Innovation och förnyelse inom 112 svenska myndigheter vad utmärker dem som lyckas och vilka är framgångsfaktorerna?

Transkript

1 ALMEDALEN, 3 JULI 2017 Innovation och förnyelse inom 112 svenska myndigheter vad utmärker dem som lyckas och vilka är framgångsfaktorerna? Roger Lundegård rolu@implement.se

2 Välkommen! AGENDA Introduktion och bakgrund - Introduktion till seminariet, agendan och expertpanelen - Syftet med uppdraget att genomföra innovationsstudien - Studiens upplägg och genomförande Innovation och förnyelse inom 112 svenska myndigheter - vad utmärker dem som lyckas och vilka är framgångsfaktorerna? Paneldiskussion PANELDELTAGARE Sofia Ritzen, Professor, KTH Ann Persson Grivas, Generaldirektör, Luftfartsverket Olle Lundin, Innovationsansvarig, Arbetsförmedlingen Peter Strömbäck, Generaldirektör, Swedac Per Sundström, Forskningschef, MSB Anna Eriksson, CIO och utvecklingsdirektör, Lantmäteriet Jenni Nordborg, Avdelningschef, Vinnova Niclas Huss, Innovationsansvarig, Länsförsäkringar Anders Stålsby, Innovationsansvarig, Arbetsgivarverket PRESENTATÖRER Susanne Nilsson, Forskare, KTH Roger Lundegård, Implement Consulting Group MODERATOR Erik Kayser, Implement Consulting Group 2

3 Människans förmåga att driva innovation är den grundläggande drivkraften bakom teknik- och samhällsutveckling STENÅLDERN VIKINGATIDEN NUTIDEN Utveckling/tillämpning av ny teknik x Utveckling av samhälle/verksamhet Nyttoeffekt 3

4 112 myndigheter medverkade i innovationsundersökningen MEDVERKANDE MYNDIGHETER Arbetsförmedlingen Bokföringsnämnden Bolagsverket Boverket CSN ehälsomyndigheten EKN Ekobrottsmyndigheten Energimarknadsinspektionen Folkhälsomyndigheten Forskningsrådet Formas Forte - Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd Fortifikationsverket Försvarets materielverk Försvarshögskolan Försäkringkassan Göteborgs Universitet Havs- och vattenmyndigheten Högskolan i Borås Högskolan I Gävle Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Inspektionen för vård och omsorg Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering, IFAU Institutet för rymdfysik Jordbruksverket Kammarkollegiet, Statens inköpscentral Karlstads universitet Karolinska Institutet Kommerskollegium Konstfack Konsumentverket Kriminalvården Kronofogdemyndigheten Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Kustbevakningen Lantmäteriet Linnéuniversitetet Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet Lotteriinspektionen Läkemedelsverket Länsstyrelsen Dalarna Länsstyrelsen Gävleborg Länsstyrelsen i Gotlands län Länsstyrelsen i Norrbotten Länsstyrelsen i Södermanlands län Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Västmanlands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Länsstyrelsen Jämtlands län Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen Västerorrland Länsstyrelsen Västra Götaland Migrationsverket Mittuniversitetet MSB Myndigheten för kulturanalys Myndigheten för press, radio och tv Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor Myndigheten för Yrkeshögskolan Mälardalens högskola Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Patent- och registreringsverket Patent- och Registreringsverket Pensionsmyndigheten Polarforskningssekretariatet Post- och telestyrelsen Regionala etikprövningsnämnden i Lund Riksutställningar Rymdstyrelsen Rättsmedicinalverket Sameskolstyrelsen Sametinget SBU Skatteverket Skogsstyrelsen SMHI Socialstyrelsen Specialpedagogiska skolmyndigheten Staten servicecenter Staten skolinspektion Statens fastighetsverk Statens Energimyndighet Statens konstråd Statens kulturråd Statens Maritima Museer Statens medieråd Statens museer för världskultur Statistiska centralbyrån Statskontoret Stockholms universitet Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, Sida Swedac Svenska institutet Sveriges Geologiska Undersökning Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden Södertörns högskola Tillväxtanalys (Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser) Tillväxtverket Trafikanalys Trafikverket Universitets- och högskolerådet Universitetskanslerämbetet Upphandlingsmyndigheten Uppsala universitet Vinnova Väg- och transportforskningsinstitutet, VTI Åklagarmyndigheten Örebro universitet Källa: Kartläggning om ledning och organisering av innovation i svenska myndigheter (Vinnova, KTH och Implement Consulting Group 2017) 4

5 De 112 myndigheterna delades upp i två grupper för att identifiera eventuella skillnader och/eller likheter mellan dem INDELNING AV MYNDIGHETERNA I GRUPPER Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Ja (62 myndigheter) Nej (50 myndigheter) De myndigheter som lyckas väl med innovation De myndigheter som lyckas sämre med innovation 5

6 Kartläggningen omfattar fyra huvudsakliga områden som tillsammans bygger upp den samlade innovationsförmågan DRIVKRAFTER INNOVATIONSFÖRMÅGA RESULTAT Samhällsutveckling/behov Innovation inom myndigheten.. Industriutveckling Vad är Vilka Vilket Vilka resultat Teknikutveckling myndighetens uppdrag, syfte och förutsättningar finns inom myndigheten för arbetssätt tillämpas för att skapa skapas genom innovationsarbetet?..för att bidra till ökad effektivitet och samhällsnytta avseende att driva innovation? innovation? innovation? 6

7 INNOVATIONSFÖRMÅGA Vad är Vilka Vilket arbetssätt Vilka resultat myndighetens förutsättningar tillämpas för att skapas genom uppdrag, syfte finns inom skapa innovations- och myndigheten för innovation? arbetet? avseende att driva innovation? innovation? 7

8 Drivkrafterna bakom innovationsarbetet - Alla myndigheter De främsta drivkrafterna för myndighetens innovationsarbete är att.. Alla (112 myndigheter)..för att tillgodose nya behov hos våra externa avnämare/kunder/medborgare 82% 18%..effektivisera processer 75% 25%..fånga upp idéer för förbättringar 67% 33%..öka användningen av ny teknik 46% 54%..ändra vad vi levererar som myndighet 34% 66%..motivera medarbetare 27% 73%..bli mer innovativa 24% 76%..skapa nya aktörskonstellationer 23% 77%..tillgodose medarbetares önskemål och behov..bli mer kreativa 12% 11% 88% 89% Varje myndighet fick välja 1-5 av de som passade beskrivningen av myndigheten bäst Ja Nej Drivkrafterna finns dels ur externt avnämarperspektiv samt internt effektiviseringsperspektiv 8

9 Drivkrafterna bakom innovationsarbetet - Ledarna följarna De främsta drivkrafterna för myndighetens innovationsarbete är att.. Ja (62 myndigheter) Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Nej (50 myndigheter)..tillgodose nya behov hos våra externa 82% 18%..tillgodose nya behov hos våra externa 80% 20%..effektivisera processer 79% 21%..effektivisera processer 69% 31%..fånga upp idéer för förbättringar 71% 29%..fånga upp idéer för förbättringar 61% 39%..öka användningen av ny teknik 44% 56%..öka användningen av ny teknik 49% 51%..ändra vad vi levererar som myndighet 32% 68%..ändra vad vi levererar som myndighet 37% 63%..motivera medarbetare 29% 71%..motivera medarbetare 24% 76%..bli mer innovativa 24% 76%..bli mer innovativa 24% 76%..skapa nya aktörskonstellationer 23% 77%..skapa nya aktörskonstellationer 22% 78%..tillgodose medarbetares önskemål och behov 6% 94%..tillgodose medarbetares önskemål och behov 18% 82%..bli mer kreativa 13% 87%..bli mer kreativa 8% 92% Ja Nej Ja Nej Bägge grupperna uppvisar liknande/samma profil avseende prioriterade drivkrafter 9

10 Syfte och för innovationsarbetet - Alla myndigheter Syfte och för innovationsarbetet beskrivs av att.. Alla (112 myndigheter) Det uppdrag som myndigheten har reglerar att innovationsarbete är en del av myndighetens verksamhet 46% 54% Myndigheten har uttalade mål för sitt innovationsarbete 44% 56% Myndigheten har en tydlig riktning för innovation 45% 55% Ja Nej Hälften av myndigheterna saknar uppdrag, mål eller riktning för sitt innovationsarbete 10

11 Syfte och för innovationsarbetet - Ledarna följarna Syfte och för innovationsarbetet beskrivs av att.. Ja (62 myndigheter) Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Nej (50 myndigheter) Det uppdrag som myndigheten har reglerar att innovationsarbete är en del av myndighetens verksamhet 56% 44% Det uppdrag som myndigheten har reglerar att innovationsarbete är en del av myndighetens verksamhet 35% 65% Myndigheten har uttalade mål för sitt innovationsarbete 56% 44% Myndigheten har uttalade mål för sitt innovationsarbete 30% 70% Myndigheten har en tydlig riktning för innovation 63% 37% Myndigheten har en tydlig riktning för innovation 23% 77% Ja Nej Ja Nej De myndigheter som lyckas bäst har mer tydligt formulerat uppdrag, mål och riktning för innovationsarbetet 11

12 INNOVATIONSFÖRMÅGA Vad är Vilka Vilket arbetssätt Vilka resultat myndighetens förutsättningar tillämpas för att skapas genom uppdrag, syfte finns inom skapa innovations- och myndigheten för innovation? arbetet? avseende att driva innovation? innovation? 12

13 Kritisk massa och ledning av innovation - Alla myndigheter Resurser och ledning av innovationsarbetet beskrivs av att det finns.. Alla (112 myndigheter)..en kritisk massa av medarbetare som regelbundet arbetar med innovation 52% 48%..en tydlig ledning av innovationsarbete 43% 57%..en särskild grupp eller enhet som arbetar med innovation 34% 66%..en särskild roll/befattning för att arbeta med innovation (t ex innovationscoach/innovationsledare) 21% 79% Ja Nej Det saknas ofta tydlig ledning av innovationsarbetet samt resurser som kan arbeta erat med området 13

14 Kritisk massa och ledning av innovation - Ledarna följarna Resurser och ledning av innovationsarbetet beskrivs av att det finns.. Ja (62 myndigheter) Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Nej (50 myndigheter)..en kritisk massa av medarbetare som regelbundet arbetar med innovation 67% 33%..en kritisk massa av medarbetare som regelbundet arbetar med innovation 34% 66%..en tydlig ledning av innovationsarbete 62% 38%..en tydlig ledning av innovationsarbete 22% 78%..en särskild grupp eller enhet som arbetar med innovation 44% 56%..en särskild grupp eller enhet som arbetar med innovation 22% 78%..en särskild roll/befattning för att arbeta med innovation 22% 78%..en särskild roll/befattning för att arbeta med innovation 20% 80% Ja Nej Ja Nej De myndigheter som lyckas bäst har en tydligare ledning och resurser för att driva innovationsarbetet 14

15 Förståelse för betydelsen av innovation - Alla myndigheter Det finns i myndigheten en god förståelse för betydelsen av innovationsarbete.. 1: Stämmer inte alls Alla (112 myndigheter) 7: Stämmer till fullo..hos ledningen 5,2..hos medarbetare 4, Medelvärde Det finns som regel en god förståelse för betydelsen av innovationsarbete bland ledarna 15

16 Förståelse för betydelsen av innovation - Ledarna följarna Det finns i myndigheten en god förståelse för betydelsen av innovationsarbete.. Ja (62 myndigheter) Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Nej (50 myndigheter)..hos ledningen 18% 80%..hos ledningen 17% 26% 57%..hos medarbetare 12% 36% 53%..hos medarbetare 34% 36% 30% Stämmer ej Neutral Stämmer Stämmer ej Neutral Stämmer De myndigheter som lyckas bäst har högre grad av förståelse för betydelsen av innovation hos ledning och medarbetare 16

17 Hinder för innovationsarbetet - Alla myndigheter Det som hindrar oss från att bli framgångsrika i vårt innovationsarbete är....brist på tid..brist på finansiella resurser..brist på användning av systematiska arbetssätt och processer..brist på incitament för medarbetare..riskobenägenhet i myndigheten..brist på individer med rätt kompetens och engagemang..en kultur som inte uppmuntrar experimenterande och ifrågasättande..regulatoriska krav..brist på stöd från ledning..osäkerhet om användare skulle använda en ny tjänst 2,6 2,5 Alla (112 myndigheter) 1: Stämmer inte alls 3,3 3,3 3,2 3,1 3,0 4,0 3,7 4,7 7: Stämmer till fullo Medelvärde Brist på tid, resurser samt systematiska angreppssätt och processer utgör de största hindren i innovationsarbetet 17

