fe? Malung-Salens kommun

Transkript

1 fe? Malung-Salens kommun Kallelse/underrättelse o Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas härmed till sammanträde Plats: Tid: Kommunkontoret, Malung 08:30 Gruppmöte kl Ledamot som ej kan närvara uppmanas anmäla detta till nämndskansliet så att ersättare kan inkallas. Ersättarna får denna kallelse för kännedom, om inte annat meddelas. Ordförande Kurt Podgorski Nämndskansliet Föredragningslista Ärende Beteckning 1. Val av justerare 2. Kl Personalärenden 3. Praktikplatser i kommunens verksamheter 4. Skrivelse angående väghållningen i byarna Backbyn och Myckelbyn 5. Redovisning av hantering av strömavbrott 6. Ansökan från socialnämnden om omstruktureringsmedel 7. Tydliggjord kommunstyrelseförvaltning KS/2015:392 KS/2016:559 KS/2016:413 KS/2016:555 KS/2016: Nämndsplan för kommunstyrelsen diskussion 9. Månadsprognos november 2016 (kompletteras med underlag senare) 10. Budget för kommunstyrelsen diskussion Malung-Salens Kornmun Box 14, Malung Tfn Fax: BanKgiro: www,malung-salen,sa

2 / Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-salen.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS/2015:392 Praktikplatser i kommunal verksamhet Förslag till beslut Personalkontoret uppdras att intensifiera och samordna arbetet med praktikplatser i kommunens verksamheter. Beskrivning av ärendet Barn- och utbildningsnämnden har den 23 september 2015, 64, beslutat uttala att det är önskvärt att kommunen verkar för att utöka utbud och kvalitet av praktikplatser. Den av kommunfullmäktige inrättade och tillsatta Ärendeberedningen beslutade den 5 februari 2016, 2, att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för vidare beredning. Personalkontoret har sedan dess lyft frågan om praktikplatser och inhämtat allmänna synpunkter från kommunens förvaltningar (via förvaltningscheferna). Frågan om att möjliggöra för praktikplatser i kommunens verksamheter konstaterades vara av stor strategisk vikt givet den vikande tillgången på arbetskraft, såväl i allmänhet som med koppling till specifika svårrekryterade yrkesgrupper i synnerhet. I stort konstaterades det följaktligen vara angeläget att säkerställa en fungerande ordning när det kommer praktikplatser. Vidare att erbjudande av praktikplats så långt som möjligt bör stå i överensstämmelse med ett faktiskt kompetensbehov hos aktuell verksamhet. En god ordning med avseende på praktikplatser torde således innebära stor grad av såväl behovsinventering som samordning. En god ordning torde vidare inbegripa ett aktivt arbete avseende möjligheter och villkor för verksamheterna att ta emot praktikanter, i termer av exempelvis utbildning, lokal- och resurstillgång samt övergripande rutiner. Gällande centrala styrdokument identifierar kompetensförsörjning som ett viktigt område för kommunens allmänna utvecklingsarbete. Handlingsplan för ekonomi i balans 2020, antagen av kommunfullmäktige i maj i år, redovisar som särskild satsning följande. "Aktiv kompetensväxling och kompetensutveckling för att möta det de nya krav på kommunen och dess verksamheter som följer av samhällsutvecklingen och förändrade behov." Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

3 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Vidare utgör kompetensförsörjning ett av huvudavsnitten i Kommunplan 2025, antagen av kommunfullmäktige i april i år. I särskild bilaga till avsnittet konstateras bland annat vikten av ett etablerat samarbete med Högskolan Dalarna, att nyttja fler studenter för exempelvis specialuppgifter samt att anlägga fokus på bristyrken och där göra särskilda satsningar för att på lång sikt kunna nå önskad bemanning. Bedömning Som ett led i att - i enlighet med barn- och utbildningsnämndens uttalande samt gällande styrdokument - tydliggöra ambitionerna på området respektive frågans prioritet, föreslås arbetsutskottet besluta ge personalkontoret i uppdrag att intensifiera och samordna arbetet med praktikplatser i kommunens verksamheter. Beslutet skickas till Personalkontoret Malung-Sälens Kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: BanKgiro:

