Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar

Transkript

1 1 (11) BESLUTDE V Barbro Thorblad tt ta betalt för kopior av allmänna handlingar Riktlinjer R1C, , DV info.avd Jönköping Besöksadress: Kyrkogatan 34 Telefon: Fax: domstolsverket@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 2 (11) När en domstol ska ta betalt för kopior av allmänna handlingar som lämnas ut efter särskild begäran uppstår frågor eftersom det finns osäkerhet om när och med vilka belopp avgift kan tas ut. I de här riktlinjerna lämnar Domstolsverket rekommendationer om det. Riktlinjerna behandlar inte särskilt vad som är en allmän handling. v riktlinjerna framgår dock att det finns otydligheter och skillnader när det gäller hur omfattande beställningar av färdiga respektive potentiella handlingar ska hanteras ur offentlighetssynpunkt. Riktlinjerna består av tre delar. Första delen innehåller en redogörelse för bestämmelserna i avgiftsförordningen (1992:191), förkortad vgf, och Domstolsverkets rekommendationer för hur avgift bör tas ut när bestämmelserna inte är tydliga. ndra delen innehåller förslag och exempel på hur avgiftsuttaget kan kommuniceras till allmänhet och andra intressenter. Den tredje delen innehåller bakgrunden till att rekommendationerna tagits fram, redogörelse för tillämplig lagstiftning och resonemang kring denna. Riktlinjerna riktar sig till samtliga myndigheter inom Sveriges Domstolar även om det, för enkelhets skull, endast anges domstol i den löpande texten. Rekommendationerna är inte bindande och domstolen bör ta fram egna riktlinjer för hur avgift ska tas ut i de fall vgf inte är direkt tillämplig. 1 vgf och Domstolsverkets rekommendationer Domstolsverket rekommenderar domstolarna att i så stor utsträckning som möjligt lämna ut allmänna handlingar med e-post. tt föreslå e-post vid beställning av allmänna handlingar och att göra överenskommelser med stora aktörer (t ex media) kan bidra till ett minskat behov av papperskopior och posthantering. Filer som är större än 30 megabyte samt ljud- och bildfiler bör dock inte skickas med e-post. Nedanstående rekommendationer innebär att det vid beställning av domar och beslut blir billigare för den enskilde att välja Veras pdf-version av en dom eller ett beslut och att välja att få ut handlingar via e-post. 1.1 Handling som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev/fax v vgf följer att domstolen ska ta ut en avgift för papperskopior av handlingar om beställningen omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. För handling som faxas ska enligt vgf samma avgift tas ut som för papperskopia. Vid brevleverans tillkommer porto och vid postförskott postförskottsavgift. Lagrum: 15 och 16 vgf 1.2 Handling som skickas med e-post Inskannade handlingar För handlingar som först måste skannas in för att sedan skickas med e-post, bör domstolen ta ut en avgift motsvarande den för papperskopior. Det innebär att

3 3 (11) de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Detta gäller oavsett om handlingen skannas in i samband med beställningen eller har skannats in vid ett tidigare tillfälle. Lagrum: 4 9 p jmf 16 vgf Handlingar lagrade i Vera Här avses exempelvis dagboksblad eller den inte undertecknade Pdf-versionen av domen. Men även handlingar som skannats och kopplats till Vera. Enstaka sådana handlingar bör regelmässigt lämnas ut utan kostnad för den enskilde. Vid större beställningar rekommenderar Domstolsverket dock domstolarna att ta betalt för det arbete som utlämnandet medför. vgiften bör sättas så att full kostnadstäckning uppnås. Som riktmärke bör gälla att om en beställning tar mer än tio minuter att hantera tas avgift ut med 60 kronor per påbörjad 10 minutersperiod från och med den elfte arbetsminuten. Lagrum: 4 9 p jmf 17 vgf 1.3 CD/DVD som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev I avsnittet görs en skillnad mellan å ena sidan handlingar, här avses vanliga pappershandlingar men även handlingar som finns lagrade i elektronisk form, och å andra sidan ljud- och bildfiler. Även ljud- och bildfiler omfattas emellertid av handlingsbegreppet i tryckfrihetsförordningen, förkortad TF Handlingar När domstolen lämnar ut handlingar (t ex kopior på domar eller utdrag ur Vera) på CD eller DVD bör samma principer tillämpas för avgiftsuttaget som angivits ovan avseendehandlingar som e-postas (1.2.1 och 1.2.2). Vid brevleverans tillkommer porto och vid postförskott postförskottsavgift. Dessutom bör en kostnad för själva skivan tas ut med 10 kronor. Lagrum: 4 9 p jmf med 15 och 16 vgf Ljud- och bildfiler För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD bör en avgift om 120 kronor tas ut. vgiften inkluderar kostnaden för skivan. Lagrum: 4 9 p jmf 17 vgf 1.4 I särskilda fall Omfattande beställningar som kräver en arbetsinsats utöver det vanliga I avsnitt framgår vad som avses med en omfattande beställning. Som också redogörs för i samma avsnitt är det osäkert om och med vilket stöd det går att ta betalt per timme för den arbetsinsats som en omfattande beställning innebär när handlingarna lämnas ut som papperskopior. För handlingar som skannas och

4 4 (11) lämnas ut med e-post eller på CD är det däremot möjligt att ta betalt för den tid det tar att hantera beställningen. Om domstolen väljer att ta betalt per timme är det rimligt att ta ut samma avgift som när det gäller större beställningar ur Vera (1.2.2), det vill säga 60 kr per påbörjad sjättedels arbetstimme. Lagrum: Undantag från 16 alternativt 4 2 eller 9 p vgf Samlingsfakturor för återkommande beställare För återkommande beställare kan det vara lämpligt att träffa en överenskommelse om fakturering exempelvis en gång per månad. Periodens beställningar betraktas då som en beställning i stället för flera. Under perioden gjorda beställningar som enskilt sedda skulle vara avgiftsfria (t ex för att de inte uppgår till tio sidor) ska inte medräknas i samlingsfakturan. Lagrum: Undantag från 16 vgf vgift från första sidan vid återkommande småbeställningar Vid uppenbart missbruk av bestämmelsen om avgiftsfrihet är det möjligt att vid varje beställning ta betalt redan från och med den första sidan. Det innebär att avgiften för beställningar som omfattar en till tio sidor blir 50 kronor. Lagrum: Undantag från 16 vgf 1.5 Rutiner för fakturering, skriftligt beslut och överklagande Rutiner för uppföljning För att kunna göra undantag från 16 vid återkommande småbeställningar och vid användande av samlingsfakturor krävs att domstolen har en rutin för rapportering och sammanställning av utlämnande kopior. När misstanke uppkommer om missbruk, är det lämpligt att göra en tjänsteanteckning över utlämnade kopior för att sedan använda denna som underlag för ett beslut om tillämpning av undantagsregeln Skriftligt beslut/överklagan När en allmän handling lämnas ut är det inte nödvändigt att i varje enskilt fall fatta ett formellt beslut om avgiftsuttaget. Den som menar att domstolens beslut om avgiftsuttag är oriktigt har rätt att begära ett skriftligt beslut. Begäran ska ske inom 30 dagar efter betalning av avgiften. Beslutet överklagas till Skatteverket. Skatteverkets beslut går inte att överklaga Fakturering/postförskott v kap 17 i Handboken för redovisning framgår rutinerna vid fakturering. Domstolen skickar en bevakningsmall för fakturering till Domstolsverket som utfärdar faktura. Domstolsverket ansvarar även för bevakning av att aktuell faktura betalas. Intäkter vid fakturering av kopieavgifter tillfaller domstolen. I handboken finns också rekommendationer om när postförskott bör användas.

5 5 (11) 1.6 Undantag från avgiftsskyldighet vgift utgår enligt vgf för sådant som myndigheten lämnar ut efter särskild begäran. Detta innebär att avgift inte utgår för sådana handlingar som en domstol lämnar ut därför att en expedieringsregel ålägger domstolen att på eget initiativ lämna ut handlingen. Den som beviljats rättshjälp är enligt rättshjälpslagen (1996:1619) undantagen från att betala avgift i vissa fall. v 21 vgf framgår vidare att det för statliga myndigheter är kostnadsfritt att begära ut allmänna handlingar. Parter, målsägande som inte för talan, offentliga försvarare och målsägandebiträden är också avgiftsbefriade vid utfående av ett exemplar av vissa i bestämmelsen särskilt uppräknade handlingar. 2 Information till allmänheten 2.1 Information om allmänna handlingar Förtroendet för Sveriges Domstolar påverkas av många olika faktorer. En av dem är människors rätt till insyn i domstolarnas verksamhet. Denna rätt kommer bland annat till uttryck genom möjligheten att ta del av allmänna handlingar. Det är också betydelsefullt att utlämnandet av handlingar sker på ett liknande sätt i hela Sveriges Domstolar. ll berörd personal på domstolen bör ha kunskap om hur allmänna handlingar lämnas ut och på vilket sätt betalning ska ske. Denna information bör också kommuniceras till allmänheten på ett tydligt sätt. Lättillgänglig information om allmänhetens rättigheter och ett enkelt förfarande för att begära ut handlingar visar på domstolens vilja till öppenhet och service. Domstolsverket rekommenderar därför att information om hur allmänna handlingar lämnas ut och vad det kostar ska finnas på varje domstols externa webbplats. På Sveriges Domstolars gemensamma webbplats, finns också viss information om allmänna handlingar. Som komplement bör också information i pappersformat finnas på domstolen. v 11 förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut m.m. följer att domstolen bör upplysa om den avgift för handlingen som ska betalas i det enskilda fallet. 2.2 Förslag på text Nedan finns förslag på text som kan användas för framtagande av informationsmaterial, både för publicering på webb och som informationsblad på domstolen. På Doris finns ett förslag på hur en webbsida om allmänna handlingar kan se ut, där informationen kompletterats med ett beställningsformulär. Domstolens webbredaktörer har kunskap om webbverktyget och om formulär och som stöd finns även en guide framtagen. Webbredaktionen på Domstolsverket kan stödja och hjälpa till vid behov. lla har rätt att ta del av allmänna handlingar, som exempelvis domar och beslut, såvida de inte är skyddade av sekretess. Det görs därför en sekretessprövning innan en handling lämnas ut i varje enskilt fall.

6 6 (11) Den som har rätt att ta del av en allmän handling har också rätt att få en kopia på den. Du har också rätt att vara anonym. Kopior av handlingar kan levereras på olika sätt. Kostnaden för kopior regleras i avgiftsförordningen (1992:191). Vanligtvis faktureras avgiften, men ibland skickas handlingarna mot postförskott. Du har alltid möjlighet att vid besök på domstolen ta del av allmänna handlingar avgiftsfritt. För parter i ett mål är det avgiftsfritt att få ut ett exemplar av de flesta handlingar. Nedan ser du vad det kostar att få kopior av allmänna handlingar: E-post Många handlingar finns lagrade elektroniskt och kan e-postas kostnadsfritt (t ex domar utan underskrift). En avgift tas ut för beställningar som tar mer än 10 minuter att utföra. vgiften är 60 kronor per påbörjad 10 minutersperiod från och med den elfte minuten. Det innebär att kostnaden för första timmen blir 300 kronor och följande timme 360 kronor. För material som måste skannas in (t ex undertecknade domar) tas avgift ut om beställningen omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Papperskopior vgift tas ut om handlingen omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Fax vgift tas ut som för papperskopior. CD/DVD vgift tas ut som för e-post plus 10 kr. Ljudfiler på CD/DVD vgift tas ut med 120 kronor. Porto Eventuell kostnad för porto och postförskott tillkommer. tt beställa För att beställa kopia av en handling kan du fylla i detta formulär (länk). Du kan också ringa eller besöka oss. 3 Bakgrund Enligt 2 kap 13 TF har den som önskar ta del av allmän handling rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. Myndighet inte har skyldighet att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. E-offentlighetskommittén föreslår i betänkandet llmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4) att det införs en bestämmelse i offentlighets- och sekre-

7 7 (11) tesslagen (2009:400) om att myndigheter ska vara skyldiga att lämna ut handlingar i elektronisk form om det inte är olämpligt. En förutsättning är att handlingen finns lagrad i elektronisk form hos myndigheten. Det är vgf som reglerar när en domstol har rätt att ta ut avgift för varor och tjänster som den tillhandahåller. Ekonomistyrningsverket (ESV), som har föreskriftsrätt när det gäller vgf, har gett ut handledningen vgift för kopia av allmän handling (ESV 2005:27). Det råder ingen tvekan eller osäkerhet om att när domstol eller nämnd lämnar ut papperskopior av allmänna handlingar så ska avgift tas ut enligt bestämmelserna i vgf. Det är inte heller någon tvekan om vilken avgift som ska tas ut när enstaka kopior i pappersform eller utskrifter av uppgifter i Vera lämnas ut. Även när handlingar faxas är vgf tydlig med vilken avgift som ska tas ut. På domstolarna råder dock viss osäkerhet om avgift ska tas ut när kopian lämnas ut via e-post eller på CD/DVD (framförallt ljudfiler) och i så fall med vilket belopp. En fråga som ofta återkommer är också om det gör någon skillnad om den kopia som e-postas till mottagaren är en Pdf-fil direkt ur Vera eller ett inskannat dokument. Ett flertal tingsrätter har vidare vänt sig till Domstolsverket och efterfrågat rekommendationer när det gäller möjligheten att ta betalt för att hantera omfattande beställningar av material ur Vera och ur akter/arkiv. Bakgrunden är bland annat att flera tingsrätter har fått mycket stora beställningar av allmänna handlingar från både affärsdrivande företag och enskilda. Hanteringen av beställningarna innebär ett omfattande arbete för tingsrätterna. Som exempel kan nämnas en förfrågan från ett bolag som beräknas ta ungefär 500 timmar att hantera och en enskild persons begäran att från en domstol få ut över 700 domar i Vera. 3.1 Lämna ut handling med e-post v 15 vgf framgår att en myndighet ska ta ut en avgift enligt när den efter särskild begäran lämnar ut bland annat kopia eller avskrift av en allmän handling. Bestämmelsen är enligt ordalydelsen inte begränsad till papperskopior men detta torde vara utgångspunkten i förordningen eftersom 16 4 st särskilt anger att avgift ska tas ut även för handlingar som skickas med telefax. Bestämmelsen är således inte direkt tillämplig på handling som skickas med e-post. Även E-offentlighetskommittén gör denna bedömning (SOU 2010:4 s 346 f.) v 4 i vgf framgår att en myndighet får tillhandahålla bland annat automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift (p9) mot avgift. Enligt ESV tar 4 sikte på information som inte lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen. ESV menar att eftersom det inte finns någon skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar elektroniskt så blir det inte fråga om att efterkomma en begäran med stöd av offentlighetsprincipen när handlingar skickas med e-post utan om en informationstjänst. E-offentlighetskommittén menar dock att en utgångspunkt alltid bör vara att en önskan om att få ut en allmän handling i elektronisk form, på samma sätt som en begäran om att få ut informationen i pappersform, ska uppfattas som en begäran om att få del av uppgifterna med stöd av offentlighetsprincipen. Först om det framgår att så inte är fallet finns det an-

8 8 (11) ledning för myndigheten att betrakta framställningen som en ansökan utan stöd av 2 kap. TF (se SOU 2010:4 s. 317 f.). E-offentlighetskommittén menar alltså, till skillnad mot ESV, att det i och för sig kan vara ett utlämnande med stöd av offentlighetsprincipen men att det - trots detta - finns möjlighet att ta ut en avgift med stöd av 4 9 p vgf (se SOU 2010:4 s. 346 ff.). När det gäller avgiftsuttag enligt 4 9 p blir utgångspunkten, enligt kommittén, att myndigheten själv inom ramen för full kostnadstäckning får besluta om grunderna för avgiftssättningen samt att myndigheten också får besluta om avgiftens storlek (5 andra stycket och 6 andra stycket). Kommittén betonar att det bör vara en utgångspunkt för myndigheterna att de vid avgiftssättningen för elektroniska kopior av allmänna handlingar följer de principer som har angetts av regering och riksdag för avgifter vid tillhandahållande av elektronisk information (prop. 1997/98:136 s. 64, se vidare avsnitt 4.4.3). Den av riksdagen fastlagda principen för avgiftssättning av elektronisk information utgår från full kostnadstäckning för att framställa och distribuera själva uttaget (uttagskostnad) Inskannade handlingar tt skanna in en pappershandling och därefter skicka den med e-post torde innebära i stort sett samma arbetsinsats som att kopiera den. Det är därför rimligt att domstolarna tar ut samma avgift för att skanna och e-posta handlingar som för att kopiera och posta eller faxa dem Handlingar lagrade i Vera tt e-posta enstaka exemplar av domar eller andra handlingar som redan finns lagrad elektroniskt i Vera kan knappast anses innebära någon större arbetsinsats på domstolen. Det är oftast både arbets- och kostnadsbesparande att lämna ut handlingar på detta sätt 1. Det är därför rimligt att enstaka handlingar som finns lagrade i Vera e-postas kostnadsfritt. Tar det längre tid än tio minuter att hantera en beställning bör man dock ta betalt även för material som skickas med e-post. Den i avsnitt rekommenderade timkostnaden utgår från den avgift som får tas ut för avskrift av allmän handling, 17 1 st vgf. 3.2 Utlämnande på CD och DVD Både ljudinspelningar och ljud- och bildinspelningar utgör handlingar i TFs mening. I avsnittet särskiljs dock ljud- och bildfiler från handlingar. Med handlingar avses vanliga pappershandlingar men även handlingar som finns lagrade i elektronisk form. Som nämnts ovan finns inte någon skyldighet för domstolar att lämna ut handlingar på CD-skiva. Inte heller när det gäller ljudinspelningar av förhör finns någon sådan skyldighet 2. I konsekvens med resonemanget om e-post kan avgift vid ett elektroniskt utlämnande tas ut med stöd av 4 9 p vgf. 1 Se ESVs rapport llmänna handlingar i elektronisk form (2009:31) som genomförts på uppdrag av e-offentlighetskommittén 2 Tidigare fanns i mål- och ärendeförordningen (1996:271) en skyldighet för domstol att lämna ut kopia av en bandinspelning om någon begärde det. I samband med införandet av reformen En

9 9 (11) När det gäller kopior av ljud- och bildfiler (inspelade förhör) är rättsläget emellertid något oklart eftersom dessa rimligtvis inte kan lämnas ut i annat än i elektronisk form (se SOU 2008:93, Partsinsyn och ny teknik i domstol m.m. sid 36 ff). Är det fråga om ett utlämnande med stöd av offentlighetsprincipen saknas stöd för att ta ut en avgift för ett utlämnande av bilden eftersom det är tveksamt om vgf bestämmelser om avgift på kopia av en ljudbands- eller videobandsupptagning kan tillämpas på en digital inspelning. Ljudet på en ljud- och bildinspelning bör man dock fortfarande kunna ta ut en avgift för med stöd av 4 9 p vgf. nläggs samma synsätt som E-offentlighetskommittén gör på tillämpningen av 4 finns möjlighet att ta betalt för både ljudfilen och bildfilen. För handlingar som lämnas ut på CD/DVD bör samma princip för avgiftsuttaget tillämpas som för handlingar som skickas med e-post. Därutöver bör avgift tas ut för själva CDn/DVDn. tt kopiera en ljudinspelning respektive en ljud- och bildinspelning tar olika lång tid beroende på storleken av inspelningen. Eftersom det är förhållandevis många ljud- och bildfiler som ska kopieras förenklas administrationen om det alltid är samma avgift som tas ut. Med hänsyn till den genomsnittliga tiden för att kopiera en inspelning är der rimligt att ta ut samma avgift som för en ljudbandsupptagning, jämför 17 3 st vgf. 3.3 Särskilda fall Omfattande beställningar När någon begär ut handlingar från en domstol i sådan omfattning att personalen inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anställas finns det anledning att fundera över om möjligheten att ta betalt för det arbete som beställningen medför. En annan situation när det kan finnas skäl att överväga möjligheten att ta betalt med nedlagd arbetstid som utgångspunkt är när någon begär ut handlingar i sådan omfattning att det skulle leda till ett kraftigt överuttag att ta betalt per sida. ESV anger att det kan finnas skäl att ge en mängdrabatt t ex när någon beställer omfattande datautskrifter. I sammanhanget bör uppmärksammas att ESV utgår från att det inte är ett utlämnande med stöd av offentlighetsprincipen om någon efterfrågar information som är lagrad i pappersform och som endast kan tas fram med en arbetsinsats som går utöver vad som kan sägas vara rutinbetonad, se sidan 12 i handledningen. Med beaktande av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen, förkortad TF, är det något oklart vad ESV menar med detta. Enligt 2 kap 13 TF gäller ju kravet på rutinbetonade åtgärder endast i samband med sammanställningar av uppgifter ur upptagningar för automatiserad behandling (potentiella elektroniska handlingar). När det gäller utlämnande av färdiga handlingar från domstol torde det nästan undantagslöst vara fråga om utlämnande av en kopia av en allmän handling oavsett om arbetsinsatsen är rutinbetonad eller inte. Skulle domstolen emellertid komma fram till att offentlighetsprincipen inte är tillämplig finns inte heller någon skyldighet att tillgodose beställningen. modernare rättegång togs den skyldigheten bort och det infördes inte något motsvarande beträffande digitala ljudinspelningar.

10 10 (11) Utlämnande av papperskopior av allmän handling Huvudregeln är alltså att avgift ska tas ut enligt15 och 16 vgf när kopia av allmän handling lämnas ut. vgiftsuttaget baseras som angivits ovan på det antal sidor som lämnas ut. Om det finns särskilda skäl får en myndighet emellertid besluta om en högre eller lägre avgift än den som anges i 16 2 st. ESV beskriver i sin handledning ett antal situationer när det kan vara lämpligt att avvika från de bestämmelser som gäller normalt. Omfattande beställningar som innebär ett betydande merarbete tas inte upp som ett sådant skäl. I de förordningsmotiv som föregick vgf berörs frågan inte heller (se Regeringen förordningsmotiv 1992:3). Däremot anges på sid 32 i motiven att om en strikt tillämpning av 16 andra stycket skulle innebära ett kraftigt överuttag av avgift (t ex vid omfattande datautskrifter) kan det vara skäl för en myndighet att själv fastställa avgiften. Detsamma sägs gälla om kostnaderna för att framställa de begära kopiorna avsevärt skulle överstiga den föreskrivna avgiften. Detta talar i viss mån för att man skulle kunna göra undantag från16 när det gäller omfattande beställningar som innebär ett betydande merarbete. Saken har, såvitt Domstolsverket känner till, inte prövats. Utlämnande av informationsmaterial Om offentlighetsprincipen inte är tillämplig men domstolen ändå vill tillgodose en omfattande beställning kan avgift tas ut med stöd av 4 i vgf. v paragrafen framgår att en myndighet får tillhandahålla bland annat informationsmaterial (p2) mot avgift. Enligt ESV kan bestämmelsen tillämpas vid stora beställningar som går utöver vad som omfattas av rutinbetonade åtgärder. ESVs handledning lla myndigheter får ta betalt, men (2002:7) behandlar närmare tillämpningen av 4. I handledningen anges att begreppet informationsmaterial i 2 p kan omfatta i stort sett vad som helst som innehåller information om myndighetens område men som varken räknas som tidskrift eller publikation. Exempel på informationsmaterial är enligt ESV broschyrer, videofilmer, affischer, fotografier och vykort. Elektroniskt utlämnande För omfattande material som lämnas ut elektroniskt finns, med stöd av samma resonemang som ovan under 3.1, möjlighet att ta betalt för den arbetsinsats som krävs för utlämnandet. Vilken avgift ska tas ut? Om domstolen väljer att med stöd av 16 tredje stycket göra avsteg från de fastställda avgiftsbeloppen vid utlämnande av papperskopior har den att beakta den grundläggande principen att full kostnadstäckning bör uppnås. vgiften bör kunna sättas så att den motsvarar den faktiska kostnaden för att hantera beställningen inklusive arbetskostnad. Enligt motiven måste hänsyn även tas till att, enligt praxis, kostnaderna för framtagande och återställande av handlingar inte får ingå i den avgift som fastställs, RÅ 1985 ref. 2:9. Domstolsverket anser att det kan vara rimligt att ta ut samma avgift som när det gäller stora beställningar ur Vera. Samma avgift kan också tas ut om handlingar lämnas ut med stöd av 4 2 p (utlämnande av informationsmaterial) eller 9 p (elektroniskt utlämnande).

11 11 (11) Samlingsfakturor Det är inte ovanligt att t.ex. journalister återkommande begär kopior av allmänna handlingar i olika ärenden. För att slippa ta ut en mindre summa vid varje utlämningstillfälle är det möjligt att istället göra en tjänsteanteckning och fakturera beställningarna enligt överenskommen periodicitet, t.ex. månadsvis, i en samlingsfaktura. Det är effektivare för myndigheten och i regel billigare för beställaren eftersom grundavgiften på 50 kronor för de första tio sidorna i så fall bara tas ut en gång per faktura. Under perioden gjorda beställningar som enskilt sedda skulle vara avgiftsfria (t ex för att de inte uppgår till tio sidor) ska inte medräknas i samlingsfakturan Återkommande småbeställningar Om någon i syfte att undvika att behöva betala för kopiorna, ständigt återkommer med småbeställningar, dvs. färre än 10 sidor, i stället för att göra beställningen i ett sammanhang är det möjligt att göra undantag från 16 och ta ut avgift redan från första sidan. Eftersom det inte finns någon skyldighet att registrera eller diarieföra utlämnande av allmänna handlingar menar ESV (handledningen sidan 16) att det endast är vid uppenbara fall av missbruk som undantag kan göras.