Riktlinje för. offentlighet och sekretess. Fastställd av kommunfullmäktige (15) Dnr: KS 2010/810

Transkript

1 Fastställd av kommunfullmäktige (15) Dnr: KS 2010/810 Riktlinje för offentlighet och sekretess Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

2 2(15) 1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH YTTRANDEFRIHET Allmänna handlingars offentlighet Yttrandefrihet för tjänstemän Rätt att meddela och offentliggöra uppgifter Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden SEKRETESS Varför sekretess? Vad innebär sekretess? Uppgifter som inte får röjas Vilka är skyldiga att iaktta sekretess? BEDÖMNING OM EN UPPGIFT FÅR LÄMNAS UT Menbedömning Samtycke Generalklausulen Sekretess inom och mellan myndigheter Beslut om att inte lämna ut handling eller uppgift Hur länge gäller sekretessen? Brott mot tystnadsplikten ANMÄLNINGSPLIKT Anmälan om barn som far illa Anmälan till polis SEKRETESS PER VERKSAMHETSOMRÅDE BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Barns, elevers och föräldrars rätt till insyn Uppgifter om elever Anmälningsplikt inom barn- och utbildningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET Ekonomiavdelningen Kansliavdelningen Personalavdelningen Samhällsbyggnadsavdelningen OMSORGSFÖRVALTNINGEN Anmälningsplikt inom omsorgsförvaltningen Hälso- och sjukvården Individ- och familjeomsorgen FASTSTÄLLANDE OCH REVIDERING... 15

3 3(15) 1 Offentlighet och sekretess 1.1 Offentlighet och yttrandefrihet Allmänna handlingars offentlighet Vad är en allmän handling? En allmän handling är en framställning i skrift eller bild, men kan också vara en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt med hjälp av något tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den; 1) förvaras hos en myndighet och 2) enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Bollebygds kommun är en myndighet och de handlingar som inkommer, upprättas eller förvaras hos kommunens verksamheter är allmänna handlingar. En handling som har anlänt till Bollebygds kommun eller tagits emot av någon berörd person, tjänsteman eller förtroendevald anses vara inkommen. Handlingen behöver inte vara diarieförd/registrerad för att vara en allmän handling. En handling som upprättas inom Bollebygds kommun anses vara allmän då den har fått sin slutliga utformning. En handling är upprättad då kommunen sänder iväg den, expedierar. Om en handling inte expedieras är handlingen upprättad när det ärende som handlingen tillhör har färdigbehandlats. Skulle det vara så att handlingen inte tillhör ett bestämt ärende är den upprättad när den har justerats, färdigställts på annat sätt eller arkiverats. I Bollebygds kommun förvaras handlingar både på papper och i elektronisk form i något av kommunens verksamhetssystem eller i kommunens arkiv. Finns det handlingar som inte är allmänna? Ja, till exempel är ett utkast till en skrivelse eller utredning inte någon allmän handling men blir en allmän handling när dokumentet är färdigskrivet eller fastställt. Sedan finns det handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen, se avsnitt 1.2, sekretess och i kapitel 2, sekretess i kommunens verksamheter. Hur får allmänheten tillgång till allmänna handlingar? Om en person vill ta del av en allmän handling vänder man sig till den myndighet där handlingen förvaras. Om en handling delvis är hemlig får man ta del av de delar som inte är hemliga. Man har rätt att få läsa handlingen på stället och om det krävs med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Man har även rätt mot avgift att få kopior eller avskrift av handlingen. En begäran om att få ta del av allmänna handlingar ska behandlas skyndsamt, det vill säga inom ett par dagar ska handlingen vara framtagen och skickad till den som begär ut handlingen. En anledning till att utlämningen kan dröja är att handlingen innehåller hemliga uppgifter och den behöver prövas för utlämning, se avsnitt 1.3 bedömning om uppgift får lämnas ut. Skulle det dröja att lämna ut en handling är det viktigt att meddela personen som begär ut handlingen om detta. Endast om handlingar innehåller uppgifter som är hemliga (skyddad av sekretess) har kommunen rätt att få reda på vem det är som begär ut uppgifterna och vad dessa ska användas till.

