Handbok 1 för Jämtlands län gällande arbetet med öppna jämförelser (ÖJ) inom äldreområdet

Transkript

1 1 Handbok 1 för Jämtlands län gällande arbetet med öppna jämförelser (ÖJ) inom äldreområdet Antagen av Sociala vård- och omsorgsgruppen den 17 maj 2013

2 2 Innehåll Förord Bakgrund Användning av handboken Nyttan av huvudmännens gemensamma process... 7 Syfte Beskrivning av nationella datakällor Nationella kvalitetsregister Register och enkätundersökningar hos Socialstyrelsen Kommun- och landstingsdatabasen Kolada Kontaktperson Vägledning genom processen för att tolka och praktiskt använda informationen i Öppna jämförelser inom äldreområdet Förberedelser a) Kvalitetssäkra data inför inrapportering (kommun- och enhetsundersökningen) b) Förbered mottagande och eventuell kommunikation av resultat Initial analys och prioriteringar av indikatorer a) Jämför resultat med liknande kommuner och tidigare uppnådda resultat b) Identifiera och genomför initial prioritering av indikatorer för vidare analys Fördjupad analys a)få kunskap om prioriterade indikatorer b) Identifiera vad som påverkar resultatet för indikatorn och bryt ner resultatet c) Besluta om eventuella förbättringsområden Framtagande av förbättringsförslag a) Identifiera förbättringsförslag b) Prioritera förbättringsförslag inom valda områden... 17

3 Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar a) Besluta om förbättringsförslag b) Genomför och följ upp förbättringsarbete för att nå uppsatta mål c) Kommunicera uppnådda resultat Kontaktperson Process - Öppna jämförelser hälso- och sjukvård Analysarbete Förberedelser Gemensam process ÖJ Initial analys och prioriteringar av indikatorer a) Jämför resultat med liknande län/riket och tidigare uppnådda resultat b) Identifiera och genomför initial prioritering av indikatorer för vidare analys Fördjupad analys a)få kunskap om prioriterade indikatorer b) Identifiera vad som påverkar resultatet för indikatorn och bryt ner resultatet c) Beslut om eventuella förbättringsområden Referenser Bilagor Bilaga 1. Insamlingar och publiceringar inom äldreområdet 2013/ Bilaga 2. Kommunernas och landstingets kontaktpersoner Bilaga 3. SVOM: s balanslista prioriterade utvecklingsområden... 30

4 4 Nationella data - Vård och omsorg om äldre inom Jämtlands län Förord Från och med hösten 2009 samverkar Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Socialstyrelsen om öppna jämförelser i socialtjänsten. Öppna jämförelser syftar till att öka tillgången till jämförbar information om kvalitet, resultat och kostnader inom socialtjänst och hälso- och sjukvård. Öppna jämförelser bidrar till kunskapsunderlag för analys och systematiska förbättringar och är en del av evidensbaserad praktik inom socialtjänsten 2. Jämtlands län tillsammans med åtta andra län deltar tillsammans med SKL i ett nationellt utvecklingsarbete som syftar till att utveckla formerna för det regionala analysstödet. De områden som berörs nationellt är; vård och omsorg om äldre, social barnoch ungdomsvård, missbruks- och beroendevård, stöd till personer med funktionsnedsättning, samt ekonomiskt bistånd. Arbetet i Jämtlands län fokuserar initialt enbart på äldreområdet. För gruppen mest sjuka äldre är det särskilt viktigt att insatserna fungerar oavsett vem som är ansvarig huvudman, till exempel insatser inom förebyggande arbete, rehabilitering, läkemedelshantering och vård i livets slutskede. Med hjälp av jämförelser baserade på särskilda resultatindikatorer kan kommunerna, i samarbete med landstingen, utveckla och följa upp kvaliteten i sina verksamheter. Dessa jämförelser ger möjlighet att få en överblick över den egna kommunen och samtidigt kunna jämföra resultaten med andra kommuner i landet. I rapporten Öppna jämförelser 2012 Vård och omsorg om äldre jämförs vården och omsorgen utifrån 31 indikatorer. Indikatorerna är hämtade från nationella kvalitetsregister, register och datakällor vid Socialstyrelsen samt kommun- och landstingsdatabasen Kolada. Dessa handlar bland annat om bemötande och inflytande, trygghet, mat och aktiviteter, fall, undernäring och trycksår, stöd i livets slutskede och efter stroke samt läkemedelsanvändning (SKL 2012, och Socialstyrelsen, 2012). 2 Stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten överenskommelse för år 2013 mellan staten och SKL

