Remiss - Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling

Transkript

1 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN GSN-2014/ (4) HANDLÄGGARE Steinmo, Conny Conny.Steinmo@huddinge.se Grundskolenämnden Remiss - Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har kommit med ett förslag till avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling. Tidigare har i Huddinge kommuns författningssamling (HKF 9330) endast funnits taxebestämmelser för utlämnande av kopia på allmän handling och för utskrift av upptagningar för automatisk databehandling. Barn- och utbildningsförvaltningen ser mycket positivt på förslaget som i sin slutliga utformning kommer att göra det möjligt att på ett för förvaltningarna enhetligt vis hantera uttaget av avgifter för den ökande andelen kopior som har digitalt ursprung, eller ska skannas in för distribution framför allt via epost. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning har kommit med ett remissförslag till taxa för utlämnande av kopia på allmän handling i elektronisk, det vill säga, digital form. Sedan senast fastställd av kommunfullmäktige 1998 finns en taxa för avgifter för avskrifter eller kopior i pappersformat av allmän handling i kommunens författningssamling. Fler och fler personer som önskar kopior av allmänna handlingar vill ha dem distribuerade på elektronisk väg via epost. Det innebär också för förvaltningen ett mer komplext arbete då det innebär inskanning av papperskopior i samband med maskning, i de fall då det bedöms finnas sekretessuppgifter som inte ska synas på kopiorna. Förvaltningen är av den uppfattningen att det i det vidare arbetet med förslaget behöver arbetas om i några delar. I texten nedan refereras till de siffror som finns i remissen under nytt förslag. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN GSN-2014/ (4) På ett övergripande plan vill förvaltningen kommentera den språkliga och begreppsliga nivån i förslaget. Den språkliga abstraktionsnivån i förslaget är bitvis mycket hög och begreppen relativt svårgenomskådliga. Om utgångspunkten är att texten ska kunna läsas och förstås av såväl enskilda tjänstemän som medborgare eller andra intressenter, så finns det skäl att se över om det finns alternativa uttryckssätt för att underlätta förståelsen av texten. Därutöver finns några bedömningar som förvaltningen uppfattar kan bli svåra att genomföra, vilka redovisas nedan. (Siffrorna hänvisar till samma punkt i förslaget). Punkt 3a. Elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad handling Här ska tjänstemannen bedöma om arbetet understiger 30 minuter eller inte. Det ställer krav på att tjänstemannen noga håller reda på när arbetet startar respektive slutförs. Det förutsätter också att tjänstemannen har ett avgränsat uppdrag och helst inte blir upptagen av andra saker, telefonsamtal eller liknande, under arbetet med utlämnandet. I sådana fall blir det nödvändigt att göra tidsanteckningar för att räkna av mot den totala tiden från start av arbetet till slutförande. Punkt 5. Särskilt omfattande beställningar Vem ska bedöma om uppgiften hinner göras under ordinarie arbetstid? Hur fattas beslut, görs prioriteringar. Kan en sådan bedömning med påföljds kostnader bestridas av den som begärt ut upptagningen? Behöver den som begärt ut upptagningen kontaktas med kostnadsförslag om man tror att det kan bli en obehaglig överraskning? Punkt 6. Särskilda skäl till undantag från avgiftsuttag enligt denna taxa På samma sätt som under 3a kan svårigheter uppstå att göra bedömningar om vilket alternativ som är mest kostnadseffektivt för den som begärt ut handlingen. Ska den som begärt ut upptagningen kontaktas för att ta reda på vilka förväntningar vederbörande har på kostnader efter att ha tagit del av taxebestämmelsen? Om man ska få möta samma slags bedömning och arbetssätt på de olika förvaltningarna torde förslaget i nuvarande utformning kräva att en hel del samordning och kommungemensamt kompetensutvecklingsarbete bör genomföras.