4 4(15) Yttrandefrihet för tjänstemän Yttrandefriheten definieras i regeringsformen som friheten att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Yttrandefriheten får enligt grundlagen begränsas genom lagar. En typ av begränsning i yttrandefriheten utgörs av regler om tystnadsplikt Rätt att meddela och offentliggöra uppgifter Rätten att meddela och offentliggöra uppgifter gäller för förtroendevalda och anställda i kommun. Reglerna om denna rätt ingår i tryckfrihetsförordningens bestämmelser. Rätten att meddela och offentliggöra uppgifter gäller inte alltid. I följande tre fall görs undantag från tryckfrihetsförordningens och yttrandefrihetsgrundlagen från denna rätt: - det är inte rätt att meddela eller offentliggöra uppgifter, om uppgiftslämnaren därigenom gör sig skyldig till vissa allvarliga brott mot rikets säkerhet, till exempel spioneri, eller vissa andra brott riktade mot staten. - det är inte tillåtet att med avsikt lämna ut en allmän handling som är hemlig för publicering. - det är inte tillåtet att avsiktligen bryta mot tystnadsplikter i de fall som anges i offentlighetsoch sekretesslagen. Se avsnitt 1.2, sekretess och kapitel 2, sekretess i kommunens verksamheter Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Principen att beslutande församlingars sammanträden ska vara offentliga är inte grundlagsfäst. Kommunfullmäktiges sammanträden är öppna för offentligheten. Endast i undantagsfall kan dessa beslutande församlingar sammanträda inom stängda dörrar. 1.2 Sekretess Uppgifterna om sekretess är hämtade ur offentlighets- och sekretesslagen, om inte hänvisning till annan lag finns Varför sekretess? Offentlighets- och sekretesslagen begränsar offentlighetsprincipen inom flera verksamheter, det vill säga rätten att ta del av allmänna uppgifter och handlingar. Sekretessens syfte är att skydda: - allmänna intressen, till exempel myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn, det allmännas ekonomiska intresse och intresset att bevara djur- och växtarter - den enskildes ekonomiska och personliga förhållanden Vad innebär sekretess? Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser avser förbud att röja uppgift vare sig det sker: - muntligen (tystnadsplikt) - genom att allmän handling lämnas ut - på annat sätt, till exempel att datorn står på obevakad eller att handlingar ligger framme på skrivbord.

5 5(15) Uppgifter som inte får röjas Sekretess gäller inom Bollebygds kommun för uppgifter om enskilds personliga och ekonomiska förhållanden. Med personliga förhållanden avses allt från uppgifter om namn, personnummer eller civilstånd till uppgifter om sjukdomar och ekonomiska förhållanden. Kan uppgiften röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men gäller inte sekretessen. Som närstående räknas förutom släktingar även sammanboende och barn i familjehem. Mot den enskilde själv råder ingen sekretess utom vid några få undantag. Förutom sekretess för uppgifter om enskilds personliga och ekonomiska förhållanden finns det andra typer av uppgifter som kommunen hanterar som skyddas av sekretessbestämmelser, se kapitel 2 sekretess i kommunens verksamheter. Diariet Diariet är en allmän offentlig handling i form av ett register över registrerade handlingar. Handlingar med uppgifter som skyddas av sekretessbestämmelser är vi skyldiga att registrera. Vid registrering av uppgifter som skyddas av sekretess, får inga känsliga uppgifter finnas med i ärendemeningen. I diariet finns sekretessruta som kryssas i och därefter väljer man den paragraf som man vill hänvisa till i offentlighets- och sekretesslagen. Man får inte sätta sekretess på en handling eller ärende om man inte har stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen. Kommunarkivet Vid arkivering av handlingar och uppgifter som skyddas av sekretessbestämmelser överförs sekretessen även till kommunarkivet och då även till den personal som arbetar med vården av arkivhandlingar och framtagning av handlingar. Endast utsedd personal vid kansliavdelningen har tillträde till kommunarkivet. Personuppgifter Sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen (7 kap 16 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Det är inte tillåtet att publicera personnummer på kommunens hemsida Absolut sekretess Absolut sekretess innebär att uppgifter inte får röjas utan bedömning. Telefonväxel Absolut sekretess gäller för uppgift som tas emot vid tjänstgöring i kommunens telefonväxel och som avser telefonsamtal till eller från annan person. Anbud vid upphandling Vid upphandling råder absolut sekretess på inkomna anbud fram till dess att beslut är fattat Stark sekretess Stark sekretess innebär att uppgiften kan lämnas ut om man vid bedömning kommer fram till att tredje person inte lider men, gäller: - uppgift om personliga förhållanden inom arbetsförmedling och kommunens marknadsenhet - uppgift om personliga förhållanden inom personalsocial verksamhet, till exempel psykologisk undersökning, personalkonsulent. - uppgift om bostadsadress, hemtelefon, personnummer inom personaladministration som avser socialtjänst, hälso- och sjukvård, p vakter. - överförmyndaren

