Epostservice Manual. Gällande version BEHÖVER DU HJÄLP? KONTAKTA VÅR SUPPORT!

Transkript

1 Epostservice Manual Gällande version

2 Epostservice Allt material i denna manual tillhör MultiNet AB och får endast reproduceras för eget bruk. Materialet får ej nå andra företag än MultiNet AB:s kunder i någon form (inklusive fotokopior, skrämdumpar och e-post). Även fast utgivaren av detta dokument har varit högst noggrann i framställandet så tar de inget ansvar för eventuella felaktigheter eller skada som sker till orsak för hur dokumentet har använts. I inget fall ska utgivaren hållas ansvarig för förlust av vinst eller någon annan kommersiell skada som orsakas eller hävdas att den har orsakats på grund av att detta dokument har använts. Stort tack till: Epostservice skapat av MultiNet AB Alla personer som har gett sitt bidrag till detta dok ument, till alla våra k under som med sina k reativa idéer gör att produk ten utveck las bortom de mål som vi själva har satt, till alla tidigare anställda som gav oss en del av sin produk tivitet, till vår utveck lingsansvarig som har tagit produk ten till nya nivåer med sin k unsk ap och passion, och sist men inte allra minst vår VD som gjort projek tet möjligt.

3 Innehåll 3 Innehållsförteckning 4 Del I Grunderna 1 Versioner Uppdateringar Ditt... arbetsflöde 6 4 Publiceringsalternativ Brevmall... och stilmall 7 8 Del II Ditt första brev Del III Redigera ett brev 17 Del IV Nyhetsbrev 29 Del V Bildbanken 34 Del VI Adressbok 35 Del VII Statistik 35 Del VIII Enkäter Del IX Att använda texteditorn 1 Översikt Texthantering Färgegenskaper Klipp... ut, kopiera och klistra in 51 5 Ångra... / Gör om 52 6 Grafik... och länkar 54 7 Avancerat Sök och ersätt Editorns olika... lägen 63 Tabellhantering Index 69

4 4 1 Epostservice Grunderna Välkommen som användare av Epostservice. Benämningar Nedan följer olika benämningars betydelse i systemet. Företag I manualen används ordet företag för att benämna er som kund, även om ni är exempelvis en organisation. Användare En användare är samma sak som ett inloggningskonto till Epostservice. Brev Ett utskick - som även kan publiceras för webben - med innehåll i form av dina texter och bilder. E-postadress En unik e-postadress med eventuellt tillhörande namn och andra egenskaper. Kan vara medlem av en eller flera adresslistor (nedan). Adresslista En mottagarlista innehållande e-postadresser till dina kunder, medlemmar eller liknande. Webbläsare Epostservice stöder både Mozilla Firefox och Internet Explorer. Hämta senaste versionen av webbläsaren av ditt val från inloggningssidan. Övrig information Röd stjärna (*) Inmatningsfält med en röd stjärna bakom sig betyder att du att måste ange information för inmatningsfältet. Lär dig mer: Versioner av manualen Uppdateringar 5 Ditt arbetsflöde 6 Publiceringsalternativ 6 Brevmall och layout 7 Ditt första brev 8 5

5 Grunderna Versioner Utskriven manual Den utskrivna manualen är utmärkt att ha bredvid sig när man ska gå igenom ett visst moment i systemet. För att du lätt ska kunna navigera i den utskrivna manualen så visas sidreferenser enligt exemplet nedan: Sidreferens Webbaserad manual Denna variant är interaktiv och sökbar, så att du lätt kan hitta det du letar efter. Klicka på länken Manual uppe till höger i systemet för att visa den webbaserade manualen. Lär dig mer: Uppdateringar 5 Ditt arbetsflöde Uppdateringar Epostservice är en webbaserad programvara på samma sätt som t.ex. din Internetbank; systemet uppdateras automatiskt och är alltså alltid i senaste version när du loggar in. Vi uppdaterar vanligtvis systemet minst en gång i veckan och då kan det tillkomma nya funktioner. Men uppdateringarna inkluderar också prestandaförbättringar och förenklingar av befintliga funktioner. Vid större uppdateringar får ni nyhetsbrevet Produk tinfo från oss, med information om förändringarna. Lär dig mer: Versioner av manualen Ditt arbetsflöde 6 5

6 6 1.3 Epostservice Ditt arbetsflöde Gränssnittet i Epostservice Ditt gränssnitt är indelat i ett flik system för de olika delarna:...har ett verk tygsfält för åtgärder inom den aktuella fliken:...samt en sidopanel med guider för de vanligaste funktionerna i systemet: Lär dig mer:

7 Grunderna 7 Ditt första brev 8 Publiceringsalternativ 7 Brevmall och layout Publiceringsalternativ Det finns olika tre olika sätt att publicera ett brev i Epostservice: Publicera som nyhetsbrev Är valt som standard för att brevet ska gå att skicka till mottagarna. Aktuellt förutom när du skapar en enkät (nedan) eller endast publicerar för webben. Publicera som enkät Med detta alternativ får brevet stöd för enkätfrågor. Läs mer om detta i kapitlet Enkäter Publicera som webbsida Detta gör att brevet / enkäten får en webbadress hemsida , så att du utöver att skicka ut den kan länka in den från t.ex. din Lär dig mer: Brevmall och layout Ditt första brev Brevmall och stilmall Som du kan läsa om i kapitlet Nyhetsbrev brev som skapas med mallen ska ha. 29 så kan du själv skapa en ny mall i systemet, som anger vilka egenskaper Det du däremot inte skapar själv direkt i systemet är själva designen; detta inkluderar stilmall (färger, typsnitt, bakgrundsbild), sidhuvud och sidfot. Designen skapar vi på MultiNet åt dig för ett fast pris. Det ingår alltid minst en stilmall med tillhörande sidhuvud och sidfot när du skaffar Epostservice. Kontakta gärna oss om ni är intresserade av att lägga till en design i ert konto. Lär dig mer: Ditt första brev 8 Fliken Nyhetsbrev 29

