Beslut om tillämpning av Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar

Transkript

1 BESLUT 1 (6) AD , D12 Regional samverkan Attunda, Nacka, Solna, Stockholm och Södertörns tingsrätter Beslut om tillämpning av Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar Domstolsverket har genom skriften Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar, DV , gett rekommendationer för domstolarnas avgiftsuttag i samband med begäran om kopior av allmänna handlingar. Stockholmsregionens tingsrätter beslutar härmed att anta dessa rekommendationer som riktlinjer för hur avgift tas ut vid försäljning av kopior med de tillägg och ändringar som specificeras nedan. Riktlinjerna ska gälla fr.o.m. den 1 december För avgifter av detta slag gäller principen om full kostnadstäckning. I praktiken är avgifterna bestämda schablonmässigt och täcker endast en del av kostnaderna. Avgifterna kan inte anses utgöra full kostnadstäckning. Riktlinjerna avviker från Domstolsverkets rekommendationer i följande delar: Porto: Gränsen för portouttag har höjts från den rekommenderade vikten 20 gram till 50 gram med anledning av förändrade portogränser. Överuttag av avgift: Ventilen som gör det möjligt att undvika ett kraftigt överuttag av avgift förekommer på ett flertal ställen i rekommendationerna. Denna ventil finns inskriven i avsnitt 4.1 i dessa riktlinjer, men är i övrigt struken. Avsikten är att öka tydligheten för användarna och beställarna samt betona att avgift i normalfallet ska tas ut enligt huvudregeln. Att det ibland resulterar i överuttag och andra gånger i underuttag är grunden för idén om full kostnadstäckning i denna del av verksamheten. Med tanke på den mängd beställningar tingsrätterna hanterar skulle det krävas en orimlig administration att dokumentera vad som expedierats till vem och när för att undvika överuttag i de fall flera begär kopia av tidigare expedierad handling. Ventilen är dock tillämplig i extrema fall och ger möjlighet till en alternativ debitering. Handlingar ingivna på fristående databärare: I rekommendationerna föreslås hur avgift ska tas ut när tingsrätten säljer CD/DVD med inskannade handlingar eller med handlingar som laddats ner ur Vera. Däremot saknas reglering av avgiftsuttaget för de handlingar som inkommit till tingsrätten på en fristående databärare. Det regleras här i avsnitt 3.3 enligt samma principer som för filer nerladdade ur Vera. I båda fall handlar det om hantering av lagrade elektroniska filer och avgiften utgår därför från en bedömning av tidsåtgång. Alternativet vore att debiteringen utgick från bestämmelsen som avser ljudsamt ljud- och bildinspelning. Beslutet grundar sig på att de filer som lagrats har större likhet med andra filer än med en ljudinspelning. R2B Box 8307, Stockholm Besöksadress: Scheelegatan 7 Telefon: Fax: stockholms.tingsratt@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 BESLUT 2 (6) AD , D12 Samlingsfakturor till återkommande beställare: Beställare som bedöms vara återkommande faktureras med s.k. samlingsfaktura. I sådant fall faktureras kunden för samtliga expedierade handlingar. Motivet till avgiftsuttaget är att de återkommande beställningarna kan tolkas som ett uppenbart missbruk av bestämmelsen om avgiftsfrihet. Avgiftsfrihet för doktorander: Alla doktorander, oavsett lärosätets huvudman, beviljas avgiftsfrihet. Det ökar transparensen och underlättar tingsrättens handläggning av avgiftsfrågan. Avgiftsfrihet/-uttag för parter: Avsnitt 6 innehåller ett förtydligande om att parts begäran om kopia som går utöver avgiftsförordningens reglering om avgiftsfrihet är att betrakta som utfående enligt Tryckfrihetsförordningen och därmed avgiftsbelagt. I bilagan till detta beslut presenteras riktlinjerna i sin helhet. För överväganden och underlag till Domstolsverkets rekommendationer hänvisas till ovan nämnda skrift. Dessa riktlinjer ersätter i tidigare riktlinjer (Attunda dnr D 12, Nacka dnr , Solna (diarienummer saknas), Stockholm dnr 2010/0454 adm samt Södertörn dnr ) på respektive tingsrätt. Inger Söderholm Den 1 december 2014