3 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN GSN-2014/ (4) Punkt 7. Avgift vid uppenbart missbruk av beställning enligt punkterna 2 och 3 Här gäller att det genomgående blir svåra bedömningar och förefaller kräva att det är en och samma tjänsteman som genomför allt arbete med att lämna ut upptagningar. Någon form av uppföljning för att avgöra eventuellt missbruk blir en egen process som läggs till det övriga arbetet runt utlämnande av handlingar. Hur görs bedömningen missbruk? Av vem? Förväntas någon form av dialog i uppmärksammande syfte med beställaren, så att vederbörande förstår kostnadskonsekvenserna? Är termen missbruk då något som ska användas i en sådan dialog? Punkt 8 Erläggande av betalning enligt denna taxa Förvaltningen ser positivt på att det är möjligt att kräva betalning innan handlingen skickas till beställaren, då handlingen önskas bli skickad via epost. När det gäller möjligheten att kräva betalning i förskott, liksom i bestämmelsen i övrigt, menar barn- och utbildningsförvaltningen att det är viktigt att alla kommunens förvaltningar tillämpar samma tillvägagångssätt och bedömningar. Det är inte en del av taxebestämmelsen att beskriva detta, men förvaltningen önskar i sammanhanget göra denna markering. Det är viktigt att kommunens verksamheter framstår som samarbetande, sampratade och professionella. Med tanke på att upptagningar ska kunna begäras anonymt, bör det även finnas möjlighet att betala kontant. En rutin för detta bör skapas för alla förvaltningar i kommunen. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen är i grunden mycket positivt inställd till att taxebestämmelser för utlämnande elektroniskt lagrade allmänna handlingar nu finns i förslagsform. Det är i elektronisk form handlingar framöver kommer att finnas och i vilken begäran och utlämnande av handlingar huvudsakligen sker och kommer att ske. Förvaltningen vill dock peka på några svårigheter i förslaget. Det första rör den språkliga och begreppsliga abstraktionsnivån som är mycket hög och kan leda till svårigheter i arbetet med att såväl förstå som tillämpa textinnehållet. I övrigt gäller att förslaget innehåller ett antal områden där det blir svåra bedömningar. En ytterligare fråga blir om i vilka sammanhang den som begärt ut handlingarna behöver kontaktas för att diskutera de ekonomiska konsekvenserna av det begärda materialet. Förvaltningens önskemål är att taxebestämmelsen i sin slutliga utformning blir så tydlig och precis att ett minimum av individuella tolkningar behöver göras. Slutligen vill förvaltningen peka på vikten även om det ligger utanför vad som avhandlas i texten om taxan av att kommunens förvaltningar är sam-

4 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN GSN-2014/ (4) stämmiga i hur den faktiska hanteringen sker, detta oavsett den slutliga bestämmelsens textinnehåll. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingarna den 24 april 2014 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten Jan-Eric Johansson Grundskolechef

