Skyddade uppgifter i folkbokföringen DATAINSPEKTIONENS RAPPORT 1999:3

Transkript

1 Skyddade uppgifter i folkbokföringen DATAINSPEKTIONENS RAPPORT 1999:3

2 Innehållsförteckning Inledning...2 Sammanfattning...3 Handlingsoffentlighet och sekretess...5 Handlingsoffentlighet...5 Sekretess...5 Folkbokföring...7 Sekretess i folkbokföringen...7 Spärrmarkering...9 Aviseringsregistret Hantering av spärrmarkerade personuppgifter Lantmäteriverket Vägverket Svenska kyrkans centralstyrelse Statistiska centralbyrån SPAR-nämnden Statens invandrarverk Centrala studiestödsnämnden Riksförsäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna Svenska kyrkans medlemsregister Kommunernas personregister Landstingens befolkningsregister Slutsatser Kommunerna Övriga myndigheter m.m Avslutande synpunkter Bilaga. Frågeformulär

3 Inledning Uppgifter om personer i folkbokföringen är vanligtvis offentliga. Uppgifterna kan avse t.ex. namn, adress och personnummer. I vissa fall är det dock påkallat att hindra att en normalt harmlös uppgift lämnas ut. Ett sådant fall kan vara när en person är utsatt för ett hot från någon annan och därför behöver skydda sin adress. Om det kan antas att utlämnande av uppgifter rörande en viss person kan leda till men för personen exempelvis personförföljelse, kan skattemyndigheten i det lokala folkbokföringsregistret föra in en markering för särskild sekretessprövning, en så kallad spärrmarkering. Markeringen avser alla uppgifter om en person och är en varningssignal för att säkerställa att en noggrann sekretessprövning verkligen sker innan någon uppgift om personen lämnas ut. För att kontrollera hur spärrmarkerade personuppgifter hanteras har Datainspektionen under april maj 1999 genomfört tio inspektioner hos myndigheter som erhåller spärrmarkerade personuppgifter. Inspektionsobjekten var Danderyds kommun, Huddinge kommun, Nacka kommun, Stockholms stad, Sundbybergs stad, Stockholms läns landsting, Riksförsäkringsverket, Stockholms läns allmänna försäkringskassa (försäkringskassan i Södertälje), Södermanlands läns allmänna försäkringskassa (försäkringskassan i Strängnäs) och Kyrkorådet i Högalids församling. Datainspektionen har även genomfört en enkätundersökning bland sådana centrala förvaltningsmyndigheter som hanterar en stor mängd folkbokföringsuppgifter, nämligen Lantmäteriverket, Vägverket, Svenska kyrkans centralstyrelse, Statistiska centralbyrån, Statens invandrarverk, Centrala studiestödsnämnden och Statens person- och adressregisternämnd. Resultatet av inspektionerna och enkätundersökningen och vad den som hanterar spärrmarkerade personuppgifter bör tänka på presenteras i denna rapport. Rapporten omfattar inte reglerna om kvarskrivning eller om fingerade personuppgifter. Stockholm i augusti

4 Sammanfattning Uppgifter om personer i folkbokföringen är vanligtvis offentliga. Uppgifterna kan avse t.ex. namn, adress och personnummer. Sekretess gäller dock för uppgift i folkbokföringen, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Om skattemyndigheten bedömer att utlämnande av uppgifter rörande en viss person kan leda till exempelvis personförföljelse finns möjlighet att i det lokala folkbokföringsregistret föra in en markering för särskild sekretessprövning, en så kallad spärrmarkering. Markeringen avser alla uppgifter om en person och tjänar som en varningssignal för att säkerställa att en noggrann sekretessprövning verkligen sker innan någon uppgift om personen lämnas ut. De myndigheter som ingick i enkätundersökningen inhämtar uppgifter med spärrmarkering från skattemyndighet. Uppgifterna registreras och presenteras hos respektive myndighet med olika typer av markeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet får ta del av markerade personuppgifter och vilka som har sådan behörighet finns dokumenterat hos myndigheterna. Datainspektionens slutsats av enkätundersökningen är att spärrmarkerade personuppgifter hos ifrågavarande myndigheter har ett tillräckligt skydd. När det gäller hanteringen av de kommunala befolkningsregistren är medvetenheten om riskerna med felaktiga utlämnanden av spärrmarkerade personuppgifter hög bland de systemansvariga och andra som är inblandade. De spärrmarkeringar som finns i såväl befolkningsregistren som i de administrativa registren är också tydliga och omfattande. Datainspektionens slutsats är att risken för att spärrmarkerade personuppgifter lämnas ut från kommunernas befolkningsregister är mycket liten. Däremot finns en inte obetydlig risk för att spärrmarkerade personuppgifter hos kommunerna kommer i orätta händer när uppgifterna finns registrerade i de kommunala förvaltningarnas administrativa register. Anledningen är att den sekretess som gäller inom folkbokföringen inte överförs från kommunernas befolkningsregister till de kommunala förvaltningarnas administrativa register. Personuppgifterna kan dock omfattas av annat sekretesskydd vid den enskilda kommunala förvaltningen. Det föreligger exempelvis sekretess inom socialtjänsten för uppgift om enskilds personliga förhållanden. Vid flera kommunala förvaltningar saknas dock bestämmelser om sekretess som kan omfatta den enskildes personuppgifter. För att spärrmarkerade personuppgifter som förekommer i kommunal verksamhet skall kunna skyddas är det därför nödvändigt att dessa uppgifter endast registreras i kommunens befolkningsregister eller i kommunala verksamheter där de omfattas av någon form av verksamhetsspecifik sekretess. För det fall man i en kommunal verksamhet (där sekretess inte föreligger) behöver skriva till en person med spärrmarkerade personuppgifter bör adressättning på kuvert ske via kommunens befolkningsregister eller i sådan verksamhet där sekretess för 3

