Systemdrift och systemförvaltning centrala verksamhetssystem Service Desk

Transkript

1 SID 1 (16) Bilaga 8 Avtalsvillkor Förfrågningsunderlag Systemdrift och systemförvaltning centrala verksamhetssystem Service Desk STOCKHOLM. Telefon Fax Org. nr Besöksadress: Ragnar Östbergsplan 1

2 SID 2 (16) 1 INLEDNING Avtalet omfattar ett helhetsåtagande för drift och förvaltning av stadens centrala verksamhetssystem/upprätthållande av en Service Desk-funktion. Leverantören ska leverera tjänsterna på ett sådant sätt att de tillgodoser stadens behov av hög tillgänglighet, driftsäkerhet, tillförlitlighet, skalbarhet och säkerhet avseende stadens verksamhetssystem/service Desk. Leveransen ska präglas av proaktivitet och lyhördhet och leverantören förväntas arbeta med ständiga förbättringar för att säkerställa en kostnadseffektiv driftsäker leverans. Leverantören förväntas genom samarbete med staden få en god förståelse för stadens verksamhet. 2 AVTALSPARTER Mellan Stockholms stad med organisationsnummer , samt bolag och stiftelser enligt avtalsbilaga Förteckning över deltagande bolag och förvaltningar nedan, gemensamt kallade staden, och XXX med organisationsnummer AABBCC-DDEE, nedan kallad leverantören, har följande avtal träffats om leverans av systemdrift och systemförvaltning av centrala verksamhetssystem/service Desk. Beslut om förändringar i stadens organisation, konkurrensutsättning, bolagisering, försäljning av verksamhet eller andra liknande omständigheter som påverkar detta avtal kan komma att fattas under avtalstiden. Process för avveckling framgår av punkt 29 nedan. 3 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av detta avtal inklusive avtalsbilagor. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om handlingarna innehåller motstridiga uppgifter ska handlingarna gälla i nedan nämnd ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Årliga volymjusteringar 3. Detta avtal med följande avtalsbilagor: avtalsbilaga Säkerhetsskyddsavtal avtalsbilaga Begrepp och definitioner avtalsbilaga Införande avtalsbilaga Samverkan avtalsbilaga Tjänstebeskrivning avtalsbilaga SLA avtalsbilaga Prislista avtalsbilaga Säkerhetskrav avtalsbilaga Säkerhetsprogram för Stockholms stad avtalsbilaga Riktlinje för informationssäkerhet avtalsbilaga Styrande dokument avtalsbilaga Förteckning över deltagande bolag och förvaltningar avtalsbilaga Faktureringsrutiner avtalsbilaga Förfrågningsunderlag inklusive kvalificeringsunderlag, svar på frågor, eventuella kompletteringar och förhandlingsprotokoll avtalsbilaga Leverantörens anbud inklusive anbudsansökan, eventuella gjorda förtydliganden och kompletteringar. Vid tolkning av begrepp gäller avtalsbilaga Begrepp och definitioner som utgångspunkt, om inte sammanhanget tydligt föranleder något annat.

3 SID 3 (16) 4 AVTALSPERIOD Detta avtal gäller från och med avtalstecknande till och med , med möjlighet för staden till förlängning i ytterligare två (2) plus två (2) år, således längst till och med Avtalet upphör utan föregående uppsägning, om staden inte senast sex (6) månader före avtalsslut skriftligen påkallat förlängning. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören har ett helhetsåtagande avseende systemdrift och systemförvaltning/ Service Desk och därutöver övriga tjänster, i enlighet med vad som stipuleras i detta avtal inklusive avtalsbilagor. Leverantören åtar sig även att: ta erforderliga initiativ för att erhålla kunskap om och förståelse för uppdraget och dess fullgörande, utföra sina åtaganden med tillräckliga resurser och för ändamålet lämplig, kvalificerad och kompetent personal samt på ett fackmannamässigt sätt, avsätta erforderliga och adekvata resurser för uthålligt fungerande samverkan med staden, tillhandahålla adekvata resurser för kompletterande uppdrag i anslutning till de avtalade tjänsterna och efter särskild överenskommelse, ensam företräda leveransen av avtalat åtagande gentemot staden. Detta såväl för de delar som leverantören själv utför som för de delar som vid varje tidpunkt utförs av underleverantörer, meddela förändringar av kontaktpersoner för avtalet samt objektsansvarig avseende funktioner som berörs av avtalet, inte hänvisa till avtalet i producerad reklam eller marknadsföring utan godkännande av staden, inte marknadsföra nya tjänster mot staden utan godkännande från stadsledningskontorets it-avdelning, tydligt upplysa stadens verksamheter om överenskommelser som görs av verksamheten grundas i annat avtal än detta avtal, följa den vid varje tidpunkt gällande versionen av Miljöstyrningsrådets kriterier för upphandling av it-produkter, avseende obligatoriska miljökrav, inte utan stadens skriftliga medgivande överföra stadens data eller information till länder utanför EU eller EES. 6 STADENS ÅTAGANDEN Staden åtar sig att: på begäran lämna leverantören tillträde till erforderliga lokaler, utrustning och programvara hos staden som är nödvändiga för utförande av leverantörens åtaganden, verka för att leverantörens utrustning som långsiktigt förvaras i lokaler som disponeras av staden inte skadas eller försvinner, samt att denna utrustning är försäkrad, svara för att leverantören snarast får information om verksamhetsförändringar som påverkar leverantörens utförande av leveransen,

