Kallelse till årsstämma i Segersängs samfällighetsförening

Transkript

1 Kallelse till årsstämma i Segersängs samfällighetsförening Delges: Fastighetsägare i Segersängs samfällighetsförening Datum: Tisdagen den 31 maj 2011 Tid: 19:00 Plats: Vanstaskolans matsal, Ösmo Dagordning: 1. Val av ordförande för mötet 2. Val av sekreterare för mötet 3. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 4. Styrelsen och revisorernas berättelse 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Fastställande av styrelsens förslag till vinstdisposition för Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 8. Ersättning för styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till budget för Val av styrelse och styrelseordförande 11. Val av revisorer 12. Val av valberedning 13. Information om Tripleplayavtalet 14. Övriga frågor 15. Meddelande om plats där stämmoprotokollet kommer att hållas tillgängligt Följande handlingar gällande förvaltningen 2010 delas inför stämman ut till samtliga medlemmar i Segersängs samfällighetsförening. De finns också tillgängliga för nedladdning på föreningens hemsida samt för granskning i original hos styrelseordförande Sara Withfeldt, Ekorrvägen 10: Årsredovisning, inklusive 1. Förvaltningsberättelse 2. Ekonomisk berättelse 3. Revisionsberättelse 4. Inkomna motioner, inklusive styrelsens beredning 5. Fullmakt Väl mött på stämman! Med vänlig hälsning Styrelsen i Segersängs samfällighetsförening Segersängs samfällighetsförening Sida 1 av 1 Kallelse

2 Årsredovisning 2010 för Segersängs samfällighetsförening Räkenskapsår Sida 1 av 12

3 Styrelsen för Segersängs samfällighetsförening får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret Förvaltningsberättelse Föreningen Segersängs samfällighetsförening bildades Föreningens verksamhet avser förvaltning av vägar, gångvägar, belysning, grönområden, diken och dagvattenbrunnar i gemensamhetsanläggningen Själv GA:1, Segersäng, Nynäshamns kommun, Stockholms län. Föreningen har för närvarande 109 delägarfastigheter med sammanlagt 117 andelar. Under året har inga nya medlemmar tillkommit, men mycket arbete har ägnats åt den kommande anslutningen av etappen D, Segershatt. Förtroendevalda Styrelsen Styrelsen har sedan maj 2010 bestått av: Sara Withfeldt Margareta Lindgren Lars Tehler Kent Sandås Monica Andersson Mikael Dusanovic Ronnie Forsell Ordförande Sekreterare Kassör Webbmaster Ledamot Ledamot Ledamot Firmatecknare Föreningens firma har tecknats av Sara Withfeldt och Lars Tehler var för sig upp till kr och mellan kr och kr de båda i förening, vid belopp därutöver även av minst två styrelseledamöter. Möten Styrelsen har under verksamhetsåret 2010 hållit 12 protokollförda sammanträden. Dessutom har styrelsen deltagit i en kurs hos Lantmäteriet. Styrelsen har också gemensamt gjort en förbesiktning av de allmänna områdena i Segershatt. Segersängs samfällighetsförening Sida 2 av 12

4 Revisorer Under året har Joachim Heinemann och Magnus Linderoth granskat styrelsens bokföring och dess arbete. Valberedning Valberedningen har under året bestått av Jesper Nordin, Christer Åkerlund och Helena Lindqvist. Mandattid För att få både förnyelse och kontinuitet i styrelsen är mandattiden två år och vid varje stämma väljs tre eller fyra ledamöter in i styrelsen. Vid denna stämma går mandattiden ut för Lars Tehler, Mikael Dusanovic och Kent Sandås. Ordförandens mandattid är ett år även om ledamotens mandattid är två, varför stämman bland ledamöterna också ska välja ordförande. Revisorernas och valberedningens mandattid är ett år. Verksamheten Uttaxering Samfällighetsavgiften är för närvarande 300 kr/månad. Det har den varit sedan starten och inga förändringar är heller planerade för Tripleplay ingår inte i avgiften. Städdagar Vårens städdag blev försommarens städdag den 13 juni. Den 17 oktober genomfördes höstens städdag. Båda hade god uppslutning och vi avslutade båda dagarna med trivsam korvgrillning tillsammans. Förråd Förra stämman godkände att föreningen bygger ett förråd vid första uppfarten till Segershatt. Föreningen har fått ett förhandsbesked om ett godkänt bygglov för förrådet. Föreningen behöver dock få ett godkännande även av Lantmäteriet, varför ett sådant äskande är gjort. Vi väntar på deras beslut. Tripleplay Under året har styrelsen arbetat med att C-etappen ska kunna ansluta till A- och B- etappens avtal angående Tripleplay. För detta kräver Telia att föreningen förlänger avtalet för A- och B-etappen till en tidpunkt bortom den då vi enligt nuvarande avtal har rätt att förhandla med fler leverantörer. Styrelsen beslöt därför att tills vidare inte gå vidare i ärendet utan avvakta en bättre förhandlingsposition. Segersängs samfällighetsförening Sida 3 av 12