5 personuppgifterna råder. Annars kan försändelsen överlämnas till ett skattekontor som i sin tur sänder försändelsen vidare till berörd person i skatteförvaltningens tjänstekuvert. Landstingen har inrättat befolkningsregister för att förse förvaltningarnas verksamhetsregister med aktuella folkbokföringsuppgifter. De spärrmarkerade personuppgifter som förekommer i befolkningsregistren har ett starkt sekretesskydd och inom landstingen finns också personal med övergripande ansvar för att information om hur spärrmarkerade personuppgifter skall hanteras når den personal som har att hantera sådana uppgifter. Sekretess föreligger vidare inom landstingens verksamhet inom hälsooch sjukvården för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. När det gäller annan landstingsverksamhet föreligger samma problematik som inom de kommunala förvaltningarna, dvs. bestämmelser om sekretess som omfattar den enskildes personuppgifter kan saknas. Hos Riksförsäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna har spärrmarkerade personuppgifter ett starkt sekretesskydd. Rutiner finns som i hög grad motverkar att markerade personuppgifter lämnas ut till obehöriga. Även de sekretessmarkeringar som finns i kyrkans medlemsregister är mycket tydliga. Systemet är vidare starkt behörighetsbaserat och de personer som hanterar spärrmarkerade personuppgifter har genomgått utbildning i ämnet. För att systemet med spärrmarkerade personuppgifter skall fungera är det viktigt att spärrmarkeringarna syns vid sökningar i register och att de markeras tydligt, att all personal som hanterar personuppgifter ges grundlig information om sekretessfrågor och om systemet med spärrmarkerade personuppgifter, att kretsen av personer som har behörigheten att ta del av spärrmarkerade personuppgifter begränsas så mycket som möjligt, att spärrmarkerade personuppgifter inte sprids till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger, att regelbundet följa upp att regler och rutiner kring spärrmarkerade personuppgifter efterlevs och respekteras och att personer med spärrmarkerade personuppgifter informeras om vikten av att inte i onödan lämna ut uppgifter om sig själva. 4

6 Handlingsoffentlighet och sekretess Handlingsoffentlighet I Sverige finns sedan länge principen om allmänna handlingars offentlighet. I tryckfrihetsförordningen (TF) ges bestämmelser om vilka slag av handlingar som skall anses som allmänna och därmed vara tillgängliga för offentlighetsinsyn samt om hur sådana handlingar skall tillhandahållas den som vill ta del av dem. Syftet med offentlighetsprincipen är enligt 2 kap. 1 TF att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Offentlighetsprincipen möjliggör helt allmänt en medborgerlig insyn i den offentliga verksamheten. Denna insyn är av betydelse inte bara i de enskilda fall, där principens tillämpning påkallas. I den mån myndigheterna arbetar i medvetandet om att deras verksamhet när som helst kan komma i offentlighetens ljus, innebär detta en betydelsefull garanti för en korrekt förvaltning. Genom allmänhetens insyn kan missförhållanden, felaktigheter eller ineffektivitet uppdagas. De möjligheter till kontroll över förvaltningen, som offentlighetsprincipen erbjuder, får i praktiken sin största betydelse genom att tillgången till allmänna handlingar utnyttjas av tidningar och andra massmedia. Sekretess Offentlighetsprincipen är inte undantagslös. Av hänsyn till allmänna och enskilda intressen gäller en rad undantag som är tillkomna efter en avvägning mellan motstående intressen (sekretess). Grundläggande bestämmelser om sekretess finns i TF medan de mer detaljerade sekretessreglerna har brutits ut ur TF och finns i sekretesslagen (1980:100). Sekretesslagen innehåller i särskilda kapitel bestämmelser som närmare anger omfattningen av sekretessen. I 1 kap. 1 sekretesslagen sägs att lagen innehåller bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Bestämmelserna i sekretesslagen är till för att skydda de allmänna eller enskilda intressen, som skulle kunna skadas om vissa uppgifter lämnades ut. Sekretessbestämmelserna har därför i allmänhet utformats så, att man vid tillämpningen av dem gör en bedömning av skaderisken i det enskilda fallet. Sekretessbestämmelserna innehåller två typer av skaderekvisit: raka och omvända. Det raka skaderekvisitet innebär att offentlighet uppställs som huvudregel och att sekretess gäller endast om det kan antas att viss skada uppkommer om uppgiften röjs. Det omvända skaderekvisitet uppställer sekretess som huvudregel och medger utlämnande av uppgiften endast om det står klart att uppgiften kan röjas utan att viss skada uppkommer. De förbud som sekretessbestämmelserna innebär riktar sig till myndigheter och dess funktionärer. Sekretessen innebär i första hand förbud att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till enskilda, dvs. personer som står utanför den offentliga organisationen. 5

7 Sekretessen gäller emellertid inte bara i förhållande till enskilda personer. Som huvudregel gäller enligt 1 kap. 3 sekretesslagen att sekretessen gäller även mellan olika myndigheter och mellan olika självständiga verksamhetsgrenar inom en myndighet. Huvudregeln att sekretessen gäller även mellan myndigheter är underkastad ganska omfattande undantag. De viktigaste undantagen finns angivna i 14 kap. 1 3 sekretesslagen. Enligt den s.k. generalklausulen i 3 första stycket i detta kapitel får en sekretessbelagd uppgift lämnas ut till en annan myndighet, om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda. Generalklausulen är dock inte tillämplig på all sekretess. För att sekretess för en uppgift skall följa med från en utlämnande myndighet till en mottagande myndighet krävs en särskild bestämmelse därom. Sekretessen följer alltså inte utan vidare med en uppgift som lämnas till en annan myndighet. Sekretesslagen innehåller nämligen ingen generell regel om överföring av sekretess mellan myndigheter. I stället har behovet av sekretess hos den mottagande myndigheten tillgodosetts genom att denna myndighet kan ha en egen sekretessregel att tillämpa på uppgiften. Detta gäller dock inte genomgående. I 13 kap. sekretesslagen finns dessutom vissa speciella bestämmelser om överföring av sekretess. Erhåller exempelvis en myndighet i verksamhet, som avser tillsyn eller revision, från en annan myndighet uppgift som är sekretessbelagd där, gäller sekretessen också hos den mottagande myndigheten. Hemligstämpel Föreskrifter om s.k. hemligstämpel av allmänna handlingar finns i 15 kap. 3 sekretesslagen. Enligt denna paragraf får en myndighet, om det kan antas att hinder mot utlämnande av uppgift i allmän handling föreligger enligt någon sekretessbestämmelse i sekretesslagen, utmärka detta genom en särskild anteckning. En myndighets åtgärd att hemligstämpla en handling innebär inte något bindande avgörande av sekretessfrågan. En handling med hemligstämpel kan alltså mycket väl vara offentlig, medan en handling utan en hemligstämpel kan vara hemlig. En hemligstämpel är bara en påminnelse om behovet av en noggrann sekretessprövning vid fråga om utlämnande. 6

