Informationsansv. Registreringsansv. 1 Gymnasiesärskola Eleven registrerad på gymnasiesärskola. Informationsansv. Inflyttad till GR Personen nyinflyttad till kommun inom GR. Folkbokföringen Intagen på ny skola Eleven registrerad på ny skola inom GR. Registreringsansv. 2 Kommunbyte inom GR Personen har flyttat mellan GR-kommuner. Folkbokföringen Kvar i grundskola Eleven är kvar i grundskolan. Informationsansv. Naturbruk Eleven studerar på Naturbruksgymnasium. Informationsansv. Planerat uppehåll Eleven gör ett planerat uppehåll och väntas återvända till skolan. Registreringsansv. Riksutbildning Eleven registrerad på gymnasieskola med riksrekrytering. Informationsansv. Samlat betygsdokument Elev har slutat gymnasieskola. Registreringsansv. Skolbyte Eleven bytt till skola inom GR. Registreringsansv. 3 Slutbetyg Elev har avslutat gymnasieutbildning. Registreringsansv. Utflyttad från GR Personen har flyttat ifrån GR-området. Folkbokföringsreg. Åter efter planerat uppehåll Eleven återkommer efter ett planerat uppehåll. Registreringsansv. 4 Ändrad studieväg Eleven har bytt klass, program eller inriktning på samma skola. Registreringsansv. 1 Ansvarig på mottagande skola 2 Ansvarig på mottagande skola 3 Ansvarig på avlämnande skola 4 Ansvarig på mottagande skola 19

20 Kontaktuppgifter Under fliken kontaktuppgifter finns uppgifter om kommunernas registrerings- och informationsansvariga. Välj kommun för att se vem som är ansvarig för informationsansvaret i vald kommun. Välj skola för att se vem som är registreringsansvarig i GRUUS på vald skola. Kontrollera att dina kontaktuppgifter stämmer. Om de behöver uppdateras justerar du dem och klickar sedan på uppdatera. Du kan bara registrera/ändra uppgifter på din egen skola. Kontakta oss Om du har frågor rörande GRUUS är du välkommen att kontakta oss. Under fliken Kontakta oss hittar du våra kontaktuppgifter. Sänd dina frågor och synpunkter till GRUUS e-postadress, gruus@grkom.se, Adressen används också för vår e-postfunktion, utskick av automatiska meddelanden vid skolbyten och avbrott mm. Support och felanmälan Anmäl gärna till oss om du stöter på tekniska problem. För att kunna göra en ordentlig felsökning är det bra om vi får en problembeskrivning personnummer om felet har uppkommit i samband med hanterande av särskild person skärmbild på berörd sida, t ex på ett felmeddelande 1 Skicka din felanmälan till gruus@grkom.se. OBS! Har du frågor rörande enskild händelse registrerad på elev, vänd dig alltid först till den som registrerat händelsen. De ansvariga på GRUUS har sällan svar på denna typ av frågor. 1 Använd funktionen Print Screen på din dator och klistra in i ditt mail eller i ett bifogat word-dokument. 20