4 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande /Eget_Avdelning/ Therese Eriksson /RedigerareTelefon/ Kommunstyrelsen Dnr KS/2016:559 ~ Tjänsteutlåtande angående yrkande om övertagande av gator i Backbyn och Myckelbyn Förslag till beslut Yrkande om övertagande avslås Beskrivning av ärendet Sammanfattning Backbyns vägförening har genom ordförande Torbjörn Korssell anhållit om att kommunen ska överta ägandet, drift och underhåll av vägarna som ingår i föreningen, dvs Annikavägen, Gärdevägen, Sommarvägen, Vintervägen, Skrivarvägen, Kyrkvägen, Myckelbyvägen och Backbyvägen, sammanlagt 3,5 km gata. Tidigare vidtagna åtgärder och resultat Backbyns vägförening erhåller varje år kr i kommunalt driftbidrag. Backbyns vägförening har enligt muntlig uppgift sökt statligt driftbidrag några gånger men fått avslag. Bedömning Underhållet av gatorna i Backbyns vägförening är något eftersatt, bl a räcken som håller på och ramlar ner i älven och igenväxta/obefintliga diken. En besiktning skulle behöva göras för att veta den aktuella statusen vad gäller räcken, diken, trummor och beläggning för att kunna beräkna en ungefärlig underhållskostnad för detta. En sådan besiktning måste göras under barmarksperioden när det är lågvatten. Kostnad Då man kan förvänta sig att de boende längs Backbyns vägförenings gator kommer att förvänta sig samma driftstandard som övriga kommunala gator, beräknas driftbudgeten öka med 275 kkr/år om gatorna övergår till kommunal ägo. Till detta kommer kostnader för att åtgärda eftersatt underhåll. Beslutsunderlag Beslutet skickas till Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

5 Till Kommunalful 1 mäktige Ang. Väghållningen i byarna Backbyn och Myckelbyn Ankom Malung-Sälens Kommun Dnr. Bakgrund Historiskt var centrum i Malung i anslutning till området vid kyrkan alltså det som idag är Myckelbyn och Backbyn. Få områden ligger så centralt som dessa två byar även idag då centrum blivit området runt byn Grönland. Vi ser en högt frekventerad användning av, speciellt Myckelbyvägen och Backbyvägen, vägarna i området. Tyvärr har det genom åren varit svårt att föra en diskussion med kommunens representanter ang. ersättningsnivån för användandet av vägarna i området samt om ett övertagande av det totala ansvaret för vägarna i området. Som vi ser det är det en självklarhet att vägar i sådan närhet till centrum ska ligga inom kommunens ansvarsområde. Logiken i att kommunen ansvarar för vägarna i tex området Kittarna men inte i Backbyn och Myckelbyn, den logiken tror jag inte någon kan se. Yrkande Backbyns vägsamfällighetsförening yrkar att kommunen tar över totalansvaret för samtliga vägar, Backbyvägen, Gärdevägen, Annikavägen, Sommarvägen, Vintervägen, Skrivarvägen samt Kyrkvägen, inom byarna Backbyn och Myckelbyn. Malung den 16 november 2016 Backbyns vägsamfällihetsförening genom ordförande Torbjörn Korssell

6 <^> Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-salen.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS/2016:413 Redovisning av hantering av strömavbrott Förslag till beslut Uppdraget anses återrapporterat. Beskrivning av ärendet Dalarna drabbades av ett större strömavbrott den 9 augusti i år innebärande att kommunens inrättningar var utan ström i ett antal timmar under förmiddagen. Arbetsutskottet beslutade den 23 augusti 2016 att uppdra till service- och teknikförvaltningen, socialförvaltningen samt räddningstjänsten att redovisa hanteringen av strömavbrottet som inträffade den 9 augusti. Via räddningschefen har en allmän redovisning inkommit, i enlighet med uppdraget. Kompletterande redovisning Med anledning av strömavbrottet uppstod vissa mer specifika frågor gällande reservkraftström för äldreboendena Skålmogården samt Bompabacken. Som komplettering till den inkomna redovisningen har kommunkansliet därför inhämtat vissa uppgifter från räddningschefen med anledning av dessa frågor. Enligt räddningschefen arbetar kommunens beredskapssamordnare tillsammans med berörda funktioner med att utifrån erfarenheterna från sommarens strömavbrott uppdatera rutinbeskrivningar samt säkerställa fungerande reservkraftförsörjning. Bedömning Arbetsutskottet föreslås, med beaktande av vad räddningschefen redovisat samt ovanstående komplettering, besluta anse uppdraget återrapporterat. Beslutsunderlag Redovisning från räddningschefen daterad 2 september 2016 Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: wv/w.malung-salen.se

