ÅRSRAPPORT Överförmyndarnämnden. Revisorskollegiet Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad ÅRSRAPPORT 2013 Överförmyndarnämnden Revisorskollegiet ÅRSRAPP 2013 ÖFN Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING SAMMANFATTANDE BEDÖMNING NÄMNDENS UPPDRAG Verksamhetsområde Rättslig ram Organisation Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål VERKSAMHETSMÅL, MÅLUPPFÖLJNING OCH MÅLUPPFYLLELSE Mål & uppdrag Måluppföljning Måluppfyllelse s bedömning NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Ekonomisk styrning Resultaträkning Nämndens kommentar s kommentar Balansräkning Fordringar s bedömning INTERN KONTROLL Nämndens interna kontrollplan Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen s bedömning ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 2 av 13

3 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. 1 Sammanfattande bedömning Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka 26 av 27 mål som kommunfullmäktige beslutat. Verksamhetsplanen innehåller både långsiktiga och kortsiktiga mål. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Nämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Nämnden följer upp samtliga beslutade verksamhetsmål i delårsrapport 2 och i samband med årsanalys. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa hur och om ett tillstånd förändrats. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Av Överförmyndarnämndens totalt nio mål återfinns ett mål med svag målluppfyllelse samt fyra mål som inte är helt uppfyllda. Inga förbättringsåtgärder anges för bättre måluppfyllelse Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning är tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Hänsyn har tagits till överförmyndarnämndens storlek och budget som ej motsvarar nämndens lagstadgade kostnader. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Förklaring till budgetavvikelser anges. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning Intern kontroll Överförmyndarnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms som tillräcklig. Totalt omfattar planen 5 kontrollmoment som berör kontroll av verksamheten. En riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen. Dokumenterad riskbedömning saknas för de kontrollmoment som ej togs med i planen. Kontrollplanen anger tydligt vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen och vem som ansvarar för uppföljningen. Överförmyndarens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp och rapporterat tre av fem kontrollmoment per DR 2 och samtliga i samband med årsanalysen. Kontrollmomentens metodik och genomförande är väldokumenterat och åtgärdsförslag anges om kontrollen. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 3 av 13

4 2 Nämndens uppdrag 2.1 Verksamhetsområde Överförmyndarnämnden bedriver myndighetsutövning och står under tillsyn av Länsstyrelsen. Överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Tillsynen utövas främst genom granskning av ställföreträdarnas årliga redovisningar. Samtliga förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap i kommunen står under överförmyndarnämndens tillsyn. Vad gäller förmyndarskapen koncentreras tillsynen dock huvudsakligen till ärenden där: den underårige har tillgångar överstigande åtta basbelopp den underårige äger fast egendom eller bostadsrätt eller del därav den underårige har erhållit tillgångar i samband med arv eller gåva med villkor om särskild överförmyndarkontroll överförmyndarnämndens samtycke krävs enligt lag oavsett tillgångarnas storlek överförmyndarnämnden har beslutat om skärpande föreskrifter Samtliga förmyndarskap i kommunen står under Överförmyndarnämndens tillsyn men ovan uppräknade står under kontrollerad tillsyn. Vidare består överförmyndarnämndens verksamhet av att förordna gode män i de fall detta inte ankommer på tingsrätten. I de fall tingsrätten beslutar ska överförmyndarnämnden rekrytera och föreslå gode män och förvaltare. Det är också nämndens uppgift att vid behov fatta beslut om byte av gode män eller förvaltare. 2.2 Rättslig ram Överförmyndarnämnden ska avgöra ärenden i enlighet med nedan uppräknade lagrum. Föräldrabalken (1949:381) (1995:974) Lag om god man för ensamkommande barn (2005:429) Lagen om tillsyn i vissa fall å oskiftat dödsbo efter medborgare i Danmark, Finland, Island eller Norge (1935:46) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen Förmyndarskapsförordningen 2.3 Organisation Överförmyndarnämnden består av sju ordinarie ledamöter samt sju ersättare. Sociala resursnämnden har från 2013 övertagit ansvar för driften av överförmyndarverksamheten. Överförmyndarnämnden har fortsatt ansvar för de resurser som avser nämndens administration, ledamöternas arvoden samt arvoden till gode man och förvaltare. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 4 av 13

5 2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret Enligt beslut i kommunfullmäktige överfördes det administrativa ansvaret för överförmyndarnämndens förvaltningsorganisation till sociala resursnämnden den 1 januari Innebörden av beslutet är att sociala resursnämnden har ansvar för driften av överförmyndarverksamheten. Överförmyndarnämnden har fortsatt ansvar för de resurser som avser nämndens administration, ledamöternas arvoden samt arvoden till gode man och förvaltare. Det finns behov av samlade kontorslokaler för hela Sociala resursförvaltningen. En lokalgrupp har tillsatts för att ansvara för detta. Under 2013 ska överförmyndarnämnden fortsätta arbetat för att förkorta handläggningstiderna, särskilt vad gäller ansöknings- och bytesärenden samt granskning av årsräkningar. Arbetet med att rekrytera flera nya utomstående ställföreträdare har påbörjats, bland annat har annonsering i City och Metro genomförts 2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I kommunfullmäktiges budget anges följande finansiella mål: För varje enskilt år skall intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet. Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäker hetsfaktorer. Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. De finns angivna i 27 stycken budgetmål. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 5 av 13

6 3 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse 3.1 Mål & uppdrag Internbudget 2013 utgör styrdokument för nämndens målstyrning. Internbudgeten är beslutad av Överförmyndarnämnden. Nämnden har inga tillämpliga uppdrag. Överförmyndarnämndens prioriterade mål inför 2013 är uppdelade i: Kommunfullmäktiges mål (som är tillämpningsbara på överförmyndarnämnden) Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver Övergripande resultatmål Förslag på godman/ förvaltare ska finnas inom 90 dagar i 90 % av ärendena Beslut om entledigande av godman/ förvaltare ska fattas inom 90 dagar efter det att begäran inkommit i 90 % av ärendena 60 % av årsräkningarna ska vara granskade senast den 30 juni det år de inkommit Samtliga årsräkningar ska vara granskade senast den 31 december det år de inkommit Antalet årsräkningar som kräver komplettering/granskas med korrigering ska minska jämfört med föregående år Alla vitesförelägganden avseende årsräkningar skall tas upp senast på överförmyndarnämndens sammanträde i april, om inte särskilda skäl föreligger Mål för 2013 Antalet gode män/förvaltare som har fler än 30 uppdrag ska minska jämfört med nya gode män/förvaltare, utan anknytning till den enskilde genom släktskap eller på annat sätt, ska rekryteras. 3.2 Måluppföljning Överförmyndarnämnden har följt upp samtliga övergripande resultatmål och mål för 2013 i delårsrapport 2 samt följt upp samtliga mål i samband med årsanalysen. Måluppfyllelsegraden tydliggörs avseende samtliga mål och jämförelser görs mot ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 6 av 13

7 3.3 Måluppfyllelse Överförmyndarnämnden har uppnått 2 av 6 resultatmål per av 6 resultatmål är nästan uppnådda då det endast saknas några fåtal procent för att uppnå målen. I årsanalysen anges vakans som en stor orsak till att målen inte är helt uppnådda. Nedanstående mål bedöms som ej uppnått. Alla vitesförelägganden avseende årsräkningar skall tas upp senast på överförmyndarnämndens sammanträde i april, om inte särskilda skäl föreligger. 45 årsräkningar saknades på aprilmötet. Överförmyndarnämnden har uppnått 2 av 2 mål för 2013 per Kommunfullmäktiges mål är inte helt uppnått. Målet avser att förslag på godman/ förvaltare ska finnas inom 90 dagar i 90 % av ärendena. Per var andelen 85 %. För de mål som inte uppnåtts anges orsaker som påverkat utfallet, exempelvis vakant tjänst. Inga förbättringsåtgärder för bättre resultat 2104 anges i uppföljningen. 3.4 s bedömning Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig. Nämndens egna mål är direkt hänförliga till den verksamhet som bedrivs och inte till kommunfullmäktiges mål vilket förklaras av att de inte är tillämpningsbara på en så pass liten nämnd. Revisionen har i bedömningen tagit hänsyn till att nämnden inte kan påverka 26 av 27 mål som kommunfullmäktige beslutat. Verksamhetsplanen innehåller både långsiktiga och kortsiktiga mål. De beslutade målen är realistiska, påverkningsbara och mätbara. Nämndens måluppföljning bedöms som tillräcklig. Nämnden följer upp samtliga beslutade verksamhetsmål i delårsrapport 2 och i samband med årsanalys. Uppföljningen kommenteras tydligt i text och det går att utläsa hur och om ett tillstånd förändrats. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Av Överförmyndarnämndens totalt nio mål återfinns ett mål med svag målluppfyllelse samt fyra mål som inte är helt uppfyllda. Inga förbättringsåtgärder anges för bättre måluppfyllelse ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 7 av 13

8 4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader * ) Finansiella intäkter/kostnader Kommunbidrag Resultat * 0 Källa: Blankett till stadskontoret. *) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. *) 15 Mkr avser byte av redovisningsprincip 4.2 Ekonomisk styrning Riktlinjer för ekonomistyrning som reglerar dels ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning och dels inom stadsdelsförvaltningen är upprättade. I den regleras även ansvar för utarbetande av detaljbudget på olika nivåer inom förvaltningen. En detaljbudget fördelad på kostnadsställenivå görs och periodiseras månadsvis. Denna summeras upp till den periodisering av internbudgeten som stadsdelsfullmäktige fattar beslut om per kvartal (enbart 2013, annars per tertial). Utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys upprättas enligt kommuncentrala riktlinjer. Utfall analyseras i förhållande till budget och verksamhet. Överförmyndarnämnden skall, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut om kommunbidrag och investeringsram, årligen fastställa en internbudget. Överförmyndarnämnden skall i internbudgeten: fastställa en total resultatbudget för nämndens verksamhetsområde fastställa resultatbudget per institution enligt resultaträkning fastställa periodisering av kommunbidraget per tertial fördela investeringsramen mellan institutionerna. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 8 av 13

9 4.3 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Resultaträkning 2013, tkr Resultaträkning, ÖFN 2013 Budget 2013 Utfall 2013 Prognos DR 3 Intäkter 875, , ,00 Totala intäkter 875, , ,00 Personalkostnader , , ,00 Övriga kostnader -30,00-12,07-30,00 Totala kostnader , , ,00 Nettokostnad , , ,00 Kommunbidrag , , ,00 KB & finansiella poster , , ,00 Resultat efter KB & fin poster , ,00 Resultat , , Nämndens kommentar Överförmyndarnämndens enskilt största utgift är kostnaden för godmansarvoden. Förordnade ställföreträdare har enligt lag rätt till skäligt arvode. Även fördelningen av kostnadsansvaret bestäms enligt lag. Detta gör att överförmyndarnämnden har mycket små möjligheter att påverka dessa kostnader. Kostnaderna för godmansarvoden har ökat kraftigt under senare år. Anledning till ökningen är i huvudsak att antalet årsräkningar har ökat mer än beräknat, att kostnaderna för ensamkommande barn ökat samt att Malmö stads andel av de totala arvodeskostnaderna ökade från 55 % 2011 till 60 % Överförmyndarnämnden visar för 2013 ett underskott om tkr. Utöver redan budgeterat underskott om tkr har underskottet ökat till följd av högre arvodeskostnader än uppbokat avseende 2012 års årsräkningar samt uppräkning av tidigare beräknade arvodeskostnader avseende 2013 som en följd av ökat antal ärenden avseende Överförmyndarnämndens intäkter avser återsökta arvodeskostnader för ensamkommande barn. Intäkterna har överstigit budget med tkr. Den huvudsakliga förklaringen till detta är att antalet ärenden avseende ensamkommande barn har ökat mer än förväntat vid budgeteringstillfället. I samband med årsbokslut 2012 ändrades periodisering av arvoden så att kostnaderna bokförs på det år då uppdraget utförs. Detta har medfört att utbetalning av arvoden under 2013 löpande har bokats mot den i förväg uppbokade skulden. Den totala kostnaden för arvoden 2012 uppgår till tkr. Avstämning av uppbokade arvoden i bokslut ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 9 av 13

10 2012, tkr, avseende 2012 års årsräkningar visar därmed ett underskott om tkr. Underskottet har reglerats i resultaträkningen för Kostnaderna för 2013 års årsräkningar, tkr, är en beräkning utifrån antagande om att antalet arvodesgrundande årsräkningar fortsätter att öka med i genomsnitt 4% samt att Malmö stad även fortsättningsvis kommer att betala arvode i ca 50 % av ärendena. Till detta kommer en ökning av prisbasbeloppet med 1 %. Den totala kostnaden är därmed betydligt högre än kommunbidraget. Kommunbidraget ökade med 1,8 % inför Redan vid budgeteringstillfället för 2013 var arvodeskostnaderna underbudgeterade med tkr. Dessa har i samband med bokslutet 2013 räknats upp med ytterligare tkr med beaktande av kostnadsutvecklingen avseende Det slutliga utfallet av kostnader för 2013-års årsräkningar kan först göras till bokslut s kommentar Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimliga. Nämnden bör få en budget som motsvarar lagstadgade kostnader. Statistik/utveckling Kommunbidrag Arvode betalt av kommunen tkr *) Arvode betalt av huvudmannen tkr **) Antal förmyndarskap Antal godmanskap Antal förvaltarskap Totalt antal inskrivna ärenden Antal gode män Antal förvaltare Antal ansökningar ensamkommande barn *) inkl sociala avgifter **) exkl sociala avgifter t o m år Fr o m 2007 inkl sociala avgifter Dubbelt arvode betalt av kommunen på grund av ändrad redovisningsprincip Halverat kommunbidrag på grund av personalens överföring till Sociala resurs ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 10 av 13

