Sammanträdande organ. Tid kl. 09:00 Plats. Viadidaktnämnden. Åbrogården, Storgatan 55 Vingåker

Transkript

1 KALLELSE Datum VIADIDAKT Sammanträdande organ Viadidaktnämnden Tid kl. 09:00 Plats Åbrogården, Storgatan 55 Vingåker Ärende Beteckning 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Information - Rapport från Skolinspektionen 5. Information - Tillgänglighetsarbete 6. Verksamhetsinformation - Muntligt 7. Viadidaktnämndens årsredovisning 2015 VIAN/2016:4 8. Viadidakts internkontrollrapport 2015 VIAN/2016:8 9. Internkontrollplan för Viadidaktnämnden 2016 VIAN/2016:3 10. Personuppgiftsombud för Viadidaktnämnden VIAN/2016:2 11. Strategi och handlingsplan för digitalt och flexibelt lärande VIAN/2016: Meddelande Viadidaktnämnden Delegationsbeslut Viadidaktnämnden Gunilla Magnusson Ordförande /EGET_FÖRVALTNING/ Besöksadress: Org.nummer Telefon: Telefax: E-post:

2 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:4 1 (1) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Sirpa Abben Viadidaktnämnden Viadidaktnämndens årsredovisning 2015 Förvaltningens förslag till beslut 1. Viadidaktnämnden beslutar att godkänna upprättad årsredovisning för år Viadidaktnämnden beslutar att överlämna årsredovisning för Viadidaktnämnden år 2015 till kommunstyrelserna i Katrineholm och Vingåker. 3. Genomförda uppdrag avskrivs och de pågående och kvarstående uppdrag rapporteras på nytt i samband med delårsrapporten Sammanfattning av ärendet Förvaltningens arbete under året har haft fokus på att ta fram en ny organisation som ska implementeras 1 januari Viadidaktnämndens årsredovisning omfattar verksamhetsbeskrivning med uppsatta mål, nämndens resultatmål och utfall, ekonomisk redovisning och framtida utmaningar. Ärendets handlingar Viadidaktnämndens årsredovisning 2015 med bilagor Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Arkiveras Anna-Lena Ramstedt Förvaltningschef

3 Årsredovisning 2015 Helår 2015

4 Innehållsförteckning 1 Katrineholms kommun Vision Förvaltningsberättelse Sammantagen bedömning Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått Resurser - uppföljning av resursanvändning Resultat - uppföljning av övergripande mål och resultatmål... 13

5 1 Katrineholms kommun 1.1 Vision 2025 I Katrineholm är lust den drivande kraften för skapande och utveckling för liv, lärande och företagsamhet. Lust är passion, vilja, ambition. Det är också det lustfyllda det vi lever för och det vi lever av mat, kärlek, arbete, gemenskap, upplevelser. Läget är rätt rätt geografiskt och rätt för handling och förändring. Katrineholm - läge för liv & lust

