Europeiska företagsråd (EWC)

Transkript

1 Europeiska företagsråd (EWC) Bruksanvisning för arbetsgivare Gjorde du stora eftergifter när ni förhandlade fram avtalet om införandet av ett europeiskt företagsråd (EWC)? Är du rädd att detta forum ska utvecklas till ett organ där dina beslut ifrågasätts och underordnas de anställdas rätt till information och samråd? Ta det lugnt! Med en effektiv strategi och teknik kan du begränsa informations- och samrådseffekten. Du har ett visst antal fördelar. De anställdas representanter kommer från olika länder. De har stora svårigheter att kommunicera mellan mötena på grund av språkbarriärer. De har mycket olika, till och med motstridiga, förväntningar på det europeiska företagsrådet (EWC), på grund av de stora skillnaderna mellan kulturerna i de representerade länderna. Allt talar för att de berörda ländernas representanter inte litar på varandra och har förutfattade meningar i synnerhet om representanterna från moderbolagets land, framför allt om europeiska företagsrådets (EWC) ordförande eller sekreterare har utsetts bland dem. Samrådskonceptet kan inbegripa olika verkligheter beroende på olika nationella miljöer välj den minsta gemensamma nämnaren. Det är emellertid inte rekommenderat att lägga sig under definitionen i direktivet: "åsiktsutbytet och skapandet av en dialog mellan de anställdas representanter och den centrala ledningen, eller en annan mer lämplig ledningsnivå". I egenskap av central ledning har ni praktiskt taget en total kontroll över informationsflödet. Men kom ihåg att du kan dra fördel av informationen som du får i kontakten med de anställdas representanter under mötena. Den gör till exempel att du kan kontrollera tillförlitligheten i rapporterna från de lokala ledningarna. Du kan också använda sekretessinstrumentet. Det europeiska direktivet om europeiska företagsråd (EWC) ger vissa privilegier för de anställdas representanter, men dessa kan enkelt begränsas... 1

2 Mötesorganisation: informera, informera och informera... Mötesprogram Bestäm tidpunkten för det gemensamma mötet till en fredag om möjligt. De flesta representanter bestämmer avresetiden för att kunna komma hem till familjen före helgen. Deras intresse för ett uppföljnings-/utvärderingsmöte minskar på så sätt. Programmet kan läggas upp enligt följande Torsdagen den... förmiddag Deltagarna anländer Incheckning på hotellet Förberedande möte för de anställdas representanter Kulturevenemang (kryssning, sightseeing etc.) Gemensam middag med ledningens representanter (ledningen bjuder på dryck i baren). Fredagen den Inskrivning av deltagarna och kaffe Gemensamt möte Lunchbuffé Mötet fortsätter Kaffepaus Uppföljningsmöte för de anställdas representanter Dagordning för det gemensamma mötet De flesta avtal föreskriver att en dagordning ska fastställas gemensamt av den centrala ledningen och en särskild förhandlingsgrupp eller det europeiska företagsrådets (EWC) arbetsutskott. Ge förslag till ett flertal informationspunkter; koncernens senaste bokslut, en presentation av ny produktionsteknik och nya produkter som håller på att lanseras, marknadsföringsstrategier för den närmaste framtiden, utvecklingen av antalet anställda etc. Genom att föreslå många informationspunkter ger du också intrycket av att vara en arbetsgivare som accepterar samrådets spelregler. Det blir svårt för den särskilda förhandlingsgruppens ledamöter att tacka nej till dina förslag, särskilt om du också ser till att informationen presenteras av representanter på mycket hög nivå i den 2