6 6(15) - uppgift om enskilds personliga förhållanden inom förskola. Till exempel är uppgift om att ett barn är inskrivet i en viss förskola sekretesskyddad. - uppgifter om psykologisk undersökning inom förskola och grundskola - uppgifter om enskilds personliga förhållanden hos psykolog eller kurator inom förskola och grundskola Vilka är skyldiga att iaktta sekretess? Förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift gäller för myndighet där uppgiften är sekretessbelagd samt för tjänsteman som på grund av anställning eller på uppdrag hos myndigheten har fått kännedom om uppgiften. Dessa personer är skyldiga att iaktta sekretess i Bollebygds kommun: - Anställda som i sina arbetsuppgifter berörs av uppgifter som skyddas av offentlighets- och sekretesslagen. - Ledamöter i fullmäktige och kommunens styrelser, nämnder och råd. - Uppdragstagare (eller motsvarande) som har sådan anknytning till myndigheten att de kan sägas delta i verksamheten, o Kommunens revisorer o Tolkar o Studenter o Överförmyndare o Konsulter o Anställd inom annan myndighet men som arbetar i Bollebygds kommun, till exempel IT-personal. o Fackliga representanter Den som har slutit avtal med uppdragstagare ska även se till att personen/personerna informerats och även tagit del av denna riktlinje. Inom individ- och familjeomsorgen omfattas ungdomsutvecklarna av samma sekretess som socialtjänstens övriga personal. Praoelever behöver inte iaktta sekretess, det är därför mycket viktigt att man är försiktig med vilka uppgifter/handlingar som en praoelev får ta del av. 1.3 Bedömning om en uppgift får lämnas ut Menbedömning I allmänhet kan en skyddad uppgift få lämnas ut om det är till fördel för den enskilda personen. Då frågan om att lämna ut en personlig uppgift är aktuell måste man först ta reda på vad uppgiften ska användas till och därefter bedöma om det kan medföra men för den enskilde. Ordet men betecknar främst integritetskränkningar som kan uppstå då uppgifter om en människas personliga förhållanden lämnas ut. När en utomstående vill få tillgång till sekretesskyddade uppgifter måste handläggaren göra en så kallad menbedömning. Om man som handläggare är tveksam om ett utlämnande av handling eller uppgift får inte handlingen lämnas ut. Det måste stå klart att utlämnandet inte skadar vederbörande eller tredje person. Vid ett nekande till handling eller uppgift ska ett särskilt beslut fattas av tjänsteman som delegerats rätten att

7 7(15) fatta beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Den som begär ut allmän handling och som blir nekad till att få ta del av handlingen kan överklaga beslutet i kammarrätten. I nämndernas delegationsordning finns uppgifter om vilka tjänstemän som har rätt att besluta om att inte lämna ut handlingar, vanligtvis är det förvaltningschef och nämndsekreterare Samtycke Om den enskilde ger sitt samtycke bryts sekretessen och uppgifter/handlingar kan lämnas ut utan menbedömning. Ett samtycke kan avse hela eller delar av ett material. Samtycket kan vara muntligt eller skriftligt och det kan återkallas. Det är att föredra skriftliga samtycken. Om en enskild person ger samtycke till att lämna ut information som rör den enskilde personen, innebär det inte att anställda behöver kommentera innehållet i informationen. Inom omsorgen är det vanligt att patienter ger ett presumtivt samtycke, då personal informerar om kommande vårdåtgärder, till exempel en remiss, om inte patienten protesterar förutsätts att patienten har gett sitt samtycke till att nödvändigt journalmaterial överförs med remissen Generalklausulen Om en menbedömning leder till att uppgifter eller handlingar inte kan lämnas ut kan generalklausulen bli aktuell. Om det är uppenbart att intresset av uppgifterna lämnas ut har företrädare framför det intresse som sekretessen ska skydda, kan man med stöd av generalklausulen ändå lämna ut uppgifter. Generalklausulen gäller dock inte skolhälsovårdens personal och den gäller endast mellan myndigheter. Man kan alltså inte lämna ut uppgifter till en enskild person med stöd av generalklausulen. För socialtjänsten gäller inte den så kallade generalklausulen i offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att sekretessbelagda uppgifter inom socialtjänsten inte får lämnas ut till andra myndigheter utan menbedömning, även om det är uppenbart att samhällsintresset av att uppgiften lämnas ut är mycket starkt Sekretess inom och mellan myndigheter En uppgift får lämnas ut till annan myndighet bara om det står klart att den som uppgiften rör inte kommer att lida men av utlämnandet. Sekretessbelagd uppgift får lämnas till annan myndighet, om uppgiftsskyldigheten följer av lag eller annan förordning. Sådana bestämmelser som ger socialtjänsten skyldighet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter finns i en rad olika lagar. När sekretessbelagd information ska meddelas vidare måste man försäkra sig om att det sker på ett sekretessmässigt riktigt sätt så att inte obehöriga kan ta del av informationen. Var försiktig: med att skicka meddelanden med mobiltelefoner vid besked till telefonsvarare när material måste faxas när uppgifter sänds med internpost Beslut om att inte lämna ut handling eller uppgift I Bollebygds kommun har nämnderna delegerat till kommunchef, förvaltningschef, nämndsekreterare eller kommunarkivarien att fatta ett delegationsbeslut om att inte lämna ut handling, se respektive

