Produktivitet och personalplanering

Transkript

1 Örebro Universitet Handelshögskolan Företagsekonomi Självständigt arbete, avancerad nivå, 30 hp Handledare: Lars-Göran Thornell Examinator: Owe L. Johansson VT 2008 Produktivitet och personalplanering Patrik Brock Petter Ericsson Carl Ihrstedt

2 Produktivitet och personalplanering FÖRORD Under de 20 veckor då studien på Onninens distributionscentra genomfördes har vi som författare av detta examensarbete varit med om en mycket lärorik period som givit erfarenheter som vi kommer ta med oss i framtida yrkeskarriär. Vi har fått möjlighet att se en verksamhet inifrån företagets väggar och skapat oss en egen uppfattning om problemen som kan finnas. Vi har stött på utmaningar, men med gemensamma krafter har vi försökt överbrygga dessa genom ett gott samarbete och en framåtsiktande attityd. Under examensarbetets gång har ibland åsikter gått isär men med givande diskussioner har vi kommit långt och fått en gemensam uppfattning vilket har lett till detta slutresultat samt en djup redogörelse för problemet. Först och främst vill vi tacka vår uppdragsgivare Onninen AB som gav oss möjlighet att genomföra vårt examensarbete på distributionscentrat i Örebro. Ett stort tack vill vi även framföra till Ari Heikkinen, vår kontaktperson och bollplank på Onninen, som med sin kompetens varit en bidragande faktor till att ro projektet i land. Vi vill också passa på att tacka personalen på Onninen som under arbetets gång alltid mottagit oss med ett trevligt bemötande och svarat på våra frågor. En annan person som vi vill framföra ett stort tack till och som under examensarbetet varit en viktig kugge är vår handledare Lars-Göran Thornell. Under arbetets gång har han kommit med kloka idéer och relevanta synpunkter. Ett stort tack till våra opponenter vid seminarier och examination, som har kommit med konstruktiv kritik och som genomfört en utmärkt stavnings och grammatisk kontroll av arbetet. Slutligen vill vi tacka alla våra kurskamrater under åren på universitetet samt våra familjer och vänner. Tack! Örebro Patrik Brock Petter Eriksson Carl Ihrstedt ii

3 Produktivitet och personalplanering ABSTRACT During the last couple of years many sectors and markets have had an increase in the competitive situation, this has meant that being cost effective have become more essential if organizations want to stay in business and be competitive. Thus, one crucial issue has become how to utilize the resources already available within the organization. Organizations can thoroughly plan and control personnel resources in order to become more efficient. But to become more cost effective also means taking into consideration several key figures, productivity being one of the more important figures. Onninen, a wholesaler which has one of its two central warehouses in Örebro has experienced this issue, i.e. an increase in competitive situation in their market. This has lead to directives from Onninens central management that the warehouse in Örebro needs to increase its productivity by approximately 25 % during For the warehouse in Örebro this requires better planning and control of its personnel in order to meet the efficiency requirements set by the management. The question then becomes; How could Onninen utilize its personnel, in order to achieve the set goal of 25 % increase in productivity? In order to answer this question a case study was planned and conducted. The aim and objective of the case study was to map Onninens processes and to reach an understanding of Onninens personnel resource, and also to come up with ideas of improvements concerning how the personnel capacity can be planned and allocated to achieve the required goal. A tool was constructed in Microsoft Excel in order to map the processes in Onninen. The tool can be used to measure how the outcome meets its key figures for productivity; it can also be used to see various signals and trends for the order handling on the different stations. When the tool was constructed, usability was the main concern; Onninen needed to be able to use it in their processes without requiring too much learning time, as it would be counterproductive to the required goals. The case study conducted on the processes in Onninens central warehouse in Örebro has shown that Onninen management needs to put more effort in increasing the flexibility of the personnel and to reallocate personnel if needed. This means planning and controlling personnel in order to ensure that personnel are working at stations where there is orders to work with. One tendency that became evident during the case study was that personnel planning and control was not always done with the best interest of the organization in mind, which ultimately lead to lesser productivity and it has a negative affect when it comes to reaching the set goal of 25 % increase in productivity. iii

4 SAMMANFATTNING Produktivitet och personalplanering Kostnadseffektivitet har blivit en allt viktigare faktor för många företag i och med att flera branscher och marknader under de senaste åren upplevt en kraftigt ökad konkurrenssituation. En viktig fråga för många företag är hur de skall utnyttja de resurser som redan finns inom organisationen på ett bättre sätt. En av de viktigaste resurserna som företag har att tillgå är personalen och där kan effektiviseringar genomföras genom bättre planering och styrning. För att ett företag ska vara kostnadseffektiva så finns det flera olika nyckeltal som företag ska arbeta emot, ett av de viktigaste är produktivitet. Onninen AB är ett grossistföretag som har ett av sina två centrallager i Örebro, på företaget har man känt av den ökade konkurrensen, något som har lett till att Onninens ledning har gett instruktioner om att företaget ska bli mer kostnadseffektivt. På centrallagret i Örebro betyder detta i praktiken att företagets produktivitet ska öka med ca 25 % under 2008 något som kräver bättre personalplanering. En problemfråga formulerades; Hur kan Onninen utnyttja sina personalresurser på ett bättre sätt? För att kunna svara på detta genomfördes en fallstudie, vars syfte var att kartlägga Onninens verksamhet och få förståelse för personalresurserna. Målet var att genom detta komma med förbättringsförslag gällande hur personalkapaciteten kan planeras och fördelas. Ett verktyg togs fram i Microsoft Excel för att kunna kartlägga Onninens verksamhet. Verktyget kan användas för att mäta hur väl företaget uppfyller sina nyckeltal för produktivitet och det kan även användas för att se olika signaler och trender för orderhanteringen på de olika plockstationerna. När verktyget utformades eftersträvades användarvänlighet så att Onninen skulle ha möjlighet att använda det i sin verksamhet utan att ta för mycket tid i anspråk. Efter att ha analyserat Onninens verksamhet har vi kommit fram till följande slutsats. Företaget måste arbeta med att flytta personalresurser inom företaget och bli mer dynamiska. Detta innebär att företaget försöker få personalstyrkan att bli mer flexibel och vara på de plockstationer där det finns order att arbeta med. Utifrån det sammanställda datamaterialet har vi följaktligen kunnat se tendenser till att personalstyrkan inte alltid planeras utifrån vad som är bäst för företagets verksamhet som helhet. iv

