PM :: KOMMUNIKATIONSARBETE

Transkript

1 Sid 1(8) PM :: KOMMUNIKATIONSARBETE Fastslagen: Bakgrund Syftet med PM för kommunikation är att fastställa de övergripande principer och förhållningssätt som ska styre THS kommunikativa arbete. PM för kommunikation utgör inte en kommunikationsstrategi, utan det förhållningssätt med hänsyn till vilket THS kommunikationsstrategier ska formuleras. Dokumentet innehåller tre avsnitt. Först presenteras några övergripande principer som ska vägleda och genomsyra THS kommunikationsarbete. Därefter följer en förteckning över de parter som berörs av THS kommunikationsarbete samt deras kommunikativa roller. Slutligen presenteras en översyn av THS huvudsakliga kommunikationskanaler samt hur de ska användas i kommunikationsarbetet. 1 Övergripande principer THS kommunikationsarbete ska alltid utgå ifrån och låta dessa grundläggande principer genomsyra det kommunikativa arbetet. 1.0 Kompetensbyggande Bilden av THS ska vara bilden av en experimentell verkstad med en djup tradition, en stark legitimitet och ett brett och kompetent nätverk. THS ska utgöra ett komplement till utbildningen på KTH och en trevlig, öppen och inbjudande social miljö. 1.1 Enkel THS kommunikationsarbete ska vara enkelt att ta till sig, och tillgänglig information ska formuleras med vardagligt, vårdat språk och allmänt vedertagna begrepp. Enkelhet avser också strukturen på THS kommunikation. Antalet öppna kanaler ska hållas så lågt och överblickbart som är möjligt inom ramen för rådande kommunikationsstrategi. 1.2 Transparent THS ska eftersträva att vara fullständigt transparent 1 inför medlemmar, medlemsorganisationer och andra intresserade. Arbetet med transparens ska inte begränsas till passivt tillgängliggörande utan ska även omfatta aktivt uppmuntrande till att ta del av informationen. Det ska vara tydligt vad THS gör, hur organisationen fungerar och vad den enskilde medlemmen får tillgång till och betalar för med sin medlemsavgift. 1 Med undantag för sådan juridisk och ekonomisk information som riskerar att skada organisationens verksamhet. Exempelvis bör avtal och sådan ekonomisk redovisning som är relevant för förhandlingssituationer undantas från kravet på transparens. Även medlemmars personuppgifter ska undantas i enlighet med vad som lagstiftats därom.

2 Sid 2(8) 1.3 Interaktiv THS ska i sitt kommunikationsarbete ständigt efterlysa kommentarer och återkoppling från andra kommunikationsparter, såväl externa som interna. I möjligaste mån ska sådan återkoppling också kunna vara transparent och tillgänglig inom organisationen. 1.4 Professionell och personlig THS ska alltid tydligt ha en person som avsändare och mottagare. All kommunikation ska skötas på ett professionellt vis och därmed särskiljas från privat och personlig kommunikation. 1.5 Lyhörd och dynamisk THS ska i sitt kommunikationsarbete eftersträva att tillgängliggöra sig konstruktiv kritik i form av återkoppling och använda denna för att utveckla ett kommunikationsklimat som svarar mot rådande behov. 2 sparter 2.1 Extern/Intern kommunikation THS gör i sitt kommunikationsarbete en tydlig distinktion mellan externa och interna parter. Intern kommunikation innefattar hela THS organisation, medlemssektioner och medlemmar. Extern kommunikation omfattar i första hand KTH och i andra hand andra lärosäten, studentorganisationer och omvärlden. 2.2 Interna parter Studenterna Allt kommunikationsarbete inom THS börjar och slutar med studenterna. Det är studenterna som är anledningen till THS verksamhet och existens, och oavsett vilken fråga det handlar om så är kommunikationen med studenter, såväl medlemmar som ickemedlemmar central för verksamheten. en med medlemmar ska vara öppen och formulerad utifrån den enskilde studentens situation och nytta snarare än studentpolitikerns. Medlemsnyttan ska tydliggöras i kommunikationen med medlemmarna, och medlemsförmåner ska samlas på en central plats på THS webbplats som all kommunikation kan hänvisa tillbaka till. en med studenter som inte är medlemmar i THS ska fokusera på att synliggöra medlemsnyttan i olika verksamheter och aktivt värva medlemmar genom att efterlysa engagemang och erbjuda kompletterande erfarenheter och kunskaper till studierna vid KTH Sektionerna Sektionerna utgör tillsammans THS och är den del av organisationen som ligger närmast befintliga och presumtiva medlemmar. en med sektionerna fyller framförallt tre syften: - Bjuda in nya medlemmar - Engagera passiva medlemmar och - Förankra och återkoppla pågående arbete

3 Sid 3(8) en mot sektionerna är den högst prioriterade interna kommunikationen, och den ska vara så transparent som möjligt i alla lägen. Sektionerna ska uppleva att de utgör THS och att de har tillgång till och blir informerade om verksamheten. THS centrala verksamhet förankras med sektionerna främst genom THS olika råd. Råden ska användas för att väcka och underhålla en konstruktiv dialog med sektionerna, och det är viktigt att sektionsrepresentanterna upplever och får ta del av återkoppling från tidigare rådsmöten och hur THS verksamhet har påverkats. Rådsmöten fungerar därmed som finjustering av den operativa verksamheten och som remissinstanser och bollplank för det strategiska arbetet Kårfullmäktige en till kårfullmäktige från andra interna parter sker i enlighet med vad som föreskrivs för propositioner, motioner och rapporter. Hur man som enskild medlem tar del av THS beslutsprocesser och kan motionera till kårfullmäktige eller sektionsmöte ska tydligt framgå på THS webbplats. från kårfullmäktige sker i form av skriftliga yttringar och/eller protokoll enligt vad som föreskrivs i THS stadgar och reglemente. Sammanfattningar av kårfullmäktiges beslut ska finnas att tillgå på THS webbplats i anknytning till möteshandlingar, och ska även annonseras på webbplatsens förstasida samtidigt som protokollet offentliggörs Kårstyrelsen Kårstyrelsen kommunicerar inte med externa parter annat än i undantagsfall. Kårstyrelsen informerar om sitt arbete till ledningsgruppen och till kårfullmäktige i enlighet med vad som föreskrivs om rapportering, men utgör inte en aktiv intern kommunikatör utöver detta. Styrelsens beslut ska liksom kårfullmäktiges beslut summeras, anslås och synliggöras på THS webbplats. till kårstyrelsen sker som regel genom ledningsgruppen och kårpresidiet Kårpresidiet Kårpresidiets roll i kommunikationsarbetet är att fungera som central samordnare av kommunikation, och ska i möjligaste mån verka för att intern kommunikation hanteras av den som har störst sakkunskap på det aktuella området. Kårpresidiet har ansvaret för att föra kommunikationen mellan ledningsgruppen och kårstyrelsen. I externt kommunikationsarbete som sträcker sig utanför KTH är kårpresidiet de enda som för THS talan om ingenting annat har beslutats Ledningsgruppen och övriga arvoderade Ledningsgruppen är den centrala punkten i THS kommunikation. Ledningsgruppen och de arvoderade ansvarar för olika arbetsområden inom vilka de kommunicerar med THS alla olika interna parter, och det är inom ledningsgruppen som kommunikation inom olika frågor kan sammanstråla. Ledningsgruppen kommunicerar som grupp via gemensamma beslut, men har en viktigare roll som enskilda kommunikatörer. I kommunikation med KTH ska ledningsgruppen ha en gemensam, sammanhållen agenda som harmoniseras med THS studeranderepresentanter. Det ska finnas en tydlig gemensam prioritering av vilka frågor man vill ha upp på KTH:s agenda så att varje representant kan föra fram dessa i sitt uppdrag.i extern kommunikation som sträcker sig utanför KTH representerar varje medlem av THS ledningsgrupp

4 Sid 4(8) sina egna personliga åsikter och ska hänvisa all kommunikation till kårpresidiet och THS åsiktsdokument om inte annat särskilt har beslutats Studeranderepresentanter THS studentrepresentanter utför några av THS viktigaste uppdragen inom studentinflytande och studiebevakning, och det är därmed viktigt både hur THS centralt kommunicerar med studentrepresentanterna och hur de kommunicerar med KTH och andra studenter. THS ska prioritera kvalitet före kvantitet i kommunikationen med KTH. Det är viktigt att sammanföra THS studeranderepresentanter och säkerställa kvaliteten i det kommunikationsarbete de anförtros att utföra i THS namn. En gemensam utbildning för alla representanter som tillsätts av THS centralt ska genomföras i samband med tillsättningar av poster. Det är även viktigt att studeranderepresentanter rapporterar sitt uppdrag tillbaka till THS och att den informationen i möjligaste mån tillgängliggörs för THS medlemmar. THS studeranderepresentanters uppdrag är viktigt inte bara för studentinflytande, utan även för att tillsammans med THS styrelses och ledningsgrupps centrala kommunikationsarbete ge en sammanhållen bild av studentperspektivet på och kring KTH THS Kårföreningar Kårföreningarna har ett ansvar att kommunicera sin verksamhet och synliggöra sig för THS medlemmar. Information om kårföreningarna ska finnas lättillgängligt på THS webbplats. Det ska vara enkelt att som medlem vid THS ta del av kårföreningarnas verksamhet. med kårföreningarna handlar huvudsakligen om att samordna information från föreningarna och att informera föreningarna om annan verksamhet inom THS. Kårföreningarnas verksamhet bör annonseras i THS centrala kalender. 2 Återkoppling från föreningarna är en viktig del i arbetet med att få en bild av medlemmarnas intressen och engagemang inom THS THS personal THS personal ska vara insatt i THS kommunikationsstruktur och kunna hänvisa till rätt instans och rätt informationskällor vid frågor från studenter och medlemmar. Det är således viktigt att allting som ska vara transparent för andra parter också är transparent och lättillgängligt för THS personal som många gånger utgör THS ansikte mot medlemmar och studenter med frågor. Personalens återkoppling hjälper THS centralt att få en bild av vilka frågor studenter och medlemmar har, och de vanligaste frågorna ska publiceras med svar på THS webbplats THS Bolag THS bolag utgör en stor del av THS verksamhet med en tydlig koppling till student- och medlemsnytta. Det är viktigt att THS bolag och därtill hörande verksamhet synliggörs för studenten. THS bolag bör presenteras tydligt på THS webbplats. Marknadsföring av THS bolag ska ske inom ramen för THS samlade varumärke, och speciella erbjudanden bör samordnas med THS övriga medlems- och studentkommunikation. 2 Se Kalender under avsnittet Kanaler

5 Sid 5(8) 2.3 Externa parter Externt sammanfattas THS intressen och uppfattning av THS Åsiktsdokument om ingenting annat har beslutats. Det externa kommunikationsarbetet kan framförallt delas in i kommunikationen med KTH och med övriga aktörer KTH sarbetet med KTH är den grundläggande struktur som hela THS syfte beror av, och det är viktigt att kommunikationen såväl till som från KTH sker på ett för båda parter fördelaktigt och förtroendebyggande vis. THS ska ha och vårda ett transparent förhållande till KTH som motsvarar den interna kommunikationen även om vissa uppenbara skillnader kvarstår. Officiell kommunikation från KTH ska i största möjliga mån behandlas transparent och tillgängliggöras för medlemmar och studenter. Inofficiell kommunikation ska behandlas i förtroende och inte offentliggöras om det inte tydligt framgår av kommunikationen att det är syftet. THS representanter ska i kommunikation med KTH eftersträva och uppmuntra en ökad transparens från båda håll Avnämare och näringsliv THS kommunikation med avnämare har som huvudsakligt syfte att skapa möten och kontakter mellan studenter och potentiella framtida arbetsgivare, samt att upprätta ekonomiska kontrakt med sådana aktörer som vill exponera sig mot eller bygga långsiktiga relationer med lärosätets studenter. en med avnämare avser såväl näringsliv som akademi och såväl nationella som internationella aktörer. I kommunikationen med avnämare och näringsliv står THS medlemmar och studenter i centrum. en från THS ska stärka såväl det egna som studenternas varumärken för att ge dem en unik plattform att utgå ifrån när de ska söka sig vidare i sitt framtida arbetsliv. THS prisbild mot externa parter ska i största möjliga mån vara öppen och konsekvent. I alla lägen ska avvikelser från en gemensam prisbild kunna motiveras tydligt. THS ska paketera och kommunicera erbjudanden tydligt mot avnämargruppen, och även uppmuntra till egna initiativ från externa aktörer som vill skapa unika event. Om externa aktörer vill rikta in sig på specifika utbildningsprogram ska kommunikationen om möjligt vidarebefordras till berörd sektion. I den mån det finns internt konkurrerande verksamheter som uppsöker samma externa parter ska det tydligt framgå att de representerar sina interna verksamheter och inte THS centralt Andra studentorganisationer med andra studentorganisationer ska anpassas utifrån relationen till den aktuella organisationen, men ska i allmänhet vara transparent och tydlig. THS ska tydligt kommunicera en vilja att utbyta och dela med sig av erfarenheter till andra kårer eftersom ingen direkt konkurrenssituation råder. I den mån THS är medlemmar i andra studentorganisationer ska detta medlemskap tydligt framgå via THS webbplats och nyttan av det ska förmedlas till medlemmarna.