8 8(15) nämnds delegationsförteckning. Till beslutet ska en besvärshänvisning bifogas. Delegationsbeslutet ska redovisas till den nämnd som man fattat beslutet åt Hur länge gäller sekretessen? För uppgifter i allmänna handlingar gäller sekretess så länge risken för men kvarstår, dock högst i sjuttio år. Tystnadsplikten för anställd personal gäller även efter avslutad tjänst Brott mot tystnadsplikten Brott mot tystnadsplikten kan enligt brottsbalken ge böter eller fängelse i högst ett år (20 kap 3 brottsbalken). 1.4 Anmälningsplikt Anmälan om barn som far illa Myndigheter vars verksamhet berör barn och ungdom har anmälningsplikt enligt socialtjänstlagen (14 kap 1) att anmäla till individ- och familjeomsorgen om man misstänker att ett barn eller ungdom far illa. Även uppgifter som är obestyrkta eller svårbedömda ska anmälas till individ- och familjeomsorgen. Det betyder att den anmälande verksamheten inte själva ska utreda om barnet behöver hjälp eller skydd. Det är familje- och individomsorgens ansvar att utreda om det föreligger förhållanden som gör att polismyndigheten ska ingripa. Skyldigheten gäller såväl myndigheten som dess personal. Det innebär att all personal inom barnomsorgsförvaltningen och omsorgsförvaltningen personligen omfattas av denna skyldighet. Anmälningsplikten bryter alltid sekretessen som gäller inom den egna myndigheten vid anmälan till socialtjänsten Anmälan till polis Personal i skolhälsovården, förskoleverksamhet, förskoleklass, skola barnomsorg och vuxenutbildning får bryta sekretessen och lämna uppgift om misstanke om brott mot barn under 18 år. De brott som avses är till exempel misshandel, olaga frihetsberövande och sexuella övergrepp. Om en elev hotar eller misshandlar en lärare eller elev kan detta också polisanmälas. För att veta om förutsättningarna för en polisanmälan, kan polis eller åklagare kontaktas. Inga namn ska nämnas vid en sådan förfrågan. Observera att en polisanmälan aldrig ersätter anmälningsskyldigheten till omsorgsnämnden. Om brott begås mot verksamheten, till exempel skadegörelse eller stöld, kan detta polisanmälas med stöd av generalklausulen. 2 Sekretess per verksamhetsområde 2.1 Barn- och utbildningsförvaltningen Kapitel 23 (Offentlighets- och sekretesslagen) sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet Samråd med kollegor Personal inom samma verksamhetsgren får samråda kring barn och elever. Men man får bara röja sekretessbelagda uppgifter för en kollega om det behövs för tjänsten. Att ha en allmän diskussion om elevers personliga förhållanden och deras anhöriga i personalrummet eller under kaffepauser är alltså olämpligt. Uppgiftsskyldighet Om individ- och familjeomsorgen vid en utredning om ett barns behov av skydd begär uppgifter, är personal inom förskola, skolbarnsomsorg och skola skyldiga att lämna ut dessa uppgifter.