8 Folkbokföring Bestämmelser om folkbokföring i Sverige finns i folkbokföringslagen (1991:481). Enligt 1 denna lag innebär folkbokföring fastställande av en persons bosättning samt registrering av uppgifter om identitet, familj och andra förhållanden som enligt lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister får förekomma i sådant register. Folkbokföring sker genom skattemyndighetens försorg. Enligt 1 lagen om folkbokföringsregister skall det föras ett lokalt folkbokföringsregister för varje skattekontors verksamhetsområde och ett centralt referensregister för hela landet. I ett lokalt folkbokföringsregister får enligt 6 lagen om folkbokföringsregister bl.a. anges födelsetid och personnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, födelsehemort, medborgarskap, civilstånd, make, barn, föräldrar och vårdnadshavare. Registeransvarig är skattemyndigheten i regionen. Folkbokföringsuppgifter används i stor omfattning av myndigheter utanför folkbokföringen. För att kunna tillgodose behovet av folkbokföringsuppgifter hos myndigheter och andra beslöt riksdagen den 8 juni 1995 att Riksskatteverket (RSV) skulle inrätta ett nytt centralt aviseringsregister; lagen (1995:743) om aviseringsregister. Enligt 2 första stycket 1 p. denna lag får aviseringsregistret användas av en myndighet för bl.a. aktualisering, komplettering och kontroll av uppgifter i personregister som myndigheten är registeransvarig för. Aviseringsregistret togs i bruk i april Sekretess i folkbokföringen Sekretesslagen Bestämmelser om sekretess när det gäller folkbokföringen finns i 7 kap. 15 sekretesslagen. Av första stycket punkt 1 i paragrafen framgår att sekretess gäller i verksamhet som avser folkbokföring eller annan liknande registrering av befolkningen och, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan verksamhet som avser registrering av betydande del av befolkningen för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Bestämmelsen ovan gäller den egentliga folkbokföringen, dvs. folkbokföring enligt folkbokföringslagen. För att inte sekretessen inom den egentliga folkbokföringen skall kunna kringgås genom att uppgifterna får en mer vidsträckt offentlighet i andra register som omfattar befolkningen är bestämmelsen tillämplig också i fråga om annan liknande registrering av befolkningen som baserar sig på uppgifter från folkbokföringsmyndigheterna. Som exempel på sådan registrering kan nämnas det statliga personadressregistret (SPAR). Även Riksförsäkringsverkets register över befolkningen, Statistiska centralbyråns register över totalbefolkningen och kommunernas befolkningsregister omfattas av denna bestämmelse. 7

9 Sekretessförordningen Av 7 kap. 15 sekretesslagen framgår vidare att regeringen bemyndigas meddela föreskrifter om sekretess i annan verksamhet än den redan nämnda, om verksamheten avser registrering av betydande del av befolkningen. Tanken är att uppgifter i sådana register som det ligger nära till hands att söka i efter t.ex. en adress skall kunna omfattas av sekretess. Regeringen har meddelat sådana föreskrifter i 1 b sekretessförordningen (1980:657). De verksamheter där sekretess gäller är: 1. Lantmäterimyndigheternas och inskrivningsmyndigheternas informationssystem 2. Kommunala fastighetsregister 3. Rikspolisstyrelsens centrala passregister 4. Socialstyrelsens register över hälso- och sjukvårdspersonal 5. Statens löne- och pensionsverks pensionsregister 6. Vägverkets bil-, körkorts- och felparkeringsregister 7. Totalförsvarets pliktverks register över totalförsvarets personal 8. Svenska kyrkans centralstyrelses referensregister och register för underrättelse till pastor i vissa fall 9. Svenska kyrkans församlingars medlemsregister och ministerialböcker 10. Röstlängdsregister Skadeprövning Sekretessen i 7 kap. 15 sekretesslagen gäller för uppgifter om enskilds personliga förhållanden. Förutsättning för sekretess är att det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Ett s.k. rakt skaderekvisit uppställs, dvs. offentlighet uppställs som huvudregel. Bestämmelsen innebär att sekretesskydd kan ges såväl åt uppgifter av särskilt ömtålig art som åt normalt harmlösa uppgifter. För uppgifter om namn, adress, personnummer, civilstånd eller nationalitet gäller alltså normalt inte någon sekretess. Det måste föreligga någon särskild anledning för att sådana uppgifter skall få hemlighållas. En sådan särskild anledning kan vara t.ex. att uppgifter ur folkbokföringen begärs om utlänningar med en viss nationalitet. Tyder omständigheterna på att utlämnandet av en dylik förteckning kan leda till aktioner eller trakasserier mot invandrarna som dessa uppfattar som hotande eller påtagligt obehagliga kan utlämnandet av det begärda urvalet vägras. Vidare kan personuppgifter behöva skyddas om en kvinna begär att hennes adress inte skall lämnas ut till en tidigare make eftersom hon fruktar att han skall utsätta henne för skada. 8

