Handlingsplan. Skyddad identitet

Transkript

1 Handlingsplan Skyddad identitet

2

3 Innehållsförteckning Inledning Skyddade personuppgifter/identitet Sekretessmarkering Kvarskrivning Fingerade personuppgifter Att tänka på Socialtjänsten Barn- och utbildningsförvaltningen Bilaga 1 Bilaga 2 Socialtjänstens samtalsguide Barn- och utbildningsförvaltningens samtalsguide Skatteverkets beskrivning kring skyddade personuppgifter 8bc html

4 Inledning Allt fler barn/ungdomar i Sverige lever med skyddad identitet, vilket kan påverka livet på alla plan. Det är inte bara komplicerat praktiskt utan kan även påverka på ett fysiskt, psykiskt, ekonomiskt och socialt plan. Denna handlingsplan är gemensam för Arbete- och välfärdsförvaltningen och Barn- och utbildningsförvaltningen i Kristianstads kommun. I arbetet med att ta fram handlingsplanen har representanter från båda förvaltningarna deltagit. Personal i förskola, skola och socialtjänst måste ha rutiner för att skydda barn/ ungdomar som lever med skyddad identitet och se till att deras tillvaro blir så trygg, stödjande och utvecklande som möjligt. Det kan finnas många frågetecken att besvara innan en bra kontakt och säkerhet uppstår i mötet mellan personen och aktuell myndighet. Genom att arbeta utifrån en handlingsplan kan vägen till att uppnå denna trygghet underlättas. Det handlar både om att skapa trygghet för individen och för myndigheten. Barn/ungdomar med skyddade personuppgifter har samma rätt till utbildning som alla andra. I handlingsplanen finns viktiga frågor att ställa och gå igenom tillsammans. Genom att följa handlingsplanen underlättas vardagen och det skapas en stabil grund att utgå ifrån. Också inom socialtjänsten behövs rutiner för arbetet med barn/ungdomar som lever med skyddad identitet. Observera dock att denna handlingsplan inte är ett facit för enskilda situationer. En dialog och kommunikation med de som berörs är grunden för att komma fram till de bästa lösningarna. Inledningsvis beskrivs i denna skrift definitioner på olika nivåer av skyddad identitet och vad de innebär. Vidare presenteras rutiner för Barn och utbildningsförvaltningen och socialtjänsten i Kristianstad kommun.

5 Skyddade personuppgifter/identitet Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för de tre olika skyddsmarkeringarna; Sekretessmarkering Kvarskrivning Fingerade personuppgifter Enligt 22 kap. 1 i Offentlighets och sekretesslagen (OSL) är folkbokföringsuppgifter i regel offentliga. I vissa fall kan det dock skada en person att uppgifter om denne lämnas ut. Skatteverket har då möjlighet att skydda uppgifterna på tre olika nivåer. För att få skydd måste särskilda kriterier vara uppfyllda. Via Skatteupplysningen kan du nå handläggare i ärenden rörande skydd av personuppgifter. Ring Förmedlingsuppdrag Korrespondens med personer som har sekretessmarkering/kvarskrivning ska ske med hjälp av förmedlingsuppdrag eftersom adressen inte är känd. Det som ska skickas till den skyddade personen läggs i ett kuvert som märks med mottagarens personnummer och detta skickas sedan i ett större kuvert till Skatteverkets sekretessgrupp för vidare befordran. Sekretessgruppen Skatteverket Malmö Det yttre kuvertet ska tydligt märkas med ordet förmedlingsuppdrag. Sekretessmarkering Om Skatteverket på förhand kan bedöma att utlämnande av uppgifter om en person kan orsaka personförföljelse eller annan skada kan en markering för särskild sekretessprövning, sekretessmarkering, sättas för personen i folkbokföringen. När en person får en sekretessmarkering brukar man i vardagligt språk kalla det för att personen har skyddad identitet. Det är vanligt att sekretessmarkeringen i olika sammanhang benämns: adresskydd skyddad adress skyddad identitet Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen i folkbokföringen som kan vara känslig. Det behöver inte bara vara adressen, det kan även vara nytt namn eller uppgift om närstående. Alla uppgifter om personen omfattas av sekretessmarkeringen. Det kan vara förödande för en person som bytt namn i syfte att stärka sitt skydd om det nya namnet visas för obehöriga.

6 Genom sekretessmarkering kan skydd ges också till andra typer av uppgifter i myndigheternas system som kan ge ledning om var en person eller någon närstående till honom/henne kan befinna sig, till exempel skola. arbetsplats mm. En sekretessmarkering innebär inte någon absolut sekretess, men en noggrann prövning ska ske innan uppgifter om personen lämnas ut. Uppgifter ska inte lämnas ut om det kan antas att den enskilde eller närstående lider skada om identiteten röjs. Det är familjen eller personen själv som ansvarar för att skyddet skall fungera. Om personen vill, kan uppgifter registreras eller lämnas ut., personen måste själv avgöra detta. Omprövning av sekretessmarkering sker i regel varje år genom Skatteverket. För att få fortsatt sekretessmarkering krävs en aktiv handling av personen som beviljats sekretess. Kvarskrivning Innebär att medge, genom beslut enligt 16 i folkbokföringslagen, att en person vid flyttning är folkbokförd på den gamla folkbokföringsorten i högst tre år. Den gamla adressen tas bort och personen registreras som på församlingen skriven. Den verkliga bostadsorten framgår då inte av folkbokföringen. Skatteverkets adress anges som särskild postadress och där finns den faktiska adressen manuellt förvarad för att kunna vidarebefordra posten. Kvarskrivningen fungerar som ett adresskydd. I praktiken innebär det att den nya verkliga bostadsorten inte framgår av folkbokföringen och därmed inte heller sprids till andra myndigheter. I regel får en kvarskriven person också en sekretessmarkering. Denna markering aviseras till andra myndigheter samtidigt som dessa meddelas adress till Skatteverket dit post kan skickas. Korrespondens med personer som är kvarskrivna ska ske med hjälp av förmedlingsuppdrag. (se under rubrik Skyddade personuppgifter/identitet ) En huvudregel är att hemkommunen är den kommun som man är folkbokförd i. Om någon är kvarskriven i en kommun är det dock kommunen som personen stadigvarande vistas i som är hemkommun. Om personen saknar stadigvarande vistelseort räknas den kommun där man tillfälligt uppehåller sig som hemkommun. Fingerade personuppgifter För att få ett starkare skydd vid sekretessmarkering och kvarskrivning kan man göra ett namnbyte med stöd av namnlagen hos Skatteverket eller Patent- och registreringsverket. Det är dock inte detsamma som fingerade personuppgifter. Vid särskilt allvarliga hot kan en person få använda en annan identitet, så kallade fingerade personuppgifter. Då får man helt andra personuppgifter än de egna. Man får också begära fingerade personuppgifter för ett barn som man har vårdnaden om och bor tillsammans med. Kopplingen mellan identiteterna finns bara hos Rikspolisstyrelsen. 6

7 Att tänka på Det är viktigt att vårdnadshavare informerar om ändringar som sker i skydd eller hotbild. Stäm av om vårdnadshavare och barn behöver stöd. Detta behov kan uppstå även efter ett tag var lyhörd och uppmärksam! Finns praktikanter och vikarier i verksamheten bör extra försiktighet beaktas. I situationer där barn är utsatta för hot, trakasserier eller om det finns risk för våld och övergrepp från en förälders sida, kan dock föräldern fortfarande vara vårdnadshavare. Det innebär att ett barn kan antas lida betydande men om en viss uppgift blir känd för vårdnadshavaren. I dessa fall om fattas uppgiften av sekretess. (12 kap. 3 OSL) Använd alltid det namn som framgår av folkbokföringen. Använd aldrig kommunens logga i fakturor, betyg eller annan skriftlig kommu nikation med barn/familj som lever med skyddad identitet. Inte heller i kon takt med andra myndigheter/kommuner i ärende rörande skyddad identitet. Det går att begära sekretesskyddad faktura hos Kommunledningskontorets avdelning Ekonomi & Finans. Aviseringar från Skatteverket kommer en gång i veckan till kommunens verksamhetssystem. För personer med skyddad identitet signaleras per sonen har sekretessmarkering. Vid kvarskrivning finns inga uppgifter i vistelsekommunen, personen står kvar i hemkommunen som på församlingen skriven. Vid telefonsamtal där känslig information lämnas ska rutinen vara att motringa. Tänk på skyddsaspekten, använd telefontolk vid behov. I kontakt med andra myndigheter säkerställ att handläggaren på den andra myndigheten är medveten om hur man handskas med skyddad identitet och sekretess. Om en annan myndighet ringer och önskar information om en skyddad familj/barn så kommunicera helst med familjen först innan du läm nar ut information. Vid arkivering av personakt skall handling rörande person som omfattas av skyddad identitet läggas i förslutet kuvert där det framgår att personen har skyddad identitet. Vid all fotografering, såväl egen som när media är på beök, ska särskilt försiktighet ägnas åt barn och elever med skyddad identitet. 7

8 Socialtjänsten För mer detaljerad beskrivning och vägledning kring socialtjänstens arbete med våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld hänvisas till Socialstyrelsens handbok Våld, artikelnummer: Boken kan också laddas ner som PDF-fil från Socialstyrelsens hemsida: Det är viktigt att diskutera hur kontakten mellan socialförvaltningen och klienten ska se ut; exempelvis kodord, personlig kontakt, eller liknande. (Fyll i Informationsunderlaget se bil 1) Begränsa antalet personer som känner till ny bostadsort. Vid överlämningar, inom förvaltningen och uppdragstagare, är det viktigt att information lämnas vidare så att klientens övergång sker på ett bra och tryggt sätt. Utgå gärna då från informationsunderlaget som fyllts i. Denna överlämning bör ske genom ett möte mellan överlämnare, mottagare och klient. Vid utredningar vid familjerätten kan inte namn på handläggare och kommunen för socialtjänsten vara skyddad. Det är således viktigt att diskutera olika möjligheter till att skydda klientens vistelseort direkt med tingsrätten för att se vilka alternativ som finns att tillgå. En möjlighet att undvika att röja en skyddad persons vistelseort kan exempelvis vara att utredningen görs av den familjerätt där den som inte är skyddad bor. Ett annat alternativ är att utredningen görs av en familjerätt på den ort där personen med skyddad identitet tidigare bott. Det är viktigt att komma ihåg att de referenser som socialsekreteraren tar in från exempelvis lärare kan hon/han vara skyldig att lämna uppgifter om till motparten. Alla dokument som lämnas in till tingsrätten blir en offentliga handlingar. Var noga med att dokumentera. Se till att mala dokument som inte ska arkiveras. 8

9 Barn och utbildningsförvaltningen För ytterligare vägledning kring skolans arbete med barn som lever med skyddad identitet hänvisas till skolverkets skrift Unga med skyddad identitet, beställningsnummer: 11:1218. Boken kan också laddas ner som PDF-fil från Skolverkets hemsida: Speciellt viktigt att ta hänsyn till I samband med de första kontakterna inför en eventuell placering i förskola eller skola måste klargöras vem som är vårdnadshavare. När eleven ska börja i verksamheten måste ett väl förberett samtal genom föras med vårdnadshavare och elev. För detta ansvarar förskolechef/rektor. Som ett stöd för dessa samtal finns en samtalsguide, se bilaga 2. Definitioner: Rutinen gäller alla skolformer. Med elev menas alla barn/elever/stu- 9

10 Samtalsguide för person med skyddad identitet Skriv ut tom blankett Sida 1 (1) Detta dokument hanteras med sekretess Obs! Obligatoriska fält markeras med stjärna Allmän information Klientens efternamn Klientens förnamn Personnummer Barn 1s efternamn Barn 1s förnamn Personnummer Barn 2s efternamn Barn 2s förnamn Personnummer Barn 3s efternamn Barn 3s förnamn Personnummer Ansvarig handläggare Skydd Vilket skydd har klienten? Finns det fler i familjen som innefattas av skyddet? Vilka? Vem skyddas klienten ifrån? Vilken riskbild finns bakom skyddsbeslutet som socialtjänsten bör känna till? Kontakt med övriga personer/myndigheter Vilka övriga personer/myndigheter känner till den skyddade identiteten? Hur vill klienten att kontakten med övriga personer/myndigheter som känner till den skyddade identiteten ska se ut? Hur ska planerade respektive akuta kontakter mellan klient och handläggare på socialtjänsten skötas? (T ex tidbokning, avbokning av tid) Om berörd handläggare inte finns på arbete- och välfärdsförvaltningen, vem kan klienten kontakta istället? (Lämna namn och telefonnr till dessa) Datum Underskrift Namnförtydligande Detta dokument kommer att förvaras i akten. Det bästa skyddet är det egna skyddstänkandet hos den som har skyddad identitet. Meddela arbete- och välfärdsförvaltningen om det sker ändringar rörande skyddsbehov/ändrad identitet. Information enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och personuppgiftslagen (1998:204) PuL Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får myndigheten markera detta genom att en särskild anteckning (sekretessmarkering) tillfogas handlingen. (5 kap. 5 OSL) Arbete- och välfärdsnämnden är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL). De personuppgifter som lämnas i denna handling behandlas av arbeteoch välfärdsnämnden för administration och andra åtgärder som behövs för att handlägga detta ärende.i de fall personuppgifter är skyddade handlägger endast ett begränsat antal handläggare ärendet. Du har rätt att en gång per kalenderår, efter skriftlig, egenhändigt undertecknad, begäran få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas. Arbete- och välfärdsnämnden är skyldig att omgående rätta felaktiga och missvisande uppgifter. (23 och 25 PuL) Skriv ut 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 Sida för egna anteckningar 15

16 Handlingsplan Skyddad identitet