8 8 2 Epostservice Ditt första brev Detta avsnitt beskriver hur du går tillväga för att göra ditt första brev. I den här delen av manualen kommer vi använda det enklaste sättet att skapa ett brev: guiden. I det här kaptilet: Starta guiden (nedan) Välja Brevmall 10 Brevets inställningar 11 Adresslista 12 Importera adresser 13 Matcha importens fält 14 Slutföra guiden 16 Till vänster i systemet ser du ett verktygsfält där du hittar guiden för nytt brev. 1. Klicka på ikonen för att skapa ett brev med guiden. Trollstaven öppnar guiden för nytt brev

9 Ditt första brev 2. Fönstret Guide visas. Se till att Skapa ett nytt brev är markerat och klicka på knappen Nästa. 9

10 10 Epostservice 3. Välj en brevmall - de flesta har bara en. Mallen innehåller brevets (er produkt eller företagsprofil). Fortsätt genom att klicka på knappen Nästa.

11 Ditt första brev Brevets inställningar visas. Brevets inställningar Publicera som nyhetsbrev Är valt som standard för att brevet ska gå att skicka till mottagarna. Aktuellt förutom när du skapar en enkät (nedan) eller endast publicerar för webben. Publicera som enkät Med detta alternativ får brevet stöd för enkätfrågor. Läs mer om detta i kapitlet Enkäter Publicera som webbsida Detta gör att brevet / enkäten får en webbadress hemsida , så att du utöver att skicka ut den kan länka in den från t.ex. din Dokumentnamn Det här är namnet brevet har i Epostservice. Alltså inte något mottagaren ser. Kategori Om ni har några kategorier (skapas via fliken Nyhetsbrev 29 ). Ärenderad Ärenderaden eller Subject är kanske den viktigaste delen av ditt nyhetsbrev - brevets ärenderad som är det första mottagaren ser. Guiden hjälper dig genom att bedöma kvalitén på det du skrivit med gula stjärnor. Brevet har dock inget innehåll ännu, vilket bedömningen vanligtvis tar hänsyn till. Granska din ärenderad igen under brevets inställningar 24 innan du publicerar.

12 12 Epostservice Avsändaradress Ni har en eller flera avsändaradresser i kontot, som du får välja bland här. Vi (MultiNet) administrerar vilka adresser ni har tillgängliga (kontakta supporten). Fortsätt genom att klicka på knappen Nästa. 5. Dina eventuella adresslistor visas. Här kan du välja en av era befintliga listor. Antalet adresser i listan visas inom parentes. Om du har en adresslista med mottagaradresser Klicka på knappen Nästa, kontrollera att sammanfattningen ser korrekt ut och klicka sedan på knappen Slutför. Välj m ottagare eller im portera adresser

13 Ditt första brev 13 Importera adresser 1. Om ni inte har någon adresslista / några adresser eller du vill importera nya så markerar du detta val innan du klickar på knappen Nästa. Här får du välja att importera Till en befintlig adresslista - som då redovisas under Vald adresslista eller importera Till en ny adresslista. I det sistnämnda fallet visas en ruta där du får ange vad adresslistan ska heta. Fortsätt genom att klicka på Nästa. 2. Välj importmetod beroende på vart dina adresser kommer ifrån. Om du t.ex. bara har adresserna i en text- eller Word-fil är det lämpligt att välja Text som metod.

14 14 Epostservice Importera från ren text Med alternativet Text valt får du möjlighet att klistra in dina adresser direkt i guiden. När du klistrat in dina adresser kan du klicka på länken Leta e-postadresser i texten, så talar systemet om hur många adresser som hittades. Klicka på Nästa och fortsätt till steg 3 8. Importera från CSV-fil En CSV-fil är en typ av textfil där värdena är separerade av kommatecken (,). Bläddra efter filen på din dator och klicka Nästa. Fortsätt till steg 3 8. Importera från Excel-fil Du kan importera från både det gamla och det nya Excel-formatet (*.xls och *.xlsx). Bläddra efter filen på din dator och klicka på knappen Nästa. 3. Matcha uppgifter i Epostservice med importerade adresser En förhandsgranskning av din import visas. Till största möjliga mån kommer dina kolumner redan ha blivit matchade mot fält i systemet.

15 Ditt första brev 15 Kolumnnamn på första raden Om du importerar från t.ex. en Excel-fil är det troligt att första raden innehåller kolumnnamn. Klicka då i den här rutan för att låta Epostservice matcha dessa med fälten i systemet. Hoppa över rader Om de första X raderna inte innehåller någon information kan du ange X i denna ruta. Matcha för hand För att komplettera den automatiska matchningen kontrollerar du förhandsgranskningen (nedre halvan) och väljer rätt fält i rullistan. Klicka på knappen Nästa för att fortsätta.

16 16 Epostservice Slutföra guiden Kontrollera att allt ser rätt ut - observera att ärenderad ska vara vad kunden ser i sin e-postklient medan dokumentnamn ska vara ert eget interna namn på brevet. Klicka sedan på knappen Slutför för att komma vidare till brevets redigeringsläge. Läs mer om detta i nästa kapitel - Redigera ett brev 17. Lär dig mer: Redigera ett brev Enkäter 37 Bildbanken 34 17

17 Ditt första brev 3 17 Redigera ett brev Här går vi igenom hur du arbetar med ett brev i systemet. I det här kapitlet: Arbeta med stycken 18 Brevets inställningar 23 Publicera för webben 26 Ytterligare funktioner (kopiera) 27 Det finns flera vägar som leder till sidan redigera brev: Från startsidan klickar du på brevets interna namn under Senast ändrade brev. Den du oftast använder är kanske att klicka på ett av dina senast ändrade brev (ovan).