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Produktivitet och personalplanering 1 INLEDNING BAKGRUND PROBLEMOMRÅDE PROBLEMFORMULERING SYFTE MÅLGRUPP AVGRÄNSNING ARBETETS FORTSATTA DISPOSITION METOD VETENSKAPLIG SYN Positivism Anti-positivism Författarnas vetenskapliga synsätt VETENSKAPLIG ANSATS Deduktion Induktion Abduktion Val av vetenskaplig ansats UNDERSÖKNINGSMETOD Fallstudie Survey Val av undersökningsmetod METODANSATS Kvantitativ metod Kvalitativ metod Val av metodansats DATA TYP Primärdata Sekundärdata Val av data typ DATAINSAMLING Intervjuer Observationer KRITISK GRANSKNING Reliabilitet Validitet Objektivitet KÄLLKRITIK ALTERNATIV METOD METODSAMMANFATTNING TEORI VAL AV TEORIER OCH MODELLER LOGISTIK Logistikflöden Logistik i ett internperspektiv Produktionsplanering Lagerstyrning PROCESSER v

6 Produktivitet och personalplanering Processtyrning Processvariationer Flaskhals Suboptimering KAPACITET Kapacitetsöverskott PERSONALPLANERING Framgångsfaktorer för personalplanering Resultatet av en framgångsrik personalplanering NYCKELTAL Produktivitet EMPIRI FÖRETAGSPRESENTATION Mål, affärsidé, strategi och värderingar ÖREBRO DISTRIBUTIONSCENTRA LOGISTIKFLÖDET Lagerstyrning Login Transport/planering Förädling/produktion Logut Transport Efterbehandling PERSONALPLANERING STATIONSBESKRIVNING Seriella (A) Trucktak (A2, E) Villapack (B) C-gången (C) F-gången (F) Tvättställsmontering (G) Rörhall (H) Ute (I) Radiatormonteringen (K) Transit (LAIT) MegaMaster (M) Godsmottagningen Avgående gods STATIONSMÅL ANALYS SLUTSATS EGNA REFLEKTIONER KÄLLFÖRTECKNING BILAGA (65 SIDOR) vi

7 Produktivitet och personalplanering INLEDNING I detta inledande kapitel redogörs bakgrund och problemområde för att ge en förståelse för studiens problemformulering. En förutsättning för studien är att ha ett tydligt syfte, som även det redovisas. Avslutningsvis presenteras de avgränsningar som gjorts under studien samt arbetets fortsatta disposition. 1.1 BAKGRUND Tekonomprogrammet är ett ekonomiprogram med teknikinriktning med en omfattning av 240 högskolepoäng (4 år). Huvudämnet är företagsekonomi, som kompletteras med ett antal andra ekonomikurser samt ett flertal teknikkurser. Tekonomprogrammet ska ge kännedom om produktionsteknikkoppling gällande tillverkningsprocesser. Utöver detta ska utbildningen leda till kunskaper om ledning och styrning av verksamhetsprocesser i såväl tillverkande som tjänsteföretag. Exempel på sådana processer kan vara produktutveckling, processanalys eller lansering av tekniska produkter. 1 Tekonomprogrammets sista termin består av självständigt arbete i form av att skriva en examensuppsats på avancerad nivå. Det självständiga arbetet ska motsvara en hel termins studier (30 högskolepoäng), uppsatsen ska ha en tydlig koppling till de ämnen som ingår i programmet. För att hitta ett lämpligt uppsatsämne söktes kontakt med företag som författarna ansåg bedriva en sådan typ av verksamhet som låg i linje med Tekonomprogrammets inriktning. Förfrågningar skickades bl.a. till Onninen AB som visade sitt intresse och det uppstod en dialog mellan författarna och Ari Heikkinen, Gruppchef på Onninen, något som resulterade i denna examensuppsats. 1 ( ) 1

8 1.2 PROBLEMOMRÅDE Produktivitet och personalplanering Onninen AB är ett internationellt grossistföretag som är verksamma inom bl.a. VVS, VA och Industri. I Örebro ligger ett av företagets två centrallager som täcker marknaden i Sverige. Under de senaste åren har Onninen märkt av en hårdnande konkurrenssituation och vill ständigt förbättra sin verksamhet för att bli mer kostnadseffektiva och få en högre produktivitet. Nyckeltalet som Onninen använder för att mäta sin produktivitet är antal plockade orderrader/person/timme och målet är att öka detta nyckeltal med ca 25 %. För att nå dessa mål måste Onninen bli mycket bättre på att utnyttja sin befintliga personalkapacitet, något som kräver en smartare personalplanering. Idag erbjuder Onninen sina kunder korta leveranstider där en beställning kan läggas fram till klockan varje eftermiddag, för leverans under nästkommande arbetsdag. Det förekommer dock vissa undantag gällande sändningar som ska levereras till geografiskt avlägsna platser. Orderstoppet medför att det uppstår väldiga fluktuationer av inkommande order under en arbetsdag, vilket medför problem gällande hur personalbemanningen skall planeras. Under eftermiddagarna inkommer det flest inköpsorder eftersom många kunder väntar med att beställa för att skicka alla beställningar med samma leverans och fraktkostnad. Detta innebär att det uppstår högtryck av plockorder som ska expedieras, medan det på förmiddagarna kan vara ganska lugnt. Onninen anser att det är väsentligt att komma till rätta med dessa problem och att fluktuationerna ska inbegripas i det dagliga planeringsarbetet och på så vis generera ett bättre kapacitetsutnyttjande av personalstyrkan. Onninen ser även nyttan i att ha ett verktyg som dels kan mäta måluppfyllandet av företagets nyckeltal för produktivitet och som dels påvisar andra mönster och signaler i företagets verksamhet. Samtidigt som konkurrensen ökar ställs högre krav på företags lönsamhet, det betyder att det blir allt viktigare för många företag att utnyttja de resurser som redan finns inom organisationen på bästa möjliga sätt. Den viktigaste resursen hos merparten av alla företag är personalen och det är där de viktigaste effektiviseringarna kan genomföras, detta kan göras genom bättre och mer noggrann planering och styrning. Viktigt i detta sammanhang är att säga att effektivisering av personalen inte är samma sak som nedskärning av personalen, utan det handlar om att utnyttja den kompetens och kapacitet som personalen har på ett så bra sätt 2

