Plan vid extraordinära händelser

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (2) HANDLÄGGARE Vilmar, Lena Kommunstyrelsen Lena.Vilmar@huddinge.se Plan vid extraordinära händelser Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Plan vid extraordinära händelser enligt bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 3 juli 2013 antas. 2. Den av kommunfullmäktige den 12 september 2011, 169, beslutade planen vid extraordinära händelser enligt bilaga 2 upphävs. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod fastställa en plan för extraordinära händelser. Detta skedde senast i september Planen har nu reviderats utifrån den nya organisationen på kommunstyrelsens förvaltning. Till detta har RC Södertörn genomgående ändrats till Räddningscentral Stockholms län. Under tänkbara hotbilder har en risk tillförts, smittat dricksvatten. Därutöver har justeringar gjorts under inriktningsmål för kommunens krisledningsorganisation. Formuleringen inom minst tre timmar har ändrats till inom högst tre timmar. Inriktningsmålet för när informationsfunktionen ska vara i funktion har ändrats från inom tre timmar till inom en timme. Då det av Plan vid extraordinära händelser framgår vad som gäller för information och övergripande uppgifter har den detaljerade krisinformationsplanen utgått och denna kommer att hanteras fortlöpande inom förvaltningarna. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Lena Vilmar Beredskaps- och säkerhetssamordnare POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (2) Bilagor 1. Plan vid extraordinära händelser. 2. Plan vid extraordinära händelser Plan för ledning, information och psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM), daterad den 30 juni Beslutet delges Samtliga nämnder Södertörns brandförsvarsförbund

3 KS 2013/ Plan vid extraordinära händelser Fastställd av kommunfullmäktige 2013-XX-XX

4 2

5 Innehållsförteckning Sida Inledning 4 Kommunens plan vid extraordinära händelser 4 Varför har vi en planering? 4 Vad är en extraordinär händelse? 4 Kommunens roll i samhällets krisberedskap 4 Geografiskt områdesansvar 5 - Krishanteringsråd 5 Krav på kommunen 6 - Målbild 6 - Inriktningsmål för kommunens krisledningsorganisation 6 Tänkbara hotbilder 7 - Tänkbara risker 7 Nämndernas egen planering för vardagliga kriser 7 Larma 7 Inlarmning 8 - Krisledningsgrupp 8 - Krisledningsnämnd 8 Organisationsmodell kommunal ledning 8 Krisledningens verksamhet 9 Krisledningsnämnd 9 - Beslutsområden 9 - Sammanträden 9 Krisledningsgrupp tillika ledningsgrupp POSOM 9 - Uppgifter 10 - Ledningsplats 10 - Samband, utrustning mm 10 - Åtgärdskalender 10 Operativ ledning 10 - Stödfunktioner 11 - Information 11 - Psykiskt och socialt omhändertagande 12 - Räddningsledning 12 Larmvägar 13 Larmlistor nivåindelning 13 - Nivå Nivå II 14 Utformning av larmlistor 14 Samlingsplatser 14 El- och vattenförsörjning kommunal ledning 15 - Elbortfall 15 - Elförsörjning kommunalhuset 15 - Vattenförsörjning 15 Avslutning och avveckling av krisorganisationen samt utvärdering 15 - Krisledningsnämnd 15 - Organisation 15 3

6 Inledning Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting ska därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Lagen innebär att ett antal uppgifter tillkommit för kommunerna. En skyldighet för kommunen att ta fram risk- och sårbarhetsanalyser har lagfästs. Även kommunernas geografiska områdesansvar för den fredstida krishanteringen har lagreglerats. Kommuner och landsting ska varje mandatperiod fastställa en plan för hur de ska hantera extraordinära händelser. Det ska finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser (krisledningsnämnd). I övrigt tillämpas kommunallagens (1991:900) bestämmelser. Kommunens plan vid extraordinära händelser Denna plan för ledning och information är en del av kommunens handlingsplan för att kunna hantera extraordinära händelser. Övriga nämnder fastställer beredskapsplaner för de egna verksamheterna som ska kunna fortgå. Socialnämnden fastställer plan för POSOM (psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer). Plan för operativ räddningstjänst framgår av Handlingsprogram enligt lag om skydd mot olyckor, fastställd av Direktionen i Södertörns brandförsvarsförbund. Tillsammans beskriver planerna hur kommunen ska bedriva sin krishantering. Varför har vi en planering? En planering krävs för att vi ska kunna klara av en svår situation, vi behöver tänka till i förväg, dokumentera hur vi till exempel larmar och klargöra vem som ska göra vad, ta fram listor över personer att nå i första hand mm. Planen är ett grunddokument för att verksamheten ska kunna starta och reglerar därför få detaljer. Den aktuella situationen måste vara vägledande för den fortsatta verksamheten. Planen kan även användas i begränsad omfattning då kommunens samverkande resurser behöver nyttjas utan att kommunen övergår i särskild organisation. Vad är en extraordinär händelse? Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Med begreppet extraordinär händelse avses händelser av mindre geografisk omfattning, där en kommun eller ett landsting, eller ett par grannkommuner, har drabbats av en kris. Det är händelser som ligger mellan normaltillstånd och höjd beredskap. En extraordinär händelse kan undantagsvis utgöra en svår påfrestning på samhället i fred. Kommunens roll i samhällets krisberedskap Utifrån ansvars-, likhets- och närhetsprinciperna och utifrån strukturen med områdesansvar som tyngdpunkten i krishanteringssystemet, utgör kommunerna grundpelaren i samhällets krishanteringssystem. I samhällets krishanteringssystem är tre principer centrala; ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet under normala 4

