IA-systemet tillhandahålls av AFA Försäkring utan kostnad för försäkrade företag.

Transkript

1 IA-systemet tillhandahålls av AFA Försäkring utan kostnad för försäkrade företag. AFA Försäkring ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Bolagets huvuduppdrag är att reglera försäkringsanmälningar enligt villkor som bolagets ägare avtalar om i centrala kollektivavtal. Utöver det ska AFA Försäkring stödja ett arbete som innebär färre olycksfall i försäkrade företag. IA-systemet är ett led i detta arbete och finns i flera olika branscher. 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 När något händer på arbetsplatsen, t.ex. olycksfall, tillbud, riskobservation, färdolycksfall eller arbetssjukdom, kan det rapporteras i IA-systemet. Även händelser som har med egendom/säkerhet, (yttre) miljö och kvalitet att göra kan hanteras liksom förbättringsförslag och säkerhetsobservationer enligt BBS (= beteendebaserad säkerhet). 6

7 1. En händelse inträffar. 2. Alla medarbetare kan via ett gemensamt konto som läggs som en länk på intranätet eller via IA-appen anmäla händelser. De kan även följa sitt ärende. Dessutom kan de se vilka andra händelser som har inträffat på företaget samt vilka skyddsronder eller riskanalyser som är planerade. Den övergripande principen i IA-systemet är: Det som händer är viktigt för alla att veta, däremot inte information om vilken person som rapporterat eller skadats. 3. Chefen (och även det kontaktade skyddsombudet) får en e-post om att en händelse har inträffat. Händelsen visas i chefens Att-göra-lista på startsidan i IAsystemet. Chefen kompletterar och bekräftar händelsen, och därigenom blir den tillgänglig för hela branschen och en del av erfarenhetsdatabasen. Det finns möjlighet att anmäla arbetsskador (d.v.s. olycksfall, färdolycksfall och arbetssjukdom) elektroniskt till Försäkringskassan och AFA Försäkring. Chefen utser även en utredare, som får information om sitt ansvar och när utredningen ska vara klar via e-post. 4. Utredaren tar reda på varför händelsen inträffade och gör eventuellt en riskbedömning. Varje användarföretag bestämmer själv när utredaren ska få en påminnelse om att utredningen ännu inte är gjord. Har datumet när utredningen ska vara klar passerats får utredningen statusen Förfallen och chefen och skyddsombudet får e-post om detta. Riskbedömningen och utredningen ska ge ett underlag för att sätta in åtgärder. 5. Chefen beslutar om åtgärder och bestämmer vem som blir åtgärdsutförare. Det 7

8 finns ingen begränsning i hur många åtgärder en händelse kan ha. Via e-post får varje åtgärdsutförare information om sitt ansvar och när åtgärden ska vara klar. Påminnelser för åtgärder fungerar på samma sätt som för utredningen. När åtgärdsutföraren har genomfört åtgärden rapporterar han/hon i IA-systemet att åtgärden är klar. 6. Varje användarföretag bestämmer själv när det är dags att göra uppföljningen. I uppföljningen verifieras att de vidtagna åtgärderna har haft önskad effekt. Använder man sig av riskbedömning bör man göra en ny riskbedömning efter utförda åtgärder. När uppföljningen är klarmarkerad får händelsen status Klar. 7

9 Alla medarbetare kan via ett gemensamt konto som läggs som en länk på intranätet eller via IA-appen anmäla händelser. De kan även följa sitt ärende. Dessutom kan de se vilka andra händelser som har inträffat på företaget samt vilka skyddsronder eller riskanalyser som är planerade. Den övergripande principen i IA-systemet är: Det som händer är viktigt för alla att veta, däremot inte information om vilken person som rapporterat eller skadats. 8

10 Vilka typer av händelser medarbetaren kan rapportera och vilka uppgifter han/hon ska ange bestämmer varje användarföretag själv. Detta kan skilja beroende på befintliga rutiner eller tidigare digitala system. Ju mer information medarbetaren lämnar desto mindre behöver chefen komplettera. VIKTIGT: Ange ALDRIG namnuppgifter eller andra uppgifter som gör det möjligt att identifiera de inblandade i Händelserubrik eller Händelseförlopp. Medarbetaren kan alltid bifoga bilagor (bilder, filmer eller dokument). Beroende på användarföretagets konfiguration kan medarbetaren eventuellt själv anmäla till AFA Försäkring (TFA) eller Försäkringskassan (FK). Så fort medarbetaren klickar på Skicka får chefen (d.v.s. den arbetsmiljöansvarige) ett meddelande via e-post om vad som har hänt. 9

11 Vilka uppgifter medarbetaren kan ange i appen är förbestämt. Men vilka typer av händelser han/hon kan rapportera bestämmer varje användarföretag själv. Appen hämtar automatisk information om datum, tid och plats. Det är även möjligt att bifoga en bild som man tar med mobilkameran. 10

12 Chefen (och även det kontaktade skyddsombudet) får en e-post om att en händelse har inträffat. Händelsen visas i chefens Att-göra-lista på startsidan i IA-systemet. Chefen kompletterar och bekräftar händelsen, och därigenom blir den tillgänglig för hela branschen och en del av erfarenhetsdatabasen. 11

13 Chefen går igenom händelsen, kontrollerar att inga personnamn förekommer i fritextfälten och kompletterar med den information som saknas. Chefen utser även en utredare, som via e-post får information om sitt ansvar och när utredningen ska vara klar. 12

14 Det finns möjlighet att anmäla arbetsskador (d.v.s. olycksfall, färdolycksfall och arbetssjukdom) elektroniskt till Försäkringskassan och AFA Försäkring. De uppgifter i IA-systemet som matchar de elektroniska anmälningsformulären blir automatiskt ifyllda. 13

15 Utredaren tar reda på varför händelsen inträffade och gör eventuellt en riskbedömning. Varje användarföretag bestämmer själv när utredaren ska få en påminnelse om att utredningen ännu inte är gjord. Har datumet när utredningen ska vara klar passerats får utredningen statusen Förfallen och chefen och skyddsombudet får e-post om detta. 14

16 Riskbedömningen och utredningen ska ge ett underlag för att sätta in åtgärder. Om riskbedömningen ska göras och för vilka typer av händelser bestämmer varje användarföretag själv. Benämningarna för Sannolikhet, Konsekvens och Estimerad kostnad kan ändras av administratören. För att få hjälp med utredningen kan man använda knappen 5?. Där gör man en rotorsaksanalys för att komma fram till händelsens underliggande orsaker. Genom att klicka på knappen Visa liknande händelser (uppe till höger) så öppnas IA-systemets analysfunktion, och alla händelser i branschen med liknande innehåll visas som input till den fortsatta utredningen. 15

17 Med utredningen som underlag beslutar chefen om åtgärder och bestämmer vem som blir åtgärdsutförare. Det finns ingen begränsning i hur många åtgärder en händelse kan ha. Om ingen åtgärd ska vidtas kan en motivering för det anges. Via e-post får varje åtgärdsutförare information om sitt ansvar och när åtgärden ska vara klar. Påminnelser för åtgärder fungerar på samma sätt som för utredningen. 16

18 När åtgärdsutföraren har genomfört åtgärden rapporterar han/hon i IA-systemet att åtgärden är klar. 17

19 Varje användarföretag bestämmer själv när det är dags att göra uppföljningen. I uppföljningen verifieras att de vidtagna åtgärderna har haft önskad effekt. Använder man sig av riskbedömning bör man göra en ny riskbedömning efter utförda åtgärder. När uppföljningen är klarmarkerad får händelsen status Klar. 18

20 Varje användarföretag kan bestämma att händelser av typen olycksfall, tillbud, riskobservation och arbetssjukdom även ska följas upp av skyddsombudet. 19

21 IA-systemet främjar även det proaktiva riskarbetet genom stöd för skyddsronder, riskanalyser, revisioner m.m. I dessa fall kan användarföretaget själv skapa mallar och checklistor samt systematiskt genomföra riskhanteringar och arkivera informationen om dessa. Det är t.ex. möjligt att planera in årets samtliga skyddsronder i förväg. Då får alla deltagare automatiskt en inbjudan samt påminnelser när datumet för skyddsronden närmar sig. IA-appen gör det möjligt att genomföra riskhanteringar med hjälp av enklare checklistor, som kan kompletteras på webben så fort de har skickats in. Dessa checklistor är särskilt lämpliga när man ska göra en kort riskanalys innan man påbörjar ett arbete. 20

22 1. En mall eller checklista skapas. 2. Riskhanteringen planeras. T.ex. så är det möjligt att lägga upp alla årets skyddsronder i förväg. Deltagare får ett mail med en kalenderbokning. De får även en påminnelse när datumet närmar sig. 3. Deltagarna genomför riskhanteringen med hjälp av mallen eller checklistan. Hittar de brister, kan de lägga in åtgärder eller skapa händelser direkt i IA-systemet. 4. Åtgärdshanteraren får en e-post om sitt ansvar och genomför åtgärderna. 21

23 22

24 23

25 24

26 25

27 Så fort chefen har bekräftat en händelse blir den en del av erfarenheten för hela branschen. Genom några knapptryckningar kan man göra avancerade analyser på hela branschens, det enskilda företagets eller den egna enhetens data. Även olika typer av rapporter går att skapa på ett enkelt sätt. 26

28 27

29 IA-systemet kommunicerar med många andra system för att underlätta användarföretagens arbete. Det finns webbservices för att automatiskt exportera information och visa den på företagets ljustavlor eller på intranätet. Det går även att importera information om användare och händelser från ett personalsystem till IAsystemet. Det finns stöd för fler språk samt möjlighet för användarföretagen att översätta systemet till ytterligare språk. Svenska, engelska, norska, finska, tyska, spanska och nederländska är exempel på de språk som IA-systemet är översatt till. 28

30 Det finns en informationsportal inbyggd i systemet där AFA Försäkring publicerar allt informationsmaterial om IA-systemet (manualer, presentationer, filmer m.m.). 29