3 BILAGA 3 (6) Riktlinjer 1. Kopia av handling som lämnas ut i pappersformat eller skickas med brev/fax Vid kopiering av pappershandling eller utskrift av elektronisk handling i pappersform är de första nio sidorna gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor styck. Vill någon ha flera exemplar av samma handling gäller samma regel. För handling som faxas tas samma avgift som för papperskopia. Lagrum: 15 och 16 AvgF. 2. Kopia av handling som skickas med e-post 2.1 Handlingar som skannas in För handlingar som först måste skannas in för att sedan skickas med e-post, tas samma avgift som för papperskopior: de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Detta gäller oavsett om handlingen skannas in i samband med beställningen eller har skannats in vid ett tidigare tillfälle. Är handlingen inskannad i Vera gäller det som sägs nedan under 2.2 Handlingar som redan lagras i Vera. Lagrum: 4 8 p jmf 16 AvgF. 2.2 Handlingar som redan lagras i Vera Avgiften för handlingar som lagras i Vera som exempelvis dagboksblad, den inte undertecknade pdf-versionen av domen, samt handling som tidigare skannats och kopplats till Vera utgår avgift per fil. De första nio filerna är gratis, den tionde filen kostar 50 kronor och varje fil därutöver kostar 5 kronor styck. Lagrum: 4 8 p jmf 17 AvgF. 3. Kopia som lagras på CD/DVD och lämnas ut på domstolen eller skickas med brev I avsnittet görs en skillnad mellan å ena sidan handlingar, här avses vanliga pappershandlingar men även handlingar som finns lagrade i elektronisk form, och å andra sidan ljud- och bildfiler. Även ljud- och bildfiler omfattas emellertid av handlingsbegreppet i tryckfrihetsförordningen, förkortad TF.

4 3.1 Handlingar BILAGA 4 (6) När domstolen lämnar ut kopior av handlingar (som skannas med anledning av beställningen eller som ligger lagrade i Vera) på CD eller DVD tillämpas samma principer för avgiftsuttaget som angivits ovan avseende handlingar som e-postas. Därutöver tillkommer en kostnad för själva skivan med 10 kronor. Lagrum: 4 8 p jmf 16 och 17 AvgF. 3.2 Ljud- och bildfiler lagrade i Vera För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lagras i Vera och lämnas ut på CD eller DVD tas en avgift om 120 kronor ut. Avgiften inkluderar kostnaden för skivan. Avgiften är densamma oavsett hur många ljud- eller ljud- och bildfiler som lämnas så länge de ryms på en CD/DVD. Lagrum: 4 8 p jmf 17 AvgF. 3.3 Handlingar som lagras på fristående databärare För kopior av filer som inkommit till domstolen på fristående databärare, exempelvis när part lämnat in CD, DVD eller USB, och som lämnas ut på CD/DVD tillämpas samma avgift som för filer lagrade i Vera oavsett ursprungligt filformat. De första nio filerna är gratis, den tionde filen kostar 50 kronor och varje fil därutöver kostar 5 kronor styck. Därutöver tillkommer en kostnad för själva skivan med 10 kronor. Lagrum: 4 8 p jmf 17 AvgF. 4. I särskilda fall 4.1 Avgift vid avvikande beställning När någon begär ut handlingar från en domstol i sådan omfattning att personalen inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anställas finns det anledning att fundera över möjligheten att ta betalt för

