HANDBOK UHPROFFS. Upphandlingssystem för inköpare inom kommun och landsting. Innehållsregister

Transkript

1 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 1 (75) HANDBOK UHPROFFS Upphandlingssystem för inköpare inom kommun och landsting Innehållsregister Avsnitt Sid Inledning 2 AVANTI databasprogram 3 Beskrivning - Menyn 5 Arbetsläge - Adressuppgifter för den egna verksamheten 7 Arbetsläge - Nytt upphandlingsärende 8 Arbetsläge - Importera artikelspecifikation 9 Arbetsläge - Utskrift av anbudsförfrågan 11 Arbetsläge - Skapa excelfil av förfrågan 13 Arbetsläge - Välj anbudsgivare 15 Arbetsläge - Utskrift av anbudsprotokoll 17 Arbetsläge - Registrering import av inkomna anbud (levuppgifter, villkor mm) 18 Arbetsläge - Registrering av inkomna anbud (levuppgifter, villkor mm) 23 Arbetsläge - Registrering av anbudssvaren (importera) 25 Arbetsläge - Registrering av anbudssvaren (manuellt) 30 Arbetsläge - Anbudssammanställning 34 Arbetsläge - Registrering av antagna anbud 37 Arbetsläge - Skapa avtal 41 Arbetsläge - Skapa avtal - Komplettering av avtal 42 Arbetsläge - Aktuella avtal 45 Arbetsläge - Utskrift av upphandlingscirkulär 48 Arbetsläge - Registrera ändringar 51 Arbetsläge - Övrigt ( etiketter, anbudsprover mm ) 53 Utskrifter - Rapporter som kan begäras ut på skärm eller skrivare 54 Etiketter - Utskrift av adressetiketter, anbudsprover mm 72

2 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 2 (75) Inledning Upphandlingssystemet är ett användarvänligt, anpassningsbart system, som ger dig full kontroll, och effektiviserar rutinerna i upphandlingsarbetet. Upphandlingssystemet omfattar samtliga steg i upphandlingsprocessen, från anbudsförfrågan till avtal. Anbudsförfrågan kan publiceras på internet, där anbudsgivarna kan hämta hem alla ingående dokument i ärendet. Leverantörerna/anbudsgivarna kan då komplettera uppgifterna med sina anbudssvar, som vi kan importera in i systemet. På detta sätt kan vi reducera den tid det tar att manuellt registrera in alla uppgifterna i systemet. Efter insamling av alla anbuden genereras en sammanställning över samtliga anbud. Systemet erbjuder en avancerad utvärderingsmodul, som visar vilket resultat det blir, om man väljer en leverantör för hela varugruppen, trots att han inte är billigast på samtliga ingående produkter. Du kan även välja ut vissa anbudsgivare som du vill jämföra mot varandra, inom en viss varugrupp. Efter att man bestämt sig för vilka anbud som skall antagas, skapas automatiskt ett avtal för respektive leverantör. Elektronisk handel Med stöd av standardiserade programvaror såsom exempelvis Acrobat och Frontpage kan såväl anbudsförfrågan som avtalen distribueras via internet. På Er hemsida (www) kan ni annonsera anbuden, samt visa befintliga avtal. Windows-miljö UH-Proffs är ett system i windows-miljö med moderna verktyg för att kunna kommunicera med andra system, genom avancerade import- och exportfunktioner. Utveckling Systemet är framtagit av Reset IT i samråd med inköpare/upphandlare inom MA-Skåne. I den andra versionen av systemet, har Inköp Länsservice i Norrbottens Läns landsting medverkat till att anpassa systemet, för att kunna hantera livsmedel och kemtek-upphandlingar. Anbudssammanställningar och jämförelser av anbuden kan göras på varugruppsnivå. Förbättringar har även gjort för att öka säkerheten i importfunktionen. I den tredje och senaste versionen har flera anpassningar gjorts för Nordlands fylkeskommune i Norge. Bland annat har man nu möjlighet att för en och samma artikel skapa flera avtal, då det är vanligt att man för en produkt/tjänst, väljer olika leverantörer inom olika regioner i fylkeskommunen. Utvärderingsmodulerna har kraftigt förbättrats, då man nu kan se vad resultatet blir, om man väljer en leverantör för hela varugruppen, även om han inte är billigast på samtliga ingående produkter. I tidigare version så föreslog systemet avtal för det billigaste alternativet oberoende av helheten.