4 SID 4 (16) på begäran lämna uppgifter för leverantörens arbete vid införande, meddela beslut samt i övrigt fortlöpande lämna de upplysningar som är nödvändiga för att leverantören ska kunna genomföra sina åtaganden enligt avtalet, utföra sina åtaganden med tillräckliga resurser och för ändamålet kvalificerade och kompetenta medarbetare, avsätta erforderliga och adekvata resurser för uthålligt fungerande samverkan med leverantören, informera och meddela leverantören om kontaktpersoner för detta avtal samt ansvariga för sådana funktioner som berörs av detta avtal. 7 PARTERNAS SAMVERKAN Parterna har ömsesidigt ansvar för och åtagande att etablera, vidmakthålla och löpande utveckla en rationell och adekvat samverkan för att stödja uppdragets fullgörande enligt avtal. Bestämmelser om roller och ansvar hos parterna för löpande och periodisk kommunikation, planering, uppföljning, avrapportering och utveckling av leveransen framgår av avtalsbilaga Samverkan samt avtalsbilaga Prislista. Beskrivningen ska tjäna som vägledning vid fastläggande och uppbyggnad av struktur och former för det löpande samarbetet, vilka dock minst ska tillgodose de behov och krav som anges i bilagan. Bägge parter äger skyldighet att delta i möten, både på övergripande nivå och för olika delar av leveransen. Bägge parter bär sina respektive kostnader för samverkan enligt denna punkt. 8 PERSONAL Leverantören åtar sig att för fullgörande av avtalat åtagande använda erforderligt antal kvalificerade och lämpliga personer som uppfyller de krav som ställs i detta avtal. Leverantören ska under avtalstiden, i god tid inför avveckling, redovisa och tillhandahålla en avvecklingsansvarig. Den avvecklingsansvarige ansvarar operativt för ledning och samordning av de aktiviteter som behöver genomföras för att avveckla avtalat åtagande. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. För det fall personal kommer att arbeta inom verksamhet där det finns direkt kontakt med barn och ungdomar ska enligt 2 kap. 31 skollagen utdrag ur belastningsregistret lämnas. 8.1 Utbyte och tillägg av personal Leverantören äger efter skriftligt medgivande av staden rätt att ersätta i anbudet redovisad personal, avvecklingsansvarig samt personal namngiven under avtalsperioden med annan person och rätt att, om avtalat åtagande så kräver, lägga till ny person. Som underlag för stadens ställningstagande ska leverantören överlämna redovisning som visar att aktuell person uppfyller tillämpliga krav. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personer som staden skäligen anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken staden anser sig ha

5 SID 5 (16) samarbetssvårigheter. Personal med belastningsuppgift i belastningsregistret enligt ovan ska omedelbart avlägsnas från uppdraget. Utbyte och tillägg av personal berättigar inte leverantören ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte heller grund för förändring av avtalade villkor. 9 UNDERLEVERANTÖRER För att genomföra avtalat åtagande äger leverantören rätt att använda underleverantörer. Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete och handlande lika som för eget arbete. Önskar leverantören byta eller anlita ytterligare underleverantör för viss del av uppdraget får detta ske först efter skriftligt medgivande av staden. 10 INFÖRANDE Leverantören ansvarar för införande av tjänsterna i enlighet med vad som anges i avtalsbilaga Införande. Staden ska medverka vid införandet i den omfattning som framgår av avtalsbilaga Införande. Staden ansvarar också för att stadens övriga leverantörer medverkar i den omfattning som framgår av avtalsbilaga Införande, samt att relevant dokumentation av tjänsterna överlämnas till leverantören. 11 SERVICENIVÅER Leverantören ska fortlöpande leverera i enlighet med de servicenivåer och krav som anges för respektive tjänst i avtalsbilaga SLA samt de bestämmelser som, i förekommande fall, överenskoms mellan parterna. Brist i leveransen föreligger om SLA inte uppnås för respektive tjänst. Leverantörens uppdrag omfattar även mätning, uppföljning och rapportering av överenskomna parametrar, resursslag och servicenivåer i enlighet med beskrivning i avtalsbilaga SLA, samt beräkning av eventuella viten baserat på avtalade SLA och gjorda mätningar. Part som noterat en inträffad, väsentlig driftstörning, eller finner sannolikt att en väsentlig driftstörning kommer att inträffa, ska så snart som möjligt informera den andra parten om detta och därefter snarast överlämna relevant beskrivning av driftstörningen. Part äger rätt att vidta nödvändiga åtgärder för att upprätthålla leveransen och undanröja omedelbara hot mot leveransen, samt i efterhand informera motparten om vidtagna åtgärder. Dessa kan godkännas i efterhand och efter sådant godkännande bestämmas inte utgöra ett avsteg från överenskomna servicenivåer. Föreligger brist i leverantörens åtaganden ska leverantören med den skyndsamhet omständigheterna kräver avhjälpa bristen.

