ÅRSRAPPORT Sociala resursnämnden. Projektledare: Hans Mandl. Beslutad av revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 2009 Sociala resursnämnden Projektledare: Hans Mandl Beslutad av revisorskollegiet ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning Verksamhetsmål NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL Verksamhetsmål, uppföljning och måluppfyllelse Nämndens kommentar: s bedömning Verksamhetsmål Måluppföljning Måluppfyllelse NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Nämndens reviderade och fördelade internbudget Investeringsbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Fördelat resultat Nämndens kommentar s iakttagelser Balansräkning Maskiner och inventarier Fordringar Kortfristiga skulder s bedömning Ekonomisk styrning Resultaträkning Balansräkning INTERNKONTROLL Internkontrollplan Genomförd internkontroll s bedömning PERSONAL Nyckeltal Personalpolitiska frågor...18 ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 2 av 28

3 6.3 s bedömning FÖRELÄGGANDE FRÅN MYNDIGHETER UPPFÖLJNING AV TIDIGARE REVISIONSÅRS GRANSKNINGAR IT-system Ifacts ANDRA GRANSKNINGAR UNDER INNEVARANDE REVISIONSÅR SOM BERÖR NÄMNDEN Löpande granskning Fördjupade granskningsprojekt Samverkan när det gäller barn med psyko-/sociala problem Hemlöshet Introduktion för flyktingar och nyanlända VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG Nyckeltal vård och omsorg Mål för verksamhetsåret Måluppfyllelse nämnden s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH FAMILJ Nyckeltal Mål för verksamhetsåret Måluppfyllelse nämndens s noteringar och granskningar VERKSAMHETSOMRÅDE GEMENSAM SERVICE Mål för verksamhetsåret Måluppfyllelse nämndens s noteringar och granskningar...28 ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 3 av 28

4 Beskrivning årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt. 1 Sammanfattande bedömning Sociala resursnämnden redovisade vid årsbokslutet ett utfall: (i parentes anges kommunbidraget 2009 för resp område) för verksamheten individ och familj ett överskott av 15,8 mkr (158 mkr) för verksamheten vård och omsorg ett överskott av 6,3 mkr (752 mkr) och för gemensam service ett underskott av 4,3 mkr (13 mkr) Vid delårsbokslut 2 prognostiserade förvaltningen ett totalt helårsöverskott av 3,5 mkr. Verksamhetsmål, måluppföljning, måluppfyllelse: Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen, måluppföljningen och måluppfyllelsen bedöms vara inte helt tillräcklig. De lokala målen är visserligen kopplade till kommunfullmäktiges prioriterade mål och utförligt dokumenterade dock saknas i flera fall ett tidsperspektiv för effektmålen. Vissa av effektmålen eller de operativa målen är dessutom inte mätbara. Allt detta påverkar också måluppföljningen och måluppfyllelsen. Ekonomisk styrning. resultaträkning, balansräkning: Nämndens ekonomiska styrning bedöms huvudsakligen vara tillräcklig. Granskningen av balans- och resultaträkningen föranleder ingen anmärkning. Periodiseringar kan med rimligt säkerhet anses vara huvudsakligen korrekta och den analytiska granskningen uppvisar inga oförklarade avvikelser. Rapporterna är upprättade enligt riktlinjerna och ekonomin följs up minst en gång per tertial. Intern kontrollplan, genomförd internkontroll: Både nämndens interna kontrollplan och genomförandet bedöms vara inte helt tillräcklig. Dels saknas det en föregående dokumenterad riskanalys till planen, dels borde det även anges vilka befattningshavare som utför kontrollen för att säkerställa att granskaren kan anses som ojävig. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 4 av 28

5 Personalpolitik: Nämndens åtgärder inom personalområdet bedöms huvudsakligen vara tillräcklig. Personalstatistikens indikatorer utvecklas i rätt riktning och en mångfaldsplan fastställdes av sociala resursnämnden Nämndens/SDF:s uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Sociala Resursförvaltningen ansvarar fr o m den 1 juli 2008 för kommunövergripande verksamheter inom individ- och familjeomsorg, vård och omsorg, samt inom det brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet i Malmö. Den har också ansvaret för samordning och utveckling av det brottsförebyggande arbetet, kvinnofridsprogrammet och volontärverksamheten. 2.2 Rättslig ram Socialtjänstlagen (2001:453) Skollag (1985:1100) Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade LVM Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 5 av 28

6 2.3 Organisation Förvaltningen styrs av Sociala resursnämnden som består av 7 ordinarie ledamöter och 7 ersättare. Ordförande för Sociala resursnämnden är Katrin Stjernfeldt-Jammeh (S) och vice ordförande är Peter Österlin (M). Sociala resursförvaltningen består av tre avdelningar som bygger på vilken målgrupp respektive verksamhet i huvudsak riktar sig till: Avdelningen Barn och Familj omfattar verksamhet som i huvudsak riktar sig till barn och unga och deras familjer. Avdelningen Vuxna omfattar verksamhet som i huvudsak riktar sig till vuxna med missbruksproblematik och/eller psykiatrisk problematik. Avdelningen Personer med funktionshinder omfattar verksamhet inom huvudsakligen LSS och vård och omsorg. Anmärkning: Organisationsschemat enligt ovan gällde under Fr o m är Annelie Larsson ny förvaltningschef. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 6 av 28

7 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Ansvaret för Kommunens rehabiliteringsavdelning (KRA) övergår den 1 januari 2009 till Sociala resursnämnden från stadsdelsfullmäktige Kirseberg. Sociala resursnämnden ansvarar från den 1 januari 2009 för att bygga upp verksamhet för kommunal habilitering för vuxna i Malmö stad. Sociala resursnämnden övertar ansvar för implementering av utredningsverktyget BBiC (Barns behov i Centrum) från 1 januari Boende för missbrukare i underhållsbehandling beräknas starta under första halvåret Etablering av boendet sker i enlighet med Handlingsplanen för vård och behandling av etablerade missbrukare. Stödboende med 15 platser för personer med dubbeldiagnoser (psykisk sjukdom och missbruk av alkohol och/eller narkotika) beräknas starta under andra halvåret Under andra halvåret 2009 planeras ytterligare ett lägenhetsboende för hemlösa tas i drift i Malmö. Boendet vänder sig framförallt till hemlösa missbrukare och består av ett antal lägenheter för andrahandsuthyrning. Nybyggnationen av 24 mindre hus för genomgångsboende för nyanlända flyktingfamiljer på Mosippan beräknas vara genomförd vid utgången av april månad. En gemensam öppenvårdsmottagning för missbrukare planeras kunna starta under första halvåret Mottagningen är dels en sammanslagning av redan befintliga verksamheter, Alinea och Avenbokens öppenvårdsmottagning och dels en utökning av öppenvården. I enlighet med Malmö stads handlingsprogram vid våld mot kvinnor och barn, kommer samverkan mellan myndigheter att ytterligare utvecklas inom projekt Karin/resurs och kompetenenscenter. Förvaltningen ska i samarbete med Stadskontorets avdelning för Säkerhet-och Beredskap, före utgången av mars månad ha genomfört en Risk-och Sårbarhetsanalys(RSA) för verksamheten i enlighet med Kommunstyrelsens direktiv. Förvaltningens organisation ska fortsatt utvecklas under året med fokus på att stärka förutsättningarna att synliggöra kompetens, samordna, öka kvalitet och uppnå synergieffekter i verksamheterna. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 7 av 28

8 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål God ekonomisk hushållning I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt Verksamhetsmål Av budgetdokumentet för Malmö stad 2009 framgår, liksom tidigare år, att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. För vart och ett av dessa områden har kommunfullmäktige fastställt inriktingsmål och målindikatorer Område Inriktningsmål Målindikatorer Arbete och tillväxt Barns och ungdomars livsvillkor Trygghet, delaktighet och demokrati Integration och minskade klyftor Arbetslösheten ska ned på en nivå som motsvarar full sysselsättning De kommunala arbetsmarknadsinsatserna ska vara individinriktade och leda till självförsörjning Alla barn vars föräldrar så önskar ska ha tillgång till en förskola av god kvalitet Alla elever ska gå ut skolan med fullständiga betyg Alla elever ska känna sig trygga och trivas i sin skola Alla elever ska fullfölja sin gymnasieutbildning Alla äldre ska känna sig säkra på att kunna få den vård och omsorg de behöver Alla Malmöbor ska känna sig trygga i sin stad Arbetslivet ska anpassas efter alla människors förutsättningar så att ingen behöver försörjningsstöd Alla ska ha en bostad Antalet Malmöbor med arbete ska öka Antalet arbetstillfällen i Malmö ska öka Andelen av deltagarna i de arbetsmarknadspolitiska åtgärderna som går vidare till arbete eller studier och som anser att insatserna har bidragit till detta ska öka. Behovstäckningsgraden inom förskolan ska öka Kvalitetsmätningar ska visa att föräldrarna tycker att deras barns förskola är av god kvalitet Andelen elever som är behöriga till gymnasiets nationella program ska öka Andelen elever som tycker att deras skola är bra ska öka Andelen ungdomar som fullföljer sin gymnasieutbildning inom fyra år ska öka Nöjdheten hos vårdtagarna i vårdboende ska förbättras Trygghetsmätningarna ska visa att fler Malmöbor känner sig trygga Det genomsnittliga antalet hushåll med försörjningsstöd ska minska jämfört med föregående år Antalet hemlösa barn ska minska jämfört med föregående år Antalet nybyggda bostäder ska öka jämfört med föregående år ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 8 av 28

