Förebyggandekonferensen i Karlstad mars 2017 Förbundsjurist Marie Caldenby. Göteborg Mölndal Kungsbacka Härryda Partille Lerum

Transkript

1 Förebyggandekonferensen i Karlstad mars 2017 Förbundsjurist Marie Caldenby Göteborg Mölndal Kungsbacka Härryda Partille Lerum

2 Rättssäker ärendehandläggning Introduktion Krav på offentlig verksamhet Grundläggande krav på beslutsfattande Myndighetsutövning Hantering av handlingar Handlingsoffentlighet och sekretess Begreppet ärende Rättsliga krav på ärendehandläggning Tillsynsärende från start till avslut

3 Rättssäker ärendehandläggning RSG har sedan våren 2015 arbetat aktivt med att rättsäkra sin tillsynsprocess. Vad är en rättsäker ärendeprocess? Tillsynsprocessen ska inte bara ske utifrån reglerna i LSO eller LBE utan ska följa de krav som lagstiftningen ställer på beslut som fattas vid myndighetsutövning mot enskild. Detta är inte något nytt!

4 Förvaltningslagen och tillsyn Förvaltningslag 1971:290 Förvaltningslag 1986:223 Ny Förvaltningslag 1/7 2018? Förvaltningslagen anses bilda grundvalen för förvaltningsmyndigheternas handläggning av sina ärenden. Den syftar främst till att stärka den enskildas rättssäkerhet i hand mellanhavanden med myndigheterna --- kommunikationsprincipen fastslås i 15 förvaltningslagen. Principen innebär i huvudsak att ett för den enskilda ofördelaktigt beslut inte får meddelas utan att han först fått tillfälle att framföra sina synpunkter med anledning av vad som framkommit i ärendet.

5 Kallelse Tillsyn förr och nu Tillsynsbesök Protokoll Svarskort + - Utredning av av ärendet.. Ska dokumenteras Kallelse Tillsynsbesök Tjänsteanteckning Tjänsteanteckning som som skall ska kommuniceras kommuniceras Beslut Uppföljnings besök Samsynen och grad av frivillighet kan ifrågasättas RSG talar till den enskilde från en maktposition. Protokollet kan uppfattas som ett beslut. Men det är ej upprättat som sådant och går därför inte att överklaga. Rättssäkerhet uppnås ej. Avdelningen för Myndighetsärenden

6 Introduktion För att förstå kraven på ärendehandläggning och en rättsäker tillsynsprocess börjar vi med en kort genomgång av de krav som ställs på en tillsynsmyndighet. Kraven uppställs i regeringsformen (RF) genom ett antal principer och återfinns och preciseras i kommunallagen och förvaltningslagen.

7 Bakgrund: Krav på offentlig verksamhet Politiskt styrd verksamhet finansierad av allmänna medel Satt under särskild lagstiftning - Kommunallagen - Förvaltningslagen - Offentlighetsprincipen, TF, RF och OSL - Arkivlagen - Lag om offentlig upphandling - m.fl. Är till för medborgarna och ska kunna granskas av dessa Att arbeta i offentlig verksamhet innebär ett särskilt ansvar krav på objektivitet och saklighet samt likställighet.

8 Offentlig förvaltning Förvaltningsmyndigheter, definition: De statliga och kommunala organ som ingår som självständiga enheter i den statliga el kommunala förvaltningsorganisationen, t ex kommunala nämnder, en förbundsstyrelse eller direktion Uppgift: Att verkställa det som riksdag och regering har beslutat

9 Grundläggande principer för beslutsfattande Handläggning av olika typer av ärenden leder ofta fram till något slags beslut. Myndighetsbeslut kännetecknas av att de syftar till att påverka den enskildes handlande och blir därmed utövning av makt.

10 Myndighetsutövning = utövning av makt Definition: Utövning av befogenhet att för enskild bestämma om förmån, rättighet, skyldighet, disciplinpåföljd eller annat jämförbart förhållande LSO och LBE: v Tillsyn Tillståndsgivning Brandskyddskontroll Räddningsinsatser Formella krav på ärendehandläggning och utformning av beslut, exempelvis Utredningsskyldighet Dokumentation av ärendet Kommunikation (möjlighet att yttra sig) med enskild innan betungande beslut mot enskild fattas I beslutet ska skälen för beslutet redovisas Går att överklaga

11 Grundläggande principer Förvaltningsbeslut ska fattas mot bakgrund av några viktiga huvudprinciper: Demokrati (genom kommunal självstyrelse, RF 1:1) Legalitetsprincipen (makten ska utövas under lagarna, RF 1:1) Objektivitetsprincipen (saklighet och opartiskhet, RF 1:9) Likställighetsprincipen (likabehandling av medborgarna, RF 1:9) Proportionalitetsprincipen (nyttan med åtgärden ska stå i proportion med olägenheterna) Officialprincipen (Varje myndighet har ett ansvar för att varje ärende blir utrett som dess beskaffenhet kräver) Effektivitet och service (Allmänna krav på handläggningen, 7 FL)

12 Beslutsordning och delegation för räddningstjänst Fullmäktige Kummunfullmäktige eller Förbundsfullmäktige Högsta beslutande organ Beslut om HP, VP, budget, policy mm Styrelse/ Nämnd Leder och samordnar den övergripande verksamheten Direktör/RC Styrelsen delegerar beslutanderätt till Direktör och Räddningschef Vidaredelegering till enskilda befattningshavare

13 Offentlighetsprincipen 1766 Allmänheten och massmedierna har rätt till insyn i det allmännas verksamhet -> kontrollera myndigheter, berika den allmänna debatten En av hörnstenarna i ett demokratiskt samhälle att verksamheten sker så öppet som möjligt Ger rätt att läsa allmänna handlingar som finns hos myndigheter och att lyssna på t ex domstolsförhandlingar och de beslutande församlingarnas sammanträden Undantag: det som omfattas av regler om sekretess Offentlighetsprincipen regleras i tryckfrihetsförordningen 2 kap 1 Sekretessen regleras i Offentlighets- och sekretesslagen

14 VAD ÄR EN HANDLING ALLMÄN? Färdigställd Papper Inkommen Upprättad Expedierad Justerad Elektronisk USB/CD Foto Allmän handling Film SMS Offentlig Sekretessbelagd Diarieförs som regel Måste diarieföras

15 Krav på diarieföring och arkivering Inkomna, upprättade och utgående handlingar ska registreras/diarieföras (OSL 5 kap 1 ) - allmänna handlingar ska registreras när de inkommer eller upprättas - de ska ordnas så att de kan återsökas - ska framgå av dokumenthanteringsplanen hur man tar hand om allmänna handlingar Krav på arkivering (Arkivlag) - Inget får slängas/gallras om inte ett gallringsbeslut finns. - Arbetsmaterial som tillförs ärendet blir allmän handling. - Hur arkivet ska organiseras och tas omhand framgår av arkivlagen. - Arkivet ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov (ArkivL 3 )

16 Ärende Ärendehandläggning Var noga med nomenklaturen Tillsyn Tillsynsbesök Tillsynsärende Ett tillsynsbesök är bara en del av den utredning som ska göras vid handläggningen av tillsynsärendet.

17 Vad är ett ärende? Registreras Tillsyn Utifrån Ärende Inifrån Tillstånd Brandskyddskontroll Handläggning

18 Exempel: Vad är ett tillsynsärende enligt 2:2 LSO? Kommunen har fått i uppdrag att utöva tillsyn över fastighetsägare och nyttjanderättshavare. Ansvaret för tillsynen innebär krav på att utreda om dessa uppfyller kravet på skäligt brandskydd såsom det uppställs i 2 kap. 2 LSO. Det görs genom handläggning av ett tillsynsärende. LSO 2 kap 2 KRAV PÅ ÄGARE OCH NYTTJANDERÄTTSHAVARE Ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar skall i skälig omfattning hålla utrustning för släckning av brand och för livräddning vid brand eller annan olycka samt i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att denne ska kunna fullgöra sin skyldighet. LSO 5 kap 1 KOMMUNENS UPPDRAG Tillsyn över efterlevnaden av denna lag eller föreskrifter som meddelats med stöd av lagen utövas av en kommun inom kommunens område ---. LSO 5 kap 2 VERKTYG SOM KOMMUNEN FÅTT FÖR ATT LÖSA UPPDRAGET För tillsynen har tillsynsmyndigheten rätt att få tillträde till byggnader, lokaler och andra anläggningar. Tillsynsmyndigheten har rätt att få de handlingar och upplysningar som behövs för tillsynen. Tillsynsmyndigheten får meddela de förelägganden och förbud som behövs i enskilda fall för att denna lag eller föreskrifter enligt denna lag ska efterlevas.

19 Krav på kommunens handläggning Räddningstjänsten ansvarar för att ärendet utreds (Officialprincipen) Tillräcklig utredning, så som dess beskaffenhet kräver. s karaktär avgör hur mycket man behöver utreda för att kunna fatta beslut. Tillräckligt för att kunna ta ställning i sakfrågan. dokumenteras All information som tillförs ärendet ska noteras och dokumenteras, TF 2 kap, FL 14, 15, OSL 4:3. kommuniceras och den enskilde får möjlighet att yttra sig innan beslut. Undantag för bl.a. brådskande beslut. Enligt 17 FL undantag gällande kommunikation 17 p. 1-4 FL. Beslut fattas och beslut med beslutsmotivering samt överklagandehänvisning upprättas. Enligt 20 FL med undantag enligt p Beslutets efterlevnad ska kontrolleras. avslutas och arkiveras.

20 Tillsynsärendets gång startas bereds avgörs Överklagande Verkställighet avslutas ÄRENDET DOKUMENTERAS

21 ÄRENDET DOKUMENTERAS startas bereds avgörs Överklagande Verkställighet avslutas Ett tillsynsärende startar alltid på myndighetens eget initiativ (ex officio) Påbörjas enligt tillsynsplan Reaktiv/oplanerad, startar efter beslut av enhetschef Brandskyddskontroll enligt frist Brandskyddskontroll i särskilt fall Efter ansökan om tillstånd LBE tillstånd egensotning utreds Räddningstjänsten ansvarar för att ärendet utreds Tillräcklig utredning, så som dess beskaffenhet kräver ärendets karaktär avgör hur mycket man behöver utreda för att kunna fatta beslut dokumenteras All information som tillförs ärendet ska noteras och dokumenteras, TF, FL 14, 15, OSL 4:3 kommuniceras Enligt 17 FL undantag gällande kommunikation 17 p. 1-4 FL Beslut exempelvis: Inga åtgärder avskrivs Föreläggande (ev. gälla omedelbart och/eller med vite) Förbud (ev. gälla omedelbart och/eller med vite) Förbud förenat med föreläggande (ev. gälla omedelbart och/eller med vite) Beslut om beviljande av tillstånd Beslut om avslag Återkallande av tillstånd Beslutsmotivering Enl 20 FL med undantag enligt p. 1-5 Beslutsunderrättelse och överklagandehänvisning Överklagande Enl 22 FL, överklagbarhet och besvärstid Rättidsprövning Enl FL 24 Rättelse av RSG Rättelse med stöd av praxis, negativ och positiv rättskraft Rättelse med stöd av FL 26 av skrivfel och liknande Omprövning av beslut, FL 27 Överlämna Till övre instans (Lst) enligt FL 25 Beslut har efterlevts Säkerställande av att fattade beslut har efterlevts. avslutas. Beslut har ej efterlevts Om fattade beslut inte har efterlevts Rättsliga åtgärder: - utdömande av vite - handräckning via KFM - Nytt beslut med vite - Rättelse på den enskildes bekostnad avslutas - Gallring, ArkivL 6 och 10 - Diarieföring, OSL 5 kap 1 - Arkivering, ArkivL Enl FL 21 1 st RSG bestämmer formen för underrättelsen, FL 21 3st Överklagandehänvisning Förkortningar FL Förvaltningslagen TF tryckfrihetsförordningen OSL Offentlighets- och sekretesslagen ArkivL Arkivlagen Enl FL 21 2 st

