Revisionsrapport. Kalmar kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Kalmar kommun Stefan Wik Cert. kommunal revisor maj månad 2012

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Revisionsfråga Metod 1 2 Iakttagelser Arbetsmiljölagen Föreskrifter Kalmar kommuns värdegrund Ansvar och delegation Den kommungemensamma verksamhetshandboken Det systematiska arbetsmiljöarbetet i praktiken Kommunhälsan Utbildning Barn- och ungdomsnämnden Omsorgsnämnden Servicenämnden Rapportering om arbetsskador Medarbetarenkät 9 3 Revisionell bedömning 10 Kalmar kommun

3 1 Bakgrund Ett systematiskt arbetsmiljöarbete bidrar till bättre arbetsmiljö, färre sjukskrivningar samt en ökad effektivitet och produktivitet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en investering i nuet som samtidigt påverkar arbetsförhållandena på lång sikt. Detta har uppmärksammats i revisorernas riskbedömning. Kommunens revisorer har därför beslutat att granska hur kommunstyrelsen, omsorgsnämnden, barn- och ungdomsnämnden samt servicenämnden arbetar med arbetsmiljöfrågorna. 1.1 Revisionsfråga Revisionsfrågan är: Hur säkerställer kommunstyrelsen och de tre nämnderna att arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån vad lagstiftning och kommunens mål anger? I vårt arbete har följande områden granskats: Hur ser styrningen av arbetsmiljöarbetet ut? (mål, policy, riktlinjer, arbetsmiljöplaner och delegation) Hur stödjer personaldelegationen och personalenheten nämnderna i arbetsmiljöarbetet? Hur uppfattar verksamheterna det centrala stödet? Vilket ansvar har respektive nämnd för arbetsmiljöfrågorna? Hur är organisationen av arbetsmiljöarbetet och integration i verksamheten (samverkansgrupp, arbetsplatsträffar, skyddsombud, verksamhetsplaner, utbildning) utformad? Hur bedrivs det systematiska arbetsmiljöarbetet (riskbedömningar, handlingsplaner, rapportering av tillbud och skada)? Hur är kommunhälsan engagerad i planering och genomförande av arbetsmiljöarbetet? Hur sker uppföljning och rapportering av arbetsmiljöarbetet? 1.2 Metod Vi har tagit del av lagstiftningen inom området och de styrande dokument som kommunen har upprättat. Vi har intervjuat fackliga företrädare och skyddsombud från barn- och ungdomsnämnden, omsorgsnämnden och servicenämnden. På barnoch ungdomsnämnden har vi intervjuat fyra rektorer, planeringssekreterare och den administrative chefen. På omsorgsnämnden har vi intervjuat fyra enhetschefer, en personalsekreterare/personalutvecklare och förvaltningschefen och på servicenämnden har vi intervjuat tre enhetschefer, två personalutvecklare och förvaltningschefen. Inom kommunstyrelsens ansvarsområde har vi intervjuat personalchefen, chefen för kommunhälsan och en skyddsingenjör på kommunhälsan. Kalmar kommun Sida 1 av 11

4 2 Iakttagelser 2.1 Arbetsmiljölagen I arbetsmiljölagen, SFS 1977:1160, finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet: - tekniska - fysiska - arbetsorganisatoriska - sociala - arbetets innehåll 2.2 Föreskrifter Arbetsmiljöverket ger också ut föreskrifter som mer i detalj tar upp de krav och skyldigheter som ställs på arbetsmiljön. 2.3 Kalmar kommuns värdegrund Kalmar kommun har antagit en värdegrund som bland annat omfattar en arbetsmiljöpolicy. Värdegrunden framgår enligt nedan: Kvalitetspolicy Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig. Miljöpolicy Vi arbetar målmedvetet för att nå ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologiskt och socialt. Arbetsmiljöpolicy Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs, utvecklas och känner sig delaktiga. 2.4 Ansvar och delegation Varje nämnd har ansvar för sin egen personal. Arbetsmiljöansvaret är delegerat till förvaltningscheferna som arbetar övergripande med arbetsmiljöfrågorna. Förvaltningscheferna har i sin tur fördelat arbetsmiljöansvaret till respektive enhetschef eller rektor. Enhetschefernas ansvar framgår av befattningsbeskrivningar eller av funktionsbeskrivningar. På varje förvaltning finns personalsekreterare eller personalutvecklare vilka är förvaltningens resurs ibland annat i arbetsmiljöfrågor Kommunens centrala resurs utgörs av kommunhälsan. Kalmar kommun Sida 2 av 11