6 SID 6 (16) 12 ERSÄTTNING 12.1 Ersättning för införande Ersättning för införande utgår vid tidpunkt enligt avtalsbilaga Införande. Storleken på ersättningen framgår av avtalsbilaga Prislista. Ingen annan ersättning förutom den som framgår av avtalsbilaga Prislista utgår för införandet Ersättning för leveransen Ersättning för leveransen utgår från och med att leveransen har godkänts i sin helhet enligt vad som framgår av avtalsbilaga Införande. Priser för leveransen framgår av avtalsbilaga Prislista. Alla angivna priser är exklusive mervärdesskatt och andra skatter och pålagor. Ersättningar innefattar alla leverantörens åtaganden enligt detta avtal om annat ej uttryckligen anges Ersättning för resor vid leveransen Staden ersätter inte kostnader för resor och traktamenten som uppstår i samband med leveransen, om inte uppdraget kräver att tjänsten ska utföras fysiskt på stadens verksamhetsställen utanför Stockholms kommungräns. I sådant fall erläggs ersättning i enlighet med Skatteverkets riktlinjer. Eventuella kostnader för resor och traktamente ersätts även i de fall staden uttryckligen begär att uppdraget utförs av en namngiven resurs som inte är stationerad i Stockholm. 13 FAKTURERING Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och efter det att leverans som omfattas av fakturan utförts respektive fullgjorts. Olika delar av tjänsteleveransen får inte samfaktureras om inte parterna särskilt kommit överens om detta. Betalningstiden är trettio (30) dagar från fakturadatum. Faktura ska specificera debiterade tjänster så att arten och omfattningen av utförda leveranser kan kontrolleras enligt villkoren i detta avtal. Faktureringsavgifter eller påminnelseavgifter ska inte utgå, vare sig för elektroniska eller pappersfakturor. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för staden. Vid försenad betalning äger leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen. Vid eventuell räntefaktura ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. Fordran som inte tillställts staden senast sex (6) månader efter utförd leverans, ska anses förfallen. I övrigt se avtalsbilaga Faktureringsrutiner. 14 PRISJUSTERING Priser framgår av avtalsbilaga Prislista. Priserna är fasta under avtalsperioden om inte annat regleras nedan. Timpriser för basbeläggning och konsultpriser ska justeras årligen med utgångspunkt i SCB:s IT-konsultindex. Avstämning ska ske en gång per år på indextal publicerat för kvartal ett året före det att justeringen ska träda ikraft och jämförs med index publicerat

7 SID 7 (16) för kvartal ett två år före det att justering ska träda i kraft. Reglering sker med 80% av det procenttal, uttryckt med en decimal, varmed indextalet förändrats under avstämningsperioden. Reglering träder ikraft 1 januari året efter avstämningstidpunkten. Första regleringstillfälle är 1 januari I de fall ovanstående index upphör att publiceras ska parterna komma överens om nytt index. Detta index ska nyttjas från och med att IT-konsultindex upphört. Avtalade priser gäller oaktat volymförändringar under avtalstiden. Uppgifter som förekommit i förfrågningsunderlag och utvärdering kan ej åberopas som grund för prisjustering. Leverantören äger ej rätt att påföra avgifter utöver de som finns angivna i Avtalsbilaga Prislista, för realisering av leveransen enligt detta avtal. 15 LEVERANSFÖRSENING 15.1 Vite vid försenat införande Infaller effektiv leveransdag efter avtalad leveransdag föreligger leveransförsening i enlighet med avtalsbilaga Införande. Vid leveransförsening utgår vite enligt avtalsbilaga SLA Vite vid försenad projektleverans Vid försening av projektleverans som beror på leverantören eller någon på leverantörens sida utgår vite. Grunden för vitet baseras på förseningens storlek i förhållande till överenskommen projekttid, räknat som påbörjade kalenderdagar. Försening räknas från dagen efter överenskommen leveransdag. Denna dag är första dagen i första påbörjade förseningsveckan. Projekttid räknas från överenskommen projektplans startdatum för projektet, alternativt om sådant startdatum saknas, från dagen för undertecknande av leveransöverenskommelse, till överenskommen leveransdag. Projekttiden avrundas uppåt till närmaste hel kalendervecka. För projekt som beräknas pågå mer än sex månader, beräknas projekttiden till sex månader, oavsett projektet egentliga överenskomna projekttid. Om projektet är uppdelat i flera delleveranser till vilka delbetalningar och särskilda överenskomna leveranstidpunkter knutits, utgår vite per delleverans. Beräkning av försening och vite utgår då från den del av projektet som är föremål för leveransen och acceptanstestförfarandet. Har delleveransen ett utpekat startdatum räknas den aktuella projekttiden från detta datum, annars räknas den aktuella projekttiden från projektets startdatum till den för delleveransen överenskomna leveranstidpunkten. Viten beräknas enligt avtalsbilaga SLA. Utöver ovanstående vite äger staden rätt till ersättning enligt punkt 26, Ansvar och begränsningar härav. 16 BRIST I LEVERANS 16.1 Vite vid brist i servicenivå Om leveransen inte uppnår avtalad funktionalitet enligt avtalsbilaga tjänstebeskrivning och/eller SLA äger staden rätt till vite, vilket beräknas enligt följande:

