Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Personnummer: Namn:...

Transkript

1 SEKRETESSFÖRBINDELSE I och med att man är verksam inom Gymnasie- och Vuxenutbildnings verksamhetsområde måste man följa sekretessbestämmelserna. De bestämmelser som gäller finns i informationsskriften Offentlighet och sekretess inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen i Eslövs kommun. Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Förtroendevald Personnummer: Namn:... Undertecknad har tagit del av bestämmelserna om tystnadsplikt och förbinder mig att noga iakttaga dessa. Jag har mottagit ett exemplar av sekretessförbindelsen och en informationsskrift. Eslöv.. namnteckning Postadress Eslöv Besöksadress Östergatan 15 Telefon Telefax gymnasie.och.vuxenutbildning@eslov.se

2 ESLÖVS KOMMUN Gymnasie- och Vuxenutbildning Offentlighet och sekretess inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen i Eslövs kommun Kortfattad information Offentlighetsprincipen insynsrätten För kommunal verksamhet gäller offentlighetsprincipen, som innebär att all verksamhet ska vara öppen för insyn från allmänheten. Krav på de anställda Anställda inom gymnasieskola, vuxenutbildning och skolhälsovård ansvarar själva för att de känner till regelverket som gäller offentlighet och sekretess. Uppgifter om offentlighet och sekretess finns bland annat i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, kommunallagen, förvaltningslagen, patient- och sjukvårdslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen. Allmänna handlingar En handling är en framställning i skrift, bild eller annan upptagning, som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel. Exempel är brev, anteckningar, protokoll, e-postmeddelanden, video- och bandupptagningar. En handling kan vara allmän eller icke-allmän. En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet 1, har kommit in till en myndighet eller har upprättats av en myndighet. Det är innehållet, inte adresseringen, som avgör om en handling är allmän. Exempel på allmänna handlingar i skolans värld är betygskataloger, verksamhetsplaner och handlingar som upprättas i samband med konferenser, t.ex. protokoll från ämneskonferenser, klasskonferenser och arbetslagskonferenser. Andra exempel på allmänna handlingar är en ansökan om tjänst som kommer till förvaltningen, ett brev om en elev som kommer till en lärare, ett åtgärdsprogram, ett betyg eller en patientjournal som finns hos skolhälsovården. Även e-post- och faxmeddelanden kan vara allmänna handlingar. Exempel på icke-allmänna handlingar är minnesanteckningar och handlingar som används för kommunikation inom myndigheten. Minnesanteckningar är anteck-ningar som görs som stöd för det egna minnet och avser föredragningspromemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter. Handlingar som upprättas för någon annans minne är inte minnesanteckningar, varför handlingar som upprättas i samband med konferenser o.dyl. bör betecknas protokoll. 1 Med myndighet i kommunala sammanhang avses styrelse eller nämnd.

3 Offentliga uppgifter Inom skolan och vuxenutbildningen förekommer två sorters uppgifter, offentliga och sekretessbelagda. Till den första gruppen hör uppgifter som rör t.ex. budget, personal, verksamhetsplaner, verksamhetsförändringar, riktlinjer, justerade protokoll m.m. Andra exempel på offentliga uppgifter är klasslistor, uppgifter om elevs frånvaro och närvaro, resultat av kunskapsprov och betyg. Beslut i elevvårdskonferens samt beslut i ärenden om tillrättaförande eller skiljande av elev från vidare studier är också offentliga. Sekretessbelagda uppgifter Sekretessbestämmelserna är en inskränkning i insynsrätten och innebär förbud att lämna ut en handling som innehåller sekretesskyddad uppgift eller att muntligen röja uppgift som är sekretesskyddad. Skyldiga att iaktta sekretess är myndigheter, offentliga funktionärer, kommunala bolag och enskild, som med stöd av lag, förvarar allmänna handlingar. Som huvudregel gäller sekretess såväl mellan myndigheter som mellan olika verksamhetsgrenar. Skolhälsovården utgör en egen verksamhetsgren skild från övrig skolverksamhet. Psykolog- och kuratorsverksamheten ingår däremot i skolverksamhetens s.k. särskilda 2 elevvårdande verksamhet. Sekretessnivåer Det finns tre olika sekretessnivåer: absolut sekretess, stark sekretess och svag sekretess. Absolut sekretess (inget skaderekvisit) innebär att en uppgift alltid är sekretessbelagd. Absolut sekretess gäller för kommunens växeltelefonister. Stark sekretess (omvänt skaderekvisit) innebär att sekretess gäller som huvudregel. Stark sekretess gäller inom förskoleverksamheten, socialtjänsten, skolhälsovården och inom den elevvårdande verksamheten för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling samt för uppgift hos skolpsykolog eller skolkurator som rör enskild persons förhållanden. Stark sekretess gäller också för logoped för den del som kan hänföras till hälso- och sjukvård. Svag sekretess (rakt skaderekvisit) innebär att offentlighet gäller som huvudregel. Sekretess gäller först för en uppgift om det kan antas att den enskilde eller någon honom/henne närstående lider skada eller men, om uppgiften röjs. Svag sekretess gäller i förskoleklass, skolans övriga elevvårdande verksamhet och fritidshem. Sekretessbrytande regler Exempel på sekretessbrytande regler är anmälningsplikten och skyldigheten att lämna uppgifter enligt socialtjänstlagen, skyldigheten att lämna uppgifter till försäkringskassan, vittnesplikten samt den s.k. generalklausulen. Generalklausulen innebär att skolan har möjlighet att lämna en sekretessbelagd uppgift 2 Den elevvårdande verksamheten delas i två delar ur sekretessynpunkt, den särskilda elevvårdande verksamheten och elevvårdande verksamhet i övrigt. I den förstnämnda ingår skolpsykologen och skolkuratorn. Till den övriga elevvårdande verksamheten räknas all annan personal i skolan.

4 till en annan myndighet, om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda. Utlämnande av handling För främjande av ett fritt meningsutbyte och allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Begäran om att få ta del av allmän handling eller uppgift skall prövas skyndsamt. Sekretessbedömning skall göras varje gång vid förfrågan om utlämnande. Om hinder på grund av sekretess inte finns, skall handlingen lämnas ut genast (eller så snart det är möjligt), utan avgift och på stället. Handlingen får skrivas av. Om vissa delar av handlingen är hemliga, skall övriga delar lämnas ut som kopia eller avskrift, där det som är hemligt har utelämnats. Den som vill har rätt att få kopior mot fastställd avgift. Begäran om utlämnande görs i första hand hos den som förvarar handlingen. Myndigheten får normalt inte fråga vem den sökande är eller varför han/hon vill få ut handlingen. En handling skall inte lämnas ut om den inte är allmän eller om den är allmän, men hemlig. Grunden för att inte lämna ut en handling måste återfinnas i sekretesslagen. Om den som begär att få ut en handling vidhåller sin begäran, skall myndigheten fatta beslut i ärendet. Hos Gymnasie- och Vuxenutbildningsförvaltningen fattas myndighetens beslut av förvaltningschefen. Nämndssekreteraren är ersättare. Ett beslut om att inte lämna ut en handling skall lämnas skriftligt med angivande av sekretessbestämmelse och motivering samt vara åtföljt av en besvärshänvisning. Menbedömning I varje situation, där det är aktuellt att lämna ut uppgifter om enskilds personliga förhållanden, skall det göras en bedömning om det innebär men för den enskilde om uppgiften lämnas ut. Begreppet men syftar i första hand på förhållandet att någon blir utsatt för andras ringaktning om hans/hennes personliga förhållanden blir kända. Vad som avses med personliga förhållanden får bestämmas med ledning av vanligt språkbruk. I princip omfattar det alla uppgifter som kan hänföras till vederbörandes person, såsom uppgift om adress till uppgifter om psykiskt sjukdomstillstånd. Den elev som fyllt 18 år råder själv över sekretessen. För yngre elever gäller att vårdnadsrätten tunnas ut ju äldre barnet blir och barnets rätt till integritet mot vårdnadshavaren ökar. Bedömningen att lämna ut eller inte lämna ut en uppgift måste göras i varje ärende för sig och beror på omständigheterna i det enskilda fallet och på barnets mognad. Sekretess inom det offentliga utbildningsväsendet Undervisning Inom gymnasieskolan, gymnasiesärskolan, den kommunala vuxenutbildningen, vuxenutbildningen för utvecklingsstörda, svenskundervisningen för invandrare samt kvalificerad yrkesutbildning gäller sekretess för uppgift om enskilds identitet, adress och liknande uppgifter om enskilds personliga förhållanden, om

5 det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men, om uppgiften röjs. En särskild anledning kan vara känd hotbild. Sekretess inom skolhälsovården och särskild elevvård Sekretess inom skolhälsovården gäller för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Sekretessen är stark och gäller högst i 70 år. För uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog och kurator gäller sekretess, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men. Sekretessen är stark och gäller högst i 70 år. Sekretess inom elevvården i övrigt Sekretess gäller i skolans elevvårdande verksamhet i övrigt för uppgift om enskilds personliga förhållanden. Sekretessen gäller dock endast om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Sekretessen är svag och gäller högst i 70 år. Disciplinärenden Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till ärende om tillrättaförande av elev eller om skiljande av elev från vidare studier. Sekretessen gäller dock endast om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Sekretessen är svag och gäller högst i 70 år. Själva beslutet omfattas inte av sekretess. Sekretess inom biblioteksverksamhet För uppgift i biblioteksverksamhetsregister om enskilds lån, reservationer eller andra former av beställningar gäller stark sekretess. Uppgifterna är skyddade i 20 år. Om osäkerhet uppstår om hur lagstiftningen skall tillämpas, rådgör alltid med närmaste chef! Informationen i denna broschyr bygger på underlag som lämnats med välvilligt bistånd av JurArk AB, Tyresö och Sala.