9 9(15) Skyldigheten gäller både när personal gjort en anmälan eller när individ- och familjeomsorgen av andra skäl utreder. Vård, behandling eller annat stöd Uppgifter får överlämnas mellan individ- och familjeomsorgen och skolhälsovård eller mellan skolhälsovård och barnpsykiatrisk klinik för att ett barn ska få nödvändig vård, behandling eller annat stöd Barns, elevers och föräldrars rätt till insyn Barn och elever under 18 år Vårdnadshavaren har i regel rätt att ta del av alla uppgifter om sitt barn upp till 18 år. Förälder som inte är vårdnadshavare har endast rätt att få ta del av harmlösa uppgifter om sitt barn. Om uppgifterna omfattas av sekretess krävs samtycke från vårdnadshavaren och/eller barnet för att man ska kunna lämna ut dem till den andra föräldern. I takt med barnets stigande ålder och mognad ska vårdnadshavaren enligt föräldrabalken ta allt större hänsyn till barnets synpunkter och önskemål. Det innebär att en vårdnadshavare inte alltid har rätt att ta del av sekretesskyddade uppgifter. Utöver detta finns också en speciell bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen som gäller alla barn oavsett ålder (14 kap. 4, andra stycket). Där sägs att sekretess till skydd för den underårige ska gälla även i förhållande till vårdnadshavaren, om det finns anledning att anta att barnet skulle lida betydande men om uppgiften lämnas ut till vårdnadshavaren. Ett exempel kan vara att man befarar att barnet kommer att utsättas för fysisk eller psykisk misshandel. Utvecklingsplan, individuell studieplan och studieplan I förskolan, förskoleklassen, grundskolan och särskolan skrivs utvecklingsplaner i samband med utvecklingssamtalen. Elever i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan har individuella studieplaner. Utvecklingsplaner, individuella studieplaner och studieplaner i kommunal vuxenutbildning är allmänna handlingar som ska förvaras i respektive verksamhet. Utvecklingsplanen kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess varför det är viktigt att tänka på hantering och förvaring så att ingen obehörig får tillgång till uppgifterna. Annan skriftlig information Även andra skriftliga omdömen eller information om en elevs studieresultat är allmänna handlingar. Om vårdnadshavaren begär det ska läraren i grundskolan, som ett komplement till utvecklingssamtalet, lämna skriftlig information om elevens skolgång. Innehåller handlingen känsliga uppgifter, till exempel om elevens sociala situation, kan dessa omfattas av sekretess. Åtgärdsprogram Om en elev behöver särskilda stödåtgärder ska ett åtgärdsprogram skrivas i samråd med eleven och, om eleven är under 18 år, elevens vårdnadshavare. Åtgärdsprogram är en allmän handling som förvaras i respektive skola. Om åtgärdsprogrammet innehåller uppgifter som omfattas av sekretess är det viktigt att tänka på hantering och förvaring så att ingen obehörig får tillgång till uppgifterna. Kommunalt vårdnadsbidrag Uppgifter som rör förskolebarn eller vårdnadshavares personliga eller ekonomiska förhållanden är sekretesskyddade (28 kap 7 och 8, offentlighets- och sekretesslagen). Beslut om vårdnadsbidrag är offentligt Uppgifter om elever Känsliga uppgifter Känsliga uppgifter i elevvårdsärenden kan omfattas av sekretess om det innebär men för eleven eller dennes närstående. Beslut i elevvårdsärende vid till exempel elevvårdskonferens är däremot offentligt.

10 10(15) Detta innebär att uppgift om vem beslutet avser är offentlig medan uppgifter i utredningen om orsakerna till beslutet kan omfattas av sekretess. Elevhälsovård Skolhälsovården omfattar elever inskrivna i grundskolan, särskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan. Stark sekretess gäller för elevers och föräldrars hälsotillstånd och andra personliga förhållanden. Skolläkare och skolsköterska är skyldiga att föra dokumentation i form av patientjournal enligt patientdatalagen. Skolhälsovården är en självständig verksamhetsgren i förhållande till övrig verksamhet i skolan. Uppgifter kan därför inte utan samtycke eller menbedömning lämnas till till exempel skolkurator eller lärare. Generalklausulen kan inte tillämpas av personal i skolhälsovården. Barn- och ungdomspsykolog och skolkurator har samma starka sekretess som socialsekreterare och personal inom förskola och skolhälsovård för uppgift om enskilds personliga förhållanden. I de fall barn- och ungdomspsykolog och skolkurator arbetar i den elevvårdande verksamheten i grundskolan, särskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan finns ingen sekretess gentemot rektor och lärare. Barn- och ungdomspsykolog i skolan kan också omfattas av hälso- och sjukvårdssekretess för uppgifter om personliga förhållanden vid undersökning, vård och behandling av patienter (elever). Detta innebär också skyldighet att föra patientjournal. I dessa fall är psykologverksamheten en del av skolhälsovården och utgör en självständig verksamhetsgren i förhållande till övriga skolverksamhet. Detta innebär att sekretess gäller gentemot övrig skolpersonal. Barn- och ungdomspsykolog kan, i likhet med annan hälso- och sjukvårdspersonal, inte heller i dessa fall tillämpa generalklausulen. Disciplinära åtgärder och skiljande av elev från studier Känsliga uppgifter om elever och deras nära anhöriga kan förekomma i ärenden och utredningar om disciplinära åtgärder och skiljande av elev från vidare studier. Dessa uppgifter omfattas av sekretess om ett utlämnande kan innebära men för eleven eller hans närstående. Beslut i dessa ärenden är dock offentliga. Detta innebär att uppgift om vem åtgärden avser är offentlig medan uppgifter i utredningen om orsakerna till åtgärden kan omfattas av sekretess. Sekretess för kunskapsprov och psykologiskt prov Kunskapsprov och psykologiskt prov kan enligt offentlighets- och sekretesslagen omfattas av sekretess. Själva provmaterialet är hemligt och ska förvaras på betryggande sätt. Elevernas svar på prov är som regel offentliga men kan i dessa sammanhang behöva hållas hemliga för att frågorna ska kunna användas på nytt. Skyddad identitet Barn och ungdomar samt deras vårdnadshavare som riskerar personförföljelse kan få sitt namn och adressuppgift skyddade i förskoleklass, grundskola, gymnasieskola och särskola. För elever i vuxenutbildning gäller inte denna bestämmelse, men i det enskilda fallet kan en adressuppgift eller annan personuppgift ändå skyddas om det innebär men om uppgiften lämnas ut. Sekretess gäller också hos ansvarig nämnd samt hos den centrala skolförvaltningen. Sekretesskyddet omfattar såväl adressuppgifter som vårdnadshavaren själv lämnar till förskoleklassen och skolan som sekretessmarkerade namn- och adressuppgifter som överförts till kommunen från folkbokföringen. Rutiner bör finnas så att uppgifterna endast är tillgängliga för rektor och elevens klasslärare eller motsvarande. Det är viktigt att hantera uppgifterna med försiktighet så de inte sprids. Elever som har skyddad identitet ska inte finnas upptagna i skolans datoriserade elevregister, klasslistor och skolkataloger. För barn i förskoleverksamhet finns ingen specifik bestämmelse avseende namn och adressuppgifter. Generellt gäller att personuppgifter endast kan lämnas ut om det står klart att det inte innebär men för familjen. Finns risk för personförföljelse ska alltså namn- och adressuppgifter inte lämnas ut Anmälningsplikt inom barn- och utbildningsförvaltningen Se avsnitt 1.4

