LEDARUTVECKLING ÖVER GRÄNSERNA. Cecilia Drehmer - Mönsterås Maria Larsson - Hultsfred Jonas Hjalmarsson - Hultsfred

Transkript

1 LEDARUTVECKLING ÖVER GRÄNSERNA Cecilia Drehmer - Mönsterås Maria Larsson - Hultsfred Jonas Hjalmarsson - Hultsfred

2 CASE HT18 I VIMMERBY Arbeta fram en plan inför implementering av datorsystem för hantering av arbetsskador och tillbud. Målet är att få en plan för hur Vimmerby kommun kan arbeta för att öka medvetenheten och kommunicera syftet med rapportering av arbetsskador och tillbud i organisationen, i koppling till implementeringen av systemet Lisa.

3 Riskanalys - vilka fallgropar finns i införandet Tidsbrist hos personal eller chef, man hinner inte rapportera. Svårt att förstå vilka händelser som ska rapporteras. Motstånd vid införandet om man inte är med från början. Motstånd vid införandet om man inte förstår vikten av rapporteringen. Att informationen inte når ut i hela organisationen. Att informationen inte är tillgänglig. Att informationen är svårtolkad.

4 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöstatistik Rapport 2018:2, Arbetsmiljön 2017 (Arbetsmiljöverket) så är medvetenheten väldigt låg över det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt Carin Hedström (prevent.se) så rapporterades det drygt arbetsskador i Sverige år Och många av dem hade kunnat förebyggas. Erfarenheten visar att det finns ett direkt samband mellan tillbud och antalet arbetsolyckor och arbetsskador som inträffar: de flesta olyckor och skador har föregåtts av ett antal mindre tillbud.

5 Vikten av att rapportera Det finns flera skäl till att det är viktigt att anmäla och utreda alla arbetsskador och tillbud. Genom en aktiv inrapportering skapas möjligheter att förebygga att inte liknande händelser inträffar igen genom att synliggöra risker och hitta mönster. Detta ger en god grund för det förebyggande arbetsmiljöarbetet. I Ekaterina Ivanovas rapport, Att hantera hot och våld i arbetslivet (2012), framkommer att flera intervjupersoner har pratat om vikten av att högsta ledningen inom organisationen är med och uppmuntrar utvecklingen som behövs för att arbetsplatsen skulle kunna kämpa mot hot och våld i arbetslivet. Första linjens chefer kan ha en hel del förbättringsidéer, men har man inte högsta ledningen med på tåget, kommer man tyvärr inte långt. Det framkommer även att när det handlar om nyintroduktion av en rutin är det bra om informationen når medarbetaren från olika håll, att olika människor nämner den nya regeln samt att det syns någon annanstans också. En viktig del av implementeringen är att cheferna känner sig trygga och bekanta med systemet. Det har kommit fram en åsikt om att det är viktigt att uppmuntra chefer att själva få tag på lättillgänglig information. I vissa enklare fall är det lämpligt för en personalexpert att hänvisa hjälpsökande chefer till informationen på intranätet för att utveckla deras förmåga att känna sig tryggare med systemet och kunna utnyttja det fullt ut. Se till att förklara vikten av att rapportera både för chefer och medarbetare. Inte ditt fel om du är klantig

6 Styr- och arbetsgrupper För att få ut informationen i alla förvaltningar bör det finnas en övergripande styrgrupp som håller i hela projektet. I varje förvaltning utses sedan arbetsgrupper som utför införandet i respektive förvaltning med stöd från delar av styrgruppen. Arbetsgrupperna bör bestå av användare med god förståelse och som ser nyttan med förbättrad rapportering av arbetsskador och tillbud. Styrgrupp Arbetsgrupper: Kommunstyrelseförvaltning Socialförvaltning Barn- och utbildningsförvaltning Miljö- och byggnadsförvaltning Kommunala bolag