5 Nytt förslag Taxa för kommunal myndighets utlämnande av en elektroniskt lagrad allmän handling i elektronisk form eller en elektronisk kopia av en icke elektroniskt lagrad allmän handling Denna taxa gäller för samtliga myndigheter inom Huddinge kommun varvid kommunfullmäktige är att likställa med myndighet. Vid tillämpning av denna taxa ska även kommunens fullmäktigeberedningar likställas med myndighet. Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En myndighet är enligt 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. Om det begärs att handling som inte omfattas av sekretess, ska lämnas ut elektroniskt, får detta ske om inte utlämnandet står i strid med personuppgiftslagen eller tillämplig registerförordning för behandling av personuppgifter i vissa verksamheter. 1. Tillämpliga sätt för elektroniskt utlämnande av handling För det fall myndighet lämnar ut en elektroniskt lagrad allmän handling i elektronisk form eller en elektronisk kopia av en icke elektroniskt lagrad allmän handling ska utlämnandet i förekommande fall ske antingen med e-post eller genom att aktuell upptagning förs över på CD alternativt DVD. 2. Handlingar som skannas in För handlingar, som först måste föras över på elektroniskt medium genom inskanning ska en avgift tas ut motsvarande den som gäller för papperskopior av handlingar eller upptagningar enligt HKF Detta innebär att de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Gammalt förslag Taxa för kommunal myndighets utlämnande av elektronisk kopia av en elektronisk handling eller en elektronisk kopia av en icke elektronisk handling Denna taxa gäller för samtliga myndigheter inom Huddinge kommun varvid kommunfullmäktige är att likställa med myndighet. Vid tillämpning av denna taxa ska även kommunens fullmäktigeberedningar likställas med myndighet. Med handling förstås i denna taxa framställning i skrift eller bild. Med upptagning förstås sådant som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En myndighet är enligt 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. Om det begärs att handling eller upptagning, som inte omfattas av sekretess, ska lämnas ut elektroniskt, får detta ske om inte utlämnandet står i strid med personuppgiftslagen eller tillämplig registerförordning för behandling av personuppgifter i vissa verksamheter. 1. Tillämpliga sätt för elektroniskt utlämnande av upptagning För det fall myndighet lämnar ut en elektronisk kopia av en upptagning eller en elektronisk kopia av en handling ska utlämnandet i förekommande fall ske antingen med e-post eller genom att aktuell upptagning förs över på CD alternativt DVD. 2. Handlingar som skannas in För handlingar, som först måste föras över på elektroniskt medium genom inskanning ska en avgift tas ut motsvarande den som gäller för papperskopior av handlingar eller upptagningar enligt HKF Detta innebär att de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Detta gäller oavsett om handlingen skannas in i samband med beställningen eller har skannats in vid ett tidigare tillfälle.

6 Vad som föreskrivs i första stycket ska gälla även för det fall det finns en upptagning som endast delvis kan lämnas ut på grund av sekretess och det inte finns ett system, som på ett tillförlitligt sätt kan dölja den del av upptagningen som omfattas av sekretess. 3. Elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling (exempelvis i W3D3) och som inte omfattas av punkten 2 ovan a) För utlämnande av enstaka upptagningar där myndighetens arbetsinsats för utlämnandet understiger 30 minuter ska utlämnandet ske utan avgift för den enskilde via e-post. b) Om en beställning tar mer än trettio minuter att hantera tas avgift ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den 31 arbetsminuten. Vad som föreskrivs i första stycket ska gälla även för det fall det finns en upptagning som endast delvis kan lämnas ut på grund av sekretess och det inte finns ett system, som på ett tillförlitligt sätt kan dölja den del av upptagningen som omfattas av sekretess. 3. Elektronisk kopia av upptagningar hos kommunal myndighet (exempelvis i W3D3) och som inte omfattas av punkten 2 ovan a) För utlämnande av enstaka upptagningar där myndighetens arbetsinsats för utlämnandet understiger 30 minuter ska utlämnandet ske utan avgift för den enskilde via e-post. c) Om en beställning tar mer än tio minuter att hantera tas avgift ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den 31 arbetsminuten. 4. Elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling där utlämnandet sker på CD eller DVD Lämnas elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling ut på CD eller DVD ska, när det gäller själva innehållet på mediet, samma principer tillämpas för avgiftsuttaget, som angivits enligt punkterna 2 och 3 ovan. Vid brevleverans av sådant medium ska porto tas ut och vid postförskott ska postförskottsavgift tas ut. Härtill ska kostnaden för själva mediet tas ut med 10 kronor. För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD ska en avgift om 120 kronor tas ut. Avgiften inkluderar kostnaden för själva mediet. 5. Särskilt omfattande beställningar Begäran att få ut upptagningar i sådan omfattning att myndighetens personal inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anlitas ska möjligheten att ta betalt för det arbete som beställningen medför utnyttjas fullt ut. Avgift ska även här tas ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den trettioförsta arbetsminuten. 6. Särskilda skäl till undantag från avgiftsuttag enligt denna taxa Kan en tillämpning av punkten 2 ovan bedömas leda 4. Elektronisk kopia av upptagning som lämnas ut på CD eller DVD När upptagning lämnas ut på CD eller DVD ska, när det gäller själva innehållet på mediet, samma principer tillämpas för avgiftsuttaget, som angivits enligt punkterna 2 och 3 ovan. Vid brevleverans av sådant medium ska porto tas ut och vid postförskott ska postförskottsavgift tas ut. Härtill ska kostnaden för själva mediet tas ut med 10 kronor. För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD ska en avgift om 120 kronor tas ut. Avgiften inkluderar kostnaden för själva mediet. 5. Särskilt omfattande beställningar Begäran att få ut upptagningar i sådan omfattning att myndighetens personal inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anlitas ska möjligheten att ta betalt för det arbete som beställningen medför utnyttjas fullt ut. Avgift ska även här tas ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den elfte arbetsminuten. 6. Särskilda skäl till undantag från avgiftsuttag enligt denna taxa Kan en tillämpning av punkten 2 ovan bedömas leda