9 Produktivitet och personalplanering som möjligt. Genom att företaget fördelar personalen på ett bättre sätt kan de uppnå positiva effekter i form av högre effektivitet och därigenom en högre konkurrenskraft på marknaden PROBLEMFORMULERING För att reda ut denna problematik har följande huvudfråga formulerats: Hur kan Onninen utnyttja sina personalresurser på ett bättre sätt? För att besvara huvudfrågan har två delmål formulerats för att få en ökad förståelse för Onninens arbete, dessa ska ligga till grund för svaret på huvudfrågan. Utforma ett verktyg för personalplanering. Utifrån det datamaterial som verktyget genererar lokalisera områden med förbättringspotential. 1.4 SYFTE Syftet med detta examensarbete är att kartlägga och skapa en förståelse för Onninens personalresurser och utifrån detta komma med förbättringsförslag på hur kapaciteten kan planeras och fördelas med en effektivare metod. Vår avsikt är att de resultat vi presenterar kan komma till nytta vid Onninens förbättringsarbete samt ge ett akademiskt bidrag inom detta ämnesområde. 1.5 MÅLGRUPP Detta examensarbete riktar sig främst till uppdragsgivaren Onninen AB som förhoppningsvis kan använda uppsatsen för att få en ökad förståelse för hur de kan utnyttja sina personalresurser på ett bättre sätt. Uppsatsen kan även användas som underlag vid framtida personalplanering. Uppsatsen riktar sig även till studenter vid Sveriges universitet och högskolor samt övriga intressenter som finner problemområde och resultat intressant. 2 Egemo, J. (1984) s. 9 f. 3

10 Produktivitet och personalplanering 1.6 AVGRÄNSNING Författarna har vid arbetet med denna examensuppsats valt att göra ett antal avgränsningar för att göra arbetet hanterligt. Tidsmässigt har en fyraveckors avgränsning gjorts för insamlande av det data material som ska analyseras. Denna fyraveckors period sträcker sig från den 18 februari till den 14 mars Metodmässigt är arbetet avgränsat enligt de metoder som valts att arbeta med. Teoretiskt har en avgränsning gjorts till valda modeller och teorier. Empiriskt har en avgränsning gjorts till Onninen AB: s distributionscentra i Örebro. 4

11 Produktivitet och personalplanering 1.7 ARBETETS FORTSATTA DISPOSITION Metod är det kapitel som ger läsaren inblick i det arbetsoch tillvägagångssätt som författarna använder under arbetet. Teori är det kapitel som ger läsaren förståelse för den teoretiska referensram som använts under arbetet. Empiri är det kapitel som ger läsaren en bild av studieobjektet som författarna beskriver. Analys är det kapitel där författarna ställer teori och empiri mot varandra. Slutsats är det kapitel där författarna diskuterar och drar egna slutsatser baserat på analysen. Egna reflektioner är det kapitel där författarna presenterar egna tankar om studieobjektet. Fig. 1.1 Arbetets fortsatta disposition (egen figur) 5

12 Produktivitet och personalplanering 2 METOD I detta kapitel ges beskrivningar av och redogörelser för hur tillvägagångssättet har sett ut vid detta examensarbete. De delar som behandlas i kapitlet är vetenskaplig syn och vetenskaplig ansats, undersökningsmetod och metodansats, datatyp och datainsamling, kritisk granskning och källkritik samt alternativ metod. 2.1 VETENSKAPLIG SYN Vid arbetet med en uppsats är det viktigt att inledningsvis klargöra vilket synsätt som tillämpas gällande vetenskapliga paradigm. Det finns två huvudinriktningar gällande synen på kunskap. Dessa är positivism och anti-positivism, där hermeneutik ingår Positivism Positivism är ett begrepp från 1900-talets början, och innebär något förenklat att ett påstående är sant om det stämmer överens med verkligheten. Detta betyder att allt som inte kan testas empiriskt inte hör till vetenskapen, exempel på detta kan vara känslor, värderingar, religion eller politiska uttalanden. Dagens positivism har även en grundläggande tilltro till vetenskaplig rationalitet samt att förklaringar ska kunna ges i form av orsak verkan samband. 4 Den traditionella positivistiska uppfattningen är med andra ord att forskning både kan och ska stå utanför etik och moral. 5 Positivism grundar sig på kvantitativa mätningar där kunskap erhålls genom sinnen och sunt förnuft, kvantitativ data består ofta av numeriska värden och hypoteser som prövas objektivt mot teori Anti-positivism Anti-positivism är en mer tolkande och subjektiv syn där det finns ett tydligt språk mellan inblandade parter. Detta är ett synsätt som grundar sig på kvalitativa data som alltså framtas verbalt. Här läggs fokus på att få fram djup kunskap. 7 En viktig del av anti-positivismen är hermeneutik som har ett ursprung från teorier gällande texttolkning. Hermeneutik handlar alltså om att tolka och se innebörden i olika texter, symboler, handlingar mm. Den som tolkar 3 Saunders, M. et al. (2007) s. 103 f. 4 Wallén, G. (1996) s. 26 f. 5 Holme, I M. & Krohn Solvang, B. (1997) s Saunders, M. et al. (2007) s. 103 f. 7 Ibid. 6