5 Del 1. Inledning 5

6 6 1.1 Bakgrund Jämtlands åtta kommuner och Jämtlands läns landsting gjorde 2010 en överenskommelse med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) om en satsning i syfte att stärka den regionala stödstrukturen för kunskapsutveckling inom länet. En viktig del i kunskapsbaserad verksamhet är att systematiskt följa upp resultat som efter analys bildar en grund för kontinuerlig uppföljning av kvaliteten (se texten i ovanstående inledning). En regional arbetsgrupp etablerades 2012 och har på uppdrag av den så kallade Fredagsgruppen 3 och Sociala vård- och omsorgsgruppen (SVOM) 4 utarbetat en regional arbetsmodell som har resulterat i föreliggande handbok. Arbetsgruppen har bestått av; Ingrid Christensen (Regionförbundet Jämtlands län), Anna Kerstin Lejonklou (Jämtlands län landsting), Mona Jonsson (Östersunds kommun), Kenneth Österberg (Krokoms kommun) samt Suzanne Göransson och Ingegerd Skoglind Öhman (FoU Jämt). Avsikten är att handboken ska utgöra ett metodstöd för kommunernas och landstingets gemensamma analysarbete. Resultatet av analysarbetet ska ligga till grund för huvudmännens prioriteringar av gemensamma utvecklingsområden efter rekommendationsbeslut i SVOM. Handboken sammanfattar de olika aktiviteter som öppna jämförelser innebär för verksamheterna. Detta innebär initial analys, prioritering av indikatorer, fördjupad analys och framtagande av förbättringsområden. Både landstinget och kommunerna är intressenter gällande prioriteringar som avser verksamhetsutveckling och förbättringsarbete (se figur 1 sidan 7). FoU Jämt ansvarar för kontinuerlig revidering och webbpublicering av handboken. Publicering görs på FoU Jämt: s hemsida, Användning av handboken De olika aktiviteterna i handboken åskådliggörs i en tidsaxel. (se bilaga 1. Kommande insamlingar och publiceringar - Öppna jämförelser för socialtjänst ). Tanken är att handboken ska utgöra en grund för hur arbetet med öppna jämförelser ska genomföras i länet. Handboken kan bland annat utgöra ett verktyg för kommuneras kvalitetssäkring avseende inrapportering av data. Den kan med fördel även användas för kommunernas övriga delar i arbetet med öppna jämförelser. Handboken ska testas inom äldreområdet under Målet är att den på sikt ska vara applicerbar inom socialtjänstens samtliga områden. Handboken innehåller fyra delar Del 1 innehåller bakgrund och syfte samt beskrivning av nationella datakällor Del 2 beskriver kommunernas interna processer 3 Tjänstemannaarena med representanter från länets vård- och omsorgsförvaltningar, Regionförbundet och landstinget 4 Politiker- och tjänstemannaarena med representanter från länets kommuner, Regionförbundet och landstinget

7 7 Del 3 beskriver landstingets interna process Del 4 beskriver huvudmännens gemensamma process Nyttan av huvudmännens gemensamma process Nyttan med huvudmännens gemensamma process ska främst ses ur ett brukar-/patientperspektiv. Många brukare/patienter får insatser av såväl kommun som landsting vilket gör att processen bör ses som gemensam ur ett förbättringsperspektiv. Informationen från ÖJ har en viss ålder redan när den publiceras. Mot den bakgrunden är det viktigt att huvudmännen kontinuerligt följer resultaten från tillgängliga kvalitetsregister och agerar utifrån dessa. Figur 1. ÖJ-processer i Jämtlands län

8 8 Syfte Syftet med den regionala arbetsmodellen är att beskriva kommunernas interna process gällande arbetet med öppna jämförelser att beskriva landstingets interna process gällande arbetet med öppna jämförelser att utgöra ett stöd för att analysera resultaten av de indikatorer som är gemensamma för landstinget och kommunerna att utgöra ett stöd för prioriteringar av utvecklingsområden där både kommunerna och landstinget är intressenter 1.2 Beskrivning av nationella datakällor Resultat från öppna jämförelser 5 äldreomsorg (uppgiftsåren ) publicerades med tre produkter som har olika målgrupper/mottagare: Vård och omsorg om äldre 2012, ger en allsidig bild av vård och omsorg om äldre. Jämförelserna presenterar områden som kan påverkas av kommunernas och landstingens insatser. Äldres uppfattning om äldreomsorgen (så kallad brukarundersökning 6 ) visar vad de äldre själva anser om sin hemtjänst och sitt äldreboende. Äldreguiden jämför kommuners hemtjänst, äldreboenden och dagverksamheter. Från och med 2013 är Äldreguiden anpassad till äldre och anhöriga, bland annat för att underlätta val av till exempel utförare i hemtjänst. Dagverksamheter utgick 2013, i avvaktan på ett resultat av en kartläggning av verksamheten. Det resulterade i en rapport som utgör underlag för utveckling av indikatorer under Datum för ytterligare aktuella publiceringar återfinns på Socialstyrelsens kalendarium: Nationella kvalitetsregister De fyra förstnämnda registren ingår som utvecklingsstöd i SKL s satsning på Bättre liv för sjuka äldre. Kommunerna och landstinget registrerar löpande till dessa register vilka utgör datakällor för ÖJ-rapporten Vård och omsorg om äldre. 5 I det följande förkortas öppna jämförelser med ÖJ 6 Brukarundersökningen har tidigare år skickats i juli/augusti med svarsperiod till och med september. För 2013 är inriktningen att brukarundersökningen ska skickas ut i maj månad. Helt nytt för 2013 är att den gäller alla över 65 år som har hemtjänst eller är boende i särskilt boende.