7 till att en oskäligt hög avgift tas per inskannad sida äger myndighet besluta att ta betalt för nedlagd arbetstid enligt punkten 3 b) ovan. 7. Avgift vid uppenbart missbruk av beställning enligt punkterna 2 och 3 Utnyttjar någon möjligheten att vid upprepade tillfällen beställa handlingar till det antal, som vid vart och ett av tillfällena ej överstiger det antal för vilka avgift kan tas ut enligt punkten 2, ska, då ytterligare beställning görs, avgift tas ut med 50 kronor plus två kronor per sida från och med den första sidan enligt den nya beställningen. Begär någon vid upprepade tillfällen att få ta del av upptagningar för vilka avgiftsfrihet gäller enligt punkten 3 a) äger myndighet ta ut avgift för därefter inkommande beställning enligt 3 b). Avgiften kan då tas ut för den sammanlagda arbetstiden som myndigheten lagt ned på alla beställningar från samma beställare inom en tidsperiod av en månad. Första och andra stycket ska gälla för det fall det är uppenbart att uppdelningen av beställningarna gjorts i syfte att slippa betala avgift enligt denna taxa. 8. Erläggande av betalning enligt denna taxa Avgift för elektroniskt utlämnande av upptagning enligt denna taxa ska betalas till myndighet som förvarar handlingen. Begärs utlämnande av handling via e-post kan myndigheten kräva att betalningen sker innan handlingen skickas till beställaren. Lämnas upptagning ut på CD eller DVD ska myndigheten, när avgift tas ut, samtidigt ta ut ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 20 gram samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren. till att en oskäligt hög avgift tas per inskannad sida äger myndighet överväga möjligheten av att ta betalt för nedlagd arbetstid enligt punkten 3 b) ovan. 7. Avgift vid uppenbart missbruk av beställning enligt punkterna 2 och 3 Utnyttjar någon möjligheten att vid upprepade tillfällen beställa handlingar till det antal, som vid vart och ett av tillfällena ej överstiger det antal för vilka avgift kan tas ut enligt punkten 2, ska, då ytterligare beställning görs, avgift tas ut med 50 kronor plus två kronor per sida från och med den första sidan enligt den nya beställningen. Begär någon vid upprepade tillfällen att få ta del av upptagningar för vilka avgiftsfrihet gäller enligt punkten 3 a) äger myndighet ta ut avgift för därefter inkommande beställning enligt 3 b). Avgiften kan då tas ut för den sammanlagda arbetstiden som myndigheten lagt ned på alla beställningar från samma beställare. Första och andra stycket ska gälla för det fall det är uppenbart att uppdelningen av beställningarna gjorts i syfte att slippa betala avgift enligt denna taxa. 8. Erläggande av betalning enligt denna taxa Avgift för elektroniskt utlämnande av upptagning enligt denna taxa ska betalas till myndighet som förvarar upptagningen. Begärs utlämnande av upptagning via e-post kan myndigheten kräva att betalningen sker innan upptagningen skickas till beställaren. Lämnas upptagning ut på CD eller DVD ska myndigheten, när avgift tas ut, samtidigt ta ut ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 20 gram samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren.