Beskrivning av CADSAFE CLOUD

Transkript

1 Beskrivning av CADSAFE CLOUD System Beskrivning Cadsafe Cloud services är ett webbaserat dokument och filhantering system. Systemet ska och kan användas för att dokumentera Systematisk brandskyddsarbete, systematisk arbetsmiljöarbete och andra processer som kräver dokumentation t.ex. vid byggprojekt. Dokument och filarkiven är organiserade i ett överskådligt och användarvänligt mappsystem. Administration Systemet har en enkel administrationsdel där man hanterar sitt eget användarkonton. Systemet kan tillåta inloggning på 3 olika mappnivåer och på så sätt skapas ett system som är överblickbart för stora organisationer t.ex. kommuner, landsting och företags koncerner. Dokument arkiv Obegränsat antal dokument kan skapas i mappsystemet. Systemet innehåller en webb baserad ordbehandlare. Användare kan ha olika behörigheter till att skapa, redigera, skriva ut och ta bort dokument. Fil arkiv Filer som kan laddas upp är word *.doc word *.docx Exel *.xls Exel *.xlsx Adobe *.pdf Autocad *.dwg Användare kan ha olika behörigheter till att ladda upp, ladda ner och ta bort filer. Cadsafe Cloud levereras med standardutförande (systematiskt brandskyddsarbete) och kan byggas ut efterhand efter kundens önskemål. Register och formulär Förutom dokument och filhantering system finns det olika register och formulär för att hantera ansvar och planering av kontroller och åtgärder. Register-formulär skapas i (obegränsat antal) mappsystemet. Användare kan ha olika behörigheter till att skapa, redigera och ta bort registerposter. Systemet innehåller följande typer av formulär med register Användarkonto Gränsdragningslista register. Vem gör vad/när register. Egenkontroll register (med påminnelse via e-post till ansvariga). Organisation register. Års planerings register (utbildning, underhåll m.m.). Felanmälan register (med e-post funktion). Tillbudsrapport register (med e-post funktion). Risker register.

2 Säkerhet Det görs daglig backup på systemet av domänen Beställning av tjänsten Cadsafe Cloud Beställning görs lättast via mail till eller via telefon Vi skickar sedan ut avtalsvillkoren. När dessa är returnerade och underskrivna till oss tar det max 1 vecka innan tjänsten är igång. Information, Administration För att redigera eller skriva ut dokument kan du dubbelklicka på det och få fram en dialogruta med olika alternativ beroende på vilken behörighet du har.du kan skapa nya dokument i den interna ordbehandlaren genom att välja "nytt dokument". Användare Cadsafe Cloud Här ligger ett användarformulär där företaget och den brandskyddsansvarige kan lägga upp och kontrollera sina användare med inloggningsuppgifter till systemet. Det finns olika behörigheter för olika användare. Behörighet 3 ansv.: Har fulla rättigheter Behörighet 4: Kan ej redigera eller lägga till användare. Kan ej radera något. De som kan behöva olika behörigheter kan vara: Brandskyddsansvarig Brandskyddskontrollanter Brandskyddsombud Förvaltare Anläggningsskötare Leverantörer (gästbehörighet) Räddningstjänst (gästbehörighet) Du kan även skicka ut meddelanden till verksamheten och även koppla foto till detta. Tex när nya ritningar eller förändringar görs i Cadsafe Cloud. Det finns ett filarkiv i varje mapp.

3 Policy, Lagar & Regler Innehåller en färdig lösning på hur en policy kan se ut. Den är redigerbar för att kunna anpassas till alla verksamheter eller företag (dubbelklicka på dokumentet). Innehåller även en del nyttiga dokument och länkar. Organisationer & Kontaktlistor Här finns mallar som förtydligar de olika rollerna i brandskyddsorganisationen. Brandskyddsansvariga Brandskyddskontrollanter (brandombud) Anläggningsskötare Det finns även färdiga mallar för delegationer i systemet till: Brandskyddsansvariga Brandskyddskontrollanter (brandombud) Dessa organisationsformulär ligger till grund för alla påminnelser, felanmälan, tillbudsrapporter m.m. Genom att lägga till en benämning eller namn i fältet "Ansvar" kopplas detta till rullgardinslistorna i egenkontrollformulären. Testa gärna detta, gå sedan till mappen Egenkontroll och och lägg till en ny. Du kommer då att se din benämning i listan som du precis skapat. Använder du din egen epostadress kommer du också att få påminnelser när du ska göra din egenkontroll ( se egenkontroll). Viktigt! För att påminnelse och epostutskick ska fungera är det viktigt att dessa organisationsformulär i denna mapp är uppdaterade. Nödlägesberedskap Här beskrivs åtgärder vid brand eller annat nödläge. Det finns en färdig mall i systemet som man kan använda. Dubbelklicka på dokumentet sä är du igång.

4 Utrymning Här beskrivs organisationen vid utrymning. Här lägger man även in i kontrollformäret när utrymningövning ska ske. Alla inblandade får 3 påminnelser via mail i olika intervaller om inte övningen genomförs. 1: a påminnelsen skickas ut 1 vecka innan tillfället. Påminnelse 2 skickas ut 14 dagar efter datum. 3:e påminnelsen efter 30 dagar. Då markeras detta rött. Åtgärdas detta inte blir det markerat rött och syns det även vi inloggning på startsidan väldigt tydligt. Utbildning Här finns färdiga mallar på utbildningsplaner för personal, nyanställda samt vikarier. När man bokat in utbildning läggs den upp utbildningsplanering och även där får man påminnelser. I epostpåminnelsen kan man registrera åtgärdat och detta går in i systemet utan att man behöver logga in. Risker Här finns färdiga formulär att lägga till risker, samt skicka tillbudsrapporter via epost. Det går även att koppla en bild eller ritning till risken. Verksamhet & Byggnadsbeskrivning Här ska du skriva ner en enkel verksamhetsbeskrivming. Byggnadsbeskrivningen kan bestå av brandskyddsritningar samt brandsskyddsdokumentaton enl boverket. Brandskyddsdokumentationen kan med fördel ligga i filarlivet.

5 Brandlarm & Installationer I beskrivningsformuläret läggs upp alla tekniska installationer upp. Tex Automatiskt brandlarm, inbrottslarm,rökluckor, sprinkler m.m. Man beskiver också hur installationen fungerar och förklarar detta. Det går även att bifoga en bild (jpg) till installationen. Drift & Underhållsinstruktioner Här beskrivs: Vad syftet är med en egenkontrollen? Hur fungerar saken som vi kontrollerar? Hur går egenkontrollen till? Vem gör egenkontrollen och hur ofta? Egenkontroll I det systematiska brandskyddsarbetet är det viktigt med ansvarsfördeleningen mellan fastighetsägare och verksamhet. Gränsdragningslistan och "Vem gör vad?" registrten är utmärkta verktyg för detta. I Egenkontroll SBA lägger du till dina kontrollrundor som ska göras. Det går även att använda vid skyddsronder. Alla inblandade får 3 påminnelser via mail i olika intervaller om kontrollen inte genomförs. 1: a påminnelsen skickas ut 1 vecka innan tillfället. Påminnelse 2 skickas ut 14 dagar efter datum. 3:e påminnelsen efter 30 dagar. Då markeras detta rött. Åtgärdas detta inte blir det markerat rött och syns det även vi inloggning på startsidan väldigt tydligt. Upptäcker man någon brist eller avikelse ska detta felanmälas. Vid felanmälan kan man skicka denna via epost. Åtgärdas inte bristen inom 30 dagar markeras även detta vid inloggning.

6 Regler & Rutiner Här skriver man in de interna regler som finns på företaget eller verksamheten. Detta kan handla om levande ljus m.m. Årsrevidering Här lägger den ansvarige upp sina årliga genomgångar av SBA och Sam arbetet. 1: a påminnelsen skickas ut 1 vecka innan tillfället. Påminnelse 2 skickas ut 14 dagar efter datum. 3:e påminnelsen efter 30 dagar. Då markeras detta rött. Åtgärdas detta inte blir det markerat rött och syns det även vi inloggning på startsidan väldigt tydligt. Upptäcker man någon brist eller avikelse ska detta felanmälas. Vid felanmälan kan man skicka denna via epost. Åtgärdas inte bristen inom 30 dagar markeras även detta vid inloggning. Tillsyn & Åtgärdsplan Tillsynsprotokoll från Räddningstjänst eller arbetsmiljöverket laddas upp i filarkivet. I åtgärdplanen delar man upp bristerna i olika punkter. Man åtgärdar sedan dessa. Åtgärdas de ej inom 30 dagar syns det vid inloggningen. Arkiv Ritningar Här laddas alla ritningar upp Brandskyddsritningarna är jätteviktigt redskap när det gäller egenkontrollen.