Styrdokument FASTSTÄLLT AV STYRELSEN

Transkript

1 Styrdokument FASTSTÄLLT AV STYRELSEN SKYDDADE PERSONUPPGIFTER- POLICY OCH HANDLÄGGNING STADSÖVERGRIPANDE POLICY OM SKYDDADE PERSONUPPGIFTER MED RIKTLINJER TILL NÄMNDER OCH BOLAG INLEDNING Inom stadens verksamheter hanteras en stor mängd personuppgifter. Personuppgifter kan efter beslut av skatteverket vara skyddade. Det är angeläget att stadens verksamheter hanterar skyddade personuppgifter på ett enhetligt och säkert sätt. Varje nämnd i staden måste därför göra en noggrann genomgång av sin verksamhet och upprätta anvisningar för hanteringen av skyddade personuppgifter inom den egna verksamheten om så krävs utöver denna stadsövergripande policy. Med nämnd avses i det följande även kommunala bolag. Beroende på arten av hot finns det tre grader av skyddade personuppgifter. Skyddade personuppgifter är samlingsnamnet som skatteverket använder för åtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Sekretessmarkering Enligt 22 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL), är uppgifter inom folkbokföringsverksamheten i regel offentliga. Sekretess gäller om det av särskild anledning kan antas att en person, eller någon närstående, kan lida skada eller men om uppgiften om personen lämnas ut. I de fall skatteverket på förhand kan bedöma att utlämnande av uppgifter om en person kan orsaka personförföljelse eller annan skada kan en s.k. markering för särskild sekretessprövning (sekretessmarkering) sättas för personen i folkbokföringsdatabasen. Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen i folkbokföringen som kan vara känslig. Det behöver inte bara vara adressen som är den skyddsvärda uppgiften, det kan även vara nytt namn eller uppgifter om närstående. Markeringen ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. En sekretessmarkering innebär inte någon absolut sekretess. Vid en begäran om utlämnande av personuppgifter ska varje myndighet göra en självständig sekretessbedömning. Vid bedömningen kan myndigheten komma fram till att uppgifterna ska lämnas ut. Skatteverket aviserar sekretessmarkeringen till andra myndigheter tillsammans med övriga uppgifter om personen, när uppgifterna lämnas över till myndigheterna.

2 Sid 2 (9) Kvarskrivning Ett annat sätt att skydda personuppgifter i folkbokföringen är att genom beslut om kvarskrivning medge en person vid flyttning att vara folkbokförd på den gamla folkbokföringsorten i högst tre år. Kravet för en person att få bli kvarskriven är att han av särskilda skäl kan antas bli utsatt för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier på annat sätt. Omständigheterna ska i princip motsvara de som gäller för meddelande av besöksförbud enligt lagen (1988:688) om besöksförbud. Vid kvarskrivning framgår inte den verkliga bostadsorten av folkbokförings-registret och därmed sprids den inte heller till aviseringsmottagarna. Den gamla adressen tas bort och personen registreras på församlingen skriven. Skatteverkets adress anges som en särskild postadress. Det som aviseras till andra myndigheter är en flyttning där personen blivit på församlingen skriven och med den särskilda postadressen. Någon annan särskild markering aviseras inte. All post går då till skatteverket som har den faktiska adressen manuellt förvarad och kan vidarebefordra posten. Kvarskrivningen fungerar som ett adresskydd. Men i regel får en kvarskriven person också en sekretessmarkering. Då aviseras även sekretessmarkeringen. Fingerade personuppgifter Vid särskilt allvarliga hot kan en person medges att använda annan identitet. Beslut om detta meddelas av Stockholms tingsrätt efter ansökan hos Rikspolisstyrelsen. Den nya identiteten registreras på ett sådant sätt att det inte framgår att det rör sig om fingerande personuppgifter. Kopplingen mellan identiteterna finns endast hos Rikspolisstyrelsen. Nedan följer riktlinjer till nämnder och bolag om hantering av skyddade personuppgifter. RIKTLINJER TILL NÄMNDER OCH BOLAG OM HANTERING AV SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Med nämnd avses i det följande även kommunala bolag. 1. Varje nämnd ska utforma anvisningar om hanteringen av skyddade personuppgifter inom den egna verksamheten, om så krävs utöver dessa riktlinjer. Nämnderna ska utforma sina anvisningar utifrån en egen riskbedömning av de skyddade personuppgifter som myndigheten behandlar och konsekvensen av om dessa uppgifter lämnas ut till en obehörig person. Nämnder med likartade verksamhetsområden, som t.ex. stadsdelsnämnderna, kan ha gemensamma anvisningar för hanteringen av skyddade personuppgifter inom dessa verksamhetsområden.

3 Sid 3 (9) Nämnder som inte omfattas av någon form av verksamhetsspecifik sekretess ska om möjligt inte registrera skyddade personuppgifter, eftersom uppgifterna kan bli offentliga och en nämnd kan bli skyldig att lämna ut t.ex. en adress. Anställda med skyddade personuppgifter måste dock registreras bl.a. för att administrera löneutbetalningar. Det finns emellertid allmänna bestämmelser gällande sekretess för personuppgifter i 21 kap. OSL som är tillämpliga inom alla myndigheters verksamheter, men varje myndighet ska själv göra en sekretessbedömning och myndigheten kan då komma fram till att uppgiften är offentlig. Alla nämnder som hanterar skyddade personuppgifter i verksamheten ska registrera och förvara sådana uppgifter på ett säkert och enhetligt sätt. E-tjänst, e-post Den enskilde med skyddade personuppgifter ska alltid upplysas om risken med att lämna ut sina uppgifter, t.ex. ska den enskilde informeras om riskerna med att hantera elektroniska tjänster och e-post. Nämnderna ska vid behov kunna erbjuda alternativ till e-hantering av personuppgifter. 2. Nämnderna ska inte i onödan ta med information i sina handlingar. Varje nämnd bör göra en översyn av vilken information som ovillkorligen måste anges i ansökningar, beslut, protokoll och andra handlingar. I arbetsordningar, anvisningar o.d. eftersträvas vanligen en rationell och enhetlig handläggning av ärenden och det finns då risk för att skyddade personuppgifter i onödan krävs in, eller tas in i en handling. Enligt personuppgiftslagen ska personuppgifter som inte behövs inte heller begäras in. 3. Varje nämnd ska särskilt beakta hanteringen av skyddade personuppgifter vid utveckling av IT-stöd. Vid utveckling av IT-stöd eftersträvas alltmer system med enhetliga rutiner och med små möjligheter till avvikelser. För att inte tappa kontrollen över skyddade personuppgifter ska behandlingen av sådana uppgifter särskilt beaktas vid systemutvecklingen. Elektroniskt Personregister Stockholm Stad (EPS), vilket är under utveckling, ska tillhandahålla stadens verksamheter och e-tjänster så korrekta personuppgifter som möjligt. EPS ska användas som masterdatabas vid nyanskaffning av informationssystem. Äldre redan driftsatta system, ska också använda EPS som källa för personuppgifter så långt som möjligt. Det ska tydligt gå att utläsa om uppgifter är skyddade i de system som hanterar personuppgifter. 4. Varje nämnd ska utforma IT-stödet så att endast ett fåtal personer har behörighet att ta del av skyddade personuppgifter. Risken för att skyddade personuppgifter lämnas ut, av misstag eller medvetet, ökar med antalet handläggare/användare som kan ta del av uppgifterna. Detta gäller vid såväl direktåtkomst på bildskärm som uttag av uppgift på papper.

4 Sid 4 (9) Kretsen av personer som har behörighet att ta del av skyddade personuppgifter ska därför begränsas så mycket som möjligt. Enbart de handläggare/användare som har behov av uppgifterna ska kunna ta del av skyddade personuppgifter. 5. För en användare som har behörighet att ta del av skyddade uppgifter ska det på ett säkert och enhetligt sätt framgå att uppgifterna är skyddade. Sekretesskyddade personuppgifter ska förvaras och markeras på ett enhetligt och tydligt sätt inom verksamheten, både digitalt och manuellt, för att minimera risken för eventuella misstag. Det är viktigt att markeringar om skyddade personuppgifter syns vid alla sökningar i register och att de markeras tydligt både på bildskärm och i pappersform. 6. Varje nämnd ska utforma enhetliga och säkra rutiner för att kommunicera med och om personer med sekretessmarkerade personuppgifter. Skyddade personuppgifter ska inte spridas till områden där sekretess för uppgifterna inte föreligger. Personer med skyddade personuppgifter ska informeras om vikten av att inte i onödan lämna ut uppgifter om sig själva. Nämnden ska vända sig till den enskilde eller t.ex. andra myndigheter endast via en säker kommunikationskanal. Säkra kommunikationskanaler är brev, elektronisk kommunikation med hjälp av elektronisk legitimation och personligt besök av den enskilde om han eller hon har legitimerat sig. Kommunikation via e-post ska inte tillämpas i fråga om skyddade personuppgifter vare sig inom eller mellan myndigheter. Kommunikation med andra myndigheter per telefon kan vara möjlig efter motringning. För utskick till en person med sekretessmarkerade personuppgifter kan en myndighet använda den adressuppgift som myndigheten själv förfogar över. Om man inte har någon adressuppgift i verksamheten, t.ex. där verksamhetsspecifik sekretess inte finns, och man behöver skriva till en person med skyddade personuppgifter kan försändelsen överlämnas till skatteverket, som i sin tur sänder försändelsen vidare till berörd person i skatteverkets tjänstekuvert. Adresser till skatteverkets förmedlingskontor finns på under skyddade personuppgifter. Där framgår även hur den praktiska hanteringen ska gå till. På varje nämnd ska det finnas rutiner för kommunikation via skatteverket. 8. Det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera vilka handläggare som har tagit del av skyddade personuppgifter. Kontroll är viktig för att man i efterhand ska kunna spåra vilken eller vilka handläggare/användare som har tagit del av uppgifter om en person med skyddade personuppgifter. Detta kan t.ex. ske genom kontroll av loggar. Handläggare/ användare ska informeras om att kontroller genomförs.