3 centrala ledningen. I detta sammanhang kan du också använda europeiska företagsråd (EWC)et eller dess motsvarighet för att förbättra uppfattningen om koncernens globala strategi. Tack vare dessa representanter förfogar du faktiskt över ytterligare ett kommunikationsmedel som gör att du kan kontrollera om de lokala ledningarna tillämpar dina centrala direktiv på rätt sätt. Det är oerhört viktigt att informationen som presenteras under det gemensamma mötet förbereds omsorgsfullt om du väljer denna sista strategi, detta gäller såväl innehållet som presentationen. Presentationsprogram som Powerpoint eller Lotus Freelance Graphics har visat sig vara mycket effektiva i dessa sammanhang. Representanterna anländer till mötet Du har valt ett första klassens hotell eller konferenscenter. Deltagarna anländer under förmiddagen före det förberedande mötet. Hotellets eller konferenscentrets standard och service kring mötet gör intryck på de inbjudna representanterna och ökar den centrala ledningens intresse för ett dialogforum med de anställdas representanter. Förbered nödvändiga resurser för simultantolkning, tolkar och tekniskt material till det gemensamma mötet men helst bör man inte planera in arbete i små grupper. Möjligheten till grupparbete är för övrigt liten om du har lyckats planera ett fullspäckat program från torsdag eftermiddag till fredag eftermiddag. Förberedande möte Det är lämpligt att låta de anställdas representanter ha ett förberedande möte. Det bör helst äga rum på eftermiddagen dagen före det gemensamma mötet. Ju mer det gemensamma mötets dagordning fylls med informationspunkter desto svårare blir det för ländernas representanter att komma överens om en gemensam strategi. De försöker förmodligen att sinsemellan dela upp frågorna som ska ställas till ledningens representanter i förhållande till programmet. En väl fylld dagordning på det gemensamma mötet är avgörande för hur det förberedande mötet utvecklar sig. Ju mer representanterna för de olika länderna funderar på sina inlägg i punkterna som du har föreslagit, desto mindre tid får de att diskutera frågorna som skulle kunna bidra till att förbättra deras sammanhållning. För övrigt har vi fått information som talar för att representanterna ofta bara hinner diskutera en del av sina inlägg till det gemensamma mötet under förberedande möten. Kulturevenemang I diskussionen om det gemensamma mötets dagordning och programmet runt mötena kan du föreslå en kulturaktivitet i slutet på torsdagen. Denna aktivitet kan till exempel vara en kryssning på stadens flod, ett besök till ett intressant monument, en guidad stadsrundtur eller en tävling (bowling, kägelspel etc.). Det är viktigt att blanda ledningens och de anställdas representanter under informella former. Presentera detta förslag för de anställdas representanter som ett gynnsamt tillfälle att utveckla sina relationer med ledningens representanter under gemytliga former. Denna punkt har också fördelen att den förkortar det förberedande mötet. 3

4 Gemensam middag Förbered en god middag med mycket dryck. Oroa dig inte för bordsplaceringen. Representanterna kommer troligen ha en naturlig tendens att gruppera sig vid olika bord efter land och språk avståndet hemifrån för dem närmare varandra. Uppmuntra bara ledningens representanter att placera sig på ett passande sätt efter sina språkkunskaper. Låt middagen dra ut på tiden. Tröttheten efter resan, kulturevenemanget och middagen kommer att göra representanterna mer följsamma under det gemensamma mötet nästa dag. Gemensamt möte Det är mycket viktigt att de anställdas representanter får känslan av att detta möte är till för dem. Du bör däremot så långt som möjligt begränsa antalet representanter från den centrala ledningen som befinner sig samtidigt i rummet, genom att låta dem framföra sina presentationer och svara på frågor i en förutbestämd ordning, helst efter sjunkande betydelse. Under förmiddagens två timmar kan man till exempel förbereda en allmän presentation av koncernens strategiska inriktningar av styrelseordföranden, följd av en presentation av bokslutet av en person i hög ställning. Styrelseordföranden stannar kvar fram till lunchpausen för att ännu en gång markera högsta ledningens intresse för en social dialog. Under eftermiddagsmötet presenteras de andra informationspunkterna av representanter som avlöser varandra. Undvik presentationer som kan förringa de anställdas representanters grundinställningar. Det är till exempel inte rekommenderat att i en koncern i textilbranschen anordna en mannekänguppvisning med kvinnounderkläder som en av de viktigaste informationspunkterna, vilket faktiskt inträffade vid ett europeiskt företagsråds (EWC) möte på ett amerikanskt multinationellt bolag. En av de anställdas representanter kan med fördel vara mötesordförande (europeiska företagsrådets (EWC) sekreterare/ordförande). Representanterna kan placera sig som de vill i salen. I de flesta fall visar det sig att representanterna har en benägenhet att gruppera sig efter land och språk med undantag av de franska representanterna som ofta placerar sig efter sin fackliga tillhörighet. Vid observationer av sammanträdenas förlopp, och då särskilt pauserna, har man lagt märke till att de informella kontakterna mellan representanter från olika länder är relativt begränsade. Det är viktigt att ge känslan av samråd, åsiktsutbyte och skapandet av en dialog. Ge klara instruktioner till ledningens alla representanter om att de bör undvika direkta konfrontationer, som av erfarenhet ofta har den beklagliga effekten att de stärker samhörighet bland de anställdas representanter. Ibland kan till och med öppna konfrontationer mellan parterna leda till att en fortgående och intensiv kommunikation och ett informationsutbyte mellan de anställdas representanter utvecklas. En sådan samhörighet har annars mycket små chanser att utvecklas på grund av representanternas olika språk och kultur. Glöm inte att det alltid är mycket lättare att ena en grupp som är emot något, än en grupp som är för något. Av samma orsak är det rekommenderat att hantera sekretessinstrumentet med försiktighet. 4