10 Spärrmarkering Om skattemyndigheten finner att det föreligger sekretess för en viss uppgift i folkbokföringen kan myndigheten vägra att lämna ut uppgiften. I sådana fall kan skattemyndigheten även besluta om att en markering för särskild sekretessprövning (spärrmarkering) skall föras in i folkbokföringsregistret. Denna typ av markering kan ses som ett alternativ till den i 15 kap. 3 sekretesslagen reglerade traditionella hemligstämpeln av pappersdokument, som ju inte går att använda på datorlagrade personuppgifter. Även om sekretesslagen inte innehåller någon direkt bestämmelse om denna ADB-anpassade form av sekretessmarkering, så är den allmänt accepterad i tillämpningen. Beslut om spärrmarkering fattas av chefen på något av Sveriges skattekontor. Några särskilda bestämmelser om att beslutet kan överklagas finns inte. I Sverige finns det idag ca personer som har sådan spärrmarkering, varav ca bor i stockholmsområdet. När en personuppgift spärrmarkeras innebär detta i praktiken att ett särskilt värde, ett J, registreras i personuppgiftens termkod i aviseringsregistret. Det är denna termkod som skickas till beställare av folkbokföringsuppgifter. På vilket sätt spärrmarkeringen visas i mottagarens register, t.ex. om den resulterar i en blinkning på skärmen, styrs helt och hållet av mottagaren själv. Den sekretessmarkering som följer med vid aviseringen är endast avsedd att ge den mottagande myndigheten en varningssignal om att uppgifter om personen inte får lämnas ut utan att en noggrann prövning först har gjorts. För att markeringen ska få avsedd effekt får den regelmässigt omfatta samtliga medlemmar i den primärt skyddades hushåll. Det är emellertid att märka markeringen inte innebär något beslut om att sekretess skall iakttas. Frågan om utlämnande skall alltid prövas mot bakgrund av omständigheterna i det enskilda fallet. I verksamhet där folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen råder kan även andra bestämmelser i sekretesslagen vara tillämpliga. Hos exempelvis Riksförsäkringsverket råder socialförsäkringssekretess enligt 7 kap. 7 sekretesslagen. Frågan om utlämnande av adressuppgifter prövas i sådant fall i första hand enligt den sekretessbestämmelsen. Sekretess gäller enligt 7 kap. 16 sekretesslagen för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen. Bestämmelsen är tillämplig bl.a. vid s.k. massuttag som kan omfatta ett stort antal uppgifter som begärs utlämnade i ett sammanhang. Vad gäller kommunernas befolkningsregister så omfattas dessa av bestämmelsen i 7 kap. 15 sekretesslagen. Det är dock viktigt att uppmärksamma att det inte finns någon bestämmelse om överföring av sekretess när folkbokföringsuppgifter lämnas ut från kommunernas befolkningsregister till de kommunala förvaltningarnas administrativa register. Trots att det inte finns någon sådan sekundär sekretess kan folkbokföringsuppgifterna ändå vara skyddade på den kommunala förvaltningen under förut- 9

11 sättning att annan sekretess gäller i den aktuella verksamheten. Det föreligger exempelvis sekretess enligt 7 kap. 4 sekretesslagen inom socialtjänsten för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Aviseringsregistret Enligt 3 lagen om aviseringsregister är RSV registeransvarigt för aviseringsregistret. Av 4 i lagen framgår att i registret får anges bl.a. personnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, födelsehemort, medborgarskap, civilstånd, make, föräldrar, barn och vårdnadshavare. RSV lämnar f.n. ut aviseringsuppgifter till ca 700 beställare, varav ca 680 beställningar kommer från kommuner. En och samma kommun kan således ha flera befolkningsregister. Före aviseringsregistrets tid tillställdes alla mottagare av aviseringsuppgifter samtliga folkbokföringsuppgifter om den folkbokförde. Sedan aviseringsregistret inrättades kan RSV leverera en begränsad mängd uppgiftsposter vid aviseringarna om beställaren så önskar. Vid en kontroll av beställningarna i RSV:s aviseringssystem befanns ca 35 kommuner och ca fem landsting ha valt att få färre uppgifter om personer med sekretessmarkering (oftast endast namn och personnummer). De flesta av dessa kommuner har dock gjort andra beställningar där de begärt avisering av alla folkbokföringsuppgifter. Dessa skillnader beror förmodligen på vilken kommunal förvaltning som står som slutmottagare av uppgifterna. Kommunen har bedömt att vissa förvaltningar inte har den sekretess som är nödvändig för att kunna hantera spärrmarkerade personuppgifter. Uppskattningsvis har 80 av RSV:s kunder helt och hållet valt bort uppgifter om personer som har spärrmarkerade personuppgifter. En del av dessa beställare kan dock ha gjort andra beställningar där uppgifter om dessa personer ingår. 10

12 Hantering av spärrmarkerade personuppgifter I syfte att kontrollera hur en spärrmarkering från aviseringsregistret tas om hand hos ett antal myndigheter, kommuner och landsting har Datainspektionen genomfört en enkätundersökning och företagit inspektioner. Enkätundersökningen genomfördes bland sådana centrala förvaltningsmyndigheter som hanterar en stor mängd folkbokföringsuppgifter. Enkäten omfattade sju statliga myndigheter, nämligen Lantmäteriverket, Vägverket, Svenska kyrkans centralstyrelse, Statistiska centralbyrån, Statens invandrarverk, Centrala studiestödsnämnden och Statens person- och adressregisternämnd (SPAR-nämnden). Enkätfrågorna finns som bilaga till rapporten. Inspektionerna omfattade Danderyds kommun, Huddinge kommun, Nacka kommun, Stockholms stad, Sundbybergs stad, Stockholms läns landsting, Riksförsäkringsverket, Stockholms läns allmänna försäkringskassa, Södermanlands läns allmänna försäkringskassa och Kyrkorådet i Högalids församling. Lantmäteriverket I Lantmäteriverkets informationssystem gäller folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen jämförd med 1 b 1 p. sekretessförordningen. Verket inhämtar och registrerar uppgifter med spärrmarkering och uppgifterna presenteras med olika typer av markeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet får ta del av markerade personuppgifter och vilka personer som har sådan behörighet finns dokumenterat. Verket sätter aldrig in någon form av spärrmarkering på den registrerades begäran och lämnar inte ut några spärrmarkerade uppgifter. Vägverket I den verksamhet Vägverket bedriver med bil-, körkorts- och felparkeringsregister gäller folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen jämförd med 1 b 6 p. sekretessförordningen. Uppgifter med spärrmarkering inhämtas och registreras och uppgifterna presenteras med olika typer av markeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet får ta del av markerade personuppgifter och vilka personer som har sådan behörighet finns dokumenterat. Verket kan i undantagsfall sätta in en spärrmarkering på den registrerades begäran. Detta sker företrädesvis när den registrerade uppger att ett skattekontor har beslutat om en sekretessmarkering som ännu inte hunnit aviseras. Enligt verket förekommer det att verket efter avtal med vissa försäkringsbolag lämnar ut även spärrmarkerade personuppgifter. 11

