Förfrågningsunderlag. Upphandling av hemtjänst enligt Lag om Valfrihetssystem

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandling av hemtjänst enligt Lag om Valfrihetssystem Version 4 maj 2012

2 Begreppsförklaringar Detta är en sammanställning av lagar, författningar och föreskrifter: AML Arbetsmiljölagen Diskrimineringslagen HSL Hälso- och sjukvårdslagen KL Kommunallagen LOU Lagen om offentlig upphandling LOV Lagen om valfrihetssystem SFS 2008:962 OSL Offentlighet och sekretesslagen SFS Svensk Författningssamling SoL Socialtjänstlagen SOSFS Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd 2(24)

3 Innehållsförteckning 1 Allmän orientering Beskrivning av upphandlingen Den upphandlande myndigheten Befolkningsunderlag och behovsanalys Aktörer Beskrivning av tjänsten/tjänsterna som upphandlas Hälso- och sjukvård Information och val i ett valfrihetssystem Godkännande och kontraktsskrivning Administrativa krav Frågor om upphandlingen Förutsättningar för ansökans inlämning Offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt till insyn Lagar, förordningar och föreskrifter Krav på utföraren Personal Meddelarfrihet Krav på IT-system Kompetenskrav Underleverantör Kvalitetsledningssystem Miljöaspekter Krav på utförandet Grundläggande krav Mål och kvalitetskrav Övriga krav Uppföljning och utvärdering (24)

4 5 Kontrakt Allmänna kontraktsvillkor Kommersiella villkor Ansvar och villkor för samarbete mellan parterna Kontraktsuppföljning Upphörande av valfrihetssystem (24)

5 1 Allmän orientering Efter beslut i kommunfullmäktige den 20 december 2010 fick socialtjänsten i uppdrag att öppna för fler aktörer inom äldreomsorgen. Detta ska ske med stöd av Lag om valfrihetssystem (LOV). Syftet är att ge den enskilde ett ökat inflytande och att en mångfald aktörer ska bidra till kvalitetsförbättringar. Ett valfrihetssystem innebär att Sundsvalls kommuns invånare som har beviljats hemtjänst i ordinärt boende kan välja vem som ska utföra hemtjänstinsatserna. Valet kan göras mellan kommunens egen hemtjänst eller de hemtjänstutövare som kommunen har godkänt och tecknat kontrakt med efter upphandling. 1.1 Beskrivning av upphandlingen Denna upphandling genomförs enligt Lag om valfrihetssystem, LOV. Upphandlingen följer även föreskrifterna i 15 kap LOU. Kommunen avser att följa Konkurrensverkets anvisningar gällande upphandling. Upphandlingar enligt LOV innebär att intresserade utförare kan skicka in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen En upphandling enligt LOV betyder att kravnivåer och den ekonomiska ersättningen är kopplade till kommunala beslut. Kommunens krav presenteras i ett förfrågningsunderlag. Alla sökande som uppfyller kommunens krav godkänns som utförare. Sundsvalls kommuns egen hemtjänst är direktkvalificerad och deltar inte i upphandlingen. 1.2 Den upphandlande myndigheten Sundsvalls kommun är en stor arbetsgivare med drygt anställda inom kommunens olika förvaltningar. Äldreomsorgen, som utgör en del av kommunens socialtjänst, sysselsätter cirka 2000 personer. Ungefär 500 av dessa är anställda inom hemtjänst i ordinärt boende. 1.3 Befolkningsunderlag och behovsanalys Sundsvalls kommun har drygt invånare 1. Ungefär 84 procent av befolkningen bor i någon av kommunens tätorter. Resterande 16 procent bor i kommunens glesbygdsområden. Befolkningsmässigt tillhör Sundsvall kategorin större städer. Ytan utgör 3 208,7 km² och med 29,8 invånare per km². Under 2011 har i genomsnitt 1680 kunder haft hemtjänst varje månad enligt SoL. Den totala volymen uppgår idag till cirka hemtjänsttimmar per år. 1 I Sundsvall bor 1 procent av Sveriges befolkning per den (24)