5 Det bör till varje pris undvikas att en mycket stark sammanhållning utvecklas bland de berörda ländernas representanter. Det europeiska företagsrådet (EWC) har i princip, med beaktande av gällande lagstiftning, ingen möjlighet att bli ett effektivt hinder för din strategi som arbetsgivare. Så länge som den juridiska skyldigheten begränsar sig till ett åsiktsutbyte och skapandet av en dialog, löper dina privilegier ingen risk att ifrågasättas på allvar. Alltför auktoritära inlägg, alltför uppenbar vägran att lämna information och alltför arrogant attityd från den centrala ledningens representanter kan leda till att ett gemensamt intresse uppstår bland de anställdas representanter. Denna mobilisering skulle till och med kunna bidra till att ett nätverk bildas med ett kontinuerligt informationsutbyte. På lång sikt finns det risk för att lokala europeiska krav samordnas genom nätverket och en ökad solidaritet utvecklas bland de anställda i de representerade länderna. Svar som Det är er lokala ledning som avgör eller Problemet faller under ert lands nationella organs kompetens, har ofta förmågan att väcka de andra representanternas sympati för kollegan som har ställt frågan. De kommer antagligen att tycka att frågan med rätta ställts till den centrala ledningen eftersom den lokala ledningen inte vill ta sig an den. Svara snarare att du ska undersöka saken och att du lämnar ett svar vid nästa gemensamma möte. På så sätt ger du intrycket av att den centrala ledningen tar sitt ansvar. Sätt dig in i en representants situation. Han eller hon har förmodligen deltagit i ett förberedande möte där organisationsformen, språket och tolkningen har förhindrat ett verkligt utbyte. Han eller hon blir mindre frestad att kommunicera med de andra representanterna mellan mötena om han eller hon har känslan av att den centrala ledningen verkligen vill kommunicera. Han eller hon behöver dessutom verkligen anstränga sig för att genomföra denna kommunikation. Han eller hon kan bara prata i telefon med andra representanter som talar samma språk som han, även om det finns en telefon tillgänglig. I de flesta fall är han eller hon tvungen att skicka sin information per brev och då måste samtalsparten låta översätta den. Försumma inte tillfället som mötet ger att öka dina anställdas förståelse för den globala strategin. Mötena kan också användas till att införa en konsekvent personalpolitik på europeisk nivå. I vissa koncerner undersöks till exempel frågorna om rörlighet i Europa för vissa personalkategorier. Vidareutbildning och kompetensutveckling kan också vara föremål för ett samråd. Kontakten med de anställdas representanter ger dig en viktig indikator för hur trovärdiga rapporterna och informationen från dina lokala ledningar är. Uppföljningsmöte Om det inte är möjligt att lägga uppföljningsmötet i slutet av dagen, ska du inte tveka att avsätta ytterligare en halv dag. Detta sista möte bör i alla fall äga rum en fredag av redan nämnda orsaker. Mötet utgör ingen fara om informations- och kommunikationsprocessen har hanterats på rätt sätt under det gemensamma mötet. För ett stort antal representanter i de europeiska företagsråden (EWC) består deras deltagande i huvudsak endast i att närvara vid olika möten. 5