5 BILAGA 5 (6) det arbete som beställningen medför i stället för på det sätt som rekommenderas ovan för de olika utlämnandeformerna. En annan situation när det kan finnas skäl att överväga möjligheten att ta betalt med nedlagd arbetstid som utgångspunkt är när någon begär ut handlingar i sådan omfattning att det skulle leda till ett kraftigt överuttag att ta betalt per sida eller fil. Om domstolen väljer att ta betalt för tid tas samma avgift som för avskrift av allmän handling enligt AvgF, dvs. 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Observera att avgiftsuttag inte är möjligt för en begäran om uppgift ur en allmän handling som förvaras hos domstolen enligt 6 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Lagrum: Undantag från 16 alternativt 4 8 p AvgF, jmf 17 AvgF. 4.2 Samlingsfakturor för återkommande beställare För återkommande beställare kan det vara lämpligt att träffa en överenskommelse om fakturering exempelvis en gång per månad. Periodens beställningar betraktas då som en beställning i stället för flera. Även under perioden gjorda beställningar som enskilt sedda skulle vara avgiftsfria (t.ex. för att de inte uppgår till tio sidor/filer) räknas med i samlingsfakturan på så vis att sid-/filkostnaden läggs till för det faktiska antalet sidor/filer. Lagrum: Undantag från 16 AvgF alternativt 4 8 p AvgF 4.3 Avgift från första sidan vid återkommande småbeställningar Vid uppenbart missbruk av bestämmelsen om avgiftsfrihet är det möjligt att vid varje beställning ta betalt redan från och med den första sidan/filen (jämför under rubriken samlingsfakturor). Det innebär att avgiften för beställningar som omfattar en till tio sidor/filer blir 50 kronor. Lagrum: Undantag från 16 AvgF. 5. Rutiner för fakturering, skriftligt beslut, överklagande m.m. 5.1 Rutiner för uppföljning För att kunna göra undantag från 16 vid återkommande småbeställningar och vid användande av samlingsfakturor krävs att domstolen har en rutin för rapportering och sammanställning av utlämnade kopior. När misstanke uppkommer om missbruk, är det lämpligt att göra en tjänsteanteckning över utlämnade kopior för att sedan använda denna som underlag för ett beslut om tillämpning av undantagsregeln. 5.2 Skriftligt beslut/överklagan När en allmän handling lämnas ut är det inte nödvändigt att i varje enskilt fall fatta ett formellt beslut om avgiftsuttaget. Den som menar att domstolens beslut om avgiftsuttag är oriktigt har rätt att begära ett skriftligt beslut. Begäran ska ske

6 BILAGA 6 (6) inom 30 dagar efter betalning av avgiften. Beslutet överklagas till Skatteverket om det avser avgift för papperskopior m.m. enligt 15 AvgF och till Domstolsverket 1 om det avser avgift för handlingar, även ljud- och bildfiler, som lämnas ut med e-post eller på CD (oavsett om handlingarna är lagrade i elektronisk form eller skannas in för att kunna lämnas ut i elektronisk form). Skatteverkets beslut går inte att överklaga. Domstolsverkets beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. 5.3 Betalningssätt På sidorna om ekonomiadministration på intranätet framgår rutinerna vid fakturering. Domstolen skickar ett fakturaunderlag till Domstolsverket som utfärdar fakturan. Domstolsverket ansvarar även för bevakning av att aktuell faktura betalas. Intäkter vid fakturering av kopieavgifter tillfaller domstolen. Här finns också rekommendationer om att postförskott bör användas om domstolen känner till att det är svårt att få betalt av den aktuelle beställaren. Det är inte möjligt att begära betalning i förskott. Om den som begär att få ut allmänna handlingar vill vara anonym bör denne erbjudas möjlighet till kontant betalning för begärda kopior vid ett besök på domstolen. 6. Undantag från avgiftsskyldighet Avgift utgår enligt AvgF för sådant som myndigheten lämnar ut efter särskild begäran. Detta innebär att avgift inte utgår för sådana handlingar som en domstol lämnar ut därför att en expedieringsregel ålägger domstolen att på eget initiativ lämna ut handlingen. Den som beviljats rättshjälp är enligt rättshjälpslagen (1996:1619) undantagen från att betala avgift i vissa fall. Av 21 AvgF framgår vidare att det för statliga myndigheter är kostnadsfritt att begära ut allmänna handlingar. För avgiftsfrihet bör krävas att handlingarna begärs ut för myndighetens räkning och inte för den statligt anställdes privata behov. Om beställaren är student ställs fakturan ut till denne personligen och inte till universitetet/högskolan. När det gäller doktorander tas ingen avgift ut, oavsett om universitetet/högskolan har statlig huvudman eller inte, så länge de begär att få ut allmänna handlingar för att kunna fullgöra den forskningsuppgift som denne utför för universitetets räkning. Parter, målsägande som inte för talan, offentliga försvarare och målsägandebiträden är också avgiftsbefriade vid utfående av ett exemplar av vissa i 21 AvgF särskilt uppräknade handlingar. Så snart ett mål avslutats eller i det fall det dokumenterats att part redan fått del av handlingen ska begäran betraktas som ett utlämnande enligt TF, vilket också möjliggör ett avgiftsuttag enligt dessa riktlinjer. 1 se HFD 2013 ref. 21