7 Styrgruppens ansvar och uppgifter Syfte och mål Styrgruppens första uppgift är att konkretisera projektets syfte och mål. Aktivitets- och tidsplan Upprätta en aktivitets- och tidsplan för projektet som tydliggör för arbetsgrupperna hur införandet ska genomföras. Aktiviteterna bör vara så tydliga och detaljerade som möjligt för att införandet ska bli så enkelt och lika i de olika förvaltningarna som möjligt. Styrgruppen har också ansvar för att genomföra kontinuerlig uppföljning av arbetsgruppens arbete. Tillsätta arbetsgrupper Styrgruppen ska tillsätta en arbetsgrupp i varje förvaltning som ska genomföra införandet. I varje arbetsgrupp ska det finnas minst en Lisaspecialist som ska vara med under införandet och senare kunna vara ett kontinuerligt stöd i förvaltningen. De ska även besluta om vilken arbetsgrupp som ska genomföra ett testinförande av rapportering med hjälp av Lisa. Besluta strukturen i Lisa Fatta beslut om vilka typer av avvikelser som ska inrapporteras i systemet, till vilken detaljnivå strukturen ska byggas och till vilken nivå uppföljning ska kunna göras. Vad ska återanvändas från nuvarande manuella rapportering? Besluta hur systemet ska byggas upp för olika användare (chef, skyddsombud, medarbetare). Informationsmaterial Besluta om lämpliga och effektiva sätt att kommunicera systemet. Styrgruppen ska se till att informationsmaterial skapas. Materialet är till för att arbetsgrupperna ska kunna informera så enhetligt som möjligt. Informationsmaterialet bör vara kortfattat och nå alla för att beskriva och förklara vad Lisa är, varför det ska införas och hur det ska användas. Gärna i form av lathund, olika innehåll beroende på mottagare (chef, arbetsplatsombud och medarbetare). Informera brett till hela verksamheten via t.ex. intranät, nyhetsbrev eller annan kanal ni har. Utgå från Miljödatas informationsmaterial om Lisa.

8 Styrgruppens medlemmar Styrgruppens arbetsuppgift för implementering av Lisa är att konkretisera syfte och mål, göra en aktivitets- och tidsplan samt tillsätta arbetsgrupper. Förslag på vilka som kan ingå i styrgruppen: Arbetsmiljö/HR - projektägare Facklig representant - utifrån arbetstagarens perspektiv Kommunikatör - säkerställa enhetlig informationsmaterial och kommunikationsplan enligt kommunens övergripande strategi. Informationssäkerhet-, miljö- och säkerhetsfrågor - få in riskanalys och informationsfrågor i projektet Förvaltningschefer - förankring och tyngd i beslut ut mot verksamheten

9 Arbetsgruppernas ansvar och uppgifter Genomföra aktivitetsplanen Genomför aktiviteterna enligt styrgruppens aktivitets- och tidsplan. Informera regelbundet till styrgruppen hur arbetet fortgår. Följa upp införandet och hur systemet upplevs av användare, detta för att se om något behöver justeras och förbättras. Utbildning Genomför utbildningar i den egna verksamheten. Utbilda chefer med arbetsmiljöansvar i steg ett med fokus på nyttan med Lisa, hur rapporteringen ska ske och hantering av ärenden samt statistik för uppföljning. Steg två är att utbilda alla anställda med fokus på nyttan av Lisa ur arbetstagarens synvinkel och hur rapporteringen sker konkret. Lisa-specialist I varje arbetsgrupp ska det finnas minst en Lisa-specialist som ska vara med under införandet och senare kunna vara ett kontinuerligt stöd i förvaltningen. Lisa-specialisten bör vara en person med god förståelse för tillbuds- och arbetsskaderapportering och engagerad i arbetsmiljöarbete.

10 Arbetsgruppernas medlemmar Arbetsgruppernas uppgift är att genomföra aktivitetsplanen i respektive förvaltning och rapportera tillbaka till styrgruppen. I detta ingår även att medvetandegöra och öka förståelsen för rapportering av olycksfall och tillbud. Förslag på vilka som kan ingå i respektive arbetsgrupp (per förvaltning): Chefer Utvalda Lisa-specialister Fackliga representanter

11 Förändringsinsats - hur man lär sig? Alla tar till sig information och lär sig på olika sätt. Det finns olika lärstilar som är bra att ta hänsyn till när man tar fram material och tillvägagångssätt för införandet av Lisa. Visuellt lärande Lär sig genom att se, t.ex illustrationer eller bilder Auditivt lärande Lär sig genom att lyssna, begrunda och diskutera. Kinestetiskt lärande Lär sig genom att göra eller utföra via kroppsrörelser eller experiment.