8 SID 8 (16) Viten beräknas som en funktion av det vitesgrundande beloppet och den uppnådda tillgängligheten enligt avtalsbilaga SLA. Viten för brist i servicenivå kan per månad maximalt utgå med 20 procent av föregående månads totala fakturering för hela leveransen. Om en tjänst som ej uppfyller avtalat SLA också uttryckligen förekommer som ingående komponent i en annan tjänst som därav ej heller uppfyller SLA, kan staden endast utkräva vite för en av dessa tjänster. Föreligger varaktig och väsentlig brist i servicenivå ska detta anses utgöra väsentligt avtalsbrott enligt punkt 28, Förtida upphörande av avtal. Staden äger även härvid rätt att antingen skriftligen säga upp del av tjänst eller erhålla vite i enlighet med avtalsbilaga SLA. Om staden säger upp del av tjänst på grund av avtalsbrott äger staden rätt till ersättning för den skada staden kan visa orsakats av avtalsbrottet, varvid det vite staden har rätt till ska avräknas Nedsättning av ersättning vid fel i leveransen Staden har vidare, om tjänsten inte kunnat nyttjas i väsentliga avseenden till följd av fel i leveransen som orsakats av leverantören, rätt att för perioden från anmälan av felet och under den tid felet föreligger, erhålla en skälig nedsättning av ersättningen som hänför sig till tjänsten. Nedsättning av ersättningen enligt denna punkt och vite enligt ovan kan inte utgå samtidigt för samma brist. Har leverantören orsakat felet genom försummelse är leverantören skadeståndsansvarig med den begränsning som framgår av punkt 26, Ansvar och begränsningar härav, nedan. 17 DOKUMENTATION Leverantören ansvarar för att dokumentation rörande leveransen, i enlighet med avtalsbilaga tjänstebeskrivning, hålls aktuell. Dokumentationen ska omfatta samtliga tjänster och funktioner i leveransen. Driftdokumentation ska finnas i sådan omfattning att tredje man med stöd av dokumentationen kan sätta upp en driftsmiljö och upprätthålla driften på annan plats än hos leverantören. Teknisk dokumentation omfattar all teknisk utrustning, konfiguration av denna utrustning samt samband mellan utrustning som används i leveransen mot staden. Staden ska ha rätt att på begäran kostnadsfritt få ta del av dokumentationen. Dokumentationen ska kunna lämnas ut i elektroniskt format och på papper. Leverantören ansvarar för att etablera skriftliga rutiner för hur dokumentation upprättas och hålls aktuell. Leverantören ska tillhandahålla anvisningar för hur staden ska kunna ta del av leverantörens systemrevisioner. Leverantören medger att staden äger rätt att registrera, diarieföra samt lämna ut dokumentation till tredje man. Leverantören är medveten om att Stockholms stad omfattas av offentlighetsprincipen och principen om meddelarfrihet enligt svensk lagstiftning. Leverantören äger ej rätt att lämna ut dokumentation till tredje man, om staden inte anvisat att dokumentation ska lämnas ut till en viss utpekad tredje man.