11 11(15) 2.2 Kommunkansliet Ekonomiavdelningen Upphandling Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till ärende angående förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet, om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs. (19 kap 3 offentlighets- och sekretesslag 2009:400) Kansliavdelningen Bibliotek Sekretess gäller för uppgift i register om enskilds lån, reservation eller annan form av beställning (40 kap 3 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretessen gäller i högst tjugo år. Flyktingsamordning Ärenden rörande flyktingar och vissa andra utlänningar (7 kap 4, 9 och 14 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Färdtjänst Sekretess gäller i ärenden om tillstånd till färdtjänst eller riksfärdtjänst för uppgift om enskilds förhållanden. Uppgift som skyddas av sekretess får lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lagen om färdtjänst och lagen om riksfärdtjänst. (28 kap 6 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretessen gäller i högst sjuttio år. Säkerhetssamordning Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till myndighets verksamhet som består i risk- och sårbarhetsanalyser avseende fredstida krissituationer eller planering och förberedelser av sådana situationer, om det kan antas att det allmännas möjligheter att förebygga och hantera fredstida kriser motverkas om uppgiften röjs (17 kap 13 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretess gäller i kommuner i verksamhet som avser beredskap för extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap enligt lagen om kommuners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap eller planering enligt förfogandelagen (8 kap 23 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretessen gäller i högst tjugo år. Val Sekretess gäller för uppgift om hur en väljare har röstat vid val enligt vallagen. 1. framkommit då biträde lämnats åt väljaren vid röstningen 2. framgår av innehållet i avgivet valkuvert som inte har öppnats för rösträkning (40 kap 1 offentlighets- och sekretesslag) Överförmyndare Sekretess gäller hos överförmyndare i ärende för uppgift om enskilds personliga förhållanden. Uppgift får uppgift lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i föräldrabalken (32 kap 4 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretessen gäller i högst tjugo år Personalavdelningen Kapitel 39 (offentlighets- och sekretesslagen) sekretess för enskild i personaladministrativ verksamhet. Personalsociala ärenden Sekretessen gäller för uppgifter om psykologisk undersökning eller behandling, uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog, personalkonsulent eller annan befattningshavare. Sekretess

12 12(15) gäller även i övrigt om uppgift om enskilds personliga hälsotillstånd och för uppgift som rör enskilds personliga förhållanden vid omplacering eller pensionering. Sekretessen gäller inte i ärenden om anställning och disciplinansvar (39 kap 1 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Avslutade personalsociala ärenden förvaras i förslutet kuvert i personakten. Sekretessen gäller i högst femtio år. Fackliga förhandlingar Sekretess gäller för uppgift som tillkommit eller inhämtats för att användas vid facklig förhandling inom den offentliga sektorn eller vid förberedelse till sådan förhandling, om det kan antas att det allmännas ställning som förhandlingspart försämras om uppgiften röjs. Med facklig förhandling inom den offentliga sektorn avses sådan förhandling som sker mellan arbetsgivare och arbetstagare och som en myndighet ska delta i. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst fem år (19 kap 6 offentlighets- och sekretesslag 2009:400) Samhällsbyggnadsavdelningen Bostadsanpassning Sekretess gäller för uppgift om enskilds personliga förhållanden, t.ex. läkarintyg (26 kap 12 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Sekretessen gäller i högst sjuttio år. Brandfarliga varor Sekretess gäller i ärende om tillstånd till hantering av brandfarliga varor. 1. för uppgift om enskilds affärs- och driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat, om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs, och 2. för uppgift om andra ekonomiska eller personliga förhållanden än den som avses i punkt 1. Sekretess gäller inte beslut i ärende. Sekretessen gäller i högst tjugo år. ( 30 kap 28 offentlighetsoch sekretesslagen). Djur- och växtarter Sekretess gäller för uppgift om utrotningshotad djur- och växtart, om det kan antas att strävanden att bevara arten inom landet eller del därav motverkas om uppgiften röjs. (20 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen) Parkeringstillstånd Ärenden om tillstånd till parkering för rörelsehindrade (7 kap 4 offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Tekniska undersökningar Sekretess gäller för uppgift om utförande av en undersökning av naturvetenskaplig eller teknisk art, som en myndighet har låtit göra för det allmännas räkning, eller om resultatet av en sådan undersökning, om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs. Sekretessen gäller i högst tjugo år. ( kap 19 5 offentlighets- och sekretesslagen). 2.3 Omsorgsförvaltningen Tillstånds- eller tillsynsmyndighet enligt alkohollagen Sekretess gäller till skydd för enskild i verksamhet som avser uppgifter rörande hälso- och sjukvård. (30 kap 20 offentlighets- och sekretesslagen). Skuldsanering Sekretess gäller i ärende om skuldsanering för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående kan lida men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte beslut i ärende. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år. (34 kap 6 offentlighets- och sekretesslagen).

13 13(15) Anmälningsplikt inom omsorgsförvaltningen Vid vissa tillfällen har all personal inom omsorgsförvaltningen anmälningsplikt som medför att sekretessen inte gäller för just den uppgiften i det sammanhanget. Det gäller exempelvis: anmälningsskyldighet till individ- och familjeomsorgen när barn far illa (anmälningsskyldighet enligt 14 kap 1 socialtjänstlagen) anmälan om missförhållanden inom omsorgen om äldre människor eller människor med funktionshinder (14 kap 2 socialtjänstlagen) kan göras utan att anmälaren anses bryta mot bestämmelserna om sekretess eller tystnadsplikt. Detta gäller alla som är verksamma inom verksamheten oavsett anställningsform. För läkare och medicinskt ansvarig sjuksköterska: anmälningsskyldighet till polismyndighet om en patient bedöms vara olämplig att inneha skjutvapen (6 kap 6 vapenlagen). För medicinskt ansvarig sjuksköterska: för att förebygga och begränsa utbrott eller spridning av smittsamma sjukdomar ska hälsooch sjukvårdspersonal samverka med myndigheter inom smittskyddet och andra berörda myndigheter (smittskyddslag (2004:168) 1 kap 10 ). För personal inom individ- och familjeomsorgen Sekretess hindrar inte att misstanke om vissa brott mot barn och ungdom anmäls till åklagar- eller polismyndighet. Om nämnden misstänker barnmisshandel får delegat anmäla detta till polis eller åklagare. Det ligger även i nämndens intresse att få utrett om misshandel verkligen förekommit. Offentlighets- och sekretesslagen hindrar inte att uppgifter lämnas till polis- eller åklagarmyndighet för: - misstanke om brott för vilket inte är föreskrivet lindrigare straff än ett års fängelse - försök till brott för vilket inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i två år - försök till brott för vilket inte är föreskrivet lindrigare straff än fängelse i ett år om gärningen innefattat försök till överföring av allmänfarlig sjukdom Offentlighets- och sekretesslagen hindrar vidare inte att uppgifter lämnas till polis- eller åklagarmyndighet för misstanke om brott mot någon som inte fyllt 18 år - enligt 3, 4 eller 6 kap. brottsbalken eller - som avses i lagen med förbud mot könsstympning av kvinnor - vid misstanke om överlåtelse av narkotika i strid med narkotikastrafflagen - överlåtelse av dopingmedel i strid med lagen om förbud mot vissa dopingmedel eller - icke ringa fall av olovlig försäljning eller anskaffning av alkoholdrycker enligt alkohollagen Sekretess hindrar vidare inte att uppgift som behövs för ett omedelbart polisiärt ingripande lämnas till polismyndighet när någon som är under 18 år påträffas av personal inom socialtjänsten under förhållanden som uppenbarligen innebär överhängande och allvarlig risk för den unges hälsa eller utveckling. Det samma gäller om den unge påträffas när han eller hon begår brott.

