Tjänsteskrivelse. Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport Vår referens. Karina Månsson HR konsult KN-KFÖ

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 Datum Vår referens Karina Månsson HR konsult Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2013 KN-KFÖ Sammanfattning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. Ett viktigt område är medarbetarnas arbetsmiljö. Den årliga arbetsmiljörapporten tas fram av kulturförvaltningens partssammansatta arbetsmiljögrupp i syfte att följa upp och mäta arbetsmiljön inom förvaltningen. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att med godkännande lägga informationen till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till kulturförvaltningens arbetsmiljörapport 2013 Beslutsplanering Kulturnämnden Ärendet Information till kulturnämnden enligt arbetsmiljörapport Ansvariga Elisabeth Lundgren SIGNERAD

2 Arbetsmiljörapport 2013 Malmö stad Kulturförvaltningen Handläggare: Karina Månsson Arbetsmiljörapport 2013 (avser perioden ) Inledning Gemensam implementering av samverkan och arbetsmiljö Rehabiliteringsprocessen Sjukfrånvaro och frisknärvaro i siffror Friskvårdsbidrag Årlig arbetsmiljökartläggning/skyddsrond Incidentrapporter Utbildningsinsatser Arbetsmiljögruppen Handlingsplan KULTURFÖRVALTNINGEN Södergatan MALMÖ Tel Org.nr kulturkansli@malmo.se

3 2 (12) Inledning Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Det handlar om allt från trygghet i arbetet till tydlighet i organisationens mål och uppdrag. För att kunna uppnå förvaltningens mål att angå fler är det viktigt att alla medarbetare har en god möjlighet att vara delaktiga, ta ansvar och använda sitt inflytande. Ett viktigt område är medarbetarnas arbetsmiljö. Arbetsprocess, arbetsmiljörapport HR-konsult på förvaltningen håller i processen att årligen göra arbetsmiljörapporten. Som stöd i detta arbete har förvaltningsrådet utsett en partssammansatt grupp, arbetsmiljögruppen. Arbetsmiljörapporten upprättas inför förvaltningsrådets årliga möte med arbetsmiljötema (detta år i september) med syfte att följa upp och mäta temperaturen på arbetsmiljön inom förvaltningen. Gemensam implementering av samverkan och arbetsmiljö Arbetsgivarutskottet fattade under våren 2012 beslut om ett gemensamt arbetssätt (process) för arbetsmiljö. Arbetet med att ta fram förslaget om gemensamt arbetssätt skedde partsgemensamt. Processen innebär inget nytt arbetssätt utan utgår från föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete SAM och innehåller det som ska vara kommungemensamt vad gäller mallar, rutiner och policy. Under början av året slutförde den partssammansatta gruppen (PSG) arbetet med att samverka fram ett nytt samverkansavtal som ersätter Samverkan Malmö stad från Avtalet undertecknades av alla parter den 29 mars och gäller från och med Förändringarna i avtalet återfinns framför allt i arbetsmiljö- och hälsofrågor. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete sker på alla nivåer via medarbetare i den dagliga verksamheten, arbetsplatsträffar och representativ samverkan till förvaltningsråden som är skyddskommitté. I detta arbete förtydligas skyddsombudens roll. Ytterligare förändringar i avtalet är att det nu finns en tydlig koppling till Malmö stads HR-processer i arbetsmiljö och rehabilitering samt framtagande av en partsgemensam utbildning i samverkan och arbetsmiljö. Som ett led i att förbereda inför implementeringen av samverkan och arbetsmiljö genomförde representanter för den partsammansatta gruppen dialogträffar med förvaltningars förvaltningsråd under maj-