11 4.4 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. har vid granskningen av bokslut för 2013 inte funnit några avvikelser eller felaktigheter i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Balansräkningen innehåller inga anläggningstillgångar Fordringar De kortfristiga fordringarna avser upplupna intäkter från Migrationsverket. Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Posten upplupna kostnader har granskats och består till huvuddelen av en uppbokning på tkr avseende upplupna skattefria godmansarvoden enligt den nya redovisningsprincipen. Beräkningen framgår och bedöms som rimlig. Kortfristiga skulder har granskats utan anmärkning. 4.5 s bedömning Nämndens ekonomiska styrning är tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Viss hänsyn tagits har tagits till överförmyndarnämndens storlek. Överförmyndarnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden har beslutat om interna anvisningar för budgetuppföljning. Förklaring till budgetavvikelser anges. Nämndens förklaring till budgetunderskott bedöms som rimliga. Nämnden bör få en budget som motsvarar lagstadgade kostnader. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning bland annat på grund av att avvikelser mellan budget och utfall kan i alla delar nöjaktigt förklaras samt att periodisering av intäkter/kostnader kan med rimlig säkerhet sägas vara korrekt. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 11 av 13

12 5 Intern kontroll 5.1 Nämndens interna kontrollplan Överförmyndarnämnden har gjort en risk-/konsekvensanalys. Nämnden har analyserat och bedömt fyra riskfaktorer som kan påverka verksamheten. Varje granskningsområde har bedömts utifrån en fyrgradig skala och bedömts som ingen åtgärd, uppsikt, tas med i planen och omedelbar åtgärd. Dokumentations saknas för kontrollmoment som ej togs med i planen. Nämnden beslutade i januari om Internkontrollplan för Överförmyndarnämndens internkontrollplan för året omfattar följande fem kontrollmoment varav ett är kommungemensamt: Säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet (Kommungemensamt). Rutiner för förvaltarskapsprövning. Säkerställa användningen av bevakningsfunktionen i ärendehanteringssystemet Wärna. Rutiner för fördjupad granskning Säkerställa att uppföljningar görs av statistik Planen innehåller, förutom ovanstående granskningsområden, även uppgift om kontrollmoment, kontrollansvar, metod, och rapportering. 5.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Nämndens interna kontrollarbete utgår från Sociala resursförvaltningens helhetssyn och styrning. Genomförd intern kontroll rapporteras i ett tydligt dokument där målet med kontrollen, metod, resultat, ställningstagande och förslag till åtgärder går att utläsa. I uppföljningen kan utläsas att det finns en strävan för ett fristående kontrollarbete där granskaren inte kommer från den granskade verksamheten. Överförmyndarnämndens kontrollmoment rapporteras i samband med DR 1, 2, 3 och årsanalys. Av de totalt fem kontrollmomenten rapporteras ett i samband med DR 1, två i samband med DR 2 och samtliga är rapporterade i samband med årsanalysen. Säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet (Kommungemensamt). Kontromomentet påvisar inga brister i rutinen. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 12 av 13

13 Säkerställa användningen av bevakningsfunktionen i ärendehanteringssystemet Wärna. rutinen fungerar relativt bra men förbättringsmöjligheter finns. Åtgärdsförslag anges. Rutiner för fördjupad granskning rutinen fungerar inte fullt ut, åtgärdsförslag anges. Rutiner för förvaltarskapsprövning rutinen fungerar. Säkerställa att uppföljningar görs av statistik rutinen fungerar. s bedömning Överförmyndarnämndens interna kontrollplan 2013 bedöms vara tillräcklig. Totalt omfattar planen 5 kontrollmoment som berör kontroll av verksamheten. En riskanalys för den samlade verksamheten ligger till grund för den interna kontrollplanen. Dokumenterad riskbedömning saknas för de kontrollmoment som ej togs med i planen. Kontrollplanen anger tydligt vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen och vem som ansvarar för uppföljningen. Överförmyndarens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Nämnden har följt upp och rapporterat tre av fem kontrollmoment per DR 2 och samtliga i samband med årsanalysen. Kontrollmomentens metodik och genomförande är väldokumenterat och åtgärdsförslag anges om kontrollen. ÅRSRAPP 2013 ÖFN Sidan 13 av 13