14 14(15) Se även avsnitt 1.4 anmälningsplikt Hälso- och sjukvården Kapitel 25 (offentlighets- och sekretesslagen) sekretess till enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård, m.m. Sekretessen gäller till exempel uppgifter om vem som är patient, patientens sjukdom och behandlingen av den, patientens adressuppgifter, uppgifter om familjeförhållanden och andra sociala förhållanden med mera. Den här typen av uppgifter finns ofta i patientjournaler eller i anteckningar som förs på annat sätt. Sekretessen gäller också sådant som patienterna eller deras närstående själva har berättat för vårdpersonalen. Sekretesskyddet omfattar även uppgifter om att en patient vistas på sjukhus eller hem för vård eller boende. Sådan uppgift kan dock lämnas ut, om uppgifter för särskilt fall begärs av domstol, åklagare, polis, kronofogde eller folkbokförningsmyndighet. I övrigt måste fråga om att någon vistas på sjukhus eller hem för vård eller boende bedömas mot menbedömning. Uppgiften bör normalt bara lämnas till patientens närstående. Sjukvårdsavtal Om till exempel kommunen har avtal med en fysisk eller juridisk person som bedriver sjukvård åt landstinget, gäller patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) för personen respektive firmans personal. När det talas om sekretess i hälso- och sjukvården omfattas även tandvården. Sekretessbrytande regler för alla I patientsäkerhetslagen finns regler om när sekretessen får brytas, som gäller för all hälso- och sjukvårdspersonal oavsett om det gäller offentlig eller privat vård. Den här typen av frågor bör i första hand hanteras av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att lämna ut uppgifter som; 1. gäller om någon vistas på en sjukvårdsinrättning om detta i särskilt fall begärs av en domstol, åklagarmyndighet, polismyndighet, kronofogdemyndighet eller skattemyndighet 2. behövs för en rättsmedicinsk undersökning 3. Socialstyrelsens råd för vissa rättsliga sociala och medicinska frågor behöver för sin verksamhet behövs för att pröva ett ärende om att avstänga en studerande från högskoleutbildning 4. Trafikverket behöver för att pröva någons lämplighet att ha körkort, traktorkort eller taxiförarlegitimation enligt yrkestrafiklagen (1998:490). Inre sekretess Fritt utbyte av uppgifter får förekoma mellan personal som deltar direkt i vården av en patient eller på annat sätt är direkt berörda. Allt annat utbyte av uppgifter om en patient är förbjudet Individ- och familjeomsorgen Kapitel 26 (offentlighets- och sekretesslagen)sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst, vid kommunal bostadsförmedling, adoption, m.m. Utlämnande av uppgifter En uppgift får lämnas ut till en annan myndighet bara om det står klart att den som uppgiften rör inte kommer att lida men av det. För individ- och familjeomsorgen gäller inte den så kallade generalklausulen i offentlighets- och sekretesslagen. Detta innebär att sekretessbelagda uppgifter inom

15 15(15) verksamheten inte får lämnas ut till andra myndigheter utan menbedömning, även om det är uppenbart att samhällsintresset av att uppgiften lämnas ut är mycket starkt. Dock får individ- och familjeomsorgen i vissa fall lämna ut en sekretesskyddad uppgift om det är för att verksamheten skall fungera. En myndighet kan vara skyldig att se till att misstankar om förmögenhetsbrott blir utredda, om brottet riktar sig mot den egna verksamheten. Ett exempel på detta är försök att genom vilseledande uppgifter få försörjningsstöd. Undantag från sekretess Beslut om frihetsberövande åtgärder är offentliga. Exempel på detta är beslut inom individ- och familjeomsorgen om omhändertagande av underåriga, det vill säga beslut om vård utan samtycke. Sekretessen gäller inte mot den enskilde själv utom i två fall: - uppgifter om underårigas vistelseort får i vissa fall hemlighållas för föräldrarna eller annan vårdnadshavare när någon omhändertagits eller vårdas enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga och det bedöms nödvändigt med hänsyn till vården att vistelseorten hålls hemlig. - och för att skydda anmälare, om det antas att anmälaren kan bli utsatt för våld eller annat allvarligt men finns möjligheten att sekretessbelägga uppgift om anmälare. 3 Fastställande och revidering Kommunfullmäktige fastställer riktlinjen en gång per mandatperiod. Mellan beslut om fastställande ges kansliavdelningen rätten att revidera mindre förändringar i riktlinjen.