Förutom så som sägs i denna instruktion regleras Luckans verksamhet av

Transkript

1 LUCKANS INSTRUKTION (REV. aug 2008, okt 2008, jan 2010, mar 2011, mars 2012, feb 2013) I. ALLMÄNT 1 Upprätthållare och instruktionens tillämpningsområde Luckan upprätthålls av Föreningen Luckan r.f. Denna instruktion definierar de allmänna ramarna för Luckans verksamhet med hänvisning till föreningens stadga, paragraf 6. 2 Grunderna för verksamheten Förutom så som sägs i denna instruktion regleras Luckans verksamhet av a. gällande lagstiftning b. stadgar för Föreningen Luckan r.f. II. FÖRVALTNING 3 Upprätthållarförvaltning Luckan upprätthålls av Föreningen Luckan r.f. Verksamheten vid Luckan leds och övervakas av föreningens styrelse. 4 Föreningen Luckans styrelse 4.1 Styrelsens mandatperiod Styrelseledamöternas samt ordförandens och viceordförandens mandatperiod är två år. I tur att avgå är vartannat år ordförande samt två eller tre ledamöter, och vartannat år viceordförande och de andra ledamöterna. Samma mandattider gäller för ersättarna i styrelsen. Styrelsen utses av föreningens beslutande organ, dvs. höstmötet. Den nya styrelsen tillträder vid årsskiftet. 4.2 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av - en ordförande - en viceordförande - minst 4 och högst 6 andra ledamöter - samt ersättare för de ordinarie ledamöterna Styrelsen väljer en sekreterare samt en kassör och andra nödvändiga funktionärer vid behov. Som styrelsens sekreterare vid Luckan fungerar verksamhetsledaren eller biträdande verksamhetsledaren. Styrelsen bör eftersträva att ha en jämn representation av män och kvinnor i enlighet med jämställdhetslagen. 4.3 Val av medlemmar i styrelsen I samband med vårmötet utses en valkommitté på sammanlagt tre personer - en representant för styrelsen, en för medlemsföreningarna samt en representant för finansiärerna. Valkommittén presenterar förslag på nya medlemmar i styrelsen och de nya styrelsemedlemmarna väljs i samband med höstmötet. 4.4 Styrelsens uppgifter

2 På styrelsen ankommer att sköta föreningens angelägenheter; leda, övervaka och utveckla Luckans operativa verksamhet, förvaltning och ekonomi. Därtill skall styrelsen a) fastställa en helhetsstrategi och andra långtidsplaner, årligen godkänna verksamhetsplan och budget, verksamhetsberättelse och bokslut. b) välja verksamhetsledare och vice verksamhetsledare samt vid behov övrig ordinarie personalstyrka samt fastställa deras löner och övriga förmåner. c) utse representanter i ledningsgruppen på föredragning av verksamhetsledaren. c) bevilja tjänste/arbetsledigheter längre än 6 månader. d) föreslå revideringar till föreningens stadgar, som fastställs under höst- eller vårmötena. e) godkänna Luckans instruktion samt övriga reglementen för intern verksamhet. f) besluta om anskaffningar och inventarier som överskrider 5000 euro per enhet / verksamhetsområde, (om inte projektunderstöd eller övriga specifika understöd beviljats för ändamålet). g) godkänna avtal och kontrakt av större dignitet (minst på ettårsbasis) samt besluta om upphävning av avtal. h) behandla och besluta i sådana ärenden som på basis av andra bestämmelser eller på grund av ärendets natur tillfaller styrelsen. i) fastställa lönestrukturer och personalförmåner. 4.5 Fattande av beslut, beslutsförhet och sammanträdespraxis Besluten i styrelsen fattas utgående från föredragning. Föredragande är verksamhetsledaren eller annan av personalen på vars område ifrågavarande ärende ankommer eller annan av ordförande utsedd person. Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då han/hon har förhinder på kallelse av vice ordförande då de anser att det behövs eller minst hälften av styrelsemedlemmarna så kräver. (Enligt stadgarna punkt 5). 4.6 Beslutanderätt för ordföranden Ordförande utses av höstmötet eller vid behov av extra föreningsmöte. Ordföranden; - ska leda styrelsearbetet och fördela ansvaret inom styrelsen. - har rätt att teckna föreningens namn. - bistår verksamhetsledaren vid anställning eller avskedande av personal. - fungerar som verksamhetsledarens förman. - befullmäktigas att ta beslut i brådskande fall då styrelsen inte hinner sammanträda.