5 Sid 5 (9) 9. Varje nämnd ska regelbundet följa upp att dess regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs inom den egna nämnden. Varje nämnd ansvarar för att anvisningarna för hantering av skyddade personuppgifter följs.

6 Sid 6 (9) OBS! Detta dokument omfattas av skydd enligt offentlighets- och sekretesslagen 18:8 rörande säkerhets- och bevakningsåtgärder. SKYDDADE PERSONUPPGIFTER HANDLÄGGNING Denna rutin gäller ärenden där kunder i bostadskön har skyddade personuppgifter i folkbokföringen. Den gäller också ärenden där medsökanden har sådant skydd. REGISTRERING I BOSTADSFÖRMEDLINGENS IT-SYSTEM Bostadssökande med i folkbokföringen skyddade personuppgifter kan liksom andra bostadssökande anmäla sig till bostadskön viabostadsförmedlingens hemsida på Internet eller genom att sända in en egenhändigt undertecknad blankett för bostadsanmälan. Bostadsanmälan, vare sig den kommer i elektronisk eller pappersform, arkiveras elektroniskt i det till verksamhetssystemet BOSTOC kopplade arkivet. Sökanden ska kunna utelämna sådana uppgifter han/hon inte vill ha registrerade i BOSTOC. Det ska dock alltid finnas med sådana uppgifter, som behövs för att han/hon ska kunna kontaktas från förmedlingen. PÅFÖRANDE OCH AVLÄGSNANDE AV SKYDD I ÄRENDENA Bostadsförmedlingen får en gång i veckan uppgifter från folkbokföringen om vilka kunder i bostadskön, som har på detta sätt skyddade personuppgifter. När dessa uppgifter läses in i BOSTOC markeras de berörda ärendena som sekretessärende. Det innebär de begränsningar i åtkomst till ärendet, som redovisas nedan. Vid samma inläsning tas markeringen som sekretessärende bort från de ärenden, där kunden eller medköanden inte längre har skyddade personuppgifter. Därmed försvinner det särskilda skyddet för dessa ärenden så att de blir tillgängliga på samma sätt som övriga ärenden. INNEBÖRDEN AV MARKERINGEN SOM SEKRETESSÄRENDE Ett ärende, som markerats som sekretessärende, kan endast läsas och hanteras av anställda med särskild behörighet. Övriga anställda kan bara se att det finns ett sekretessärende, inte vad det innehåller för uppgifter. Sådan särskild behörighet tilldelas ett begränsat antal anställda inom förmedlingen av VD. För kundens del blir ärendet fortfarande åtkomligt med lösenord via Mina Sidor. Kunden kan dock inte se eller ändra sina adressuppgifter.

7 Sid 7 (9) HANTERING I KÖÄRENDEN Handläggning på Mina Sidor Bostadssökande och kunder i bostadskön med skyddade adressuppgifter ska - på samma sätt som övriga kunder - på Mina Sidor kunna Anmäla och avanmäla intresse för lägenheter Se vilka lägenheter de anmält intresse för och vad som händer med dem Ändra uppgifter i alla andra fält än dem för folkbokförings- och uppgiven adress Svara ja och nej på visade lägenheter Administrera sitt lösenordskonto (om e-postadress är registrerad) De ska däremot inte den vägen kunna ändra sin adress. För att ändra sin adress behöver kunden kontakta Skattemyndigheten. Alla utskick från Bostadsförmedlingen skickas till Skattemyndigheten som sänder brevet vidare till kunden. Om kunden vill ha en köavgiftsavi skickas den till Skattemyndigheten eller hämtas hos kundservice. Lösenord till Mina Sidor För att kunden ska kunna hantera sitt ärende på Mina Sidor krävs att han/hon har ett lösenord dit. Kunder, som har skyddade personuppgifter, kan som alla andra logga in med e-legitimation eller skapa och administrera ett lösenordskonto via stadens gemensamma e-tjänst. En telefonkontakt kräver dock här som vid annan handläggning genom kundservice enligt nedan - att man dessförinnan besökt Bostadsförmedlingen, legitimerat sig och kommit överens om ett lösenord som ska användas enligt nedan. HANDLÄGGNING VIA KUNDSERVICE Kunder i bostadskön, som har skyddade personuppgifter, men som inte vill hantera sina ärenden via Mina Sidor, måste kontakta någon av handläggarna inom kundserviceavdelningen, som har den särskilda behörigheten enligt följande rutin. Kunden bokar ett personligt möte med någon av dessa handläggare. Vid mötet får kunden legitimera sig. Vid detta möte informeras kunden om vilka rutiner som Bostadsförmedlingen tillämpar, t ex om hur förmedling av lägenheter går till i sekretessärenden, hur de kan kommunicera via Internetmm. Vid mötet kommer kund och handläggare också överens om ett s k muntligt lösenord som ska användas vid kommande telefonkontakter. Det är endast handläggarna med särskild behörighet och kunden som känner till lösenordet.