6 2 Förvaltningsberättelse 2.1 Sammantagen bedömning Under det gångna året har Viadidaktnämnden fokuserat och planerat inför de kommande förändringar som ska göras utifrån uppdraget som Viadidaktnämnden fick i Planeringsdirektiv 2015 med plan för Förvaltningen fick en anmodan att utreda och ta fram förslag på hur verksamhetens effektivitet kunde ökas inom tilldelad ekonomisk ram. I september redovisades förslaget till ny organisation till nämnden och förhandlingarna avslutades under november månad. Den nya organisationen träder i kraft 1 januari Viadidakts ungdomstorg startade år 2010 som en extra satsning på arbetslösa ungdomar och unga vuxna. Verksamheten har sedan finansierats med öronmärkta medel avsatta för välfärdsutmaningar. Inför 2015 fattades beslut om att i samband med den fortsatta översynen av Viadidaktnämndens verksamheter inrymma ungdomstorgets finansiering i nämndens tilldelade budgetram. Denna finansiering möjliggjordes genom omfördelning av resurser mellan enheterna. I syfte att nå uppsatta resultatmål har Viadidakt genom olika insatser effektiviserat och utvecklat verksamheten. En samlokalisering av Viadidakts arbetsmarknads verksamheter har skett i Värmbol. Detta har gett positiva effekter i form av resurseffektivisering genom kortare beslutsvägar och snabba insatser. Personalen har även möjlighet att täcka upp för varandra vid eventuell frånvaro. Det har även införts suggestopediska språkinlärningsmetoder som en del av arbetsmarknadsinsatserna och en extra pedagog har anställts för att möta språksvaga deltagare i uppdraget framför allt från socialtjänsterna i Katrineholm och Vingåker. Samverkan med socialtjänsterna fortgår med syfte att uppnå "ett aktivt försörjningsstöd". Arbetsförmedlingen aviserade ett minskat behov av bland annat sysselsättningsplatser inför år 2015 på grund av andra satsningar i regeringens budget för arbetslösa. En anpassning av Viadidakts verksamheter har genomförts utifrån minskade statsbidrag. Statistik från SCB (Statistiska centralbyrån) visar att en större andel av eleverna uppnår målen i utbildning i svenska för invandrare (sfi). Till viss del beror det på att fler sfi-elever än tidigare har högre utbildningsbakgrund och till viss del på det förändrings arbete som har gjorts inom sfi, vilket innebär en mer individualiserad studietid och kortare kötid inför studiestart. Utifrån medborgarnas ökade behov av att studera har Viadidakt omfördelat resurser och satsat extramedel för att bereda fler elever möjlighet att läsa gymnasiala kurser i distansform. Campus Viadidakt samverkar med flera högre lärosäten om bland annat platsförlagda utbildningar som exempelvis olika lärarutbildningar. Medborgarna i Katrineholm och Vingåker erbjuds därmed möjligheter att studera på hemmaplan med hjälp av lokaler, teknik och genomförande av tentamina. Viadidakt fortsätter samverkan med andra kommuner kring samhällsorienteringen som är en grundläggande samhällsinformation på de nyanländas modersmål. Denna samverkan är en förutsättning för många kommuner att kunna leva upp till lagkravet med att leverera samhällsorientering på modersmål..