6 Av detta gäller cirka timmar insatser av servicekaraktär. Därutöver har 320 kunder enbart trygghetslarm. Tabell 1: Sammanställning av antalet personer som är år, år respektive 80 år och äldre samt ett kalkylerat behov av hemtjänst under perioden År år Behov av hemtjänst år Behov av hemtjänst (4%) 80>år Behov av hemtjänst (22%) Totalt kalkylerat behov Ca Ca Ca Ca Tabell 1 visar hur åldersfördelningen bland invånarna kommer att förändras. Under 2010-talet kommer antalet yngre äldre (65-79 år) att öka. Mot slutet av decenniet och under 2020-talet ökar gruppen 80 år och äldre. Behovet av hemtjänst bland de yngre äldre beräknas till cirka 4 procent medan det kalkylerade behovet i gruppen 80 år och äldre uppgår till 22 procent. 1.4 Aktörer Med beställare respektive utförare avses: Beställare: Utförare: Socialtjänsten, Sundsvalls kommun som ansvarar för upphandlingen i fortsättningen kallad beställaren. Den sökande som godkänts av beställaren enligt Lag om valfrihet (LOV) i fortsättningen kallad utföraren. 1.5 Beskrivning av tjänsten/tjänsterna som upphandlas Denna upphandling omfattar utförandet av hemtjänst i ordinärt boende enligt socialtjänstlagen (SoL) samt delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser (HSL) till och med undersköterskenivå (se punkt 1.6.1). Insatserna ska utföras mellan kl 7:00 och 22:00. Hemtjänst är samlingsnamnet för alla insatser som beviljas den enskilde i dennes hem och avser personlig omvårdnad och/eller serviceinsatser. Upphandlingen gäller två etableringskategorier: 6(24)

7 A. Omvårdnad och service B. Service En utförare kan ansöka om att bli godkänd som utförare av hemtjänstinsatser enligt LOV som antingen avser kategori A eller kategori B. Tabell 2: Etableringskategorier och insatskategorier efter biståndsbeslut Kategori Insatskategori A: Omvårdnad Personliga insatser, exempelvis personlig omvårdnad, tillsyn, avlösning och mathållning. Praktisk hjälp med städning, tvätt, inköp, och service ärenden, aktivitet, social samvaro och ledsagning. Delegerade hälsooch sjukvårdsinsatser t.o.m. undersköterskenivå. B: Service Praktisk hjälp med städning, tvätt, inköp, ärenden, aktivitet, social samvaro och ledsagning. Upphandlingen gäller inte följande insatskategorier: Trygghetslarm: Beställaren ansvarar för installation, test och drift av trygghetslarm. Beställaren ansvarar också för larm dygnet runt och de åtgärder som följer av larmen. Nattpatrull: Beställaren ansvarar för behov av omvårdnad under kvällar och nätter i form av nattpatruller. Undantag kan göras från denna punkt vid vård i livets slut. Se punkt Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvårdsuppgifter Landstingets primärvård har ansvar för hälso- och sjukvård i hemmet enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Utföraren ska ha sådan kompetens att delegering av enklare hälso- och sjukvårdsuppgifter till och med undersköterskenivå kan ske till utförarens personal. Detta förutsätter att kunden har beviljade omvårdnadsinsatser enligt SoL. Utföraren ska samverka med landstinget beträffande sjukvårdsinsatser för kunden Vård i livets slut En kund ska kunna bo kvar hemma under livets slutskede. För att göra detta möjligt ska utföraren erbjuda en god omvårdnad och ett värdigt omhändertagande. Kundansvarig utförare ges därför möjlighet att utföra insatser vid vård i livets slut mellan kl 22:00 och 7:00. 7(24)

8 Vid dödsfall ska utföraren upprätthålla rutiner så att stor respekt visas såväl den avlidne som närstående. 1.7 Information och val i ett valfrihetssystem Information till enskilda om godkända utförare Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Marknadsföringen ska följa Marknadsföringslagen och får inte vara påträngande eller oetisk. Se Marknadsföringslagen 2008:486 i Svensk författningssamling. Utföraren får inte sprida sitt marknadsföringsmaterial till möjliga kunder via biståndshandläggarna. Biståndshandläggarna ansvarar för en saklig och neutral information om alla de utförare som kunden kan välja mellan. Utföraren har rätt att erbjuda tilläggstjänster. Med tilläggstjänster menas tjänster som har anknytning till vad som beskrivs i detta förfrågningsunderlag. Tilläggstjänsterna ingår inte i biståndsbeslut från socialtjänsten. i åtagandet enligt detta kontrakt. Kunden ska informeras om att tilläggstjänster ska betalas direkt till utföraren och att de inte ingår i hans eller hennes beslut om bistånd. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för kunden. Tilläggstjänster ska faktureras direkt till kunden från utföraren. Tilläggstjänster får inte betalas kontant Kapacitetstak Utförare kan ange ett kapacitetstak. Kapacitetstaket ska anges i timmar per månad, dock minst 150 timmar/månad. Så länge det angivna kapacitetstaket inte är uppnått har utförare inte rätt att avvisa uppdrag. När utförare har nått sitt kapacitetstak ska utförare meddela detta till beställaren. Om det uppstår ett utökat behov hos befintliga kunder är utföraren skyldig att verkställa beviljade insatser även om kapacitetstaket nåtts. Om utföraren vill ändra sitt kapacitetstak ska detta göras via e-avrop till beställaren Ickevalsalternativ Nya kunder som inte själva gör ett aktivt val av utförare, kommer att tilldelas utförare. Denna tilldelning kommer att ske via turordning inom respektive nyckelkodsområde. 8(24)

9 Utförare som vill vara ickevalsalternativ anger det i ansökan. Förändring kan göras via e-avrop Geografisk indelning Som stöd för den geografiska indelningen används den nyckelkodsindelning (NYKO) som tillämpas inom kommuninvånarregistret. En utförare får välja en eller flera nyckelkodsområden för sin verksamhet. Möjlighet finns att förändra antal valda områden. Om utföraren vill utöka sitt geografiska område ska detta göras via e-avrop till beställaren. Tabell 3: Personer som den 31 december 2011 är 65 år och äldre fördelat per nyckelkodsområde (NYKO) Kommundelar NYKO Antal Sundsvalls tätort Alnö Sättna Njurunda tätort Njurunda glesbygd Matfors Stöde Indal-Liden Kartor över nyckelkodsindelning i Sundsvall Om biståndsbeslut - myndighetsutövning Efter ansökan från kund utreder biståndshandläggare kundens behov och fattar beslut enligt socialtjänstlagen. Biståndshandläggare gör därefter en beställning på de insatser som beviljats hos den utförare som kunden valt. I beslut till kund och i beställning till utförare anges en beräknad total utförartid per månad. Den beräknade tiden per månad som utföraren får beställning på är den tid som det maximalt utgår ersättning för. I undantagsfall och i samverkan med beställare kan ersättning därutöver utbetalas. Biståndshandläggare följer regelbundet och systematiskt upp beviljat bistånd. Detta görs även vid förändrat behov av hjälp God man/förvaltare Utföraren och personal hos utföraren ska inte ta på sig uppdrag som god man eller förvaltare för kund som utföraren har uppdrag hos. 9(24)

10 1.7.7 Rutiner för val och omval När kunden har valt en ny utförare ska biståndshandläggaren meddela den ursprungliga utföraren. Detta ska ske omgående via gällande verksamhetssystem och ska bekräftas skriftligen i systemet. Kunden kan göra sitt val skriftlig eller muntligt. Kunden behöver inte uppge anledning till sitt omval. Om en kund vill byta utförare ska tillträdande utförare börja sitt uppdrag senast två veckor från beställningen. Avlämnande utförare ska senast en vecka innan byte av utförare överlämna nödvändig information och dokumentation efter medgivande från kunden. 1.8 Godkännande och kontraktsskrivning Grundläggande krav på utförare: Utförare ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området. Nyetablerade företag och företag under bildande ska kunna visa bolagsregistreringsbevis eller registrering för enskild firma vid kontraktstecknande. Utförare ska ha F-skattsedel. Nyetablerade företag och företag under bildande ska vid kontraktstecknande vara registrerade för lagstadgade skatter och avgifter. Utförare ska bifoga giltig ansvarsförsäkring. Utförare ska teckna kollektivavtal med facklig organisation alternativt tillämpa likvärdiga villkor. Se punkt Administrativa krav 2.1 Frågor om upphandlingen Upphandlingen genomförs enligt LOV. Upphandlingen har ingen given sluttid utan pågår så länge förfrågningsunderlaget finns tillgängligt på Det betyder att intresserade utförare löpande kan anmäla sitt intresse. Utförare som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget och som inte uteslutits enligt 7 kap LOV godkänns. Utförare kan efter beslut om godkännande teckna kontrakt med beställaren. Beställaren garanterar dock inga uppdrag till godkända utförare. 10(24)

11 Vid tveksamhet kring förutsättningarna i förfrågningsunderlaget ska utföraren begära förtydligande genom att ställa en fråga via beställarens annons på för att beställaren ska kunna delge samtliga registrerade intressenter, uppgifter enligt likabehandlingsprincipen. Sökanden respektive beställaren ansvarar för bevakning och hämtning av eventuella frågor och svar, förtydliganden, uppdateringar gällande upphandlingen och dess underlag. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från Alla frågor och svar publiceras i upphandlingens annons i e-avrop. Klicka på länken nedan för mer information om funktionen frågor och svar: Kontaktpersoner Upplysningar kan i övrigt lämnas av följande personer: LOV-handläggare: Leif Yngvesson Håkan Littzell Telefon: E-post: lovhandlaggning@sundsvall.se Upphandlare: Anna Magnusson Telefon: E-post: anna.magnusson@sundsvall.se 2.2 Förutsättningar för ansökans inlämning Ansökan lämnas i elektroniskt format. Ansökan görs via beställarens upphandlingssystem e-avrop på Ett inlämningsbevis genereras av systemet då ansökan lämnas in. Inlämningsbeviset ska kunna uppvisas på begäran och vara underskrivet av behörig företrädare. Om ansökan inte kan lämnas enligt ovan var god kontakta beställaren. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: 11(24)