13 Svenska kyrkans centralstyrelse Uppgifterna i Svenska kyrkans centralstyrelses referensregister omfattas av folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen jämförd med 1 b 8 p. sekretessförordningen. Styrelsen inhämtar och registrerar uppgifter med spärrmarkering och uppgifterna presenteras med olika typer av markeringar. Endast systemoperatören har tillgång till spärrmarkerade personuppgifter. Styrelsen sätter aldrig in någon form av spärrmarkering i resp. register på den registrerades begäran. Personuppgifter med spärrmarkering lämnas ut till församlingarnas medlemsregister som också omfattas av folkbokföringssekretess. Statistiska centralbyrån Folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen gäller i Statistiska centralbyråns verksamhet avseende deras register över totalbefolkningen. I verksamheten gäller även sekretess för statistikframställning enligt 9 kap. 4 sekretesslagen för uppgift som avser enskilds personliga och ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. SCB inhämtar och registrerar personuppgifter med spärrmarkering och uppgifterna presenteras med olika typer av markeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet har rätt att ta del av spärrmarkerade personuppgifter och vilka personer som har sådan behörighet finns dokumenterat. SCB sätter aldrig in någon form av spärrmarkering på den registrerades begäran. I verksamheten finns visst utrymme för utlämnande av uppgifter för forskning. SCB:s policy vid prövning av utlämnande av uppgifter för forskningsändamål är mycket restriktiv varför identifierbara personuppgifter endast lämnas ut i undantagsfall och då med överföring av sekretessansvaret. SPAR-nämnden Hos SPAR-nämnden gäller folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen. SPAR-nämnden inhämtar och registrerar spärrmarkerade personuppgifter. Uppgifterna presenteras med olika typer av spärrmarkeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet kan ta del av spärrmarkerade personuppgifter. Vilka personer som har sådan behörighet finns dokumenterat. SPAR-nämnden sätter aldrig in någon form av spärrmarkering på den registrerades begäran. SPAR-nämnden kan lämna ut spärrmarkerade personuppgifter till Rikspolisstyrelsen och Centrala studiestödsnämnden. Hos Centrala studiestödsnämnden kan 9 kap. 5 andra stycket sekretesslagen tillämpas på överlämnade uppgifter och hos Rikspolisstyrelsen bl.a. bestämmelserna när det gäller förundersökning i brottmål (5 kap. 1 och 9 kap. 17 sekretesslagen). 12

14 Statens invandrarverk Hos Statens invandrarverket gäller inte sekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen. I stället gäller i verkets verksamhet sekretess för uppgifter som rör utlänningar enligt 7 kap. 14 sekretesslagen. Enligt denna bestämmelse gäller bl.a. sekretess för uppgift som rör utlänning, om det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. Verket inhämtar och registrerar personuppgifter med spärrmarkering och uppgifterna presenteras med olika typer av spärrmarkeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet får ta del av spärrmarkerade personuppgifter. Vilka som har sådan behörighet finns dokumenterat. Verket sätter aldrig in någon form av spärrmarkering på den registrerades begäran. Verket inhämtar ibland adressuppgifter från någon källa där skattemyndighetens spärrmarkering saknas. Adressuppgifter uppdateras dock alltid via aviseringsregistret och eventuell spärrmarkering fås då därifrån. Några spärrmarkerade personuppgifter lämnas inte ut. Centrala studiestödsnämnden I likhet med hos Statens invandrarverk gäller inte sekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen hos Centrala studiestödsnämnden. Hos nämnden gäller i stället sekretess i ärende om studiestöd enligt 9 kap. 5 andra stycket sekretesslagen för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, om det kan antas att den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs. Nämnden inhämtar och registrerar spärrmarkerade personuppgifter. Uppgifterna presenteras med olika typer av spärrmarkeringar. Endast personal som tilldelats särskild behörighet ta får ta del av spärrmarkerade personuppgifter. Vilka som har sådan behörighet finns dokumenterat. Nämnden kan på begäran av den registrerade sätta in spärrmarkering i studiestödsregistret. Denna spärrmarkering behandlas sedan på samma sätt som de aviserade spärrmarkeringarna. Nämnden får via ansökningshandlingar adressuppgifter som kan vara spärrmarkerade. För personer med spärrmarkering är dock alla uppgifter om personen skyddade från insyn, utom för handläggare med särskild behörighet. Nämnden har tillsammans med skolorna ett rapporteringssystem för handläggning av ärenden om studiebidrag. I dessa fall lämnas endast personnummer ut. Riksförsäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna Riksförsäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna för ett flertal register med stöd av socialförsäkringsregisterlagen (1997:934). Enligt 13 i lagen är verket registeransvarig för socialförsäkringsregister som förs gemensamt för verket och de allmänna försäkringskassorna samt varje försäkringskassa när det gäller behandling av uppgifter hos den försäkringskassan 13