9 Ekologiskt hållbar stad Kultur och fritid Ett föredöme som arbetsgivare Malmö ska vara ledande inom ekologiskt hållbar stadsutveckling Ingen ska skadas eller dödas i trafiken Ekologiska och rättvisemärkta produkter ska vara förstahandsvalet Alla barn och ungdomar ska ha tillgång till meningsfull fritidssysselsättning Andelen med utländsk bakgrund av den kommunala personalen på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen Alla anställda i Malmö stad ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad Energianvändningen per ytenhet i kommunens lokaler ska minska Antalet kollektivtrafikresor inom kommunen ska öka Andelen miljöbilar inom kommunen ska öka Andelen av kommunen inköpta ekologiska och rättvisemärkta produkter ska öka jämfört med föregående år Antalet personer som skadas allvarligt eller dödas i trafiken ska minska Antalet mötesplatser för ungdomar ska öka Antalet bidragsberättigade aktiviteter för barn och ungdomar ska öka Andelen anställda med utländsk bakgrund ska öka på alla nivåer jämfört med föregående år Andelen ofrivilligt deltidsanställda ska minska jämfört med föregående år Löneskillnaderna mellan likvärdiga yrken ska minska jämfört med föregående år I samband med delårsbokslut 1 skulle vissa av kommunfullmäktiges mål följas upp och målindikatorerna rapporteras till kommunstyrelsen. Stadskontoret missade i sitt inrapporteringsformulär (excel-ark) den nybildade sociala resursnämnden. Efter medgivande underhand från stadskontoret befriades förvaltningen tillfälligt från skyldigheten att rapportera målindikatorerna. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 9 av 28

10 3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål 3.1 Verksamhetsmål, uppföljning och måluppfyllelse Sociala resursnämnden skriver i sin Internbudget 2009 att de av kommunfullmäktiges kommunövergripande mål för 2009 bara kan påverka följande: Alla äldre ska känna sig säkra på att kunna få den vård och omsorg de behöver Alla Malmöbor ska känna sig trygga i sin stad Alla ska ha en bostad Malmö ska vara ledande inom ekologiskt hållbar stadsutveckling Ekologiska och rättvisemärkta produkter ska vara förstahandsvalet Alla barn och ungdomar ska ha tillgång till meningsfull fritidssysselsättning Andelen med utländsk bakgrund av den kommunala personalen på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen Alla anställda i Malmö stad ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad Uppföljningen av dessa under året kommer att ske kontinuerlig. Graden av måluppfyllelse kommer att redovisas enligt givna direktiv, främst i samband med delårsrapport och årsanalys. Egna lokala verksamhetsmål redovisas i en bilaga till delårsrapporten, Verksamhetens avstämning mot uppsatta mål i internbudgeten 2009, och behandlas under respektive verksamhet Nämndens kommentar: Vid delårsbokslut 2 redovisar sociala resursförvaltningen sin målavstämning mot vissa av Malmö stads kommungemensamma inriktningsmål, nämligen de fetstilade i föregående tabell. Sociala resursnämnden anser sig inte direkt kunna påverka de övriga inriktningsmålen. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 10 av 28

11 3.2 s bedömning Verksamhetsmål Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara inte helt tillräcklig. De lokala målen är visserligen kopplade till kommunfullmäktiges prioriterade mål och utförligt dokumenterade dock saknas i flera fall en tidsperspektiv för effektmålen. Vissa av effektmålen eller de operativa målen är dessutom inte mätbara Måluppföljning Nämndens uppföljning avseende måluppföljningen bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att måluppföljningen under året sker alltför sällan Måluppfyllelse Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig. Orsaken till detta ligger huvudsakligen i den tidigare nämnda problematiken med målens tidssättning och mätbarhet. 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2006 Utfall 2007 Utfall 2008 Budget 2009 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 11 av 28

12 4.2 Nämndens reviderade och fördelade internbudget Tabell: Budget, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Vård/ omsorg Fritid/ kultur Individ/ familjeomsorg Arbetsmarkn åtg Gem service Totalt Resursfördelade medel KF/KS 0 SDF Anslagsfinansierade medel KF/KS Anmärkning: Bindande ramar är endast siffror i fetstil. Det bör noteras att beträffande anslagsfinansierade medel är den uttalade avsikten att stadsdelen ska stå för vissa kommungemensamma funktioner. 4.3 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, tkr Ram respektive utfall/år Ram Utfall Källa: Blankett till stadskontoret 4.4 Ekonomisk styrning Enligt kommungemensamma direktiv ska kommunbidraget, kostnaderna och intäkterna periodiseras så att det avspeglar verksamheten under hela året. Sociala resursnämnden periodiserar sina kostnader/intäkter månadsvis och per kostnadsställe i de flesta fall med tolftedelar av årsbudgeten. Även kommunbidraget periodiseras därefter med tolftedelar. Uppföljningen sker kontinuerlig genom controllern i samarbete med budgetansvarig eller annan personal. En mera formell avstämning som även presenteras för nämnden sker i överensstämmelse med de kommungemensamma anvisningarna vid utfallsprognos 1 och 2, delårsbokslut 1 och 2 samt i samband med årsbokslutet. På grund av tidsbrist skedde vid tillfället för delårsbokslut 2 ingen fullgod periodisering av kommunbidraget. Detta resulterade i onormalt stora över/underskott i utfallet för enskilda månader. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 12 av 28

13 4.5 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell: Resultaträkning, tkr Helårsbudget Utfall Helårsprognos Verksamhetens intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Generella statsbidrag 0 0 Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Extraordinära kostnader/ intäkter Årets resultat ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 13 av 28

14 4.6 Fördelat resultat Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl skolbarnomsorg Individ/ familjeomsorg Vård/ omsorg Fritid/ kultur Arbets markn åtg Gem service Totalt Resursfördelade medel Kommunbidrag 0 helår Utfall 0 Prognos helår 0 Anslagsfinansierade medel Kommunbidrag helår Utfall helår Prognos helår Nämndens kommentar s iakttagelser 4.7 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid Maskiner och inventarier Utfall (tkr)/år Kontot Maskiner och inventarier uppvisar en avvikelse av kr mot anläggningsregistret. En anläggning blev av misstag dubbelregistrerad i anläggningsregistret. När felet upptäcktes var redovisningen redan stängd för årsbokslut. Felet kommer att rättas under februari Det finns dessutom differenser inom anläggningsregistret, mellan olika anläggningstyper, i storleksordningen 200 tkr. En genomgång av hela anläggningsregistret med hänsyn till klassificering av anläggningstyper kommer att göras under februari-mars ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 14 av 28

15 4.7.2 Fordringar Utfall (tkr)/år Vid granskningstillfället upptäcktes två felperiodiserade leverantörsfakturor på kontot Förutbetalda kostnader. Fakturorna avsåg december 2009 men var konterade på januari Det samman lagda värdet var ca 138 tkr, men bara en av fakturorna var resultatpåverkande och det till ett mindre belopp, nämligen 860 kr. Den analytiska granskningen visade en ökning av fordringarna av 91% mot föregående år. 38 mkr av denna ökning består av en fordran mot staten för ensamkommande flyktingbarn Kortfristiga skulder Utfall (tkr)/år Bland övriga kortfristiga skulderna finns en outredd lönefordran av kr. Utredningen sker på lönekontoret. 4.8 s bedömning Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms huvudsakligen vara tillräcklig. Fullmäktige beslutar om anvisningar för internbudget och budgetuppföljning, samtliga rapporter är upprättade enligt riktlinjerna och ekonomin följs upp minst en gång per tertial Resultaträkning Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Sociala resursnämndens resultaträkning har granskats och bedömts och föranleder ingen anmärkning. Periodiseringen av intäkter/kostnader kan med rimligt säkerhet anses vara huvudsakligen korrekta och den analytiska granskningen uppvisar inga oförklarade avvikelser Balansräkning Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning på balansdagen. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Sociala resursnämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Värderingen och klassificeringen av tillgångar och skulder har i allt väsentligt skett enligt god redovisningssed och i enlighet med kommunens anvisningar. I de fall tilläggsupplysningar har behövts har sådana lämnats. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 15 av 28

16 5 Internkontroll 5.1 Internkontrollplan Granskningsområde / kontrollmoment Granskning av rutiner för säkerställande av att kommunens arbetsplatser präglas av jämställdhet och mångfald Finns dokumenterade rutiner? Hur fungerar rutinerna? Följs rutinerna? Behöver rutinerna utvecklas? Är dessa rutiner kända och används de i praktiken? Granskning av rutiner för inköp av böcker och säkerställande av att dessa görs från leverantörer med vilka kommunen har ramavtal Granskning av säkerställande av uppföljning i miljöledningsarbetet Kontroll av uppföljningen av de miljörelaterade åtaganden som verksamheterna har gjort Investeringar - Raindance Granskning av att reglerna för redovisning av anläggningstillgångar följs Handkassor - Raindance Granskning av redovisade hand- kassor att rutinen används för rätt sorts kostnader dvs där inga andra möjligheter finns eller har används i ett speciellt syfte Kostnadsfördelningslistor - PRIMAS löner Granskning av att cheferna kontroller dem och meddelar berörd controller för rättning/styrning i PRIMA Nämndsbeslut Uppföljning av att sociala resursnämndens - och myndighetsutskottets beslut verkställs Granskningsmetod Följa upp implementering av mångfaldsplan Stickprovskontroller av inköp Under året kommer förvaltningen att arbeta med att ta fram sitt miljöledningssystem Stickprovskontroller med fokus på att gränsdragning mellan investering och drift följs Stickprovskontroller Stickprovskontroller Genomgång av fattade beslut Rapportering till / när Förvaltningschef / under året senast i oktober Administrativ chef / under året Nämnden / under året Administrativ chef / under hösten Administrativ chef / under året Administrativ chef / under året Förvaltningschef / under året ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 16 av 28

17 Delegationsbeslut Uppföljning av att fattade delegationsbeslut anmäls till Sociala resursnämnden Ärendeskrivning-/kännedom Genomgång av ärendenas färdighet då de inkommer, detta vad avser tydliga attsatser, flödet med samverkansprocessen, skrivna i DocuLive Kontroll av ersättning till förtroendevald för förlorad arbetsförtjänst (enligt beslut av arvodeskommittén) Att lämnade inkomstuppgifter är korrekta samt att den förtroendevalda har vidkänts inkomstavdrag eller inkomstförlust i samband med att ersättning utgått Posthantering och diarieföring Kontroll av att handlingar hanteras rätt Rehabprocessen Är gällande rutiner är kända? Följs gällande rutiner? Arbetsrätt Är HR-konsult alltid inkopplad i disciplinärenden? Lönetillägg Vilka policys och rutiner finns när det gäller lönetillägg? Chefsrekrytering Att HR-konsult alltid medverkar vid chefsrekrytering Genomgång av delegationsprotokoll Genomgång av inkomna ärenden Stickprovskontroller Stickprovskontroller Uppföljning i Adato Stickprovskontroller Genomgång av lönefiler och dialog med chefer i samband med framtagande policys och rutiner Utvärdering av chefsrekryteringsprocess i samband med ny ledningsorganisation Förvaltningschef / under året Administrativ chef / under året Administrativ chef / under året Administrativ chef / under året Administrativ chef / 1 gång per år med start i september Administrativ chef / under året Administrativ chef / i samband med lönerevisionen Förvaltningschef / 1 gång i september 5.2 Genomförd internkontroll En Uppföljning av intern kontroll 2009 fastställdes i sociala resursnämnden. Vissa bristfälligheter konstaterades i samband med investeringar (inköp av datorer) och även vid posthanteringen/diarieföringen. I uppföljningen ges även åtgärdsförslag för de observerade svagheterna. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 17 av 28

18 5.3 s bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att det saknades en föregående dokumenterad riskanalys till planen. Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Genomförandet, granskningsresultat och åtgärdsförslag är visserligen utförligt dokumenterad dock borde även anges vilka befattningshavare som utför kontrollen för att säkerställa att granskaren kan anses som ojävig. 6 Personal 6.1 Nyckeltal Tabell: Personalstatistik Utfall 2006 Utfall 2007 Utfall 2008 Utfall 2009 Antal anställda omräknade till heltid (1) Kvinnor, andel i % (2) - 78,1 Personal med utländsk bakgr, andel i % (3) 19,7 20,7 Total sjukfrånvaro i % (4) 4,2 4,3 Källor: 1) Stadskontoret PRIMA. 2) Personalnyckeltal Komink. Endast månadsanställda 3) Stadskontoret PRIMA. Bearbetat av SCB. Endast månadsanställda 4) Komin, Frånvaronyckeltal, Tabell 13 omräknad till procent. Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering 6.2 Personalpolitiska frågor Följande indikatorer används vid bedömning av nämndens personalpolitik: nämnden vidtar åtgärder för att främja integration på personalområdet nämnden vidtar åtgärder mot sjukfrånvaron nämnden vidtar åtgärder för att främja jämställdhet/mångfald ledningen har kontroll över att medarbetarsamtal hålls regelbundet 6.3 s bedömning Nämndens åtgärder inom personalområdet bedöms huvudsakligen vara tillräcklig. Personalstatistikens indikatorer utvecklas i rätt riktning. En mångfaldsplan fastställdes av sociala resursnämnden På sin hemsida, under mångfald och jämställdhetsarbete, hänvisar man på ett större antal dokument från stadskontoret, mm som behandlar området. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 18 av 28