7 ^ Malung-Sälens kommun Malung Redovisning från Räddningstjänsten av hantering av strömavbrott Historia om strömavbrottet: Det strömavbrott som drabbade större delen av länet den 9 aug då ett ställverk i Repbäcken (Borlänge) började brinna, vilket drabbade vår kommun ca: 08:45. Omkring 10:50 hade Malung strömmen tillbaka och Sälen dryga halvtimmen senare. Räddningstjänsten lokaler i Malung hade inget problem med strömförsörjningen då reservkraften försåg våra lokaler med ström. Persoligt besök gjordes på kommunhuset för kontroll av att deras reservkraftsaggregat hade kommit igång vilket fungerade som det skulle. En Rakelterminal från krisledings nämnden överlämnades till kommunikatör A.L. och kommunchef R.D. som då kunde höra vad som framgick i länet under strömavbrottet. Kopia på svar till Länsstyrelsen ges också utifrån min roll som Jourhavande Räddningschef och självutnämnd t.f. beredskaps- sammordnare. Per Hampus Räddnings-Säkerhetschef Vlalung-Sälens kommun Box 14.

8 1 Organisation, namn och funktion: Per Hampus Kommun och Räddningstjänst Det här vill jag lyfta fram som fungerade bra avseende ledning och 2 samverkan i länet: Snabb kontakt via Rakel med LST I 3 Jag hade önskat mig mer av: Tyckte att det funkade bra med info mellan olika berörda aktörer. I 4 Jag hade önskat mig mindre av: Inget att notera. Vad finns det för förbättringsområden att arbeta vidare med? Ge konkreta 5 förslaa. Larma RCB via personsökare + ev sms om andra aktörer ska delges.

9 i?l Malung-Sälens kommun O Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Redovisning av hantering av strömavbrott (KS/2016:413) Arbetsutskottets beslut Service- och teknikförvaltningen, socialförvaltningen samt räddningstjänsten uppdras att redovisa hanteringen av strömavbrottet som inträffade den 9 augusti. Beskrivning av ärendet Dalarna drabbades av ett större strömavbrott den 9 augusti i år innebärande att kommunens inrättningar var utan ström i ett antal timmar under förmiddagen. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att uppdra till service- och teknikförvaltningen, socialförvaltningen samt räddningstjänsten att redovisa hanteringen av strömavbrottet som inträffade den 9 augusti. Beslutet skickas till Service- och teknikförvaltningen Socialförvaltningen Räddningstjänsten Justerare Utdragsbestyrkande

10 * 5? Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2016:555 Ansökan om omstruktureringsmedel för översyn av grundbemanning inom socialförvaltningen Förslag till beslut Socialnämnden beviljas omstruktureringsmedel om högst 300 tkrför översyn av grundbemanning inom socialförvaltningen. Beskrivning av ärendet Socialnämnden ansöker via beslut den 10 november 2016, 76, om omstruktureringsmedel. Ansökan är ett led i att finansiera socialnämndens beslut den 19 oktober 2016, 66, att ta in extra kompetens under högst tre månader för att bistå enhetscheferna i att slutföra översynen av samband grafer och personal. Översynen är inriktad på att klarlägga grundbemanning utifrån faktiskt behov per enhet, samt utveckla arbetet med schemaläggning och uppnå ett mer effektivt användande av grafer. Arbetet bör enligt socialnämnden ligga till grund för det fortsatta arbetet med bemanningsenheten. Kostnadsminskning finns i ett större sammanhang uppskattad i Handlingsplan för ekonomi i balans 2020, antagen av kommunfullmäktige i april i år. Bedömning Kommunstyrelsens arbetsutskott för en återkommande dialog med socialnämnden avseende bemanning och inrättande av tjänster. Inom ramen för denna dialog har det konstaterats vara av vikt att en översyn av grundbemanningen genomförs. Handlingsplan för ekonomi i balans 2020 anger som särskild åtgärd att arbetet med att inrätta och implementera den centrala bemanningsenheten ska intensifieras. Översynen avseende grundbemanning kan sägas vara ett led i att möjliggöra för den fortsatta implementeringen av bemanningsenheten, som enligt handlingsplanen väntas kunna bidra till ekonomiska effekter såväl år 2017 (ca 1 mkr) som till år 2020 (ca 5 mkr). Av regelverket för nyttjande av omstruktureringsmedel, fastställt av kommunstyrelsen den 3 november 2015, 155, gäller att medel från omstruktureringsbudgeten kan användas exempelvis för att inhämta ny kunskap, genomföra projekt, köpa in extern kompetens, få täckning för specificerade kostnader som belastar en verksamhet i ett omställningsarbete med mera. Enligt regelverket krävs vidare att de Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