9 SID 9 (16) Leverantören ska upprätthålla och förvara dokumentationen fram till avtalets upphörande. Under en tidsperiod om 12 månader efter detta avtals upphörande ska leverantören utan särskild kostnad härför förvara dokumentationen och på begäran överlämna dokumentationen till staden. 18 SÄKERHET Leverantören förbinder sig att efterfölja den vid varje tidpunkt gällande Riktlinjer för informationssäkerhet, samt övriga av staden meddelade instruktioner och anvisningar. Leverantören ska ha en särskilt utsedd informationssäkerhetsansvarig med ansvar för informationssäkerhet och med vilken samtliga frågor rörande säkerhet ska hanteras. Staden, eller annan av staden utsedd oberoende tredje part, äger rätt att på plats och efter överenskommelse, kontrollera att säkerheten hos leverantören motsvarar avtalade krav. Vid sådan kontroll ska parterna gemensamt eftersträva att begränsa eventuell störande påverkan på leverantörens löpande verksamhet. Staden ansvarar för kostnaderna för sådan kontroll. Leverantören ska även upprätthålla en säkerhetsskyddsinstruktion med grund i säkerhetsskyddslagen (1996:627). Behörighet för tillgång till stadens system eller information tilldelas leverantören endast i den omfattning som krävs för fullgörande av avtalat åtagande. Utrustning och system som ingår i leveransen till staden får inte utan skriftligt medgivande från staden anslutas till nätverk som kan nås av annan leverantör eller används för leverans till annan kund. Som grund för kontinuitetsplanering används Svensk Standard SS-ISO_1EC 27002_2005 kap 14. Detta arbete genomförs som ett samarbetsprojekt mellan staden och leverantören. Standarden innebär att en avbrottsplan och en katastrofplan ska upprättas. Avbrottsplanen beskriver de åtgärder som ska säkerställa fortsatt verksamhet vid störning eller avbrott i itdriften inom en viss tid och redovisar de reserv- och återstartsrutiner för it-driften som krävs för detta. Leverantören ska delta i stadens krisledningsövningar och på begäran ingå i stadens krisledningsorganisation utan kostnad för staden Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1 Leverantören kan vid uppdragets genomförande i leverantörens lokaler eller i av staden anvisade områden eller lokaler, få ta del av hemliga uppgifter av betydelse för Rikets säkerhet och skydd mot terrorism. I avtalsbilaga, Säkerhetsskyddsavtal, preciseras och utökas ansvaret för att vidta nödvändiga säkerhetsskyddsåtgärder med anledning av de hemliga uppgifter enligt säkerhetsskyddslagen som leverantören kan få ta del av. Bilagan reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder, främst avseende informationssäkerhet, säkerhetsprövning, tillträdesbegränsning, utbildning, kontroll och tillsyn som leverantören ska vidta. Bilagan är endast tillämplig på de av stadens system som innehåller hemliga uppgifter enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt övriga system som staden och leverantören överenskommer om ska ha likvärdig behandling. Personal hos leverantören som omfattas av åtgärderna kan komma att kontrolleras enligt säkerhetsskyddsklass ett (1), två (2) eller tre (3), beroende på arbetsuppgifter.

10 SID 10 (16) 19 LAGSTIFTNING Parternas rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. Leverantören får inte vidta åtgärd som innebär eller kan innebära åsidosättande av lag eller strida mot handelsbruk eller annan sedvänja i den bransch och det avtalsområde där leverantören är verksam. Leverantören förbinder sig att av underleverantör avkräva motsvarande utfästelse. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger staden rätt att säga upp detta avtal. 20 PERSONUPPGIFTER Leverantören åtar sig specifikt att behandla personuppgifter i enlighet med gällande lag samt stadens skriftliga instruktioner. Leverantören kommer genom detta avtal att behandla data vari personuppgifter ingår och biträda staden att behandla dessa personuppgifter. Leverantören är i detta avseende personuppgiftsbiträde enligt 30 i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204, PUL). Parterna ska teckna särskilt personuppgiftsbiträdesavtal. Staden är ansvarig för att behandling av personuppgifter utförs i enlighet med PUL och att de grundläggande kraven för behandling av personuppgifter uppfylls. Staden är således personuppgiftsansvarig. Leverantören garanterar att personuppgifterna enbart kommer att behandlas inom ramen för detta avtal och att samtliga personer som kommer att ta del av uppgifter från de personregister som omfattas av avtalsrelationen har god kännedom om PUL och åläggs tystnadsplikt avseende dessa uppgifter. Leverantören ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter i enlighet med vad som följer av PUL. Leverantören är skyldig att vidta säkerhetsåtgärder som avses i 31 första stycket PUL och som följer av Datainspektionens allmänna råd om säkerhet för personuppgifter. Staden äger rätt att kontrollera att leverantören vidtar de åtgärder som avses i föregående stycke. Sådan kontroll ska ske efter skälig varsel och under leverantörens normala kontorstid. Kontrollen ska utföras på så sätt att leverantörens verksamhet störs så minimalt som möjligt. 21 SEKRETESS OCH TYSTNADSPLIKT Leverantören förbinder sig att begränsa egen och underleverantörs personals tillgång till stadens system eller information liksom till handlingar eller uppgifter om stadens interna förhållanden till enbart den omfattning som krävs för uppdragets genomförande. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar anges i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) (2009:400). Leverantören och dess personal samt i förekommande fall underleverantör, får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Sekretessbestämmelserna gäller även efter det att avtalet har upphört. Bestämmelser om brott mot tystnadsplikten finns i 20 kap. 3 brottsbalken. Ovanstående gäller även underleverantör som leverantören anlitat för utförandet av uppdraget. Leverantören förbinder sig att inte till tredje man under avtalstiden, eller efter densamma, återge eller utlämna handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om stadens interna förhållanden eller som omfattas av sekretess enligt OSL.

11 SID 11 (16) Leverantören får ej överföra av staden lagrad information eller information om stadens användare eller brukare till eller lagra sådan data i länder som inte ingår i Europeiska Unionen eller EES-samarbetet, utan särskilt skriftligt medgivande från staden. Leverantören ska genom sekretessförbindelse för personal och i förekommande fall underleverantörer tillse att tystnadsplikten vidmaktshålls. Tystnadsplikten gäller inte för sådan information som leverantören kan visa blivit känd för honom på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmänt känd. Den som röjer eller utnyttjar sekretessbelagda uppgifter eller röjer tystnadsplikten kan drabbas av påföljd enligt 20 kap. 3 brottsbalken. Tystnadsplikten gäller inte när part enligt lag är skyldig att lämna ut handlingar eller uppgifter. 22 RÄTTIGHETER TILL SYSTEM, PROGRAM OCH DATA Staden äger samtliga rättigheter till stadens programvara och data som staden ställer till leverantörens förfogande för fullgörande av uppdraget samt till resultatet av leverantörens behandling av stadens data. Leverantören äger nyttja data som omfattas av avtalet enbart i den utsträckning som är nödvändig för att leverantören ska kunna uppfylla sina åtaganden enligt avtalet. Användning av stadens information utöver detta ska anses vara väsentligt brott mot avtalet och ska utgöra grund för hävning i enlighet med punkt 28, Förtida upphörande av avtal. Staden ansvarar för erforderliga licensavtal för stadens programvara. I stadens ansvar ligger också att tillförsäkra att licensavtalet tillåter leverantören att utföra aktuella tjänster avseende stadens programvara. Om inte parterna överenskommit om annat ska staden äga licenser där staden anvisat viss plattform eller programvara. Staden ansvarar också för grundläggande avtal med licensutgivare för dessa om inte annat överenskoms. Priser enligt detta avtal omfattar inte dessa licenskostnader, om inte annat särskilt anges. Det åligger dock leverantören att inhämta godkännande från staden innan ny licens nyttjas eller tas i bruk. Leverantören kan också efter skriftliga anvisningar agera ombud åt staden vid beställning av licenser. I sådana fall ska licenskostnader tydligt framgå av beställning, samt särredovisas vid fakturering. Samtliga rättigheter, materiella som immateriella rättigheter till samtliga gjorda integrationer, anpassningar med mera i stadens system eller programvara tillkommer staden, om inte annat särskilt avtalas. 23 RÄTTSINTRÅNG Part ansvarar för att partens system och programvara ej kränker annans upphovsrätt, patent eller annan immateriell rättighet. Parten ska hålla andra parten skadeslös för intrång i tredje mans rättigheter rörande första partens programvara. Åtagandet att hålla den andra parten skadeslös gäller endast under förutsättning: att den första parten inom skälig tid skriftligen underrättat den andra parten om framförda anspråk eller väckt talan och

12 SID 12 (16) att den första parten ensam får bestämma över försvaret mot sådan talan och föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Där tredje man gör gällande att nyttjande av partens system eller programvara strider mot tredje mans rättigheter, ska parten kontrollera om intrång föreligger och i sådant fall ansvara för att nödvändiga rättigheter erhålls eller att annan programvara anskaffas utan omkostnader eller driftstörningar för andra parten. Utöver vad som anges i denna punkt har part inget ansvar gentemot andra parten till följd av intrång i tredje mans immateriella rättigheter, såvida inte grov vårdslöshet föreligger. Leverantören ansvarar enligt ovan för leverantörens system och programvara som ingår i den miljö som leverantören nyttjar för utförande av tjänsterna. Staden ansvarar enligt ovan för stadens system och programvara. Leverantören får inte utan särskilt godkännande från staden använda sig av program som baseras på rekursiv öppen källkod 24 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 24.1 Antidiskriminering Leverantören ska vid utförandet av leveransen följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av staden skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt första stycket. Tiden för redovisning ska vara en vecka, om inte längre tid överenskommits. Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att företa enligt andra stycket eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i första stycket, äger staden rätt att häva avtalet i förtid i enlighet med punkt 28, Förtida upphörande av avtal. Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i första till tredje stycket, i enlighet med följande: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. Eftersom det är av mycket stor betydelse för staden att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i första stycket anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Staden äger i dessa

13 SID 13 (16) fall rätt att säga upp avtalet till förtida upphörande i enlighet med punkt 28, Förtida upphörande av avtal Tredjepartsintyg För system där staden så begär och som har en påverkan på den finansiella rapporteringen inom staden, ska leverantören årligen inom ramen för avtalad leverans, tillhandahålla en tredjepartsrapport enligt standarden ISAE 3402 typ 2 (International Standard on Assurance Engagements, Bestyrkanderapporter om Kontroller på en Servicebyrå) eller annan motsvarande bestyrkanderapport. Leverantören ska, på begäran från staden, medverka vid utformning och framtagande av bestyrkanderapporter avseende internkontroll och säkerhet inom områden som inte täcks av ISAE Exempel på områden är sekretess/åtkomst, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet rapporterade i enlighet med standarden ISAE UPPFÖLJNING AV AVTALAT ÅTAGANDE Staden, part med uppgift att utföra revision eller granskning av staden eller av staden anvisad tredje part, ska ha rätt att hos leverantören kontrollera att avtalat åtagande utförs i enlighet med avtalade villkor. Leverantören ska, för att uppfylla detta åtagande vara beredd att tillhandahålla erforderlig information och medge tillträde till lokaler och utrustning som används för att utföra avtalat åtagande. Leverantören ska utan tillkommande kostnad tillhandahålla erforderligt underlag för att genomföra kontroller. I det fall resultatet av kontroller visar brist i leverantörens utförande av avtalat åtagande ska leverantören ersätta staden för de merkostnader som detta orsakar staden. Leverantören förbinder sig att, när staden så begär, till staden överlämna dokumentation och information samt allt övrigt material som avser avtalat åtagande inkluderande för detta avtal specifika anpassningar, integrationsgränssnitt, konfigurationer etc. Överlämnat material ska ha en sådan kvalitet att staden eller tredjepart anlitad av denna, ges möjlighet att själv eller genom tredje part fortsätta verksamheten i samma omfattning och med samma kvalitet som gäller för detta avtal Ekonomisk revision Om staden har skäl att anta att leverantören saknar ekonomisk förmåga att fullfölja detta avtal, äger staden rätt att genom revisor hos leverantören företa ekonomisk revision innefattande bland annat granskning av leverantörs bokföring. Leverantören ska utan tillkommande kostnader för leverantören biträda den av staden utsedda revisorn i arbetet bland annat genom att ställa erforderlig dokumentation till förfogande. Om staden kan visa att leverantören saknar ekonomisk förmåga att fullfölja detta avtal utgör detta grund för uppsägning av avtalet i enlighet med punkt 28 Förtida upphörande av avtal. 26 ANSVAR OCH BEGRÄNSNING HÄRAV Leverantören ansvarar för skada som orsakas staden genom fel eller försummelse av leverantören, leverantörens personal, underleverantör eller i övrigt av leverantören anlitade personer med de begränsningar som anges nedan.

14 SID 14 (16) Leverantörens skadeståndsansvar för förlust av data som har sin följd av att säkerhetskopiering inte utförts enligt specifikation för tjänsten eller god branschstandard är begränsat till ett sammanlagt belopp om trettio (30) % av årsavgiften för leveransen. Leverantörens skadeståndsansvar gentemot staden för sakskador omfattar endast ersättning för direkt förlust och är per skadetillfälle begränsat till 220 gånger det vid tiden för skadans uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt lagen om (1962:381) om allmän försäkring. Leverantörens skadeståndsansvar ska utom i fall som avses i punkt 23, Rättsintrång, 28, Förtida upphörande av avtal respektive tredje stycket ovan och såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger, vara begränsat till direkta förluster till ett sammanlagt belopp om trettio (30) % av årsavgiften för leveransen. Krav på skadestånd ska för att kunna göras gällande framställas skriftligen inom tre månader efter det att den skadeståndsgrundande omständigheten upptäckts eller borde ha upptäckts, dock alltid senast tolv månader efter det att den skadeståndsgrundande omständigheten inträffade Försäkringar Leverantören och av denne anlitad underleverantör ska teckna samt under avtalstiden vidmakthålla egendomsförsäkring (dock ej för utrustning som långsiktigt förvaras i stadens lokaler), ansvarsförsäkring och samtliga de försäkringar som krävs för uppfyllelse av leverantörs/underleverantörs ansvar enligt detta avtal. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som detta avtal avser. Leverantören ska, när staden så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts. 27 FORCE MAJEURE Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder. Har tjänstens fullgörande till väsentlig del förhindrats längre tid än fyra (4) veckor på grund av ovan angiven omständighet, äger vardera parten utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda hela eller delar av detta avtal. Vid frånträdande av detta avtal med stöd av denna punkt ska punkt 29, Avveckling, vara tillämplig. Har del av tjänst förhindrats äger vardera parten frånträda den del av avtalat som avser den delen. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Det åligger part som vill åberopa force majeure att omgående och skriftligen underrätta andra parten härom, med angivande av uppskattad varaktighet för hindrande omständighet. Så snart detta upphört att utgöra hinder för fullgörande av avtalet ska samtliga åtaganden enligt avtalet gälla utan inskränkningar.

15 SID 15 (16) Part som åberopar force majeure ska vidta alla rimliga ansträngningar för att begränsa följderna därav för avtalets fullgörande. 28 FÖRTIDA UPPHÖRANDE AV AVTAL Vardera parten äger skriftligen säga upp hela eller delar av detta avtal till omedelbart upphörande, eller till den dag parten anger dock senast tjugofyra månader från uppsägningen, samt rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet, under följande förutsättningar: då motparten väsentligen bryter mot sina åtaganden enligt detta avtal och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan, ställd till parten med hänvisning till denna punkt, har vidtagit rättelse, eller om staden tre gånger inom ett kalenderår skriftligen anmodat om rättelse enligt ovanstående punkt, oaktat att leverantören härvid vidtagit rättelse i tid, eller om leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap. LOU, eller om omständigheter som motiverar upphörande enligt punkt 22, Rättigheter till system, program och data, första stycket föreligger, eller om omständighet som motiverar upphörande enligt punkt 24.1, Antidiskriminering, föreligger. Härutöver har staden rätt att på motsvarande sätt och på motsvarande grunder säga upp del av leverans, samt även rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet. 29 AVVECKLING 29.1 Avveckling av verksamhet Staden kan komma att avveckla eller sälja verksamheter. Förvaltningar och bolag kan också utgå. Dessa verksamheter ska då även kunna avvecklas som användare av tjänster i detta avtal utan kostnad, bortsett från nedan stadgad ersättning, för staden eller den avvecklade/sålda verksamheten Avveckling vid avtalets upphörande Leverantören ska i erforderlig omfattning och mot ersättning enligt villkor i detta avtal medverka i och assistera staden vid överföring av tjänster och utrustning från leverantören till annan av staden anlitad leverantör för att bidra till att en sådan överföring kan genomföras med så liten störning som möjligt för staden. Parterna ska överenskomma om en överförings- och avvecklingsplan. Planen upprättas utifrån de tjänster och funktioner som ingår detta avtal och ska omfatta de resurser som krävs för en kontrollerad avveckling och överföring till en eventuell ny leverantör. Vid en överföring till ny leverantör ska leverantören säkerställa att staden eller av denne utsedd leverantör får den tillgång som krävs till system och lokaler där leveransen utförs. Kompetensöverföring till ny leverantör är av största vikt. Leverantören ska medverka i utbildning och överlämnande av dokumentation av processer och produktionsmetoder inom leveransen. Vid avtalets upphörande, ska stadens system, programvaror, registerinformation och samtlig teknisk dokumentation som hänför sig till uppdragets utförande omedelbart och utan anmodan återlämnas till staden, i enlighet med punkt 17, Dokumentation.

16 SID 16 (16) Leverantören ska även återlämna passerkort, utrustning och övrig egendom tillhörande staden som leverantören har i sitt förvar och som har nyttjats i uppdraget. Vid avtalets upphörande ska staden ha rätt men ej skyldighet, att överta sådan utrustning, inklusive programvara (i förekommande fall licensavtal), liksom leasingavtal avseende sådan utrustning, som leverantören använder enbart för staden. Vid avtalets upphörande, oavsett orsak, upphör leverans av samtliga tjänster. Ersättning för tjänster utgår inte efter avtalets upphörande. 30 MEDDELANDEN Meddelanden som framställs enligt bestämmelserna i detta avtal ska tillställas den andra parten skriftligt. I förekommande fall genom rekommenderat brev till parternas avtalsansvariga eller firmatecknare, till av parterna angivna adresser. Meddelande genom rekommenderat brev ska anses ha kommit andra parten tillhanda senast fem dagar efter avsändandet för postbefordran. All kommunikation mellan parterna inom ramen för uppdraget ska genomföras på svenska språket. 31 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Avtalet får inte överlåtas utan den andra partens skriftliga godkännande. 32 TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR Överenskommelse om tillägg eller ändring av avtalet ska, för att vara gällande, vara skriftlig och behörigen undertecknad av båda parter. 33 TVIST Tvister angående tolkning och/eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Detta avtal är upprättat i två exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Stockholm- För STOCKHOLMS STAD SAMT BOLAG OCH STIFTELSER ENLIGT FULLMAKT För LEVERANTÖREN Namnförtydligande Namnförtydligande