5 Trafikmiljö Efter starka önskemål från medlemmar har vi satt upp fler gupp än vad som var budgeterat. Trots det kommer vi att sätta upp fler. Särskilt området kring fritids och dagis vid Inägan behöver ses över. För att få en bättre trafikmiljö beträffande gång- och cykelvägens utformning och hastigheten på våra vägar har styrelsen flitigt uppvaktat Nynäshamns kommun, Trafikverket, NTF och även media. Vägar År 2010 slutade som det började med stora mängder snö. Under båda säsongerna har T.Ö. Hansson Entreprenad AB skött både snöröjning och sopning i området. Diken Då det växer kraftigt i vissa diken kräver de ständig skötsel. De mest behövande dikena längs Ekorrvägen och Korpslingan grävdes ur i år igen. Under några tomtinfarter har vi också bytt rör för att förbättra vattenflödet. Webbplatsen Besöken på föreningens hemsida ( har en ökande trend och webbplatsen har idag i genomsnitt över 40 besök om dagen. Forumet har för närvarande 97 medlemmar och till Medlemsmailen har 80 medlemmar anmält sig. Arbetsåret 2011 Föreningen har nyligen tecknat medlemskap i REV, Riksförbundet enskilda vägar. REV kan ge föreningen stöd och råd vad gäller skötsel av vår mark, men också i våra kontakter med myndigheter och markexploatören. Vi planerar att även under 2011 att ha två städdagar. Att senarelägga vårstäddagen, så som vi gjorde senast, föll väl ut. För att göra trafikmiljön säkrare, speciellt kring förskoleverksamheten och längs gångoch cykelvägen, kommer föreningen att fortsätta trycka på de myndigheter som kan påverka den saken. A- och B-etappens Tripleplay-avtal måste senast i december antingen förlängas eller sägas upp. Övrigt Föreningen håller kontinuerligt uppsikt över diken, vägar, belysning och allt annat som den är satt att förvalta och styrelsen vidtar ständigt de åtgärder som bedöms nödvändiga. Segersängs samfällighetsförening Sida 4 av 12

6 Ekonomisk berättelse Ekonomiförvalting Arbetet med den ekonomiska förvaltningen förväntas öka allteftersom föreningen växer. Då föreningen vuxit klart kommer den att vara nästan dubbelt så stor som den är idag. Föreningen förbereder sig för det. Flerårsöversikt Nettoomsättning Resultat efter finansnetto Förslag till behandling av årets vinst Styrelsen föreslår att vinsten: balanserad vinst årets vinst behandlas så att vinsten överförs till: reparationsfond anläggning i ny räkning överförs Föreningens resultat och ställning i övrigt framgår av efterföljande resultat- och balansräkning. Samtliga belopp redovisas i svenska kronor. Segersängs samfällighetsförening Sida 5 av 12