4 3 (12) juni. Vid dialogträffarna framgick att de stora utmaningarna för många förvaltningar är arbetsplatsträffarna, främst vad gäller innehåll och antal deltagare samt att integrera arbetsmiljöfrågorna i verksamhetsutvecklingen. Implementeringen pågår mellan juni 2012 till juni 2013 och genomförs som ett projekt med partsgemensamt projektledarskap. Projektet är uppbyggt i tre delar. Första delen innebar att förvaltningsråden skulle göra en överenskommelse om lokal anpassning av sin samverkansorganisation och representation. Den andra delen i implementeringen, påbörjades i oktober 2012 och omfattade utbildning till representanter i samverkansgrupp samt övriga chefer och skyddsombud. Syftet med utbildningen var att öka kunskaperna och medvetenheten om samverkan och dess betydelse för utveckling av verksamheterna samt att integrera arbetsmiljöarbetet i samverkan. I den tredje delen i implementeringen som genomförs mellan januari och juni 2013 kommer alla medarbetare att få lära sig mer om samverkan och sin roll i arbetsmiljöarbetet genom e-learning. Rehabiliteringsprocessen Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott beslutade i november 2009 om att Malmö stad ska ha ett gemensamt arbetssätt för rehabilitering, processen rehabilitera. Under 2012 hade processgruppen bland annat möten med fackliga företrädare från kommuncentral samverkan och förvaltningarnas kontaktpersoner inom rehabilitering i syfte att ha en dialog kring processens olika delar samt att förtydliga och utveckla den ytterligare. Under 2012 utförde kulturförvaltningen en utbildning för chefer/ledare i rehabiliteringsprocessen i syfte att förbättra kvaliteten i rehabiliteringsarbetet. En väl fungerande rehabiliteringsprocess är en förutsättning för att minska sjukfrånvarons omfattning och längd. I rehabiliteringsprocessen tydliggörs bland annat vikten av aktiva och tidiga insatser vid sjukfrånvaro samt insatser vid upprepad korttidsfrånvaro. Målet är att genom minskad frånvaro uppnå kontinuitet i verksamheterna och därmed bättre service till malmöborna.

5 4 (12) Rehabilitering på grund av korttidsfrånvaro Chefen (i samråd med HR- konsult) följer kontinuerligt upp vilka medarbetare som har fler än sex sjukfrånvarotillfällen under den senaste tolvmånadersperioden. För 2011 var den siffran 18 personer, dvs 4,5%. För 2012 var motsvarande siffra 19 personer, dvs 4,6%. Därefter kallar chefen till samtal med berörd medarbetare. Hälsosamtal (Feelgoodprojektet) Kulturförvaltningen följer Malmö stads rehabiliteringsprocess gällande all sjukfrånvaro. Förutom detta har vi en förstärkt rutin för att hantera korttidsfrånvaro. Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro (mer än 6 ggr per 12 månader) bokas genom rekvisition (via chef samt HR) direkt till Case Manager/Hälsocoach på Feelgood för ett s k hälsosamtal. Efter hälsosamtalet görs en sammanfattande bedömning som redovisas för medarbetare och chef. Samtidigt formas en hälsoplan för fortsatta insatser. Återkopplingen sammanställs skriftligen till individ och arbetsgivare. Medarbetaren ska informeras om möjlighet till facklig medverkan inför mötet med Feelgood. Feelgoodprojektet drogs igång hösten Den allmänna uppfattningen är att möjligheten till hälsosamtal upplevs positivt av såväl chefer som medarbetare. Rehabilitering på grund av långtidsfrånvaro Under 2012 var 32 personer, dvs 7,8% sjukskrivna längre period än 14 dagar. Motsvarande siffra från 2011 var 8,5%. När det gäller längre sjukskrivningar är Försäkringskassan involverade i rehabiliteringsprocessen. Förvaltningen har tillgång till två handläggare på försäkringskassan.

6 5 (12) Sjukfrånvaro och frisknärvaro i siffror Frisknärvaro Frisknärvaron visar den procentuella andelen av medarbetarna som inte har haft någon sjukfrånvaro under året. Källa: Personec utdata Plus-rapporter Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2007 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2008 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2009 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2010 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2011 Andel medarbetare utan sjukfrånvaro 2012 Kulturförvaltningen Malmö stad 45,53 % 37,38 % 46,45 % 37 % 41,41 % 34,87 % 42,66 % 36 % 39,41 % 35,4% Totalt 39,69 % Kvinnor: 34,06% Män: 48.82% 32,7% Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i % Kulturförvaltningen Malmö stad Sjukfrånvaro ,37 6,78 Sjukfrånvaro ,40 6,12 Sjukfrånvaro ,72 5,41 Sjukfrånvaro ,62 4,68 Sjukfrånvaro ,92 4,02 Sjukfrånvaro 2011 Totalt: 3,0 Kvinnor: 3,66 Män: 1,89 Sjukfrånvaro 2012 Totalt: 3,08 Kvinnor: 3,72 Män: 2,03 4,48 4,90 3,05 5,11 5,62 3,36