3 - verksamhetsledarens reseräkningar samt andra personliga räkningar av större belopp godkänns av ordföranden. III. PERSONAL OCH INTERN ORGANISATION 6 Personalsammansättning Luckans personalantal och kompetens fastställs i enlighet med årlig budget och verksamhetsplan. För separata projekt som kräver specifik projektpersonal kan anställningar ske i princip för projektperioden. Antalet arbetstimmar per vecka i enlighet med kollektivavtalet eller det enskilda projektets upplägg. 6.1 Tillfällig personal Luckan kan ha tillfällig personal i form av projekt- och timanställda, praktikanter samt personer anställda med hjälp av sysselsättningsstöd. Löner och arvoden betalas ut i enlighet med avtal och överenskommelser som resultatansvarig godkänner inom ramen för fastställd budget. Vid behov med styrelsens eller ordförandes medgivande. IV. LEDNINGSGRUPP Ledningsgruppen har till uppgift att bistå verksamhetsledaren när det gäller ledningen av den operativa verksamheten. Ledningsgruppens syfte är att verkställa föreningens årliga uppställda verksamhetsmässiga mål samt uppnå de strategiska målen på sikt. Ledningsgruppens medlemmar har sina egna resultat- och ansvarsområden. Varje medlem i ledningsgruppen bär ansvar för sin egen budget och kostnadsställe och leder sin personal inom det egna ansvarsområdet. Medlemmarna rapporterar till verksamhetsledaren. Ledningsgruppen sammanträder varannan vecka. Ledningsgruppen bereder ärenden till styrelsen och fungerar som föredragande för sina ansvarsområden. För 2013 och tillsvidare ingår följande chefer i ledningsgruppen: Verksamhetsledaren (leder ordet och arbetet) Biträdande verksamhetsledaren Centerchefen Projektchefen ungdom och integration Ekonomichefen Verksamhetsledaren uppgör samtuppdaterar medlemmarnas befattningsbeskrivningar vid behov. 6.2 Beslutanderätt för verksamhetsledaren Verksamhetsledaren; - ansvarar för föreningens operativa verksamhet. - ansvarar för föreningens medelanskaffning samt utreder möjliga bidragsgivare. - upprätthåller kontakten med samtliga bidragsgivare av betydelse för den fortsatta verksamheten. - leder ledningsgruppens dagliga arbete och utvecklingsprojekt. - leder och utvecklar föreningens verksamhet samt sköter om och ansvarar för att föreningens förbindelser och avtal uppfylls. - bereder tillsammans med ledningsgruppen de ärenden som skall behandlas i styrelsen, fungerar som styrelsens sekreterare samt verkställer styrelsens beslut. - bereder budget och verksamhetsplan samt ansvarar för dess uppföljning. - besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 5000 euro per enhet.

4 - har fullmakt att teckna föreningens namn i ärenden som berör föreningens sedvanliga löpande verksamhet. - om verksamhetsledaren är förhindrad ansvarar vice verksamhetsledaren för tjänstens uppgifter. - ansvarar för att organisationen upprätthåller allmänt antagen föreningsstyrning och följer övriga etiska regler samt god bokföringssed. - utreder aktivt utvecklingsmöjligheter för föreningens verksamhet inom ramen för avtalade strategier. 6.3 Beslutanderätt för vice verksamhetsledaren Vice verksamhetsledaren (bitr. verksamhetsledare); - uppgör ansökningar och handhar kontakt med finansiärer under ledning av och tillsammans med verksamhetsledaren. - ansvarar för kulturcentret och kulturverksamheterna. - ansvarar för specifika projekt inom ramen för verksamhetsplan och budget. - besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 1500 euro per verksamhetsenhet. - fungerar som ställföreträdande då verksamhetsledaren är förhindrad. - deltar i uppgörandet av verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och budget. - bidrar till medelanskaffningen under ledning av verksamhetsledaren. - utreder aktivt möjligheterna att utveckla föreningens verksamhet inom ramen för avtalade strategier. - kan fungera som styrelsens sekreterare. 6.4 Beslutanderätt för centerchefen; Centerchefen; - leder den dagliga verksamheten i Luckans informationscenter inom ramen för verksamhetsplan och budget. - ansvarar för föreningens mediala framtoning och centrets trivsamhet. - ansvarar för information och försäljning. - handhar utvecklingsprojekt som tilldelats av verksamhetsledaren eller styrelsen. - deltar i medelanskaffningen. - utreder aktivt möjligheterna att utveckla föreningens verksamhet inom ramen för avtalade strategier. 6.5 Beslutanderätt för ekonomichefen Ekonomichefen; - bereder budget och bokslut i samråd med verksamhetsledaren enligt gällande regler. - sköter ekonomistyrning och rapportering samt uppgör ekonomiska strategier. - sköter löpnade administrativa ärenden gällande personalfrågor. - ansvarar för den ekonomiska redovisningen av bidrag. - ansvarar för arkivering av avtal, ansökningar och andra dokument. - bidrar till medelanskaffningen för föreningen Beslutanderätt för projektchefen för ungdom och integration

5 Projektchefen; - ansvarar för verksamheterna UngInfo och Luckans integrationsverksamhet. - ansvarar för verksamheten inom ramen för verksamhetsplan och budget. - ansvarar för utvecklingen av verksamheten och bidrar till medelanskaffningen. - utreder aktivt möjligheterna att utveckla föreningens verksamhet inom ramen för avtalade strategier. 7 Uppgiftsbeskrivningar för Luckans ordinarie personal Uppgiftsbeskrivningarna för personalen revideras årligen (eller då byte av personal sker) och handhas av verksamhetsledaren. 8 Anställning och arbetsavtal Arbetsgivare är Föreningen Luckan r.f. Arbetsavtal undertecknas från arbetsgivarens sida av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens arbetsavtal undertecknas av ordförande. 9 Tjänste-, studie-, o.a. ledigheter Ansökan om ledighet från tjänst görs till förmannen. Längre ledigheter än 3 månader beviljas av styrelsen. Verksamhetsledarens tjänsteledigheter beviljas av styrelsen (eller ordföranden). 10 Bisyssla Arbetstagaren har inte rätt att, utan arbetsgivarens samtycke, utföra sådant arbete eller sådan verksamhet, som i strid med god sed i anställningsförhållande, såsom konkurrerande handling, uppenbart skadar arbetsgivaren. Rätt till bisyssla kan ges av verksamhetsledaren eller ordföranden. V. EKONOMI OCH BOKFÖRING 11 Ett räkenskapsår omfattar ett kalenderår. Luckans ekonomi skall skötas enligt den fastställda budgeten 12 Godkännande av räkningar Räkningar granskas av ekonomichefen, enhets- eller projektchefen var för sig. Fakturor och verifikat upp till 1500 euro per enhet godkänns av vice verksamhetsledaren, fakturor och verifikat mellan 1500 och 5000 euro per enhet godkänns av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens fakturor granskas och godkänns av ordförande eller viceordförande. Bokföringen sköts av Luckans ekonom eller av en bokföringsbyrå. Samtliga verifikat bör vara uppgjorda i enlighet med god bokföringspraxis och gällande instruktioner. Ingen ska godkänna sina egna räkningar eller uppstådda kostnader. 13 Dispositionsrätt till Luckans bankkonto Följande personer har dispositionsrätt till Luckans bankkonto. Ordföranden, verksamhetsledaren, ekonomen, den person som utses som tf. verksamhetsledare samt den som ansvarar för försäljningen. Rättigheter till bankkort har verksamhetsledaren, vice verksamhetsledare, ekonomchefen samt vid behov personer i projektledareställning.

6 14 Egna utlägg De anställda som gör inköp till föreningen för egna medel får sina utlägg ersatta genom att bifoga originalverifikat där köpet framgår. VI. NAMNTECKNINGSRÄTT 16 Avtal, överenskommelser eller motsvarande handlingar kan undertecknas av ordföranden, viceordföranden och/eller verksamhetsledaren. Verksamhetsledaren har fullmakt att teckna föreningens namn i ärenden som berör föreningens sedvanliga löpande verksamhet, projekthandlingar och understöd eller dylikt. Kontrakt som berör försäljningsverksamheten kan undertecknas av personal med försäljningsuppgifter. Kontrakt som berör evenemang och produktioner kan undertecknas av producenten. Sådana avtal som har stor ekonomisk eller verksamhetsmässig betydelse för Luckan undertecknas i enlighet med vad som stadgas i föreningens stadgar (punkt 6 i föreningens stadgar). VII. GODKÄNNANDE OCH ÄNDRING AV INSTRUKTIONEN 18 Beslut om ändring i instruktionen görs av föreningens styrelse. Denna instruktion har fastställts i styrelsen xx.xx Instruktionen har reviderats och behandlats i styrelsen den 6 september 2006 samt reviderats och godkänts , , , och xx.xx.2013