Förfrågningsunderlag för upphandling av produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år 2006

Transkript

1 Stockholm, 1 december 2005 Dnr KUR 2005/6717 1(9) Förfrågningsunderlag för upphandling av produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år 2006 Härmed inbjuder Statens kulturråd att lämna anbud på produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år Kulturrådet avser teckna ett avtal i enlighet med det utkast som bifogas detta förfrågningsunderlag (Bilaga 1). OBS! Avsnitt 4,5,6 och 8 innehåller ett antal s.k. skall-krav. För att ett anbud skall kunna antas måste samtliga skall-krav vara uppfyllda. Gå igenom dessa krav noga innan ni skickar in anbudet. En checklista för detta ändamål finns i slutet av detta förfrågningsunderlaget. 1. Beställare Statens kulturråd (Kulturrådet), Box 7843, Stockholm. Kontakt: kanslichef Anna Cokorilo, Kansliet för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne, e-post: anna.cokorilo@kulturradet.se. STATENS KULTURRÅD Box 7843, Stockholm Besöksadress: Långa raden 4, Stockholm Tel: Fax: E-post: litteraturpris@alma.se Webbplats:

2 2. Bakgrund Kulturrådet är en central förvaltningsmyndighet inom kulturområdet. Kulturrådets övergripande uppdrag är att förverkliga de nationella kulturpolitiska mål som regering och riksdag beslutar om. Kulturrådets verksamhet beskrivs på webbplatsen Litteraturprisets verksamhet beskrivs på webbplatsen Ett informationsmaterial om litteraturpriset bifogas detta förfrågningsunderlag (Bilaga 2). Litteraturpriset har hittills delats ut tre gånger. Årets litteraturpris tilldelades den japanske illustratören Ryôji Arai och den brittiske författaren Philip Pullman. Pristagarna tog emot priset av H.K.H. Kronprinsessan Victoria vid en stämningsfull och glad ceremoni på Skansen, Sollidens scen den 25 maj. Prisceremonin var öppen för allmänheten och gratis för barnen. Ceremonin sändes direkt i SVT 24. Konferencier var Lill Lindfors. Georg Riedel, Stefan Nilsson, Tommy Körberg, Laleh, Rigmor Gustafsson, Svante Drake och Adolf Fredriks barnkör medverkande i programmet där pristagarna, barnlitteratur och barns rätt till kultur stod i centrum. Utbildnings- och kulturminister Leif Pagrotsky och Kulturrådets generaldirektör Kristina Rennerstedt talade om barns rätt till kultur och lyfte fram läsningens betydelse. Kungliga Operabaletten framförde ett utdrag ur premiärbaletten Pippi Långstrump. Som referensmaterial från föregående år finns följande material att beställas: SVT:s TV-sändning av 2005 års prisutdelning (beställs via SVT), foton från 2005 års prisutdelning (finns på samt förra årets upphandlingshandlingar (beställs via Kulturrådet). Litteraturprisets jury har inför 2006 års litteraturpris tagit emot 138 nomineringar från 55 länder världen runt. Juryns arbete med att utreda och bedöma kandidaterna pågår fram till den 15 mars nästa år då tillkännagivandet av 2006 års pristagare skall äga rum i Astrid Lindgren-gården i Vimmerby års prisutdelning skall, liksom i år, äga rum på Sollidenscenen på Skansen i Stockholm, onsdagen den 31 maj Uppskattad programtid är ca en timme. SVT24 kommer, enligt uppgift, att sända evenemanget. 2

3 Stiftelsen Skansen har för avsikt att, i samarbete med Kulturrådet och andra samarbetspartners, anordna aktiviteter för barn och ungdomar i anslutning till prisutdelningsvecka. Kulturrådet kommer liksom tidigare år att anordna en mottagning för särskilt inbjudna gäster på Sollidens restaurang i direkt anslutning till prisutdelningen. Aktiviteterna för barn och ungdom och mottagningen på Solliden ingår inte i denna upphandling. 3. Kravspecifikation Denna upphandling avser produktion av prisutdelningsceremonin för Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne år Uppdraget innebär att uppdragstagaren i enlighet med Kulturrådets närmare instruktioner skall ansvara för följande uppgifter: 3.1. Planering Utformning av evenemanget, regi, manus och repertoarval, ansvar för medverkandenas uppträdanden, kontakter och kontraktsskrivning med medverkande artister (se dock nedan ang. rådets roll i detta sammanhang) presentation av pristagare, utformning av körschema, ledning av repetitioner, ansvar för teknik, ljud, ljus och övrig teknisk utrustning, ansvar för scenografi och dekor, logistik, koordination och kontakter med övriga medverkande, leverantörer och samarrangörer, samt anpassning av evenemanget för TV-sändning. 3.2 Genomförande Genomförande av evenemanget i enlighet med uppgifterna i punklistan ovan. 3.3 Uppföljning Uppföljning av arbetet med evenemanget. 3

4 Kulturrådet har redan påbörjat planeringsarbetet inför prisutdelningen. Myndigheten har haft inledande samtal med Stiftelsen Skansen och SVT. Kulturrådet har även tillfrågat H.K.H. Kronprinsessan Victoria att förrätta utdelningen. I dagarna riktades en officiell förfrågan till statsministern samt utbildnings- och kulturministern om att medverka vid prisutdelningen. Georg Riedel har tackat ja till kapellmästaruppdraget. Kulturrådet kommer att bära huvudansvaret för kontakterna med pristagaren, Hovet (H.K.H. Kronprinsessan Victoria), statsrådsberedningen (statsministern), utbildningsoch kulturdepartementet (utbildnings- och kulturministern) samt Kulturrådets egna hedersgäster. Kulturrådet mottar gärna förslag i anbudet på medverkande artister. Det är dock Kulturrådet som bestämmer vilka artister som skall medverka. Rådet förbehåller sig rätten att ta kontakter med tänkbara medverkande artister och övriga och att utarbeta programförslag i förhållande till detta. Uppdragstagaren skall under avtalstiden även kunna svara för rådgivning i frågor om sponsring och samarbete med andra organisationer, samt i frågor om kommunikation och marknadsföring av prisutdelningen. Prisutdelningens målsättningar Ceremonins målsättningar är att på ett seriöst och professionellt sätt: lyfta fram pristagaren och dennes gärning och produktion, skapa uppmärksamhet kring barn- och ungdomslitteratur och få beslutsfattare att se värdet av kultur som medel för demokrati och utveckling, främja barns rätt till kultur, hedra Astrid Lindgrens minne, hennes gärning och produktion. sträva efter en bredare nationell och internationell förankring, större massmedial uppmärksamhet och bättre TV-täckning, samt nå en bred målgrupp och fånga ett så stort antal besökare på Skansen som möjligt (i synnerhet barn och barnfamiljer). Prisets nuvarande målgrupp är bred. Prisutdelningens huvudmålgrupp på Skansen är beslutsfattare, opinionsbildare, kulturetablissemanget och branschkunniga. Målsättningen är att bredda målgruppen ytterligare (se sjätte punkten ovan i detta avsnitt). 4

5 Ceremonin skall utformas så att den genomsyras av dessa målsättningar samt att det framgår att priset: är världens största barn- och ungdomslitteraturpris, är ett internationellt pris vars syfte är att stärka och öka intresset för barn- och ungdomslitteratur i hela världen och ge den den status och legitimitet den förtjänar, finansieras av allmänna medel och har Sverige och hela svenska folket som avsändare, är en årligen återkommande folklig och modern manifestation för barnkultur. Prisutdelningen skall anpassas så att den blir en upplevelse för såväl den närvarande publiken som TV-tittarna. 4. Pris Priset skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Ur anbudet skall även kunna utläsas hur priset har räknats ut. Anbudsgivare skall dessutom ange ett pris för varje särskiljbar del av uppdraget. I totalpriset skall samtliga kostnader ingå. Priset skall dock anges exklusive artistarvoden. 5. Krav på anbudsgivaren Anbudsgivaren skall bifoga nedanstående handlingar till anbudet: 1. Bevis avseende registrering i det land där verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolags-, handelsregister eller liknande register, 2. bevis som styrker att anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, samt 3. bevis som styrker i vilken utsträckning anbudsgivaren fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i det egna landet eller i Sverige. Är anbudsgivaren inte registreringsskyldig enligt punkterna 1 eller 2 ovan skall endast bevis avseende de uppgifter som efterfrågas under punkten 3 lämnas. En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om han inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Anbudsgivare som skall lämna uppgifter beträffande registrering, skatte- och avgiftskontroll i Sverige skall för detta ändamål använda blanketten SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Blanketten, ifylld av skattemyndigheten, skall bifogas anbudet. Blanketten kan hämtas från Övriga anbudsgivare skall bifoga bevis avseende de uppgifter som efterfrågas genom intyg från behörig myndighet. 5

6 6. Krav på anbudet Anbudet skall innehålla följande: Uppgift om anbudsgivarens fullständiga namn/firma, organisationsnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. En kort redogörelse av tidigare verksamhet. Av redogörelsen skall kompetens och erfarenhet hos anbudsgivaren och dess personal framgå. En utförlig beskrivning av hur tjänsten och de olika aktiviteterna som framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3 ovan skall utföras samt en beskrivning av hur ceremonins målsättningar (se avsnitt 3) skall uppfyllas. En tidplan för de olika momenten i produktionen; planering, genomförande och uppföljning. 3 aktuella referenser från tidigare uppdragsgivare med kontaktuppgifter. I anbudet skall anbudsgivaren: 1. godta att utföra uppdraget i enlighet med kravspecifikationen i avsnitt 3, 2. bekräfta att samtliga krav i detta förfrågningsunderlag samt villkoren i bifogat avtal accepteras, 3. bifoga de handlingar som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag. 7. Prövning av anbud Prövning av anbuden sker enligt följande: 1. Kulturrådet kontrollerar att anbuden uppfyller kraven i avsnitt 8 nedan. 2. Kulturrådet kontrollerar att anbudsgivarna uppfyller skall-kraven i avsnitt Kulturrådet kontrollerar att anbudsgivarna accepterar och uppfyller skallkraven i avsnitt 4 och De anbudsgivare som inte uppfyller kraven i punkterna 1-3 ovan i detta avsnitt kan komma att uteslutas från vidare prövning. 5. Kulturrådet utvärderar i vilken mån de kvarvarande anbuden är ekonomiskt fördelaktiga. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. I utvärderingen enligt punkt 5 ovan i detta avsnitt beaktas följande omständigheter, i nämnd prioritetsordning: kvalitet pris Med kvalitet avses anbudsgivarens förmåga att utföra uppdraget i enlighet med avsnitt 3 och 6. Tidigare erfarenhet av liknande uppdrag och goda referenser från dessa har stor betydelse för kvalitetsbedömningen. 6

7 För bedömning av kvalitet kommer följande poängskala att användas: 0-2 otillfredsställande 3-6 i viss mån otillfredsställande 7-10 tillfredställande, men ej tillräckligt bra mycket bra utmärkt För bedömning av pris kommer en poängskala från 0-5 att tillämpas. 8. Administrativa bestämmelser Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbud skall lämnas skriftligt och på svenska i ett kuvert märkt Dnr KUR 2005/6717. Anbud skall ha inkommit till Kulturrådet senast Anbud kan även lämnas i Kulturrådets reception, besöksadress Långa Raden 4, Skeppsholmen, Stockholm. Om anbud lämnas i receptionen bör detta göras före kl sista anbudsdagen. Anbud skall vara bindande t.o.m Anbudsöppning sker i Kulturrådets lokaler Frågor med anledning av upphandlingen ställs till: Anna Cokorilo på e-post: anna.cokorilo@kulturradet.se, fax: +46 (0) eller Statens kulturråd, Box 7843, Stockholm. När Kulturrådet beslutat om val av leverantör, kommer samtliga anbudsgivare att få besked om detta. Anna Cokorilo Kanslichef Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne 7

8 Bilaga 1 Utkast till avtal Bilaga 2 Informationsmaterial om Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne Checklista 1. Priset skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. 2. Ur anbudet skall även kunna utläsas hur priset har räknats ut. 3. Anbudsgivare skall ange ett pris för varje särskiljbar del av uppdraget. 4. I totalpriset skall samtliga kostnader ingå. 5. Priset skall anges exklusive artistarvoden. 6. Anbudsgivaren skall bifoga bevis avseende registrering i det land där verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolags-, handelsregister eller liknande register. 7. Anbudsgivaren skall bifoga bevis som styrker att anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter. 8. Anbudsgivaren skall bifoga bevis som styrker i vilken utsträckning de fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i det egna landet eller i Sverige (OBS! Är anbudsgivaren inte registreringsskyldig enligt punkterna 6 eller 7 ovan skall endast bevis avseende de uppgifter som efterfrågas under punkten 8 lämnas). 9. Anbudsgivare som skall lämna uppgifter beträffande registrering, skatte- och avgiftskontroll i Sverige skall för detta ändamål använda blanketten SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. 10. Blanketten SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling, ifylld av skattemyndigheten, skall bifogas anbudet. 11. Övriga anbudsgivare skall bifoga bevis avseende de uppgifter som efterfrågas genom intyg från behörig myndighet. 12. Anbudet skall innehålla uppgift om anbudsgivarens fullständiga namn/firma, organisationsnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. 13. Anbudet skall innehålla en kort redogörelse av tidigare verksamhet. Av redogörelsen skall kompetens och erfarenhet hos anbudsgivaren och dess personal framgå. 14. Anbudet skall innehålla en utförlig beskrivning av hur tjänsten och de olika aktiviteterna som framgår av kravspecifikationen i avsnitt 3 skall utföras. 15. Anbudet skall innehålla en beskrivning av hur ceremonins målsättningar (se avsnitt 3) skall uppfyllas. 16. Anbudet skall innehålla en tidplan för de olika momenten i produktionen; planering, genomförande och uppföljning. 17. Anbudet skall innehålla tre aktuella referenser från tidigare uppdragsgivare med kontaktuppgifter. 8

9 18. I anbudet skall anbudsgivaren godta att utföra uppdraget i enlighet med kravspecifikationen i avsnitt I anbudet skall anbudsgivaren bekräfta att samtliga krav i detta förfrågningsunderlag samt villkoren i bifogat avtal accepteras. 20. I anbudet skall anbudsgivaren bifoga de handlingar som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag. 21. Anbud skall lämnas skriftligt och på svenska i ett kuvert märkt Dnr KUR 2005/ Anbud skall ha inkommit till Kulturrådet senast Anbud skall vara bindande t.o.m