5 2.5 Den kommungemensamma verksamhetshandboken I den kommungemensamma verksamhetshandboken finns processen för det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivet i följande skiss. S Av verksamhetshandboken framgår: Det systematiska arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Arbetsgivaren, som har huvudansvaret måste se till att arbetstagarna får möjlighet att medverka i det dagliga arbetsmiljöarbetet och de riskbedömningar som görs på arbetsplatsen. Skyddsombud och berörda arbetstagare och i förekommande fall elevskyddsombud, ska ges möjlighet att medverka i riskbedömningen. Vidare kan kommunhälsan medverka. I verksamhetshandboken finns följande stödjande dokument som används vid de olika faserna i det systematiska arbetsmiljöarbetet: Stödjande dokumnet vid kartläggning Fysisk arbetsmiljö metoder för undersökning. Fysisk skyddsrond checklista. Psykosocial arbetsmiljö metoder för underskning. Kränkande särbehandling. Graviditet och arbetsmiljö. Anmälan av arbetsskada. Blankett tillbud eller risk. Stödjande dokument vid bedömning av risker Riskbedömning allmänt. Blankett riskbedömning handlingsplan. Riskbedömning inför ändringar i verksamheten. Blankett Riskbedömningr inför ändringar i verksamheten. Stödjande dokument vid upprättande av handlingsplan Riksbedömning och handlingsplan. Kalmar kommun Sida 3 av 11

6 Stödjande dokument vid uppföljning Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Blankett- Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmlijöarbetet. 2.6 Det systematiska arbetsmiljöarbetet i praktiken I kommunens förvaltningar finns det lokala samverkansgrupper. På förvaltningsnivån finns det en central samverkansgrupp. För den samlade kommunala förvaltningen finns det därutöver en kommuncentral samverkansgrupp. I samverkansgrupperna på de olika nivåerna är representanter för arbetstagarna i majoritet i förhållande till arbetsgivarens företrädare. I förvaltningarnas centrala samverkansgrupp och i den kommuncentrala samverkansgruppen finns även företrädare för kommunhälsan representerad. En gång om året genomförs en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Varje samverkansgrupp på den lokala nivån gör detta, för att sedan skicka uppföljningen vidare till personalsekreteraren på förvaltningen. På förvaltningen görs en samlad genomgång av arbetsmiljöarbetet i den centrala samverkansgruppen. Förvaltningens sammanställning av enheternas uppföljning skickas sedan vidare till kommunhälsan. Kommunhälsan upprättar en samlad redovisning av arbetsmiljöarbetet som senare rapporteras till och behandlas av den kommuncentrala samverkansgruppen och av förvaltningschefsgruppen. Arbetsskador anmäls till försäkringskassan och AFA försäkring och behandlas i den lokala samverkansgruppen och den centrala gruppen. Den kommuncentrala samverkansgruppen erhåller en sammanställning av antalet arbetsskador som inträffat under året i kommunens olika verksamheter. Sammanställningen redovisar också orsakerna till arbetsskadorna. Tillbud ska också rapporteras. Det finns en särskild blankett för detta ändamål. Tillbudet ska rapporteras till närmst berörda chef. Det är chefen som ska se till att tillbudet diskuteras och analyseras i den lokala samverkansgruppen. Tillbuden sammanställs vare sig på förvaltningsnivå eller för kommunen som helhet. Allvarliga olyckor eller tillbud anmäls även till Arbetsmiljöverket Kommunhälsan Kommunhälsans uppgift är att ge Kalmar kommuns förvaltningar och kommunala bolag stöd i deras förebyggande arbetsmiljö-, rehabiliterings- och hälsofrämjande arbete. Kommunhälsan arbetar både på individ-, grupp- och organisationsnivå. Kalmar kommun Sida 4 av 11

7 Kommunhälsans viktigaste uppgift är att medverka till att arbetssjukdomar och arbetsolyckor förebyggs samt att utveckla och främja hälsa. Enheten medverkar bland annat vid riskbedömningar och skyddsronder och utformar handlingsplaner. Konflikt- och krishantering kan också erbjudas. Flera av kommunhälsans anställda är diplomerade handledare i Bättre Arbetsmiljö (BAM) och kommunhälsan anordnar både grundläggande arbetsmiljöutbildningar och vidareutbildningar för chefer, skyddsombud och annan personal. Därutöver genomför även kommunhälsan utbildningar i första hjälpen och krisstöd, ergonomi, stress, kost och motion, rökavvänjning med mera. På kommunhälsan finns sammanlag 12 personer fördelat på läkare (2) företagssjuksköterskor (3), psykologer (2) skyddsingenjör (1), hälsoutvecklare (1), sjukgymnast (1) och FHV-administratörer (2) Utbildning Utbildning i arbetsmiljöfrågor genomförs kontinuerligt. Utbildningarna genomförs både kommungemensamt och förvaltningsvis. Det förekommer att hela den lokala samverkansgruppen deltar i en och samma utbildning. I kommunens utbildningar av chefer, exempelvis chefskörkortet, genomförs utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete. Det finns också utbildningar, som rör arbetsmiljön, vilka arbetsgivare och fackliga organisationer gemensamt tillhandahåller. De fackliga organisationerna håller också egna utbildningar för sina medlemmar i arbetsmiljöfrågor Barn- och ungdomsnämnden Den fysiska arbetsmiljön Inom barn och ungdomsnämnden genomförs fysiska skyddsronder en till två gånger om året. Antalet skyddsronder varierar beroende på vilken enhet det gäller. I förskolan genomförs skyddsronder en gång om året och i skolan gör man två skyddsronder per år. Vanligen är det rektor som tillsammans med skyddsombuden genomför skyddsronderna. Inte sällan deltar vaktmästaren i skyddsronderna. Resultatet av skyddsronderna redovisas i den lokala samverkansgruppen. De lokala samverkansgrupperna träffas cirka en gång i månaden. Det är den lokala samverkansgruppen som upprättar handlingsplaner och som utvärderar de åtgärder som genomförts enligt i handlingsplanerna. Den lokala samverkansgruppen sammanställer även den årliga uppföljningen av systematiska arbetsmiljöarbetet som sedan redovisas i förvaltningens centrala samverkansgrupp. Den centrala samverkansgruppen möts cirka en gång i månaden. 23 av 24 enheter har för år 2011 kommit in med den årliga redovisningen av det arbetsmiljöarbete som har bedrivits på enheten. Kalmar kommun Sida 5 av 11

8 Den psykosociala arbetsmiljön En gång vartannat år genomförs en enkät till de anställda om den psykosociala arbetsmiljön. De anställda svarar anonymt på enkäten. Resultatet sammanställs på enhetsnivå. Den psykosociala enkäten sammanställs även för hela kommunen, som behandlas i personaldelegationen Elevernas arbetsmiljö När det gäller elevernas arbetsmiljörelaterade problem görs också en genomgång. Rapporter skickas till skolläkaren, som årligen sammanställer de arbetsmiljöskador som drabbar eleverna Nämndens behandling av arbetsmiljöarbetet På barn- och ungdomsnämndens sammanträde finns ingen punkt som tar upp arbetsmiljöfrågorna. Skollagen kräver att nämnden informeras om skador som elever råkar ut för. De tas upp under en särskild punkt på nämndens dagordning Uppfattningen om det systematiska arbetsmiljöarbetet De personer som vi har intervjuat uppfattar att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar väl. I den årliga utvärderingen av arbetsmiljöarbetet redovisas för år 2011 att stress och höga bullernivåer är arbetsmiljöproblem. Förvaltningens centrala personalutvecklare uppfattas som en resurs. Vidare är rektorerna nöjda med det stöd som kommunhälsan utgör i arbetsmiljöarbetet. Den facklige företrädare, som vi mötte inom skolan, anser att det finns välfungerande rutiner i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Den facklige företrädaren anser att arbetsgivaren inte alla gånger gör riskbedömningar i verksamheten innan förändringar planeras, utan att förändringarna görs alltför snabbt. Av Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1, 8 andra stycket framgår: När förändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om förändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas De ändringar som föreskrifterna avser är exempelvis personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och tillbyggnation samt ny maskinell utrustning Omsorgsnämnden Den fysiska arbetsmiljön På omsorgsnämnden genomförs fysiska skyddsronder på enheterna en gång om året. Det är enhetschefen och skyddsombudet som genomför dem. Den lokala samverkansgruppen sammanställer också den årliga uppföljningen av systematiska arbetsmiljöarbetet, som sedan redovisas i förvaltningens centrala samverkansgrupp. Kalmar kommun Sida 6 av 11

9 20 av 37 enheter (38 enheter om man räknar in den centrala förvaltningen) har för år 2011 kommit in med den årliga redovisningen av det arbetsmiljöarbete som har bedrivits på enheten. Det är alltså endast drygt häften av enheterna som rapporterar hur arbetsmiljöarbetet uppfattas. De lokala samverkansgrupperna träffas cirka var sjätte vecka. Den centrala samverkansgruppen möts cirka 10 gånger om året. I omsorgsförvaltningens samlade bedömning av arbetsmiljöarbetet har stress och oro identifierats som risker. Riskerna hänger samman med: - nya arbetsscheman utifrån önskad sysselsättningsgrad - hög arbetsbelastning - nedläggning av verksamheter Den psykosociala arbetsmiljön En gång vartannat år genomförs en enkät till de anställda om den psykosociala arbetsmiljön. De anställda svarar anonymt på enkäten. Resultatet sammanställs på enhetsnivå. Frågor av psykosocial karaktär tas även upp i medarbetarsamtalen Omsorgsnämndens behandling av arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljöarbetet förekommer inte på omsorgsnämndens dagordning Uppfattningen om det systematiska arbetsmiljöarbetet Det personer som vi har intervjuat uppfattar att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar väl. Förvaltningens centrala personalutvecklare uppfattas som en resurs. Vidare är enhetscheferna nöjda med det stöd som kommunhälsan utgör i arbetsmiljöarbetet. En enhetschef uppger att kommunhälsan vi ett tillfälle inte haft tid att ge tillräckligt stöd i ett rehabiliteringsärende. Omsorgsförvaltningens huvudskyddsombud ser på samma sätt som barn- och ungdomsförvaltningens facklige företrädare att riskbedömningar inte görs i tillräcklig omfattning. Dessutom säger huvudskyddsombudet att schemaförändringarna där den enskilde måste jobba i andra särskilda boenden än det vanliga förorsakar stress och oro. I schemaläggningsarbetet ska arbetstagaren själv i en dator föreslå hur schemat för en viss period ska se ut. Enligt huvudskyddsombudet saknas det datorer och uppkopplingar till IT-nätet. Detta är ett problemen i sig. Ett annat problem är att många av dem som ska använda sig av datorer i schemaplaneringen saknar datorvana Servicenämnden Den fysiska arbetsmiljön Inom servicenämndens verksamhetsområden är arbetsmiljöarbetet, enligt Kalmar kommuns samverkansavtal, liksom i de två övriga nämnderna organiserat i lokala samverkansgrupper och en central grupp på förvaltningsnivå. Den centrala gruppen har träffats sex gånger under året. Kalmar kommun Sida 7 av 11