7 Resultaträkning Rörelsens intäkter Nettoomsättning 3010 Samfällighetsavgift Övriga intäkter/tripleplay Fakturerings-/påminnelseavgifter S:a Rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader 5060 Städning - renhållning Elavgifter belysning Sommar- o vinterväghållning Övr underhållskostnader TriplePlay - avgifter Förbrukningsinventarier Förbrukningsmaterial Övr föreningskostnader Försäkringar E-redovisning Swedbank Övr externa kostnader S:a Övriga externa kostnader Personalkostnader 7215 Styrelsearvode Lagstadg sociala avgifter S:a Personalkostnader S:a Rörelsens kostnader Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader Övriga ränteintäkter och liknande intäkter 8310 Ränteintäkter S:a Övriga ränteintäkter och liknande intäkter Årets resultat Segersängs samfällighetsförening Sida 6 av 12

8 Balansräkning TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 825 Kundfordringar S:a Kortfristiga fordringar Kassa och bank 1940 Bankkonto Bankkonto - räntekonto Bankkonto - underhållsplan S:a Kassa och bank S:a Omsättningstillgångar S:A TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Reservfond 2086 Reparationsfond anläggning S:a Reservfond Balanserad vinst eller förlust 2098 Vinst, förlust föreg år Årets resultat (vinst) S:a Årets resultat S:a Eget kapital Skulder Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder S:a Kortfristiga skulder EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Segersängs samfällighetsförening Sida 7 av 12

9 Tilläggsupplysningar Redovisningsprinciper och värderingsprinciper Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Löpande bokföring sker enligt kontantprincipen. Principerna är oförändrade jämfört med föregående år, förutom brytningen vid årsskiftet där man fr.o.m inväntar fakturor som härrör sig från året men fakturerats efter årsskiftet. (Tidigare år bröts redovisningen vid årsskiftet). Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Övriga tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärden där inget annat anges. Inga periodiseringar är gjorda. Not 1, Förändring av eget kapital Reparationsfond Balanserat Årets resultat anläggning resultat Belopp vid årets ingång Disposition av fg års resultat: Årets resultat Belopp vid årets utgång Segersängs samfällighetsförening Sida 8 av 12

10 Budget/Utfall 2010 och budget 2011 Budget 2010 Utfall 2010 not Budget 2011 not Intäkter 3010 Samfällighetsavgift Övriga intäkter/triple play Fakturerings-/påminnelseavgifter Ränteintäkter Summa intäkter Kostnader Externa kostnader 5060 Städning - renhållning Elavgifter belysning a b 5140 Diken och grönområden Sommar- o vinterväghållning Övr underhållskostnader Triple Play - avgifter Förbrukningsinventarier a b 5490 Förbrukningsmaterial Övr föreningskostnader Försäkringar E-redovisning Swedbank Summa externa kostnader Personalkostnader 7215 Styrelsearvode a b 7510 Lagstadgade sociala avgifter c Summa personalkostnader Avskrivningar 7830 Avskrivning förråd 20% a b Summa kostnader Resultat (före avsättning) Resultat efter avsättning enligt plan med kr Segersängs samfällighetsförening Sida 9 av 12

11 Noteringar Not Konto Notering kr x 117 andelar x 12 mån = kr Nu 70 st x 12 mån x 225 kr = kr (fått kreditfaktura från Telia) 3a 5120 Fakturerat Småa kr för el belysning till Segershatt 1,5 år t.o.m b 5120 Uppskattad förbrukning kr för mindre reparationer Nytt konto för diken och grönområden, ingick förut i 5060 och Dikesgrävning och underhåll kommer att kosta varje år, det svårt att beräkna hur mycket 6a 5410 Fler farthinder, nya fastsättningsdon o pollare, nya skyltar och reflexstolpar 6b 5410 Tex farthinder, pollare och snökäppar, arbetskostnad för uppsättning på konto a 7215 Styrelsearvoden: 300 kr/styrelsemöte, 8000 kr för ordf. och kassör, 4000kr för sekr. och webb. 68 x 300 kr = kr, revisorer 2 x 1750 kr = kr Totalt kr 7b kr/möte x 11 möten x 6 deltagare i genomsnitt = kr 8000 kr för ordf. och kassör, 4000kr för sekr. och webb. = kr 2 revisorer x kr = kr. Totalt kr 7c ,42% 2011, räknat med en pensionär med 10,21% avgift 8a 7830 Inget förråd ännu, det måste först komma med i ett anläggningsbeslut 8b 7830 Avskrivning förråd, 20% av inköpet 2011, beräknas till totalt kr Segersängs samfällighetsförening Sida 10 av 12

12 Bilagor 1. Revisionsberättelse 2. Inlämnade motioner (1 st) 3. Fullmakt Observera angående fullmakt Omröstning vid stämman sker normalt med acklamation, men skulle det behövas kan röstning komma att ske enligt andelstalsmetoden. Det vill säga En andel En röst. De flesta medlemmarna har en andel per fastighet, endast kommunen (genom fritids och dagis) och markexploatören har flera. Det betyder i praktiken att: Om man är flera personer som tillsammans äger en medlemsfastighet måste alla vara överens för att man kunna lämna en giltig röst Om inte alla delägarna kan närvara måste man lämna en fullmakt från alla fastighetens delägare som inte är närvarande, annars går det inte heller att lämna en giltig röst Stadgarna medger inga undantag. Segersängs samfällighetsförening Sida 11 av 12

13 Segersäng 18 april 2011 Sara Withfeldt Lars Tehler Monica Andersson Mikael Dusanovic Ronnie Forsell Margareta Lindgren Kent Sandås Segersängs samfällighetsförening Sida 12 av 12

14

15 Motioner En medlem föreslår att plaststolparna mellan gång- och cykelvägen och körbanan längs Segersängsvägen byts ut mot bågräcken. Medlemmen bifogar också en idéskiss. Styrelsens beredning: Styrelsen har i flera omgångar fört diskussioner med kommunen om hur trafiksäkerheten vid gång- och cykelbanan skulle kunna förbättras. Kommunen svarar att de för samtal med Trafikverket om att göra en nivåskillnad mellan gång- och cykelvägen och bilkörbanan och markera den med en stenlagd kant. Styrelsen ställer sig positiv till det och anser därför att föreningen inte ska bekosta en egen lösning. Styrelsens föreslår med beaktande av ovanstående att stämman ska anse motionen vara besvarad. Segersängs samfällighetsförening Sida 1 av 3 Bilaga 2, Motioner

16

17

18 Fullmakt för röstning vid årsstämma Jag: Texta som är % ägare till fastigheten Själv 5: ger fullmakt till: Texta som är % ägare till fastigheten Själv 5: att föra min talan och i händelse av omröstning avge min röst under Segersängs samfällighetsförenings årsstämma tisdagen den 31 maj Segersäng den Namnteckning: Egenhändig namnteckning bevittnas: Namn: Namnförtydligande: Texta Adress: Texta VIKTIGT! Enligt 49 i lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får dock ej företräda mer än en medlem (= fastighet) utöver sin egen röst. Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Om inte annat framgår av stadgarna får ombudet företräda endast en medlem. Regeln har kommit till för att hindra medlem att samla in fullmakter från andra medlemmar och därmed skaffa sig ett avgörande inflytande på sammanträdet. Ombudet skall ha fullmakt från sin uppdragsgivare. Fullmakten skall vara undertecknad och innehålla uppgifter om vem som är ombudet och vilket sammanträde som fullmakten avser. Om en fastighet (= en medlem/röst) ägs av två eller flera personer, dvs. två eller flera personer har lagfart på fastigheten föreligger samäganderätt. För att den ena fastighetsägaren ensam skall kunna utöva rösträtt för den samägda fastigheten vid en förenings-stämma fordras att han/hon har fullmakt från den andra fastighetsägaren. Om fullmakt inte presenteras vid stämman faller möjlighet att medverka vid omröstning helt bort för den specifika fastigheten. Ombudsspärren, dvs. att ombudet endast får företräda en medlem utöver sin egen röst, påverkas inte av fullmakt som avser samägandekretsar. Detta innebär att om en fastighet 1:5 ägas av personerna A och B kan således A vid stämman företräda fastigheten 1:5 med fullmakt från B utan att detta påverkar hans rätt att även vara ombud för medlemmen C (fastighet 1:6). Vid samägande av fastighet 1:6 krävs fullmakt från båda makarna/samborna för att A skall vara ombud för deras fastighet. Segersängs samfällighetsförening Sida 1 av 1 Bilaga 3, Fullmakt