18 18 Epostservice Arbeta med stycken Innehållet i ett brev i Epostservice är fördelat i stycken. Det är lätt att sortera om, ta bort och lägga och byta mall för till stycken med dra-och-släpp. För att se hur brevet ser ut hos mottagaren kan du använda knappen Skicka testbrev i verktygsfältet. Det gröna området låter dig infoga ett stycke under eller ovanför ett befintligt, medan texten Byt mall för detta stycke... visas när du drar och släpper på ett befintligt stycke. Att släppa en ny mall på ett befintligt stycke raderar inte den text du skrivit eller den bild du valt så länge den nya mallen också har utrymme för text / bild. Dra-och-släpp styckesm all

19 Redigera ett brev 19 Radera ett stycke För att radera ett stycke, ta tag i det och släpp stycket över papperskorgen uppe till vänster. Styckesmallar I panelen till vänster visas era styckesmallar som ikoner. En fet grå rad i ikonen innebär att mallen har en rubrik, medan den lilla figuren visar att en bild kan infogas i styckesmallen. Notera att bilder även kan infogas för hand i alla stycken med text, men detta kan du läsa om i kapitlet Att använda texteditorn 45. De redigerbara delarna av ett stycke I ett typiskt stycke som detta (ovan) finns det fyra redigerbara områden: rubrik, text, bild och bildlänk. Alla stycken som har brödtext tillåter redigering med texteditorn 45 (fungerar som ett ordbehandlingsprogram). Rubrik, brödtext och bild Som illustrerat ovan har stycket en rubrik (den breda tjocka linjen), text (de gråa linjerna) och utrymme för en bild (figur) under rubriken. Texten radbryter runt bilden. Kort rubrik, bild och brödtext Här ligger bilden i höjd med rubriken, så både rubriken och brödtexten radbryter runt bilden. Rubrik och två spalter Med denna mall får du en rubrik med två spalter brödtext under. Spalter med varsin rubrik Om du hellre vill ha en rubrik per spalt så finns det även styckesmallar för detta.

20 20 Epostservice Rubrik och brödtext Ingen bild, även fast det naturligtvis går att infoga en bild var som helst i brödtexten med texteditorn 54. Brödtext och bild utan rubrik Utan rubrik ovanför, så att du kan skriva en löpande text som radbryter runt bilden. Endast brödtext / bild / rubrik Det finns även stycken för endast ett syfte, för flexibel design. Bilder bredvid varandra Med dessa mallar kan du på ett enkelt sätt visa två eller tre bilder bredvid varandra. Rubrik, två bilder och brödtext Här ligger en bild på höger sida och en bild på vänster sida, medan den ena mallen radbryter runt bilderna och den andra har en textspalt i mitten, bildtext och kortare rubrik. Radbrytning nedåt och bildtext Dessa varianter av standardstyckena radbryder rakt nedåt istället för runt bilden och har en bildtext (beskrivning av bilden). Tomt stycke och linje Mallar för att separera stycken tydligare. Egen HTML Används för att klistra in egen HTML som t. ex. en reklambyrå tagit fram åt er.

21 Redigera ett brev 21 Att klicka på ett område för Bild visar följande fönster. Fönstret "välj bild" Utöver att välja en befintlig bild (nedre halvan) från Bildbanken 34 så går det att ladda upp en bild direkt. Lägg till ny katalog När du klickat på knappen Lägg till k atalog visas följande dialog. Ange namnet på bildkatalogen du vill skapa och klicka på Spara. Dialogen "skapa katalog"

22 22 Epostservice Ladda upp bild(er) När du klickar på denna knapp visas dialogen för att ladda upp bilder. Du väljer en bildkatalog som bilden eller bilderna ska hamna i och klickar på nedanstående knapp för att bläddra efter bilden eller bilderna på din dator. Väljer du en bild infogas den i stycket. Väljer du fler bilder förblir dialogen öppen. Dialogen "Ladda upp bild"

23 Redigera ett brev 23 Brevets inställningar I det övre verktygsfältet kommer du åt brevets inställningar. Det är viktigt att dessa är korrekt angivna innan publicering. Fönstret inställningar visas, fliken Allmänt. Fliken "Allm änt" i brevets inställningar Fliken Allmänt Dokumentnamn Detta är ert interna namn på brevet - det som visas i Epostservice på te.x. startsidan. Kategori Om ni har några kategorier (skapas via fliken Nyhetsbrev 29 ). Stilmall Har ni flera stilmallar - som avgör typsnitt och färger - så kan du välja bland dem här. Brevhuvud och Brevfot En del av mallen / mallarna vi designat åt er. Du har eventuellt flera varianter att välja bland här. Publicera som nyhetsbrev Gör att du kan skicka ditt brev till e-postmottagare.