12 2.2.1 Handläggningstid och ansökans giltighet Normal handläggningstid av ansökan är 4 till 6 veckor. Ansökan är bindande under handläggningstiden Utredning och bedömning av ansökan Innan beställaren godkänner en utförare kallas utföraren till samtal och genomgång av ansökan Beslut och kontrakt Alla som ansöker får ett beslut. En godkänd utförare kommer att få ett kontrakt att underteckna. Kontraktet är giltigt först när både beställare och utförare har skrivit under. Sökande som inte blivit godkända har rätt att lämna in en ny ansökan efter nödvändig komplettering Uteslutning av sökande Beställaren har rätt att utesluta sökande. Vilka omständigheter som tillåter uteslutning anges i 7 kap LOV. Sökande utförare som vill överklaga ett beslut kan ansöka om rättelse hos Förvaltningsrätten i Härnösand. Ansökan om rättelse ska ha kommit till Förvaltningsrätten inom tre veckor från det att underrättelse om beslut lämnats. 2.3 Offentlighet och sekretess Handlingar hos socialnämnden omfattas av offentlighetsprincipen vilket innebär att de flesta handlingar som kommit in till nämnden är offentliga. För att en uppgift i en handling ska kunna omfattas av sekretess krävs stöd i offentlighets- och sekretesslagen. 2.4 Allmänhetens rätt till insyn Utföraren är skyldig att snarast lämna information om sin verksamhet när kommunen begär det. Detta för att allmänheten ska ges möjlighet till insyn i verksamheten. Både kommunens begäran och informationen från utföraren ska vara skriftlig. 2.5 Lagar, förordningar och föreskrifter Utförare är skyldig att vara väl förtrogen med och följa de lagar, förordningar och föreskrifter som är tillämpliga inom hemtjänsten. Det handlar bland annat om socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagen och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten ska även bedrivas i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. 12(24)

13 3 Krav på utföraren Utföraren ska ha adekvata försäkringar för: Fel eller försummelse i tjänsten. Olycka förorsakad av personal hos utföraren. Försäkringsbeloppet kan maximalt uppgå till 10 Mkr. Utföraren ska försäkra sig om att all personal som utför uppgifter inom hemtjänstuppdraget iakttar den tystnadsplikt och anmälningsplikt som gäller enligt socialtjänstlagens bestämmelser för enskild verksamhet. Utföraren ska följa svensk lagstiftning och i tillämpliga delar beställarens rutiner och riktlinjer enligt socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen. 3.1 Personal Arbetsgivaransvar Utföraren ska inom sitt ansvarsområde uppfylla sitt arbetsgivaransvar. Som arbetsgivare har utföraren ansvar att följa gällande lagar, avtal och föreskrifter. Svensk arbetsrättslagstiftning ska följas i de fall utföraren har anställd personal. Om utföraren inte har tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension tecknas och avtalas för anställd personal. Detta ska motsvara gällande kollektivavtal. Inom Sundsvalls kommun tillämpas rätt till heltid, varför övriga utförare rekommenderas att göra detsamma. Personalen ska arbeta utifrån nationell värdegrund (SoL), ett arbetssätt som ger kunden ett värdigt liv och välbefinnande. Värdegrunden handlar bland annat om inflytande, delaktighet, ett respektfullt bemötande och omtanke. En person som är ägare eller delägare av ett enskilt företag som är godkänt enligt LOV kan på grund av konkurrensskäl inte samtidigt vara anställd inom socialtjänsten. 13(24)

14 3.2 Meddelarfrihet Utförarens personal ska ha samma yttrande- och meddelarfrihet som kommunanställda har. Utföraren har samma efterforskningsförbud som kommunala arbetsgivare. 3.3 Krav på IT-system Utförare ska använda de verksamhetssystem som beställaren har beslutat om. Verksamhetssystemet tillhandahålls av beställaren. 3.4 Kompetenskrav Krav på verksamhetsansvarig Kategori A: Omsorg och service Utföraren ska ha en verksamhetsansvarig. Den verksamhetsansvarige ska ha dokumenterad relevant högskoleutbildning såsom socionom, sjuksköterska, beteendevetare eller annan jämförbar utbildning. Alternativt ska den verksamhetsansvarige ha minst tre års praktisk erfarenhet av heltidsarbete inom omsorgsverksamhet. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste sex åren räknat från ansökningsåret och bakåt. Till ansökan ska bifogas en av två personer vidimerad meritförteckning som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet för den verksamhetsansvarige enligt ovan. Kategori B: Service Utföraren ska ha en verksamhetsansvarig. Den verksamhetsansvarige ska ha dokumenterad erfarenhet av arbete med servicetjänster. För både kategori A och B gäller att utföraren har personal med datorvana för att självständigt kunna hantera det informationsflöde som kan vara aktuellt via internet, e-post samt information och dokumentation i beställarens verksamhetssystem Kompetens och erfarenhet hos personal Den personal som utför arbetsuppgifterna ska ha tillräcklig kompetens och dokumenterad erfarenhet för uppdraget. Utföraren ska arbeta aktivt med fortbildning av personalen. Det handlar bland annat om äldre och funktionshindrades förutsättningar för ett självständigt liv, bemötandet i vården och omsorgen och personalens kompetens. Utföraren ska därför se till att personalen får kontinuerlig utbildning, handledning och arbetsledning i det vardagliga arbetet. 14(24)

15 Personalen ska behärska det svenska språket såväl muntligt som skriftligt för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga, legala företrädare samt för att kunna förstå instruktioner kopplade till verksamheten. Språkkunskaperna ska vara tillräckliga för att kunna uppfylla dokumentationsskyldigheten. 3.5 Underleverantör Utföraren ska omgående underrätta kommunen under avtalstiden om utföraren använder underleverantör. Underrättelsen ska ske skriftligen. Utföraren ska uppge namn och organisationsnummer på alla sina underleverantörer. Utföraren är ansvarig för underleverantörer i alla led så som för sig själv. Underleverantörer förväntas uppfylla samma krav och villkor som utförare. Utföraren ska vid anlitande av underleverantör eller vid byte av underleverantör även informera berörd kund om detta. 3.6 Kvalitetsledningssystem Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet (3 kap 3 SoL). För att kunna säkra och utveckla kvaliteten systematiskt och fortlöpande ska det finnas ett kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Beställaren har ett kvalitetsledningssystem. Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem för sin verksamhet som överensstämmer och harmonierar med beställarens. Ledningssystemet ska vara anpassat till verksamhetens inriktning och omfattning (3 kap 1 och 4 kap 1 SOSFS 2011:9). 3.7 Miljöaspekter Sundsvalls kommun är en miljökommun och medlem i Sveriges Ekokommuner. Vi vill därför att utförare följer kommunens miljöpolicy. Kommunens miljöpolicy 4 Krav på utförandet 4.1 Grundläggande krav Utföraren ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagen, lag om fackliga förtroendemäns ställning på arbetsplatsen och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Kommunen ska ha full insyn i verksamheten för tillsyn, uppföljning och utvärdering på individ- och verksamhetsnivå. 15(24)

16 4.2 Mål och kvalitetskrav Utföraren ska verka för att kunden upplever trygghet, delaktighet och inflytande. En kund ska kunna välja, ha möjlighet att påverka och bestämma i enlighet med 5 kap 4 SoL. Denna anger att omsorgen ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund) Hantering av synpunkter och klagomål Utföraren har ansvar för klagomåls- och synpunktshantering. Utföraren ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet enligt 5 kap 3 SOSFS 2011:9. Föreskrifterna och de allmänna råden ställer krav på att den som bedriver verksamheten ska ha system för att ta emot klagomål och synpunkter från en vid krets Hantering av händelser enligt lex Sarah och lex Maria Utföraren ska ansvara för att händelser enligt lex Sarah (SOSFS 2011:5, 14 kap SoL) och lex Maria hanteras omgående i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Utföraren ska rapportera avvikelse som rör hälso- och sjukvårdsuppgift till ansvarig vårdcentral via blankett till vårdcentralens avvikelserapporteringssystem Samarbete och samverkan Utföraren ska ha en öppen och nära samverkan med beställaren samt delta i de möten och träffar som beställaren anordnar för utförare. Om kunden ger sitt samtycke ska utföraren samverka med anhöriga, närstående eller andra, för kunden viktiga personer, god man, andra eventuella utförare, landstinget/primärvården och andra samhällsfunktioner. I uppdraget ingår att utföraren ska vara kunden behjälplig med externa kontakter, exempelvis med sjukvård eller färdtjänst samt delta vid vårdplaneringar vid behov. Kostnader som härrör till detta samarbete och samverkan ingår i utförarens ersättning Dokumentation och genomförandeplan Utföraren ska se till att dokumentation utförs enligt socialtjänstlagen samt socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter rörande dokumentation (SOSFS 2006:5). Utföraren ansvarar för att handlingar som rör kundens personliga förhållanden förvaras så att den som är obehörig inte får tillgång till dem. Utföraren ska se till att samtliga journalhandlingar och dokumentation överlämnas till beställaren för arkivering när en kund flyttar utanför kommunen, ärendet avslutas eller när kund avlider. 16(24)

17 En genomförandeplan ska upprättas tillsammans med kunden och/eller dennes legala företrädare med biståndsbeslutet som grund. Kunden ska vara med och påverka innehållet i genomförandeplanen. Genomförandeplanen ska bland annat visa målet för insatsen, hur och när beviljade insatser ska utföras samt när genomförandeplanen ska följas upp. Genomförandeplanen ska vara undertecknad av kund eller kundens legala företrädare samt behörig utförare. Planen ska dokumenteras i beställarens verksamhetssystem. För att utföraren ska få ersättning ska genomförandeplanen vara upprättad senast 14 dagar efter det att utföraren mottagit beställning för att ersättning ska utgå. Därutöver ska genomförandet löpande dokumenteras i form av journalanteckningar i beställarens verksamhetssystem. Journalen ska bland annat visa förändrade behov, om det har inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat samt klagomål. 4.3 Övriga krav Beställning och bekräftelse av uppdrag När kunden har fått ett beslut om bistånd och valt utförare kontaktar biståndshandläggaren den utförare som kunden har valt. Biståndshandläggaren gör då en formell beställning i verksamhetssystemet. Beställningar som lämnats vardagar före klockan 12:00 ska bekräftas samma dag, i annat fall närmaste vardag. Utföraren ska kunna påbörja uppdraget inom ett dygn från bekräftelsen. Utföraren ansvarar för att den kund som är i behov av akut utökning av hemtjänstinsatser ska kunna få utökningen samma dag som beställningen görs Informationsskyldighet om förändrat biståndsbehov Utföraren är skyldig att informera beställaren om förändrade behov av insatser. Utföraren ska omgående meddela biståndshandläggare och andra berörda utförare om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller har avlidit. Om en kund vid upprepade tillfällen avstår från att ta emot beviljad hjälp ska biståndshandläggaren kontaktas Samordnad vårdplanering Landstinget och kommunen har gemensamma rutiner för samordning av insatser för enskilda. En kallelse till samordnad vårdplanering sker då nya eller förändrade insatser bedöms bli aktuella efter sjukhusvistelse. När en patient/kund är utskrivningsklar blir ansvarig utförare som inte är beredd att ta emot kunden för insatser i hemmet betalningsansvarig i förhållande 17(24)

18 till landstinget. En patient/kund är utskrivningsklar om den behandlande läkaren bedömer att patienten/kunden inte längre är i behov av vård vid en enhet inom landstingets slutna hälso- och sjukvård. När en kund är utskrivningsklar ska utföraren så fort som möjligt förbereda för kundens hemgång. Innan kundens hemgång ska utförare ha en justerad vårdplan efter en samordnad vårdplanering. Om inte utföraren har ordnat för kundens hemgång efter kallelse blir utföraren betalningsansvarig till landstinget. Detta gäller 5 dagar efter kallelse för utskrivningsklar patient från somatisk vård och 30 dagar inom psykiatrisk vård. Målsättningen är att personer ska vårdas på rätt vårdnivå. Ingen ska med andra ord vara kvar på sjukhuset när de inte behöver detta Oförutsedda behov Utföraren ansvarar för att tillfälliga och oförutsedda behov hos kund som måste tillgodoses åtgärdas omedelbart. Oförutsedda behov kan exempelvis uppstå vid akut sjukdom eller olycksfall. Dessa ska utföras även om en utförare nått ett eventuellt kapacitetstak. Information om ett oförutsett behov ska ges till biståndshandläggare närmast helgfri vardag för att få insatsen godkänd i efterhand Kontaktmannaskap Utföraren ska utse en kontaktman för varje kund. Kontaktmannen ska skaffa sig goda kunskaper om kundens vardagsliv och behov av hemtjänst genom regelbundna kontakter med kund, anhöriga och eventuell god man eller förvaltare. Kunden ska ha möjlighet att påverka valet av kontaktman Rehabiliterande förhållningssätt/arbetssätt Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för dem som bor i ordinärt boende. I hemtjänsten ska den utförande personalen arbeta vardagsrehabiliterande och förebyggande. En del av detta arbete kan vara att motverka social isolering och att kund i möjligaste mån är delaktig i vardagens sysslor och utförandet av insatser Sekretess och tystnadsplikt Utförare ska se till att all personal får information om den tystnadsplikt som gäller enligt SoL. Därefter ska den anställde skriva på en sekretessförbindelse Nyckelhantering Utföraren ska ha skriftliga rutiner för hantering av nycklar till kundernas bostäder. Rutinerna ska omfatta utlämning och återlämning av nyckel med signering. Syftet är att förhindra att nycklar hamnar i orätta händer. 18(24)

