Särskilda föreskrifter

Transkript

1 Särskilda föreskrifter Rinkeby Bid Upphandling av yttre skötsel Handlingen är upprättad av:

2 Förfrågningsunderlag avseende upphandling av yttre skötsel Innehållsförteckning Sid SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER... 3 SF0 ALLMÄNT... 4 SF1 OMFATTNING... 5 SF2 UTFÖRANDE... 7 SF3 ORGANISATION SF4 TIDER SF5 ANSVAR SF6 EKONOMI SF7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL SF8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING SF9 TVIST SF10 ÖVRIGT... 24

3 SF SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa särskilda föreskrifter (SF) ansluter till ABFF 04 och är upprättade i enlighet med SF 06 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Begreppsbestämningar Begreppsbestämningar redovisas i Aff-definitioner 10 utgiven av Affkommittén. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 o s v, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B Beställaren, avser Bs ombud i fastighetsägarföreningen E Entreprenören UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör Ersättning Samtliga arbetsuppgifter som förkommer i dessa särskilda föreskrifter ska ingå i den fasta ersättningen, t ex förberedelsetid och medverkan i möten, rapportskrivning etc. om inte annat anges. 3 (25)

4 SF0 ALLMÄNT Föreningen Fastighetsägare i Järva har beslutat att genomföra en gemensam upphandling av yttre skötsel och en arbetsgrupp bestående av medlemsrepresentanter har tillsammans tagit fram kravspecifikation för upphandlingens omfattning. Fastighetsägare i Järvas kansli samordnar och driver arbetet framåt. Upphandlingen genomförs enligt LOU. Föreningen Fastighetsägare i Järva arbetar för ett rent och snyggt Järva för sina medlemmar och därmed höja statusen på området och öka värdet av sina fastigheter. Yttre städning Hela entreprenadområdet ska ronderas och städas enligt Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. Städteamen ska alltid vara minst två personer i grupp för trygghet och säkerhet. Vinterväghållning Vinterväghållning utförs enligt Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. Markskötsel Markskötsel utförs enligt Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. Entreprenadform Entreprenadform är i huvudsak utförarentreprenad. SF0.1 Beställare Beställare av entreprenaden är medlemmarna (fastighetsägare) i Föreningen Fastighetsägare i Järva. Bs ombud för entreprenaden är således: Föreningen Fastighetsägare i Järva Org. Nr: Postadress: Tensta Allé 44, SPÅNGA Besöksdress: Tensta Allé 44 Telefon: Respektive medlem tecknar kontrakt med B. för mer information om medlemmarna och avtalstider se Sammanställning mängdförteckning med avtalstider. SF0.3 SF0.31 Beställarens målsättning Beställarens målsättning för entreprenaden B:s målsättning med denna entreprenad är att yttre skötseln ska utföras över fastighetsgränserna med hög kvalité och med personligt engagemang i syfte att kunna erbjuda ökad trygghet och trivsel för boende och lokalhyresgäster. 4 (25)

5 B ska upprätthålla en god och jämn service- och skötselnivå och samtidigt ha attityder och förhållningssätt som skapar och bibehåller positiva relationer mellan hyresgäster och fastighetsägare. Igenkännande, engagemang och trygghet ska genomsyra entreprenaden. SF0.32 SF0.33 Kvalitetsmål för entreprenaden Se SF 2.1 Miljömål för entreprenaden Bs miljömål för fastighetsförvaltningen är att förebygga hälsorisker nyttja teknik och produkter med goda miljöegenskaper minska avfallsmängderna för deponering E ska utföra entreprenaden i enlighet med dessa miljömål. Se även SF2.2, SF3.5. SF1 OMFATTNING Entreprenaden omfattar tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll i form av yttre städning, markskötsel och vinterväghållning i enlighet med Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. jan feb mars april maj jun jul aug sept okt nov dec Vinterunderhåll Vårstäd Sommarskötsel Höststäd Vinterunderhåll Städning SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlaget 1. Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster, ABFF 04 (bifogas ej) 2. AFF-Definitioner 10, utgiven av AFF-kommitten (bifogas ej) 3. Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster, daterad Särskilda Föreskrifter, daterad Fastighets- och mängdförteckning, daterad Upphandlingsföreskrifter och anbudsformulär daterad Bilaga utbildning 8. Rinkeby fastighetsägarkarta 9. Stockholm Stads Miljökrav vid upphandling av entreprenader och tjänster (i tillämpliga delar) (25)

6 SF1.2 SF1.21 Material och varor Förbrukningsmaterial SF1.211 Förbrukningsmaterial för administrativa arbetsuppgifter Med avvikelse från ABFF 04 punkt 10: E bekostar förbrukningsmaterial för de administrativa arbetsuppgifterna, såsom papper, porto etc. SF1.212 Förbrukningsmaterial för fastighetens drift Med avvikelse från ABFF 04 punkt 10: E ska anskaffa och bekosta allt förbrukningsmaterial som krävs för entreprenadens utförande t ex sand, salt, stenkross, soppåsar/sopsäckar mm. SF1.21 SF1.3 Material för underhåll E ska anskaffa och B bekosta allt material för felavhjälpande underhåll. Tillkommande och avgående arbetsuppgifter och förvaltningsobjekt under kontraktstiden Fastighetsägarna i föreningen kommer stegvis att integreras i upphandlingen enligt datum redovisade i Fastighets och mängdförteckningen. Köp och försäljning av fastigheter kan förekomma och innebära att förvaltningsvolymen under entreprenadtiden utökas eller minskas. SF 1.32 Tillkommande förvaltningsobjekt B ska ha option att utöka entreprenadens omfattning med fler förvaltningsobjekt (fastighetsägare/medlemmar) eller fastighetsobjekt inom samma geografiska område. I sådant fall ska parterna förhandla om tillkommande ersättning med inriktningen att träffa överenskommelse om ett pris i nivå med entreprenaden i övrigt. Kan överenskommelse inte träffas är B oförhindrad att välja annan entreprenör. SF 1.33 Avgående förvaltningsobjekt B kan i enlighet med ABFF punkt 47 komma att avbeställa hela eller delar av kontrakten beroende på försäljningar, förvärv eller nybyggnation, vilket kan få till följd att fastigheter kan komma att undantas från, eller alternativt läggas till, kontraktet under avtalstiden. Den beräknade volymen kan därmed minskas eller utökas på begäran av B enligt ovan under avtalstiden. Med ändring av ABFF punkterna 35.2 och 47 gäller vid sådan avbeställning att kontraktssumman ska minskas med i kontraktet angivna belopp. Beloppen anges för varje enskilt förvaltningsobjekt och avser den fasta ersättningen för avtalade kontraktsarbeten. B ska bekosta den fasta ersättningen tre månader räknat från avbeställningstillfället. Ingen ersättning utgår för utebliven vinst. Om helt kontrakt eller delar av kontrakt avbeställs och detta motsvarar mer är 30% av den totala summan av den fasta ersättningen ska 6 (25)

7 särskild förhandling upptas mellan parterna. SF1.4 SF1.5 Sidoentreprenörer och leverantörer E skall verka för ett positivt samarbete med andra entreprenörer som arbetar i området som t ex. bevakningsentreprenören. B förbehåller sig rätten att utföra eller låta utföra arbeten utanför denna entreprenad. Detta gäller även arbeten där à-priser är lämnade enligt anbudsformulär. Kontroll av mängder E ska efter det att entreprenaden påbörjats kontrollera att de mängder, för förvaltningsobjekten, som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Med avvikelse från ABFF 04 punkt 5; Om kontrollen påvisar att avvikelser föreligger som över- eller understiger angivna delmängder med mer än 5 % ska reglering ske. Då både över- och understigande delmängder förekommer ska, i första hand, reglering av kontraktssumman ske genom avräkning mellan över- och understigande delmängder. Ingen reglering ska göras om avräkningsbeloppet understiger 2 % av den totala fasta ersättningen på årsbasis. Krav på reglering av ersättning ska vara framställt senast tre månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Reglering görs enligt ABFF 04 punkterna 34 och 35. SF1.6 Anmälningar Part ska utan dröjsmål underrätta motpart om denne upptäcker större skador, skadegörelse, klotter, skrotbilar eller andra väsentliga omständigheter av betydelse för verksamheten i förvaltningsobjekten eller entreprenaden. Innan åtgärder utförs ska E inhämta B:s godkännande om ej annat överenskommes. E får dock alltid vidta sådana åtgärder som måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom utan att först inhämta B:s godkännande. I sådana fall ska B så snart som möjligt underrättas om åtgärderna. SF2 SF2.1 UTFÖRANDE Kvalitet Beträffande kvalitetsplan se SF Kvalitetskrav De kvalitetskrav som gäller för entreprenaden beskrivs i detalj i Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. 7 (25)

8 Upplevd kvalitet B kan komma att under kontraktstiden att utföra enkätundersökningar för att mäta medlemmarnas upplevelse av kvalitet på utfört arbete. Fysisk mätbar kvalitet Fysisk mätmetod av krav framgår av Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. SF2.12 Beställarens kvalitetskrav E ska utföra entreprenaden med hög kvalité och personligt engagemang och i enlighet med kvalitetsmålen i SF0.32. Städningen ska vara flexibel vilket kan innebära omfördelning av resurser mellan olika delar av området. De detaljerade kvalitetskrav som i förekommande fall gäller för entreprenaden framgår i Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster. SF2.2 SF2.22 SF2.3 SF2.31 Miljö Beträffande miljöplan se SF Beställarens miljökrav E ska utföra sitt arbete i enlighet med miljömålen i SF0.33 och i tillämpliga delar enligt Stockholm Stads Miljökrav vid upphandling av entreprenader och tjänster. Statuskontroll Statuskontroll före entreprenadens påbörjande och vid tillkommande förvaltningsobjekt Före kontraktstidens start och vid tillkommande och avgående förvaltningsobjekt ska B och E gemensamt genomföra en statuskontroll av de områden som berörs av entreprenaden. Statuskontrollen ska dokumenteras av B. Parterna bekostar sin egen medverkan. Om parterna gemensamt bedömer att det behövs extern expertis skall denna bekostas av B. Vid statuskontrollen ska B besluta om att: eventuella fel och skador ska åtgärdas av tidigare entreprenör eller B uppdrar åt E att åtgärda fel och skador mot särskild ersättning eller någon särskild åtgärd inte ska utföras utan att den befintliga statusen ska kvarstå 8 (25)

9 Fel och skador som E upptäcker efter statuskontrollen, och som hänförs till tiden före entreprenadens påbörjande, ska inom tre månader från entreprenadens start rapporteras till B. B beslutar ensidigt om E, som tilläggsarbete, får i uppdrag att åtgärda dessa fel och skador. SF2.4 SF2.42 Tillhandahållanden Handlingar och uppgifter från entreprenören E skall inom en månad efter begäran från B lämna in de handlingar, register och andra uppgifter avseende förvaltningsobjekten som överlämnats till E i anslutning till entreprenadens inledning, som tillkommit som ett resultat av entreprenaden eller som under entreprenadtiden särskilt beställts av B. Alla dokument/rapporter som E skall redovisa inom ramen för uppdraget skall på begäran av B överlämnas i digital form på samma sätt som ovan. Nyckel-, passerkorts- och kodförteckning skall återlämnas till B omedelbart efter entreprenadens upphörande. SF2.43 SF2.44 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller Lokaler och förrådsutrymmen för entreprenadens genomförande, tillhandahålls ej av B. För information om möjligheter att hyra lokaler kontaktas B. Hjälpmedel/inredning och utrustning SF2.442 Hjälpmedel för förvaltningsobjektens drift E anskaffar, sköter och underhåller på egen bekostnad de hjälpmedel för förvaltningsobjektens drift, t ex maskiner och redskap, som erfordras för entreprenadernas genomförande. SF2.45 SF2.5 Försörjningsmedia som tillhandahålls B tillhandahåller endast el för maskiner, verktyg etc. samt vatten i befintliga punkter för E:s verksamhet enligt kontraktet. Varor, tjänster och entreprenader B skall godkänna E:s val av leverantörer och underentreprenörer. Inköp för B:s räkning ska göras i syfte att erhålla det för B:s ekonomiskt mest fördelaktiga utfallet. Rabatter ska tillfalla B vid inköp av varor och tjänster för B:s räkning. SF2.531 Beställarens avtal med entreprenörer B kan använda andra entreprenörer än E för utförande av arbeten som inte ingår i Es fasta ersättning. 9 (25)

10 SF2.6 SF2.7 SF2.9 SF2.92 Ändringar och tilläggsarbeten Med tillägg till ABFF 04 punkt 15 Samtliga ändringar och tilläggsarbeten ska vara skriftligt beställda för att ersättning ska utgå. Skriftlighetskravet gäller dock inte för akut behov av arbete som till följd av olyckshändelse eller annan därmed jämförbart omständighet, krävs för att begränsa vidare skadeutveckling och minimera risken för att nya olyckshändelser inträffar till följd av de rådande omständigheterna. Se även SF 4.34 Kundkontakter B fäster stort avseende vid bemötande. E ska eftersträva igenkännande, vilket innebär en låg personalomsättning och fast bemanning i uppdraget. Övriga uppgifter om utförande Skatter och avgifter E ska fullgöra sina skyldigheter gentemot stat och kommun vad avser skatter och avgifter. E ansvarar för att endast företag som fullgjort sina skyldigheter enligt ovan, anlitas som UE och leverantör i alla led. SF3 SF3.1 ORGANISATION Väsentliga ändringar i parternas organisation som berör entreprenaden ska meddelas respektive part. B ser helst att bemanningen är fast stationerad i området för att bygga förtroende med hyresgäster och näringsidkare. Ett samarbete med övriga entreprenörer i Fastighetsägare i Järva kommer att stimuleras av B för att nå gemensamma mål. Organisation och personal SF3.11 SF3.12 SF3.3 Ombud Se kontrakt. Kontaktpersoner Se kontrakt. Personal E:s personal inklusive personal hos UE ska ha erforderlig utbildning, kompetens, behörighet och erfarenhet för fullgöra sina åtaganden på ett fullgott och avtalat sätt. E:s personal ska ha de språkkunskaper som krävs för att utföra ålagda arbetsuppgifter i enlighet med ställda krav. Innan arbetena påbörjas ska E överlämna en bemanningsplan till B för B:s granskning och godkännande. Bemanningsplanen ska innehålla namn och 10 (25)

11 befattning för de medarbetare som avses arbeta i Entreprenaden och bör omfatta arbetssökande från Järvafältet, se SF 3.9. Om anställningen upphör för uppdragsansvarig och/eller arbetsledare eller om någon av dessa personer behöver bytas ut, ska E omedelbart skriftligen informera B om detta samt därefter utse av B godkänd person som ska träda i uppdragsansvarig och/eller platschefs ställe. Sådant godkännande ska inte nekas om sådan person kan förväntas fullgöra Es åtaganden på ett tillfredsställande sätt och B inte heller bedömer att samarbetssvårigheter mellan B och personen kan föreligga. Om B begär att uppdragsansvarig, platschef eller annan personal hos E engagerad i entreprenaden ska bytas ut, ska E snarast möjligt och senast inom tre månader utse av B godkänd person att träda i sådan persons ställe. Vad avser godkännande är sista meningen i ovanstående stycke tillämplig. Es personal och personal hos anlitade UE vid arbete i området ska vara enhetligt och prydligt klädda, uppträda på ett trevligt sätt, ha Bs (Föreningen- Fastighetsägare i Järva) logotype på kläderna (t.ex. en väst) och bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling som B godkänt. Se mer om UE under SF 2.5 SF3.31 Uppdragsansvarig Uppdragsansvarig får inte vara UE. Uppdragsansvarig ska leda och administrera driften och utarbeta rapporter, statistik och analyser som omfattas av entreprenaden samt självständigt samarbeta med Bs ombud. Uppdragsansvarig ska ha befogenheter att ta beslut inom ramen för träffat avtal. Uppdragsansvarig eller likvärdig befattning ska ha minst följande erfarenhet: a) Minst fem (5) års erfarenhet inom efterfrågad verksamhet, inom den senaste 10-årsperioden. Relevant påbyggnadsutbildning två år likställs med två års erfarenhet. b) Minst två (2) års erfarenhet av arbetsledning inom likvärdig verksamhet, alternativt bedrivit egen företagsverksamhet. c) Ska behärska svenska språket i tal och skrift. Uppdragsansvarig liksom byte av uppdragsansvarig ska godkännas av B.Se SF (25)

12 SF3.34 Utbildning i regi av B Samtliga av Es personal inklusive eventuell UE ska senast två månader efter entreprenadstart genomgå utbildning enligt Bilaga 7 ingående i förfrågningsunderlag daterat Notera att utbildningen är kostnadsfri men utbildningstiden belastar E dvs ersättning för nerlagd tid utgår ej. SF3.4 SF3.41 SF3.42 Kvalitetsledning Kvalitetsansvariga Se kontrakt. Kvalitetsplan SF3.422 E:s kvalitetsplan E ska senast en månad efter att kontrakt ingåtts upprätta kvalitetsplan för entreprenaden och därvid arbeta in kvalitetsåtgärder som B förskrivit om inte annat anges i kontraktshandlingarna. Innan arbetena påbörjas ska E överlämna kvalitetsplanen, som minst ska beskriva nedanstående förhållanden och områden, till B för dennes granskning och godkännande. Organisations- och bemanningsplan för entreprenaden Hur kvalitetskontroll (egenkontroll) kommer att genomföras E:s kvalitetspolicy E:s kvalitetssystem Tidplan (schema) för utförande av arbeten Rutiner för utförande av arbetsuppgifter SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll Under entreprenadtiden kan kontroll av E:s arbete utföras av B eller dennes ombud. E kommer att ges tillfälle att närvara efter kallelse av B. Kallelse ska ske minst 1 vecka före kontrollen. Protokoll upprättas vid varje tillfälle. Resultatet av kontrollerna redovisas vid driftsmöten. Kontrollen utförs så att de krav som angivits i SF och Beskrivningar och gränsdragningslista för tekniska tjänster stäms av mot faktiska förhållanden. Genomförandet går till så att ett antal mätpunkter kontrolleras enligt en besiktningslista. De förvaltningsobjekt, arbetsuppgifter, hyresgäster o d som ska kontrolleras/följas upp väljs ut genom ett stickprovsförfarande. Mätområdets omfattning och innehåll bestäms vid varje enskilt tillfälle. Efterhand som mätpunkterna undersöks, noteras om arbetena uppfyller kvalitetskravet. 12 (25)

13 Samtliga mätpunkter som inte uppfyller kvalitetskraven ska åtgärdas av E så snart som möjligt. E ska återrapportera till B när påtalade fel har avhjälpts. Om antalet underkända mätpunkter inom samma mätområde överstiger 10 % av det totala antalet kontrollerade mätpunkterna ska E presentera en orsaksanalys för B samt redovisa en åtgärds- och handlingsplan för att uppnå rätt kvalitet. Antalet mätpunkter ska vara relevanta för det kontrollerade arbetet. Presentation av orsaksanalys samt redovisning av åtgärds- och handlingsplan ska ske inom en arbetsvecka efter utförd kontroll. Kontrollen ska genomföras av sakkunnig personal. Dock inte av de som är direkt ansvariga för aktuellt område. Mätningar ska inte ske då arbete pågår på mätstället. Mätning görs genom okulärbesiktning och med erforderlig mätutrustning. Utöver ovanstående kvalitetskontroller kommer även generella övergripande mätningar att göras för hela eller delar av entreprenaden, t ex: avseende kundnöjdhet (NKI Nöjd Kund Index) uppföljandestatistik avseende åtgärdande av felanmälningar uppföljning av tider och kvalité för väsentliga rapporter Utöver kvalitetskontrollerna görs också en avslutande statuskontroll. Se SF7.1. SF3.433 Entreprenörens kvalitetskontroll E ska på eget initiativ under entreprenadtiden fortlöpande utföra egenkontroll och dokumentera åtaganden enligt avtalad kvalitetsplan samt rapportera resultatet till B vid driftsmöte. Det innebär att E regelbundet i sin egen organisation utför kontroll av eget utfört arbete. SF3.5 SF3.51 SF3.52 Miljöledning Miljöansvariga Se kontrakt. Miljöplan SF3.522 E:s miljöplan E skall senast två månader efter kontraktstecknandet, i samråd med B, upprätta en miljöplan för entreprenaden som säkerställer att Bs miljömål uppfylls. E skall följa denna plan vid utförande av entreprenaden. SF3.53 Miljökontroll SF3.532 Beställarens miljökontroll Löpande stickprovskontroller kan komma att göras under entreprenadtiden enligt det kontrollsystem som redovisas under SF (25)