22 startas bereds avgörs Överklagande Verkställighet avslutas ÄRENDET DOKUMENTERAS Alla åtgärder som görs i ärendet ska dokumenteras. Varför? För att ett ärende ska kunna handläggas rättsäkert krävs att det dokumenteras. Myndigheternas ärenden ska kunna granskas (offentlighetsprincipen) och ska även bevaras för eftervärden (arkiveringsskyldighet enligt arkivlagen). Även rätten till partsinsyn och kommunikation inför beslut (16 och 17 FL) kräver att ärendet dokumenteras. Kravet på beslutsdokumentation framgår av 15 förvaltningslagen. Vid ett överklagande måste prövningsinstansen kunna följa hela ärendets gång och de ställningstaganden som gjorts osv. Om man tillfälligt eller permanent behöver byta handläggare i ärendet kunna ta del av hela ärendet och på ett enkelt sätt kunna följa dess gång.

23 startas bereds avgörs Överklagande Verkställighet avslutas ÄRENDET DOKUMENTERAS Hur görs dokumentationen? Handlingar som upprättas eller inkommer i ärendet tillförs ärendet, (inkomna och upprättade handlingar). Därutöver görs anteckningar s.k. tjänsteanteckningar över muntliga uppgifter och iakttagelser som görs i ärendet. s gång bör tydligt framgå. Finns en ärendelogg i ärendehanteringssystemet? Saknas tyvärr i Daedalos. Det är en brist! RSG använder sig av en Dagbok som är ett dokument där man kronologiskt nedtecknar händelser och de åtgärder som vidtas i ärendet.

24 s gång i praktiken På RSG har vi byggt ett antal åtgärder i vårt ärendesystem (Daedalos) som ska lotsa medarbetaren i arbetet med handläggningen av tillsynsärendet. Till de olika åtgärderna finns Wordmallar som ett stöd. För att underlätta arbetet och tydliggöra var i handläggningsskedet man befinner sig. För att säkerställa att handläggningen sker på ett enhetligt och rättssäkert sätt.

25 s gång i praktiken Jag kommer nu gå igenom handläggningsåtgärderna som RSG använder sig av. Åtgärderna är hänförliga till lagkrav som finns. Dessa lagkrav finns dokumenterade på bilden som visades nyss över tillsynsärendets gång.

26 s gång startar Dagbok Kallelse Arbetsanteckning från tillsyn Tjänsteanteckning Kommunicering inför beslut bereds Invänta kommunicering Inkomna synpunkter i samband med kommunicering BESLUT avgörs DAGBOK Beslut delgivits part Invänta överklagande Överklagande inkommit i tid Överklagande ej inkommit i tid - avvisning Rättelse av beslut Omprövning av beslut Överlämnande till prövningsinstans Yttrande till prövningsinstans Yttrande från prövningsinstans/motpart Beslut från prövningsinstans Uppföljningsbesök avslutas

27 Ärende ex. tillsyn av skola Åtgärderna Kallelse Dagbok Arbetsanteckning från tillsynsbesök Tjänsteanteckning kommunicering inför beslut Invänta kommunicering Inkomna synpunkter i samband med kommunicering BESLUT

28 - avskrivning vid inga brister BESLUT - avskrivning efter kommunicering - föreläggande - förbud - förenat med vite - avskrivning efter föreläggande/förbud - rättelse på den enskildes bekostnad - återkallande av tillstånd - undersökning och provtagning Endast LBE

29 startar Kallelse Dagbok Arbetsanteckning från tillsyn Tjänsteanteckning Kommunicering inför beslut bereds Invänta kommunicering Inkomna synpunkter i samband med kommunicering BESLUT avgörs Beslut delgivits part Invänta överklagande Överklagande inkommit i tid Överklagande ej inkommit i tid - avvisning Rättelse av beslut Omprövning av beslut Överlämnande till prövningsinstans Yttrande till prövningsinstans Yttrande från prövningsinstans/motpart Beslut från prövningsinstans Uppföljningsbesök avslutas

30 Tack för uppmärksamheten!