9 9 Svenska Palliativregistret samlar in data som används både för klinisk forskning, utvecklingsprojekt, förbättringsprojekt och lokal verksamhetsuppföljning. Via dödsfallsenkäten besvarar personalen som vårdat en just avliden människa trettio frågor om vården som gavs under den sista veckan i livet. En gång per år besvaras en verksamhetsenkät som samlar data kring den vårdande enhetens uppbyggnad och rutiner. Senior alert är ett kvalitetsregister med syfte att förebygga fall, undernäring, trycksår och ohälsa i munnen hos personer 65 år och äldre. Med hjälp av Senior alert vill man utveckla nya förebyggande arbetssätt som ökar möjligheten till bästa möjliga vård och omsorg. SveDem är ett kvalitetsregister avseende demenssjukdomar. Syftet är att förbättra kvaliteten i demensvården och målet är en likvärdig, optimerad behandling av patienter med demenssjukdom. Registret används av primärvården, och delar av resultatet kommer att redovisas i 2013-års publicering av öppna jämförelser. Svenska BPSD-registret används för att säkerställa kvaliteten inom vården av personer med Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens. Registret kan hjälpa till att ge ökad förståelse och kunskap om demenssjukdomar och resultera i en förbättrad, god vård med ett gott bemötande. Resultatet kommer att redovisas i 2013-års publicering av öppna jämförelser. Övrigt register: Riks-Stroke är ett nationellt kvalitetsregister för strokesjukvård. Registret samlar in uppgifter om patientens situation vid insjuknandet, under sjukhusvistelsen och följer upp patienten efter tre månader och efter ett år Register och enkätundersökningar hos Socialstyrelsen Brukarundersökning I maj/juni 2013 skickade Socialstyrelsen enkäter till samtliga personer 65 år och äldre med hemtjänst och/eller boende i särskilt boende. Resultaten av dessa publiceras vecka i rapporten Vad tycker de äldre om äldre omsorgen? 2014 års brukarundersökning kommer att genomföras under mars/april. Kommun- och enhetsundersökning görs genom enkäter riktade till landets alla kommuner och olika enheter exempelvis särskilda boenden eller hemtjänstverksamheter. De förstnämnda besvaras på förvaltningsnivå, medan de senare besvaras på enhetsnivå. Insamlingsperioden är från och med i år förändrad. Insamling sker först under mars/april 2014 vilket sammanfaller med tidpunkten för brukarundersökningen. Orsaken till detta är att resultaten från de båda undersökningarna kopplas samman. Konkret innebär det att enhetsregistreringen inför de båda undersökningarna sker samtidigt. Undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? är en totalundersökning. Tidigare var detta endast något som kommunerna kunde beställa som en tilläggstjänst.

10 10 Läkemedelsregistret innehåller uppgifter om läkemedel som hämtas ut mot recept eller motsvarande. Uppgifterna används till epidemiologiska undersökningar, forskning och framställning av statistik. Syftet är att öka patientsäkerheten. Patientregistret syftar till att följa hälsoutvecklingen i befolkningen, förbättra möjligheterna att förebygga och behandla sjukdomar samt bidra till hälso- och sjukvårdens utveckling. Registret tillhandahåller data för bland annat statistik, forskning och utvärdering. Registret över kommunala SoL-insatser innehåller uppgifter om socialtjänstinsatser till äldre och personer med funktionsnedsättning. Det utgör bland annat underlag till officiell statistik och forskning och har en omfattning på drygt personer Kommun- och landstingsdatabasen Kolada 7 Kolada ger möjlighet att följa kommunernas och landstingens verksamheter år från år. Databasen innehåller över 2000 nyckeltal, exempelvis Kostnad per brukare (KPB) som är en metod för kostnadsberäkning av olika insatser inom äldre- och handikappomsorg. KPB bygger på avidentifierade individdata, vilket innebär att vård och service för olika typer av brukare kan sammanställas och utgöra grunden för uppföljning ur olika perspektiv. De nationella datakällorna som bildar grund för Vård och omsorg om äldre framgår av figuren nedan Nationella kvalitetsregister Register och enkäter hos Socialstyrelsen Kolada Resultat från datakällor bildar Öppna jämförelser Grund för utveckling och förbättring Analys Utförande (Lär och förbättra) Figur 2. Datakällor som led i förbättringsarbetet 7 Kolada ägs och drivs av RKA rådet för främjande av kommunala analyser. RKA är en förening med egen styrelse. RKA ägs av svenska staten och SKL. Innehållet i Kolada består bland annat av resultat som presenteras i rapporterna från undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? och Öppna jämförelser, vård och omsorg om äldre samt från Äldreguiden.

11 Del 2. Kommunernas interna process med Öppna jämförelser 11

12 Kontaktperson Kommunernas underlag till ÖJ bygger förutom registerdata, till stora delar på uppgifter som kommunerna själva rapporterar via enkäter (på verksamhets- respektive enhetsnivå). Inför inrapportering är kvalitetssäkring viktig. För att kommunernas arbete med ÖJ ska uppnå avsett syfte bör det inom respektive kommun utses en ansvarig kontaktperson med ansvar att leda den interna processen (Bilaga 2 Kommunernas kontaktpersoner). Kontaktperson kan med fördel vara den som också är statistikansvarig. Kontaktpersonens förutsättningar Ska ha mandat och ett tydligt uppdrag från förvaltningschef/motsvarande för att leda och styra arbetsprocessen Ska vara anmäld till SKL, Socialstyrelsen och till FoU Jämt Bör vara en person med kunskap och färdighet inom aktuellt verksamhetsområde, statistik och ekonomi 2.2 Vägledning genom processen för att tolka och praktiskt använda informationen i Öppna jämförelser inom äldreområdet Nedanstående figur beskriver de olika faserna i kommunernas interna process. I kommande textavsnitt beskrivs respektive fas. Figur 3. Process för att tolka och använda informationen i ÖJ Förberedelser a) Kvalitetssäkra data inför inrapportering (kommun- och enhetsundersökningen) FoU Jämt s ansvar Bevaka och informera länets kontaktpersoner om nödvändig planering Sammankalla kommunernas kontaktpersoner för gemensam genomgång och tolkning av kommunenkäterna. Möjlighet till direktkontakt med Socialstyrelsen ges under mötet.

13 13 Kontaktpersonens arbetsuppgifter Kontrollera att lista över uppgiftsinlämnare, chefer från de olika enheterna, är korrekt Ta emot aktuella enkäter som kommer under mars/april och delta i länsgemensam enkätgenomgång (se ovan) Delge samtliga uppgiftslämnare enkäterna Kalla till en gemensam träff med uppgiftsinlämnarna - Ge en allmän information om årsplaneringen för ÖJ - Gå igenom enkätfrågorna för gemensam tolkning och samsyn kring frågorna Samla in ifyllda enkäter från uppgiftslämnarna Gör en rimlighetsbedömning av svaren Vid oklarheter, kontakta respektive uppgiftslämnare alternativt kalla till en gemensam träff för genomgång av svaren i syfte att skapa ett gemensamt lärande Besvara den elektroniska enkäten för samtliga enheter och leverera till Socialstyrelsen Som stöd i arbetet rekommenderas Socialstyrelsens kalendarium om ÖJ, se länken b) Förbered mottagande och eventuell kommunikation av resultat Cirka fem dagar innan resultatet av ÖJ publiceras har kommunerna möjlighet att via en webbaserad projektplats Projectplace ta del den tryckta ÖJ-rapporten och lämna synpunkter till SKL. Noteras bör att rapporten vid den tidpunkten endast är ett arbetsmaterial som inte får spridas. De som har behörighet att ta del av arbetsmaterialet, är socialcheferna. Resultaten från kommun- och enhetsundersökningen, som publiceras i Äldreguiden, kvalitetssäkras i en särskild återkopplingsprocess. Då finns också möjlighet att ändra svaren i enkäten. Kontaktpersonen ansvarar för att i god tid bilda en mindre intern analysgrupp bestående av personer med olika kompetenser med ansvar inom SoL och HSL. Deras uppgift handlar om att skapa en överblicksbild av resultaten i ÖJ. Detta görs genom att; Identifiera extrema värden i resultaten Notera eventuella skillnader i resultatet i förhållande till tidigare år Reflektera över hur relevanta resultaten är, det vill säga - möjligheten att förbättringar genomförts men att dessa ännu inte syns i resultatet Mot bakgrund av detta görs sedan ett försök att tolka resultaten och Ringa in tänkbara frågor/reaktioner som är att förvänta från media och/eller allmänhet. Förbereda svar på dessa frågor samt, Överlämna svaren till de personer som kan behöva underlag/uppgifter inför eventuella frågor/möten med media och/eller allmänhet.

14 Initial analys och prioriteringar av indikatorer Genom att göra en initial analys av resultatet på kommunal nivå kan en lista skapas över indikatorer med möjlig förbättringspotential. Kontaktpersonens arbetsuppgifter Kontaktpersonen ansvarar för att bilda en intern analysgrupp bestående av personer med olika kompetenser med ansvar inom SoL och HSL. Deras uppgift handlar om att göra en initial analys enligt nedan. a) Jämför resultat med liknande kommuner och tidigare uppnådda resultat Jämför över tid Identifiera jämförbara Är ett relativt sämre resultat en tillfällig variation eller del av en trend? Tänk på skillnaden mellan absolut och relativ förändring. Exempelvis kan en kommun ha förbättrat resultatet för en indikator mellan två år men ändå har indikatorn förändrats från grön till gul. Detta eftersom andra kommuner har förbättrats mer. Vilka kommuner är lämpliga att jämföra resultatet med? Jämför med kommuner som har liknande; kommuner - Befolkningsstorlek - Kommungrupp (se SKL s hemsida) eller andra specifika förutsättningar - Geografiskt läge Jämför resultatet*) Hur står sig resultatet i förhållande till; - Jämförbara kommuner? - Rikets genomsnittsresultat? - Det bästa resultatet i riket? *) för att jämföra resultat finns två huvudsakliga verktyg - öppna jämförelsers Excelfiler och - Kolada b) Identifiera och genomför initial prioritering av indikatorer för vidare analys Se till helheten - Har kommunen formulerat resultat brukarorienterade mål för verksamheten? - Hur relaterar indikatorerna till kommunernas målsättningar och övergripande prioriteringar? - Vilka av dessa indikatorer är relevanta för att förbättra verksamheten? Få övergripande Vilka av dessa indikatorer är; förståelse för - Tillförlitliga d v s har indata kvalitetssäkrats enligt 1b? indikatorerna - Aktuella? Om förbättringsarbete redan har bedrivits inom ett område utan att det hunnit återspeglas i ÖJ är det området mindre

15 Fördjupad analys aktuellt än vad resultaten ger sken av - Intressanta utifrån kommunens sammantagna perspektiv. Det är viktigt att kommunen även värderar eventuell kunskap från andra källor än ÖJ som underlag till sin prioritering. Utifrån den initiala analysen har en lista skapats över indikatorer som ligger till grund för en djupare analys. Kontaktpersonens arbetsuppgifter Kontaktpersonen ansvarar för att sammankalla den interna analysgruppen eventuellt kompletterad med ytterligare kompetenser för att genomföra en fördjupad analys enligt nedan. På Socialstyrelsens hemsida publicerades en handbok för effektivitetsanalyser. Den kan med fördel användas vid analysarbete. Se länken a)få kunskap om prioriterade indikatorer Se länken Resultatindikator - avser att spegla resultatet och effekterna ur ett brukarperspektiv. Exempel, indikatorn bemötande hemtjänst 1. Att förbättra en resultatindikator medför att verksamhetens resultat förbättras ur ett brukarperspektiv. 2. För att förbättra en resultatindikator kan förutsättningarna och processerna för verksamheten behöva förbättras. En resultatindikator kan därför påverkas av såväl struktur- som processindikator. Processindikator -avser att spegla vad som faktiskt görs, dvs. när, var och hur. Exempel, indikatorn väntetid till särskilt boende 1. Att förbättra en processindikator innebär att verksamheten förändrar vad som görs, det betyder inte nödvändigtvis att verksamhetens resultat förbättras. 2. För att förbättra en process kan förutsättningarna för verksamheten behöva förbättras. En processindikator kan därför påverkas av en strukturindikator. Strukturindikator -avser att spegla förutsättningarna för verksamheterna. Exempel, indikatorn kommunens information om äldreomsorg på webben

16 16 1. Att förbättra en strukturindikator innebär att verksamheten förändrar förutsättningar, det betyder inte nödvändigtvis att verksamhetens resultat förbättras. Viktigt att beakta - Vilka effekter kan vi förvänta oss i verksamheten om resultatet för indikatorn förbättras? - Hur är indikatorn konstruerad? Studera prioriterade - Vilken typ av indikator är det? (struktur-, process- eller resultat-) indikatorer - Vilka effekter kan vi förvänta oss i verksamheten om resultatet för indikatorn förbättras? - Hur är indikatorn konstruerad? Värdera prioriterade - Vilken uppgiftskälla bygger indikatorn på? indikatorers - Vilka felkällor måste beaktas? tillförlitlighet - Under vilken tidsperiod skedde datainsamlingen som ligger till grund för resultatet på indikatorn? b) Identifiera vad som påverkar resultatet för indikatorn och bryt ner resultatet I den här fasen är möten och diskussioner med berörda personer extra viktiga samt att ta hänsyn till övrig kunskap som finns på kommun och enhetsnivå (till exempel genom verksamhetsuppföljning utöver ÖJ). Det är även relevant att ta del av nationella kunskapssammanställningar (exempelvis Utvärdering av nationella riktlinjer ) för att förstå bakomliggande orsaker som kan ha påverkat resultatet. Resonera kring vad Vilka bakomliggande orsaker påverkar indikatorns resultat? som påverkar - Finns det orsaker som påverkar direkt eller indirekt? resultatet - Finns det andra indikatorer inom ÖJ som påverkar resultatet? Hur fungerar det i verksamheten idag? Bedöm hur Hur kan kommunen påverka resultatet? kommunen kan - Hur kan kommunen på egen hand påverka resultatet? påverka de bakom- - Hur kan kommunen tillsammans med andra aktörer påverka liggande orsakerna resultatet? Försök bryta ner - Kan indikatorn brytas ner på olika undergrupper till exempel kön resultatet eller enheter inom kommunen? - Vilka bakomliggande orsaker påverkar indikatorns resultat på undergruppsnivå?

17 17 - Finns det skillnader mellan olika undergrupper inom kommunen och hur stor är i sådant fall spridningen mellan grupperna? - Kan skillnaderna bekräftas i verksamheterna? c) Besluta om eventuella förbättringsområden Innan beslut tas om vilka förbättringsområden som ska prioriteras är det nödvändigt att kvalitetssäkra den fördjupade analysen genom att besvara nedanstående frågeställningar. Säkra att den - Finns tillräcklig kunskap om de prioriterade indikatorerna? fördjupade analysen - Är det tydligt vad som påverkar resultatet? är genomförd - Kan viktiga förbättringsområden identifieras med indikatorerna som utgångspunkt? - Passar området/områdena i den övriga verksamhetsplanen? Besluta om - Vilka områden är intressanta att ta fram förbättringsförslag för? förbättringsområden Framtagande av förbättringsförslag a) Identifiera förbättringsförslag b) Prioritera förbättringsförslag inom valda områden Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar a) Besluta om förbättringsförslag b) Genomför och följ upp förbättringsarbete för att nå uppsatta mål c) Kommunicera uppnådda resultat

18 Del 3. Landstingets interna process med Öppna jämförelser 18

19 Kontaktperson Den ÖJ-publikation som är mest aktuell för landstinget är Öppna jämförelser hälso- och sjukvård. Det är främst den processen som beskrivs nedan. Underlag till ÖJ HSL kommer från nationella kvalitetsregister, Socialstyrelsens olika register, SKL samt övriga källor, där i nästa steg urval görs av indikatorer lämpliga för nationell jämförelse. Se Socialstyrelsens indikatorbibliotek; Varje landsting har en utsedd kontaktperson för ÖJ som ska representera egna landstinget hos Sveriges Kommuner och Landsting. När det gäller mottagande av ÖJ vård och omsorg om äldre, får kontaktperson ÖJ hälso- och sjukvård viss information, men är inte direkt involverad då rapporten offentliggörs. Samtidigt innehåller ÖJ vård och omsorg om äldre, information som är viktig även för landstingets uppdrag såväl i primär- som i slutenvård. Kontaktpersonens förutsättningar Är utsedd av landstingsdirektör Ska delta i förekommande kontaktpersonsmöten som ordnas av SKL (ca fyra per år) Har informationsskyldighet i egna organisationen Ska leda processen med analys av ÖJ: s resultat i samarbete med verksamhetschefer och sakkunniga i staber Är mottagande funktion för ÖJ-material från SKL Ska delta i det regionala arbetet med ÖJ Landstingens kontaktpersoner får vid kontaktpersonmötena kontinuerlig information om förslag till indikatorer i kommande ÖJ hälso- och sjukvård, samt tidscykel för publicering. Arbetsmaterial skickas ut till kontaktpersoner före publicering. 3.2 Process - Öppna jämförelser hälso- och sjukvård Nedanstående figur beskriver de olika faserna i landstingets interna process Figur 4. Process för att tolka och använda informationen i ÖJ

20 Analysarbete Verksamhetschefer ansvarar för att analys görs av resultat för områdesspecifika grupper av indikatorer. Sakkunniga i hälso- och sjukvårdsstab samt ekonomistab ansvarar för analys av de övergripande indikatorerna, patienttillfredsställelse, kostnader, tillgänglighet samt läkemedelsbehandling. Resultaten granskas ur följande perspektiv: Tillförlitlighet i register Vilka resultat sticker ut, såväl positivt som negativt Jämfört över tid, utvecklig av resultat och jämfört andra landstings resultat Skillnader i resultat mellan män och kvinnor som inte är adekvata Vilka resultat behöver prioriteras för djupare analys Vilka andra källor använder ni vid analysarbetet förutom ÖJ Resultat i förhållande till pågående förbättringsarbeten, som tidigare prioriterats Finns områden inom ert centrum som behöver prioriteras för landstingsövergripande förbättringsinsatser tillsammans med andra centrum Kontaktperson ansvarar för sammanställning av analysrapport. Prioritering av områden för förbättring görs av landstingsdirektörens ledningsgrupp Information till landstingsstyrelse görs direkt vid publicering av ÖJ respektive år

21 Del 4. Huvudmännens gemensamma process 21

22 Förberedelser Kommunernas och landstingets gemensamma arbete med ÖJ förutsätter att huvudmännen var för sig har kvalitetssäkrade interna processer i enlighet med respektive huvudmans arbetsmodell (del 2 och 3) 4.2 Gemensam process ÖJ Figuren nedan beskriver kommunernas och landstingets gemensamma process utifrån gemensamma indikatorer. Figur 5. Huvudmännens gemensamma process *) SVOM = Sociala vård och omsorgsgruppen 4.3 Initial analys och prioriteringar av indikatorer En initial analys av resultatet på regional nivå ska resultera i en lista över gemensamma indikatorer med möjlig förbättringspotential för båda huvudmännen. FoU Jämt sammankallar i slutet av januari en arbetsgrupp bestående av landstingets kontaktperson för ÖJ hälso- och sjukvård samt kontaktperson i respektive kommun. Arbetsgruppens uppgift är att göra en initial analys enligt nedan att utifrån tillgängliga resultat i databaser som till exempel ÖJ Hälso- och sjukvård, nationella kvalitetsregister - ta fram en bruttolista över gemensamma indikatorer med förbättringspotential att till Fredagsgruppens första möte för året, lämna förslag över vilka av dessa indikatorer som ska prioriteras för en djupare analys a) Jämför resultat med liknande län/riket och tidigare uppnådda resultat Jämför över tid Är ett relativt sämre resultat en tillfällig variation eller del av en trend? Tänk på skillnaden mellan absolut och relativ förändring. Exempelvis kan en kommun/landsting ha förbättrat resultatet för en indikator mellan två år men ändå har indikatorn förändrats från grön till gul. Detta eftersom andra kommuner/landsting har förbättrats mer.

23 23 Identifiera jämförbara län Jämför resultatet*) Vilka län är lämpliga att jämföra resultatet med? Jämför med län som har liknande; - Befolkningsstorlek - Geografiskt läge till exempel inlands län - Demografi Hur står sig resultatet i förhållande till; - Jämförbara län - Rikets genomsnittsresultat - Det bästa resultatet i riket - Övriga specifika urval *) för att jämföra resultat finns två huvudsakliga verktyg - Öppna jämförelsers Excelfiler respektive Kolada. Ett jämförelseverktyg för öppna jämförelser finns även på Socialstyrelsens hemsida. b) Identifiera och genomför initial prioritering av indikatorer för vidare analys Se till helheten - Finns gemensamma mål/förbättringsområden formulerade för länet? - Hur relaterar indikatorerna till övergripande prioriteringar/balanslistan 8? (bilaga 3) - Vilka av dessa indikatorer är relevanta för att förbättra kvaliteten i verksamheten? Få övergripande Vilka av dessa indikatorer är; förståelse för - Tillförlitliga? indikatorerna - Aktuella? Om förbättringsarbete redan har bedrivits inom ett område utan att det hunnit återspeglas i resultaten är området mindre aktuellt än vad resultaten ger sken av - Intressanta utifrån länets perspektiv. Det är viktigt att även värdera eventuell kunskap från andra källor än ÖJ som underlag för prioritering av indikatorer 8 Balanslista= prioriterade områden som Sociala vård- och omsorgsgruppen beslutat

24 Fördjupad analys I den här fasen är möten och diskussioner extra viktiga. Vidare ska hänsyn tas till övrig kunskap som finns i kommuner och landsting. Fredagsgruppen anger vid sitt första möte för året, vilka indikatorer som utifrån bruttolistan ska djupanalysernas. Av uppdragsbeskrivningen ska bland annat framgå vem/vilka kompetenser som är nödvändiga för att göra djupanalysen. Respektive huvudman har ett ansvar för att tillhandahålla eventuell expertis. Uppdragsbeskrivningen går till FoU Jämt som har en sammanhållande funktion för analysarbetet. Arbetsgruppen/arbetsgruppernas uppgift är att genomföra och dokumentera en fördjupad analys enligt nedan att tillsammans med FoU Jämt sammanställa resultaten med förslag till förbättringsområden som återrapporteras till Fredagsgruppen a)få kunskap om prioriterade indikatorer Använd Socialstyrelsens indikatorsbibliotek; Resultatindikator - avser att spegla resultatet och effekterna ur ett brukarperspektiv 1. Att förbättra en resultatindikator medför att verksamhetens resultat förbättras ur ett brukarperspektiv. 2. För att förbättra en resultatindikator kan förutsättningarna och processerna för verksamheten behöva förbättras. En resultatindikator kan därför påverkas av såväl struktur- som processindikator. Processindikator -avser att spegla vad som faktiskt görs, dvs. när, var och hur 1. Att förbättra en processindikator innebär att verksamheten förändrar vad som görs, det betyder inte nödvändigtvis att verksamhetens resultat förbättras. 2. För att förbättra en process kan förutsättningarna för verksamheten behöva förbättras. En processindikator kan därför påverkas av en strukturindikator. Strukturindikator - avser att spegla förutsättningarna för verksamheterna 1. Att förbättra en strukturindiaktor innebär att verksamheten förändrar förutsättningar, det betyder inte nödvändigtvis att verksamhetens resultat förbättras.

25 25 Studera prioriterade indikatorer Värdera prioriterade indikatorers tillförlitlighet - Vilken typ av indikator är det? (resultat- process- el. strukturindikator) - Vilka effekter kan vi förvänta oss i verksamheterna om resultatet för indikatorn förbättras? - Hur är indikatorn konstruerad? - Vilken uppgiftskälla bygger indikatorn på? Ex. från KOLADA, kvalitetsregister, kommunernas räkenskapssammandrag m.m. - Vilka felkällor måste beaktas? Ex. brister i uppgiftslämnandet, är det ett extremvärde? - Har indikatorn förändrats/ersatts av annan indikator jämfört med tidigare år? - Under vilken tidsperiod skedde datainsamlingen som ligger till grund för resultatet på indikatorn? Gamla uppgifter? Nya uppgifter? b) Identifiera vad som påverkar resultatet för indikatorn och bryt ner resultatet För att förstå vilka bakomliggande orsaker som kan påverkat resultatet är det även relevant att ta del av nationella kunskapssammanställningar ex. socialstyrelsens utvärderingar av nationella riktlinjer. Resonera kring vad som påverkar resultatet Bedöm hur länet kan påverka de bakomliggande orsakerna Försök bryta ner resultatet Vilka bakomliggande orsaker påverkar indikatorns resultat? - Finns det orsaker som påverkar direkt eller indirekt? - Finns det andra indikatorer inom ÖJ som påverkar resultatet? Hur fungerar det i verksamheten idag? Hur kan kommunerna/landstinget påverka resultatet? - Vad kan kommunerna göra på egen hand för att påverka resultatet? - Vad kan landstinget göra på egen hand för att påverka resultatet? - Vad kan kommunerna och landstinget göra gemensamt för att påverka resultatet? - Kan indikatorn brytas ner på olika undergrupper t ex. kön, centrum och kommuner? -Vilka bakomliggande orsaker påverkar indikatorns resultat på undergruppsnivå?

26 26 - Finns det skillnader mellan olika undergrupper och hur stor är i sådana fall spridningen mellan grupperna? - Kan skillnaderna bekräftas i verksamheterna? c) Beslut om eventuella förbättringsområden Innan beslut tas om vilka förbättringsområden som ska prioriteras är det nödvändigt att kvalitetssäkra den fördjupade analysen genom att besvara nedanstående frågeställningar. Säkra att den - Finns tillräcklig kunskap om de prioriterade indikatorerna? fördjupade analysen - Är det tydligt vad som påverkar resultatet? är genomförd - Kan viktiga förbättringsområden identifieras med indikatorerna som utgångspunkt? - Överensstämmer de identifierade förbättringsområdena med de sedan tidigare gemensamt prioriterade områdena i länet? Se Balanslistan (bilaga 3). Beslut om förbättringsområden 1. Arbetsgrupperna tillsammans FoU Jämt sammanställer en redovisning innehållande - Faktabaserade underlag som grundar sig på den/de fördjupade analyserna - Förslag till förbättringsområden 2. I april/maj lämnas sammanställningen till Fredagsgruppen som därefter föreslår SVOM vilka gemensamma förbättringsområden som ska prioriteras. 3. SVOM fattar ett inriktningsbeslut och ger Fredagsgruppen i uppdrag att ta fram åtgärdsförslag.

27 27 Referenser Socialstyrelsen (2011). Öppna jämförelser Vård och omsorg om äldre. Socialstyrelsen (2012). Öppna jämförelser Hälso- och sjukvård Bilagor Bilaga 1. Insamlingar och publiceringar inom äldreområdet 2013/2014 Bilaga 2. Kommunernas och landstingets kontaktpersoner Bilaga 3. SVOM :s Balanslista prioriterade utvecklingsområden (kompletteras senare)

28 28 Bilaga 1. Insamlingar och publiceringar inom äldreområdet 2013/2014 Datum Insamling/publicering 2013 Vecka Publicering Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? Vecka 49 Publicering Hälso- och sjukvårdens kvalitet och effektivitet Vecka 51 Publicering Jämlik vård 2014 Vecka 3 Publicering Vård och omsorg om äldre Mars/april Enkätinsamling kommuner och enheter: Kommun- och enhetsundersökningen äldreomsorg Mars/april Enkätinsamling brukare: äldre över 65 år med hemtjänst eller särskilt boende Brukarundersökningen Oktober Publicering: Äldreguiden Oktober Publicering: Vad tycker de äldre om äldreomsorgen

29 29 Bilaga 2. Kommunernas och landstingets kontaktpersoner Kommun Namn Telefon Mejladress Berg Helena Albinsson Karl-Axel Nordin karl-axel.nordin@berg.se Bräcke Yvonne Persson-Bergkvist yvonne.p.bergkvist@bracke.se - - Monica Andersson monica.andersson@bracke.se Härjedalen Maria Dillner maria.dillner@herjedalen.se Krokom Kenneth Österberg kenneth.osterberg@krokom.se Ragunda Gunnel Nordengren gunnel.nordengren@ragunda.se Strömsund Gudrun Öjbrandt gudrun.ojbrandt@stromsund.se - - Jan-Ove Jonasson jan-ove.jonasson@stromsund.se Åre Ing-Marie Berglund ing-marie.berglund@are.se Östersund Christina Taraldsson christina.taraldsson@ostersund.se Kontaktperson Jämtlands läns landsting Anna Kerstin Lejonklou anna.k.lejonklou@jll.se

30 Bilaga 3. SVOM: s balanslista prioriterade utvecklingsområden 30