SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER

Transkript

1 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER avseende upphandling av Fastighetsteknisk Drift Sigtuna Kommun Handlingen är upprättad i samarbete med:

2 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 2 (24) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER... 4 SF0 ALLMÄNT... 5 Entreprenadform... 5 SF0.1 Beställare... 5 SF0.2 Entreprenör... 5 SF0.3 Beställarens målsättning... 5 SF0.31 Beställarens målsättning för entreprenaden... 5 SF1 OMFATTNING... 5 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlaget... 6 SF1.2 Material och varor... 7 SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden.. 8 SF1.4 Sidoleverantörer och övriga leverantörer... 8 SF1.5 Kontroll av mängder och statusuppgifter... 8 SF1.6 Anmälningar... 8 SF2 UTFÖRANDE... 9 SF2.1 Kvalitet... 9 SF2.2 Miljö... 9 SF2.3 Statuskontroll SF2.4 Tillhandahållanden SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten SF2.7 Kundkontakter SF2.9 Övriga uppgifter om utförande SF3 ORGANISATION SF3.1 Organisation och personal SF3.12 Kontaktpersoner SF3.2 Fullmakter SF3.3 Personal SF3.4 Kvalitetsledning SF3.5 Miljöledning SF3.6 Dokumentation SF3.7 Möten SF4 TIDER... 16

3 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 3 (24) SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning SF4.3 Tider för utförande av arbete SF4.4 Garantitid SF5 ANSVAR SF5.1 Vite SF5.3 Försäkringar SF5.4 Arbetsmiljö SF5.5 Brandskydd SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.8 Övriga uppgifter om ansvar SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning SF6.111 Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen 20 SF6.2 Fakturering och betalning SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF7.1 Avslutande statuskontroll SF7.2 Redovisning SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING SF8.1 Avbeställning SF8.2 Hävning SF9 TVIST SF9.1 Tvistelösning SF10 ÖVRIGT SF10.1 Överlåtelse och information... 23

4 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 4 (24) FÖRORD Dessa Särskilda föreskrifter utgör allmänna villkor för Sigtuna kommun och är framtagna för att fungera som generella villkor för driftuppdrag för Sigtuna kommun. Entreprenadspecifika villkor och förutsättningar återfinns som bilaga till dessa Särskilda föreskrifter eller i övriga upphandlingsdokument (se SF 1.1). SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa särskilda föreskrifter (SF) ansluter till ABFF 12 och är upprättade i enlighet med SF 12 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Begreppsbestämningar Begreppsbestämningar redovisas i Aff-definitioner 10 utgiven av Aff-kommittén. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 o s v, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B Beställaren E Entreprenören HG Hyresgäst (kommunala verksamheter) UE Underentreprenör SL Serviceleverantör SE Sidoentreprenör

5 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 5 (24) SF0 ALLMÄNT Komfast, i detta dokument kallad B, är kommunens företrädare i fastighetsrelaterade frågor gällande byggnader i denna upphandling. De prioriterade uppgifterna är att ansvara för lokalförsörjning och fastighetsdrift till de kommunala verksamheterna samt att förvalta och utveckla kommunens byggnader med bästa möjliga ekonomiska utfall inom ramen för sitt lokalförsörjningsuppdrag. Fastighetsbeståndet består till största delen av verksamhetslokaler i form av bla skolor, förskolor, lokaler för social omsorg, kommunhus, bad- och fritidsanläggningar, kulturhus. Under kontraktstiden kan förändringar i fastighetsbeståndet komma att ske beroende både på förändringar i lokalbehovet och på grund av strategiska överväganden. Entreprenadform Entreprenaden är en funktionsentreprenad. SF0.1 Beställare Sigtuna Kommun Märsta Södergatan Orgnr: SF0.2 Entreprenör Redovisas i kontrakt. SF0.3 Beställarens målsättning SF0.31 Beställarens målsättning för entreprenaden Målsättningen med denna upphandling är att uppnå effektiviseringar i förvaltningen med hög nivå på driftssäkerhet och service till brukarna och med en optimal kvalitetsnivå i utförandet. B:s övergripande målsättningar är att ur ett ägarperspektiv få marknadsmässigt pris och en mer kostnadseffektiv drift; ur ett kundperspektiv få en professionell, trygg och säker drift som stöd för verksamheter/hyresgäster ur ett ledningsperspektiv få en utveckling av fastighetsdriften och verksamhetsservicen E ska utföra entreprenaden i enlighet med dessa målsättningar B:s strävan är att vara en aktiv beställare och att tillsammans med E arbeta för att kontinuerligt utveckla, förbättra och effektivisera fastighetsförvaltningen för att uppnå sina uppställda mål. I linje med detta är avsikten att - förutom att fortlöpande mäta kostnadsutvecklingen - mäta entreprenörens prestation i avseende på driftssäkerhet och kvalitet. Se SF3.431 SF1 OMFATTNING Entreprenaden avser fastighetsteknisk drift i enlighet med förfrågningsunderlag och däri förtecknade handlingar. Entreprenaden omfattar fastigheter som ägs av Sigtuna Kommun och omfattar ca kvm BRA.

6 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 6 (24) Utöver detta omfattar entreprenaden till begränsad del även av B inhyrda lokaler om ca kvm. Entreprenaden omfattar i stort: Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll på byggnader och fastighetstekniska installationer. Administrativa arbetsuppgifter. Proaktivt arbeta för att utveckla fastighetsdriften. Komma med åtgärdsförslag och i samråd med B besluta kring genomförande. Erbjuda hyrestagande verksamheter: o Vaktmästeriavtal o Ljuskälleavtal Omfattningen i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar. Omfattning felavhjälpande underhåll: Med förtydligande av omfattningen av felavhjälpande underhåll gäller följande. E:s åtagande för felavhjälpande underhåll omfattar, och ersätts enligt bestämmelsen i SF6.11, allt återställande av funktion oberoende av orsak och oavsett om funktionsnedsättningen uppstått före eller efter att s k teknisk livslängd passerats för förvaltningsobjektet. Vad gäller begreppet teknisk livslängd avser denna skrivning inte något avsteg från vad som gäller enligt ABFF 12, utan så som ett förtydligande då en teoretiskt bedömd teknisk livslängd inte nödvändigtvis stämmer överens med ett förvaltningsobjekts reella livslängd. Detta eftersom denna är beroende av flertalet faktorer som exempelvis omfattningen av utförda skötselåtgärder på, eller graden av brukande av, förvaltningsobjektet. Ett förvaltningsobjekts ålder utgör i sig således inte någon inskränkning i E:s åtagande att utföra felavhjälpande underhåll. Enda undantaget är upprätthållande och återställande av funktion som utförs som planerat underhåll sanktionerat av B eller som det med stöd av bestämmelsen i SF2.3 inte ska åligga E att åtgärda. Även återställande av funktion orsakad av skadegörelse ingår i E:s åtagande enligt ersättningsregeln i SF6.11. Den mängd felavhjälpande underhåll som bedöms behöva utföras av E kan utläsas ur de statistikuppgifter som anges i förfrågningsunderlaget. Observera att det i entreprenaden finns en mängd förvaltningsobjekt som passerat teknisk livslängd. Den totala omfattningen av det felavhjälpande underhållet, inklusive åtgärder på förvaltningsobjekt som passerat teknisk livslängd, framgår av bilaga Förtydligande av åtgärdsstatistik för felanmälan samt Objektsbeskrivningar. Nivån på totala antalet fel på årsbasis bedöms inte förändras i någon större utsträckning under entreprenadtiden. SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlaget Entreprenaden ska utföras i överensstämmelse med följande handlingar, vilka redovisas i detta förfrågningsunderlag om annat inte anges nedan: 01 Avtalsförslag 02 ABFF 12 Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (Bifogas ej) 03 Aff-definitioner 10 (Bifogas ej) 06 Förfrågningsunderlag Särskilda Föreskrifter

7 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 7 (24) 06.2 Förvaltningsobjekt, fastighet- och byggnad Objektsbeskrivningar Förtydligande av åtgärdsstatistik för felanmälan 06.3 Gränsdragningslistor och beskrivning av arbetsuppgifter Administrativa arbetsuppgifter och gränsdragningslista Tekniska arbetsuppgifter och gränsdragningslista, Egna fastigheter Gränsdragningslista HG/HV Gränsdragningslista Rikshem soc_fastigheter Gränsdragningslista Rikshem skolor fsk Kunskapens Hus Gränsdragningslista Swedavia 06.4 Förfrågningsunderlag Övriga bilagor PM E, ver2 Energioptimeringsavtal Fastigheter som ingår i energiincitamentsavtalet Entreprenadrapport - mall Dagordning driftmöte- mall Sidoentreprenörer Vattenreningsverk Skepptuna - driftinstruktioner Exempel på vaktmästeriavtal Sätuna Verksamheter som har vaktmästeriavtal Exempel på ljuskälleavtal Sätuna Verksamheter som har ljuskälleavtal Checklista för fastighetsansvar Mall för arbetsmiljöplan Sigtuna Komfast - E Riktlinjer Systematiskt brandskyddsarbete kommun Status och underhållsbesiktningar på 8 utvalda fastigheter 07 Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter mm Upphandlingsföreskrifter Skallkrav (digitalt formulär, e-avrop) Referensformulär Utvärdering (digitalt prisformulär, e-avrop) Om det i handlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, inbördes i ovanstående ordning. SF1.2 Material och varor SF1.21 Förbrukningsmaterial

8 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 8 (24) E ska anskaffa och bekosta allt förbrukningsmaterial som krävs för entreprenaden tex. Lysrör, lysrörslampor, övriga ljuskällor etc (materialval enligt B:s riktlinjer) Luftfilter i enlighet med filterförteckning och instruktion. Drivremmar till fläktar. SF1.22 Material och varor för underhåll. E ska anskaffa material och varor för allt underhåll. Ersättning till E regleras enligt de förutsättningar som beskrivs i kontraktet. E har inte rätt att byta fabrikat på befintligt material, tekniska komponenter eller teknisk utrustning av väsentlig betydelse utan B:s medgivande. SF1.23 Försörjningsmedia B tecknar alla försörjningskontrakt för media och svarar för abonnemangs- och förbrukningskostnader avseende media. SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter under kontraktstiden Nybyggnation, köp, försäljning och avveckling av fastigheter kan komma att ske under entreprenadtiden. Arbetsuppgifter inom entreprenaden kan även tillkomma eller avgå av andra orsaker. Detta kan därför komma att innebära justering av volymer i kontraktsarbetena. Med ändring av ABFF 12 gäller att helt eller delvis avbeställda kontraktsarbeten inte ger E rätt till ersättning för utebliven vinst. Entreprenör skall inom 90 dagar från entreprenadstart lämna in förteckning där den fasta ersättningen för kontraktsarbetena fördelats per fastighet. Denna fördelning gäller för reglering av avgående fastigheter. För tillkommande fastighet/lokal ska överenskommelse träffas om fast ersättning. Avtalsvillkoren för tillkommande fastighet/lokal blir samma som för övriga fastigheter och den fasta ersättningen ligger i nivå med entreprenaden i övrigt. SF1.4 Sidoleverantörer och övriga leverantörer E ska kontrollera att leverantörer av varor, tjänster och entreprenader (dvs UE och UL) fullgör sina skyldigheter enligt samma krav som B ställer på E, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter (SF2.93). Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning och därefter när omständigheterna föranleder förnyad kontroll. SF1.5 Kontroll av mängder och statusuppgifter E ska kontrollera att de mängder som B angivit i förfrågningsunderlagets objektbeskrivningar, 1.1, 1.2 och 2.1, överensstämmer med verkliga förhållanden. E är medveten om att fastigheter kan komma att tillkomma och avgå under avtalstsiden. Om kontrollen visar att avvikelser föreligger ska ersättningen/kontraktsumman regleras först när skillnaden avseende viss mängd överstiger 5 % per fastighet. Krav på sådan ersättningsreglering ska vara framställd senast sex månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. SF1.6 Anmälningar

9 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 9 (24) Part ska utan dröjsmål underrätta motparten om denne upptäcker större skador eller andra väsentliga omständigheter av betydelse för Fastighetsbeståndet eller Entreprenaden. E ska utan dröjsmål till B rapportera alla incidenter som uppkommer eller som kan uppkomma i Entreprenaden eller som har samband med denna eller Fastighetsbeståndet. Vidare ska incidenter rapporteras löpande samt i rapporter till kontrakts- och driftsmöten, se SF3.60. E ska också utan dröjsmål rapportera till B förhållanden som iakttas under entreprenadarbetenas genomförande, även om dessa förhållanden eller orsaker inte ingår i entreprenaden. Underlåter E att i rätt tid anmäla händelser eller förhållanden som avses ovan ska E ersätta B för eventuell skada eller merkostnad som uppkommer på grund av underlåtelsen. SF1.62 Anmälningar till myndigheter B bekostar i författning eller av myndighet begärd/krävd/rekommenderad anmälan, besiktning eller kontroll av förvaltningsobjekten. E vidtar åtgärder för anmälan, besiktning och kontroll. E ska redovisa intyg och korrespondens med myndigheter samt delta vid besiktningar. SF1.63 Anmälningar till beställare E ska i entreprenadrapport (se SF3.61) påtala och verifiera till B skador och olycksfall eller omständigheter som kan leda till skada eller olycksfall. Akuta fall ska omedelbart åtgärdas samt rapporteras i efterhand skriftligt. SF2 UTFÖRANDE SF2.1 Kvalitet SF2.12 Beställarens kvalitetskrav SF2.2 Miljö E ska utföra entreprenaden med hög kvalitet och personligt engagemang. Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till förvaltningsobjektens långsiktiga underhållsstatus, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till pågående verksamheter i förvaltningsobjekten. Entreprenaderna ska utföras på ett fackmannamässigt och serviceinriktat sätt i enlighet med förfrågningsunderlaget och vedertagen praxis. E ska utföra uppdraget på ett sådant sätt att B uppfyller samtliga krav som ställs på B i egenskap av fastighetsägare. E ska ha alkolås i alla sina fordon. Sådan installation ska vara färdigställd och i funktion senast tre månader efter avtalsstart. De av E till entreprenaden upprättade rutinbeskrivningarna ska återspegla kvalitetsoch utförandekrav i syfte att överträffa krav enligt ovan. Se vidare i beskrivning av Administrativa arbetsuppgifter och gränsdragningslista, Tekniska arbetsuppgifter och gränsdragningslista. SF2.22 Beställarens miljökrav Endast produkter som uppfyller av B uppställda kvalitets- och miljökrav får användas. Vid inköp ska miljömärkta produkter prioriteras. Produkter som används eller upphandlas av E i entreprenaden får inte innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör inte inne-

10 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 10 (24) hålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens obsdatabas. Dessa kan hittas på Se vidare i beskrivning, Tekniska arbetsuppgifter och gränsdragningslista. SF2.3 Statuskontroll SF2.31 Statuskontroll före entreprenadens påbörjande och vid tillkommande förvaltningsobjekt Statuskontroll av förvaltningsobjekten (byggnader och andra anläggningar som berörs av entreprenaden) ska utföras av B och E gemensamt tidigast 1 månad före och senast 2 månader efter entreprenadens påbörjande. B kallar till statuskontroll, som ska utföras enligt metod anvisad av B och dokumenteras av B. Besiktningsman utses och bekostas av B. Parterna bekostar sin egen medverkan. Vid statuskontrollen ska B besluta om att: eventuella fel och skador ska åtgärdas av tidigare entreprenör eller B uppdrar åt E att åtgärda fel och skador mot särskild ersättning eller någon särskild åtgärd inte ska utföras utan att den befintliga statusen ska kvarstå Fel och skador som E upptäcker efter statuskontrollen, och som hänförs till tiden före entreprenadens påbörjande, ska inom tre månader från entreprenadens start rapporteras till B. B beslutar ensidigt om E, som tilläggsarbete, får i uppdrag att åtgärda dessa fel och skador. SF2.4 Tillhandahållanden E ska på egen bekostnad tillhandahålla erforderliga hjälpmedel och material för entreprenaden där inte annat anges i denna handling. SF2.41 Handlingar och uppgifter från beställaren B ska snarast till E göra de befintliga handlingar tillgängliga som E behöver för att kunna genomföra sina åtaganden tex. erhållna meddelanden, förelägganden, skrivelser o d, rörande uppgifter som enligt detta avtal ankommer på E. SF2.42 Handlingar och uppgifter från entreprenören E ska använda sig av B:s fastighetssystem enligt B:s instruktioner. B har rätt att granska räkenskaper, redovisningar och verifikationer avseende inköp för B:s räkning samt övrig dokumentation med anledning av entreprenaden. Detta gäller för såväl arbeten ingående i den fasta ersättningen som för tilläggs- och ändringsarbeten. All dokumentation oavsett lagringssätt som rör B:s förvaltningsobjekt är B:s egendom. All information som avser B:s förvaltningsobjekt och som skapas hos E ska registreras i B:s fastighetssystem, i god ordning och i enlighet med B:s direktiv. E ska upprätta och vidmakthålla energi- och driftstatistik, felstatistik och incidentrapportering i den omfattning och enligt de krav som ställs, och som kan komma att ställas på fastighetsägare. E ska inom en månad efter begäran från B lämna alla uppgifter till B som rör B:s förvaltningsobjekt samt de uppgifter och specifikationer som B behöver för att göra ett förfrågningsunderlag för den fortsatta förvaltningen eller för att fortsätta förvaltningen i egen regi. Se också SF7.2. E ska leverera underlag till bokslut, deklarationer, redovisningar, statistiska uppgifter och övriga uppgifter som förekommer i samband med årsbokslut och underhållsplane-

11 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 11 (24) ring. Om behov föreligger ska nämnda uppgifter levereras av E även året efter det att entreprenaden har upphört. SF2.43 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller B tillhandahåller inte lokaler för entreprenadens genomförande. SF2.44 Hjälpmedel/inredning och utrustning E ska använda sig av B:s fastighetssystem enligt B:s instruktioner. E ska i användandet följa de riktlinjer som B fastställt för systemhanteringen. E ska använda B:s fastighetssystem för den löpande förvaltningen. Det åligger E att parallellt och löpande hålla fastighetssystemet uppdaterat vad gäller driftövervakning, energistatistik och registrering av åtgärder inom basåtagande. E ska ha utrustning som krävs för att kunna utföra arbetet, såsom läsplatta, smartphone, arbetsordrar, ritningar, instruktioner mm. E anskaffar, sköter och underhåller den utrustning och de hjälpmedel som erfordras för arkivering av handlingar som behövs för entreprenaderna. SF2.45 Försörjningsmedia som tillhandahålls B tillhandahåller kostnadsfritt försörjningsmedia såsom el, vatten o d för E:s utförande av entreprenaden i B:s fastigheter. SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader Vid upphandling för B:s räkning ska Lagen om offentlig upphandling (LOU) följas. E ska följa B:s rutiner vid upphandling av varor och tjänster för B:s räkning. Leverantörsfakturor ska ställas till E då E gör inköp för B:s räkning. E arkiverar de garantihandlingar som gäller vid kontraktstidens början och de som tillkommer över tiden samt bevakar via B:s fastighetssystem att garantivillkoren uppfylls då brister uppstår. E överlämnar slutbesiktningsprotokoll från entreprenader och garantihandlingar för monterade varor och material i samband med kontraktsmöten. B ska godkänna E:s val av leverantörer och UE. E är ansvarig för UE:s arbete utförs enligt avtal. Erforderliga uppföljningar ska ske för att säkerställa detta. E ansvarar för att samtliga arbetsordrar som tillhör detta avtal avslutas i systemet när åtgärd är utförd. E är inte förpliktigad att använda B:s ramavtalade byggentreprenörer. B värdesätter dock att E så långt det är möjligt använder sig av B:s ramavtalade entreprenörer. Eventuella rabatter på varuinköp ska tillfalla B. SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten Underrättelser om ändringar och tilläggsarbeten ska vara skriftliga och registreras i B:s fastighetssystem, såvida inte arbetena måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom. E ska planera sitt arbete så att ändringar och tilläggsarbeten så långt som möjligt kan planeras och beaktas vid budgeteringen för varje förvaltningsobjekt så att B kan ta hänsyn till behovet av åtgärder det närmaste budgetåret. SF2.61 Beställningar av hyresgäst HG äger rätt att på egen bekostnad anlita E för arbeten i de fastigheter som ingår i entreprenaden på de villkor för tillkommande arbeten som gäller för B. E är skyldig att, på beställning av förekommande verksamheter/hyresgäster inom Sigtuna kommun, utföra tjänster inom E:s kompetensområde till dessa. Vid sådana beställ-

12 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 12 (24) ningar ska kontraktshandlingarnas bestämmelser om tilläggsarbeten tillämpas mellan E och den beställande verksamheten/hyresgästen. B:s godkännande ska vara inhämtat före igångsättning av arbeten som innebär någon form av förändring av fastigheten eller som berör fastighetens tekniska installationer. B:s godkännande ska vara inhämtat före igångsättning av arbeten som innebär någon form av förändring av fastigheten eller som berör fastighetens tekniska installationer. Skriftlig rapport via B:s fastighetssystem angående utfört arbete till HG ska lämnas till B vid nästföljande driftmöte. SF2.7 Kundkontakter E företräder inom ramen för sitt totalåtagande B i flertalet av de löpande hyresgästkontakterna. Kontakterna med HG och deras kunder ska präglas av hög servicekänsla och lyhördhet för HG:s behov. B fäster stort avseende vid att åtgärdande av felanmälningar sköts på ett omsorgsfullt sätt, se SF4.32. E ska vid åtgärder hos hyresgäst/verksamhetsutrymmen rapportera att felet är åtgärdat eller tidpunkt när åtgärdande ska ske. Detta görs i B:s fastighetssystem. Efter åtgärdande av fel ska E återrapportera direkt till verksamheten/hg. SF2.9 Övriga uppgifter om utförande SF2.93 Skatter och avgifter E ska fullgöra sina skyldigheter gentemot stat och kommun vad avser skatter och avgifter. E ansvarar för att endast företag som fullgjort sina skyldigheter enligt ovan, anlitas som UE och leverantör i alla led. SF3 ORGANISATION E skall vara etablerade i Sigtuna kommun, lokal ska finnas tillgängliga för tex nyckelutlämning, mottagande av övriga entreprenörer, utlämning av handlingar. Lokalens öppettider ska vara vardagar Väsentliga ändringar i parts organisation som berör entreprenaden ska meddelas skriftligt till motparten och godkännas av B. SF3.1 Organisation och personal SF3.11 Ombud E:s organisation redovisas i kontraktet. B:s ombud anges i kontraktet. E:s ombud under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.12 Kontaktpersoner B:s kontaktperson anges i kontraktet. E:s kontaktperson under kontraktstiden anges i kontraktet. SF3.2 Fullmakter E:s fullmakt att företräda B i löpande driftsåtgärder upprättas vid behov i ett särskilt dokument. B har rätt att ensidigt ändra eller återkalla fullmakten från tid till annan. E har dock alltid behörighet att vidta akuta åtgärder för att undvika skada på person eller egendom. I sådana fall ska E så snart som möjligt underrätta B om de utförda åtgärderna. SF3.3 Personal

13 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 13 (24) E:s personal inklusive personal hos UE ska ha erforderlig utbildning, kompetens, behörighet och erfarenhet för sina arbetsuppgifter. All personal hos E inklusive personal hos UE som representerar E i detta avtal, ska behärska det svenska språket i tal och skrift. B fäster stort avseende vid att E:s personal och personal hos anlitade UE vid arbete i förvaltningsobjekten ska vara enhetligt klädda och bära synligt ID-kort ID06. Om B så kräver ska på E:s personals klädsel framgå att förvaltning sker på B:s uppdrag. SF3.31 Uppdragsansvarig/kontaktperson och platschefer Till entreprenaden ska, förutom ombudet, finnas en av E utsedd uppdragsansvarig/kontaktperson. Uppdragsansvarig/kontaktperson ska anges i kontraktet och får inte vara anställd hos UE om inte annat överenskommits med B. Uppdragsansvarig/kontaktperson, platschef och andra arbetsledande personer ska ha den kompetens, behörighet och utbildning enligt Upphandlingsföreskrifter-skallkrav. E har inte rätt att omplacera uppdragsansvarig eller platschef utan att i förväg konsultera B. Ersättare, som ska godkännas av B, ska ha minst motsvarande kvalifikationer och erfarenhet. SF3.4 Kvalitetsledning SF3.41 Kvalitetsansvariga B:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet. E:s kvalitetsansvarige anges i kontraktet. SF3.42 Kvalitetsplan SF3.422 Entreprenörens kvalitetsplan E ska sex veckor innan kontraktstart inkomma med förslag på kvalitetsplan för entreprenaden och därvid arbeta in kvalitetsåtgärder som B föreskrivit om inte annat anges i kontraktshandlingarna. Innan arbetena påbörjas ska E överlämna kvalitetsplanen, som minst ska beskriva nedanstående förhållanden och områden, till B för dennes granskning och godkännande. Beskrivning av hur E avser att arrangera och organisera övertagande från tidigare entreprenör Organisations- och bemanningsplan för entreprenaden Hur kvalitetskontroll (egenkontroll) kommer att genomföras och vilka rutiner för kvalitetssäkring E kommer att tillämpa E:s kvalitetssystem Tidplan (generellt schema) för utförande av planerade arbeten Underlag tillsyn och underhållsarbeten Rutiner för utförande av arbetsuppgifter Es kvalitetssystem ska vara praktiskt och administrativt hanterbart och integrerat med den dagliga driften. Gränsdragningen mellan egenkontroll av den som utför arbetet, arbetsledningens kontroll och internrevision ska vara tydlig. E:s kvalitetssystem ska utnyttja modern datateknik, för registrering av information digitalt till B:s fastighetssystem. SF3.431 Mätning Redovisning av den mätmetodik som tillämpas av B, såvitt avser specifika delar av entreprenaden, framgår av SF3.432.

14 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 14 (24) Utöver de detaljerade mätningar som görs kommer generella övergripande mätningar göras för hela eller delar av entreprenaden, t ex: uppföljandestatistik avseende åtgärdande av felanmälningar, incidenter och driftsavbrott uppföljning av tider och kvalitet för väsentliga rapporter Statistik och rapporter ska följa en med B överenskommen struktur och vara jämförbar med föregående mätperiod. SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll Under entreprenadtiden kommer kontroll av E:s arbete utföras av B eller dennes ombud. Finner B vid kvalitetskontroll att E eller UE inte skött sitt åtagande enligt de krav som finns i kontraktshandlingarna sker en utökad kontroll på E:s bekostnad. E kommer att ges tillfälle att närvara vid kontroll efter kallelse från B. Kallelse ska ske minst 1 vecka före kontrollen. Protokoll upprättas vid varje tillfälle. Resultatet av kontrollerna redovisas vid driftsmöten (månadsmöten). Samtliga mätpunkter som inte uppfyller kvalitetskraven ska åtgärdas av E så snart som möjligt, enligt acceptanskriterier i Tekniska arbetsuppgifter och gränsdragningslista. E ska återrapportera till B när påtalade fel har avhjälpts. Om antalet underkända mätpunkter inom samma mätområde överstiger 10 % av det totala antalet kontrollerade mätpunkter ska E presentera en orsaksanalys för B samt redovisa en åtgärds- och handlingsplan för att uppnå rätt kvalitet. Antalet mätpunkter ska vara relevanta för det kontrollerade arbetet. Presentation av orsaksanalys samt redovisning av åtgärds- och handlingsplan med tidplan ska ske inom en arbetsvecka efter utförd kontroll. Se även SF5.1. Kontrollen ska genomföras av sakkunnig personal. Dock inte av de som är direkt ansvariga för aktuellt område. Mätningar ska inte ske då arbete pågår på mätstället. Mätning görs genom okulärbesiktning och med erforderlig mätutrustning. Exempel på specificerade gränsvärden för mätpunkterna framgår av beskrivningsdokumenten och angivna acceptanskriterier. SF3.433 Entreprenörens kvalitetskontroll E ska på eget initiativ under entreprenadtiden fortlöpande utföra egenkontroll och dokumentera åtaganden enligt avtalad kvalitetsplan samt rapportera resultatet till B. Det innebär att E på eget initiativ regelbundet, i sin egen organisation, utför kontroll av eget utfört arbete. Av speciell vikt är att E följer upp de kontroller och åtgärder som ska utföras enligt krav och förordningar från myndigheter. E ska vid varje kontraktsmöte redovisa åtgärder och intyg eller dokument som styrker att alla lagenliga krav som ställs på B såsom fastighetsägare har uppfyllts. SF3.5 Miljöledning SF3.51 Miljöansvariga B:s miljöansvarige anges i kontraktet. E:s miljöansvarige anges i kontraktet. SF3.52 Miljöplan SF3.522 Entreprenörens miljöplan E:s miljöplan syftar till att säkerställa att i avtalet ställda krav uppfylls av E. En entreprenadanpassad miljöplan ska finnas färdig vid entreprenadstart.

15 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 15 (24) Miljöplanen ska godkännas av B. För att sträva mot ständig förbättring ska miljöplanen årligen följas upp och revideras av E. E ska följa denna plan vid utförande av entreprenaden. SF3.53 Miljökontroll SF3.532 Beställarens miljökontroll B kan komma att göra stickprovskontroller under året. Kontrollerna kommer att utföras gentemot E:s miljöplan. Kontrollerna dokumenteras av B. E ska återrapportera till B när påtalade fel har avhjälpts Vid stickprovskontroll ska ansvariga personer hos parterna deltaga. SF3.533 Entreprenörens miljökontroll E ska på anmodan låta utföra miljörevision på entreprenaden med tillhörande organisation, rutiner etc. och redovisa resultatet för B. Revisionen ska även omfatta UE. Protokoll över utförd miljörevision överlämnas B. SF3.6 Dokumentation SF3.61 Entreprenadrapport SF3.7 Möten Entreprenadrapport ska upprättas för varje förvaltningsobjekt och registreras i B:s fastighetssystem en gång per månad så att dessa är uppdaterade senast en vecka innan driftmötet. Entreprenadrapporten ska till innehåll och utformning tas fram gemensamt av B och E. Entreprenadrapporten ska vara attesterad av E:s kvalitetsansvarige. Till entreprenadrapporten ska underlag till eventuella arbeten mot rörlig och särskild ersättning avseende föregående månad biläggas. Bilaga enligt SF1.1. E ska även bilägga protokoll över utförda egenkontroller om B så begär. SF3.71 Kontraktsmöten Kontraktsmöten ska hållas hos B minst en gång per år och i övrigt när endera parten så begär. B kallar till kontraktsmöte där E:s ombud eller uppdragsansvarige ska närvara. Mötena ska följa en agenda som bestäms av B. B ska vara ordförande vid kontraktsmötena och föra protokoll, som ska justeras av E. Kontraktsmötena ska behandla för Entreprenaden övergripande frågor bl. a organisation och bemanning, sammanställningar av noteringar från entreprenaden, projektredovisningar, uppföljningar, ekonomiska redovisningar, policyfrågor och överenskommelser samt förutsättningar för reglering av den fasta ersättningen på grund av ändrade förhållanden enligt Kontraktet. SF3.72 Driftmöten Driftmöten ska hållas minst en gång per månad och när endera parten så begär. Mötena ska följa en agenda som utarbetas av B och E tillsammans, B ska vara ordförande vid driftsmötena och B ska föra protokoll som ska justeras av E. B kallar till mötet där bland annat E:s uppdragsansvarige/kontaktperson ska delta. E ska rapportera om verksamheten, redovisa resultat av egenkontroll och föredra entreprenadrapporten. E ska skicka underlag till mötet senast 1 vecka innan möte. För etableringsperioden och för det första kvartalet efter entreprenadstart inplaneras driftmöten med högre mötesfrekvens. Exempel dagordning Driftmöte, enligt SF1.1.

16 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 16 (24) SF3.73 Fakturamöten Genomgång av fakturor kommer att ske samt genomgång inför fakturering av utförda kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen. SF4 TIDER SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Entreprenaden avser perioden till Skriftlig uppsägning av kontraktet ska ske senast 6 månader innan kontraktstidens utgång av B. Vid utebliven uppsägning förlängs kontraktet med två (2) år på oförändrade villkor. Entreprenaden kan inte förlängas utöver denna förlängning och upphör då SF4.3 Tider för utförande av arbete Kontraktsarbetena ska i första hand utföras under normal arbetstid. Som normal arbetstid räknas klockan på icke arbetsfria dagar om inte annat anges i kontraktet. Som arbetsfria dagar räknas lördagar, söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelsfärdsdag, Nationaldagen, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. SF4.31 Utförandetider för felavhjälpande underhåll Vid underhållsåtgärd som ej definieras under SF4.32 samt vid felanmälan av B eller HG ska åtgärder påbörjas senast inom en arbetsdag efter att E mottagit anmälan. Med begreppet påbörjas avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Arbeten som kan medföra störningar för HG ska anmälas till B och överenskommas med HG innan de utförs. SF4.32 Tid för utförande av akut felavhjälpande underhåll Vid fel eller akut underhållsåtgärd, som är av stor dignitet för fastigheten eller HG, ska åtgärdande påbörjas omedelbart. Med stor dignitet avses att HG:s verksamhet till följd av felet utsätts för betydande störning eller att risk finns för att fastigheten och/eller fastighetsteknisk utrustning kan åsamkas skador. Med begreppet påbörjas avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Till akut underhåll räknas åtgärder för att avhjälpa brister som kan leda till personskada och egendomsskada, t ex driftstörningar på hissar, nödbelysning och frys- och brandvakter. Insatser för personsäkerhet prioriteras framför avhjälpande av teknisk driftstörning. SF4.33 Tid för information till hyresgäster Planeringsbara ingrepp som påverkar HG:s verksamhet ska aviseras till dessa senast 5 dygn innan arbetet utförs. Vid arbeten som kan orsaka buller eller annan störning skall HG och dennes arbetsmiljöansvarige meddelas i god tid före. Därefter görs en bedömning av lämpligaste tidpunkt för utförandet med hänsyn till HG:s verksamhet. SF4.4 Garantitid Garantier som medföljer levererat material ska gälla till förmån för B

17 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 17 (24) SF5 ANSVAR SF5.1 Vite E svarar fullt ut för den skada som han genom fel eller försummelse vid uppdragets utförande vållar B. Nedanstående vitesreglering inskränker inte B:s rätt att häva kontraktet. Om överenskommen kvalitet, enligt instruktion och enligt SF3.432, ej uppnås och efter skriftligt påpekande, förbehåller sig B rätten att på E:s bekostnad vidtaga nödvändiga åtgärder eller innehålla fakturerat belopp. Innehållen månadsutbetalning erhålles av E efter att överenskommen kvalitet uppnåtts. Om överenskommen kvalitet ej uppnåtts inom två veckor efter anmärkning utgår skadestånd, motsvarande faktiskt belopp för skada orsakad av fel eller försumlighet från E:s sida. SF5.2 Ansvar tredje man Med tillägg till ABFF 12 kapitel 5 7, föreskrivs att E övertar B:s strikta ansvar mot tredje man jämte förekommande fastighetsägar- och byggherreansvar för skada som uppkommer till följd av entreprenadens utförande. SF5.3 Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. SF5.31 Fastighetsförsäkring B överlämnar på begäran kopia av försäkringsvillkoren för fastighetsförsäkringen till E. SF5.32 Entreprenadförsäkring SF5.321 Ansvarsförsäkring E:s ansvarsförsäkring ska med ändring av vad som anges i ABFF 12 kapitel 5 9 innefatta följande försäkringsvillkor: E:s ansvarsförsäkring ska täcka skador till ett belopp av minst tjugo (20) MSEK per skadetillfälle och minst femtio (50) MSEK per tolvmånadersperiod. Självrisken ska vara högst ett prisbasbelopp. E ska inneha och vidmakthålla, under hela avtalstiden och tjugofyra (24) månader därefter, en betryggande ansvarsförsäkring som täcker alla skador som kan drabba B, hyresgäster eller tredje man på grund av fel eller försummelse hänförlig till E, dess personal eller av E anlitad UE. Nyckel-/kortförlust Försäkring ska ersätta skälig kostnad för ändring eller om så erfordras byte av lås i fastighet inom Sverige i samband med att omhändertagen nyckel/kort förkommit. Omhändertagen egendom Försäkring ska även omfatta omhändertagen egendom. SF5.4 Arbetsmiljö SF5.41 Ansvar arbetsmiljö Arbetet ska bedrivas i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning. Arbetsmiljöverkets förordningar och föreskrifter ska följas. E svarar för att egen personal ges föreskriven information och utbildning i skydd och säkerhet. Det åligger E att med UE avtala om motsvarande skyldighet för denne mot sin personal. E ska göra regelbundna skyddsronder som dokumenteras. B ska tillställas kopia av sådant protokoll och övriga relevanta dokument. SF5.42 Samordning av arbetsmiljö mm

18 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 18 (24) E utses att vara byggarbetsmiljösamordnare för planeringen och projekteringen (BAS-P) liksom för utförandet (BAS-U) för entreprenaden/arbetet. E ska upprätta en arbetsmiljöplan utifrån B:s mall för arbetsmiljöplan, se bilaga E ska genomföra alla anpassningar i arbetsmiljöplanen under tiden för arbetets utförande samt svara för att den hålls aktuell och finns anslagen/tillgänglig på arbetsplatsen. E ska utföra riskanalyser och arbetsinstruktioner för arbeten med särskild risk enligt AFS 1999:3 12a. E ska se till att UE och SE utför riskanalyser och arbetsinstruktioner för arbeten med särskild risk enligt AFS 1999:3 12a. E svarar för att riskanalyser och arbetsinstruktioner arbetas in i arbetsplatsens gemensamma arbetsmiljöplan före det att arbete med särskild risk påbörjas. E ska upprätta slutdokumentation enligt AFS 1999:3 9, vilken överlämnas till B då arbetena avslutats. De personer som E utser att sköta byggarbetsmiljösamordningen ska ha utbildning, kompetens och erfarenhet omfattande det som enligt AFS 1999:3 6 och kommentarerna till 6 krävs för att utföra uppgifterna. E ska före det att några arbeten får påbörjas överlämna intyg till B som styrker genomgången utbildning, kompetens och erfarenhet för de personer som ska användas i samordningsarbetet. Endast personer som kontrollerats av B får användas i samordningsarbetet. Entreprenaden kan komma att utgöra gemensamt arbetsställe med annan pågående verksamhet. I dessa delar ska Entreprenören bevaka att samråd enligt arbetsmiljölagen 3 kap 7 f med befintlig verksamhet kommer till stånd före det att arbeten på gemensamt arbetsställe påbörjas. SF5.5 Brandskydd E övertar inom ramen för sitt åtagande det brandskyddsansvar som åvilar B. Den tekniska förvaltaren för förvaltningsobjekten är ansvarig för samordningen av brandskyddet. SF5.51 Systematiskt brandskyddsarbete Som brandskyddsansvarig åligger det E att bl a: medverka vid brandsyner enligt B:s fastställda rutiner och snarast därefter åtgärda de fel och brister som protokollen anger ansvara för rutiner i samband med tillståndsgivning för Heta arbeten i sitt dagliga arbete uppmärksamma, åtgärda och rapportera brister i brandskyddet till B svara för avstängning och påslagning av brandlarm ansvara för och utföra provning av brandlarm enligt Objektsförteckningar och Riktlinjer för Systematiskt brandskyddsarbete, berörd verksamhet/hg ska informeras senast 2 veckor innan provning om att en sådan kommer att ske initiera och medverka vid revisionsbesiktningar av brandlarm åtgärda brister enligt protokoll vid brister/justeringsbehov på brandutrustning, hantera kontakt med sidoentreprenör och se till att bristerna/justeringsbehoven åtgärdas hantera serviceavtal med anläggningsfirmor för brandlarm åtgärda fel på brandlarm enligt protokoll E ska delta i B:s interna brandskyddskontroll.

19 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 19 (24) SF5.511 Beställarens brandskyddsansvarige B:s brandskyddsansvariga framgår av kontraktet. SF5.512 Entreprenörens brandskyddsansvarige E:s brandskyddsansvariga framgår av kontraktet. SF5.52 Heta arbeten Vid heta arbeten ska Svenska Brandförsvarsföreningens säkerhetsregler följas. E ska följa B:s försäkringsvillkor för heta arbeten. E ska också ålägga sina UE och vid behov leverantörer att följa desamma. När ingrepp görs som försämrar en brandbegränsande funktion ska brandskyddet ändå upprätthållas. SF5.521 Särskilda föreskrifter vid brandfarliga arbeten E ska följa B:s försäkringsvillkor för heta arbeten. E ska också ålägga sina UE, och vid behov leverantörer, att följa desamma. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m E ska förvara handlingar, data, register, arkiv, nycklar, passerkort m.m. på ett betryggande sätt. Förlorad nyckel eller passerkort anmäls omgående. Förlust av nycklar eller passerkort ersätts av E med belopp motsvarande skadans storlek. Handlingar, dataregister, arkiv, nycklar och passerkort som E erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.71 Säkerhet E ska informera sin personal samt UE om B:s och HG:s säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. SF5.72 Sekretess Utöver ABFF 12 kapitel 1 13, gäller att E förbinder sig att tillse att allt material samt skriftlig och muntlig information rörande B som ej är allmänt känd används enbart i samband med genomförandet av detta uppdrag. SF5.8 Övriga uppgifter om ansvar E är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om UE som E anlitar inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för UE:s anställda. E skall på begäran av B lämna erforderliga uppgifter och handlingar för kontroll av skyldigheter enligt ovan. Skulle E brista i fullgörandet av detta åtagande skall E:s avtal gentemot UE hävas om bristen är väsentlig. SF6 EKONOMI SF6.1 Ersättning För entreprenaden utgår fast och rörlig ersättning samt ersättning för kostnadsändringar (indexreglering) i enlighet med vad som framgår av kontraktsformuläret. SF6.11 Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena framgår av kontraktet.

20 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 20 (24) Den fasta ersättningen avser arbetsuppgifter som enligt gränsdragningslistorna inklusive hänvisningar och bilagor ingår i entreprenaden. Kostnad för felavhjälpande underhåll ingår i den fasta ersättningen med upp till kronor per tillfälle och åtgärd och avser samtliga arbeten enligt omfattningsregel i SF1 gällande felavhjälpande underhåll. Beloppsgränsen avser både material- och arbetskostnad. När denna kostnad överskrids betalar B den del som överskrider kronor. Material- och arbetskostnad för skadegörelse orsakad av tredje man bekostas av den som orsakat sådan skada. Om ansvaret för skadan inte kan fastställas eller om tredje man inte betalar svarar E för kostnaden i enlighet med ersättningsregeln för felavhjälpande underhåll. Till undvikande av missförstånd gäller vidare att felavhjälpande åtgärder orsakade av s k handhavandefel av brukarna av förvaltningsobjekten ingår i E:s åtagande. Skulle omständigheterna ge att handhavandefel eller motsvaranderätteligen utgör skadegörelse för vilket hyresgästen svarar gentemot hyresvärden ingår det inte för E att utföra felavhjälpade åtgärd utan tillkommande ersättning. Åtgärder vidtagna av E i samband med att E konstaterar att någon felavhjälpande åtgärd inte erfordras trots att en felanmälan vidtagits (s k bomkörning) berättigar inte E någon tillkommande ersättning utöver det fasta arvodet. Om det totala antalet felavhjälpande underhållsåtgärder per m2 BRA för ett enskilt år ökar med mer än 10 % jämfört med statistiken i genomsnitt för 2011 och 2012, äger E rätt till rörlig ersättning för de felavhjälpande underhållsåtgärder som överstiger den 10- procentiga ökningen. Se bilaga Förtydligande av åtgärdsstatistik för felanmälan jämte statistiken över felavhjälpande åtgärder i övrigt, för aktuellt mått. B avgör i samråd med E hur åtgärdsstatistiken definieras och beräknas. Påslag för entreprenörsarvode utgår inte för de arbetsuppgifter som regleras med fast ersättning eller för förbrukningsmaterial och material och varor för underhåll. Rese- och traktamentskostnader ingår i den fasta ersättningen. SF6.111 Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen Vid ändring eller tillägg markerade med R i gränsdragningslistan i första hand att ändringen/tillägget prissätts till ett fast pris enligt anbudspriser för ändrings- och tilläggsarbeten i andra hand enligt à överenskommet pris i tredje hand gäller löpande räkning enligt ABFF12 kapitel 6 3 Vid beräkning av den rörliga ersättningen tillämpas de à-priser som anges i prisbilagan utvärdering i e-avrop -priserna avser personalkostnad enligt ABFF 12 kapitel 6 3 inklusive kostnader enligt punkt 2,4 och 6-9. Påslag för entreprenörsarvode utgår inte för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen eller för förbrukningsmaterial och material och varor för underhåll. SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Vid ändring eller tillägg, ÄTA arbeten d.v.s. ej kontraktsarbeten i första hand att ändringen/tillägget prissätts till ett fast pris i andra hand enligt à -pris lista i tredje hand gäller självkostnad enligt ABFF 12 kapitel 6 3 Observera att entreprenörsarvode enligt ABFF 12 kapitel 6 3 punkt 1 och 5 endast medges för alternativet i tredje hand och då med procentsatser enligt avtal. SF6.13 Ersättning för kostnadsändringar (Indexreglering)

21 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 21 (24) Fast ersättning och à-priser ska regleras med hänsyn till förändringarna i SCB:s Labour Cost Index, LCI för arbetare och tjänstemän inom privat sektor, enligt SNI 2007 Näringsgrenar. Upphör något av dessa index att framställas ska annat likvärdigt index användas i dess ställe. De definitiva indextalen används. Reglering ska utföras årligen med kvartal 1 och år 2014 som bastidpunkt. Regleringar baseras på förändring av indextalet mellan bastidpunkten och ett år efter bastidpunkten. Efterföljande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning. Avräkningstidpunkt är 1 maj med första avräkningstillfälle år E ansvarar själv för att åberopa indexreglering. Överlämnande av indexberäkning, enligt ovan, till B är en förutsättning för att indexreglering skall ske. Indexberäknad ersättning utgår från det tillfälle B erhållit och godkänt underlag från E. Beräknas enligt formel: Årligt tillägg (%) = ((2015 1/2014 1) - 1) * = kvartal 1 SF6.2 Fakturering och betalning Sigtuna kommun arbetar aktivt sedan flera år tillbaka med elektronisk handel och e- fakturering inom ett antal varu- och tjänsteområden. Nedan beskrivs de olika alternativa format som är tillämpbara inom ert avtalsområde. Kommunen ansluter sig helt till den av Sveriges Kommuner och Landsting framtagna standarden för offentlig sektor som benämnes SFTI (Single Face To Industri). När det gäller E-faktura så finns det 2 olika format för dig som entreprenör som är standard för oss som mottagare. 1. SFTI Svefaktura version 1.0 (Se 2. SFTI Fulltextfaktura lägst version 2.5 (Se Ta gärna del av mera information på vår hemsida Antagen entreprenör skall i avtal förbinda sig att kunna hantera ett elektroniskt fakturaflöde enligt något av ovanstående alternativ. För att underlätta vår hantering och att Ni ska få Er faktura betald inom avtalad tid vill vi påminna om att följande information ska framgå av den faktura Ni tillställer oss: Betalningssätt - PlusGironummer, Bankgironummer eller bankkonto/iban Fakturadatum Fakturanummer Förfallodatum (Kommunen förbehåller sig rätten att om inte annat är avtalat betala fakturan tidigast 30 dagar efter ankomstdatum) Fakturabelopp Momsbelopp Ert organisationsnummer, VAT/momsregistreringsnummer namn och adress Specifikation av vad fakturan avser Referens i kommunen nio positioner xxxxxxxxx Betalning ska ske mot faktura, 30 dagar efter ankomstdag hos beställaren. Beställaren accepterar inte fakturerings-, expeditions- eller andra administrativa avgifter. Dröjsmålsränta

22 Upphandling Fastighetsteknisk Drift SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER sid 22 (24) Kostnaden för respektive förvaltningsobjekt och kostnadsställe framgår. Med avvikelse från ABFF 12 kapitel 6 10, gäller att alla kostnadsändringar ska vara slutreglerade senast tre månader efter kontraktsperiodens slut. Senare erhållna fakturor regleras inte. SF6.21 Fakturering och betalning av fast ersättning Fakturering ska ske i efterskott och kräver att E översänt månadens entreprenadrapport innan faktura får utfärdas. Principen innebär att betalning endast sker om utfört arbete har vidimerats. Faktura betalas ej om inte entreprenadrapport erhållits. Slutfaktura betalas efter genomförd och godkänd avslutande statuskontroll och slutredovisning enligt SF7.1 och SF7.2 SF6.22 Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen För betalning av arbeten och kostnader som ej regleras under SF6.21 eller SF6.23 gäller att faktura ska särredovisa tid, material och övriga kostnader för varje enskilt arbete/uppdrag samt vara uppdelad på förvaltningsobjekt. Kopior av material- och UE fakturor ska bifogas till faktura. Arbeten faktureras månadsvis i efterskott. Alla, under månaden, utförda arbeten skall ackumuleras och faktureras vid månadens slut. Fakturering ska ha föregåtts av fakturagenomgång på fakturamöte, se SF3.73. SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Ändringar och tilläggsarbeten regleras enligt SF1.3. Ändringar och tilläggsarbeten faktureras månadsvis i efterskott. Alla, under månaden, utförda arbeten ska ackumuleras och faktureras vid månadens slut. SF6.25 Dröjsmålskostnader Vid dröjsmål med betalning utgår dröjsmålsränta enligt gällande räntelag. Räntefaktura understigande 350 kr accepteras inte. SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF7.1 Avslutande statuskontroll B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som verkställs i samband med att avtalet upphör. Avslutande statuskontroll kommer att göras dels gentemot att ställda krav och funktioner enligt handlingarna i sin helhet är uppfyllda vid entreprenadens avslutande samt gentemot att inga skador och fel uppkommit på anläggningar som omfattats av entreprenaden. Uppföljning av att fel noterade vid tidigare utförda kontroller blivit avhjälpta. Kontrollen ska även avgöra om B är i behov att att utföra BSI (Brandskyddsinspektion). B genomför och bekostar avslutande statuskontroll, E bekostar åtgärdande av fel och brister enligt ovan nämnda kriterier som konstaterats vid den avslutande statuskontrollen. Besiktningsman utses och bekostas av B. Eventuella efterkontroller efter avslutande statuskontroll bekostas av E. SF7.2 Redovisning Med ändring av ABFF 12 kapitel 4 4 andra stycket gäller att slutredovisning av entreprenaden ska vara klar senast i samband med avtalstidens slut.