3 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 3 (75) AVANTI - Databasprogram Upphandlingssystemet är utvecklat i databasprogrammet AVANTI (Pdata). Här nedan följer en kort beskrivning av upplägget av systemet. Man börjar med att definiera vilka register som behövs och hur dessa inbördes skall kopplas samman för att uppfylla våra krav på funktionerna i systemet. Följande register ingår i systemet: Företagsuppgifter Handläggare Upphandlingsärende (Anbud) Artikelspecregister Leverantörsregister Anbudsgivare Anbudssvaren När man för varje position har antagit leverantör skall det skapas avtal som automatiskt flyttas över till nedanstående register. Det finns även ett register för alla prisändringar. Upphandling Avtal Distributörer Artiklar Priser Sedan bygger man upp ett antal s k arbetslägen, som är de bilderna som man anropar när man skall jobba med de olika stegen i upphandlingsprocessen. Med fördel gör man en meny i vilken man anropar de olika arbetslägena. Adressuppgifter (på det egna företaget, adresser mm som används i dokument) Nytt upphandlingsärende Importera artikelspec Utskrift av anbudsförfrågan Välj anbudsgivare Utskrift av anbudsprotokoll Registrering av inkomna anbud ( leverantörsuppgifter såsom leveransvillkor mm ) Registrering av anbudssvaren ( reg artikeluppgifter för varje pos som svarats på ) Anbudssammanställning Registrering av antagna anbud Skapa avtal Komplettera antagna anbud Aktuella avtal Utskrift av upphandlingscirkulär

4 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 4 (75) Registrering av ändringar i avtalen (priser mm) Utskrift av ändringar Övrigt (reg av - prover, antal provexemplar, inkomna prover mm samt utskrift etiketter) Leverantörer Forhandler Därefter gör man layouten till varje rapport som man vill producera och kunna skriva ut i systemet. Anbudsförfrågan med alla ingående dokument Anbudsprotokoll Anbudssammanställning Upphandlingscirkulär Varukatalog Vi har valt att utgå ifrån en meny för att anropa de olika arbetslägena från vilka man även kan begära utskrifter av aktuella rapporter. Via tryckknappar förflyttar man sig mellan olika arbetslägen eller när man skall hämta in uppgifter från ett annat register.

5 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 5 (75) Beskrivning - Menyn Från menyn når du samtliga arbetslägen som hanteras i systemet. Genom att trycka på aktuell knapp aktiveras ett fönster med det aktuella arbetsläget. Även arbetslägena bygger på tryckknappsmetodiken. Egendefinierade knappar med textförklaring så att man vet vad de står för. Överst i varje arbetsläge finns en knapprad. Knappen i mitten med rullgardinsmeny visar aktuella sorteringsordningar. Genom att klicka på den nedåtpekande pilen ser du vilka ordningar du kan välja i det aktuella arbetslägets fönster. I Arbetsläget kan du växla mellan listaläge och uppdateringsläge genom att klicka på avsedd knapp som då kallas, alternativt att du använder i knappraden överst i fönstret.

6 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 6 (75) Om du befinner dig i listaläge och vill återgå till uppdateringsläget så dubbelklickar du på aktuell post i listan. När du befinner dig i listaläge, d v s det visas flera poster i fönstret, en per rad, visas automatiskt ett sökfönster om du skriver in ett eller flera tecken på tangentbordet. För varje tecken du skriver in kommer systemet att leta upp den första posten som överensstämmer med sökordet. Knappen i knappraden betyder att du kan kopiera en post, men jag rekommenderar inte att ni använder denna eftersom de inbyggda knapparna kan ha fler funktioner som att kopiera över en post till ett annat register. Använd alltid de inbyggda knapparna när du skall lägga upp, ändra eller spara en post. Kopifunktionen har du mest användning för när du registrerar anbudssvaren så här finns en inbyggd knapp med kopieringsfunktion.

7 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 7 (75) Adressuppgifter Adressuppgifter för det egna företaget uppdateras i respektive databas. Alla utskrifter av dokument hämtar uppgifter från detta register istället för att vara hårdkodat i respektive rapport. Handläggarens uppgifter såsom telefonnummer mm läggs upp i detta fönster.

8 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 8 (75) Nytt upphandlingsärende Man skall alltid börja en upphandling med att registrera in det aktuella ärendet. Det är en förutsättning för att man skall kunna importera en artikelspecifikation i systemet. Här är det viktigt att man använder rätt knapp när man sparar en nyuppläggning respektive en ändring av ett befintligt ärende. Listaläge:

9 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 9 (75) Importera artikelspecifikation När du registrerat in upphandlingsärendet är det så dags att importera artikelspecifikationen. Artikelspecifikationen består av en fil som genererats från förråds- eller inköpssystemet. Filstrukturen måste vara uppbyggd på samma sätt från båda systemen och kan därefter bearbetas i excel för att senare sparas som en textfil (tab) i excel som vi importerar i systemet. Det är ännu inte fastställt hur vi skall distribuera ut artikelspec-filerna till respektive upphandlare och databas. Men tills vidare kan man klara av att distribuera ut filerna via mail. När du trycker på knappen får du ett meddelande att du skall välja Diverse / Importera / Textfil. I rullgardinsmenyn väljer du Diverse och därefter Importera Textfil. Innan du importerar filen bör du kanske se till att filerna dubblett.txt och ejkoppl.txt inte redan finns i din katalog. I så fall får du ett meddelande om detta. Då kan du gå ut i utforskaren eller Filhanteraren och ta bort dessa filer (dubblett.txt o ejkoppl.txt). Direkt när du får upp fönstret så är vissa restriktioner redan förifyllda, så jag beskriver endast de kompletteringar som måste göras för att göra en fullständig import.

10 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 10 (75) Börja med att välja den katalog där du sparat ner textfilen som skall importeras. Välj därefter den aktuella filen genom att markera den med muspekaren. Sätt kryss i rutan för Windowstext. Därefter markerar du med muspekaren till vilket register du vill importera filen, som alltid skall vara Artikelspec. Slutligen trycker du på. Nu startar importen av artikelspecifikationen som endast tar några sekunder.

11 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 11 (75) Utskrift av anbudsförfrågan Arbetsläget för att skriva ut samtliga dokument som ingår i en anbudsförfrågan. Man kan även ta upp artikelspecifikationen och göra vissa justeringar/kompletteringar om man så önskar. Arbetsläget startar i listaläge. Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Om du vill se artikelspecifikationen så klickar du på knappen. Om du vill skriva ut artikelspecifikationen så klickar du på. För att automatiskt tilldela positionsnummer, klicka. Om du vill markera att prov önskas på alla positioner, klicka. För att överföra förfrågan till excel, klicka.

12 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 12 (75) När du valt <Artikelspec> och du vill justera/komplettera någon position så dubbelklicka på aktuell rad så går du över till registreringsläge. Om du ändrar pris eller kvantitet så omräknas automatiskt beloppet. Här kan du justera värdena. En nyhet är, att om det avser en produkt, typ konserver, där nettovikt och bruttovikt är olika, så skall du markera med X i rutan nettoviktstal. Då beräknar systemet ett jämförpris, baserat på nettoviktsvolymen.

13 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 13 (75) Skapa excelfil av förfrågan Traditionellt så skickar vi ut förfrågan i pappersform omfattande samtliga artikelpositioner. Leverantörens anbud skrivs manuellt in i detta formulär med uppgifter om pris, artikel-nummer mm. När sedan anbuden inkommer till MA-enheten så måste uppgifterna inregistreras manuellt i upphandlingssystemet. Men nu är tiden mogen att pröva att få leverantörerna till att registrera anbudsuppgifterna på diskett som vi senare importerar i systemet. Men först skall vi överföra anbudsförfrågan till en excelfil, som vi sparar ner på en diskett. Vi använder samma arbetsläge som när vi skall skriva ut anbudsförfrågan. D v s från menyn klickar du på knappen <Utskrift av anbudsförfrågan>. Du får då upp översikten över alla upphandlingsärende. Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Klicka på. Nu startar excel och din fil hämtas upp på skärmen. Se till att du har skapat en katalog där du sparar ner dina filer.

14 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 14 (75) Eftersom vi använder samma filnamn när vi sparar ner filen, så måste vi först tömma den gamla filen. Välj <Ja>, för att ersätta filen med de nya aktuella uppgifterna. Klicka < OK > så startar automatiskt excel, och hämtar upp filen som nu bör justeras innan den kan godkännas för utskick. Justera filen och därefter sparar du den i filformatet microsoft excel-arbetsbok (*.xls), i lämplig katalog, innan du förbereder den för utskick till anbudsgivarna. När du väljer att automatiskt sätta kolumnformatet, så anpassar excel kolumnerna efter rubrikraden, men du behöver förmodligen anpassa fältlängderna manuellt. Vissa fält kan med fördel döljas, då de inte fyller någon funktion eller adekvat upplysning till anbudsgivarna. Men fälten måste finnas kvar i filen, när det är dags att importera anbudssvaren.

15 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 15 (75) Välj anbudsgivare Innan du kan börja med att registrera inkomna anbud måste du välja ut vilka de aktuella anbudsgivarna är som inkommit med anbud. Om anbudsgivare saknas i vårt leverantörs- register så bör dessa läggas upp i leverantörsregistret men med ett tillfälligt leverantörs-nummer som måste kontrolleras och ändras i enlighet med friend innan man skapar leverantörsavtal. Dubbelklicka först på det aktuella ärendet. Nu kan du hämta in de aktuella anbudsgivarna. Klicka på.

16 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 16 (75) Nu listas hela leverantörsregistret i leverantörsnamnordning. Välj i bokstavsordning ut de aktuella anbudsgivarna. För varje anbudsgivare skapas ett anbudsnummer och läggs till i registret över anbudsgivare. För att lägga till en anbudsgivare klicka på knappen anbudsgivare tills du hämtat in alla som du ville, tryck. Repetera för varje för återgå till menyn.

17 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 17 (75) Utskrift av anbudsprotokoll Till öppnandet av alla inkomna anbud behövs ett s k anbudsprotokoll för registrering. Dubbelklicka på det aktuella ärendet. För att skriva ut anbudsprotokollet klicka på knappen. Klicka på knappen för att återgå till menyn.

18 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 18 (75) Registrering av inkomna anbud ( importera ) Alla inkomna anbud skall registreras avseende leverantörsuppgifter såsom adress leveransvillkor mm. I denna version av systemet kan man med fördel importera dessa uppgifter via en textfil. När vi gick ut med förfrågan så bifogade vi ett word-dokument som ifylles av anbudsgivaren. Men innan vi importerar filen, så måste vi först spara den som en textfil, med formatet endast text. Dubbelklicka på det aktuella ärendet i listan. För att se de aktuella anbudsgivarna till det aktuella ärende så klicka.

19 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 19 (75) Välj ut vilken anbudsgivare du vill registrera uppgifterna för, dubbelklicka på leverantören. Nu klickar du på. Därefter klicka på <Diverse> - <Importera> - <Textfil>.

20 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 20 (75) Du får nu upp följande bild där du måste göra vissa justeringar innan du trycker på <OK>. Börja med att dubbelklicka på katalog [-a-] så bör du få upp den önskade filen. Markera filen, markera windowstext, samt markera radslut som fältavskiljare. Slutligen markerar du det register som vi skall importera till, som är Anbudsgivimport. Klicka på <OK> så startar importen.

21 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 21 (75) Innan importen uppdaterar registret, så kan du först kontrollera uppgifterna som kommer att importeras. Om du upptäckte att det fanns mer än ett kopplingsfel vid importen så bör du kontrollera filen ännu en gång och direkt trycka. Men upptäckte du inte fler kopplingsfel så skall du fortsätta till nästa steg, för att kontrollera att allt var rätt. Du måste därför klicka på. Nu startar en skärmrapport som visar vilken anbudsgivare som importerats, innehållande adressuppgifterna samt leveransvillkor mm. Om du upptäcker att något är fel så skall du avbryta och återställa registret genom att trycka på knappen. På nästa sida ser du hur skärmrapporten skall se ut när importen har gått rätt, men om du får ett meddelande att rapportens huvudregister inte innehåller några poster, så avbryt och tryck på knappen för att återställa vid fel.

22 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 22 (75) Listan visas direkt på skärmen. Vid listans slut trycker du på. Du får nu upp följande fråga, som du måste besvara. Om du upptäckte att något var fel, så trycker du <Avbryt>, annars fortsätt. Tryckte du <Fortsätt> så sker en definitiv import av uppgifterna. Följande meddelande visas. Skulle du upptäcka att något gått fel, så kan du återställa registren genom att trycka på knappen <Återställ vid fel>. För varje anbudsgivare upprepas samma procedur, och du har på ett snabbt och smidigt sätt registrerat in alla anbudsgivaruppgifter som tidigare tog åtskilligt längre tid i anspråk. Nu kan du begära en sammanställning över anbudsgivarnas uppgifter.

23 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 23 (75) Registrering av inkomna anbud ( manuellt ) Alla inkomna anbud skall registreras avseende leverantörsuppgifter såsom adress leveransvillkor mm. Dubbelklicka på det aktuella ärendet i listan. För att se de aktuella anbudsgivarna till det aktuella ärende så klicka. Efter du lagt in alla anbudsuppgifterna kan du begära ut en sammanställning över samtliga anbudsgivare och dess uppgifter. Klicka då på knappen.

24 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 24 (75) Bearbeta anbudsgivarna genom att dubbelklicka på aktuell rad i listan. Du får nu upp registreringsbilden som omfattar så många uppgifter att du måste använda listningsknappen till höger i fönstret för att komma åt alla fälten som skall fyllas i. Men om du använder tabulatorn så hoppar du automatiskt till dessa dolda fält. När du har sparat uppdateringen och du skall välja en annan leverantör (anbudsgivare) så klicka på knappen så får du tillbaks översiktsbilden. Repetera proceduren tills du lagt upp anbudsuppgifterna för alla leverantörerna (anbudsgivarna).

25 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 25 (75) Registrering av anbudssvaren (importera) Vissa leverantörer har kanske registrerat sina anbudssvar på den medföljande disketten. I så fall måste vi importera in dessa i systemet. Som en säkerhetsåtgärd bör man först ta upp filen i excel och titta på uppgifterna så att de överensstämmer med våra krav på fältlängder mm. Spara därefter filen som en textfil <txt> som är denna vi skall importera i nästa steg. Vi använder samma arbetsläge som när vi skall registrera in anbudssvaren manuellt. D v s från menyn klickar du på knappen <Registrera anbudssvaren>. Dubbelklicka först på det aktuella ärendet. Välj vilken anbudsgivare du vill börja att registrera svaren, klicka.