6 Sid 6(8) från extern part som rör frågor som behandlas i andra organisationer som THS valt att vara medlem i ska förmedlas till denna organisation Media All kontakt med media går via kårpresidiet, och i första hand kårordföranden. Mot media är det bara de som för THS talan om inget annat speciellt har beslutats. Kontakt med media ska alltid planeras in i förväg så att THS representant kan vara väl förberedd och tänka igenom vilka frågor hon eller han vill lyfta. Om en representant för media ringer och vill direktintervjua får de antingen boka en tid eller så får THS representant be att få ringa upp igen 10 minuter senare. Alla arvoderade ska ha genomgått en gemensam utbildning i kommunikationsarbete och medieträning, i syfte att allmänbilda och koordinera de arvoderades kommunikationsarbete. 3 Kanaler Här listas THS huvudsakliga kanaler för kommunikationsarbete, samt vilken roll de fyller. 3.0 Mötet med studenten Den viktigaste formen av kommunikation för THS är mötet med studenterna. Det är viktigt att kunna skilja på privat och offentlig kommunikation. THS representanter ska ha ett professionellt förhållningssätt i alla lägen. När THS representanter träffar studenter ska de kunna hänvisa till var studenten kan få information om organisationen och olika verksamheter inom THS. Om det uppstår en fråga som THS representant känner sig osäker ska hon eller han be att får återkomma till studenten per mail så snart som möjligt. THS representanter har ett gemensamt ansvar för det informella nätverk av ideell verksamhet som omgärdar och bygger upp THS. En central del i arbetet med detta nätverk är återväxten, och varje representant ska bjuda in och uppmuntra intresserade och drivna studenter och medlemmar att engagera sig mer, exempelvis genom att presentera dem för den av THS representanter som bäst motsvarar medlemmens intressen. Kårens dag är ett specifikt event som bygger på mötet med studenten. Kårens dag ska genomsyras av kontaktskapandet snarare än reklamen. Det är ett utmärkt tillfälle att utlysa uppdrag eller söka medlemmar till mindre projektgrupper som kan leda till vidare engagemang senare. 3.1 THS Webbplats Begreppen THS webbplats åsyftar alla hemsidor som drivs av THS centralt. THS Webbplats ska alltid ha THS som tydlig avsändare och formspråket ska följa den grafiska profilen. THS webbplats ska utgöra den strukturella mittpunkten i THS kommunikationsarbete. Via webbplatsen ska alla besökare kunna ta del av och få en överblick av hela THS verksamhet och organisatoriska struktur. 3 Det finns naturligtvis undantag från en sådan regel, men undantagen bör behandlas varsamt och vara få eftersom varje undantag väcker frågan om THS medlemskap i den andra studentorganisationen är motiverat om THS själva tar på sig det arbete som ska skötas inom den andra organisationen. Om möjligt bör man i sådana undantagsfall kommunicera i förväg med den andra organisationen och koordinera sin kommunikation mot den externa parten.