7 6 (12) Sjukfrånvaro på institutionsnivå Källa: HRut Institution, sjukfrånvaro i % Malmö Kulturstöd Sjukfr Sjukfr Sjukfr Sjukfr Sjukfr ,72 3,29 3,95 1,61 Tot: 1,15 K: 1,29 M: 0,91 Kulturkansliet 2,64 2,59 0,84 0,61 Tot: 0,94 K: 0,76 M: 1,83 Konsthallen 0,52 0,45 2,79 1,77 Tot: 2,10 K: 1,82 M: 2,37 Kulturskolan 3,86 4,21 7,73 4,15 Tot: 1,65 K: 1,30 M: 2,05 Stadsbiblioteket 3,79 2,50 3,86 2,43 Tot: 4,15 K: 4,67 M: 2,31 Stadsarkivet 6,41 4,05 8,53 5,93 Tot: 2,30 K: 2,61 M: 2,04 Malmö Museer 5,12 5,85 7,82 4,66 Tot: 4,30 K: 6,01 M: 2,30 Malmö Konstmuseum 8,63 9,54 16,8 3,85 Tot: 1,50 K: 1,62 M: 1,43 Kulturförv.ledning 2,96 1,68 Tot: 0,06 K: 0,11 M: 0.0 Kommentar till sjukfrånvaron på institutionsnivå: Det är i allmänhet de långa sjukskrivningar som ger utslag (både uppåt och neråt) på sjukfrånvarotalet. Sjuklönekostnader Kulturförvaltningens totala sjuklönekostnad för 2012 uppgick till 1,26 miljoner kronor. Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron (dag 1-14) motsvarade 1,16 miljoner kronor, det vill säga 92 % av de totala sjuklönekostnaderna.

8 7 (12) Friskvårdsbidrag På kulturförvaltningen erbjuds medarbetare med mer än sex månaders anställning en ersättning för kostnader i samband med friskvård med högst kronor. Timanställda med bemanning 60 dagar eller mer kan få ersättning upp till 200 kronor per år. Anställd tre till sex månader får ersättning upp till 600 kronor per år. Föräldraledig och sjukskriven medarbetare kan också ta del av friskvårdserbjudandet. Ersättning enligt Skatteverkets regler utgår för kostnader i samband med: Motionsaktiviteter t ex gymnastik, styrketräning, spinning, bowling, simning och aerobics Racketsporter till exempel bordtennis, tennis, badminton och squash Lagsporter till exempel volleyboll, fotboll, handboll och innebandy Friskvårdsaktiviteter till exempel tai chi, qi-gong, massage, kostrådgivning och information om stresshantering samt rökavvänjningskurs Hälsoprofil via Feelgood Enligt Skatteverkets regler är det inte tillåtet att ersätta till exempel kostnader för redskap eller kringutrustning. Kostnader för hälsoundersökning ersätts inte heller. För detaljerad information angående reglerna, se: Under 2012 utnyttjades friskvårdsbidraget av 39 % av medarbetarna inom kulturförvaltningen till en summa av :- vilket ger ett snitt per 889:- per person av de som använt sig av bidraget.