15 Verket aviseras varje dag om förändringar i folkbokföringen från aviseringsregistret. Dessa uppgifter mellanlagras i en särskild fil och anpassas till aktuella ADB-system innan de distribueras till verkets och försäkringskassornas olika socialförsäkringsregister. När det gäller de allmänna försäkringskassorna har det från tid till annan förekommit uppgifter, t.ex. i pressen, om att personuppgifter lämnats ut från de allmänna försäkringskassorna utan hänsyn till att personuppgifterna varit spärrmarkerade. Sekretessregel I Riksförsäkringsverkets register omfattas folkbokföringsuppgifter av folkbokföringssekretessen enligt 7 kap. 15 sekretesslagen. Dessutom gäller socialförsäkringssekretess enligt 7 kap. 7 sekretesslagen. Enligt denna bestämmelse föreligger sekretess hos bl.a. verket och allmän försäkringskassa i ärende enligt bl.a. lagstiftningen om allmän försäkring, inkomstgrundande ålderspension eller om arbetsskadeförsäkring, för uppgift om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. I ärende om arbetsskade- eller delpensionsförsäkring föreligger sekretess enligt 8 kap. 2 sekretesslagen för uppgift om enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. När sekretessprövning är aktuell tillämpas normalt bestämmelserna om socialförsäkringssekretess. Iakttagelser Utmärkande för de allmänna försäkringskassorna är att många av de anställda har tillgång till de spärrmarkerade personuppgifterna. Normalt har den som arbetar med den aktuella typen av ärenden och den personal som tar emot kunderna i receptionen behörighet att ta del av spärrmarkerade personuppgifter. Uppgiften om spärrmarkerade personuppgifter från aviseringsregistret skapar olika markeringar i olika socialförsäkringsregister. I sjukförsäkringsregistret markeras detta med en blinkande text, SÄRSK. PRÖV. Adressuppgifterna visas endast på den presentationsbild som visar grunddata om den registrerade. Den blinkande markeringen visas dock på alla bilder som kan tas fram om den registrerade. Systemet har även en skriftlig rutin där det skickas en rapport från verket till försäkringskassan när någon uppgift markerats med särskild prövning. Hos försäkringskassan i Södertälje används denna rapportlista för att kontrollera att spärrmarkeringarna verkligen finns i registret. Om en person har markeringen särskild prövning lämnas inga uppgifter ut. Enligt försäkringskassan i Strängnäs är det oklart om man får någon rapportlista från verket och vad den i så fall används till. Vid markering särskild prövning gör försäkringskassan en sekretessprövning och inga spärrmarkerade personuppgifter lämnas ut utan att kontakt först tagits med den omfrågade. Om frågan ställs per telefon av den registrerade själv lämnas inga uppgifter ut utan motringning. Uppgifterna i pensionssystemet hanteras på samma sätt som i sjukförsäkringsregistret. 14

16 I bidragssystemet handläggs barnbidrags- och underhållsstödsärenden. I presentationsbilden som visar grunddata visas uppgifter om bidragsmottagaren själv, bidragsskyldiga, boföräldrar och barnen. I de fall den registrerade har spärrmarkerade personuppgifter visas endast uppgift om personnummer. I fältet för bidragsmottagarens adress antecknas SEKRETESSÄRENDE SE SÄRSKILD SVARSBILD. Handläggaren måste sedan aktivt ta fram adressen under särskild svarsbild. Även svarsbilden är markerad med SÄRSKILD PRÖVNING med blinkfunktion. Ärenden om bostadsbidrag handläggs i bostadsbidragssystemet. I presentationsbilden som visar grunddata visas uppgifter om bidragsmottagaren själv och ev. barn. I de fall den registrerade har spärrmarkerade personuppgifter visas endast namn och personnummer och den blinkande texten särskild prövning. Personalen vid de allmänna försäkringskassorna saknar möjlighet att ändra eller lägga till uppgifter om spärrmarkering i socialförsäkringsregistren. Om en allmän försäkringskassa anser att det finns behov av särskild prövning vid utlämnande av t.ex. adressuppgifter finns dock möjligheten att anteckna detta på papper som sedan bifogas klientens personakt. Svenska kyrkans medlemsregister Datainspektionen har inspekterat kyrkorådets i Högalids församling medlemsregister för att kartlägga de rutiner Svenska kyrkans församlingar tillämpar i samband med hanteringen av folkbokföringsuppgifter. Svenska kyrkans centralstyrelse för även ett centralt referensregister med uppgift om samtliga medlemmar i svenska kyrkan. På församlingsnivå har Datainspektionen reglerat användningen av tillståndspliktiga personregister i Svenska kyrkans verksamhet genom föreskrifter för församlingsregister och ministerialböcker i Svenska Kyrkans verksamhet (DIFS 1995:3). Genom dessa föreskrifter regleras bl.a. register över kyrkotillhörighet (dvs. kyrkans medlemsregister). Ett sådant medlemsregister förs i varje församling. Det är vanligtvis kyrkorådet som är registeransvarig för församlingens medlemsregister. Sekretessregel Uppgifterna i Svenska kyrkans församlingars medlemsregister omfattas av folkbokföringssekretess enligt 7 kap. 15 sekretesslagen, jämförd med 1 b 9 p. sekretessförordningen. Iakttagelser Uppgifter till Svenska kyrkans församlingars medlemsregister inhämtas en gång i veckan från aviseringsregistret genom den centrala aviseringsfunktionen hos Sema Group Infodata AB. Programvaran är utvecklad särskilt för kyrkans behov av Sema 15

17 Group Infodata AB. För att tillse att medlemsregistret endast tillförs uppgifter om personer som är medlemmar i kyrkan sambearbetas aviseringsuppgifterna med Svenska kyrkans centralstyrelses centrala referensregister. Adressuppgifterna registreras även om den registrerade har spärrmarkerade personuppgifter. I Högalids församling har fyra av 35 anställda tilldelats behörighet att ta del av spärrmarkerade personuppgifter. Dessa personer har genomgått en utbildning i kyrkobokföring som även innehållit ett avsnitt om hanteringen av spärrmarkerade personuppgifter. Om en handläggare som inte har behörighet att ta del av spärrmarkerade personuppgifter gör en sökning på en person med sådan markering kommer endast uppgiften Hittar inte personen! att visas på skärmen. Om däremot en person som tilldelats full behörighet gör en sökning på samma person kommer det upp en varning på skärmen i form av en pop-up-ruta med texten Personen är SKYDDAD Ska den visas?. När sedan uppgifterna visas anges SKYDDAD med rödfärgad text överst på sidan. Spärrmarkerade personuppgifter kan endast skrivas ut från datorn genom en utskrift av skärmbilden. På de blanketter som skickas till andra församlingar vid t.ex. dop markeras det manuellt att personuppgifterna är spärrmarkerade. Personer med spärrmarkerade personuppgifter finns inte med på listor och etikettutskrifter. Det förekommer att kyrkan får förfrågningar per telefon om personer som har spärrmarkerade personuppgifter. Enligt Svenska kyrkans centralstyrelses instruktion ska handläggaren i sådana situationer svara att personen inte förekommer i församlingens register. Om frågeställaren vill ha ytterligare upplysningar hänvisas han till Svenska kyrkans centralstyrelses referensregister. I Högalids församling är det kyrkorådet och kyrkoherden som ansvarar för att dessa rutiner följs. Vid Datainspektionens kontroll av medlemsregistret framgick att vid sökning på en person med spärrmarkerad personuppgift, varnades sökanden med pop-up-rutan som frågade om den spärrmarkerade uppgiften skulle visas. Handläggaren svarade då nej och valde kommandot hämta ny. Då visades av okänd anledning den spärrmarkerade personens förnamn, postnummer och postadress samt fastighetsbeteckning upp på skärmen. Kyrkan har rapporterat denna felaktighet till programvaruleverantören för omedelbar åtgärd. Kommunernas personregister Datainspektionen har för att kontrollera hur spärrmarkerade personuppgifter hanteras företagit inspektioner hos Danderyds kommun, Huddinge kommun, Nacka kommun, Stockholms stad och Sundbybergs stad. Kommunala myndigheter för vissa personregister för den kommunala verksamheten med hjälp av automatisk databehandling. Personregistren brukar delas in i två grupper informationsregister och administrativa register beroende på vad registren huvudsakligen används till. 16