14 E ska återrapportera till B när påtalade fel har åtgärdats. SF3.533 Entreprenörens miljökontroll E ska under kontraktstiden utföra egenkontroll och till B redovisa resultatet av dessa kontroller. E ska deklarera farligt avfall efter anmodan från B. SF3.6 SF3.61 Dokumentation B ställer krav på rapporteringar av entreprenaden. Rapporternas innehåll och utformning fastställs i samråd med B. Entreprenadrapport E ska löpande föra en dialog med B om observerade brister eller skador inom området. Uppföljning av detta samt övriga väsentliga händelser i förvaltningen ska sammanställas i entreprenadrapporten som redovisas vid driftmötena. Entreprenadrapporten ska minst innehålla: statistik över felanmälningar felavhjälpande underhåll redovisning av pågående ändrings och tilläggsarbeten övrigt som överenskommes mellan parterna redovisning av observerade brister och skador med åtgärdsförslag redovisning av egenkontroller redovisning och uppföljning av rörliga kostnader för snöröjning/halkbekämpning Se även SF2.42. Entreprenadrapporten ska delges B minst tre arbetsdagar före driftmöten. Rapporten ska vara lättbearbetad (kompatibel) och registrerad i Word och Excel. SF3.7 Möten Förberedelsetid och medverkan i kontrakts- och driftmöten ska ingå i den fasta ersättningen. Förutom kontrakts- och driftmöten ska E delta vid möten med verksamheter, hyresgäster, övriga aktörer m m. B kallar till dessa möten. SF3.71 Kontraktsmöten Kontraktsmöten ska hållas hos B minst två gånger per år och i övrigt när endera parten så begär. B kallar till kontraktsmöte där E:s ombud eller Uppdragsansvarig ska närvara. 14 (25)

15 Mötena ska följa en agenda som beslutas av B. B ska vara ordförande vid kontraktsmötena och föra protokoll, som ska justeras av E. Kontraktsmötena ska bland annat innefatta en sammanställning av entreprenadrapporterna. SF3.72 Driftmöten Driftmöten ska under kontraktstiden hållas en gång per månad och när endera parten så begär. Mötena ska följa en agenda som utarbetas i samråd mellan parterna. E ska vara föredragande och föra protokoll, som ska justeras av B. E ska rapportera om verksamheten, redovisa resultat och föredra entreprenadrapporten. Rörlig ersättning för vinterväghållning redovisas och avstäms på mötet innan dessa faktureras. SF3.9 Övriga uppgifter om organisation B arbetar aktivt för att erbjuda arbetslösa inom fastighetsbeståndet på Järva arbete. B ser att E för de arbeten som utförs i Rinkeby, rekryterar arbetssökanden från arbetsförmedlingen och Jobbtorgen på Järvafältet. Personalen i uppdraget bör, förutom arbetsledning, var nyrekryterade arbetslösa. Stockholm Stad och Trafikkontoret har ett projekt med Stockholmsvärdar som arbetar med städning i Järvaområdet. Bemanningen av projektet har gjorts med arbetssökande från Järvafältet och utfallet har varit positivt. E kan ta hjälp i rekryteringsprocessen av Patrik Tengberg på Jobbtorget Stockholm. Här finns idag utbildningsinsatser inom kompetensområdet som efterfrågas. Telefon: e-post: patrik.tengberg@stockholm.se B kommer löpande under entreprenadperioden följa upp om anställningar skett enligt ovanstående önskemål. SF4 SF4.2 TIDER Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Kontraktstiden löper from tom Uppsägning av entreprenaden skall ske skriftligen senast tolv (12) månader före kontraktstidens utgång. Vid utebliven uppsägning förlängs kontraktet med två (2) år på oförändrade villkor. Förlängning kan endast förekomma en gång varav kontraktet utan uppsägning upphör senast Oaktat ovanstående avtalstid äger B rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst ett (1) år, för det fall en överprövning enligt Lag 15 (25)

16 (2007:1091) om offentlig upphandling medför försening vid kommande upphandling. För vissa av fastighetsägarna infaller entreprenadstart vid en senare tidpunkt än vilket framgår av Mängdförteckning Yttre Skötsel flik Fastighetsfakta. Regler för uppsägning och förlängning av entreprenaden är lika för alla fastighetsägare, i enlighet med föregående stycke, oberoende av startid för entreprenaden SF4.3 Tider för utförande av arbete Kontraktsarbetena ska i första hand utföras under normal arbetstid. Som normal arbetstid räknas klockan (7 dagar i veckan) på icke arbetsfria dagar om inte annat anges i kontraktet. Som arbetsfria dagar räknas Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelsfärdsdag, Nationaldagen, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag jul, Nyårsafton och Nyårsdagen. För snö och halkbekämpning skall E ombesörja jourberedskap. SF4.31 SF4.32 Utförandetider för störande arbeten Oberoende av vad som sägs i SF4.3 ska störande arbeten utföras vid tider så att olägenheten för hyresgästerna begränsas i möjligaste mån. Tid för utförande av felavhjälpande underhåll Utförande av felavhjälpande underhåll ska påbörjas senast vid nedan förtecknade tidpunkter. Med begreppet påbörjande avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Till akut underhåll räknas åtgärder för att avhjälpa brister som kan leda till personskada och egendomsskada, t ex vattenläckage, trasiga brunnslock, hål i mark eller liknande. Insatser för personsäkerhet prioriteras framför avhjälpande av teknisk driftstörning. Åtgärdstyp/behov Akuta underhållsåtgärder påbörjas Övrigt felavhjälpande underhåll påbörjas Se även SF 2.93 Anmälan under arbetstid inom 1 timme efter anmälan inom tre arbetsdagar från det att beställning erhållits fr B Anmälan övriga tider inom 3 timmar efter anmälan inom tre arbetsdagar från det att beställning erhållits fr B 16 (25)

17 SF4.33 Tid för information till hyresgäster/verksamheter Planeringsbara ingrepp som påverkar hyresgästers/verksamheters nyttjande ska aviseras till dessa senast tre vardagar innan arbetet utförs. Uppdragen ska genomföras så att eventuell störning på hyresgästens/verksamhetens verksamhet minimeras. E ska säkra att befintliga apparater och utrustning inte sätts ur drift utan att hyresgäst har informeras i god tid dessförinnan. E ska svara för att erforderliga tillfälliga anordningar arrangeras så att, om möjligt, kontinuerlig drift kan upprätthållas. SF4.34 Inställelsetid för ändrings och tilläggsarbeten Utförande av ändrings och tilläggsarbeten beställda av B ska påbörjas senast 24 timmar efter beställning. Med begreppet påbörjande avses att personal med rätt fackkunskap inställt sig på platsen för utförande av arbete. Se även SF 2.6 SF4.4 Garantitid Garantier ska lämnas på allt material för underhåll och allt utfört arbete i samband med byte av materialet. Garantitiden ska vara minst två år. Garantier som medföljer levererat material ska gälla till förmån för B. SF5 SF5.1 ANSVAR Vite Viteskrav från B ska skriftligen meddelas E. Som skrift räknas även e-post. Nedanstående vitesreglering inskränker inte B:s rätt att häva kontraktet. Nedanstående reglering inskränker inte heller B:s rätt att kräva felavhjälpande, prisavdrag eller skadestånd för andra fel eller förseningar i entreprenaden. Nedanstående reglering gäller inte om felet eller förseningen är orsakad av B, SE eller annan av B anlitad person eller något annat förhållande på B:s sida. SF5.11 Vite vid ej eller i rätt tid utförda arbeten Om E inte utför eller i rätt tid genomfört nedanstående arbetsuppgifter utgår vite enligt följande för varje gång prestationen uteblir eller är försenad. 17 (25)

18 Område a) Antalet underkända mätpunkter, enligt metodik redovisad i SF punkt SF3.432, inom samma mätområde överstiger 10% av det totala antalet kontrollerade mätpunkter. b) Tid för utförande av akuta underhållsåtgärder överstiger de insatstider som redovisas i SF punkt SF4.32 med mer än 100%. Vitebelopp kronor per påbörjad vecka från den dag då B godkänt E:s redovisade åtgärds- och handlingsplan till dess att de underkända mätpunkterna är avhjälpta kronor per tillfälle. c) Vinterväghållning: Halkbekämpning på högst prioriterade ytor enligt T1.2 som ej påbörjats efter två timmar från konstaterad halka. Halkbekämpning på högst prioriterade ytor enligt T1.2 som ej påbörjats efter fyra timmar från konstaterad halka. Snörenhållning på övriga prioriterade ytor enligt T1.2 som ej påbörjats två timmar efter att snödjupet uppnått 50 mm. Snörenhållning på övriga prioriterade ytor enligt T1.2 som ej påbörjats fyra timmar efter att snödjupet uppnått 50 mm kronor per påbörjad timme kronor per påbörjad timme kronor per påbörjad timme kronor per påbörjad timme. SF5.12 Vite vid skada på vegetation Träd och buskar i entreprenadområdet ska beaktas vid insatser. Om träd eller buskar skadas utgår viten upp till kronor per träd och kronor per buske. Vite utgår till hela beloppet när: A. Stam eller krona eller rot har skador på mer än 10 % B. Stam, krona och rot tillsammans har skador på över 10 % 18 (25)

19 Vid skador understigande 10% ersätts dessa med de verkliga kostnaderna för behövda åtgärder t ex renskärning och putsning av grenar. SF5.2 SF5.3 SF5.31 SF5.32 Ansvar tredje man Med tillägg till ABFF punkt 30 E övertar B:s strikta ansvar mot tredje man jämte förekommande fastighetsägar- och byggherreansvar för skada som uppkommer till följd av entreprenaden. Försäkringar Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. Fastighetsförsäkring B överlämnar på begäran kopia av försäkringsvillkoren för fastighetsförsäkringen till E. Entreprenadförsäkring SF5.321 Ansvarsförsäkring Utöver vad som anges i ABFF 04 punkt 32 ska E:s ansvarsförsäkring omfatta skydd för skada/förlust på omhändertagen egendom samt skydd för kostnad för ändring, eller om så erfordras, byte av lås i förvaltningsobjekt i samband med att nyckel och passerkort förkommit. Polisanmälan ska göras och kopia lämnas till försäkringsbolaget. Kopia av tecknad och godkänd försäkring ska överlämnas till B före kontraktstecknande. SF5.323 Allriskförsäkring E skall teckna och vidmakthålla en allriskförsäkring enligt ABFF 04 punkt 32 under kontrakts - och garantitiden. B skall vara medförsäkrad. Självrisken skall vara ett basbelopp. Självrisk betalas av E. Kopia av tecknad, godkänd och betald försäkring ska tillställas B före kontraktstecknande. E ansvarar för att försäkringar även tecknas av eventuell UE. E ska fortlöpande tillställa B bevis om att överenskomna försäkringar finns och är betald. SF5.4 Arbetsmiljö 19 (25)

20 SF5.41 SF5.42 Ansvar arbetsmiljö B är som fastighetsägare ansvarig och bekostar åtgärder så att förvaltningsobjekten uppfyller kraven på god arbetsmiljö enligt arbetsmiljölagen. Samordning av arbetsmiljö E övertar det samordningsansvar för arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen, som enligt 3 kap 7 Arbetsmiljölagen åvilar B, avseende de kontraktsarbeten där E, UE och/eller SE är engagerad. Es samordningsansvarige ska framgå av organisationsplan. SF5.43 SF5.5 SF5.52 Arbetsmiljöplan E upprättar förslag till arbetsmiljöplan enligt AFS 1999:3, Byggnads- och anläggningsarbete, 10 och 11. Brandskydd E övertar inom ramen för entreprenaden det brandskyddsansvar som åvilar B. Heta arbeten Vid heta arbeten ska Svenska Brandförsvarsföreningens säkerhetsregler följas. Med heta arbeten avses svetsning, skärning och liknande, lödning, isoleringsarbeten, behandling med snabbgående verktyg eller annat som kan medföra upphettning eller gnistbildning. E ska följa Bs försäkringsvillkor för heta arbeten. E ska också ålägga sina UE och vid behov leverantörer att följa desamma. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m E ska förvara handlingar på ett betryggande sätt. Nycklar ska förvaras betryggande. Förlorad nyckel eller passerkort anmäls omgående. Förlust av nycklar och passerkort ersätts av E med belopp motsvarande skadans storlek. Nycklar/passerkort, som E erhåller för entreprenadens genomförande, kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. Samtliga kostnader som uppkommer på grund av förlorade nycklar/passerkort som t. ex låsbyte, framtagning av nya nycklar etc. ersätts av E. B gör riskbedömningen i samband med förlust och beslutar om vilka åtgärder som måste vidtas och bekostas av E. SF6 EKONOMI 20 (25)

21 SF6.1 SF6.11 Ersättning Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena framgår av kontraktet. Ersättning för rese- och traktamentskostnader ska ingå i anbudspriset för såväl den fasta som rörliga ersättningen och för kontraktsarbeten utanför den fasta ersättningen som vid ändrings- och tilläggsarbeten. SF6.111 Ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen För kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen utgår rörlig ersättning enligt á-prislista. SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Med ändring av ABFF 04 punkt 35: Ändrings- och tilläggsarbeten görs enligt följande prioritering: I första hand enligt i förväg överenskommet pris I andra hand enligt á-prislista Tilläggsarbeten skall bekräftas skriftligt av E för att ersättning skall utgå. SF6.13 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Fast ersättning och à-priser skall regleras med hänsyn till förändringarna i SCB:s Arbetskostnadsindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor, AKI(ak), kategori AKI N enligt SNI 2007 Näringsgrenar. De definitiva indextalen används. Upphör något av dessa index att framställas skall annat likvärdigt index användas i dess ställe. Reglering skall utföras årligen och första regleringen skall avse tiden fr.o.m Regleringar baseras på indextalet för januari månad samma år som regleringstillfället jämfört med indextalet för samma månad ett år tidigare. Följande regleringar görs på motsvarande sätt med ett års förskjutning. E ansvarar själv för att åberopa indexreglering. Överlämnande av indexberäkning, enligt ovan, till B är en förutsättning för att indexreglering skall ske. Indexberäknad ersättning utgår från det tillfälle B erhållit och godkänt underlag från E. Indexförändring under beräkningsåret som underskrider en förändring med +/- 0,5 % ska ej regleras. 21 (25)

22 SF6.2 Fakturering och betalning Betalning görs mot faktura. Fakturor specificeras enligt B:s krav och rutiner. Fakturan betalas 30 dagar efter det att korrekt utformad faktura erhållits. Efter förfallodagen utgår dröjsmålsränta enligt lag. Faktureringsavgifter eller liknande accepteras inte. Fakturering görs separat till respektive fastighetsägare. Rörlig ersättning av snöröjning/halkbekämpning faktureras efter genomgång på driftmöte, mot en fördelningsnyckel som lämnas av B. Med avvikelse från ABFF 04, punkt 42 gäller att alla kostnadsändringar ska vara slutreglerade senast tre månader efter kontraktsperiodens slut. Senare erhållna fakturor regleras inte. SF6.21 SF6.22 SF6.23 SF7 SF7.1 Fakturering och betalning av fast ersättning Den fasta ersättningen faktureras månadsvis i efterskott med en 1/12 av årsarvodet. Fakturering och betalning av arvode för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen Kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen ska specificeras per åtgärd och faktureras månadsvis i efterskott mot respektive fastighetsägare. Alla, under månaden, utförda arbeten ska ackumuleras och regleras vid månadens slut. Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Fakturering av ändringar och tilläggsarbeten ska ske fortlöpande mot respektive fastighetsägare. Slutreglering görs efter det att arbetet färdigställts och godkänts. AVSLUTANDE STATUSKONTROLL Avslutande statuskontroll B kallar till avslutande statuskontroll av entreprenaden som ska verkställas i anslutning till att entreprenaden upphör. Besiktningsman utses och bekostas av B. Vid avslutande statuskontroll ska följas upp att vid tidigare kontroller noterade fel blivit avhjälpta. Den avslutande statuskontrollen ska dokumenteras av B. SF7.2 Redovisning Slutredovisning görs i enlighet med ABFF punkt (25)

23 SF8 SF8.1 SF8.2 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING Avbeställning Avbeställning av kontraktsarbeten regleras enligt SF1.3. Hävning Hävning regleras enligt ABFF 04 punkt 48 och SF10.1 samt med följande tillägg: Part äger rätt att omgående häva avtalet i sin helhet om: Den andra parten begått ett icke oväsentligt avtalsbrott som inte rättats inom trettio (30) dagar från mottagande av skriftligt meddelande om att sådant avtalsbrott skett. Den andra parten vid upprepade tillfällen begått icke oväsentliga avtalsbrott vilka påtalats genom skriftligt meddelande. Den andra parten har begått ett väsentligt avtalsbrott. Den andra parten har ställt in sina betalningar, trätt i likvidation, försatts i konkurs, inlett företagsrekonstruktion, upptagit ackordsförhandling eller kan anses vara på obestånd. Om E inte fullgör sina skyldigheter gentemot stat och kommun vad avser skatter och avgifter. Om den andra parten underlåter att inom fastställd tid teckna enligt Avtalet föreskrivna försäkringar. Dessutom kan hävning ske om E bryter mot vid var tid gällande antidiskrimineringslag i Sverige. 1. E ska vid utförandet av entreprenaden i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2. E är under avtalstiden skyldig att på begäran av den upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt punkt 1. Tiden för redovisning skall vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3. Om E inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt punkt 2 eller om E vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar som angetts i punkt 1, äger B 23 (25)

24 rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling per föreskriven uppsägningstid. 4. E ska ålägga UE samma skyldigheter som anges i punkt 1-3 enlighet med de av NOU uppställda kraven i enlighet med följande: För det första ska villkoren endast omfatta UE som utför den verksamhet som entreprenaden avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör UE utföra väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att E har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuella UE:en. Eftersom det är av stor betydelse för B att dess entreprenörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. B äger i dessa fall rätt att omgående häva avtalet. Avtal kommer dock inte att hävas om B/E, eller dennes UE/underleverantör omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad av lagarna eller om överträdelsen anses som ringa. Den ovan angivna föreskriften gäller även UE i alla led, ansvar och kontroll åligger E. SF9 SF10 TVIST Tvist, ska med ändring av ABFF 04, punkterna 49-51, avgöras enligt svensk rätt och vid B, närmast belägen, svensk allmän domstol. ÖVRIGT 1. SF10.1 Överlåtelse och information Part får inte, varken helt eller delvis, överlåta detta kontrakt och den däri reglerade verksamheten, utan att först hämta in den andra partens godkännande. Underlåtelse av part att i förväg hämta in motpartens godkännande till en överlåtelse av kontraktet medför rätt för motparten att häva kontraktet enligt ABFF 04 punkt (25)

25 E ska omgående informera B om E vidtar större förändringar, t ex ändrar ägarförhållanden eller företagsform. 25 (25)