7 Sid 7(8) Webbplatsen ska även vara den naturliga startpunkten för medlemmar inom THS, där den kan ta del av vad som händer på campus idag. Via webbplatsen kan THS inleda en dialog med den enskilde medlemmen eller den nyfikne studenten. THS ska därför prioritera att inbjuda till engagemang, utlysa uppdrag och efterlysa intresse tydligt på webbplatsen. Webbplatsen ska inbjuda till kommentarer och återkoppling från besökaren, och erbjuda en plattform för diskussioner och kommunikation mellan medlemmar. Det ska även vara möjligt att prenumerera på anpassade informationsflöden från THS webbplats. Webbplatsens utseende och THS digitala strategi styrs inte specifikt här, men ska kontinuerligt uppdateras och utvecklas för att följa de rådande kommunikationstrendernas och medlemmarnas intressen. I arbetet med flera olika (digitala så väl som analoga) kommunikationskanaler ska samtliga peka tillbaka till kommunikationsarbetets mittpunkt, och det ska vara THS webbplats. Det är via THS webbplats som THS arvoderade och funktionärer ska kunna komma till tals, ge inblick i verksamheten och öppna upp för diskussion om såväl sakfrågor som verksamhet. 3.2 THS Kalender THS ska ha en gemensam kalender för all verksamhet inom organisationen. Denna ska vara tydlig, attraktiv och lätt att känna igen och förekomma där kommunikation mellan THS och studenter förekommer. Kalendern fyller rollen av att vara en blickfångare för såväl medlemmar som studenter. Kalendern ska även innefatta öppna och gemensamma aktiviteter på de olika sektionerna. Kalendern ska lätt kunna inkorporeras på kårföreningars och sektioners webbplatser samt visas via TVskärmar i Nymble. 3.2 Nymble Kårhuset Nymble är en av THS viktigaste kommunikationskanaler med studenter och medlemmar. sarbetet i Nymble ska vara innehållsstyrt och inte kontextstyrt. Fokus ska alltså inte ligga vid några välplacerade anslagstavlor, utan hela Nymble ska ses som en kontaktyta mot studenter och medlemmar. Informationen i Nymble ska vara aktuell, och hela huset ska användas för att sprida information på veckobasis. Nymble ska vara lättillgängligt för besökare. Översiktskartor med tydlig information om vad som finns var ska finnas utspridda i huset, inte minst vid in- och utgångar. I anslutning till dessa kan information om speciella händelser i delar av huset placeras. Anslagstavlor som avsätts för externa parter ska rensas på veckobasis. Anslagstavlor för föreningar och sektioner ska vara placerade där besökare i huset befinner sig, och övrigt kommunikationsarbete ska vid behov hänvisa till dessa anslagstavlor. 3.3 Osqledaren Osqledaren är först och främst THS medlemtidning. Osqledaren har även ett granskande uppdrag gentemot såväl KTH som THS vilket förstärks av att tidningen har en fristående ekonomi, men granskningen är inte tidningens huvudsakliga uppgift. Osqledaren ska göras tillgänglig för alla studenter vid KTH. Osqledaren har till syfte att underhålla studenterna och genom inblickar inbjuda till ytterligare engagemang i THS. Osqledaren har också till uppgift att väcka och ge utrymme för debatt och diskussion mellan läsare.

8 Sid 8(8) Osqledaren ska sträva efter att utgöra en plattform för en öppen dialog som innefattar och engagerar hela KTH. THS kommunikationsarbete genom Osqledaren består av kårpresidiets återkommande kolumn och artikelförfattande från ledningsgrupp och övriga arvoderade Det ges i utrymme i Osqledaren för att inbjuda till medverkan, utlysa uppdrag och söka ideellt engagemang till mindre och större projekt. Osqledarens webbplats betraktas som en del av tidningen och en självständig plattform. Webbplatsen ska dock vara i harmoni med THS webbplats och grafiska form för att tydliggöra kopplingen till THS. 3.4 KårX KårX utgör för många en första kontakt med THS. KårX är THS reception och koordinator för allt som händer inom THS. Genom KårX kan THS dela ut flygblad och information om kommande händelser eller möjlighet till engagemang. Det är även via KårX THS kan förmedla och hantera anmälningar till deltagande i kurser och event inom THS centralt. 3.5 THS Radio THS radio är en underhållningskanal i kommunikationsarbetet inom THS. Radiosändningarna vänder sig till studenter i allmänhet, och THS använder bara radion för att i korta reklampauser hänvisa till THS verksamhet och var man kan ta del av information om den. THS radio ska ha en tydlig THS-tillhörighet som avsändare. 3.6 E-post THS använder e-post sparsamt för att undvika överinformation. Medlemmar kan anmäla sitt intresse för olika områden och/eller erhålla e-post relativt till sitt engagemang. THS erbjuder olika e-postlistor för den som vill hålla sig uppdaterad på vad som händer inom THS. All individuell kommunikation med externa parter via e-post behandlas professionellt och i förtroende. via e-postlistor behandlar med en grad av transparens som motsvarar listans. 5 Språk och form 5.1 Språk THS ska i sitt kommunikationsarbete utgå från att kommunicera på svenska. Nödvändiga och centrala texter och kommunikationer kan därefter översättas, och det ska tydligt framgå att internationella studenter och besökare kan kontakta THS för att få hjälp att hitta rätt information. THS använder ett enkelt och vårdat språk som fokuserar på att tydliggöra textens budskap och att läsaren lätt ska kunna ta till sig innehållet snarare än att författaren ska framhäva sig själv. 5.2 Formgivning Formgivningen av THS kommunikationsarbete ska följa vad som föreskrivs därom i PM för THS grafiska profil.