13 Produktivitet och personalplanering något ska ha en språklig och kulturell förståelse som ska göras medveten. Tolkningen kan växla mellan del- och helhetsperspektiv då det kan finnas motsägelser beroende på vilken syn som används. Tolkningarna ska ske i förhållande till en kontext, dvs. vad det som tolkar har för bakgrund Författarnas vetenskapliga synsätt Detta arbete utgår från ett positivistiskt synsätt i den meningen att data samlas in och sammanställs, men sedan skall materialet värderas och tolkas hermeneutiskt som grund till en djup förståelse och en bred bild av Onninens verksamhet. 2.2 VETENSKAPLIG ANSATS Att relatera teori och empiri till varandra är ett centralt problem inom ett vetenskapligt arbete. Patel & Davidsson presenterar ett antal vanliga ansatser som forskare använder när de arbetar med detta, tre av de vanligaste metoderna kallas deduktion, induktion och abduktion Deduktion Vid en deduktiv undersökning utvecklas en hypotes (frågeställning) och utifrån denna utses relevanta, teoretiska och empiriska ramar i litteraturen. Vid deduktivt arbete söks samband mellan olika variabler. Deduktion går till stor del ut på att pröva ett teoretiskt förslag genom att arbeta fram en undersökningsstrategi speciellt designad i syfte att testas på empirin. Denna ansats används främst vid kvantitativa undersökningar. 10 Vid deduktion används teori för att dra slutsatser om ett enskilt fall Induktion Vid en induktiv undersökning startar arbetet utan några förutbestämda teorier eller begreppsmässiga ramar, istället undersöks ett problem genom observationer för att sedan sammanställa den nyfunna teorin. Genom hela arbetet finns ett klart syfte med tydliga undersökningsfrågor och mål. En induktiv undersökning kräver goda förkunskaper inom det 8 Wallén, G. (1996) s. 33 f. 9 Patel, R. & Davidsson, B. (2003) s Saunders, M. et al. (2007) s. 117 f. 11 Patel, R. & Davidsson, B. (2003) s. 24 f. 7

14 Produktivitet och personalplanering område som undersöks. Denna ansats används främst vid kvalitativa undersökningar. 12 Vid induktion används data från enskilda fall för att formulera en teori Abduktion Abduktion kan ses som en kombination mellan induktion och deduktion, vid abduktivt arbete utgår arbetet från ett specifikt fall som används för att formulera en hypotes eller teoretisk struktur som ska användas för att förklara fallet. Med andra ord används ett enskilt fall för att formulera en preliminär teori som sedan testas på nya fall som sedan används för att utveckla teorin. En fördel med abduktivt arbete är att författarna inte blir låsta av att bara arbeta med en strikt induktiv eller deduktiv ansats. Risken är dock att författarnas tidigare erfarenhet och forskning påverkar valet av teoretisk struktur Val av vetenskaplig ansats Under detta examensarbete har en abduktiv ansats tillämpats i den meningen att induktiv datainsamling med undersökande och utforskande frågor har stämts av mot prövad empiri i ett kontinuerligt samspel likt ett deduktivt upplägg. 2.3 UNDERSÖKNINGSMETOD Det finns flera olika metoder för att angripa problemområden, vilken metod som används beror bl.a. på hur problemfrågorna är formulerade och vad problemområdet består av. Men det viktiga är inte vad det är för namn på metoden utan att den ska underlätta det fortgående arbetet. Den ena metoden utesluter inte den andra utan det är fullt möjligt att kombinera olika metoder om det ger bäst resultat Fallstudie Fallstudie är ett angreppssätt som utvecklar en djupare och mer detaljerad kunskap inom det aktuella problemområdet. Detta angreppssätt ger en ökad förståelse för ett specifikt område för att kunna förbättra något i praktiken. En fallstudie kan beskrivas som författarnas tolkande 12 Saunders, M. et al. (2007) s. 118 f. 13 Patel, R. & Davidsson, B. (2003) s. 24 f. 14 Ibid. 24 f. 15 Saunders, M. et al. (2007) s

15 Produktivitet och personalplanering redogörelse eller som en beskrivande berättelse över problemområdet. 16 Det är enskilda företeelser som detta angreppssätt har som mål att undersöka. Detta kan t.ex. handla om en person, grupp eller process. För att kunna genomföra en fallstudie så måste det vara möjligt att kunna avskilja och avgränsa problemområdet. 17 Utgångspunkten för en fallstudie är ett helhetsperspektiv som syftar till att få med så mycket information som möjligt. Informationen som samlas in kan vara både kvantitativ och kvalitativ till sin karaktär för att kunna täcka in så mycket av problemområdet som möjligt. 18 Men det är svårt att veta om det är all information som har insamlats eller hur tillförlitlig informationen är då det är deltagande observationer och bedömningar som ligger till grund för dessa. Inom de naturvetenskapliga områdena så brukar fallstudier inte vara det bästa angreppssättet utan det passar bättre när det är förändringar som studeras eller olika förhållanden som undersöks Survey Survey är ett angreppssätt som används när det är en stor undersökningsgrupp eller en stor mängd information som behöver samlas in för problemområde. Detta genomförs genom enkäter eller standardiserade intervjufrågor. Detta är ett bra angreppssätt som svarar på frågor som innehåller: vad, var, när och hur. Statistiska teorier och modeller är utmärkta verktyg för att kunna sammanställa resultaten ifrån informationen som samlats in Val av undersökningsmetod I detta arbete har fallstudie använts då det är den undersökningsmetod som passar bäst till det valda syftet i detta examensarbete, där författarna vill beskriva och förstå Onninens verksamhet som underlag till förbättringsförslag. 16 Merriam, S. (1994) s. 10 f. 17 Ibid. s. 24 f. 18 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s. 53 ff. 19 Wallén, G. (1996) s. 115 ff. 20 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s. 53 ff. 9

16 Produktivitet och personalplanering 2.4 METODANSATS Valet av vilken metod som skall användas styrs av vilken sorts data som ska behandlas och kan antingen vara av kvantitativ eller kvalitativ sort. Metodansatsen beskriver kvantitativ och kvalitativ forskning som varsin ändpunkt baserat på användningen av statistiska eller verbala analysmetoder Kvantitativ metod Med en kvantitativ forskningsinriktning menas en forskning som bygger på mätningar vid datainsamlingen som sedan bearbetas med statistiska analysmetoder för att belysa forskningsproblemet. 22 När kvantitativa metoder används sker först och främst en klassificering av mätobjektet för att undersökningen ska kunna besvara frågor med karaktären hur mycket eller hur många. Vidare söks den numeriska relationen mellan dessa mätbara egenskaper och kvantifierbara samband mellan dem Kvalitativ metod Med en kvalitativ forskningsinriktning menas att fokuseringen i datainsamlingen ligger på t.ex. kvalitativa intervjuer vilket genererar en mer tolkande och verbal analysmetod för att belysa forskningsproblemet. 24 Kvalitativa metoder innebär att författarna intresserar sig för hur något är utformat, dvs. vilka egenskaper studieobjektet har. Detta är bra för bildandet av en djupare förståelse för den livsvärld, syn på sig själva och sin relation till sin omgivning hos en individ eller en grupp av individer Val av metodansats Under detta examensarbete har författarna i första hand valt att arbeta med kvalitativa metoder bl.a. i form av intervjuer, men det finns även kvantitativa inslag i arbetet genom t.ex. siffror och statistik som sammanställts från plockning och personalbemanning. 21 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s Ibid. s Hartman, J. (2004) s. 205 ff. 24 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s Hartman, J. (2004) s. 205 ff. 10

17 Produktivitet och personalplanering 2.5 DATA TYP Det finns olika typer av data och information att samla in till ett forskningsarbete, dessa kan delas in i två kategorier, primärdata och sekundärdata Primärdata Primärdata innebär att författarna själva gör undersökningen, dvs. går ut och samlar in data direkt från källan. Det kan handla om att genomföra en intervju, lämna ut enkäter som besvaras av en grupp människor eller att en observation genomförs. De svar och noteringar som insamlas antecknas och ligger sedan till grund för det fortsatta arbetet. När det gäller primärdata finns det både för- och nackdelar. Det positiva med primärdata är att den är aktuell och relevant eftersom den samlas in i det syfte författarna har med undersökningen. Det negativa kan exempelvis vara att datainsamlingen är svåråtkomlig och kan kräva att stora resurser tas i anspråk Sekundärdata Sekundärdata innebär att författarna studerar redan befintlig data som någon annan samlat in i annat syfte än det aktuella. Exempel på sekundärdata är litteratur och artiklar, men även ickeskriftliga dokument som t.ex. bandinspelningar som har spelats in tidigare. Även när det gäller sekundärdata finns det både för- och nackdelar. Det positiva är t.ex. att det är mindre resurskrävande och mer lättåtkomligt än primärdata. Det negativa med sekundärdata är att författarna använder sig av data som samlats in för ett annat syfte än ens eget, men de kan även uppkomma svårigheter med att hitta relevant och aktuell sekundärdata Val av data typ I detta arbete har både primärdata och sekundärdata använts. Insamlandet av primärdata har skett i form av att författarna befunnit sig på Onninen och observerat verksamheten samt genomfört intervjuer med personer på företaget. Författarna har även tagit fram en bemanningsrapport för de olika arbetsstationerna som driftledarna ansvarat för att fylla i. Sekundärdata insamlades i form av statistiskt material över de olika plockstationerna, hämtat 26 Saunders, M. et al. (2007) s. 246 f. 27 Ibid. s. 246 f. 11

18 Produktivitet och personalplanering från Onninens affärssystem. Sekundärdata hämtades även från Onninens Intranät och hemsida. För framtagningen av både verktyget och bemanningsrapporten användes Microsoft Excel som plattform då det ansågs vara ett program som lämpade sig bra för detta ändamål. 2.6 DATAINSAMLING Information kan insamlas på en rad olika sätt, men det ät viktigt att den är tillräcklig omfattande och relevant med avseende på den problemfrågeställning författarna formulerat. Det finns en rad olika metoder för insamlig av data som kan användas, t.ex. befintliga dokument, observationer, intervjuer och enkäter Intervjuer En intervju är en meningsfull diskussion mellan två eller fler personer, den som ställer frågor kallas för intervjuare och den som besvarar frågor kallas för respondent. Intervjuer genomförs för att samla in data som kan besvara en problemformulering, eller om det inte finns en sådan, kan intervjun användas som underlag för att skapa en sådan problemformulering. Intervjuer är utan tvekan den bästa metoden att samla in data när det är ett fall med många frågor som ska besvaras, när frågorna är komplexa eller i fall där frågorna kan ställas utan någon logisk följd. Det finns olika intervjuformer som lämpar sig vid olika tillfällen, en vanlig indelning av intervjuformer är Strukturerad-, Semistrukturerad- och Ostrukturerad intervju Strukturerad intervju Strukturerad intervju är en intervjuform som baseras på förbestämda och standardiserade frågor. Varje fråga ställs i en bestämd ordning och respondenten svarar med förtryckta svar. Vid denna intervjuform är intervjuarens roll att hjälpa respondenten att förstå frågorna samt att läsa upp dem. Det är viktigt att uppläsningen sker med en normal ton så att intervjuaren inte avslöjar eller antyder ett önskat svar, något som skulle kunna leda till att svaret inte blir helt ärligt från respondentens sida Patel, R. & Davidsson, B. (2003) s. 63 ff. 29 Saunders, M. et al. (2007) s. 310 ff. 30 Ibid. s. 310 ff. 12

19 Semistrukturerad intervju Produktivitet och personalplanering Semistrukturerad intervju är en intervjuform där intervjuaren styr. Frågorna som ställs ska vara så kallade öppna frågor, vilket innebär att respondenten ska ha möjlighet att lämna utförliga svar, och ge intervjuaren möjlighet att ställa följdfrågor. Intervjuaren har vid semistrukturerade intervjuer övergripande frågor och teman med sig, men de faktiska frågorna kan variera och behöver inte vara i en förutbestämd ordning. Karaktären på frågorna skall vara av sådant slag att den leder fram till den information som söks och den kunskap som vill nås. Det är också viktigt att t.ex. undvika ledande frågor, laddade ord och ja/nej frågor. Den här typen av intervju har en låg grad av standardisering och faller inom ramen för kvalitativa intervjuer Ostrukturerad intervju Ostrukturerad intervju är en intervjuform där respondenten får berätta fritt om det område som intervjuaren är intresserad av. Ostrukturerade intervjuer används för att få djup kunskap inom ett generellt område. Respondentens roll är att anteckna svaren eller att ev. spela in dessa på någon form av ljudupptagare. Detta kan göras för att undvika att den som intervjuar antecknar fel eller missminner sig när svaren ska skrivas ner, vilket kan leda till att viktiga detaljer missas. Även ostrukturerade intervjuer faller inom ramarna för kvalitativa intervjuer Val av intervjumetod Val av intervjumetod har styrts av inriktningen, dvs. vilken sorts kunskap uppsatsen skulle generera, detta är något som i sin tur har styrts av uppsatsens problem och syfte. Under arbetet med denna uppsats har både semistrukturerade-, och ostrukturerade intervjuer använts. För att säkerställa kvaliteten i de kvalitativa intervjuerna fanns det flera aspekter att tänka på. En av de viktigaste var författarnas roll som intervjuare, där det i första hand är de som ser till att det blir en god kvalitet på intervjun. Några av de punkter som de var tvungna att tänka på och vara uppmärksamma på är att intervjuaren alltid måste vara bra påläst, öppen, vänlig och minnesgod. Författarna har i de flesta fallen antecknat sina intervjusvar, men vid vissa 31 Saunders, M. et al. (2007) s. 310 ff. 32 Ibid. s. 310 ff. 13

20 Produktivitet och personalplanering tillfällen har de försökt komma ihåg svaren med så stor precision som möjligt. De har inte spelat in några intervjuer med någon ljudupptagare då de tror att detta kan leda till att respondenten blir hämmad och nervös när de ska svara på frågorna Observationer Observationer är en metod för att samla in primärdata. Metoden är i vissa kretsar nonchalerad men det kan vara en metod som bidrar med mycket information till en författares problemområde. Genom observationer kan datamaterialet få en större bredd och författaren en bättre överblick av problemområdet. Observationer kan genomföras på olika sätt och dessa delas upp i två huvudkategorier som kallas deltagande observation och strukturerad observation Deltagande observation Deltagande observation innebär att en observatör är ute för att studera ett studieobjekt genom att delta fullt ut i de olika aktiviteterna som pågår under observationen. Observatören försöker bli en del av gruppen eller företaget som studeras för att inte bara se vad som händer utan få pröva på vad som händer personligen Strukturerad observation Strukturerad observation är en observationsmetod som är betydligt mer strikt än deltagande observation, här utgår observatören från en väl förberedd plan på hur observationen ska genomföras. Observatören är avskiljd från studieobjektet och det främsta målet med observationen är ofta att kartlägga olika beteenden Val av observationsmetod Författarna har under detta examensarbete använt sig av både deltagande observationer, där de varit med och provat på arbetet på Onninens lager, och strukturerade observationer, där de 33 Saunders, M. et al. (2006) s Ibid. s. 183 f. 35 Ibid. s. 193 f. 14

21 Produktivitet och personalplanering försökt kartlägga arbetet på Onninens plockstationer, något som då följts upp med olika intervjuer. 2.7 KRITISK GRANSKNING Kvaliteten på en studie är starkt beroende av den insamlade informationen och vikten av att påvisa god trovärdighet i det ihopsamlade materialet är något som måste beaktas vid planeringen och utförandet av undersökningen. 36 Om det har smugit sig in några systematiska eller slumpmässiga fel eller snedvridningar vid insamlingen av informationen, är det viktigt att en kritisk granskning fortgår under hela arbetets gång för att säkerställa en tillfredställande grad av reliabilitet och validitet. 37 Då författarna till detta arbete vill bidra med trovärdiga och tillförlitliga kunskaper kommer en redogörelse för deras kritiska granskning av deras egna metoder Reliabilitet Reliabilitet innebär att den information som används i arbetet ska ge så tillförlitliga och säkra resultat som möjligt och att slumpen inte spelar in när en undersökning genomförs. En hög reliabilitet uppnås om samma undersökning upprepas av andra vid ett annat tillfälle och resulterar i samma resultat, givet att dessa använder sig av samma angreppssätt. 38 I praktiken kan detta vara svårt att genomföra då det ofta saknas pengar, det viktigaste blir istället att forskarna redan innan undersökningen försöka säkerställa en hög reliabilitet. Det gäller att undvika att det smyger sig in fel under insamlingen och bearbetningen av informationen och detta är en av forskarens svåraste och främsta uppgifter att försöka minimera dessa felkällor, då felaktig information kan orsaka att frågeställningen belyses på ett felaktigt sätt. 39 För att säkerställa reliabiliteten i detta examensarbete har författarna gjort kontinuerliga avstämningar med personal som är väl insatta i Onninens logistikprocesser och noggrant dokumenterat sitt tillvägagångssätt under arbetets gång. 36 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s. 98 f. 37 Holme, I M. & Krohn Solvang, B. (1997) s Saunders, M. et al. (2006) s. 149 f. 39 Holme, I M. & Krohn Solvang, B. (1997) s

22 Produktivitet och personalplanering Validitet Validitet innebär att det i undersökningen mäts det som författarna har för avsikt att mäta och att det framtagna resultatet överensstämmer med verkligheten. 40 Det räcker alltså inte att bara att ha tillförlitlig information då dessa begrepp har ett visst förhållande till varandra, t.ex. är hög reliabilitet ingen garanti för hög validitet. Ett sätt att säkerställa en god validitet är triangulering. Denna metod syftar till att öka validiteten och innebär att forskarna använder flera olika metoder när det gäller insamling och analys av den framtagna informationen. Vid exempelvis datainsamlingen kan flera olika metoder användas, såsom intervjuer, observationer och dokument, allt för att ge en så bred bild av analysen som möjligt. 41 För att säkerställa validitet i detta examensarbete har författarna använt sig av triangulering, genom att använda flera olika datainsamlingsmetoder till samma information. Vid insamlandet av empiri kompletterades observationer med intervjuer och arbetsinstruktioner. Utlämnade bemanningslistor kompletterades med data för arbetade timmar hämtat från lönestatistik, som pga. sekretess inte kan redovisas i detta examensarbete Objektivitet Ett viktigt element när en undersökning genomförs är kravet på att författarna är objektiva och beskriver de förhållanden och företeelser som de uppenbarar sig i verkligheten. Detta innebär att författarna är sakliga, relevanta och undviker snedvridningar, störningar och subjektiva urval vid rapportering och undersökningar. 42 Författarnas grad av objektivitet påverkas av en rad faktorer och en persons förståelse av den situation som denne står inför kommer bl.a. påverkas och byggas på individens människosyn, referensramar, intressen, och tidigare erfarenheter. 43 Objektivitet är ett begrepp som kan kopplas till deduktion, eftersom författarna under denna examensuppsats arbetar med abduktion har de försökt att vara objektiva i de deduktiva delarna. I de induktiva delarna har författarna försökt skapa trovärdighet tillsammans med 40 Saunders, M. et al. (2006) s. 149 f. 41 Patel, R. & Davidson, B. (2003) s. 98 f. 42 Saunders, M. et al. (2006) s. 604 f. 43 Holme, I M. & Krohn Solvang, B. (1997) s. 326 ff. 16