11 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande ^ Socialnämndens ansökan bedöms leva upp till regelverkets bestämmelser. Socialnämnden har i sin ansökan inte angivit hur stort bidrag ur omstruktureringsmedlen som söks. Efter dialog med såväl socialchef som kontoret för verksamhetsstöd är uppskattningen att bidraget bör uppgå till högst 300 tkr. Begäran om medel ur omstruktureringsbudgeten på belopp över 100 tkr beslutas av kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Socialnämnden Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: 468^1312

12 (~o Malung-Sälens kornmun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Socialnämnden Ansökan om omstruktureringsmedel (SN/2016:405) Socialnämndens beslut Socialnämnden ansöker om omstruktureringsmedel utifrån beslut i socialnämnden , punkt 3, att ta in en extra kompetens under högst tre månader för att bistå enhetscheferna att slutföra översynen av samband grafer och personal. Beskrivning av ärendet En person anställs under tre månader för att stötta enhetscheferna på respektive enhet för att skapa en grundbemanning utifrån faktiskt behov per enhet, samt utveckla arbetet med schemaläggning och uppnå ett mer effektivt användande av grafer. Detta arbete bör ligga till grund för det fortsatta arbetet med bemanningsenheten. Kostnadsminskning finns i ett större sammanhang uppskattad i handlingsplan för ekonomi i balans Dagens sammanträde Socialchefen redogör för ärendet. Ordförande finner att socialnämnden beslutar att ansöka om omstruktureringsmedel utifrån beslut i socialnämnden , punkt 3, att ta in en extra kompetens under högst tre månader för att bistå enhetscheferna att slutföra översynen av samband grafer och personal. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande SN Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Socialchef ME Justerare Utdragsbestyrkande

13 *1^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Socialförvaltningen Maria Eskel maria.enskel@malung-salen.se ~ Socialnämnden Dnr SN/2016:405 Ansökan om omstruktureringsmedel Förslag till beslut Att förvaltningen får i uppdrag att arbeta i enlighet med nedanstående beskrivet projekt. Att ansökning om att ta del av omstruktureringsmedel från kommunstyrelsen för att genomföra nedanstående projekt lämnas till kommunstyrelsens arbetsutskott. Beskrivning av ärendet En person anställs under tre månader för att stötta enhetscheferna på respektive enhet för att skapa en grundbemanning utifrån faktiskt behov per enhet, samt utveckla arbetet med schemaläggning och uppnå ett mer effektivt användande av grafer. Detta arbete bör ligga till grund för det fortsatta arbetet med bemanningsenheten. Kostnadsminskning finns i ett större sammanhanguppskattad i handlingsplan för ekonomi i balans Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusglro: Bankgiro:

14 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2016:506 Tydliggjord kommunstyrelseförvaltning Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Organisationsförslag avseende tydliggjord kommunstyrelseförvaltning antas. 2. Kommunchefen uppdras att implementera den nya organisationen. 3. Kommunstyrelsens arbetsutskott ska vara politisk styrgrupp för implementeringsarbetet. Arbetsutskottets beslut Personalavdelningen uppdras att genomföra erforderliga fackliga förhandlingar inför kommunstyrelsens behandling av ärendet. Beskrivning av ärendet Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 10 september 2014, 121, att uppdra till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. Kommunkansliet har utarbetat en rapport för översynen som redovisar arbetsprocessen samt slutsatser om hur en ny förvaltningsorganisation, enligt vad som framkommit i översynen, bör utformas. Kommunstyrelsen beslutade den 4 oktober 2016, 150, att uppdra till kommunkansliet att inleda arbetet med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning i enlighet med rapportens förslag. Kommunstyrelsen beslutade vidare att uppdraget ska återrapporteras till kommunstyrelsen vid sammanträde den 25 oktober Uppdraget återrapporterades till kommunstyrelsen den 25 oktober Inom ramen för återrapporteringen presenterade kommunkansliet olika förslag inför det fortsatta arbetet. Kommunstyrelsen beslutade att anse rapporten mottagen samt att uppdra till kommunkansliet att fortsätta arbetet enligt redovisat huvudförslag. Information och synpunkter Av kommunstyrelsen förordat förslag till kommunstyrelseförvaltning har presenterats vid förvaltningschefsmöte den 7 november Förslaget har i korthet redovisats för de fackliga organisationerna i samband med sammanträde med centrala skyddskommittén den 7 november Förslaget har vidare presenterats vid ledardialog den 11 november Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: se

