Förfrågningsunderlag för upphandling av produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år 2005

Transkript

1 Stockholm, 15 december 2004 Dnr KUR 2004/3562 Förfrågningsunderlag för upphandling av produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år 2005 Statens kulturråd (nedan Kulturrådet) inbjuder Er härmed att lämna anbud på produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år Bakgrund Kulturrådet är en statlig myndighet. Rådets huvuduppgifter är att ge ett samlat underlag för den statliga kulturpolitiken och att bistå regeringen med att genomföra den. Kulturrådet är lokaliserat till Skeppsholmen, Stockholm, och har c:a 70 anställda. En utförligare presentation av verksamheten återfinns på Kulturrådets hemsida, Sedan 2002 har Kulturrådet regeringens uppdrag att administrera ett internationellt barn- och ungdomslitteraturpris till Astrid Lindgrens minne. Litteraturpriset är världens största barn- och ungdomslitteraturpris och det näst största litteraturpriset i världen. Syftet med priset är bl.a. att stärka barns och ungdomars läsande och barns rättigheter på global nivå. STATENS KULTURRÅD

2 Arbetet bedrivs enligt förordningen (2002:1091) om Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne. Litteraturpriset delas ut varje år till en eller flera mottagare, oavsett språk eller nationalitet. Författare, illustratörer och berättare kan belönas för arbete som håller högsta konstnärliga kvalitet och som präglas av den djupt humanistiska anda som förknippas med Astrid Lindgren. Även läsfrämjande verksamhet kan belönas. Pristagare utses av en jury som tar emot nomineringar från utsedda instanser i hela världen. Juryn har rätt att föreslå egna kandidater. Priset kan inte sökas. För mer information om litteraturpriset, se prisets webbplats samt bilaga 1. Litteraturpriset har hittills delats ut två gånger. Det första priset tilldelades författaren Christine Nöstlinger (Österrike) och författaren och illustratören Maurice Sendak (USA) års pristagare är den brasilianska författaren Lygia Bojunga, som tog emot priset av H.K.H. Kronprinsessan Victoria på Skansen, Solliden scen onsdagen den 26 maj i år. Prisceremonin var öppen för allmänheten och gratis för barnen. Statsminister Göran Persson, kulturminister Marita Ulvskog, den brasilianska kulturministern Gilberto Gil, Georg Riedel, Peter Harrysson, Pernilla Wahlgren, Magnus Lindgren, Plura, Stina Lundberg, Fläskkvartetten samt dansare från Operabaletten medverkade i programmet där barnlitteraturen och barns rättigheter stod i centrum. Konferencier var Lill Lindfors. Ceremonin sändes direkt i SVT 24 med repris i SVT 1. Tillkännagivandet av 2005 års pristagare offentliggörs den 16 mars 2005 i Vimmerby och prisutdelningen skall äga rum den 25 maj Uppdragsbeskrivning Denna upphandling avser planering, genomförande och uppföljning av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år 2005 samt kringarrangemang i direkt anslutning till prisceremonin. 2

3 Prisutdelningen är tänkt att, liksom i år, äga rum på Solliden scen på Skansen i Stockholm, onsdagen den 25 maj Uppskattad programtid är en till en och en halv timme. SVT kommer, enligt uppgift, att sända evenemanget. Uppdraget innebär att uppdragstagaren i enlighet med Kulturrådets närmare instruktioner skall anta ett helhetsansvar för följande uppgifter: a) Regi och repertoarval, b) ansvar för medverkandenas uppträdanden, c) nödvändiga kontakter och kontraktsskrivning med medverkande artister, d) presentation av pristagare, e) repetitioner och körscheman, f) teknik, g) scenografi och dekor, h) logistik, koordination och kontakter med övriga medverkande, leverantörer och samarrangörer, samt i) anpassning av evenemanget för TV-sändning. Uppdragstagaren skall även svara för rådgivning i frågor om sponsring och samarbete med andra organisationer, samt i frågor om kommunikation och marknadsföring av prisutdelningen. Ceremonins målsättningar är att på ett seriöst och professionellt sätt: lyfta fram pristagare, hedra Astrid Lindgrens minne, hennes gärning och produktion, skapa internationell uppmärksamhet kring barn- och ungdomslitteratur, främja barns rätt till kultur, samt främja barns rättigheter och fortsätta arbeta i Astrid Lindgrens humanistiska anda. Ceremonin skall utformas så att den genomsyras av dessa målsättningar samt att det framgår att priset: är världens största barn- och ungdomslitteraturpris, finansieras av allmänna medel och har Sverige och hela svenska folket som avsändare, 3

4 är ett internationellt pris vars syfte är att stärka och öka intresset för barn- och ungdomslitteraturen i hela världen och ge den status och legitimitet den förtjänar, samt är en årligen återkommande folklig och modern manifestation för barnlitteratur. 3. Pris Pris skall anges som ett totalpris för uppdragets genomförande med angivande av priset för varje särskiljbar del av uppdraget samt hur detta pris beräknats. I totalpriset skall samtliga kostnader ingå. Priset skall dock anges exklusive artistarvoden. Samtliga priser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. 4. Prövning av anbud Prövning av anbud görs i två steg. Först sker en kvalificering av anbudsgivarna (se avsnitt 4.1, Kvalificeringsfas, nedan). Därefter sker en utvärdering av anbudsgivarnas förmåga att utföra uppdraget såsom det definierats i detta förfrågningsunderlag med bilagor (se avsnitt 4.2, Utvärderingsfas, nedan). 4.1 Kvalificeringsfas I kvalificeringsfasen görs en prövning av att anbudsgivaren uppfyller ställda krav på leverantören. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga krav i avsnitt 4.1 kan komma att uteslutas från vidare prövning. Kulturrådet får inte, enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU), anta ett anbud från en leverantör som inte är registrerad när registreringsskyldighet föreligger. Anbudsgivare som inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt kan komma att uteslutas från vidare prövning. Anbudsgivaren skall bifoga nedanstående handlingar till anbudet: 1. Bevis avseende registrering i det land där verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolags-, handelsregister eller liknande register, 2. bevis som styrker att leverantören är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, samt 4

