Deltagaradministrationssystem

Transkript

1 Reachem deltagaradministrationssystem är en webbaserad lösning (DMS) från Delegia för att bygga en webbplats och administrera deltagare till en konferens eller ett event. Systemet är fullt skalbart med funktioner och moduler, och kan användas till såväl små som stora arrangemang. Reachem har användarlicenser för Delegias system och vi administrerar det med egna systemtekniker/produktionsledare. Systemet utvecklas kontinuerligt och vi utbildar oss löpande på nya systemlösningar och funktioner. I DMS hanteras anmälan till evenemanget direkt som en tjänst över Internet och tjänsten kan enkelt länkas till en befintlig webbplats. Webbsidan kan anpassas med mallar för att passa den grafiska profilen för företaget eller projektet. Publiceringsverktyg I anmälningssystemet kan man lätt bygga och administrera eventets hemsida. Systemet består av ett publiceringsverktyg (CMS) för att hantera eventets grafiska profil, menyer, och sidor på hemsidan. Den grafiska layouten kan helt kundanpassas utifrån kundens grafiska profil, typsnitt, färg, placering etc. All innehållshantering för seminarier, aktiviteter, hotell, event mm kan hanteras med bilder, texter, tabeller etc. Parametrar som datum, tid, max antal platser, priser, m.m. kan lätt ställas in och justeras. Direktaccess All administration sker i ett administrationsgränssnitt som är webbaserat. Ingen mjukvara behöver installeras. Arrangören och berörd personal hos slutkunden kommer enkelt åt systemet med en inloggning via sin webb browser på Internet. Behörighetsnivå/rättigheter för all information kan sättas på individnivå, administrera i systemet, bevaka anmälningsstatus, access till deltagarinformation, ta ut statistik, rapporter, enbart titt-funktion etc. Inloggningen kan lösenordsskyddas om så önskas. Uppstart Vid uppstart av en ny registreringssida för kund så börjar vi med ett uppstartsmöte för att gå igenom behov och önskemål, därefter presenterar vi exempel på registreringssidor med likande innehåll för att ha som utgångsläge för produktionen. Vi samlar löpande in information och ändringar från kund och genomför korrigeringar och avstämningar tills önskat resultat uppnåtts. Se nedan beskrivning av systemets funktioner Till systemet kan kopplas olika lösningar såsom, Web App, sms funktion, Sociala media funktioner, Matchmaking mm. (se bilagor) Reachem telefonsupport och e-post support ingår i deltagaradministrationsavgiften och är öppen vardagar kl

2 Internetregistrering Deltagaren kan i Internetformulär hantera sin registrering inför evenemanget. Registreringen kan vara på en eller fler sidor och bestå av olika fält och frågor som deltagaren fyller i vid anmälan. Flera registreringsformulär kan läggas upp i samma projekt för att kunna hantera olika typer av anmälningar. Exempelvis för att man har olika målgrupper, deltagarna deltar olika antal dagar på konferensen, en del ska gå kostnadsfritt, andra betala deltagaravgift mm. Detta styrs upp på första sidan med olika knappar för valen som sedan tar deltagaren till rätt underliggande sida för fortsatt registrering. Till detta kan man koppla en hotellbokningsmodul där deltagaren väljer hotell, antal nätter mm och betalar direkt i samband med registreringen eller så väljer man att deltagaren klickar på en länk för att komma till hotellets bokning och där anger en bokningskod och betalar login vid utcheckning.

3 Bekräftelse När anmälan är klar produceras en bekräftelse på bokningen direkt på skärmen. På bekräftelsesidan finns även information om de olika aktiviteterna som man har anmält sig till. Samma information skickas som bekräftelse via E-post. Bekräftelsesidan kan vid behov innehålla en badge med streckkod.

4 Onsiteregistrering Funktioner för att pricka av personer på plats i Mobil/iPad samt med streckkodsläsare finns. I Helpdeskfunktionen hanteras alla personer som behöver hjälp på plats med efterregistrering. Har man glömt sin badge kan ny skrivas ut på en badgeskrivare kopplad till systemet.

5 Helpdesk Manuella bokningar samt information och ändringar kring anmälda personer hanteras i systemets helpdesk på Internet. Vid manuella bokningar och ändringar skickas det ut nya bekräftelser direkt från systemet. Bilden visar Helpdesk funktionen.

6 Rapporter och statistik Under pågående projekt kan man när som helst gå in i anmälningssystemet och titta på/ta ut olika rapporter och statistik över de anmälda deltagarna. Rapporter kan tas ut i XML, Word, Excel och PDF. Alla ingående värden kan tas ut som rapport. Dvs allt som deltagaren svarat på är nyckelord för att bygga en för aktiviteten anpassad rapport. Samtliga grundkrav på rapport som Kunden efterfrågar kan uppfyllas. Efter avslutad konferens kan slutrapporter med samtlig statistik tas ut för att användas för vidare utvärderingsarbete. På samma sätt som registreringsformulär byggs upp, bygger man upp ett utvärderingsformulär. Detta skicka elektroniskt till alla deltagare och statistik, sammanställning kan göras både som excel eller i diagramform. Exempel 1 på underlag i Excel. Bilden visar statistikfunktion på deltagarnivå. Deltagarkategori Pris Antal reg. deltagare Totala intäkter/aktiviteter Member ICSEI Non-member registration fee Student ICSEI board Follow up seminar - January Follow up seminar - January Follow up seminar - January State of the Art Pre-conference State of the Art Gala Dinner Accompanying person full conference Accompanying person for dinner

7 Exempel 2. på underlag i Excel. Bilden visar statistikfunktion på konferensnivå Projekt Datum Ort Antal delt. Typ av konferens Boknings arvode Kostnad mat Kostnad logi Kostnad lokal Deltagaradmin Kostnad/delt. Totalkostnad Konferens 12 Konferens Göteborg 853 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 505 kr kr Konferens Göteborg 45 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 670 kr kr Konferens Luleå 57 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 560 kr kr Konferens Sundsvall 85 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 706 kr kr Konferens Stockholm 10 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr 0 kr kr kr Konferens Stockholm 650 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 549 kr kr Konferens Karlstad 20 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 829 kr kr Konferens Linköping 35 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr kr kr Konferens Malmö 27 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr kr kr Konferens Växjö 85 Endagskonferens 400 kr kr 0 kr kr kr 646 kr kr Konferens Stockholm 177 Flerdagskonf. inkl logi 500 kr kr kr kr kr kr kr Linköping 150 Flerdagskonf. inkl logi 500 kr kr kr kr kr kr kr Kampanjhantering I systemet går det lätt att välja ut grupper av deltagare och skicka E-post eller SMS. Tjänsten kan användas för att nå grupper av registrerade med olika meddelande t.ex Välkommen till evenemanget nästa vecka! eller Seminariets tid är ändrad till.

8 Utvärdering En utvärdering byggs upp som en vanlig aktivitet och kan helt kundanspassas till antal frågor och grafiks profil. Utvärderingen kan redovisas i excel och diagram

9 Inbjudan En inbjudan produceras i systemet på samma sätt som ett formulär och kan enkelt anpassas till kundens grafiska profil, färger, loggor etc. Inbjudan länkas till en importerad adresslista och skickas som e-post till mottagarna. Bilden nedan visar funktion för utskick av inbjudan via systemet. Ekonomimodul Faktureringsmodul Fakturering av deltagarnas avgifter kan enkelt hanteras i DMS Faktureringsmodul. Faktureringsmodulen hanterar fakturering, kreditering och fakturapåminnelser. Faktureringsmallar läggs upp i systemet med layout och betalinformation. Fakturanummerserie bestäms för varje projekt för att kunna hålla isär olika projekts inbetalningar. Ekonomirapporter kan tas ut för t.ex bokföringsunderlag till det egna ekonomisystemet. Kortbetalningsmodul Betalning för evenemang kan göras med kort i DMS. Det säkerställer att betalning sker när deltagarna registrerar sig och man slipper sköta fakturering eller annan typ av betalning. Reachem har en integrerad tjänst mot Dibs. Systemet har ett tydligt och transparant system för att föra över anmälningsavgifter. Banktransfer. I de fall inte kort eller faktura kan hanteras av delegater kan banktransfer infor läggas upp på registreringssidan

10 Delegia Abstracts Hantering av abstractbidrag Delegia Abstracts är en modul i Delegia Meeting System som ger möjlighet för deltagare på en kongress eller annat möte att anmäla sig och sitt bidrag. Nedan moduler erbjuder ett smidigt förfarande för hantering av abstracts vid vetenskapliga konferenser. Systemet kan utvecklas med fler kundanpassade moduler om så önskas Inlämning Inlämning av abstract (ett eller flera per inlämnare) konfigurera inlämning med olika frågor Bekräftelse på inlämning Administration av inlämnade abstracts Kunna skriva ut ett eller flera abstracts Ändra status Kunna göra mailutskick Granskare/reviewers Lägga upp/registrera granskare Hantera granskare Tilldela abstracts till granskare Reviewers area Se översikt över sina abstract Titta på flera abstract och skriva ut Poängbedömning Administration Titta på bedömningsrapporter Exportera till fil

11 För deltagare som lämnar in bidrag Deltagaren registrerar sina kontaktuppgifter i ett formulär Deltagaren registrera bidragets titel samt beskriver sitt bidrag i löpande text Deltagaren kan även bifoga filer (Office, PDF, bilder) Deltagaren kan logga in med egen påloggning och redigera och göra ändringar i sitt abstract Deltagaren får en automatisk kvittens via e-post på att bidraget ha mottagits För kommittén som bedömer inlämnade bidrag Medlemmarna i den bedömande kommittén tilldelas individuell inloggning och kan Därefter: Logga in och läsa samtliga bidrag Klicka på bifogade filer/bilder för att komma åt dokument eller bilder Markera favoriter så att de endast markerade som favoriterna syns Spara övriga bidrag en annan mapp. Dessa finns dock kvar för att kunna ses igen och eventuellt åter plockas in på favoritlistan Skicka e-post till författaren med bekräftelse eller avslag

12 Krav på systemets funktionalitet Flera samtidiga användare Som arrangör i systemet kan obegränsat antal användare sättas upp som administratörer. Som registrerande deltagare kan ca 1000 registreringar per timme hanteras i nuläget. Spårning av förändringar Systemet loggar tid, datum, person och händelse för tillägg, ändringar och borttag vad gäller registrerade deltagare och deras orders. Sökfunktion I systemet kan personer och information sökas på ett antal olika sätt. I sökning av personer kan man tex söka på förnamn, efternamn, ordernummer, fakturanummer etc. Engelsk version Systemet finns både på engelska och svenska, både den sk Organizer Area där man arbetar som administratör samt Attendee Area där deltagare registrerar sig. Automatiska svar Efter registrering skickas automatiskt ett epost-meddelande baserat på det språk samt registrering som är aktuell. Maxgräns För varje aktivitet och delaktivitet finns möjlighet till maxgräns för antal deltagare. Maxgränsen kontrollerar även om det finns pågående och ej avslutade registreringar. Webbgränssnitt Samtliga parter kan nå systemet via webben från såväl PC som mac. Vidare utveckling Systemet är öppet för vidare utveckling och tillägg av funktioner i samråd med kund. Säkerhet och back-up lösning Delegia Organizer webbaserade applikationsserver är driftad av Amazon.com, nedan är länkar till dokument som beskriver Service Level Agreement, backup-lösningar och säkerhetsgarantier för systemet och dess tillgänglighet