15 <^> Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande ^ I samband med att förslaget redovisats har vissa synpunkter inkommit. Synpunkterna har inte föranlett överväganden av principiell natur utan har snarast bidragit till att klarlägga detaljer i förslaget. Vidare bearbetning Kommunkansliet har bearbetat förslaget till tydliggjord kommunstyrelseförvaltning ytterligare för att klarlägga organisatorisk hemvist för följande verksamheter. Konsumentvägledningen Arbetsmarknadsenheten (AME) Arkiv Växel/reception Överförmyndarkansliet Integration och HVB IT Vaktmästeri Kommunkansliets förslag är att verksamheterna arkiv, IT, växel/reception samt vaktmästeri bildar en gemensam kontorsserviceenhet under avdelning internservice. Detta bidrar till att berörda verksamheter får en lämplig organisatorisk hemvist samt skapar en förbättrad balans mellan enheterna under avdelningen med avseende på antal medarbetare. Kommunkansliet föreslår vidare att konsumentvägledningen ska ingå i etableringsenheten. Kommunkansliet föreslår avslutningsvis att överförmyndarverksamheten organisatoriskt ska ligga som enhet under avdelning verksamhetsstöd. Förslaget i sin helhet inklusive ovanstående tillägg redovisas i figuren nedan. I Avd. Verksamhetsstöd Avd. Internservice Kommunstyrelseförvaltningen Avd. Teknik Avd. Utveckling Ekonomi- /upphandlingsenhet (KFV) Kostenhet Fastic jhetsenl let Kanslienhet Personalenhet Lön- och bemanningsenhet Skog-och markenhet Kommunikat.- enhet Nämndsenhet (nämndskansli) Lokalvårdsenhet (inkl. tvätt) Gata- /parkenhet Näringslivsenhet Överförmyndarenhet Kontorsserviceenhet Projektenhet Etableringsenhet Figur: Förslag till organisation för kommunstyrelseförvaltningen Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

16 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande ^ Förtvdliqanden Det bör i sammanhanget framhållas att redovisat förslag inte förutsätter någon utökning av antalet tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområden. Det bör även framhållas att det i redovisat förslag inte prövats hur chefsorganisationen ska se ut. Själva organisationsstrukturen och dess nivåer torde naturligt utgöra själva grunden för utformandet av chefsorganisationen. Samtidigt kan dock konstateras att det inte föreligger behov av enhetschef för samtliga enheter. Chefskap över mindre enheter kan exempelvis lösas genom att ansvarig avdelningschef tillika är enhetschef. Avqränsninqar Kommunkansliet vidhåller som inriktning att integrationsverksamheten bör ingå i etableringsenheten. Kommunkansliet finner dock att kommunstyrelsen inte kan avgöra denna fråga själv, med tanke på att verksamheten ligger under barn- och utbildningsnämndens ansvar för närvarande. Barn- och utbildningsnämnden behöver följaktligen ges möjlighet att yttra sig angående en eventuell verksamhetsflytt. Frågan om hemvist för kommunens integrations- och HVB-verksamhet bör därför beredas vidare. Därutöver har kommunkansliet inte prövat organisatorisk tillhörighet för arbetsmarknadsenheten (AME) och föreslår att även denna fråga bereds vidare. Fortsättning Kommunkansliet konstaterar att frågan om en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning i stort torde vara genomlyst i och med ovanstående förslag. Kommunkansliet rekommenderar att kommunstyrelsen går vidare med implementering av kommunstyrelseförvaltningen i enlighet med förslaget. Som ett första steg bör kommunstyrelsens arbetsutskott besluta att uppdra till personalavdelningen att genomföra erforderliga fackliga förhandlingar inför att kommunstyrelsen avgör ärendet. Vidare bör kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta att anta förslaget till kommunstyrelseförvaltningsorganisation samt att uppdra till kommunchefen att implementera den nya organisationen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås ska utgöra politisk styrgrupp för implementeringsarbetet. Beslutet skickas till Personalavdelningen Kommunchefen Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: