Tranås kommun. Granskning av kommunens skydd mot mutor och bestickning. Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 15

Transkript

1 Granskning av kommunens skydd mot mutor och Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 15

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig nämnd/styrelse 3 6. Metod 3 7. Våra iakttagelser Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - kontrollmiljö Upphandling och inköp Bisysslor Representation och resepolicy Kommentarer Riskvärdering Kommentarer Kontroll Inköp Attestregler Bisysslor Kommentarer Kommunikation och information av styrande regler Kommentarer Tillsyn, utvärdering och uppföljning Kommentarer Sammanfattande rekommendationer 12

3 1. Bakgrund 2. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens skydd mot mutor och. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Under de senaste åren har ett flertal fall av oegentligheter avslöjats i Sverige som inneburit ett större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. Offentliga sektorn arbetar på uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det enskilda landstinget eller kommunen. I kommunallagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och respektive nämnd ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar följs och att minska risken för att oegentligheter kan förekomma. Det senaste året har ett antal oegentligheter inom bland annat Göteborgs kommun satt fokus på hur sådana händelser ska kunna upptäckas och förebyggas. Vi finner det relevant att granska kommunens processer avseende upphandling, inköp och tillståndsgivning. Otillåtna direktupphandlingar och tillståndsgivning i exempelvis bygglovsärenden är exempel där möjligheter öppnas för icke tillåtna åtgärder. Mot denna bakgrund kommer upphandling, inköp och tillståndsgivning att granskas. Den interna kontrollen utgör en viktig förutsättning för att säkerställa att händelser av de slag som inträffat i Göteborg inte händer. Syftet med granskningen är att bedöma om kan anses ha en tillfredställande kontroll och struktur för att motverka oegentligheter i riskutsatta processer. Exempel på processer av särskilt intresse är upphandling, inköp och tillståndsgivning. Vi kommer därför att granska vilka styrdokument som finns inom kommunen för att motverka oegentligheter och hur dessa tillämpas i praktiken. Utifrån kommunallagen kommer vi särskilt att granska om den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig avseende förebyggande av oegentligheter. De revisionsfrågor som granskningen ska ge svar på är följande: - Vilka styrdokument har kommunen för att motverka oegentligheter och hur tillämpas dessa? - Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? - Genomförs riskanalyser av verksamheten? Vilka riskbedömningar finns för att oegentligheter kan förekomma inom kommunen? 1

4 3. Avgränsning - Vilken information har ledningen gett till anställda avseende oegentligheter och rapportering av dessa? - Drar man erfarenhet av inträffade fall och i så fall på vilket sätt? - Är den interna kontrollen tillräcklig och ändamålsenlig? Vi har valt att granska vilka riktlinjer som finns och hur strukturen ser ut, för att motverka oegentligheter i kommunen. Granskningen syftar därmed inte till att upptäcka indikationer på eller förekomsten av oegentligheter. Vi har valt att fokusera på processerna avseende upphandling, inköp och tillståndsgivning. Granskningen fokuserar på upphandlingsenheten, byggkontoret och fastighetskontoret(tranåsbostäder AB). 4. Revisionskriterier Granskningen har skett utifrån: Kommunallagen (SFS 1991:900) Brottsbalken(SFS 1962:700) Tillämpbara interna styrdokument och fullmäktigebeslut. Avstämningar/ intervjuer med berörda tjänstemän. Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens 1 beståndsdelar för intern kontroll (respektive beståndsdel presenteras närmare i avsnitt 6): Tillsyn inkl uppföljning och utvärdering Kommunikation och information Kontrollaktiviteter Riskvärdering Kontrollmiljö 1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commision (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband. 2

5 5. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser omfatta potentiella riskområden för oegentligheter såsom upphandlingsenheten, byggkontoret och fastighetskontoret/tranåsbostäder AB. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef, ekonomichef, upphandlare och samhällsbyggnadschef. 6. Metod I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellen. Av modellen nedan framgår en beskrivning av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst till att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. Tillsyn Styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen enligt KL 6 kap 7. Nämnderna ska inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som 3

6 fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Enligt 20 kap. 2 brottsbalken döms arbetstagare som, för sig själv eller för annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning, för mutbrott till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller om arbetstagaren begått gärningen innan han erhöll anställningen eller efter det han avslutat densamma. Enligt 17 kap. 7 brottsbalken döms den som till arbets- eller uppdragstagare lämnar, utlovar eller erbjuder, för denne själv eller annan, muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen, till eller fängelse i högst två år. Intervjuer har skett med kommunchef, ekonomichef, upphandlare, samhällsbyggnadschef, planoch byggchef, VD samt fastighetschef för Tranåsbostäder. Frågorna som ställts har utgått från COSO-modellen ovan. Granskningen har utförts av Lina Olsson, Revisor, med Kristian Gunnarsson som projektledare/kvalitetssäkrare. 7. Våra iakttagelser 7.1 Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - kontrollmiljö Kontrollmiljö är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelning av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Styrelser och nämnder är enligt kommunallagen ansvariga för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Av kommunens reglemente för kvalitetskontroll framgår att varje nämnd har skyldighet att löpande följa upp kvalitetskontrollen inom nämndens verksamhet. Nämnden ska senast januari månad anta en särskild plan för innevarande års granskning/ uppföljning av kvalitetskontrollen med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. I exempelvis tekniska nämndens kvalitetskontrollplan för år 2010 ingår vad som ska granskas under året, vilka eventuella regler och anvisningar som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när granskningen ska rapporteras. Mer om samhällsbyggnadsförvaltningens samt kommunledningsförvaltningens kontroller under avsnitt 7.3. Kommunen arbetar med att implementera värdegrund och ledstjärna i hela organisationen. Värdegrunderna består av ansvar, tydlighet, respekt och kreativitet medan det i ledstjärnan anges att i har vi kunden i centrum, kvalitet i varje möte och vi ser möjligheterna. Personal har fått en dags utbildning i detta och utbildning ges även till nyanställda. Kommunchefen anser att implementering av dessa värdeord är ett sätt att förebygga oegentligheter. 4

7 Kommunen har inte någon övergripande policy avseende oegentligheter eller dokument liknande detta med förhållningar om etiska regler. Tranåsbostäder har dock en personalhandbok som tar upp oegentligheter. I denna anges definitioner av såväl muta som samt information om tillbörliga och otillbörliga förmåner liksom information vid inbjudan från leverantör. Policyn redogör även för Tranåsbostäders rutiner avseende oegentligheter i form av att alla erbjudna gåvor och andra förmåner från privatpersoner, företagare eller anställd i offentlig eller privat tjänst som sker med koppling till tjänsteutövningen ska redovisas till VD. Om medarbetaren uppfattar gåvan som otillbörlig ska man genast tacka nej till gåvan och därefter informera VD om händelsen. Det framgår även i personalhandboken att när personal misstänker förekomst av oegentligheter ska de slå larm på ett relevant sätt. Det framgår dock inte till vem som anmälan ska ske. Under intervju har det dock framkommit att man anser att anmälan ska ske till närmaste chef. Personalhandboken innehåller även riktlinjer vad gäller representation. Personalhandboken upprättades år 2009 och ska uppdateras år 2012 med ytterligare policydokument. Personalhandboken uppges vara en naturlig del i kvalitetssäkringen Upphandling och inköp Kommunen har en upphandlings-, beställnings- och inköpspolicy. I denna anges att det är varje förvaltningschefs ansvar att informera sina medarbetare om att policyn finns, att kommunen har ram- och rabattavtal, att utsedd beställningsansvarig finns liksom lagen om offentlig upphandling. Det anges vara viktigt att det finns en utsedd beställningsansvarig på varje avdelning/förvaltning, som utsetts av förvaltningschefen, i den omfattning som anses nödvändig i förhållande till förvaltningens storlek. Beställningsansvarig ska känna till att policyn finns, liksom LOU, känna till att kommunen har ram- och rabattavtal samt avropa från kommunens ramavtal och vid behov genomföra direktupphandlingar. Det är alltid beställningsansvarig (eller ersättare) som ska avropa från kommunens ramavtal samt vid behov utföra direktupphandlingar. Det har dock inte skett någon kontroll avseende huruvida detta efterlevs. Varje förvaltning/avdelning ska kontinuerligt informera upphandlingsavdelningen om vilka som utsetts till beställningsansvariga. Det anges att upphandlingsavdelningen vid behov kommer att sammankalla de beställningsansvariga exempelvis inför en upphandling och vid nytecknat avtal. Det anges i policyn inte vara tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster för eget bruk i kommunens namn. Det är dessutom inte tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster från privatperson eller annan person som saknar F-skattesedel. Det är respektive förvaltning/nämnd som ansvarar för förvaltningsspecifika ramavtal. Vid inköp ska rekvisition användas, vilken ska vara försedd med fakturaadress och underskriven av förvaltningschef eller annan person som har attesträtt. Enligt delegationsordningen för kommunstyrelsen anges även att upphandlare ansvarar för alla upphandlingsfrågor med leverantör gällande avtal vid kommungemensam upphandling samt vid objektsupphandling vilket även innebär att teckna löpande leasingavtal och att teckna avtal med leverantör Bisysslor Kommunen har en policy avseende bisysslor där det anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Det anges att arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka 5

8 hindrande för arbetsuppgifterna, innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivaren eller påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Det har under granskningen framkommit att detta inte är något man stämmer av vid exempelvis utvecklingssamtalen Representation och resepolicy Vad gäller representation anger kommunens ekonomihandbok att på restaurangnota ska det anges anledning till representation, deltagare och attest. Attest bör ske av annan än den som deltagit. Kommunens utåtriktade representation handhas i första hand av kommunfullmäktiges presidium genom ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Om inte detta är möjligt sker representation av kommunstyrelsens presidium. Arbetslunch och dylikt med externt inslag åvilar ordföranden och chefstjänstemän i respektive styrelse och nämnd. Särskilt beslut erfordras av styrelsen och nämndens arbetsutskott om representationen kan komma att överskrida beloppet kronor. Särskilt beslut erfordras av kommunstyrelsens arbetsutskott om bidrag begärts till representation vid särskilda arrangemang såsom tävlingar avseende världsmästerskap, europamästerskap, nordiska mästerskap och svenska mästerskap samt därmed jämställda tävlingar. Representationsbidrag till Riksorganisationers kongresser, årsmöten och liknande sammankomster kräver också beslut. I kommunens ekonomihandbok anges även att stor försiktighet bör iakttas i umgänget med leverantör för att undvika misstanke om beroendesituation. Intern representation med uppvaktning får endast förekomma vid begravningar, längre tids sjukdom, pensioneringar och högtidsdagar 50 och 60 år samt vid avgången tjänst. Intern representation kan i övrigt förekomma vid kurser, konferenser, personalmöten och vid julmiddagar. Stor restriktivitet ska dock ske. Även vid intern representation, exempelvis julfester, personalresor o dyl., ska skäl för representation anges. Det har under intervju angetts att gåvor till såväl personal samt externa sker mycket återhållsamt. Kommunen har en resepolicy där det anges att tjänsteresor ska godkännas av attestberättigad chef innan resan beställs och påbörjas. Det anges även att förvaltningsvisa revisioner av reseriktlinjerna ska ske årligen. Det är respektive förvaltningschef som är ansvarig för att den årliga revisionen genomförs. Det har dock inte skett någon uppföljning av resepolicyn. Då kommunen inte uppges ha haft några fall av oegentligheter är varken chefer, förvaltningschefer eller upphandlare medvetna om hur processen ser ut vid misstänkta fall av oegentligheter. Ingen av de intervjuade uppges har varit utsatta för muta. Oegentligheter har dock diskuterats inom olika forum, vilket presenteras vidare i avsnitt Kommentarer Tranåsbostäder har information om oegentligheter i bolagets personalhandbok. Det finns dock inte en central och övergripande policy avseende oegentligheter eller fullgott dokument som ersätter bristen därav. Vi rekommenderar att en central policy upprättas. Denna bör innehålla definitioner av mutor såväl som, när man ska anmäla, till vem man ska anmäla, var gränsen kan anses gå vid en muta och exemplifierande avseende detta. Detta skulle även tydliggöra till vem anmälan ska ske, vilket det för närvarande inte finns några riktlinjer om. Då 6

9 det inte finns någon policy föreligger även svårigheter vad gäller uppföljning och kontroller för att minska dess förekomst. Det är bra att en uppföljning av bisysslor beslutats ske vart tredje år. Dock är inte kommunens policy avseende bisysslor tillräckligt tydlig, då det anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla. Således ligger ansvaret på kommunen att tillfråga arbetstagare om bisyssla, medan det borde vara arbetstagarens skyldighet att uppge eventuella bisysslor till arbetsgivaren. Detta för att undvika en intressekonflikt. Riktlinjer avseende representation är en del i kommunens ekonomihandbok som är ett intern dokument. Enligt ekonomichefen har ekonomihandboken tidigare funnits på intranätet, dock inte längre. Riktlinjer vad gäller representation (och attestregler som presenteras i avsnitt 7.3.2) är dessutom inte beslutade. Ekonomihandboken är inte en centralt beslutad policy som medarbetare i kommunen har möjlighet att ta del av, annat än ekonomiavdelningen. Denna typ av riktlinjer är dock övergripande och bör beslutas centralt samt finnas lätt tillgängligt. 7.2 Riskvärdering Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad. Det har inte genomförts några riskbedömningar centralt avseende oegentligheter. Det har dock diskuterats inom kommunledningsförvaltningen att genomföra mer riktade kontroller avseende exempelvis leverantörsreskontran och exempelvis granska stora fakturor inom ekonomiavdelningen genom stickprovskontroll. Några riskbedömningar med inriktning mot specifikt oegentligheter har inte skett, dock har exempelvis riskbedömningar gjorts samt kontroller skett avseende exempelvis attester (se avsnitt 7.3 för vidare information om dessa kontroller). Det saknas även system eller instruktion för rapportering av oegentligheter. Det finns inga riktlinjer om hur anställda ska agera vid misstanke om oegentligheter. Det har dock angivits att man skulle tala med närmaste chef om misstanken. Chefer uppger att de hoppas att medarbetare tar kontakt med honom/henne vid misstanke. Även nämndens ordförande har angivits som en potentiell kontaktperson. En förvaltningschef har även angivit att vid misstanke skulle kontakt även tas med kommunens upphandlare för att reda ut exakt vad som står i avtalen. Det finns även en osäkerhet om till vem man ska anmäla om det är den närmaste chefen som misstänkts Kommentarer Det har inte framkommit att riskanalyser avseende oegentligheter skett inom kommunens verksamheter, vilket rekommenderas. Kommunen har inte angivit till vem rapportering ska ske om misstänkta fall av oegentligheter och det finns ingen gemensam funktion för mottagande av eventuella överträdelser mot 7

10 organisationens normer för etik och moral. Därmed skulle med fördel en whistle blowingfunktion kunna inrättas, vilket är ett effektivt sätt att upptäcka oegentligheter. Whistle blowing innebär att en anställd kan rapportera om misstänkta fall av lagbrott eller oetisk verksamhet inom den egna organisationen, vilket underlättas genom att en specifik grupp av personer är ansvariga för att ta emot denna information. 7.3 Kontroll Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organisationsstruktur som rutiner. Kommunledningsförvaltningens kvalitetskontrollplan har exempelvis kartlagt och vidtagit åtgärder avseende datasäkerhet och att kvalitetssäkra hemsidan. Den har även berört införande av KonLed 2. Såväl kommunledningsförvaltningen (år 2009) som samhällsbyggnadsförvaltningen (år 2010 och 2009) har genomfört kontroll av attestregler. Kontrollen avser att följa upp och kontrollera attestregler och att de efterlevs med granskningsattest och beslutsattest samt övriga medarbetare som har delegation och utbildning för uppgiften. Rutiner ska redovisas på respektive avdelning för fakturahantering vid sjukdom och semester. I samhällsbyggnadsförvaltningens uppföljning anges att kontroll avseende attestregler har skett och skickats till ekonomiavdelningen. Attestförteckningen beslutades även av nämnden. Kommunledningsförvaltningen har även sett över vilka som är besluts- och granskningsattestant inom förvaltningens avdelningar samt rutiner vid frånvaro. I övrigt uppges ekonomisystemet utgöra ytterligare en kontroll av att attesteringen sker av rätt person, eftersom när en person som inte har behörighet försöker attestera en faktura tillåter inte systemet detta. Istället anges du har ej behörighet. I samhällsbyggnadsförvaltningens kvalitetskontrollplan, såväl för år 2010 som år 2011, finns även en kontroll i form av uppföljning av ärenden i kommunens Konledsystem. I uppföljningen av år 2010 anges att denna uppföljning är under uppbyggnad/utbildning centralt av personal. Vad gäller samhällsbyggnadsförvaltningen godkänner även nämnden alla fysiska arbeten som ska genomföras, det är dock ingenjörer som ger förslag till tidsprogram. Förvaltningen redovisar även uppföljning av arbetsprogrammet. Det är teknik- och Griftegårdsnämnden som beslutar om val av leverantör i upphandlingar som uppgår till större belopp Inköp Upphandlare genomför kontroller avseende ramavtal, där de kontrollerar i leverantörsreskontra hur mycket som har handlats från de leverantörer som kommunen har avtal med samt i vilken utsträckning produkter inhandlats från andra leverantörer utom ramavtal. Ambitionen är att detta ska ske en gång per år. Kontroll av köptrohet mot leverantör sker genom stickprov. Det är dock inte ett fullgott system. Det sker i övrigt en kontroll varje gång avtalet löper ut och ny 2 KoncenLEDningssystem. Ett system för att följa upp och lägesrapportera ärenden som delegeras. 8

11 upphandling ska ske. Detta för att få information om till vilket belopp köp skett från leverantören liksom andra leverantörer inom området. Totalt har kommunen cirka 80 ramavtal. Då nya ramavtal tecknas eller vid ändringar i rådande avtal meddelas beställningsansvarig avseende detta via e-post. Det har under granskningen framkommit att det fungerar bra med nuvarande leverantörsavtal liksom avrop från rådande ramavtal. Det har även uppgivits vara tydligt vilka ramavtal som finns samt att det finns ramavtal i de områden som behövs (dvs. man saknar inte ramavtal). Vid en upphandling sker ett möte med exempelvis beställningsansvarig och nyckelpersoner från förvaltningen med information om vad som behöver upphandlas och varan eller tjänstens egenskaper. Respektive förvaltningschef har inom sitt verksamhetsområde fått ange en beställningsansvarig. Inom ekonomiavdelningen finns listor på vilka som är beställningsansvariga avseende olika ramavtal. Det har under granskningen uppgetts att flertalet beslut om val av leverantör sker av upphandlare som även tecknar avtal med leverantör. Nämnden uppges kunna ha synpunkter på val av leverantör, men det är upphandlaren som har rätt att fatta beslut om val av leverantör Attestregler Kommunen har ett attest- och utanordningsreglemente där det anges att granskningsattest och beslutsattest är obligatoriska moment. Före beslutsattest ska annan person bestryka transaktionens riktighet. I attestordningen ingår kontroll mot beslut och anslag, kontroll mot beställning, kontroll mot leverans, aritmetisk kontroll. Beslutsattestant och ersättare utses av nämnden. Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter samt ersättare. Nämnd är skyldig att genom protokollsutdrag meddela ekonomikontoret och kommunstyrelsen om vilka personer som utsetts som beslutsattestanter. Attesträtten uppdateras kontinuerligt och sker en gång per år. Attestmomenten får inte utföras av den som själv ska ta emot en betalning från kommunen eller för dennes närstående. Överordnad beslutsattesterar utbetalningen till underordnad. Kommunchefen beslutsattesterar utbetalningar till förvaltningschef. Samtliga transaktioner ska utöver beslutsattestant också skrivas under av ytterligare en person. Nämnden beslutar om särskild attestant jämte ersättare ska utses. Om särskild person inte utses ska attest utföras av den som har bäst kännedom om transaktionen. Attestant ska kontrollera att beslut fattats, att beställning skett, förvissa sig om att varan levererats eller att tjänsten utförts samt att villkoren stämmer överens med vad som överenskommits. Beslutsattestanten har det slutliga ansvaret för transaktionen. Beslutsattestant är skyldig se till att attestanter har kännedom om innebörden i attestreglementet och det ansvar som åvilar attestant. Beslutsattestant vidimerar att styrelse- eller nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller styrelse/nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs. Beslutsattestant ska kontrollera att transaktionen är rimlig, att konteringen är riktig, att budgetanslag finns tillgängligt, eller att person med kännedom om budgetanslaget 9

12 attesterat och att person med kännedom om transaktionen attesterat. Om nämnd utsett särskild attestant kontrolleras att denne attesterat. Nämnderna utser kontoansvariga vilket innebär att budgetansvar (kontoansvar) och beslutsattestansvar sammanfaller. Den som har tilldelats kontoansvar och därmed förenad rätt att beslutsattestera kostnader och utgifter ska vara ensam ansvarig för respektive konto. Attester utförda av utsedda ersättare ska följas upp av ordinarie attesttant som har det totala kontoansvaret. Någon ytterligare attest av överordnad ska inte ske såvida det inte avser egna inköp. En grundläggande princip är att varje utbetalning ska bestyrkas av minst två personer, exempelvis mottagare av varan eller tjänsten samt beslutattesttanten (kontoansvarig). Det ankommer på nämnden att utse beslutsattestanter (kontoansvariga) samt att föra aktuell förteckning över dessa med namnteckningar och signaturer. Tranåsbostäder anger i personalhandboken information om attestregler. Där anges attestens syfte, vilka som har attesträtt liksom definition av utanordning samt begränsningar för utanordningsberättigad person. Det anges att en befattningshavare endast har befogenhet att attestera omkostnader som konterats på område, fastighet, avdelning, projekt eller konto för vilket han ansvarar. Attestberättigad får inte attestera utgifter som varit förknippade med hans egen person. I de fallen krävs attest från närmaste högre chef och i VD:s fall krävs attest från ekonomichefen. Attestberättigad person ska se till att utgiften faller inom avdelningens verksamhetsfält mm, att verifikation eller annat underlag genomgått mottagnings-, pris- och sifferkontroll när så erfordrad samt att konto och område, fastighet eller projekt som utgiften ska belasta är riktigt angivna. Utanordningsberättigad person ska se till att utbetalningen är rimlig, är attesterad av berättigad person och att sådan person inte attesterat utgift som varit förknippad med hans egen person. Vad gäller attest och beslutsanordning lämnas information från alla chefer om vilka som får attestera och beslutsattestera till ekonomiavdelningen Bisysslor Vad gäller bisysslor uppges det vara varje chefs uppgifts att kontrollera detta. Riktlinjer har inte getts om att bisysslor ska följas upp av chefer vid någon särskild tidpunkt såsom vid utvecklingssamtal. En översyn av bisysslor genomfördes dock år 2007 av hur många inom respektive förvaltning som hade bisysslor samt vad dessa bestod i. Vid denna kontroll ansågs dock inte någon av de anställdas bisysslor strida mot kommunens policy. Kommunstyrelsen har vid sammanträde beslutat att uppföljning av bisysslor ska ske vart tredje år och genomföras av personalavdelningen. Personavdelningen har för avsikt att genomföra denna uppföljning på samma sätt som tidigare. Avrapportering beräknas ske till kommunstyrelsen under det första kvartalet av år Ingen kontroll av bisysslor har skett inom Tranåsbostäder. Vi har inte fått några indikationer på att kommunen stämmer av bisysslor mot leverantörsregistret Kommentarer Kontroller har skett avseende efterlevnad av ramavtal samt granskning av attester. Dessa kontroller har dock inte inriktats mot specifikt oegentligheter. Dessutom är inte attestreglerna centralt beslutade och anges endast i ekonomihandboken, som en begränsad del av kommunens 10

13 medarbetare har tillgång till. Attestreglerna bör vara centralt beslutade, finnas lätt tillgängliga och berörd personal bör informeras om dessa. Under intervju har det angivits att upphandlare har rätt att fatta beslut om val av leverantör vid upphandling. Vi vill påpeka vikten av att beslut fattas av den nämnd eller delegat som är behörig därtill enligt delegationsordning. Revisionen har tidigare haft synpunkter på detta i revisionsrapporten Uppföljning av granskning om upphandling, där det beskrivs att flera nämnder inte delegerat beslutanderätt i upphandlingsfrågor och där det vid stickprov saknades beslut från nämnden om såväl anskaffning samt inköp. Kommunstyrelsen har delegerat rätt att fatta inköpsbeslut i alla upphandlingsfrågor med leverantör gällande avtal vid kommungemensam upphandling samt vid objektsupphandling vilket även innebär att teckna löpande leasingavtal och att teckna avtal med leverantör. Förutom vad gäller socialnämnden där viss delegation även skett, har inte rätt delegerats till upphandlare enligt övriga nämnders delegationsordningar. Vi anser även att kommunen bör se över hur förvaltningarna hanterar uppföljning av bisysslor. 7.4 Kommunikation och information av styrande regler Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. Kommunen har en informationspolicy, som beslutades av fullmäktige år I denna anges att kommunstyrelsen ger övergripande mål och riktlinjer och bevakar samt samordnar informationsflödet. Kommunstyrelsen har även ansvar för den kommunövergripande informationen. Politikerna ansvarar för information som handlar om idé- och opinionsbildning. Förvaltningschefen ansvarar för information om fakta, beslut och handläggning. Information sprids genom kommunens intranät samt e-post. Även chefer uppges ha ett informationsansvar. Vid introduktionen för nyanställda går man igenom intranätet och var de kan finna information. Oegentligheter har diskuterats i olika sammanhang. Ledningsgruppen har talat om oegentligheter och huruvida risken finns att det kan drabba kommunen. Man påpekade då vikten av att tänka sig för liksom att hålla ett vakande öga. Någon information har dock inte spridits vidare i organisationen. Från såväl förvaltningschefer som kommunchef har inte någon information avseende oegentligheter förmedlats inom organisationen. Inom exempelvis ekonomikontoret och Tranåsbostäder uppges man ha talat om oegentligheter i informella sammanhang, dvs. runt fikabordet. Samtalet har då främst rört uppmärksammade fall i media. Information har dock inte förmedlats på arbetsplatsträffar eller liknande. Samhällsbyggnadsförvaltningen har ledningsgruppsmöten en gång per vecka. Under dessa presenteras och diskuteras centrala dokument. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen har diskuterats att man måste ha bättre rutiner för att säkerställa att ramavtalen följs. Även plan och bygg har tagit upp problematiken på personalträffar och då talat allmänt om försiktighet vad gäller oegentligheter. 11