10 Skyddsronder genomförs. Men skyddsronder kan inte genomföras på alla enheter. Exempelvis finns det enheter som jobbar i skog och i park. För dessa grupper gäller det att använda sig av den skyddsutrustning som behövs för att utföra arbetet på ett säkert sätt. För detta ändamål har en rutin för säker jobbanalys införts enligt följande: Säker jobbanalys innebär att arbetsledare och den som ska utföra jobbet går igenom vilka risker som kan finnas med uppgiften som ska utföras. Obligatoriska frågor är: Har den som ska utföra jobbet rätt verktyg? Vet den vilka skyddsföreskrifter som gäller? Har den personlig skyddsutrustning? Har den kunskaper om vad som skall göras i händelse av olycka? Nyttan med säker jobbanalys är att synliggöra och diskutera igenom riskmomenten och gå igenom olika förebyggande åtgärder för att undvika arbetsskador och olyckor. Alla medarbetare är enligt arbetsmiljölagen skyldiga till att följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. I den centrala samverkansgruppen har det diskuterats och förvaltningen har beslutat att införa ett personligt körtillstånd som visar vilka fordon- och arbetsmaskiner en medarbetare har tillstånd att i tjänsten arbeta med. Respektive chef ansvarar för att upprätta dessa körtillstånd. Arbetsskador och tillbud redovisas, analyseras och behandlas på arbetsplatsträffar och i lednings- och samverkansgruppen. I den årliga sammanställningen av arbetet med arbetsmiljön har identifierats följande risker inom förvaltningen: Hantering av kemikalier Hörselproblem Vibrationer Förslitningsskador Stress Statisk arbetsbelastning Trafikrisker - arbete på väg Fallrisker - höga höjder Tunga och svåra lyft Kalmar kommun Sida 8 av 11

11 Den psykosociala arbetsmiljön En gång vartannat år genomförs en enkät till de anställda om den psykosociala arbetsmiljön. De anställda svarar anonymt på enkäten. Resultatet sammanställs på enhetsnivå Servicenämndens behandling av arbetsmiljöarbetet Servicenämnden har behandlat arbetsmiljöarbetet i ett omfattande avsnitt i sin verksamhetsberättelse för år Egna utbildningsinsatser Inom serviceförvaltningen har ett antal utbildningar genomförts under år 2011 som tar sikte på ett mer systematiskt arbete med arbetsmiljöfrågorna. Bland annat kan nämnas: Lära av andra (Studiebesök på Cementa i Degerhamn) Hur uppnår vi en säker och trygg arbetsplats? (utbildning) Lära mer om hantering av kemikalier (utbildning) Hur påverkar vår kemikaliehantering arbetsmiljön och miljön? (utbildning) Vid utbildningar har externa medverkande bidragit och personal från kommunhälsan Uppfattningen om det systematiska arbetsmiljöarbetet De personer som vi har intervjuat anser att arbetet med arbetsmiljöfrågorna sker på ett bra och medvetet sätt. Förvaltningens personalutvecklare är en bra resurs i detta arbete. Vidare anser man att kommunhälsan är en kompetent resurs i arbetsmiljöarbetet. De fackliga företrädarna delar ovanstående uppfattning men har synpunkter på att arbetsledningen vid ett par tillfällen jobbat för långsamt i rehabiliteringsärenden. 2.7 Rapportering om arbetsskador Skyddsingenjören på kommunhälsan sammanställer årligen de arbetsskador som anmälts i kommunen. I sammanställningen, som bifogas denna rapport, finns också en kodning som redogör för vilken form av arbetsskador som har anmälts. År 2011 var det 176 anmälda arbetsskador och år 2010 var det 148. Sammanställningen behandlas i de centrala samverkansgrupperna på förvaltningarna samt i den kommuncentrala samverkansgruppen och i förvaltningschefsgruppen. (Kommer sammanställningen personaldelegationen till del eller till KS?) 2.8 Medarbetarenkät Den medarbetarenkät som bland annat tar upp psykosociala arbetsmiljöfrågor och som har använts fram till nu har uppfattats som omständlig och inte helt neutral vad gäller de påståenden som svaranden har att ta ställning till. Kalmar kommun Sida 9 av 11