19 7 Föreläggande från myndigheter Under detta avsnitt noterar vi lagakraftvunna domar som har gått mot nämnden, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren för stadsdelsfullmäktige men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter. Vi tar inte ha med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt driven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall tillsynsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som huvudman. Vid utgången av kalenderåret fanns följande noteringar: Kritik från länsstyrelsen, i samband med tillsynsbesök hos Kommunens rehabiliteringsavdelning (KRA) beträffande: avsaknad av dokumentation under genomförandet avseende den enskildes möjlighet till självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Förvaltningen har svarat den 3 februari 2010; bl a kommer det att sammanställas riktlinjer över hur journalanteckningar ska se ut. Verksamheten har också påbörjat en översyn av sina akter, m m. Förelägganden: från kammarrätten i Stockholm till tillståndsenheten avseende obehörig undertecknande (i strid mot förvaltningens delegationsordning) av överklagande gällande beslut från lotteriinspektionen från arbetsmiljöverket avseende brister i den fysiska miljön på Husie hörna (daglig verksamhet). Båda anmärkningar/problem är numera lösta. Beslut i förvaltningsdomstol: Sex ärenden beträffande inhibition el prövningstillstånd i länsrätten Två ärenden i kammarrätten ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 19 av 28

20 8 Uppföljning av tidigare revisionsårs granskningar 8.1 IT-system Ifacts 2008 års uppföljning av tidigare genomförda granskningar av Malmö stads IT-säkerhet har genomförts som en granskning av, i vilken utsträckning stadens IT-system inventerats, klassats och därefter riskanalyserats. Inventering, klassning och riskanalys av IT-systemen sker med hjälp av stödsystemet Ifacts och ansvaret ligger på den nämnd/förvaltning som är systemägare. Klassning och riskanalys genomförs och godkänns av systemförvaltaren. Systemägaren fattar beslut om åtgärder till följd av riskanalysen ska/kan genomföras. Vid revisionskontorets kontroll i Ifacts fanns inom sociala resursnämnden direkta ansvarsområde två IT-system: Alkt, serveringstilstånd Bokningssystem för boende (hemlös) Ansvarig systemägare är sociala resursnämnden. Inga av systemen är färdiginventerade och ingen systemförvaltare är utsedd. Enligt informationssäkerhetschefen bör samtliga system vara färdiginventerade senast Riskanalysen ska vara genomförd senast för att kunna användas i rapporteringen intern kontroll till kommunstyrelsen. 9 Andra granskningar under innevarande revisionsår som berör nämnden 9.1 Löpande granskning Utöver granskningen i samband med delårsrapporterna genomförs s.k. löpande granskning. Revisorskollegiet väljer något område som granskas inom alla nämnder och styrelsen. Därutöver sker naturligtvis den sedvanliga granskningen av årsbokslutet. Under 2009 kommer den löpande granskningen att integreras med granskningen av delårsboksluten. Detta innebär att utöver sedvanlig granskning skall följande områden granskas vid samtliga nämnder och styrelsen: ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 20 av 28

21 Barnkonventionen - Hur säkerställes att Barnkonvention Handledning för politiker och tjänstemän följs i samband med beredningar av ärenden? Beträffande beaktandet av barnkonventionen i alla sina ärenden medgav förvaltningen att det från början fanns vissa brister. Sedan dess har förvaltningens ledningsgrupp dock utarbetad en ny handledning för Ärendeberedning hos Sociala resursförvaltningen Regler och anvisningar där beredningsansvaret klargörs:. I beredningsansvaret ingår även att beakta lagstiftning som kan beröra ärendet som handläggs. Om ärendet berör barn ska även FN:s barnkonvention vara en del i beredningen av ärendet.. Resor i tjänsten - Hur tillämpas policyn och hur sker uppföljningen? Malmö stads Resepolicy, godkänd av KF den 14/ ( 213 bih 152), beaktas alltid. Sociala resursnämnden har för närvarande ingen egen resepolicy. En sådan är dock under utarbetande och förväntas kommer under våren Resebestämmelser finns också i personalhandboken. Ramavtal för resor följs alltid. Dokumenterade rutiner saknas och eventuella uppföljningar görs i samband med attesteringen och enligt attestinstruktionen. Sociala resursnämnden/förvaltningen hade under första halvåret 2009 totala rese-, hotell och logi- och parkeringskostnader av ca 490 tkr. Följs rutinerna för kundfordringar? Under första halvåret 2009 hade sociala resursnämnden en total extern fakturering av ca 18 mkr, varav vid granskningstillfället under septembermånad ca 98% var reglerade. Avstämningen av kundreskontran sker en gång per månad och förvaltningen upplever inga större problem med osäkra fordringar. Vid påminnelse- och inkassoärenden tillämpas de kommungemensamma avgifter av 50:- resp 160:- kronor. Hittills under 2009 hade förvaltningen bara 1 inkassoärende. Uppföljning av 2008 års granskning av avstämningar Enligt Ernst & Youngs revisionsrapport Granskning av avstämningsrutiner i redovisningen fick sociala resursnämnden inga anmärkningar. Förvaltningen var vid granskningstillfället ganska nystartad och redovisningsrutinerna under utveckling. I dagsläget återstår väl fortfarande en del arbete främst med dokumentationen av rutinerna. Vid intervjun av nyckelpersonerna och granskningen av tertialboksluten noterades inga brister. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 21 av 28

22 9.2 Fördjupade granskningsprojekt Samverkan när det gäller barn med psyko-/sociala problem Revisorerna har granskat Insatser för barn med psyko-/social problem. Syftet med granskningen var att ge svar på följande revisionsfrågor : Är styrningen och uppföljningen ändamålsenlig? Hur sker samverkan? Hur överförs goda exempel mellan de ansvariga nämnderna? Vilka elevstödjande resurser finns? Granskningen visade på att det inte fanns någon övergripande dokumenterad strategi för det elevvårdande arbetet och att stadsdelsfullmäktiges ledning, styrning och uppföljning kan förbättras. Läraren har i skolan det primära ansvaret för sina elevers psyko-/sociala problem. Till sin hjälp har läraren olika arbetsgrupper, team, inom stadsdelen. De centrala resursteamen upplevs generellt som en bra resurs, men kötiden till detta team upplevs generellt som för lång. Majoriteten av de intervjuade ansåg att det var svårt att samverka med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken. Granskningen visade på att det i stadsdelarna fanns en bred flora av förebyggande aktiviteter Hemlöshet har granskat hur hemlöshetsarbetet bedrivs såväl kommunövergripande som i fem utvalda stadsdelar,. Den stora nettoinflyttningen och det låga bostadsbyggandet är främsta anledningen till att problemen med hemlöshet är så omfattande och det finns inget som tyder på att problemen kommer att minska under kommande år. Att ökningen av antalet hemlösa avstannat beror på att ett omfattande arbete sker och att ekonomiska resurser i allt större omfattning avsatts för bl a utbyggnad av olika boendeformer. Sociala resursförvaltningen ansvarar för samordning av de kommungemensamma insatserna mot hemlöshet i Malmö. Sociala resursförvaltningen presenterar i en färsk rapport en mängd olika åtgärder och insatser som genomförts senaste året. Genomgående var stadsdelarna kritiska i mindre eller större omfattning till hur informationen från sociala resursförvaltningen till stadsdelarna fungerade. Några stadsdelar framförde att den utbyggnad av olika boendeformer som skett inte motsvarat stadsdelarnas behov. De menade att om sociala resursförvaltningen fört en bättre dialog och lyssnat mer på stadsdelarna om vilka behov som fanns så hade också utbyggnaden av nya platser för hemlösa blivit mer effektiv. Sociala resursförvaltningen delar inte uppfattningen att det finns brister i informationen utan menar att problem funnits under lång tid och beror på svårigheterna ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 22 av 28

23 för fastighetskontoret att få fram mark och lokaler för socialt boende samt att det är mycket svårt att få hyresvärdar att acceptera personer med missbruk som hyresgäster även i boenden för speciella grupper. anser att åtgärder bör vidtas för att förbättra kommunikationen som annars kan utgöra ett hinder för att åtgärda hemlöshetsproblematiken på ett optimalt sätt. Övriga slutsatser av granskningen var att en översyn av IT-stödet bör ske för att om möjligt göra det enklare att få fram hemlöshetsstatistik, att redovisningen av kostnader för hemlösheten bör förbättras samt att stadsdelarnas tillsyn av andrahandslägenheter bör ses över Introduktion för flyktingar och nyanlända. Granskningen visar att stadsdelsfullmäktige Centrum och Fosie inte i tillräcklig omfattning styr och följer upp introduktionsverksamheten i förhållande till vad kommunstyrelsen angivet. Rapporten lyfter också fram att ansvars- och uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och stadsdelsfullmäktige inte är optimal. Därutöver finns det ett flertal brister i dokumentationen i introduktionsplanerna, hanteringen av sekretessbelagda uppgifter samt att rutinen för överlämnande av ärenden från mottagningsenheten inom sociala resursförvaltningen till Arbets- och integrationscenter inte är ändamålsenlig. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 23 av 28

24 10 Verksamhetsområde vård och omsorg 10.1 Nyckeltal vård och omsorg Tabell: Antal boende/personer och kostnad per år (tkr) Budget 2009 Utfall 2009 LSS-gruppboenden: Antal boende totalt Kostnad per boende och år Externa vårdhem: Antal boende totalt Kostnad per boende och år Personlig assistans enl LASS: Antal personer totalt Kostnad per person och år Daglig verksamhet: Antal personer totalt Kostnad per person och år KRA: Antal personer totalt Kostnad per person och år Källa: Blankett till stadskontoret VoO Mål för verksamhetsåret Inom verksamheten vård och omsorg finns följande inriktningsmål: Alla äldre ska känna sig säkra på att kunna få den vård och omsorg de behöver. Alla ska ha en bostad Alla ska malmöbor ska känna sig trygga i sin stad och följande effektmål: Biståndsbeslut inom daglig verksamhet ska verkställas inom tre månader. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 24 av 28

25 10.3 Måluppfyllelse nämnden Mål nämndens måluppföljning Alla äldre ska känna sig säkra på att kunna få den vård och omsorg de behöver Alla malmöbor ska känna sig trygga i sin stad Nämndens kommentar Under året har Kommunens rehabiliteringsavdelning haft en hög beläggning. Nödvändig upprustning av lokaler samt modernisering av teknisk utrustning har skett under året Uppbyggnaden av Malmö stads habilitering fortlöper enligt plan Fortsatt utveckling av kvinnofridsprogrammet i samverkan med Polisen inom ramen för projekt Karin Genom nämndens satsning på utökning av ungdomstjänsten har kön minskat från 31 till 21 Alla ska ha en bostad Ett stödboende för psykiskt sjuka missbrukare, 15 lägenheter, är inflyttningsklart den 1 februari Hyresavtal avseende lägenhetsboende, 16 lägenheter, för hemlösa är tecknat och boendet är inflyttningsklart 1 februari Persborgs boende och motivationscenter med 6 platser öppnades i maj månad. Biståndsbeslut inom daglig verksamhet Ombyggnaden av Mosippans genomgångsboende är färdigställt enligt plan. Tidplanen för nya LSS-boende är förskjuten av skäl som verksamheten inte kan påverka Under 2009 har 71 personer sökt daglig verksamhet; 612 personer hade det vid årets slut (en minskning mot 2008 med 5 personer). Analys av orsaken pågår s noteringar och granskningar ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 25 av 28

26 11 Verksamhetsområde individ och familj 11.1 Nyckeltal Tabell: Antal platser och bruttokostnad per vårddygn (kr) Budget 2009 Utfall 2009 Enebackens barnhem: Antal platser Beläggning 80% 76% Bruttokostnad per vårddygn Sofia behandlingshem: Antal platser Beläggning 56% 56% Bruttokostnad per vårddygn Avenbokens behandlingshem: Antal platser Beläggning 73% 80% Bruttokostnad per vårddygn Källa: Blankett till stadskontoret VoO Mål för verksamhetsåret Inom verksamheten individ och familjeomsorg finns följande inriktningsmål: Alla Malmöbor ska känna sig trygga i sin stad Alla barn och ungdomar ska ha en meningsfull fritid Alla ska ha en bostad och följande effektmål: Berörd stadsdel ska få information av socialsekreterare på ungdoms- och narkotikaroteln inom 24 timmar efter det att en ungdom misstänks för brott. Fler personer med missbruksproblematik ska ges möjlighet till vård och behandlingsinsatser Alla missbrukare i institutionsbehandling ska uppnå drogfrihet samt kunna hålla sig drogfria Antalet Malmöbor med missbruk som erhåller vård- och behandlingsinsatser med positivt resultat ska öka. Väntetid för nybesök till Maria Malmö ska inte överstiga två veckor och erbjudande om behandling i öppen vård ska erbjudas inom två veckor. De ungdomar som själv tar kontakt med mottagningen på Maria Malmö ska erbjudas ett första informationssamtal samma eller påföljande dag ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 26 av 28

27 Antalet kvinnor och barn som vågar anmäla våld och söka hjälp ska öka Antalet hemlösa barn ska minska jämfört med föregående år Alla restauranger med alkoholserveringstillstånd ska årligen erhålla minst ett tillsynsbesök. Tillsynen ska särskilt inriktas på att servering inte sker till dem som är under 18 år och att servering inte sker till märkbart berusade gäster Måluppfyllelse nämndens. Beträffande uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål se under kap I en bilaga till årsanalysen redovisar förvaltningen en avstämning mot uppsatta egna mål i internbudgeten. Kopplingen mellan inriktningsmålen (kommunfullmäktiges prioriterade mål), effektmålen och de operativa målen beskrivs utförligt. Måluppfyllelsen redovisas för det mesta verbalt utan några indikatorer s noteringar och granskningar På den operativa nivån saknas det oftast ett tidsperspektiv. I vissa fall finns det även en problematik med målens mätbarhet. På grund av detta uppstår även svårigheter att bestämma graden av måluppfyllelse. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 27 av 28

28 12 Verksamhetsområde gemensam service Gemensam service omfattar nämnd och ärendehantering, budget/redovisning, human resources, facility management, EU-arbetet, IT_kommunikation, Säkerhet och beredskap, miljö, mm Mål för verksamhetsåret Inom varje av de ovannämnda områdena finns ett antal specifika mål för verksamheten formulerade. Flertalet av dessa är dock av ganska allmän karaktär och saknar även tidsperspektiv och mätbarhet Måluppfyllelse nämndens. Se under kap s noteringar och granskningar De flesta lokala mål inom gemensam service är av kvalitativ natur och svårt eller omöjligt att mäta. ÅRSRAPP 2009 Socr.doc Sidan 28 av 28