7 2.1.1 Framtiden Arbetsförmedlingen prognostiserar att arbetslösheten i Sverige, beräknas minska från 7,5 procent år 2015 till 6,9 procent år 2016 och 6,6 procent år I gruppen som står utanför arbetsmarknaden bedöms 75 procent tillhöra en särskilt utsatt grupp, med detta menas personer som saknar gymnasial utbildning, utomeuropeiskt födda, personer med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga samt personer i åldersgruppen år. Antalet arbetslösa som inte har grundskoleutbildning ökar. Prognosen för Sörmland visar på en fortsatt svagt stigande arbetslöshet under år 2016, främst beroende på att flyktingmottagandet till länet bedöms bli omfattande även nästkommande år. Vid utgången av år 2016 förväntas över 10 procent av den registrerade arbetskraften vara arbetssökande. Ungdomsarbetslösheten har under senare delen av år 2015 minskat och förutspås att minska ytterligare år 2016, men ungdomar med bristfällig utbildning får fortsatt svårt att finna arbete. Arbetsförmedlingen har därför satt in åtgärder och insatser i syfte att stimulera sysselsättningen, bland annat inrättas traineejobb och utbildningskontrakt. Utifrån de riktlinjer som regeringens Delegation för Unga till Arbete (DUA) tagit fram, har Viadidakt i samverkan med Arbetsförmedlingen skrivit en överenskommelse kring gemensamma åtgärder mot ungdomsarbetslösheten. Syftet med överenskommelsen är att främja lokal samverkan ur ett långsiktigt perspektiv. Traineejobb och utbildningskontrakt är arbetsmarknadsinsatser som förutsätter en överenskommelse och har som syfte att minska ungdomsarbetslösheten. Målgrupp är arbetslösa ungdomar år som ska påbörja eller återgå till hel- eller deltidsstudier med målsättningen att fullfölja en gymnasieutbildning i kombination med arbete eller praktik. För Viadidakts del innebär detta ett ökat behov av utbildningsplatser på gymnasial nivå. Arbetet påbörjas praktiskt i januari 2016 i Katrineholm och Vingåker. Under år 2015 sökte drygt personer asyl i Sverige vilket är en dubblering av antalet jämfört med år Prognosen för antalet asylsökande år 2016 är att det kommer att ligga på samma höga nivåer som för år Dock föreligger stor osäkerhet i prognosen då EU:s och andra medlemsländers agerande kommer att ha en avgörande betydelse för hur många asylsökande som når Sverige framöver. Beroende på Migrationsverkets handläggningstider är det oklart när Viadidakts verksamheter kommer att påverkas av ökningen i antalet asylsökande. Troligt är dock att det sker en volymökning av elever inom sfi (svenska för invandrare) under hösten Detta medför i sin tur ökat behov av behöriga sfi-lärare som idag är en mycket svårrekryterad yrkesgrupp. Skollagen och etableringslagstiftningen föreskriver båda att undervisning inom komvux och utbildning i sfi ska bedrivas året om vilket innebär att Viadidakt i ökad utsträckning måste tillhandahålla möjligheter till studier hela kalenderåret. För att på ett bättre sätt kunna tillmötesgå dessa lagkrav har Viadidakt beslutat att införa semestertjänst för pedagogerna från och med augusti 2016, vilket ger möjlighet för Viadidakt att bedriva vuxenutbildning året om. I samband med övergången till semestertjänster kommer också ett omfattande utvecklingsarbete att göras för att se över vilka arbetsmetoder som bör användas för att på bästa sätt tillhandahålla undervisning utifrån invånarnas efterfrågan och behov samtidigt som det sker med god kvalité. Viadidakt följer utvecklingen av de utbildningsinsatser som regeringen föreslår inför år 2017, till exempel, att det ska bli en rättighet för alla att läsa även på gymnasial nivå inom komvux. Förslaget är nu ute på remiss. Vilka de exakta insatserna blir och hur de kommer att påverka Viadidakt är ännu oklart. IBIS, Integrationsbygget i Södermanland, är ett treårigt ESF-projekt drivet av Rar

8 samordningsförbundet I Sörmland, där Viadidakt och övriga kommuner i länet är delprojektägare. Syftet med projektet är att försöka undersöka hur omfattande ohälsan är hos de nyanlända som ingår i etableringsuppdraget hos Arbetsförmedlingen. När detta är klarlagt kommer det att tas fram lämpliga åtgärder för att möta individernas behov för att dessa sedan ska kunna bli anställningsbara inom en rimlig tid. 2.2 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått Viadidaktnämnden Viadidaktnämnden är den gemensamma nämnden för arbetsmarknad, integration och vuxnas lärande i Katrineholm och Vingåker. Nämnden ansvarar för kommunal vuxenutbildning (grundläggande vuxenutbildning, gymnasial vuxenutbildning och yrkesutbildning), utbildning i svenska för invandrare (sfi), särskild utbildning för vuxna (särvux), samt eftergymnasial utbildning i form av yrkeshögskoleutbildningar. Nämnden ansvarar även för att tillhandahålla förutsättningar för genomförande av universitets och högskoleutbildningar genom att erbjuda studielokaler och utrustning. Syftet är att göra det möjligt för fler att kunna studera på eftergymnasial nivå och därmed bidra till en högre utbildningsnivå. Viadidaktnämnden tillhandahåller samhällsorientering (SO) för nyanlända invandrare. Viadidaktnämnden erbjuder studie- och yrkesvägledning till vuxenstuderande samt validering, (bedömning av individers erfarenhet och tidigare utbildningar). I nämndens uppdrag ingår att planera och genomföra personal- och uppdragsutbildning för kommunernas anställda samt utbildningsinsatser gentemot näringslivet. Vidare ansvarar nämnden för insatser inom arbetsmarknadsområdet genom att ge stöd åt personer som står utanför arbetsmarknaden. Nämnden ansvarar för att ungdomar som står utan arbete och studier får stöd och vägledning samt för feriearbeten för ungdomar i årskurs 2 på gymnasieskolan. I nämndens verksamhet bedrivs även externt finansierade projekt. Från 1 juli 2015 förändrades Viadidaktnämndens ansvarsområde då det strategiska integrations- och mottagningsansvaret flyttades över till kommunstyrelsen efter beslut i kommunfullmäktige 18 maj Beslut som fattas på grund av den pågående omorganisationen kan eventuellt komma att förändra delar av Viadidaktnämndens uppdrag inför Verksamheten med personal- och uppdragsutbildningar föreslås flyttas till kommunledningsförvaltningen. Volymmått Utfall 2014 Utfall 2015 Producerade verksamhetspoäng gymnasial nivå Producerade verksamhetspoäng grundläggande nivå Producerade verksamhetspoäng särskild utbildning för vuxna Antal studerande inom svenska för invandrare, sfi, genomsnitt per månad Antal studerande inom samhällsorientering, genomsnitt per månad varav 51 % kvinnor, 49 % män 435 varav 52 % kvinnor, 48 % män Antal närvarotimmar i samtliga personal- och h varav 79,5 % kvinnor och 20,5 % män h varav 80 % kvinnor och 20 % män

9 Volymmått Utfall 2014 Utfall 2015 uppdragsutbildningar Antal tentander på eftergymnasial nivå på Campus Viadidakt Antal mottagna ungdomar som faller under aktivitetsansvaret Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd i Katrineholm anvisade av socialförvaltningen Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd i Vingåker anvisade av socialförvaltningen Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd i Katrineholm anvisade av Arbetsförmedlingen Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd i Vingåker anvisade av Arbetsförmedlingen Antal ungdomar år från Katrineholm på Viadidakt ungdomstorg Antal ungdomar år från Vingåker på Viadidakt ungdomstorg 348 varav 77 % kvinnor, 23 % män. 59 ungdomar varav 51 % kvinnor, 49 % män. 260 deltagare varav 48 % kvinnor, 52 % män. 41 deltagare varav 46 % kvinnor, 54 % män 375 deltagare varav 53 % kvinnor, 47 % män 296 varav 64 % kvinnor och 36 % män. 45 ungdomar varav 40 % kvinnor, 60% män. 263 deltagare varav 48 % kvinnor, 52 % män. 62 deltagare varav 44 % kvinnor, 56 % män. 247 deltagare varav 42 % kvinnor och 58 % män. 51 varav 39 % kvinnor, 61 % män 42 deltagare varav 30 % kvinnor, 70 % män. 177 deltagare varav 51 % kvinnor och 49 % män. 17 deltagare varav 29 % kvinnor och 71 % män Antal feriearbetare i Katrineholm 257 varav 51 % flickor, 49 % pojkar 163 deltagare varav 39 % kvinnor och 61 % män. 25 deltagare varav 28 % kvinnor, 72 % män. 272 varav 53 % flickor, 47 % pojkar Antal feriearbetare i Vingåker 84 varav 45 % flickor, 55 % pojkar 96 varav 50 % flickor, 50 % pojkar Kommentarer till volymmått Antalet producerade verksamhetspoäng på gymnasial nivå har ökat i relation till föregående år på grund av de utökade satsningar som gjorts på distanskurser under år Viadidakt prioriterade att låta fler elever läsa distanskurser under våren då en ny lag skulle träda i kraft vid halvårsskiftet som försvårade för gamla kursbetyg att få tillgodoräknas i ett examensbevis utfärdat efter 30 juni Under hösten tillkom ett nytt statsbidrag som möjliggjorde att Viadidakt även under hösten kunde erbjuda ett stort utbud av gymnasiekurser på distans. Sammantaget medför detta att Viadidakt under året har producerat fler verksamhetspoäng på gymnasial nivå än som hade kunnat förutspås vid årets start. Antalet producerade verksamhetspoäng på grundläggande vuxenutbildning har också ökat. Ökningen beror till stor del på att fler elever idag har förutsättningar att fortsätta läsa på grundläggande nivå efter att de avslutat sina studier på svenska för invandrare. Alla som söker grundläggande studier har lagstadgad rätt att läsa, vilket innebär att alla som söker i tid blir antagna och ska beredas plats. Särskild utbildning för vuxna har under våren 2015 tagit fram ett nytt kursutbud som har implementerats under året. Lärarna på särskild utbildning för vuxna har under året, utöver ordinarie ansökningsperioder, haft en aktiv och uppsökande verksamhet, samt öppet hus där information har spridits om de nya kurserna och dess upplägg. Insatsen genererade cirka 40 ansökningar varav flertalet från helt nya elever. Särskild utbildning för vuxna började redovisa verksamhetspoäng först under hösten 2015, därav inga jämförelsesiffror.

10 Ökningen av elever från 2014 till 2015 inom Samhällsorienteringen (SO) beror dels på att Viadidakt genom att ingå fler nya avtal har fått fler elever och dels på att kommuner i redan ingångna avtal har skickat fler elever till Viadidakt. Dessutom har det ökade antalet invandrare som erhållit uppehållstillstånd under år 2015 genererat fler SO-elever hos många kommuner i Sverige, vilket lett till en ökning av deltagare hos Viadidakt. Minskningen av timmar i personal- och uppdragsutbildningar år 2015 förklaras med att det producerades fler större utbildningar under år 2014 som i sin tur genererade fler timmar. Antalet utbildningstimmar för år 2015 är inom normalspannet jämfört med tidigare mätningar. Minskningen av antalet tentander på Campus Viadidakt beror troligen på att fler studenter gör sina tentamen webb-baserat hemifrån. Volymmåttet för antal mottagna ungdomar som faller under aktivitetsansvaret har minskat och är ett troligt resultat av att färre elever hoppat av gymnasieskolan. Totalt anvisade deltagare från socialtjänsterna och Arbetsförmedlingen till Viadidakt arbetsmarknad var under året 614 deltagare varav 57 procent män och 43 procent kvinnor. Deltagarantalet från arbetsförmedlingen har minskat och främsta orsaken till det är att arbetsmarknadsåtgärden FAS 3 är under avveckling. Antalet ungdomar på Viadidakts ungdomstorg som kommer från Vingåker har vid årsskiftet varit många fler än vad som prognostiserats för år Denna ökning beror på att fler ungdomar har anvisats från socialförvaltningen i Vingåker. 2.3 Resurser - uppföljning av resursanvändning Ekonomiskt utfall enligt driftsredovisningen Driftsredovisning, nettoresultat (tkr) Utfall 2015 Budget 2015 Avvikelse Nämnd, ledning, stab och service Utbildning Arbetsmarknad Totalt Kommentarer till driftsredovisning Viadidaktnämndens avvikelse vid årets slut är tkr. Av detta har Vingåkers kommun fått 21,2% av resultatet, det vill säga 450 tkr. Avvikelsen beror till största delen på att det har varit svårt att uppskatta intäkterna samt att personalkostnaderna har blivit lägre än budgeterat. Tjänster har avslutats efter projektavslut och medarbetare har sökt och fått andra arbetsgivare. Till dessa tjänster har ingen rekrytering genomförts i avvaktan på den omorganisation som förvaltningen arbetade med under hösten 2015.