18 Hinder i innovationsarbetet - Ledarna följarna Det som hindrar oss från att bli framgångsrika i vårt innovationsarbete är.. Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Ja (62 myndigheter) Nej (50 myndigheter)..brist på tid 15% 22% 63%..brist på tid 25% 15% 60%..brist på finansiella resurser 35% 12% 53%..brist på finansiella resurser 47% 23% 30%..brist på användning av systematiska arbetssätt och processer 54% 21% 25%..brist på användning av systematiska arbetssätt och processer 30% 18% 52%..brist på incitament för medarbetare 63% 10% 27%..brist på incitament för medarbetare 45% 18% 36%..riskobenägenhet i myndigheten 58% 14% 29%..riskobenägenhet i myndigheten 52% 16% 32%..brist på individer med rätt kompetens och engagemang..en kultur som inte uppmuntrar experimenterande och ifrågasättande 69% 71% 13% 18% 8% 21%..brist på individer med rätt kompetens och engagemang..en kultur som inte uppmuntrar experimenterande och ifrågasättande 45% 50% 19% 26% 36% 24%..regulatoriska krav 60% 25% 15%..regulatoriska krav 51% 23% 26%..brist på stöd från ledning..osäkerhet om användare skulle använda en ny tjänst 79% 86% 11% 10% 7% 7% Stämmer ej Neutral Stämmer..brist på stöd från ledning..osäkerhet om användare skulle använda en ny tjänst 67% 61% 20% 26% 20% 7% Stämmer ej Neutral Stämmer Som helhet uppvisar de bägge grupperna av myndigheter liknande bedömning av det som hindrar innovationsarbetet 18

19 INNOVATIONSFÖRMÅGA Vad är Vilka Vilket arbetssätt Vilka resultat myndighetens förutsättningar tillämpas för att skapas genom uppdrag, syfte finns inom skapa innovations- och myndigheten för innovation? arbetet? avseende att driva innovation? innovation? 19

20 Grad av involvering i innovationsarbetet - Alla myndigheter I sitt innovationsarbete involverar myndigheten.. Alla (112 myndigheter)..medarbetare från olika delar av den egna organisationen 10% 20% 70%..externa parter 23% 21% 56%..avnämare/kunder/medborgare 39% 14% 47% Stämmer ej Neutral Stämmer Fokus för involvering i innovationsarbetet ligger på egen personal med relativt tydliga inslag av externa parter och avnämare 20

21 Grad av involvering i innovationsarbetet - Ledarna följarna I sitt innovationsarbete involverar myndigheten.. Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Ja (62 myndigheter) Nej (50 myndigheter)..medarbetare från olika delar av den egna organisationen 3% 8% 89%..medarbetare från olika delar av den egna organisationen 18% 34% 48%..externa parter 16% 16% 67%..externa parter 32% 26% 42%..avnämare/kunder/medborgare 29% 10% 61%..avnämare/kunder/medborgare 51% 20% 29% Stämmer ej Neutral Stämmer Stämmer ej Neutral Stämmer Framgångsrika myndigheter har en avsevärt högre grad av involvering både avseende externa aktörer samt egen personal 21

22 Arbetssätt och metoder i innovationsarbetet - Alla myndigheter Det finns särskilda arbetssätt eller metoder.. Alla (112 myndigheter)..för att välja vilka idéer/projekt vi lägger resurser på..för att förstå behov hos avnämare/kunder/medborgare..för att synliggöra våra tjänster eller det vi levererar..för att förstå trender och/eller ny teknik..för att samarbeta med avnämare/kunder/medborgare i vårt..för att fånga idéer 30% 20% 28% 19% 30% 19% 30% 21% 34% 18% 42% 19% 50% 54% 51% 49% 48% 39%..för att utveckla och testa idéer 43% 20% 37%..för att stimulera kreativitet 51% 23% 25% Stämmer ej Neutral Stämmer Överlag så finns det en förbättringspotential i användning av rätt arbetssätt och metoder för att driva innovationsarbetet 22

23 Arbetssätt och metoder i innovationsarbetet - Ledarna följarna Det finns särskilda arbetssätt eller metoder.. Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Ja (62 myndigheter) Nej (50 myndigheter)..för att välja vilka idéer/projekt vi lägger resurser på 21% 16% 62%..för att välja vilka idéer/projekt vi lägger resurser på 41% 24% 35%..för att förstå behov hos avnämare/kunder/medborgare 18% 15% 67%..för att förstå behov hos avnämare/kunder/medborgare 40% 23% 38%..för att synliggöra våra tjänster eller det vi levererar 18% 13% 69%..för att synliggöra våra tjänster eller det vi levererar 45% 27% 29%..för att förstå trender och/eller ny teknik 20% 16% 64%..för att förstå trender och/eller ny teknik 43% 27% 31%..för att samarbeta med avnämare/kunder/medborgare i vårt 23% 12% 65%..för att samarbeta med avnämare/kunder/medborgare i vårt 48% 25% 27%..för att fånga idéer 28% 15% 57%..för att fånga idéer 59% 24% 16%..för att utveckla och testa idéer 31% 17% 53%..för att utveckla och testa idéer 60% 23% 17%..för att stimulera kreativitet 43% 21% 36%..för att stimulera kreativitet 61% 27% 12% Stämmer ej Neutral Stämmer Stämmer ej Neutral Stämmer De som lyckas bäst använder i avsevärt högre grad särskilda arbetssätt och metoder i innovationsarbetet 23

24 INNOVATIONSFÖRMÅGA Vad är Vilka Vilket arbetssätt Vilka resultat myndighetens förutsättningar tillämpas för att skapas genom uppdrag, syfte finns inom skapa innovations- och myndigheten för innovation? arbetet? avseende att driva innovation? innovation? 24

25 Strategi för nyttorealisering - Alla myndigheter Myndighetens strategi för nyttorealisering - stegvisa innovationer - radikala innovationer Utvecklare (23%) Balanserade innovatörer (28%) Alla (112 myndigheter) Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. "Balanserade innovatörer" 14% 86% "Utvecklare" 26% 70% "Radikala innovatörer" 25% 25% 50% Förvaltare (4%) Siffrorna i matrisen avser antal myndigheter i respektive position Radikala innovatörer (4%) "Förvaltare" 60% 40% 0% 50% 100% Stämmer ej Neutral Stämmer Balanserade innovatörer som driver stegvisa och radikala innovationer lyckas bäst med att åstadkomma innovation 25

26 Resultat av innovationsarbetet - Alla myndigheter Myndighetens innovationsarbete resulterar i nya.. Alla (112 myndigheter)..former för samverkan/nya aktörskonstellationer 15% 19% 66%..organisatoriska strukturer, arbetssätt eller rutiner 16% 21% 64%..perspektiv och utmanande av vedertagna sanningar 24% 28% 49%..policys (nya sätt att tänka eller agera på) 21% 25% 54%..tjänster som myndigheten levererar 32% 15% 53% Stämmer ej Neutral Stämmer Överlag så finns det en förbättringspotential avseende det resultat som innovationsarbetet skapar 26

27 Resultat av innovationsarbetet - Ledarna följarna Myndighetens innovationsarbete resulterar i nya.. Myndighetens innovationsarbete leder till de resultat som eftersträvas.. Ja (62 myndigheter) Nej (50 myndigheter)..former för samverkan/nya aktörskonstellationer 7% 12% 81%..former för samverkan/nya aktörskonstellationer 25% 27% 48%..organisatoriska strukturer, arbetssätt eller rutiner 10% 12% 78%..organisatoriska strukturer, arbetssätt eller rutiner 23% 31% 46%..perspektiv och utmanande av vedertagna sanningar 17% 19% 64%..perspektiv och utmanande av vedertagna sanningar 33% 40% 28%..policys (nya sätt att tänka eller agera på) 15% 15% 69%..policys (nya sätt att tänka eller agera på) 28% 38% 34%..tjänster som myndigheten levererar 25% 12% 63%..tjänster som myndigheten levererar 40% 19% 40% Stämmer ej Neutral Stämmer Stämmer ej Neutral Stämmer De framgångsrika myndigheterna har en tydligare profil avseende det resultat som skapas genom innovationsarbetet 27

28 Sammanfattning - egenskaper för de myndigheter som lyckas bäst med innovation DRIVKRAFTER INNOVATIONSFÖRMÅGA RESULTAT Samhällsutveckling/ behov Innovation inom myndigheten.. Industriutveckling Teknikutveckling mer tydligt formulerat - uppdrag, - mål tydligare ledning mer/erade resurser högre grad av högre grad av involvering - externa aktörer - egen personal högre intensitet i innovationsarbetet - stegvisa - radikala..för att bidra till ökad effektivitet och samhällsnytta - riktning förståelse mer användning tydligare effekt/ - chefer av särskilda nyttorealisering - medarbetare arbetssätt och - externt metoder - internt 28

29 Paneldebatt Diskussion 29

30 Välkommen till nästa seminarium i oktober på temat: Innovation och förnyelse hur utformas, styrs och leds innovativa organisationer Seminarium Möjlighet att ta del av fördjupade resultat, analys och rekommendationer från innovationsstudien Anmäl dig via vår hemsida Välkommen! 30

31 Tack för din medverkan! 31