12 Förändringsinsats - hur man lär sig? Vissa verksamheter hanterar ärenden i princip dagligen och i andra verksamheter sker det väldigt sällan. T.ex. kommunstyrelsens enheter stöter sällan på tillbud på sin arbetsplats. Däremot inom vården sker tillbud och arbetsskador oftare. Det är därför viktigt att göra information för olika målgrupper. Ett sätt att veta hur informationen ska utformas är att lyssna av och utgå ifrån hur användarna i de olika verksamheterna arbetar, t.ex. vilken datorvana man har, hur tillgänglig man är i sin arbetsplats, är man mycket ute hos brukare eller sitter man på samma plats vid kontoret varje dag.

13 Förändringsinsats - hur man lär sig? Information behöver se ut på olika sätt, beroende på hur personen tar till sig information och hur arbetsmiljön ser ut så måste det finnas olika möjligheter. Checklista Lathund Detaljerad manual Muntligt presenterat Praktisk få prova Lisa Andra exempel är att t.ex. film, kortlek eller rollspel för att tillfredsställa fler lärstilar.

14 Förändringsinsats - hur får vi ut det? Arbetsgrupperna har en viktig roll i implementeringen. De arbetar tätt tillsammans med utvalda ur styrgruppen för att få kontinuitet i införandet över verksamhetsgränserna. Arbetsgrupperna består av nyckelpersoner, såsom chefer, fackliga och Lisa-specialister. Tanken är att aktivt använda Lisaspecialisten som stöd till chefer och personal. Nyckelpersoner bör vara med redan i de första utbildningar om Lisa, för att de ska vara vara väl insatta i användandet och i sin tur kunna förmedla nyttan och möjligheterna.

15 Förändringsinsats - hur får vi ut det? Informera på APT för att nå all personal, komplettera med information på hemsida/intranät.. Ta upp på APT innan införandet - för att förbereda inför förändringen. Följ upp löpande på APT - en stående punkt under arbetsmiljö. Medvetandegöra att man ska rapportera såväl stort som smått. Diskutera vad man ska anmäla. Öva praktiskt hur man genomför en anmälan.

16 Förändringsinsats - hur får vi ut det? Kontinuerliga utbildningar och fortlöpande arbete. Befintliga chefer och Lisa-specialister ska uppdateras om nyheter och förändringar i systemet. Nya chefer och Lisa-specialister ska utbildas vid behov. Nyanställda ska informeras i samband med introduktion för nyanställda.

17 Exempel på tidsplan Steg 1 Tillsätt en styrgrupp som konkretiserar syfte och mål. Steg 2 Gör aktivitets- och tidsplan i styrgruppen. Tillsätt arbetsgrupper. Besluta hur rapportering i Lisa ska göras. Besluta om hur informationsmaterial ska tas fram. Steg 3 Genomför utbildningsdagar för styr- och arbetsgrupper tillsammans med Miljödata. Utbilda nyckelpersoner i systemet (chefer, fackliga och Lisaspecialister). Steg 4 Provkör systemet på pilotförvaltning/enhet. Informera alla anställda om systemet (Intranät, infoblad, m.m.) Utbildning för medarbetare, t.ex. vid APT-möten. Steg 5 Kör Lisa i hela kommunen. Steg 6 Uppföljning och återkoppling med arbetsgrupperna.

18 Exempel på definitioner Arbetsskada Arbetsskada kan vara ett olycksfall som inträffat under arbetstid, på arbetsplatsen eller annan plats där den anställde vistats för sitt arbete. Färdolycksfall, det vill säga ett olycksfall som uppstår på väg till eller från arbetsplatsen, är också en arbetsskada. Arbetsskada kan vara såväl fysisk som psykisk. Tillbud Ett tillbud är en plötslig händelse som under andra omständigheter kunnat orsaka en arbetsskada. Riskobservation Riskobservation är när man ser något som skulle kunna leda till en arbetsskada eller tillbud, exempelvis strömförande delar eller risker för fallande föremål. Säkerhetsincident En säkerhetsincident kan vara en brand, stöld, skadegörelse, inbrott, hot eller annat. Hot Hot är alltid en straffbar gärning och definieras som olaga hot eller utpressning. Hotet kan framföras genom att någon uttalar ett konkret hot verbalt, SMS eller mejl om att egendom ska skadas om den anställde inte fattar ett visst beslut eller förhåller sig passiv. Våld Våld är, fysiskt sett, den grövsta formen av otillåten påverkan t.ex. slag, sparkar eller annan typ av fysiskt våld som riktats mot tjänsteman med anledning av deras arbete. Det kan även vara våld mot anhörig eller våld mot egendom, till exempel skadegörelse.

19