19 4.3.9 Tjänstelegitimation Utförarens anställda och underleverantörer ska alltid bära tjänstelegitimation/identifikation så att den är synlig för kund Hantering av kontanta medel Privata medel ska normalt hanteras av kunden eller dennes närstående, god man eller förvaltare. I de fall utföraren hanterar privata medel ska rutiner finnas för detta. I rutinerna ska det finnas skriftliga avtal om hantering av privata medel mellan utföraren och kund eller kundens närstående Lokal kris- och katastroforganisation Beställaren har en lokal kris- och beredskapsplan vid större olyckor eller händelse av katastrofkaraktär. Om planen utlöses ska utförare medverka i den del som avser hemtjänsten. Utföraren ansvarar för att upprätta en kris- och beredskapsplan för den egna verksamheten som stämmer överens med beställarens plan. Beställarens plan erhålls i samband med tecknande av kontrakt. 4.4 Uppföljning och utvärdering Utförare ska Medverka och bistå vid uppföljning och utvärdering av verksamheten. Utföraren ska också bistå med underlag (personallistor, tjänstgöringsscheman, rutiner eller liknande) då beställaren eller tillsynsmyndighet så behöver. Rapportera till nationella och eventuellt regionala och lokala kvalitetsregister. Ha ett uppföljningssystem som är anpassat till verksamhetens art och uppfyller rådande regler och lagstiftning. Om utföraren tar in underleverantör ska utföraren säkra att underleverantörs data och verksamhet är tillgängliga för beställaren och tillsynsmyndighet. Beställaren kommer att följa upp utförare i enlighet med intentionerna i socialstyrelsens föreskrifter t ex SOSFS 2011:9. Detta gäller bland annat systematiskt förbättringsarbete, effektivitet i ledningssystem, hantering av avvikelser och klagomål, samverkan och dokumentation. Vid påkallat behov gör beställaren oanmälda revisionsbesök. Sådana påkallade behov är exempelvis klagomål, avvikelse eller missförhållanden. 19(24)

20 Utvärderingar av verksamheten, gjorda av beställaren eller tillsynsmyndighet, kommer vid behov att ligga till grund för åtgärdsprogram tillsammans med utföraren. 5 Kontrakt 5.1 Allmänna kontraktsvillkor När beställare har godkänt utföraren ska dessa teckna kontrakt. Kontraktet ska vara upprättat i två exemplar varav parterna får var sitt. Kontraktet skickas till utföraren tillsammans med ett beslutsmeddelande och ska skrivas under av utföraren. Kontraktet löper tre år från underskrift Ersättningsmodell Utföraren får ersättning för registrerad utförd tid, dock högst för beviljad tid 2. Registrering ska göras i det kvittenssystem som tillhandahålls av kommunen när sådant finns tillgängligt. Inledningsvis kan det bli nödvändigt med manuell rapportering. Ersättningen inkluderar samtliga kostnader för utföraren och avser pris per utförd timme Bomtid Är kundens frånvaro oplanerad erhåller utföraren ersättning enligt biståndsbeslut för de första 2 dagarna av frånvaron. Vid kunds frånvaro som meddelats till utföraren 2 dagar innan frånvaron, erhåller utföraren ingen ersättning Dubbelbemanning Vid behov kan utföraren få ersättning för dubbelbemanning. Denna bedömning görs i samråd med beställaren Ersättningsnivå Socialnämnden inom Sundsvalls kommun beslutar årligen om ersättningens storlek uttryckt i kronor per timme. Ersättningen är indelad i två kategorier och tre nivåer: Tabell 4: Ersättningsnivåer till utförare Kategori Stad Tätort Landsbygd 2 Tiden hämtas från aktuellt verksamhetssystem. 20(24)

21 A: Omvårdnad och service B: Service Momskompensation med 2 procent tillkommer till privata utförare. Detta avser enbart kategori A oavsett tjänstens innehåll. För Kategori B, Service utgår en lägre ersättning eftersom denna endast utförs vardagar mellan kl 8:00-17:00. Ersättningen är momspliktig varför ingen momskompensation utges. Utföraren har inte rätt att kräva eller acceptera betalning utöver den av kommunen biståndsbedömda insatsen Fakturering Fakturering av utförda tjänster ska ske månadsvis i efterskott mot utförd/ registrerad tid Faktureringsavgift Utföraren får inte kräva faktureringsavgift eller andra icke överenskomna tillägg Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd faktura. Om utförare inte får ersättning i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt gällande räntelag Fakturaadress Faktura skickas till: Sundsvalls kommun Fakturor Sundsvall Avgift till kund Beställaren fastställer avgift till kund och fakturerar kund enligt gällande taxa. Avgiften är samma oavsett utförare Kontraktets uppsägningstid och villkor Vill någon av parterna säga upp kontraktet under kontraktstiden gäller 180 dagars uppsägningstid för båda parter. Beställaren garanterar inte någon volym åt utföraren. Storleken på den ersättning som utföraren får avgörs av biståndsbeslutet, kundernas val och utförarens utförda timmar. 21(24)