9 8 (12) Årlig arbetsmiljökartläggning/skyddsrond I början av år 2013 inleddes arbetet med de årliga arbetsmiljökartläggningarna/skyddsronderna (gällande 2012) inom kulturförvaltningen. I februari fick alla institutionschefer ett dokument som beskrev processen och att skyddsronderna skulle vara genomförda i slutet av april. Återkopplingen från institutionerna och de fackliga organisationerna är att skyddsronderna har fungerat bra. Samtliga institutioner har arbetat aktivt under våren med att kartlägga arbetsmiljön enligt de gemensamma rutinerna och sammanställningar har inkommit från samtliga institutioner. De mest förekommande frågorna är: Kulturförvaltningens verksamheter möter i varierande grad malmöbor i olika sammanhang och det är viktigt att medarbetarna känner sig trygg i dessa möten. Det vore önskvärt att utreda institutionernas olika säkerhetsbehov, skapa bra rutiner samt ge en regelbunden förvaltningsgemensam utbildning så att förutsättningar skapas för trygga arbetsplatser. Exempel på sådana utbildningsområden skulle t ex kunna vara säkerhetsfrågor, hot och våld och kundbemötande. Även gemensam brand- och förstahjälpen-utbildning efterfrågas. Från vissa institutioner har möjligheten att göra en större psykosocial arbetsmiljökartläggning efterlysts. Verktyg för detta finns i Malmö stads nya arbetsmiljöprocess. Vid behov kan även Företagshälsovården vara behjälplig. Därutöver kan särskilt nämnas: På Stadsbiblioteket finns det fortfarande medarbetare som uttrycker att de upplever såväl fysisk som mental stress. Vid förra kartläggningen framkom att bl.a. att organisationen ibland upplevs som splittrad och att internkommunikationen inte alltid fungerar. Arbete har genomförts i ledningsgruppen för att stärka organisationen och skapa förutsättningar för ökad samordning av verksamhetens olika delar. Bl.a. har internkommunikationen kompletterats med återkommande personalmöten och ledningens veckobrev. Samtidigt har

10 9 (12) organisationen förtydligats och tidigare team gjorts om till enheter fr.o.m. den 1 januari Det skapar förutsättningar för varje chef att ta ett större reellt ansvar för ekonomi, personal och verksamhet och ger en tydligare ledningsstruktur. För Malmö Museer är de stora bristerna vad gäller värme och ventilation ett generellt problem i alla byggnader. Fotograferna på Malmö Museer upplever att deras arbetsflöden är betydligt långsammare än vad de borde vara i förhållande till de datorer och den datorkapacitet som de faktiskt arbetar med. De anser att mycket går att härleda till att arbetet är plattformsbaserat. De upplever också att kontakten med IT-service är så pass tidskrävande och ofta inte leder till några större förbättringar att de ofta drar sig från att söka hjälp när det krånglar. Resultatet är stress och irritation bland medarbetarna i det dagliga arbetet. Förlorad arbetstid och därmed också slöseri med såväl personalresurser som ekonomiska resurser. Utbildning i första hjälpen är ett fortlöpande behov och skulle kunna anordnas centralt inom förvaltningen då det berör de flesta institutioner. Malmö Konsthall har behov av lokaler för lagring av material och återvinning vilket vore bra inte minst ur miljösynpunkt. Vidare saknar Malmö Konsthall en funktionell transportingång, skyddsgaller i hiss/kanslibyggnad samt märkning av elkablar och säkringar. Stadsarkivet framför att förändringar i arbetsplatser som berör flera institutioner inom förvaltningen bör behandlas samlat och institutionsövergripande. Synpunkter på processen: Uppfattningen från institutionerna är att engagemanget har varit stort under processen. Att tänka på inför nästa års arbetsmiljökartläggning (gällande 2013): Fortsätt påminna i rutinerna vilka som ska kallas till skyddsronderna - och kalla i god tid! Uppföljning av arbetsmiljökartläggningen bör ske kontinuerligt, förslagsvis på kommande APT:n. Checklistan ska ses som ett levande dokument.

11 10 (12) Incidentrapportering Rutinerna vid arbetsskador och tillbud finns utförligt beskrivna i arbetsmiljöprocessen. Medvetenheten på kulturförvaltningen om dessa rutiner har ökat väsentligt men vi kan alltid bli ännu bättre på att sprida information och att verkligen rapportera in allt som sker, både verkliga olyckor samt tillbud. Som ett led i detta har incidentrapportering förts upp som en stående punkt på dagordningen för samverkan både på lokal nivå samt förvaltningsnivå. Samtliga arbetsskador och tillbud ska rapporteras på särskild blankett. Denna blankett ska skrivas under av såväl chef som skyddsombud och kopia ska skickas till kulturkansliets HR-avdelning. 29 incidenter har inrapporterats under 2012: 2 olycksfall på arbetsplats med lättare fysiska skador 4 färdolyckor till/från arbetet 6 hot/ trakasserier 5 vandalisering/ stöld 4 brister i underhåll 2 fallolyckor/ sjukdom besökare 2 fallolyckor medarbetare 2 inandning av oren luft IT-stöd för processen Stadskontorets avdelning för trygghet och säkerhet arbetade 2011 och 2012 med att införa ett IT-stöd för hantering av egendomsskada. Systemet testades även för hantering av arbetsskador och tillbud. Under hösten 2012 anpassades systemet till att följa arbetsmiljöprocessen. Dialog och ställningstagande om införande av systemet i Malmö stad kommer ske under 2013.

12 11 (12) Utbildningsinsatser Arbete pågår med att ta fram ett koncept för den kommungemensamma utbildningen i arbetsmiljö, samverkan och hälsa. Planerad driftstart är preliminärt oktober Målgrupp: Chefer/ledare/fackliga företrädare samt skyddsombud Hälsa i fokus I samband med den europeiska arbetsmiljöveckan och skyddsombudens 100-års jubileum anordnade processgruppen en inspirationseftermiddag på temat Hälsa i fokus. Målgrupp var chefer, skyddsombud, HR-medarbetare samt fackliga representanter i samverkansgrupp och drygt 145 personer deltog i arrangemanget, däribland skyddsombud och representanter från kulturförvaltningens arbetsmiljögrupp. Arbetsmiljögruppen Under året har kulturförvaltningens partsammansatta arbetsmiljögrupp bland annat arbetat med att ta fram en hot- och våldpolicy samt att revidera checklistan för arbetsmiljökartläggningen. Kommungemensamma policys avseende Hot och våld, Kränkande särbehandling samt Alkohol och droger kommer att tas fram av Malmö stads processgrupp för arbetsmiljö under senare delen av Då en av de främsta uppgifterna för kulturförvaltningens arbetsmiljögrupp har varit att ta fram förvaltningsspecifika arbetsmiljöpolicys har förvaltningsrådet beslutat att tillsvidare låta arbetsmiljögruppen vara vilande. Arbetsmiljögruppen fortsätter att fungera som en arbetsgrupp till förvaltningsrådet och kallas in vid behov.

13 12 (12) Handlingsplan Det gemensamma arbetssättet för Malmö stads systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) beslutades av arbetsgivarutskottet den 11 april Målsättningen är att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som bidrar till ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil samt ger förutsättningar för kvalitet och resultat i verksamheten. Kulturförvaltningens arbetsmiljöpolicy är återkallad (liksom alla övriga förvaltningars individuella arbetsmiljöpolicys) för att ersättas av en gemensam arbetsmiljöprocess gällande för hela Malmö stad. Hälsa/arbetsmiljö-avsnittet i personalpolicyn utgör Malmö stads arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöpolicyn visar kommunens övergripande målsättning och viljeinriktning för det långsiktiga arbetet med att uppnå en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöprocessen som är en beskrivning av Malmö stads SAM innehåller de riktlinjer, rutiner och verktyg som ska vara gemensamma för samtliga förvaltningar. Förvaltningarna kan behöva komplettera med lokala riktlinjer, rutiner och särskilda instruktioner inom vissa områden utifrån vilka riskkällor som finns För att underlätta överblicken i arbetsmiljöarbetet kommer processgruppen för arbetsmiljö även ta fram ett årshjul för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska planeras och genomföras årligen. Årshjulet tar bland annat upp framtagande av arbetsmiljöplan på respektive förvaltning med operativa mål(aktiviteter) utifrån arbetsmiljöpolicyn samt den årliga uppföljningen av systemet för SAM. Arbetsmiljöplanen beslutas i nämnden, normalt i samband med budget och verksamhetsplan. Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet ska finnas på alla nivåer i verksamheten. Årshjulet kommer att kommuniceras ut så snart det är klart tillsammans med stöddokument för framtagande av arbetsmiljöplan. Förvaltningens uppdrag 2013 Implementera den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen i förvaltningen samt kvalitetssäkra och anpassa lokala rutiner och riktlinjer i förhållande till arbetsmiljöprocessen.