26 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 26 (75) Välj ut vilken anbudsgivare du vill registrera svaren för, dubbelklicka på leverantören. Nu klickar du på. Därefter klicka på <Diverse> - <Importera> - <Textfil>.

27 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 27 (75) Du får nu upp följande bild där du måste göra vissa justeringar innan du trycker på <OK>. Börja med att dubbelklicka på katalog [-a-] så bör du få upp den önskade filen. Markera filen, markera windowstext, samt markera Anbudssvarimport som är det aktuella registret som vi skall importera till. Klicka på <OK> så startar importen.

28 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 28 (75) Innan importen uppdaterar registret, så kan du först kontrollera uppgifterna som kommer att importeras. Om du upptäckte att det fanns mer än ett kopplingsfel vid importen så bör du kontrollera filen ännu en gång och direkt trycka. Men upptäckte du inte fler kopplingsfel så skall du fortsätta till nästa steg, för att kontrollera att allt var rätt. Du måste därför klicka på. Nu startar en skärmrapport som visar vilken anbudsgivare som importerats, samt vilka artiklar som de svarat på. Om du upptäcker att något är fel så skall du avbryta och återställa registret genom att trycka på knappen. Knappen aktiverar en skärmrapport som visar den aktuella anbudsgivarens anbudssvar som redan importerats i systemet. Knappen aktiverar en skärmrapport som visar samtliga anbudsgivares anbudssvar inom det aktuella ärendet, som redan importerats i systemet.

29 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 29 (75) Listan visas direkt på skärmen. Vid listans slut trycker du på. I exemplet ovan saknas det uppenbart artikeluppgifter, varför man i detta fallet bör klicka på knappen <Återställ vid fel>. Du får nu upp följande fråga, som du måste besvara. Om du upptäckte att något var fel, så trycker du <Avbryt>, annars fortsätt. Tryckte du <Fortsätt> så sker en definitiv import av uppgifterna. Följande meddelande visas. För varje anbudsgivare upprepas samma procedur, och du har på ett snabbt och smidigt sätt registrerat in alla anbudssvar som tidigare tog åtskilligt längre tid i anspråk. Nu kan du göra jämförelser och sammanställningar av anbuden.

30 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 30 (75) Registrering av anbudssvaren (manuellt) Om leverantören av någon anledning inte lagt sina anbudssvar på den medföljande excelfilen, så tvingas vi att manuellt registrera in uppgifterna i systemet. D v s för den aktuella anbudsgivaren skall vi registrera in artikeluppgifter såsom pris, artikelnummer, fabrikat mm för varje position som leverantören svarat på. Dubbelklicka först på det aktuella ärendet. Välj vilken anbudsgivare du vill börja att registrera svaren, klicka.

31 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 31 (75) Välj ut vilken anbudsgivare du vill registrera svaren för, dubbelklicka på leverantören. Klicka på.

32 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 32 (75) Arbetsläget för att registrera alla svaren på artikelpositionerna består av två fönster, det övre är artikelspecifikationen, det nedre är där vi skall registrera in alla svaren. Börja med att klicka det övre fönstret. i det nedre fönstret, klicka därefter på aktuell position i listan i Fortsätt sedan registreringen i det nedre fönstret. När du fyllt i artikeluppgifterna så måste du spara din registrering genom att trycka. Repetera för varje ny post du skall lägga upp. Om du vill kopiera uppgifterna till nästa post så trycker, därefter som ovan. När du är klar med den aktuella anbudsgivarens svar så klicka på.

33 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 33 (75) Här kan du nu kontrollera att du fått med alla raderna som registrerats. Du har här möjlighet att ändra/radera poster i det nedre fönstret där alla artikeluppgifterna finns. I så fall dubbelklicka på aktuell artikelrad i listan i det nedre fönstret. När du är klar och vill fortsätta med nästa anbudsgivare så dubbelklicka i det övre fönstret. Du får då upp följande fönster. Om du upptäcker att du glömt att lägga in någon position så kan kan du gå tillbaks till registreringsbilden genom att klicka. Om du är klar och vill börja att registrera nästa anbudsgivares svar så måste du avbryta och börja om från menyn. Klicka då på.

34 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 34 (75) Anbudssammanställning Efter att man har registrerat alla anbudssvaren, så begär man ut en sammanställning på samtliga artikelpositioner. Dubbelklicka på aktuellt ärende. Om du vill se anbudssvaren så klicka på. Att rangordna anbudssvaren innebär att det lägsta anbudet får nr 1, det näst lägsta nr 2, o s v. Efter att du gjort rangordningen kan du begära utskrift av olika jämförelsetal av anbuden. Vill du skriva ut anbudssammanställningen så klicka. Utskrifterna i samband med att du begärt <jämförelsetal anbuden> eller <anbudssamanställningen> kan du se hur dessa ser ut längre fram i handboken där samtliga rapporter och dokument finns beskrivna. Har du valt att se anbuden genom att klicka på får du upp följande:

35 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 35 (75) I det övre fönstret finns artikelspecifikationen med dess ingående positioner. I det nedre fönstret ser du vilka anbudssvar som är kopplade till respektive artikelposition i det övre fönstret. Här får du inte göra några ändringar utan endast titta på sammanställningen. Vill du hellre skriva ut sammanställningen så går du tillbaks till första bilden genom att klicka på, och där ta upp det aktuella ärendet igen för utskrift av anbudssammanställningen.

36 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 36 (75) Om du har valt <Jämför utvalda varugrupper/lev> så kan du välja ut några anbud som du vill jämföra, för att se vilket anbud som är det mest fördelaktiga för den aktuella varugruppen. När du klickar på knappen så får du upp ett flertal frågor som du måste besvara, för att urvalet skall bli korrekt. Du kan högst välja ut fyra olika anbud som du kan jämföra mot varandra. Ange det aktuella anbudsnummret för varje anbud. Om du inte anger någon varugrupp, så får du en summering per varugrupp för hela ärendet.

37 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 37 (75) Registrering av antagna anbud Efter genomgång av anbudssammanställningen har man slutligen fattat beslut om vilka anbudssvar som skall resultera i att avtal skall skapas för dessa produkter. Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Innan du börjar markera vilka artiklar som vi skall antaga, så kan du välja att det lägsta anbudet automatiskt blir antaget. Detta kan vara praktiskt om du tror att det lägsta anbudet är det som vi oftast kommer att antaga. Klicka på. Därefter aktiverar du arbetsläget för att manuellt markera de artiklar du vill avtala, klicka på. ( se sidan 33) Du kanske föredrar att inom en varugrupp väljer att antaga samtliga artiklar som leverantören erbjuder, klicka då på. (se sidan 34 )

38 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 38 (75) Om du valt <antag manuellt per artikelposition> så ser du, att i det övre fönstret finns artikelspecifikationen med dess ingående positioner. I det nedre fönstret ser du vilka anbudssvar som är kopplade till respektive artikelposition i det övre fönstret. När du bläddrar i artikellistan i det övre fönstret så ser du direkt vilka anbudssvar som är kopplade till aktuell artikelposition. Aktivera det nedre fönstret genom att dubbelklicka på den aktuella raden som du tänker antaga som ditt val av produkt. Nu har du hamnat i registreringsläge. Antagsfältet är en kryssruta som du markerar genom att musklicka, spara därefter posten med att klicka. Välj därefter nästa artikelposition ur listan i det övre fönstret och repetera tills du är klar med alla artikelpositionerna.

39 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 39 (75) Om du valt <Antag per Lev-Varugrupp> så får du upp följande arbetsläge. Här kan du automatiskt antagsmarkera anbudssvaren. Dubbelklicka i det övre fönstret på aktuell anbudsgivare, så att du kommer du åt knappen för att starta körningen. Därefter klickar du på knappen <Anta Automatiskt per varugrupp>. Om du vill markera artiklar från mer än en varugrupp så kan du ange inom vilket intervall som det gäller, genom att ange varugrupp fr o m - t o m.

40 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 40 (75) Efter att körningen är klar kan du i det nedre fönstret avmarkera de artiklar som du inte vill antaga. I exemplet angav vi att varugrupp 3115 skulle antagas för Becton Dickinsson, och som du ser så har alla artikelrader inom varugrupp 3115 åsatts ett X i fältet Antag. I det nedre fönstret kan du bläddra dig fram till den aktuella varugruppen, med hjälp av rullningslistan till höger sida i fönstret. Om du vill avmarkera någon av positionerna, så dubbelklicka på den aktuella raden i listan. När du dubbelklickar på en rad i listaläge, så övergår du till registreringsläget, där du nu skall klicka i fältet Antag för att ta bort markeringen. Därefter sparar du posten. För att fönstret skall återgå till listaläget så klicka på knappen.

41 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 41 (75) Skapa avtal När produkterna har antagits så är det dags att sluta avtal med aktuella leverantörer. Detta sker automatiskt utifrån de uppgifter som vi registrerat i de tidigare rutinerna. För varje anbudsgivare (leverantör) som har artiklar som vi antagit, skapas automatiskt ett avtal. Rent tekniskt fungerar det så att leverantörsuppgifterna flyttas över till ett nytt register, ett s k avtalsregister och har tilldelats ett avtalsnummer. De avtalade artiklarna flyttas också över till ett nytt artikelregister som är kopplat till avtalsregistret via avtalsnumret. Om det är första gången som du skall skapa avtal till det aktuella ärendet, så startar du körningen genom att klicka på knappen. Men om det avser komplett-eringar som du gjort, så klicka istället på knappen. När körningen är klar, så har avtalen skapats, och du är åter tillbaka i menyn.

42 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 42 (75) Skapa avtal - Kompletteringar I nästa stycke beskriver vi rutinen <Aktuella avtal> men då förutsatte vi att vi inte behövde göra några justeringar, som i hög grad är aktuellt när man har gjort kompletteringar. I menyn väljer du att öppna <Aktuella avtal>. Dubbelklicka därefter på aktuell upphandling. Välj aktuella leverantörsavtal via knappen. Från början så fanns det bara fyra leverantörsavtal. Vi har nu skapat ytterligare tre nya avtal, som har fått avtalsnr

43 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 43 (75) Som du ser så finns det nu två avtal med Beiersdorf. Det sist skapade avtalet skall vi nu flytta över till det befintliga avtalet. Memorera vad det första avtalsnumret är som vi skall flytta posterna till. I vårt fall så är det avtalsnr Klicka på knappen. Du får då upp följande ruta, där du skall skriva in det avtalsnumret, som du vill flytta till. I detta fallet Avtalet med dess ingående produkter har nu flyttats över till avtal De två andra avtalen som vi skapade, d v s avtalsnummer och , fanns det inget motsvarande avtal att flytta över till. Här skall vi istället ändra avtalsnumret så att det överensstämmer med vårt upplägg, så att de tilldelas nästföljande lediga avtalsnummer.

44 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 44 (75) Eftersom vi inte vill ha luckor i avtalsnumren så skall vi ändra avtalsnumren från nr 82-83, till nr 5-6. Dubbelklicka på avtalet för Ohmeda med nr 82. Ändra i fältet för avtalsnr, där du istället anger avtalsnummer För att spara ändringen, klicka du behöver inte justera dessa.. Produkterna följer automatiskt med vid ändringen så Gör motsvarande för nästa avtal. Efter detta måste du förmodligen köra ut nya upphandlingscirkulär för alla tre leverantörerna, alltså även för Beiersdorf då vi har lagt till fler produkter i avtalet. Gå tillbaks till <Menyn> och anropa arbetsläget <Upphandlingscirkulär>.

45 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 45 (75) Aktuella avtal Alla upphandlingar sparas i ett eget register avskilt från de register som använts för anbuden. Under avtalstiden sker alltid vissa förändringar i avtalen. Förändringar i form av leverantörsbyte eller att produkter skall utgå ur avtalet ändrar du i detta arbetsläget. Men vanliga förändringar av produktuppgifter såsom leverantörens artikelnummer, fabrikat, förpackningsstorlekar samt alla prisändringar under avtalstiden gör du i arbetsläget <Reg av ändringar>. Dubbelklicka på aktuell upphandling. För att se aktuella avtal, klicka på knappen. Här har du möjlighet att justera uppgifterna. För att spara en gjord ändring, klicka.

46 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 46 (75) Dubbelklicka på aktuellt avtal. Förutom adressuppgifter framgår här övriga uppgifter såsom leveransvillkor, leveranstid, avtalstecknare mm för det specifika avtalet. Fönstret omfattar så många uppgifter att du måste använda rullningslistan till höger i fönstret för att komma åt alla fälten. Men om du använder tabulatorn så hoppar du automatiskt till dessa dolda fält. För att se artiklarna som ingår i avtalet, når du genom att klicka. Här har du möjlighet att justera uppgifterna. För att spara en gjord ändring, klicka. Om du hoppade över vissa positioner när du skapade avtal för första gången för det aktuella upphandlingsärendet, så kanske det skapades helt nya avtalsnummer efter att du gjort kompletteringar. Dessa skall i så fall flyttas över till motsvarande befintligt avtal. Detta gör du då med knappen avtal,sid 37.. Se beskrivning Komplettering av

47 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 47 (75) Ingående artiklar listas, dubbelklicka på aktuell rad som du vill uppdatera/ändra. Här kan du bl a flytta artiklar till annat avtal, genom att ändra avtalsnumret. Vill du lista ett annat avtal så klicka på. Vill du gå tillbaks till utgångsläget för att välja en annan upphandling, klicka.vill du avsluta så gå tillbaks till menyn, klicka.

48 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 48 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär När avtalen är klara skrivs de ut i form av upphandlingscirkulär. Dubbelklicka på aktuell upphandling. Om du först vill titta på de aktuella avtalen, så klicka. För att skriva ut samtliga avtal inom upphandlingen, så klicka. Du kan även begära utskrift av enskilda leverantörsavtal,, som kan bli aktuellt vid ändringar/kompletteringar av ett avtal och du vill skriva ut ett nytt avtal med uppdaterade uppgifter. En massbrevsfunktion i write används för att skriva ut avtalstexten (brödtext), samt ett meddelande till de anbudsgivare som inte blivit antagna, ett s k avböjande. Om du inte vill skriva ut alla de dokument som automatiskt skrivs ut vid begäran utskrift av alla avtal, kan du nu separat skriva ut valda rapporter, via. Avtalen kan överföras till Excel, via.

49 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 49 (75) Utskrifterna i samband med att du begärt <utskrift alla lev avtal> eller <utskrift enstaka lev avtal> kan du se hur dessa ser ut längre fram i handboken där samtliga rapporter och dokument finns beskrivna. Om du valt <aktuella leverantörsavtal> så kan du se vilka avtal och artiklar som omfattas av upphandlingen. Men du kan inte ändra någonting, i så fall hänvisar jag till att du via menyn går till <Aktuella avtal>, alternativt <registrera ändringar> och gör dina justeringar. Dubbelklicka på aktuellt leverantörsavtal. Vill du se vilka produkter som ingår i avtalet, så klicka.

50 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 50 (75) För att gå tillbaks till utgångsläget, eller att välja ett annat leverantörsavtal gör du via knappar i fönstret som du når genom att dubbelklicka på någon av artikelraderna. Gå tillbaka för att välja annat upphandlingsärende, via. Gå tillbaka för att välja annat avtal, via.

51 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 51 (75) Registrera ändringar Under avtalstiden sker alltid vissa förändringar i avtalen. Förändringar i form av leverantörsbyte eller att produkter skall utgå ur avtalet ändrar du under arbetsläget <Aktuella avtal>. Men vanliga förändringar av produktuppgifter såsom leverantörens artikelnummer, fabrikat, förpackningsstorlekar samt alla prisändringar under avtalstiden gör du i detta arbetsläget. Till din hjälp för att snabbt identifiera vilken produkt som skall ändras, har du flera sökordningar att välja bland. Att ändra sökordning gör du via rullningslistan i knappraden, som finns placerad i mitten, direkt ovanför fönstret. När du söker efter produkten och får träff, så dubbeklickar du på artikelraden.

52 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 52 (75) Såväl ändringar av artikeluppgifter såsom leverantörens artikelnummer, fabrikat, förpackningsstorlekar, som prisförändringar uppdateras i detta arbetsläge. Ändringen sparar du genom att klicka på. Från menyn kan du skriva ut en lista över gjorda ändringar.

53 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 53 (75) Övrigt (etiketter, varuprov mm) Under tiden som en upphandling pågår, kan du begära utskrift av vissa speciella rapporter och etiketter. Om man är så ambitiös att man vill registrera vilka positioner som anbudsgivaren lämnat varuprover på, så välj. Önskar du skriva ut etiketter för att märka upp inkomna varuprover, eller för att skriva ut adressetiketter för de inkomna anbudsgivarna, så väljer du istället Etikettformatet är 100x38 mm, vilket ger 16 etiketter på ett ark (2 x 8). Om ni önskar vissa etikettutskrifter i annat format, så skicka in några ark som prov, samtidigt som ni beskriver vilka utskrifter som ni vill ändra..

54 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 54 (75) Utskrift av anbudsförfrågan (artikelspecifikation): Lista 1 av 4

55 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 55 (75) Utskrift av anbudsförfrågan (artikelspecifikation): Lista 2 av 4

56 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 56 (75) Utskrift av anbudsförfrågan (artikelspecifikation): Lista 3 av 4

57 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 57 (75) Utskrift av anbudsförfrågan (artikelspecifikation): Lista 4 av 4

58 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 58 (75) Utskrift av anbudsprotokoll:

59 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 59 (75) Utskrift - Jämförelsetal anbuden: lista 1 av 5

60 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 60 (75) Jämförelsetal anbuden : lista 2 av 5

61 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 61 (75) Jämförelsetal anbuden : lista 3 av 5

62 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 62 (75) Jämförelsetal anbuden : lista 4 av 5

63 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 63 (75) Jämförelsetal anbuden : lista 5 av 5

64 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 64 (75) Utskrift av anbudssammanställning :

65 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 65 (75) Utskrift av jämförelsetal per varugrupp/leverantör:

66 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 66 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 1 av 6

67 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 67 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 2 av 6

68 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 68 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 3 av 6

69 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 69 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 4 av 6

70 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 70 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 5 av 6

71 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 71 (75) Utskrift av upphandlingscirkulär : Lista 6 av 6

72 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 72 (75) Utskrift av adressetiketter (anbudsgivarna) :

73 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 73 (75) Kontrolllista av anbudsprover :

74 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 74 (75) Utskrift av etiketter till anbudsprover :

75 Reset IT din konsult inom data / logistik sida 75 (75) Utskrift av etiketter till utställning efter upphandling :