24 24 Epostservice Publicera som enkät Gör brevet till en enkät istället. Läs mer om detta i kapitlet enkäter 37. Publicera som webbsida Gör att brevet (även) blir en publik sida som ni kan länka in från t.ex. andra brev eller er hemsida. Fliken Nyhetsbrev Klicka på fliken Nyhetsbrev i fönstret Inställningar. Denna flik hanterar ett vanligt brev som ska skickas till e-postmottagare. Ämnesrad Det här är brevets ämnesrad ("subject") är det mottagaren ser allra först. Med hjälp av kvalitémarkeringen (stjärnorna) kan du få en indikation på hur väl formulerad din ämnesrad är. Avsändaradress Ni har en eller flera avsändaradresser i kontot, som du får välja bland här. Vi (MultiNet) administrerar vilka adresser ni har tillgängliga (kontakta supporten). Adresslista Era tillgängliga adresslistor visas i denna lista. Skapa nya listor via verktygsfältet Antalet adresser i respektive lista visas till höger inom parentes. eller på fliken Adressbok 35. Öppna i webbläsare Vissa e-postklienter kan ha svårt att visa ditt nyhetsbrev korrekt. Därför lägger systemet till en länk allra högst upp i brevet som mottagaren kan klicka på för att läsa brevet i en webbläsare. Om du inte anger någon text kommer Epostservice lägga till en standardtext. Avregistrera-text

25 Redigera ett brev 25 Dina mottagare måste ha möjlighet att avregistrera sig från brevet. Därför lägger Epostservice automatisk till en länk i brevet där mottagaren har möjlighet att avregistrera sig. Tänk på att skriva en lättbegriplig text för mottagaren. Om du inte anger någon text kommer systemet lägga till en standardtext. Schemalägg Med funktionen schemalägg kan du se till att brevet skickas ut en specifik tidpunkt. När du publicerar (nedan) så skickas brevet ut den valda tidpunkten istället för på en gång. Logga länkklick Om du inte är intresserad av att logga länkklick i just detta brev kan du välja bort länkloggning här. Anpassad textversion Med anpassad textversion kan du styra hur brevet ser ut för en mottagare som inte visar brevet i HTML - det vill säga ren text utan bilder eller formatering. Om du väljer alternativet Anpassad här dyker en knapp upp i verktygsfältet, där du kan formulera textversionen för hand. Fliken Övrigt Om ni har några egna fält som används i just denna mall så visas fliken Övrigt. Ställ in brevet som ni önskar och slutför med knappen Spara nere till vänster. Fliken "Övrigt" i brevets inställningar

26 26 Epostservice Publicera ditt brev När du är nöjd med innehållet och har skickat testbrev (knappen till höger om Publicera) så kan du klicka på Publicera. Om du schemalagt 25 brevet kommer det skickas angivet datum. I annat fall börjar det gå ut till mottagarna omedelbart (beroende på systemetsaktuella utskickskö). Dialogen för att publicera ditt brev Publicera som webbsida Att publicera brevet som en webbsida fungerar på samma sätt som ett brev. Ett brev kan vara publicerat både för webben och som ett nyhetsbrev; du väljer publiceringsalternativ under Inställningar Om du endast publicerar som webbsida ser knappen i verktygsfältet litet annorlunda ut: Ett godkännande visas precis som när du publicerar nyhetsbrev och sidan är sedan tillgänglig via den länk som visas i inställningar. 26.

27 Redigera ett brev 27 Ytterligare funktioner Kopiera brev Om du öppnar ett befintligt brev i redigeringsläge (klickar på dess beskrivning från t.ex. startsidan) så kan du skapa en kopia av brevet. Börja med att klicka på knappen Kopiera brev i verktygsfältet. Nu visas guiden för nytt brev, i steget Inställningar. Guiden kan utgå ifrån ett befintligt brev så det enda som hänt är att ditt befintliga brev blivit "valt" av guiden. Fortsätt genom guidens steg 11 så kommer du ha skapat en kopia av ditt befintliga brev. Guide - kopiera brev Kopiera tidigare innehåll Med denna funktion kan du importera stycken från ett tidigare skapat brev. Klicka på knappen Kopiera tidigare innehåll i verktygsfältet. Dina tidigare skapade brev visas i ett fönster.

28 28 Epostservice Expandera en grupp och klicka på brevet som du vill importera stycken ifrån. Innehållet i det valda brevet läggs till i ditt nya brev, under eventuella befintliga stycken. Kopiera tidigare struktur Denna funktion fungerar identiskt med Kopiera tidigare innehåll (ovan), med skillnaden att det är styckesmallarna som importeras, men inte innehållet. Fördelen är att du kan använda samma struktur som i ett tidigare brev utan att få med självaste text- och bildinnehållet. Lär dig mer: Använda texteditorn 45 Fliken Nyhetsbrev 29 Statistik 35 Enkäter 37 Bildbanken 34

29 Redigera ett brev 4 29 Nyhetsbrev På fliken Nyhetsbrev i Epostservice får du en samlad vy över alla utskick och enkäter. Brevmallar En brevmall är i princip en uppsättning fördefinerade värden som avgör hur ett brev / enkäter skapade med just denna mall fungerar. Skapa en ny mall Klicka på knappen Ny mall i verktygsfältet. Fliken Allmänt visas. Redigera en mall Klicka på ikonen inställningar till höger om mallens beskrivning. Fliken Allmänt visas. Fliken Allmänt 1. Ange namn på mallen. 2. Välj eventuellt en standardkategori (läs mer nedan).

30 30 Epostservice 3. Välj ett brevhuvud, en brevfot och en stilmall 7. Detta styr brevets utseende. 4. Välj vilka publiceringsalternativ 7 som ska vara standard för brev som skapas med mallen (nyhetsbrev / enkät / webbsida). 5. Till höger kan du kryssa i Låst eller Gömd för att påverka huruvida varje egenskap syns / går att redigera i brevets inställningar 23. Radera en mall Längst till höger om varje mall visas en papperskorg. Klicka på denna papperskorg för att radera mallen. Om det finns några brev skapade för mallen visas rutan Radera brevmall. Välj huruvida du vill behålla breven och slutför med knappen Radera nere till vänster. Fliken Nyhetsbrev Om du valt att publicera som nyhetsbrev används fliken med samma namn för att ange standardinställningar för de brev ni skapar med mallen. Adresslista Välj vilken adresslista 4 brev med denna mall som standard ska skickas till, om det finns någon sådan. Du kan skapa nya adresslistor av mottagare via fliken Adressbok 35. Avsändaradress Ange vilken av era avsändaradresser breven ska skickas ifrån. Kontakta oss för att lägga till en adress. Logga länkklick Alla länkar från dina nyhetsbrev loggas normalt sett för statistiken. Dock så kan ert konto vara inställt till att inte logga som standard och du kan i mallen bestämma om du vill att klicken ska loggas eller inte. Öppna i webbläsare Detta avser texten som alltid ligger längst upp i nyhetsbrevet. Här kan du ange en egen text för länken. Avregistrera-text Som ovan, men ligger längst ner i brevet och avser avregistrering av mottagarens e-postadress.

31 Nyhetsbrev Fliken Enkät Se kapitlet enkäter 37. Fliken Övrigt Om ni har några egna fält som används i just denna mall så visas fliken Övrigt. Fliken "Övrigt" i m allens inställningar Slutför med knappen Spara nere till vänster. Kategorier Ni kan använda kategorier för att vidare dela upp era utskick i t.ex. olika produktkategorier eller målgrupper. Hantera kategorier För att skapa eller redigera kategorier, klicka på just knappen Kategorier i verktygsfältet (från fliken Nyhetsbrev). 31

32 32 Epostservice Skapa en kategori Ange ett namn i textrutan och klicka på knappen Skapa kategori. Redigera en kategori Klicka på ikonen Redigera. Fönstret Redigera k ategori visas. Ändra namnet och slutför med knappen Redigera kategorinamn. Skapa brev Det finns fler sätt att skapa ett brev från fliken Nyhetsbrev. Skapa brev från mall Om du har grupperat på Mall (vilket är standard) så visas ikonen skapa brev till höger om varje brevmall Klicka på denna ikon så skapas ett brev med de egenskaper som angetts i mallen..

33 Nyhetsbrev Skapa tomt brev I verktygsfältet finns knappen Nytt brev visas.. Klicka på denna knapp så skapas ett nytt, tomt, brev och redigeringsläget Redigera brev På fliken Nyhetsbrev finns en ruta/lista längst upp i mitten på sidan där du kan söka bland dina brev. När du börjar skriva visas sökresultat automatiskt. Klicka på en träff i sökresultatet och sedan på knappen Redigera. Redigeringsläget 17 visas. Lär dig mer: Redigera ett brev Enkäter

34 34 5 Epostservice Bildbanken Nedan beskriver vi bildbankens funktionalitet och syfte i Epostservice.

35 Bildbanken 6 35 Adressbok På fliken Adressbok kan du hantera era adresslistor. En lista kan representera en kampanj eller en av era kundgrupper. En mottagare (e-postadress) kan vara medlem i flera adresslistor. Skapa en adresslista Från den här sidan finns det två sätt att skapa adresslistor - fylla i en beskrivning i fältet Namn och klicka på knappen Skapa eller starta guiden importera adresser i det vertikala verktygsfältet. 7 Statistik En av de stora fördelarna med Epostservice är den utförliga statistiken - dels över resultatet av ett brev eller en enkät och dels generell statistik över era kampanjer. Brevstatistik Från t.ex. startsidan klickar du på ikonen för att se statistik för ett publicerat brev:

36 36 Epostservice Generell statistik Under fliken Statistik i systemets huvudmeny kan du se olika typer av generell statistik i tabell- eller diagramläge:

37 Enkäter 8 37 Enkäter För att genomföra en enkät i Epostservice så gör du bäst i att publicera enkäten som en webbsida och länka in denna i ett nyhetsbrev, då alla e-postklienter inte klarar av att hantera enkäter direkt i breven. Genom att skicka ett nyhetsbrev gällande enkäten har du möjlighet att se vem som svarat. Nedan går vi igenom de olika stegen i denna process. Det är fördelaktigt om du är bekant med att skapa och redigera ett nyhetsbrev (föregående kapitel) först. Skapa en brevmall för enkäter Vi rekommenderar att du skapar en brevmall för dina enkäter under fliken Nyhetsbrev (huvudmenyn) först. Klicka på knappen Ny mall från fliken Nyhetsbrev och ange Publicera som enk ät- & webbsida enligt bilden nedan. Fortsätt sedan till fliken Enkät.

38 38 Epostservice På fliken Enk ät kan du dels kryssa i rutan för att begränsa mottagarna till att endast svara en gång och dels ange vilka sidor mottagarna kommer till när de besvarar enkäten, när enkäten är stängd och när de redan har gett sitt svar. Dessa sidor kan antingen vara externa (publicerade på er hemsida) eller "brev" i Epostservice publicerade som webbsidor 26. Slutför genom att klicka på knappen Spara nere till vänster.

39 Enkäter Skapa en enkät för webben Du skapar ett "brev" med enkätfrågor och publicerar detta brev för webben. Om du använder en mall för enkäter enligt ovan så har enkäten redan rätt inställningar från början. Kryssa annars i enkät samt webbsida i guiden 11 eller i brevets Inställningar 23 : Enkätens webbadress visas i inställningarna. Denna adress används när vi skickar ett nyhetsbrev med enkäten. På fliken Enkät under brevets inställningar kan du ange en e-postadress som blir meddelad om enkätsvar. 39

40 40 Epostservice För att skapa själva enkätinnehållet expanderar du Enkätstycken till vänster på sidan redigera brev. Som vanligt visas en förtydligande text när du för muspekaren över varje styckesmall. För frågor med flera svarsalternativ använder du ikonen [+] för att lägga till nya alternativ. Varje stycke i enkäten ("brevet") blir en enkätfråga - förutom det sista och viktigaste stycket: svarsknappen: Kom ihåg att alltid lägga till en svarsknapp längst ner i dina enkäter. Publicera till slut enkäten för webben, när du är nöjd med innehållet.

41 Enkäter 41 Länka in enkäten i ett brev Du har nu (enligt ovan) en publicerad enkät, tillgänglig via en webbadress (URL). Denna adress behöver vi länka in i ett nyhetsbrev. Ni kan använda den på t.ex. er webbsida också, men då är svaren alltid anonyma. 1. Skapa först ett nyhetsbrev (enklast med guiden 8 ). 2. Skapa ett stycke där du bjuder in mottagaren att besvara enkäten. 3. Markera texten som ska länka till enkäten och klicka på ikonen FastLink Manager

42 42 Epostservice 4. Fönstret för att länka in ett brev visas. Här går det att göra svaren anonyma om man vill. Framförallt så visas alla brev publicerade som webbsida och enkäter har en egen ikon så du lätt ska hitta dem. När du klickar på din enkät kommer texten du markerade i steg 3 länkas till enkäten. Om du inte kryssade i Anonoym så kommer länken referera till respektive mottagare vilket gör att du kan se vem som svarat vad.

43 Enkäter Enkätsvar När du har publicerat enkäten går det att visa svaren via ikonen statistik från bland annat startsidan Statistiken för en enkät innefattar hur mottagarna svarat och även vilka mottagare som svarat. Textsvar har ett [+] som du kan klicka på för att visa vad mottagarna har skrivit. Det finns dessutom fyra knappar längst ner i fönstret, där du t.ex. kan exportera resultatet. Lär dig mer: Redigera ett brev

44 44 Epostservice

45 Att använda texteditorn 9 45 Att använda texteditorn Detta avsnitt förklarar hur texteditorn för redigering av stycken dina brev fungerar. Allmänt om editorn Att klistra in från Microsoft Word Om du klistrar in från Microsoft Word kan problem uppstå med formateringen. Vanliga problem som uppstår är att bindestreck blir till frågetecken när du sparar ett stycke.därför rekommenderar vi att du undviker att klistra in material från Microsoft Word och endast använda dig av editorn för att skapa dina brev. Internet Explorer 6 Den nya editorn är inte tillgänglig för Internet Explorer 6, istället dyker den äldre versionen av editorn upp när du redigerar ett stycke. Kortkommandon Editorn har inbyggda kortkommandon för vissa av verktygen. Om du placerar muspekaren över ett verktyg kommer det eventuella kortkommandot visas bredvid verktyget. Översättning Editorns ursprungliga språk är engelska och vi arbetar på att översätta den löpande. Det kan tyvärr fortfarande förekomma engelska ord och uttryck i editorn. Verktygens bakgrundsfärg Ljusgrå indikerar att verktyget inte går att använda. Grå är verktyg som går att använda. Mörk grå verktyg används redan på den markerade texten. Lär dig mer: Översikt 46 Texthantering 47 Färgegenskaper 50 Klipp ut, kopiera och klistra in Ångra / Gör om 52 Grafik och länkar 54 Avancerat 61 51

46 Epostservice Översikt Editorns utformning Nedan presenteras de många funktioner som finns tillgängliga i editorn. Läs vidare om hur varje del fungerar på nästkommande sidor. Lär dig mer: Texthantering 47 Färgegenskaper 50 Klipp ut, kopiera och klistra in Ångra / Gör om 52 Grafik och länkar 54 Avancerat 61 51

47 Att använda texteditorn Texthantering Stilar Här kan du välja en fördefinerad stil. För att skapa en rubrik kan du t.ex. välja Rubrik 1 med texten markerad. Teckensnitt I listan till höger om stilar kan du välja ett av de teckensnitt som fungerar med mail. Markera en text och välj du det teckensnitt du vill använda. Teckenstorlek Om du vill ändra textstorlek på en markerad text väljer en teckenstorlek. Du kan välja teckenstorlek både i punkter (pt) och pixlar (px). Editorn kommer automatisk att göra om punkter till pixlar. Observera att exempelvis 8pt inte är detsamma som 8px utan istället motsvarar 10px. Justering av innehåll Med de olika knapparna till höger om teckenstorlek kan du ange den markerade textens justering. Vänsterjustera

48 48 Epostservice Centrera Högerjustera Autojustera rak höger- och vänsterm arginal Textegenskaper Dessa är den kanske mest vanligt använda funktionerna som du säkert känner igen från andra verktyg. Fetstil Kursiv stil

49 Att använda texteditorn Understruken Genom struken Indrag Öka indrag Minska indrag Skapa listor Skapa en num rerad lista Skapa en punktlista 49

50 50 Epostservice Lär dig mer: Översikt 46 Färgegenskaper 50 Klipp ut, kopiera och klistra in Ångra / Gör om 52 Grafik och länkar 54 Avancerat Färgegenskaper Bakgrundsfärg Du ändrar bakgrundsfärgen för en markerad text genom att klicka på verktyget och välja en färg. Exempel: Gul bakgrundsfärg Förgrundsfärg Du ändrar förgrundsfärgen för en markerad text genom att klicka på verktyget och välja en färg. Exempel: Röd förgrundsfärg Egen förgrundsfärg För att använda en färg som inte är fördefinierad markerar du din text och använder detta verktyg för att ta fram din nyans. En palett visas där du kan ange en egen färgkod eller klicka i verktyget för att hitta precis rätt färg. Slutför med knappen Ok nere till vänster.

51 Att använda texteditorn Lär dig mer: Översikt 46 Texthantering 47 Klipp ut, kopiera och klistra in Ångra / Gör om 52 Grafik och länkar 54 Avancerat Klipp ut, kopiera och klistra in Klipp ut För att klippa ut ur editorn markerar du det material du vill klippa ut och klickar sedan på verktyget. 51

52 52 Epostservice Kopiera För att kopiera från editorn markerar du det material du vill kopiera och klickar sedan på verktyget. Klistra in För att klistra in i editorn klickar du på verktyget och det du har kopierat kommer att placeras vid markören i editorn. Lär dig mer: Översikt 46 Texthantering 47 Färgegenskaper 50 Ångra / Gör om 52 Grafik och länkar 54 Avancerat Ångra / Gör om Ångra Om du vill ångra något kan du klicka direkt på verktyget för att ångra den senaste ändringen. Klickar du istället på den lilla svarta pilen till höger kommer en historik upp över de ändringar du gjort.

53 Att använda texteditorn 53 Genom att välja en ändring i listan återgår du till hur dokumentet såg ut innan den valda ändringen gjordes. Den senaste ändringen ligger högst upp i listan. Gör om Om du ångrat av misstag går det att gå framåt (där ångra är bakåt) i historiken. Klicka på knappen Gör om eller den lilla svarta pilen, som fungerar på samma sätt som ångra (ovan). Lär dig mer: Översikt 46 Texthantering 47 Färgegenskaper 50 Klipp ut, kopiera och klistra in Grafik och länkar 54 Avancerat 61 51

54 Epostservice Grafik och länkar Horisontell linje Vertyget infogar en horisontell linje Infoga bild Klicka på verktyget för att infoga en ny bild. Fönstret välj bild visas. Till vänster av fönstret väljer du bild genom att kllicka på den. Bilden kommer automatisk att förhandsgranskas till höger.

55 Att använda texteditorn 55 Information om bilden - Alt. text Den text som visas istället för bilden om inte användaren kan se bilder i sin webbläsare. Marginaler - Horisontell och Vertikal Anger bildens marginaler i förhållande till omgivande text som ett numeriskt värde (px). Justering Anger hur bilden ska justeras - med t.ex. vänsterjustering kommer omgivande text skrivas ut till höger om bilden. Url till bild Här visas den publika adress bilden har för en vald eller uppladdad (nedan) bild, men du kan också klistra in adressen till en extern bild. Knappen Ladda upp bild(er) Här kan du ladda upp en bild direkt. Klicka på knappen Ladda upp bild(er) uppe till vänster. Rutan ladda upp bilder visas. När du klickar på knappen Ladda upp bild(er) här så får du välja en bild från din dator. Bilden kommer då infogas i stycket direkt. Förinställda länkar Om ni har lagt upp en Länksamling via administrationssidan (separat manual) så visas dessa adresser här. Avlänka Om du vill ta bort länkningen av en text eller en bild markerar du denna och klickar på verktyget.

56 56 Epostservice

57 Att använda texteditorn Infoga länk Markera den bild eller text du vill omvandla till en länk. Klicka sedan på verktyget och ett nytt fönster öppnas. Fliken Länk Typ Välj typ av länk. Vanligaste typen är http: för webbsidor. URL Skriv in dem adress du vill länka bilden eller texten till. En www-adress måste inledas med T.ex. " istället för " Länktext Texten som syns i dokumentet. Har du markerat en text kommer den automatiskt fyllas i här. 57

58 58 Epostservice Befintligt Ankare Länkens mål - vanligtvis Nytt fönster. Tooltip Tooltip är en gul ruta med text som visas om du för muspekaren över länken.

59 Att använda texteditorn 59 Fliken Ankare Här kan du skapa ett "Ankare" i din text som du kan länka till. Används bland annat då du vill hoppa snabbt till ett stycke från t.ex. en innehållsförteckning. Med styckesmallen Innehållsförteckning sköts dock detta normalt sett automatiskt.

60 60 Epostservice Fliken E-post Om länken leder till en e-postadress så hanterar du det på denna flik. Adress Epostadressen som skall ta emot brev från denna länk. Länktext Den text som visas i texten. Har du markerat en text kommer denna att automatiskt fyllas i här. Rubrik Anger ämnesrad i epostmeddelandet. Infoga symbol Klicka på verktyget för att infoga en symbol du vill ha i ditt material. Välj sedan den symbol du vill infoga. Lär dig mer:

61 Att använda texteditorn Avancerat Avancerat Här kan du fördjupa dig i editorns mer avancerade funktioner. Lär dig mer: Sök och ersätt 61 Editorns olika lägen Tabellhantering Sök och ersätt Verktyget Sök och ersätt låter dig dels hitta en viss fras och dels ersätta alla förekomster av en viss fras med en annan. Fliken sök Skriv in ordet du söker efter, då blir det första ordet som matchar kriteriet i editorn markerat. Om du vill söka vidare efter ordet i editorn klickar du bara en gå till på knappen Sök. Sökmöjligheter Den första kryssrutan kryssar du i om sökningen skall ta hänsyn till versaler och gemener. Om du söker efter TEST kommer sökningen matcha på TEST men inte Test. Riktning Som standard söker du uppifrån och ner. Du kan byta håll om du vill.

62 62 Epostservice Fliken Ersätt Här kan du ersätta en fras med en annan. 1. Skriv in det ord du vill ersätta i fältet Sök. 2. Skriv sedan in ordet du vill ersätta med i Ersätt med. Nu kan du välja att Ersätta alla, vilket ersätter ordet på alla ställen, beroende på position och om du söker upp eller ner. Vill du istället granska varje sökträff innan du ersätter, väljer du Sök nästa. Du får då se sökträffen markerad i din text och kan välja Ersätt om du vill ersätta eller Sök nästa för att söka vidare. Lär dig mer: Editorns olika lägen Tabellhantering 64 63

63 Att använda texteditorn Editorns olika lägen Designläge Detta är det rekommenderade läget för redigering av stycken. HTML-läge Om du behärskar HTML kan du gå in i HTML-läge och redigera. Det går även bra att skapa brev i någon annan HTML-editor än den som Epostservice erhåller och klistra in koden i HTML-läge. Det du bör tänka på att alla (X)HTML-koder för webben inte fungerar i brev. Förhandsgranska Om du vill se hur stycket kommer att se ut klickar man på Förhandsgranska -läget. Om du har valt detta läge skall du inte klicka på arbetsytan då dina ändringar kommer att förloras. Lär dig mer: Sök och ersätt 61 Tabellhantering 64

64 Epostservice Tabellhantering Infoga tabell Det finns två olika tillvägagångssätt att infoga en tabell i sitt stycke. Det enklaste sättet är att klicka en gång på Infoga tabell -verktyget och sedan föra muspekaren över de små rutorna, i fönstret som visas, för att välja hur tabellen ska se ut. Det andra sättet är att klicka på Tabellguide. När du klickar på tabellguide dyker ett nytt fönster upp.

65 Att använda texteditorn 65 Tabelldesign Under fliken tabelldesign utformar du din tabell. Tryck på bort celler i bredd respektive höjd. eller bredvid kolumner respektive rader för att lägga till eller ta Om du vill sammanfoga exempelvis ruta 1 med ruta 2 klickar du på ruta 1, sedan klickar du på intill Kolumnspann.

66 66 Epostservice Tabellegenskaper Under denna flik kan du hantera hela tabellens egenskaper i detalj. Dimensioner Höjd Tabellens höjd i pixlar. Du kan även använda procent av totalt utrymme om du % skriver efter värdet. Bredd Tabellens bredd i pixlar. Du kan även använda procent av totalt utrymme om du % skriver efter värdet. Layout Bakgrundsfärg För att byta bakgrundsfärg klickar du på färgväljaren för bakgrundsfärg. Justering Här angee du önskad justering för tabellen. Cellutrymme Cellutrymme är utrymmet mellan cellerna och anges i pixlar Cellutfyllnad Cellutfyllnad är utrymmet till cellens kant inuti cellen och anges i pixlar.

67 Att använda texteditorn Ramar Miniatyren av tabellen ger en förhandsvisning av hur tabellens och cellernas kanter kommer att se ut. Ramfärg: För att ändra färgen på tabellens kanter klickar du på verktyget Ramfärg och väljer den ramfärg man önskar. Ramstorlek Om du vill öka ramstorleken på cellerna i tabellen fyller du värdet under Rambredd. 67

68 68 Epostservice Cellegenskaper Det egenskaperna du anger in för en cell kommer inte att synas under Förhandsgransk ning. Egenskaper visas under Cellegensk aper när du klickar på en cell, som då blir markerad i en mörkare nyans än de omgivande cellerna. Höjd Bestämmer höjden för tabellcellen i pixlar. Bredd Sätter bredden för tabellcellen i pixlar. Justering Med hjälp av verktyget Justering och väljer du hur innehållet skall justeras, Bakgrundsfärg För att ändra bakgrundsfärg klickar du på verktyget och väljer bakgrundsfärg. Lär dig mer: Sök och ersätt 61 Editorns olika lägen 63

69 Index Index Indrag 49 Infoga tabell 64 Inställngar 24 Inställningar 11, 23 -AAdresser 13 Adresslista 4, 12 anonyma 37 Användare 4 -JJustering -K- -BBild 21 Bildbank 34 Brev 4, 41 Brevfot 7, 23 Brevhuvud 7, 23, 29 Brevinställningar 11 Brevmall 8, 10, 29, 37 Brevmallar 29 Brevstatistik 35 -CCell CSS CSV Katalog 21 kategori 23, 31 Kategorier 31 Klipp ut 51 Klistra in 51 Kopiera 27, 51 Kopiera tidigare innehåll Kopiera,Brev 27 Kortkommandon LListor 49 Länka 41 Länkar M- -DDesign 7 Dokumentnamn Mall 19, 29, 30, 31, 37 Matcha 14 -N- 23 -E- Nyhetsbrev Editorn 45 Enkät 7, 8, 11, 23, 37, 39, 41, 43 E-postadress 4 Excel 14 -F- 24, 30, 32 -PPublicera 7, 11, 23, 26 Publicera för webben 8 Publiceringsalternativ 4 -R- Fliksystem 6 Företag 4 Radera 19, 30 redigera 29, 31 redigeringsläge 8 -GGrafik 54 Guide 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 16 Gör om 53 -HHemsida IImport 14 Importera 13, 14 -SSchemalägg 17, 25 Sidfot 29 Sidreferens 5 skapa 29, 31 Skapa brev 32 Slutför 16 Statistik 36, 43 69

70 70 Epostservice Stilar 47 Stilmall 7, 23, 29 Stycke 19, 21 Stycken 18, 27 Styckesmallar 19 Support 5 Svar 43 Sök 61 -TTabell 64 Teckensnitt 47 Teckenstorlek 47 Text 14 Textegenskaper 48 -UUppdateringar 5 -WWebb 7, 11, 39 Webben 26 Webbläsare 4 Webbsida 23 Verktygsfält 6 -ZÅngra 52 Ärenderad 11 Översättning 45 Övrigt 31

71 Ökar din lönsamhet MultiNet P.O Box S STOCKHOLM Tel: Fax: info@multinet.se