12 På uppdrag av personaldelegationen, förvaltningschefsgruppen eller den kommungemensamma samverksansgruppen finns det en arbetsgrupp som bearbetar enkäten. Den nya enkäten beräknas kunna användas från och med hösten Revisionell bedömning Kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, omsorgsnämnden och servicenämnden bedriver i stort sett ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete. Vi grundar vår bedömning på att det finns en policy för arbetet och väl utarbetade rutiner i den kommungemensamma verksamhetshandboken som används. Såväl de chefer som fackliga företrädare som vi har intervjuat instämmer i denna bedömning. Vi anser det däremot inte vara tillfredsställande att barn- och ungdomsnämnden samt omsorgsnämnden inte får del av förvaltningarnas samlade arbetsmiljöarbete, då det är nämnderna som ytterst är ansvariga sina verksamheter. Vi bedömer att det inte är tillfredsställande att nästan häften av enheterna på omsorgsförvaltningen inte gör en årlig uppföljning av arbetsmiljö arbetet. Vi anser att sammanställningen av svaren på den årliga uppföljningen kan förbättras. Granskningsfrågor Hur ser styrningen av arbetsmiljöarbetet ut? Vi har i rapporten redogjort för kommunens mål, riktlinjer och delegation och bedömer att de är tillfredställande utformande. Arbetsmiljöplaner för ett bygg- eller anläggningsobjekt tas fram innan arbetsplatsen etableras. Hur stödjer personaldelegationen och personalenheten nämnderna i arbetsmiljöarbetet? Det är framförallt kommunhälsan som har en stödjande funktion i arbetsmiljöarbetet. Stödet kan ges direkt till de enhetschefer som behöver eller till den lokala samverkansgruppen. Kommunhälsan deltar i förvaltningarnas centrala samverkansgrupper. Kommunhälsan spelar en viktig roll i samband med utbildningar som rör arbetsmiljön. Hur uppfattar verksamheterna det centrala stödet? Vi bedömer att chefer och fackliga företräde i det stora hela är nöjda med det stöd som kommunhälsan lämnar. De intervjuade är också nöjda med de egna personalutvecklarna som finns på respektive förvaltning. Kalmar kommun Sida 10 av 11

13 Vilket ansvar har respektive nämnd för arbetsmiljöfrågorna? Varje nämnd har personalansvaret för dem som är anställda inom nämndens ansvarsområde. Hur är organisationen av arbetsmiljöarbetet och integration i verksamheten (samverkansgrupp, arbetsplatsträffar, skyddsombud, verksamhetsplaner, utbildning) utformad? I rapporten redovisas svar på dessa frågor. Hur bedrivs det systematiska arbetsmiljöarbetet (riskbedömningar, handlingsplaner, rapportering av tillbud och skada)? I rapporten redovisas svar på dessa frågor. Hur är kommunhälsan engagerad i planering och genomförande av arbetsmiljöarbetet? Vi hänvisar till svaret på frågan om stödet från personaldelegationens och personalenheten. Hur sker uppföljning och rapportering av arbetsmiljöarbetet? Skyddsingenjören på kommunhälsan sammanställer den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet. Varje förvaltning gör sin sammanställning. Flera av förvaltningarna räknar fram ett genomsnitt av enheternas svar och skickar in detta till kommunhälsan. Kommunens samlade uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet blir därför inte rättvisande. Kalmar kommun Sida 11 av 11