18 Ett slag av informationsregister är kommunernas befolkningsregister. Ett befolkningsregister är ett personregister vars huvudsakliga ändamål är att tillhandahålla information om kommunmedlemmar, fastigheter och näringsidkare i kommunen samt om personer som har ett ärendesamband med kommunen. Ett befolkningsregister får bl.a. innehålla uppgifter om namn, adress, folkbokföring, civilstånd och medborgarskap. Ett befolkningsregister får användas för att förse den registeransvariga myndigheten med bl.a. aktuella personuppgifter om enskilda som behövs för handläggningen av ett enskilt ärende. Som exempel på administrativa register med personuppgifter kan nämnas register över ansökningar om bygglov, låntagare vid bibliotek, räddningstjänst och skolelever. Kommunstyrelsen är vanligtvis registeransvarig för kommunens befolkningsregister. Kommunerna inhämtar uppgifter till sina befolkningsregister från aviseringsregistret. Kommunerna brukar i dessa sammanhang anlita någon av de två större programvaruleverantörerna på området, Enator IT System AB (Enator) eller WM-data Aktiebolag (WM-data). Kommunernas samarbete med Enator Enator tar i egenskap av servicebyrå för kommunerna emot folkbokföringsuppgifter från aviseringsregistret inklusive uppgifter om spärrmarkerade personuppgifter. Enators äldre ADB-system Entreprenad hanteras i stordatormiljö. Enators stordator är placerad i Älvsjö. I Entreprenad sållar man bort uppgifter om spärrmarkerade adresser. Endast namn och personnummer finns registrerade angående dessa personer och i adressfältet anges att adressen är skyddad. Enators nya system KIR (Kommunens InfoRmationssystem) Client Server hanteras inte i stordatormiljö. Detta system bygger på att varje kommun själv lagrar sitt befolkningsregister i en lokal server. Uppgifter från aviseringsregistret inhämtas via Enator i Skellefteå genom linjeöverföring (Win-link) till den lokala servern. De kommunala förvaltningarna (klienterna) kan sedan inhämta befolkningsuppgifter från den lokala servern till resp. administrativt register. Dessa register ingår i ADB-systemet Procapita. I befolkningsregistret KIR Client Server finns uppgifter om spärrmarkerade adresser registrerade. Systemet är dock upplagt på så sätt att endast en person hos kommunen ska ha behörighet att kunna gå in och titta på de spärrmarkerade adresserna. En person som saknar denna behörighet kan endast ta del av namn och personnummer på en person med spärrmarkerade personuppgifter. Enators tredje system, Beta Befolkning är uppbyggt på liknande sätt. Detta system kommer dock att läggas ned vid kommande årsskifte. 17

19 Kommunernas samarbete med WM-data WM-data i Gävle tillhandahåller bolagets standardsystem för befolkningsregister. WMdata i Stockholm tillhandahåller en särskild lösning för Stockholms stad. WM-data har inte valt någon stordatorlösning, utan levererar i stället programvara till kundernas lokala system. Kommunerna sköter sedan på egen hand beställningarna av aviseringsuppgifter från RSV. Uppgifter som beställs från aviseringsregistret registreras först i en lokal server hos kommunen, en s.k. relationsdatabas. Uppgifterna inhämtas genom linjeöverföring eller på diskett. Om kommunen beställer även spärrmarkerade personuppgifter kommer även dessa att finnas med i relationsdatabasen. De programvaror som arbetar mot relationsdatabasen, Individ- och FamiljeOmsorg-programmen (IFO), kan dock inte komma åt dessa uppgifter p.g.a. spärrar i systemet. Det finns inte någon behörighetsnivå som möjliggör åtkomst till de spärrmarkerade uppgifterna i relationsdatabasen. WM-data rekommenderar därför alltid sina kunder att beställa folkbokföringsuppgifter, exklusive spärrmarkerade personuppgifter. Sekretessregel Folkbokföringssekretess gäller enligt 7 kap. 15 sekretesslagen för personuppgifter i kommunernas befolkningsregister. Det finns dock inte några regler om överföring av folkbokföringssekretess när uppgifter lämnas ut från kommunens befolkningsregister till något av kommunens administrativa register. När en spärrmarkerad personuppgift lämnas ut från befolkningsregistret till en kommunal förvaltning upphör således folkbokföringssekretessen att gälla. I vissa förvaltningar kan emellertid personuppgifterna vara skyddade av andra bestämmelser i sekretesslagen. Inom socialtjänsten råder sekretess enligt 7 kap. 4 sekretesslagen för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider men. På skolans område gäller sekretess enligt 7 kap. 9 sekretesslagen för bl.a. uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog eller kurator om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller honom någon närstående lider men. Enligt samma paragraf gäller vidare sekretess för uppgift om enskilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Inom andra kommunala verksamhetsområden, exempelvis inom kultur- och fritidsförvaltningen, byggnadsnämnden och miljöförvaltningen, finns i huvudsak ingen sekretessregel som skyddar de spärrmarkerade personuppgifterna. Iakttagelser En och samma kommun kan ha flera kommunala befolkningsregister. Av de inspekterade kommunerna hade Danderyd, Sundbyberg, Huddinge och Nacka två eller flera befolkningsregister. Danderyds kommun använde både Enators och WM-datas systemlösningar. 18