23 Produktivitet och personalplanering validiteten genom att beskriva processen på ett så tillförlitligt och faktamässigt vis som möjligt. 2.8 KÄLLKRITIK När en undersökning genomförs är det viktigt att författarna granskar och bedömer det insamlade materialet. Detta måste genomföras för att värdera dess pålitlighet och behålla det som är relevant och förkasta det som inte är det. Allt information och data som presenteras i en uppsatts måste vara sannolik dvs. så nära verkligheten som möjligt. För att bedöma sannolikhet måste det finnas ett kritiskt förhållningssätt till all data som används. För att ha ett kritiskt förhållningssätt krävs det att forskarna tar reda på när och var ett dokument tillkommit samt tar reda på varför det tillkommit. Det behövs även information vilket bakomliggande syfte upphovsmannen hade med dokumentet och eventuella omständigheter gällande dokumentet. Tid är en annan faktor, är dokumentet gammalt kan det vara inaktuellt och är det lång tid mellan en observation och tillkommandet av dokumentet kan det finnas risk för minnesfel. Sist men inte minst måste upphovsmannen själv granskas, vad denne hade för relation till olika händelser, finns det någon risk för påverkan och är upphovsmannen insatt i ämnet eller är han en lekman? 44 Det är viktigt att bedöma informationskvalitén på det insamlade materialet. Detta kan göras med avseende på en rad olika faktorer. Det viktigaste är kanske källa, bakgrund och i vilket sammanhang informationen uppkommit. Några andra relevanta faktorer är upphovsmannens roll, observationer och källor samt syfte och avsedd mottagare. Vidare kan det vara viktigt att ta del av definitioner av olika begrepp och kategorier, generaliserbarhet och tillämpningsområde. En annan faktor som författare bör ha i åtanke är ifall det uppstått tillfälliga eller systematiska fel vid datainsamlingen, detta måste bedömas, hur stora är felen och vilken inverkan kan de ha på materialet? Till sist är det även viktigt att kontrollera hur gammalt materialet är och när de senaste revideringarna gjordes, och då även vem det är som har haft befogenhet att revidera Patel, R. & Davidsson, B. (2003) s. 64 f. 45 Wallén, G. (1996) s. 85 f. 17

24 Produktivitet och personalplanering Under detta arbete har författarna så gott det går försökt att vara oberoende observatörer när de samlat in information till arbetet och de var medvetna om att deras egna tankar och värderingar kan ha påverkat undersökningen. Under arbetets gång har författarna försökt vara objektiva efter bästa förmåga. Litteraturen som använts anses vara pålitlig, de flesta böckerna är relativt nya och riskerar därför inte att falla under kriteriet för inaktuell data. Även Internet har använts, vilket är en källa som granskats kritiskt. Internetkällor som använts känns tillförlitliga och relevanta för detta examensarbete då det främst handlar om Onninens egen hemsida samt deras Intranät. 2.9 ALTERNATIV METOD Författarna är nöjda med den metod som har använts under detta examensarbete och anser att de metodval som har gjorts är de som lämpat sig allra bäst med tanke på problem och syfte. Det finns givetvis alternativa metoder och tillvägagångssätt som skulle ha kunnat användas. Men en fallstudie är den undersökningsmetod som författarna anser ge den djupaste kunskapen och de anser att ett eventuellt utförande av en kvantitativ undersökning baserad på t.ex. survey skulle ha lett till att man missat den djupa kunskap som fallstudien bidragit med. 18

25 2.10 METODSAMMANFATTNING Produktivitet och personalplanering Fig. 2.1 Metodsammanfattning (egen figur) 19

26 Produktivitet och personalplanering 3 TEORI I detta kapitel presenteras den teoretiska referensramen. Kapitlet beskriver relevanta teorier och modeller för uppsatsens syfte och problem för att ge läsaren en helhetsbild. Teori ligger tillsammans med empirin till grund för analysarbetet. 3.1 VAL AV TEORIER OCH MODELLER Den teoretiska referensram som kommer att beröras i detta examensarbete innefattar områdena logistik, processer, kapacitet och personalplanering. Inom området logistik redogörs för hur olika flöden kan planeras, samt hur företag kan arbeta med lagerstyrning. Processavsnittet handlar om och beskriver processer med avseende på hur de kan styras med hänsyn taget till de variationer som kan uppkomma. Teorierna om kapacitet beskriver vad kapacitet är och hur företag kan lokalisera kapacitetsöverskott. Delen som handlar om personalplanering tar upp arbetssätt, framgångsfaktorer, och resultat av en väl utformad personalplanering. Valet av teoriområden och omfattningen av dessa har valts utifrån vad författarna anser vara relevant. Teorierna ska även ge ett bidrag till detta examensarbete genom att tillsammans med empirin analyseras för att slutsatser ska kunna dras om Onninens verksamhet på distributionscentrat i Örebro. 3.2 LOGISTIK Logistik är ett begrepp som traditionellt sett definieras till att göra saker rätt i alla avseenden. En klassisk definition som är skriven av Shapiro Heskett 1985 lyder: Logistik definieras som de aktiviteter som har att göra med att erhålla rätt vara eller rätt service i rätt kvantitet, i rätt skick, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, hos rätt kund, till rätt kostnad (de sju R: en). En annan vanlig syn på logistik är att materialflöde är objektet för logistiken, vilket betyder att styrning är av stor betydelse och måste få ökad omfattning. I många sammanhang ses logistik enbart som en metod att flytta material från en plats till en annan, då är effektiviteten baserad på hur bra systemet som producerar logistiken är uppbyggt. Dessa logistiksystem bör innefatta administration, drift, upphandling, konstruktivt ansvar, uppbyggnad och detaljutformning. Den kanske vanligaste och mest spridda definitionen av logistik är som en försörjningskedja eller Supply Chain Management som den internationella benämningen lyder. Denna definition innefattar alla aktiviteter som är en del av materialflödet samt alla inblandade aktörer som 20