7 förhållanden också ska ha motsvarande ansvar vid en kris- eller krigssituation. Exempelvis så betyder det geografiska underifrånperspektivet att kriser i första hand ska hanteras på lägsta ansvariga nivå i samverkan med andra aktörer och att om så krävs kan ansvar flyttas uppåt. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets organisation och lokalisering så långt som möjligt ska överensstämma i fred, kris och krig. Närhetsprincipen innebär att kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Det är svårt att tänka sig en allvarlig kris som inte berör en eller flera kommuner på något sätt. När det gäller krishanteringen, att vidta åtgärder för att hindra eller lindra allvarliga konsekvenser av krisen, så är det naturligtvis den del av samhället som står närmast invånarna i den dagliga tillvaron och som normalt bistår dem med omsorg, säkerhet och välfärd som i första hand kommer att beröras och ställas på prov. Beredskapen mot kriser ska därför utformas i ett underifrånperspektiv. Geografiskt områdesansvar Områdesansvaret innebär att det inom ett geografiskt område ska finnas ett organ som verkar för inriktning, prioritering och samordning av de tvärsektoriella åtgärder som behöver vidtas i en krissituation. Samordning i denna bemärkelse innebär att organet i fråga ska initiera och underlätta den samverkan mellan olika organ som behövs för att tillgängliga resurser ska kunna utnyttjas effektivt vid hanteringen av krisen. Motsvarande samordningsbehov kan också finnas i förberedelseoch planeringsarbetet för att hantera kriser. Områdesansvaret syftar till att utveckla förmågan till tvärsektoriell samordning. Sektorsansvaret upphör aldrig att gälla, så områdesansvaret ska ses som ett stöd till sektorsansvaret när påfrestningar berör flera sektorer eller stora geografiska områden. Områdesansvaret utövas av befintliga besluts- och ledningsorgan på respektive nivå. Det innebär att områdesansvaret på nationell nivå utövas av regeringen, på regional nivå av länsstyrelsen och på lokal nivå av kommunen. Nedan beskrivs de krav som följer av det geografiska områdesansvaret. Den som har områdesansvar ska Ha ett relevant nätverk Ha tagit fram tvärsektoriella risk- och sårbarhetsanalyser Tillsammans med berörda aktörer ha gemensam kunskap om situationen (läget) Ha en kompetent krishanteringsorganisation för att även utöva områdesansvaret Se till att krishanteringsförberedelserna blir enhetliga Kunna informera länsstyrelsen och berörda aktörer Kunna samordna informationen till allmänheten Kunna prioritera resurser vid behov och efter särskilda beslut Verka för ett effektivt resursutnyttjande Områdesansvaret bygger till stor del på att berörda aktörer av egen vilja medverkar till en samordning av krishanteringen i det geografiska området. Krishanteringsråd För att kommunen ska kunna leva upp till sin skyldighet har ett krishanteringsråd bildats på lokal nivå. Rådet består av lokala krisaktörer; statliga myndigheter, landstinget, organisationer och företag med kommundirektören som ordförande. Syftet med rådet är att det vid en allvarlig kris ska finnas en god kunskap om kris- 5

8 aktörernas förberedelser för hantering av extraordinära händelser och ansvaret handlar om att kunna vidta åtgärder för att minska skadeverkningarna i en krissituation. Krav på kommunen Det finns två utgångspunkter för att beskriva kraven på kommunen i samhällets krishanteringssystem. Det första är kommunens egen verksamhet och de mål för verksamheten som kommunfullmäktige fastställt. Det handlar om att fastställa en godtagbar nivå på kommunens olika verksamheter som alltid bör kunna genomföras oavsett krisens karaktär och omfattning. Kommunen har detta ansvar genom speciallagstiftning på en rad olika områden och genom egna åtaganden för kommuninvånarna. Den andra utgångspunkten har att göra med samhällets krishanteringssystem som en helhet, där de olika delarna är beroende av varandra. Det gäller samordning och samverkan mellan kommunen och andra delar av samhället vid kriser. Målbild - Kraven på kommunen i samhällets krishanteringssystem kan sammanfattas enligt följande: Kommunen har god kunskap om risker och sårbarhet, som kan påverka kommunens verksamhet. Konsekvenserna för den egna verksamheten har analyserats. Samtliga nämnder och helägda kommunala bolag ska för varje mandatperiod revidera sina planer för extraordinära händelser och planera för de verksamheter som ska kunna fortgå (kontinuitetsplanering). Kommunen har en planering för hur risker och sårbarhet ska undanröjas eller minskas. Kommunen har också en planering för hur den ska hantera konsekvenserna av en extraordinär händelse. Kommunen har god förmåga att hantera en extraordinär händelse, det vill säga att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa samhällsviktig verksamhet som måste upprättas och att ge invånare och media tillräcklig och korrekt information om händelsen. Kommunen verkar för samordning av all krishantering i det förberedande arbetet och i det akuta skedet, som berörda aktörer inom det geografiska området ansvarar för. Kommunen kan vid behov och om så bedöms lämpligt samordna kontakterna med till exempel länsstyrelsen, centrala myndigheter och andra kommuner. Kommunen ska efter begäran kunna bistå grannkommuner och andra närliggande kommuner med hjälp vid hanteringen av en extraordinär händelse. Kommunen ska medverka i lokal kristidsverksamhet (t ex ransonering). Kommunen ska vidta de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap. Inriktningsmål för kommunens krisledningsorganisation: Krisledningsnämndens ordförande och krisledningsgrupp ska ha förmåga till samordning och beslut inom högst tre timmar från larm. Kommunens krisledningsgrupp ska vara i funktion inom högst tre timmar efter larm. Krisledningsnämnden ska kunna samlas inom 24 timmar. Kommunens informationsfunktion ska vara i funktion inom en timme. Kommunens växel ska kunna öppnas och bemannas inom två timmar efter larm. Utbildning/övning av krisledningsnämnden eller delar av denna samt den centrala krisledningsgruppen ska genomföras två gånger varje mandatperiod. 6

9 Övriga nämnder tar själva fram mål för utbildning/övning. Tänkbara hotbilder vad kan leda till en extraordinär händelse i Huddinge Kommunen har en skyldighet att planera för extraordinära händelser. I varje nämnds verksamhetsansvar ligger ett ansvar för att företa någon form av risk- och sårbarhetsanalys som visar risken för att en extraordinär händelse ska inträffa eller drabba nämndens verksamhetsområde. Analyserna utgör ett viktigt underlag för den kontinuitetsplanering nämnderna tar fram för de verksamheter som ska fortgå vid en sådan händelse. När vi bedömer en risk väger vi samman sannolikheten för att en händelse ska inträffa och de konsekvenser för samhället det inträffade får. Konsekvenserna delas in i tre grupper, konsekvenser för människors liv och hälsa, konsekvenser för miljön samt konsekvenser för egendom. Tänkbara risker Störning av elförsörjning Störning av fjärrvärmeförsörjning Störning av vattenförsörjning Smittat dricksvatten Störning i elektroniska kommunikationer Spridning av nukleära ämnen Spridning av biologiska ämnen (smitta) Översvämning Störning i transportsystem Spridning av kemiska ämnen Storbrand Våld Trafikolycka (väg) Nämndernas egen planering för vardagliga kriser Enligt 6 kap. 7 kommunallagen gäller att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Varje nämnd ska utarbeta en egen plan för att hantera och leda kriser inom det egna verksamhetsområdet. LARMA! I de situationer som kan uppstå då händelser betraktas som extraordinära händelser, kommer sannolikt larm till kommunen på gängse larmvägar: SOS-centralen, räddningstjänsten och/eller polisen. Om någon typ av krisläge inträffar är det viktigt att individer i organisationen reagerar snabbt så att krisledningsarbetet kan komma igång. Alla medarbetare i Huddinge kommun har ansvar att signalera till sin chef om något allvarligt utöver det vanliga inträffar. Vid behov kontaktar chefen i sin tur sin chef osv. I tabellen nedan beskrivs hur larmningen går till. 7

10 Vid akut larm t ex olycka (då liv och/eller egendom är i allvarlig fara) - ring Informera därefter din närmaste chef som i sin tur informerar din förvaltningschef. Om du vill larma om något utan att ringa larmnumret 112 larma din närmaste chef som då övertar ansvaret. Om din närmaste chef inte nås, larma nästa chef. Chefen larmar då i förekommande fall t ex polis eller räddningstjänst och informerar den egna förvaltningschefen. RING 112 närmaste chef egen förvaltningschef Förvaltningschefen informerar övrig organisation och vidtar nödvändiga åtgärder. INLARMNING Krisledningsgrupp Räddningscentral Stockholms län (RC) kallar på begäran av ordinarie ledamot i krisledningsgruppen in denna. Krisledningsgruppen består av förvaltningscheferna, biträdande kommundirektör samt kommunikations-, personal-, ekonomi- och planeringschef. Kommunens ledningsgrupp är densamma i vardag som i kris. Den som begär att krisledningsgruppen kallas in ska till Räddningscentral Stockholms län ange plats och tid. Krisledningsnämnd Räddningscentral Stockholms län kallar på begäran av krisledningsnämnden ordförande, 1:e vice ordförande eller 2:e vice ordförande in nämnden. Krisledningsnämnden är densamma som kommunstyrelsen. Den som begär att krisledningsnämnden kallas in ska till RC ange plats och tid. ORGANISATIONSMODELL KOMMUNAL LEDNING Kommunfullmäktige Krisledningsnämnd KRISLEDNINGSGRUPP TILL- LIKA LEDNINGSGRUPP PO- KRISLEDNINGSGRUPP SOM Kommundirektören TILLIKA LEDNINGSGRUPP (ordförande) POSOM Kommundirektören (ordförande)..... OPERATIV LEDNING Stödfunktioner Information POSOM Räddningsledning Kanslichef IT-chef Kommunikationschef Socialchef Räddningschef/Samverkansperson 8

11 KRISLEDNINGENS VERKSAMHET KRISLEDNINGSNÄMND Ordföranden i krisledningsnämnden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. Fullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om fullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Krisledningsnämndens beslutsområden: Besluta i frågor som kräver särskilt höga kostnader, får andra konsekvenser eller innebär att viktiga samhällsfunktioner störs, väsentliga miljövärden förstörs eller betydande enskilda intressen skadas. Besluta att tillfälligt avbryta verksamhet som berörs av en händelse. Besluta om evakuering och inkvartering av boende/arbetande i av händelse berörda bostadsområden, vård- och omsorgsboenden och andra lokaler. I samråd med leverantörer av el, fjärrvärme och vatten besluta om avstängning av eller prioritering av försörjning till skilda abonnenter. Besluta att bistå andra kommuner och landsting som drabbats av extraordinär händelse. Besluta att söka hjälp från andra kommuner och landsting. Besluta att lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild som drabbats av händelsen. Krisledningsnämndens verksamhet framgår av reglemente. Krisledningsnämndens sammanträden Sammanträdena genomförs i lämplig lokal i anslutning till krisledningsplatsen, i första hand B-salen i kommunalhuset (reservkraft finns där). KRISLEDNINGSGRUPP - TILLIKA LEDNINGSGRUPP POSOM Krisledningsgruppens uppgifter Övergripande leda samt samordna insatser av tillgängliga resurser samt vidta de åtgärder som behövs så att resurser kan ställas till de operativa enheternas förfogande. Organisera och ansvara för ett effektivt samband mellan ledningens olika ansvarsområden samt till berörda verksamheter och samverkansorgan. Informera internt och externt inkl. länsstyrelsen. 9

12 Besluta om att öppna upplysningscentral (förstärka resurserna för att svara på allmänhetens frågor). Regelbundet uppdatera lägesinformation/rapporter. Framlägga beslutsunderlag/förslag till krisledningsnämnden. Verkställa krisledningsnämndens beslut. Vara förbindelselänk mellan krisledningsnämnden och de operativa enheterna. Ansvara för uppföljning av vidtagna åtgärder. Beredskapssamordnaren upprättar på kommundirektörens uppdrag samband med berörda externa aktörer. Till krisledningsgruppen knyts administrativ personal efter behov (genom kanslichefen). Funktioner i krisledningsgrupp och operativa verksamhetsgrenar är i vissa fall identiska för att minska byråkrati och öka informationshastigheten. Arbetet leds av kommundirektören (ordförande). Som stöd för uppstart finns checklista, starthjälp, dagordning ledningsgenomgång. Krisledningsgruppens ledningsplats Ledningsplatsen är i första hand A-salen i kommunalhuset (reservkraft finns). Övriga tänkbara lokaler är sammanträdesrum på tekniska nämndhuset (ej reservkraft) eller lokal i Lindvreten (reservkraft finns). Då A-salen iordningställs kan inledande möte hållas i Valhall eller B-salen. Samband, utrustning mm För att upprätta samband och kommunikation med berörda krisaktörer har A- och B-salen förberetts med interna anknytningar för fast telefoni och fax. Även direkttelefoner finns liksom möjlighet till flera datauppkopplingar. Till Räddningscentral Stockholms län finns två direkttelefoner varav en från A-salen. Om behov uppstår kan kommunens växel hanteras från Huges lokaler. Åtgärdskalender Åtgärdskalender har utarbetats utifrån olika händelser. OPERATIV LEDNING Den operativa ledningen är indelad i fyra huvudansvarsområden ledning med stödfunktioner; administration och service information psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) räddningsledning, leds operativt från Räddningscentral Stockholms län Stödfunktioner Som stöd för ledningen inrättas en kanslifunktion för samordningsuppgifter internt och externt, beredning av ärenden till ledningsgruppen samt administration och dokumentation. Arbetet leds av kanslichefen. Övergripande uppgift, administration Informera/larma berörda på larmlista nivå II. 10

13 Kalla in den administrativa personal som behövs som stöd till krisledningsgruppen och planera för uthållighet. Funktioner som kallas in är beredskapssamordnare samt personal för dagbok, plottrare, filter/telefon in. Sörja för att samordning sker av berörda verksamhetsområden. Bereda ärenden till krisledningsgruppen. Sekreterarfunktion i krisledningsnämnden. Dokumentation (dagbok) och registrering av skrivelser, meddelanden, händelseförlopp och vidtagna åtgärder. Redovisa kostnader utifrån extraordinär händelse på särskilt konto. Vid behov kalla in Frivillig resursgrupp (FRG) genom kontakt med Civilförsvarsföreningens ledning. Som stöd för ledningen behövs intern service. Ansvaret för den allmänna servicen delas mellan kanslichefen, IT-chefen och kommunikationschefen. Ansvarig för att kalla in kanslichef och IT-chef är biträdande kommundirektör. Övergripande uppgift, service Kalla in den personal som behövs för att iordningställa lokaler. Kontorsservice i form av utskrifter, kopiering etc. Transporter och förplägnad till krisledningsgrupp och krisledningsnämnd. Arbetet leds av kanslichefen. Kalla in den personal som behövs för att koppla in telefoner och datorer. Arbetet leds av IT-chefen. Tillse att växeln hålls öppen i den utsträckning som krävs. Kalla in den personal som behövs för att bemanna upplysningscentralen när krisledningsgruppen särskilt beslutat att den ska öppnas. Engagera nödvändiga resurser för språkliga minoriteter (tolk). Arbetet leds av kommunikationschefen. Information Vid en extraordinär händelse gäller speciella regler om vem som uttalar sig till media, allmänhet och andra berörda. Den övergripande bilden av krisen gentemot invånare, politiker och media ges från person i krisledningsgruppen/-nämnden och/eller person som krisledningsgruppen utser. På så sätt tillhandahåller krisledningsgruppen/-nämnden budskap om krisen som sedan kan förmedlas vidare av andra personer i organisationen. Denna vidareförmedling är mycket viktig i en krissituation eftersom beslutsfattandet sker på många nivåer och genom att tillhandahålla så snabb och korrekt information som möjligt underlättas för självständiga ställningstaganden. Arbetet leds av kommunikationschefen. Övergripande uppgift, information Leda och samordna informationsarbetet och anpassa informationsfunktionens arbete utifrån situationen. Sammanfatta bilden av krisen ofta och regelbundet. Första lägesrapport ska kunna ges redan innan krisledningsgruppen är samlad. Identifiera informationsbehov och bestämma huvudbudskapet 11

14 Genomföra riktad information till direkt drabbade och övriga direkt berörda. Genomföra samordnad information till - anställda i Huddinge kommun - media - allmänhet - myndigheter och organisationer. Psykiskt och socialt omhändertagande Vid olyckor och nödlägen har social- och äldreomsorgsförvaltningens ledningsgrupp ansvar för de sociala åtgärderna. Den startar, leder och samordnar det sociala arbetet vid katastrofer och allvarliga händelser i kommunen. Socialtjänstens roll vid dessa händelser är att ha beredskap för psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM). Ansvaret för detta är delegerat från social- och äldreomsorgsförvaltningens ledningsgrupp till Individ- och familjeomsorgens ledningsgrupp. Till POSOM-organisationen kan personer med lämplig kompetens knytas både från andra förvaltningar, landstinget, kyrkan, frivilligorganisationer m fl. En fungerande organisation och tydliga riktlinjer finns inom socialtjänsten. Ledningsansvaret överlämnas till den centrala krisledningsgruppen då den har organiserats. Social- och äldreomsorgsförvaltningens ledningsgrupp och den centrala krisledningsgruppen avgör från fall till fall när detta ska ske. Ledningsgrupp POSOM Uppgifter ledningsgrupp POSOM Upprätta samband med insatsledare (räddningstjänst, polis) Samordna resurser och upprätta kontakter med landstingets PKL-grupp, psykiatri etc. Organisera stödcentra/uppsamlingsplatser Samordna sociala resurser i form av temporärt boende, utspisning, transporter etc. Möjliggöra kommunikation med anhöriga och vid behov tolk Tillse att fältorganisationen får det stöd som behövs under och efter insats Dokumentera Planera för uthållighet Uppgifter POSOM:s fältorganisation Ge psykiskt och socialt omhändertagande vid stödcentra/ uppsamlingsplatser åt drabbade (direkt drabbade, oskadda drabbade, anhöriga, vittnen). Dokumentera Räddningsledning Räddningschefen har det övergripande ansvaret för räddningstjänstens information i samband med räddningstjänstinsatser såsom bränder, explosioner eller trafikolyckor, där människor, egendom eller miljö riskerar att skadas. Under en räddningsinsats är det räddningsledaren som ansvarar för informationen. Södertörns brandförsvarsförbund ansvarar för räddningstjänsten i Huddinge, Botkyrka, Ekerö, Haninge, Nacka, Nykvarn, Nynäshamn, Salem, Södertälje och Tyresö. Den operativa ledningen för räddningstjänsten sker genom Räddningscentral Stockholms län i Vårby. En samverkansperson tillförs krisledningsgruppen. 12

15 Övergripande uppgift för operativ räddningsledning Utföra det operativa arbetet på skadeplatsen. Samverka med polis, ledningsläkare och berörda sjukhus. Hålla krisledningsgruppen informerad om aktuellt läge. Vid utsläpp eller befarat utsläpp av radioaktiva ämnen från en kärnteknisk anläggning ska länsstyrelsen svara för räddningstjänsten. Ansvaret omfattar även varning och information till allmänheten. LARMVÄGAR I de situationer som kan uppstå då händelser betraktas som extraordinära händelser, kommer sannolikt larm till kommunen gängse larmvägar: SOS-centralen, räddningstjänsten och/eller polisen. Observera att larm också kan komma andra vägar, t ex via kommunens egna verksamheter. Larmnivån bedöms av larmmottagaren i kommunen, vilken indikerar den fortsatta larmkedjan. Vid alla larm avseende extraordinär händelse i Huddinge kommun, ska larm ske till berörda angivna på nivå I. Larmlistor för nivå I (nivå 1= Krisledningsgrupp) ska finnas hos räddningstjänst, polis samt länsstyrelse. Varje ansvarig befattningshavare på nivå I bedömer behovet av utökat larm t.ex. till speciell verksamhet eller motsvarande inom sitt ansvarsområde samt ombesörjer att dessa informeras. Krisledningsnämndens ordförande ska alltid informeras. Larmlistor förvaras och à jourhålls inom varje förvaltning enligt varje förvaltnings interna rutiner. Uppdatering ska ske vid behov, men minst 1 gång per år. LARMLISTOR NIVÅINDELNING Nivå I (Krisledningsgrupp) Kommundirektör Biträdande kommundirektör Kommunikationschef Chef social- och äldreomsorgsförvaltning Chef barn- och utbildningsförvaltning Chef miljö- och samhällsbyggnadsförvaltning Chef kultur- och fritidsförvaltning Personalchef Ekonomichef Planeringschef Larmlista nivå 1, förvaras hos Räddningscentral Stockholms län, polis och länsstyrelse. Ordföranden i krisledningsnämnden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Nämnden kan på ordförandens begäran kallas in av Räddningscentral Stockholms län. Larmlista över krisledningsnämndens ledamöter förvaras hos Räddningscentral Stockholms län. 13

16 Berörda på nivå II informeras/larmas av operativ ledning; stödfunktion administration om det inte skett på annat sätt. Nivå II Krisledningsnämndens ordförande Beredskaps- och säkerhetssamordnare Berörda kommunala verksamheter Chefsläkare Karolinska universitetssjukhuset Huddinge Kyrkoherde, Huddinge, Trångsunds, Sankt Mikaels och Flemingsbergs församlingar Ledare, andra trossamfund Vakthavande befäl, Södertörns polisdistrikt VD Huge Fastigheter AB Teleoperatörer Berörda aktörer i krishanteringsrådet Larmlista nivå 2, förvaras hos operativ ledning; ansvarsområde administration samt hos krisledningsgruppen. Utformning av larmlistor Utformningen av larmlistor ska uppfylla kriterierna enkelhet, tydlighet och korrekthet. Larmlistor för Huddinge kommun Larmlista för Huddinge kommun innefattar lista över Krisledningsnämndens ledamöter samt Krisledningsgrupp med ersättare (nivå I). Dessutom finns Larmlista för nivå II med funktion och/eller namn. Lista stöd/resurspersoner, företag (samverkan) mm. Lista samarbetspartners, plan för socialtjänsten vid katastrofer Listan innehåller telefonnummer till sjukvård, församlingar med flera och ligger till grund för uppdatering av socialtjänstens listor genom chef för social- och äldreomsorgsförvaltnings försorg. Ansvar för att à jourhålla larmlistor enligt ovan har kommunstyrelsens förvaltning. Uppdatering ska ske vid behov, men minst en gång per år. Larmmottagare samt personer ingående i larmlista på nivå I samt krisledningsnämnden ordf., 1:e vice samt 2:e vice ordf. ska få uppdaterade listor. SAMLINGSPLATSER Möjligheten till samling för information till berörda, anhöriga samt press beaktas och förbereds i möjligaste mån. Nedanstående förteckning utgör samlingsplatser för angivna ändamål. Berörda/anhöriga Aulan, Huddinge gymnasium Församlingslokaler Klockargården, Flemingsbergs kyrka, Vårby kyrka, Maria kyrka, Segeltorps kyrka Folkets Hus Skollokaler Lokaler inom kultur- och fritidsförvaltningens område 14

17 De förberedelser, av praktisk art, som krävs är möjlighet till någon form av enklare utspisning, plats för enskilt samtal eventuellt också möjlighet till vila. Kommunen har inga samlingsplatser som är försedda med reservkraft. Lista med telefonnummer till kontaktpersoner för samlingsplatser finns. EL- OCH VATTENFÖRSÖRJNING KOMMUNAL LEDNING Elbortfall Vid bortfall av el meddelar Vattenfall Eldistribution AB område och planerad varaktighet till Räddningscentral Stockholms län. Samtidigt lämnas telefonnummer till företagets storstörningsorganisation. Räddningscentral Stockholms län informerar person i krisledningsgruppen. Elförsörjning kommunalhuset I händelse av att normal elförsörjning till kommunalhuset är avbruten finns reservkraftaggregat som klarar att försörja datadriften, telefonväxeln, gamla delen av kommunalhuset samt passersystemet. Den begränsade kapacitet som står till förfogande ska disponeras i enlighet med nedan angivna fördelning. - Ledningsplats - Telefonväxel - Dataanläggning Vattenförsörjning I akut brist på rent vatten, kan försörjning ske genom Stockholm Vatten AB som distribuerar i tankar till tappställe/n. Alternativet är att koka vattnet i minst 5 minuter. Då blir vattnet drickbart. Detta gäller inte om vattnet är förorenat av petroleumprodukter. AVSLUTNING OCH AVVECKLING AV KRISORGANISATIONEN SAMT UTVÄRDERING Krisledningsnämnd Krisledningsnämndens ordförande beslutar att situationen/händelsen inte längre utgör en extraordinär händelse och att nämndens ansvar ska upphöra. Även kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om fullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande kommunfullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen. Organisation Avslutning och därpå följande avveckling av krisorganisationen beslutas av kommundirektören. Kommundirektören initierar omgående att en utvärdering av händelsen och kommunens insatser görs. Utvärderingen ska snarast läggas fram för kommunstyrelsen. 15

18 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 1 (9) HANDLÄGGARE Roger Höglund Roger.hoglund@huddinge.se Kriskommunikationsplan för Huddinge kommun Denna kriskommunikationsplan tydliggör hur Huddinge kommun arbetar med information vid en extraordinär händelse samt större händelser (olyckor, väderstörningar, strömavbrott m.m.) som kan leda till en förtroendekris för Huddinge kommun. Kriskommunikationsplanen omfattar även rutiner för kommunikationen vid kriser som är bestämda att hanteras av respektive fackförvaltning. 1. Grundläggande förutsättningar för en fungerande kriskommunikation Beslut om krisläge För att en kriskommunikationsprocess ska fungera krävs ett tydligt beslut om att en krissituation uppstått. En kris kan inträffa helt plötsligt men kan också växa fram successivt. Bestämning av att krisläge råder utifrån lag om extra ordinära händelser (LEH) 1 fattas av krisledningsnämnden eller dess ordförande. Detta sker sannolikt efter kontakt med kommundirektören eller annan i krisledningsgruppen. De flesta kriser som kan komma att inträffa omfattas inte av LEH. Om krisen har karaktär av större förtroendekris fattas beslut om åtgärder av kommundirektör i samråd med kommunikationschef på kommunstyrelsens förvaltning (KSF) och ansvarig förvaltningschef. Bestämning av att krisläge råder på förvaltningsnivå, d.v.s. när den centrala krisledningsgruppen inte sammankallas fattas av ansvarig förvaltningschef. Om denna kris utvecklas till en förtroendekris för Huddinge kommun, 1 Definition - Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunikationsavdelningen Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

19 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 2 (9) beslutar kommundirektör i samråd med kommunikationschef (KSF) samt förvaltningschef och kommunikationschef/ansvarig på berörd förvaltning om åtgärder. Mandat att agera En krissituation kan vara kaosartad och därför finns en risk för allt för stor restriktivitet med information. När det finns olika syn inom organisationen om information ska spridas eller inte fattas beslut utifrån allmänhetens eller brukarens informationsbehov. Detta förutsätter att kommunikatörerna har mandat att agera snabbt och gå ut med information och att ledningen visar tillit och förståelse för detta. 2. Informationsbehov I en kris är oftast många människor i behov av att göra egna ställningstaganden. Detta föder behov av att få information för att kunna veta hur jag som anställd, förälder, anhörig eller invånare ska agera. Det ligger också i krisens natur att människor känner osäkerhet. Att få information eller att veta att det inte finns någon ny information att få mildrar osäkerheten. Om jag inte får information ökar risken för ryktesspridning. Viktiga grupper att beakta nämns nedan utan inbördes ordning. Berörda: Har direkta och konkreta behov av information om vad de ska göra/inte göra men har också behov av att känna trygghet. Ett behov som vi kan hjälpa till att tillgodose är behovet av att hitta rätt, vem som ansvarar för vad, vem jag vänder mig till, vilka telefonnummer osv. Invånare (inte direkt berörda): Har behov av att känna trygghet i en krissituation samt känna förtroende för kommunens agerande. Anställda: Har direkta och konkreta behov av arbetsrelaterad information men också av att få stöd och hjälp och av att veta att situationen hanteras. Anställda är viktiga vidareinformatörer till brukare och invånare. Politiker. Har behov av information om läget, vilka beslut som fattas på andra nivåer, hur kommunen agerar, förväntat händelseförlopp osv. Politikerna är viktiga vidareinformatörer till brukare och invånare. Myndigheter och organisationer: Har behov av information om läget, vilka beslut som fattas, hur kommunen agerar, förväntat händelseförlopp osv. Har också behov av tydliga ingångar för samverkan med Huddinge kommun.

20 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 3 (9) Media: Har behov av att kommunen är tillgänglig för att ge information och av att kommunen samordnar sig med andra aktörer. 3. Larm- och rapporteringsvägar Om någon typ av krisläge inträffar är det viktigt att individer i organisationen reagerar snabbt så att krisledningsarbetet kan komma igång. Alla medarbetare i Huddinge kommun har ansvar att signalera till sin chef om något allvarligt utöver det vanliga inträffar. Vid behov kontaktar chefen i sin tur sin chef osv. 4. Huddinge kommuns kännetecken i kriskommunikationsarbetet Snabbhet Se tidsinstruktioner i matrisen under rubrik 5. Öppenhet för att ge information som underlag för självständiga ställningstaganden Samarbete för samordning av budskap och informationsinsatser Korrekthet för att spekulationer inte ska leda till felaktiga budskap och ryktesspridning (om informationen är osäker så talar vi om det) Huddinge kommun ska i kommunikationsarbetet tillämpa de principer som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap rekommenderar. Princip Ansvarsprincipen - samma ansvar i krisen som i vardagen Likhetsprincipen samma lokalisering och organisation i krisen som i vardagen Närhetsprincipen krisen ska hanteras där den inträffar Så jobbar vi med kommunikation Den som är ansvarig för en verksamhet är också informationsansvarig. Kommunikatörerna ger stöd. Kommunikatörerna jobbar enligt den ansvarsfördelning som är arbetssättet också i vardagen. Kommunikatörerna ger stöd så nära krisen som möjligt. Yttrandefrihet och meddelarskydd gäller alltid. 5. Svarsrutiner under alla typer av kriser Medietyp 1a info Från larm 2a info Från larm 3e info Från larm Webb 30 min 60 min 120 min Facebook 30 min 60 min 120 min Twitter 30 min 60 min 120 min Massmediekontakt 20 min 60 min 120 min

21 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 4 (9) Speciellt regelverk för vissa kanaler Webb Lägesrapporter. Kommentarsfunktion inaktiveras och besökare hänvisas till digitalt forum. Uppdatering bör ske minst en gång per timme. Facebook Svar på alla frågor inom en timme. Svar på alla inlägg inom två timmar. Vid fler än fem kommentarer på egna inlägg svarar vi direkt. Twitter Svar på alla frågor inom en timme. Massmediekontakter Massmedierna kräver en bekräftelse eller någon form av livstecken från oss som aktör och därför är kravet på snabbhet stort i detta fall. 6. Arbetssätt när den centrala krisledningsgruppen är sammankallad Fas 1 1. Direkt efter larm ringer kommunikationschef (KSF) eller dennes ersättare, PR ansvarig, redaktionschef och marknadskoordinator och bestämmer plats för samtal inom 10 minuter. Platsen är kommunikationschefens rum eller utsett telefonkonferensnummer. 2. Kommunikationschef kontaktar RC för en första rapport. 3. Under mötet eller telefonkonferensen bestäms den information som vi vill eller kan gå ut med. 4. SMS går till infogruppen (kommunikationsansvariga på respektive förvaltning). 5. Inom 30 minuter från larm ska basal information finnas i centrala digitala kanaler. Informationen utgör underlag för en 1:a lägesrapport. Fas 2 1. Kommunikationschefen larmar in samtliga på kommunikationsenheten samt chef Servicecenter. 2. Om en händelse är verksamhetsbaserad går även kallelse till kommunikationschef/ansvarig på den fackförvaltning som är särskilt berörd av krisen. Samling sker i kommunikationschefens (KSF) rum inom en eller senast två timmar från larm. 3. Händelsen analyseras och en uppdaterad lägesrapport tas fram med tydliga instruktioner till Huddinge servicecenter om vad de kan säga till invånarna.

22 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 5 (9) 4. Beslut tas om hur samarbetet ska ske med aktuell förvaltning. 5. Vid detta första möte bestäms roller och ansvar utifrån den framtagna rollfördelningslistan. Se rubrik 8 rollbaserad organisation vid extraordinär händelse. Bemanning av prioriterade kanaler sker också. 6. Avprickning sker också av checklistan första timmen (se flik 3 i krispärm för informatörer). 7. Tidpunkt för nästa möte bestäms. Talesmannaskap vid händelse som inte är direkt relaterad till kommunens verksamhet (områdesbaserad händelse) Kommunikationschef (KSF) svarar för informationsarbetet och talesmannaskapet fram till dess att den centrala krisledningsgruppen samlats, eller fram till dess något annat beslutats av kommundirektören. Informationsarbetet ska baseras på rapporter från räddningsledare, polis eller andra tillförlitliga myndigheter. Talesmannaskap vid händelse som är direkt relaterad till kommunens verksamhet (verksamhetsbaserad händelse) Huvudregeln är att den person som är ansvarig för en kommunal verksamhet också är informationsansvarig. Det är också denne som i första hand uttalar sig för media å kommunens vägnar om den egna verksamheten. Frågan om vem som uttalar sig kan senare komma att bestämmas av den centrala krisledningsgruppen. Talesmannaskapet ska tydliggöras i fackförvaltningarnas kriskommunikationsplaner. Det fortsatta kriskommunikationsarbetet Skriftliga lägesrapporter görs tillgängliga (via e-post och Insidan) inom 30 minuter efter varje genomgång. Identifiera informationsbehov och bestämma huvudbudskapet Kommunikationsansvarig i krisledningsgruppen har som huvuduppgift att analysera och identifiera informationsbehov. Detta sker i samarbete med övriga krisledningsgruppen. Utifrån informationsbehovet bestäms de huvudbudskap och bedömningar vi ska förmedla. Leda och samordna informationsarbetet Kommunikationsansvarig i krisledningsgruppen bestämmer hur de olika rollerna (se rubrik 8 rollbaserad organisation vid extraordinär händelse) ska bemannas, samordnar med externa aktörers informationsansvariga och leder informationsarbetet. Om krisen är både intensiv och drar ut på tiden planerar

23 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 6 (9) kommunikationsansvarig i den centrala krisledningsgruppen för uthålligheten i hela informatörsnätverket, t ex genom att informatörer ersätter varandra på de olika förvaltningarna. Få upplysningen till allmänheten att fungera på ett bra sätt Informationsöverföring till och från Huddinge servicecenter så att de kan svara på frågor, sker genom att enhetschefen för Servicecenter är med på genomgångarna i krisledningsgruppen. Beslut om att förstärka resurserna för att svara på allmänhetens frågor, exempelvis genom en upplysningscentral, fattas i krisledningsgruppen. Om upplysningscentralen öppnar tilldelas en av kommunikatörerna på kommunikationsenheten rollen att att plocka upp budskap som kommer in via telefon och bidrar på så sätt till nulägesanalysen. 7. Arbetssätt när en fackförvaltning är bestämd att hantera en kris Varje fackförvaltning ska utifrån denna kriskommunikationsplan ta fram en förvaltningsspecifik tillämpning för hur informationsarbetet ska organiseras. I en kris där inte den centrala krisledningsgruppen kallas in är det den aktuella fackförvaltningen som leder informationsarbetet om inget annat bestäms av aktuell förvaltningschef eller kommundirektör. KSFs kommunikationsenhet och övriga kommunikatörer är då en stödresurs. För att informationsarbetet ska fungera i praktiken måste följande principer följas: Under den inledande perioden innan en talesperson är utsedd av fackförvaltningens krisledningsgrupp är förvaltningschef eller om denne inte är tillgänglig, kommunikationsansvarig på berörd fackförvaltning talesperson mot media. Samband mellan presskontakten på KSF och kommunikationsansvarig på fackförvaltning upprättas omedelbart och beslut tas om hantering av mediekontakterna. Samband mellan fackförvaltning och KSFs kommunikationsenhet upprättas genom att fackförvaltningen utser en särskild person för detta eller genom att en kommunikatör från KSF deltar i kriskommunikationsarbetet på plats nära den lokala krisledningsgruppen. Så fort som möjligt sätter fackförvaltningen ihop en lägesrapport som kommuniceras via den upprättade kontakten. Målet är att kunna publicera en uppdatering kring nuläget av händelsen inom 30 minuter från

24 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 7 (9) kännedomstidpunkten. Därefter ska uppdaterade lägesrapporter tas fram med passande intervaller. Upplysningscentralen kan även öppnas vid en händelse då den centrala krisledningsgruppen inte samlats men som innebär ett stort tryck på någon förvaltning. Det är då kommundirektören eller den person uppgiften delegerats till som beslutar om att öppna och bemanna upplysningscentralen. Om en kris drar ut på tiden kan fackförvaltningen behöva hjälp med fler kommunikatörer som ger stöd. Detta sker genom samarbete inom ramen för kommunikatörsnätverket. Inledande informationsgång internt då en kris hanteras av en fackförvaltning Person/funktion på fackförvaltningen uppdaterar chef Servicecenter var 30 minut. Chef servicecenter ger instruktion till samhällsvägledare. Chef servicecenter överför information till KSFs kommunikationsenhet. KSFs kommunikationsenhet mediebevakar och håller koll på sociala medier och återkopplar eventuella nyheter eller händelser till person/funktion på förvaltningen.

25 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 8 (9) 8. Rollbaserad organisation vid extraordinär händelse Kriskommunikationsarbetet är rollbaserat inte utifrån personer. En roll kan bemannas med flera personer. Kommunikationsenheten ansvarar för bemanning av roller inklusive ersättare. Listor förvaras på kommunikationsenheten. De olika roller som ska bemannas i ett läge då centrala krisledningsgruppen är samlad är: Roll 1 kommunikationchef (KSF) Bemannar roller, är väl insatt i det aktuella läget, identifierar informationsbehov, bestämmer huvudbudskap, ger råd i beslutsfattandet utifrån informationsaspekten, återrapporterar från informatörsnätverket till krisledningsgruppen. Roll 1 ansvarar även för planering för uthållighet inom kommunikationsområdet. Roll 2 - gör lägesrapporter och samordnar praktiskt informationsarbete Gör lägesrapporter utifrån kommundirektörens genomgångar i krisledningsgruppen. Dessa lägesrapporter görs tillgängliga via e-post och Insidan inom 30 minuter. De ska vara faktabaserade, fokusera på vad som är nytt och vara så detaljerade som möjligt vid till exempel avspärrningar. Roll 2 ansvarar också för kontinuerlig kontakt med representant för Upplysningscentralen och utsedd kommunikatör om vilka frågor som kommer in från allmänheten för eventuella kompletteringar och förtydliganden i nästa lägesrapport. Roll 3 mediejour och mediebevakning Är tillgänglig för media och ger bakgrundsinformation, ger stöd till de som uttalar sig, organiserar ev. presskonferenser och skriver regelbundna lägesrapporter till media. Roll 4 bevakar, uppdaterar och genomför informationsaktiviteter i digitala medier Uppdaterar information på Insidan och externa webben. Bevakar, besvarar och informerar på sociala medier. 9. Kanaler Här beskrivs kort vilka kanaler som kan användas i ett krisläge. Så långt det är möjligt ska samma kanaler användas som i vardagen. De kanaler som markeras med * fungerar helt eller delvis även vid ett omfattande elavbrott.

26 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING BILAGA DATUM DIARIENUMMER 17 juni 2013 KS 2013/ SIDA 9 (9) Snabba kanaler internt Telefon Insidan/Inbiten E-post Sms* Elektroniska nyhetsbrev Lync Informationsblad* Personalmöten* Mer långsamma kanaler internt Chefsmöten * Snabba kanaler externt Etermedier (pressmeddelande, myndighetsmeddelande eller VMA)* Extern webb, en särskild kriswebb kan aktiveras vid behov Sociala medier Receptioner/telefonväxel/Huddinge servicecenter/upplysningscentral* Flygblad (med hjälp av frivilligresursgruppen)* Massmedier* Anslagstavlorna (Klisterprinsen)* Via våra anställda och politiker* Informationsmöten* Frivilligresursgruppen* Föreningar och nätverk (ex. invandrarföreningar)* Mer långsamma kanaler externt Annonsering; Mitt i, City, Metro m.fl.* Mitt i Huddinge/Vårt Huddinge Via våra anställda och politiker*