22 Beställaren förbehåller sig rätten att förändra villkoren för utförande av insatser inom valfrihetssystemet. Beställaren ska meddela eventuella nya villkor till utföraren skriftligen. Nya villkor träder i kraft vid den tidpunkt som beställaren fastställer. Om utföraren inte accepterar de nya villkoren har denne rätt att säga upp kontraktet från den dag då de nya villkoren träder i kraft. Större förändringar i verksamheten så som byte av verksamhetsledare eller inriktning av verksamheten ska omgående skriftligen rapporteras till beställaren Kontraktsändringar Beställaren har rätt att genom politiska beslut ändra villkoren i de riktlinjer, mål för verksamheten och priser som ska tillämpas enligt detta förfrågningsunderlag Ändrat innehåll i förfrågningsunderlaget innebär att nya kontrakt upprättas för alla utförare, oberoende av kontraktstid. Om utföraren inte accepterar de ändrade villkoren ska utföraren inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är skickat, skriftligt meddela Sundsvalls kommun. Om utföraren inte accepterar de nya villkoren betraktas kontraktet som uppsagt och upphör att gälla efter 90 dagar Sekretess Utföraren ska följa och säkerställa att reglerna i socialtjänstlagen om tystnadsplikt i enskild verksamhet efterlevs. 5.2 Kommersiella villkor Socialnämnden fastställer varje år ersättningens storlek i pris per utförd timme. Samtliga kostnader för uppdragets utförande ingår i ersättningen Dröjsmål med betalning Ersättning utgår enligt gällande räntelag Moms Insatser som utförs av utförare godkända för både omvårdnad och service är inte momspliktiga, och de insatserna momskompenseras med 2%. Insatser som utförs av utförare godkända enbart för service är fullt ut momspliktiga, och kommer inte att momskompenseras. Privata utförares tilläggstjänster som enbart avser service är momspliktiga. 22(24)

23 5.3 Ansvar och villkor för samarbete mellan parterna Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Gällande kontrakt får inte överlåtas till annan fysisk eller juridisk person. I sådant fall ska ny ansökan lämnas in och kontraktet omprövas Försäkringar Utföraren är skyldig att teckna för kontraktsperioden gällande ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar Hävning Hävning av kontrakt till följd av brister i verksamheten beslutas av socialnämnden. Socialnämndens ordförande och vice ordförande har delegation enligt Kommunallagen 6 kap 36 att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att socialnämndens beslut inte kan avvaktas. Vid misstanke om allvarlig brist i verksamheten som kan utgöra fara för kund, får ordförande och vice ordförande besluta att tillfälligt häva kontraktet under pågående utredning. Utförare som planerar att avveckla sin verksamhet är skyldig att meddela beställaren senast sex månader, eller den tid som annars överenskommits, före verksamhetens upphörande. Om verksamheten upphör hävs kontraktet. Övriga skäl som kan leda till hävning av kontrakt: Utförare saknar uppdrag de senaste 12 mån. Utförare följer inte kontrakterade villkor. Utföraren tar ut avgift för verksamheten som omfattas av ersättning inom kundvalssystemet. Utföraren tar ut avgift utöver den avgift som socialnämnden fastställt för uppdraget. Utföraren åsidosätter meddelarfriheten enligt pkt Tvist I första hand ska tvister lösas genom förhandling mellan beställare och utförare. I annat fall ska tvist avgöras i allmän domstol Skadestånd Beställaren har rätt till ersättning för skada: Som uppkommit på grund av utförarens kontraktsbrott. Om skadan är en följd av bristande omsorg om kund. Om utföraren inte visat den yrkesskicklighet som förutsatts gälla för uppdraget. 23(24)

24 Beställaren har även rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som givits till tredje man för skada som förorsakats av utföraren eller dennes personal. 5.4 Kontraktsuppföljning Kontraktet ska följas upp regelbundet: Kontraktsparterna planerar gemensamt regelbundna träffar minst 3 gånger per år. Om behov finns kan någon av kontraktsparterna kalla till gemensamt möte. Syftet med uppföljningarna är att säkerställa att kontraktet följs av båda beställare och utförare samt att lösa och undanröja eventuella risker och funna problem inom kontraktets ram. 5.5 Upphörande av valfrihetssystem Genom ett nytt politiskt beslut kan valfrihetssystemet enlig LOV upphöra i kommunen. Om detta sker kommer de sökande som ännu inte godkänts få besked om att upphandlingen avbrutits. Redan ingångna kontrakt kommer att sägas upp med respektive utförare. Uppsägningstiden är då 180 dagar från meddelandedagen. 24(24)