27 Produktivitet och personalplanering bidrar till försörjningskedjans helhet så som leverantörer, transportföretag, producenter och kunder. Inom Supply Chain Management anses det att samarbete och integration måste ligga i fokus för att få ett väl fungerande materialflöde, enligt detta sätt att definiera logistik blir begrepp som styrning, implementering och integrering oerhört viktiga Logistikflöden Logistik kan ses som flödeskedjor där det ingår många olika företag, eller många olika delar inom ett företag. I dessa flödeskedjor förekommer det en mängd olika aktiviteter, dessa aktiviteter brukar delas in i fyra olika flöden: 47 Materialflödet: Detta är det fysiska flödet av artiklar, detta flöde går från olika leverantörer till företaget, genom olika processer inom företaget, för att slutligen transporteras vidare till företagets kunder. Det kan även förekomma ett visst flöde tillbaka från kunden till företaget ett s.k. returflöde som kan innehålla reklamationer mm. 48 Resursflödet: Detta flöde är starkt förknippat med materialflödet, men med skillnaden att resursflödet alltid är dubbelriktat då dessa resurser inte förbrukas. För att en artikel ska kunna förflyttas krävs det någon form av lastbärare, exempel på detta kan vara lastbil eller tåg när det handlar om externa förflyttningar och truckar när det gäller interna förflyttningar. 49 Informationsflödet: Detta är ett dubbelriktat flöde mellan företaget och dess leverantörer samt mellan företaget och dess kunder, där de utbyter information som t.ex. handlar om olika specifika krav men även om leveranstider mm. Informationsflödet innefattar även ett dubbelriktat flöde mellan den fysiska transporten och de övriga delarna i flödet, detta handlar om den fysiska lokaliseringen och artikelns status. Denna information används för att kunna planera styrningen av artikeln mellan de olika leden. 50 Kapitalflödet: Detta är det monetära flödet som går från slutanvändaren av en produkt bakåt i logistikflödet. Kunden som ska använda den färdiga produkten betalar företaget som säljer 46 Lumsden, K. (2006), s. 23 f. 47 Ibid. s Ibid. s Ibid. s Ibid. s

28 Produktivitet och personalplanering produkten på kundens marknad. Detta företag betalar i sin tur leverantören av produkten som i vissa fall kan vara den ursprungliga producenten, annars sker ytterligare en betalning från leverantören till producenten Logistik i ett internperspektiv Intern logistik är direkt kopplat till begrepp som leveransservice, logistikkostnader och kapitalbindning och har intern effektivitet i fokus. Att studera logistikprocesser ur ett internt perspektiv handlar om att få effektivare materialflöden, dels genom att företag skapar en rationell struktur och dels genom effektivare samordning och planering i flödet. Samordningen ska sammanlänka olika företagsenheter som inköp, ekonomi, försäljning och marknadsföring och planeringen ska skapa förutsättningar för ett effektivt arbete och ett optimerat flöde Produktionsplanering När det talas om produktion i ett internt logistikperspektiv handlar det oftast om ett tillverkande företag, men det kan även handla om tjänsteföretag eller företag som bedriver lagerverksamhet. I dessa fall kan de tjänster som utförs eller de order som plockas ses som det producerade. Det som produceras i en produktionsprocessens kan ses som resultat, varifrån kontrolldata kan hämtas gällande t.ex. processkvalitet, effektivitet i resursutnyttjande, information om kapacitetsgränser, tidsförbrukning och kvantitet som är producerad, lagrad och levererad. Informationen som genereras kan användas som feedback för att styra och påverka produktionsprocessen. 53 Produktionsprocesser behöver resurser för att fungera och skapa värdeökningar. För att öka effektiviteten och förbättringsmöjligheterna i produktionsprocesser bör därför värdeökningar i varje processteg analyseras. Resurserna kan delas in i följande grupper: Lumsden, K. (2006), s Virum, H. et al. (2003) s Ibid. s Ibid. s. 217 f. 22

29 Produktivitet och personalplanering Kapital, avser investeringar i byggnader, maskiner, teknisk och administrativ utrustning, styrsystem, varor mm. Teknologi, inkluderar tekniska lösningar som används i produktionsprocessen. Beroende av vilken teknologi som används ändras betydelsen för investeringsbehov, produktionskapacitet, arbetsmiljö, kvalitet mm. Energi, förbrukas i alla typer av produktioner, men har givetvis olika stor betydelse. I tillverkande industrier är energifrågor naturligtvis högt prioriterade medan det i andra typer av produktionsprocesser som t.ex. lagerverksamheter är en mindre viktig resurs. Mänskliga resurser, består av ledningskompetens och driftkunskap. När det gäller ledningskompetens är det viktigt att de som leder produktionen kan anpassa den till förändringar. Det är även viktigt att det skapas en miljö som gynnar löpande förbättringar. De bör också ha god kommunikationsförmåga med de anställda, men även med leverantörer och kunder. När det gäller driftkunskap måste det finnas en förståelse för hur produktionsprocessen ska kunna utföras på bästa sätt, något som inte kan instuderas genom litteratur utan baseras helt på erfarenhet hos de personer som jobbat med processen. Det finns en tydlig koppling mellan de fyra resursgrupperna, alla finns i varje produktionsverksamhet men med olika stor betydelse för enskilda grupper. Det är stor skillnad på tillverkande produktioner och produktion av t.ex. tjänster, men principer och metoder för att leda och utveckla produktionen och processerna är till stor del likartade Lagerstyrning Lager finns för att produkter ska bli tillgängliga, och kan tas direkt från lagret när de efterfrågas. Detta påverkar företagets leveransservice positivt och därmed företags intäkter. Lagerhållning av produkter är dock något som medför kostnader i form av t.ex. kapitalkostnader, driftkostnader, försäkringar och svinn. Företag behöver arbeta med effektiv styrning vilket innebär att en noggrann avvägning mellan leveransservice, kostnader och 55 Virum, H. et al. (2003) s