20 De kommuner som valt Enators systemlösning beställer alltid folkbokföringsuppgifter inklusive spärrmarkerade personuppgifter. Uppgifterna kommer sedan att lagras antingen i Enators stordator i Älvsjö (Entreprenadsystemet) eller i kommunens lokala server (KIR Client Server och Beta befolkning). Om kommuner som har KIR Client Server eller Beta Befolkning inte vill hantera spärrmarkerade personuppgifter ges kommunen inte åtkomst till dessa uppgifter. Av de fyra inspekterade kommunerna som helt eller delvis har Enators systemlösning har endast Nacka valt att ha åtkomst till de spärrmarkerade personuppgifterna. I Danderyd och Sundbyberg finns inte några planer på att börja hantera spärrmarkerade personuppgifter. I Huddinge kommer kommunen att gå igenom gällande behörighetssystem med Enator i avsikt att ge behörighet till de spärrade uppgifterna åt en för ändamålet särskilt utsedd person. I de fall kommunen saknar åtkomst till de spärrmarkerade personuppgifterna kan en sökning i befolkningsregistret på personen i fråga göras med hjälp av personnummer. En sådan sökning kommer att resultera i att uppgiften Personen är adresskyddad kommer upp på bildskärmen. Vid inspektionen i Huddinge framkom att kommunen använder två befolkningsregister, Enators systemlösning KIR Client Server och Enators systemlösning Beta befolkning. Datainspektionen konstaterade att adressuppgifter som är spärrmarkerade i KIR Client Server publiceras utan sekretessmarkering i Beta Befolkning. Sedan kommunen utrett frågan står det klart att det är uppgifterna i Beta Befolkning som är riktiga. Genom ett programfel i KIR Client Server har gamla spärrmarkeringar som hävts av skattekontor inte raderats i KIR Client Server-registren. Felet är anmält till Enator för snabb åtgärd. Eftersom en beställare som valt WM-datas vanliga systemlösning inte kan komma åt spärrmarkerade personuppgifter i sitt befolkningsregister beställer WM-datas kunder inte några spärrmarkerade personuppgifter från aviseringsregistret. I Danderyds WMdata-baserade befolkningsregister finns det således inga uppgifter om spärrmarkerade personer över huvud taget. Stockholm har en egen version av WM-datas systemlösning som bygger på en programvara som staden tidigare utvecklat på egen hand. I motsats till andra kommuner med WM-datas lösningar aviseras Stockholm folkbokföringsuppgifter inklusive spärrmarkerade uppgifter. RSV skickar uppgifterna till WM-data som vidarebefordrar uppgifterna till en sorts förregister hos kommunen. Från detta förregister hämtas folkbokföringsuppgifterna via en fil till Stockholms befolkningsregister, innevånardatabasen IDA. IDA innehåller inte några spärrmarkerade uppgifter. För de personer som har spärrmarkerade uppgifter registreras endast namn och personnummer. De kommunala verksamheterna kan således inte inhämta spärrmarkerade adressuppgifter från IDA. 19

21 Även i de fall kommunen avstår från att ta emot spärrmarkerade personuppgifter från folkbokföringen så är kommunen i praktiken ändå tvungen att hantera de aktuella personernas adressuppgifter i sitt löpande arbete på de kommunala förvaltningarna. Exempelvis socialtjänsten måste kunna betala ut bidrag och kommunens anställda måste få sina löner utbetalda även om adressen är spärrmarkerad. I dessa fall inhämtas de spärrmarkerade uppgifterna från den registrerade själv. I Huddinge antecknas spärrmarkerade personuppgifter på papper som sedan läggs som en bilaga i den registrerades personakt. I Danderyd kan uppgift om spärrmarkerade personuppgifter förekomma i ADBregister i kommunens lönesystem. Det handlar då om spärrmarkeringar som gjorts på den registrerades egen begäran. I dessa fall får lönehandläggaren vid personfråga upp en bild som förutom den registrerades namn anger ADRESS OCH TELEFONNR FÅR EJ UTLÄMNAS!! OMFATTAS AV ANONYMITETSSKYDD. För att få reda på adressuppgiften måste handläggaren ställa en ny fråga varpå uppgift om adress framgår av skärmbild. Samtliga lönehandläggare har behörighet att ställa sådana adressfrågor. I övrigt antecknas spärrmarkerade personuppgifter på papper som sedan läggs som en bilaga i den registrerades personakt. I Sundbyberg använder familjeomsorgen verksamhetsregistret Procapita. I detta register har kommunen möjlighet att på skärmbilden fylla i fullständiga adressuppgifter och markera med ett kryss i rutan adresskydd. Kommunen använder sig dock inte av denna möjlighet eftersom man anser att systemet är osäkert. De spärrmarkerade adressuppgifterna antecknas i stället på papper och läggs som en bilaga i den registrerades personakt. I Stockholm sker all registrering av adressuppgifter i de administrativa registren på ADB eftersom de stora volymerna skulle göra en pappershantering alltför omständlig. Den enskilde och den aktuella förvaltningen träffar en överenskommelse om vilken adress som skall registreras i det administrativa registret. I dessa fall rekommenderas att avvikande räkningsadress registreras, men överenskommelsen kan också gå ut på att den skyddade adressen registreras i verksamhetsregistret. När allmänheten begär att få ta del av personuppgifter i enlighet med offentlighetsprincipen tar de flesta kommuner en spärrmarkering för god och vägrar att lämna ut de spärrmarkerade personuppgifterna. Någon särskild utredning om de bakomliggande orsakerna till skattekontorets beslut om sekretessmarkering görs då inte. Denna restriktiva syn på utlämnande av adressuppgifter kan även tillämpas i de fall den registrerade själv begärt att adressuppgifterna i ett kommunalt administrativt register skall hållas hemliga. Denna restriktiva syn på utlämnande av adressuppgifter tillämpas exempelvis i Danderyd och Sundbyberg. Datainspektionen har även konstaterat att det finns loggningsfunktioner i de kommunala befolkningsregistren. Någon särskild uppföljning av dessa loggar görs dock inte i någon kommun. 20