8 Sid 8 (9) Förutsättningen för att kommunicera via telefon med Bostadsförmedlingen är att kunden första gången besöker kundmottagningen personligen och då kan legitimera sig. Går inte detta kan tyvärr inte denna service erbjudas. Har en kund i bostadskön skyddade personuppgifter innebär detta ett absolut förbud mot utlämnande av personuppgifter. Detta skydd kan inte hävas av Bostadsförmedlingen. Den köande får själv vända sig till skattemyndigheterna om han/hon önskar en ändring. FÖRMEDLING I ÄRENDEN MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Visningserbjudanden Visningsinbjudningar till kunder med skyddade personuppgifter skickas via brev eller e-post. Alla brevutskick från Bostadsförmedlingen till kunder med skyddade personuppgifter skickas till Skattemyndigheten som sänder brevet vidare till kunden. Svar på visningserbjudanden Liksom för andra kunder i bostadskön uppmanas den som har tillgång till Mina Sidor att i första hand svara där. Övriga kunder med sekretessmarkerade ärenden kan svara på visningserbjudanden till någon av handläggarna på kundserviceavdelningen med särskild behörighet. Detta sker via telefon om kunden kan uppge det lösenord som skapats enligt rutin ovan, alternativt genom ett besök till en handläggare i Bostadsförmedlingens kundmottagning där kunden behöver kunna legitimera sig. Översändande av hyresgästförslag Innan hyresgästförslag skickas till fastighetsägaren ska den särskilda handläggaren tillfråga spekulant med skyddade personuppgifter vilka adress- och telefonuppgifter de får tillstånd att förmedla till hyresvärden. Arkivering av handlingar i ärenden med sekretessmarkering In- och utgående handlingar i dessa ärenden arkiveras i digital form i det till BOSTOC kopplade arkivet. De blir där sökbara endast genom bostadsärendet, och alltså tillgängliga endast för handläggare med särskild behörighet. FAKTURERING Nuvarande rutin med separata filer för kunder med skyddade personuppgifter vid överföring av uppgifter från BOSTOC till Agresso bibehålls. Även köavgiftsavin i ärenden med skyddade personuppgifter skickas på vanligt sätt via det företag som sköter bostadsförmedlingens utskick. Alla brevutskick från Bostadsförmedlingen till kunder med skyddade personuppgifter skickas till Skattemyndigheten som sänder brevet vidare till kunden.

9 Sid 9 (9) HANTERING AV FÖRTURSANSÖKNINGAR I verksamhetssystemet BOSTOC kär samtliga förtursansökningar skyddade med särskild behörighet för förturshandläggare. Detta innebär att det endast är förturshandläggare samt chefen för förtur som har tillgång till uppgifter om personer som söker förtur. Övriga anställda på bostadsförmedlingen ser endast att en person sökt förtur samt namn på den förturshandläggare som handlägger ärendet. Förturssökande med skyddade personuppgifter får liksom alla andra förturssökande en personlig handläggare inom 5 arbetsdagar. Bedöms sökanden vare sig den har skyddade personuppgifter i folkbokföringen eller inte - vara utsatt för hot av något slag utses en personlig handläggare omedelbart vid registreringen av ärendet. Denne kan då omedelbart kontakta sökanden och klara ut fortsatt hantering i ärendet I samband med utredningen kontaktar handläggaren sökanden på den kontaktväg denne uppgivit i sin förtursansökan. Det kan röra sig om en c/o-adress, ett mobiltelefonnummer eller skatteverkets handläggare av sådana frågor. Eftersom förtursutredaren under utredningen behöver åtkomst till sökandens eventuella ärenden i bostadskön har även denna tillgång till sådana ärenden som är sekretessärenden. Denna åtkomst ska inte användas sedan förtursärendet avslutats. Under den fortsatta handläggningen rådgör handläggaren med den som har skyddade personuppgifter inför varje extern kontakt om vilka uppgifter som får lämnas ut i denna situation. Detsamma gäller till fastighetsägaren i samband med lägenhetserbjudande. SLUT