14 Annat än vad gäller Tranåsbostäder har det inte förekommit någon utbildning eller information om oegentligheter. Personal (inom Tranåsbostäder) har fått gå utbildning motsvarande en heldag i personalhandboken, där en policy avseende oegentligheter är en del. Även vid nyanställningar ges utbildning i personalhandboken. I övrigt uppges man vara ständigt vaksamma samt genomföra uppdateringar i personalhandboken som förmedlas i bolaget. Vad gäller upphandling har information ha getts till såväl politiker som tjänstemän avseende kommunens upphandlingspolicy Kommentarer Vi anser att kommunen borde ha en policy avseende oegentligheter, vilken bör kommuniceras ut till anställda likväl som till nyanställda. Kommunen bör säkerställa och skapa rutiner för att informera såväl personal samt nyanställda om kommunens ställningstagande avseende oegentligheter. Information kan föras ut till personal genom exempelvis arbetsplatsträffar. Det är positivt att utbildning skett avseende Tranåsbostäders personalhandbok samt dess riktlinjer avseende oegentligheter. Kommunikationen avseende oegentligheter skulle kunna förbättras genom att en grupp av personer är ansvarig för dessa frågor samt whistle blowing-funktion. Även utbildning i korruption kan verka förebyggande och rekommenderas. 7.5 Tillsyn, utvärdering och uppföljning Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas, vilket bestämmer kvalitén på systemets resultat över tiden. Man bör genomföra uppföljningar för att säkerställa att kontroller utförs och att de fungerar för att motverka de risker som kartlagts Kommentarer Det är fördelaktigt om uppföljningar löpande redovisas avseende vilka effekter styrelsens/nämndens styrning haft på verksamheten. För att styrelsen/nämnderna ska kunna ändra styrning såväl som kontroller bör uppföljningar ske regelbundet. Det bör i förvaltningarnas anvisningar anges hur uppföljning ska ske och att redovisningen ska baseras på en risk- och väsentlighetsanalys. Det har genomförts kontroller inom granskade områden, dock inte avseende explicit oegentligheter. Utvärderingar av kontroller inom såväl kommunledningsförvaltningen (upphandling), samhällsbyggnadsförvaltningen och fastigheter samt övriga verksamheter som kan anses vara utsatt för risk, bör ske för att se hur man för närvarande arbetar med oegentligheter och huruvida såväl kontroll samt tillsyn kan förbättras. 8. Sammanfattande rekommendationer Kommunen har inte några styrdokument inriktade mot specifikt oegentligheter. Tranåsbostäder berör dock detta i sin personalhandbok där definitioner av såväl muta som beskrivs. Dessutom redogörs personalhandboken för tillbörliga och otillbörliga förmåner. Detta är positivt. Kommunen bör dock ha en central policy. Vi rekommenderar att en central och övergripande policy upprättas med riktlinjer, definitioner, exemplifierande gränsdragningar samt när och till 12

15 vem anmälan ska ske. Vi rekommenderar även en whistle blowing-funktion där misstänkta fall av mutor kan anmälas. Dessutom bör kommunens policy avseende bisysslor korrigeras. Det är viktigt att beslut om val av leverantör fattas i enlighet med delegationsordning. Det har diskuterats inom kommunledningsförvaltningen att genomföra mer riktade kontroller avseende exempelvis leverantörsreskontran och exempelvis granska stora fakturor inom ekonomiavdelningen genom stickprovskontroll, vilket skulle vara fördelaktigt. Det har genomförts kontroller avseende såväl efterlevnad av ramavtal samt attester. Några riskbedömningar samt kontroller avseende explicit oegentligheter har dock inte genomförts. Då man inte anser att det förekommit några fall av muta eller har inte erfarenheter kunnat dras avseende detta. Kommunen bör dock säkerställa och skapa rutiner för att informera såväl personal samt nyanställda om kommunens ställningstagande avseende oegentligheter. Även utbildning i korruption kan verka förebyggande och rekommenderas. Vi anser inte att det förebyggande arbetet i form av styrdokument, information, kommunikation och utbildning är tillräcklig. Vi anser även att den interna kontrollen kan utvecklas. Exempelvis bör kontroller specifikt inriktade mot oegentligheter genomföras. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 13