5 3. bevis som styrker i vilken utsträckning leverantören fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i det egna landet eller i Sverige. Är anbudsgivare inte registreringsskyldig enligt punkterna 1 eller 2 skall endast bevis avseende de uppgifter som efterfrågas under punkten 3 lämnas. Anbudsgivare som skall lämna uppgifter beträffande registrering, skatte- och avgiftskontroll i Sverige skall använda blanketten SKV Begäran om upplysningar vid upphandling. Blanketten skall vara ifylld av skattemyndigheten och bifogas anbudet. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida eller det lokala skattekontoret. Övriga anbudsgivare skall bifoga bevis avseende de uppgifter som efterfrågas genom intyg från behörig myndighet. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga en företeckning över tre uppdrag av liknande karaktär som detta uppdrag under de senaste tre åren. Datum, uppdragsvolym, upphandlare och kontakt-/referensperson med adress och telefonnummer skall anges. Kulturrådet förbehåller sig rätten att begära in utlåtande från angivna referenser. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga en årsredovisning för senast föregående räkenskapsår. Kulturrådet förbehåller sig rätten att från anbudsgivare begära in kompletterande information om anbudsgivarens ekonomiska ställning. 4.2 Utvärderingsfas I utvärderingsfasen prövas samtliga kvalificerade anbudsgivares anbud som uppfyller de krav som ställs på tjänstens utförande. Anbudsgivare skall i anbudet bekräfta att den accepterar samtliga skall-krav som framgår i avsnitt 2 ovan. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. Kulturrådet kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av följande kriterier: Kvalitet Pris Kriterierna är rangordnade med det viktigaste först. 5

6 Med kvalitet avses här Kulturrådets bedömning av anbudsgivarens förmåga att utföra tjänsten i enlighet med uppdragsbeskrivningen. Kompetens och erfarenhet av att arbeta med TV-sända evenemang, galor och shower hos den personal som anbudsgivaren tänkt använda i detta uppdrag har stor betydelse för kvalitén. Anbudets pris kommer att utvärderas utifrån anbudets totalpris, priset för varje särskiljbar del och de kompletteringar avseende kommersiella villkor som gjorts i bilaga 2 Utkast till avtal. 5. Avtalsvillkor Kulturrådet kommer att utgå från de villkor som anges i bilaga Anbudets innehåll och form Anbudet bör följa nedan angivna disposition och skall innehålla svar på samtliga nedan angivna frågeställningar och villkor. Anbudsgivaren skall begränsa sitt anbud till att endast innehålla i förfrågningsunderlaget begärd information och efterfrågade dokument. Övrig information beaktas inte. Anbudet skall således innehålla: 1) uppgifter om anbudsgivarens fullständiga namn/firma, organisationsnummer och kontaktuppgifter, 2) en presentation av anbudsgivarens affärsidé, antalet anställda och årsomsättning, 3) de uppgifter och handlingar som anbudsgivaren enligt avsnitt 4.1 Kvalificeringsfas skall bifoga, 4) en bekräftelse på att de skall-krav som uppställs i avsnitt 4.2 accepteras och kommer att uppfyllas, 5) en detaljerad skriftlig beskrivning av hur anbudsgivaren tänker utföra de uppgifter som framgår av uppdragsbeskrivningen i avsnitt 2 ovan, vilka personer som skall utföra uppgifterna och dessa personers erfarenhet av att arbeta i liknande uppdrag, samt en redogörelse för hur anbudsgivaren ser på uppdraget. 6) uppgifter om pris i enlighet med avsnitt 3 ovan, samt 7) en uppgift om huruvida de villkor som framgår av bilaga 2 accepteras. Anbudsgivare vars anbud inte innehåller samtliga dessa uppgifter (1-7) kan komma att uteslutas från vidare prövning. 6

7 Som referensmaterial från föregående år finns följande material att beställa: SVT:s TV-sändning av programmet (beställs via SVT), foton från prisutdelningen (finns på ), samt förra årets upphandlingshandlingar (beställs från Kulturrådet). 7. Administrativa bestämmelser Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbud skall lämnas skriftligt och på svenska i ett kuvert märkt Anbud Dnr KUR 2004/3562. Anbud skall ha inkommit till Kulturrådet senast måndagen den 24 januari Postadress: Statens kulturråd Box Stockholm Anbud kan även lämnas till Kulturrådet i receptionen. Om anbud lämnas i receptionen måste detta göras före kl måndagen den 24 januari Budadress: Statens kulturråd Långa raden 4, Skeppsholmen Stockholm Anbud skall vara bindande t.o.m. den 30 juni Anbudsöppning sker i Kulturrådets lokaler onsdagen den 26 januari Frågor med anledning av upphandlingen skall ställas skriftligen till Anna Cokorilo, kanslichef för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne, Statens kulturråd, Box 7843, Stockholm, fax: , e-post: anna.cokorilo@kulturradet.se 7

8 Frågor med anledning av upphandlingen som inte är av allmän karaktär, besvaras skriftligen. Endast skriftliga svar är bindande för Kulturrådet. När Kulturrådet tagit beslut om val av leverantör, kommer samtliga anbudsgivare erhålla besked om detta. Anna Cokorilo Kanslichef Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne Bilaga 1 Informationsmaterial om Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne Bilaga 2 Utkast till Avtal 8