11 Staten valde att avveckla Fas 3 under året vilket har medfört att Viadidakt har tappat statsbidragsintäkter motsvarande cirka 230 tkr gentemot budget. Samhällsorienteringen har fått mer intäkter än budgeterat bland annat på grund av att fler elever har deltagit i undervisningen. Intäkter från skolverket avseende gymnasial vuxenutbildning har också blivit högre än förväntat. Det beror på en extra satsning som Skolverket gjorde under hösten. Anledningen till att avvikelsen på övergripande nivå uppgår till tkr är för att budgeten har lagts på en övergripande nivå. Budgeten avser overheadkostnader som årligen i samband med bokslutsarbetet fördelas ut på de verksamheter som ska bära kostnaden. Detta medför att utbildning och arbetsmarknad får stora underskott, då budgeten för overheadkostnader inte finns hos dem. Hänsyn har tagits till detta i samband med budget 2016 och avvikelserna kommer inte att bli lika stora år Ekonomiskt utfall avseende investeringar Investeringsredovisning, nettoresultat (tkr) Utfall 2015 Budget 2015 Avvikelse Viadidaktnämnden Viadidakt övergripande ledning Stab och service Viadidakt utbildning Viadidakt arbetsmarknad Totalt Kommentarer till investeringsredovisning Viadidaktnämnden har fått budget för inköp av läsplattor, av de 88 tkr har 41 tkr förbrukats. Avvikelsen beror på att vissa redan hade läsplatta och att ett inköp därmed kunde undvikas. Viadidakt övergripande ledning har fått budget för inköp av kortläsare till Kullbergska huset 29 tkr, vilket inte har köpts in. Detta då verksamheten har sett över andra lokalalternativ under året. Det finns även en budget för komplettering av taktila knappar samt talande våningsvisare till hissen i Kullbergska huset. De taktila knapparna blev dyrare än budget där utfallet finns på övergripande ledning samt stab och service. Dock finansieras underskottet av att hela budgeten för brandlarm som kan uppfattas av hörselskadade 100 tkr inte förbrukats. Utfallet blev 45 tkr och ligger under arbetsmarknad. Viadidakt utbildning har överskridit 40 tkr för inköp av möbler till studie- och samtalsrum. Detta täcks upp av den budget som arbetsmarknad fick för samma ändamål. På arbetsmarknad finns budget för brandlarm till lokalerna i Värmbol 300 tkr. Under året fördelades 180 tkr av dessa om för att kunna bygga om Friggagatan. Utfallet för ombyggnationen landade på 150 tkr. Av den resterande budgeten för brandlarm till Värmbol har inga medel gått åt då kostnaden togs redan år Arbetsmarknad har köpt in möbler för 162 tkr vilket ger en avvikelse mot budget på 38 tkr. Den totala avvikelsen mot budget på 218 tkr består således av ej inköpta läsplattor 47 tkr, lägre kostnader för brandlarm 141 tkr, samt ombyggnation Friggagatan 30 tkr.

12 2.3.3 Personalresurser Personalförändringar inom förvaltningen under året Mätdatum 1/ Mätdatum 1/ Antal tillsvidareanställda personer Varav kvinnor Varav män Antal visstidsanställda personer Varav kvinnor 15 9 Varav män 8 4 Antal årsarbetare tillsvidare och visstid Varav kvinnor Varav män Antal heltidsanställningar varav kvinnor varav män Antal deltidsanställningar varav kvinnor varav män Antal arbetade timmar timanställd personal Antal årsarbetare timanställd personal ,7 20,6 I jämförelse med år 2014 har antalet tillsvidareanställd personal minskat med sex personer, fyra kvinnor och två män. Minskningen beror på att tjänster avslutats efter projektavslut och att medarbetare sökt och fått andra arbeten och till dessa tjänster har ingen rekrytering genomförts som ett led i att rymma ungdomstorgets verksamhet inom rambudget samt i avvaktan på ny organisation. Antalet visstidsanställda har minskat med tio personer i jämförelse med år 2014, sex kvinnor och fyra män. Dessa anställningar har varit inom olika projekt som avslutats samt att vikarier har avslutat då ordinarie personal återkommit i ordinarie tjänst. Viadidakt har i dagsläget två chefstjänster som är direkt underställda förvaltningschef. De två chefsområdena är Viadidakt arbetsmarknad som (tillförordnad) leds av en man och Viadidakt

13 utbildning som leds av en kvinna. Förvaltningschef, som ansvarar för stab och service samt de två enhetscheferna, har 17 tillsvidareanställda medarbetare varav elva kvinnor och sex män. Chefen för utbildning har 37 tillsvidareanställda medarbetare varav 26 kvinnor och elva män och sex visstidsanställda varav fem kvinnor och en man. Enligt Etableringslagen ska sfiundervisning erbjudas årets alla vardagar. För att uppfylla detta krav samtidigt som ordinarie personal har ferieuppehåll rekryteras timanställd personal. Chefen för arbetsmarknad har 32 tillsvidareanställda varav 18 kvinnor och 14 män och sju visstidsanställda varav fyra kvinnor och tre män. Utöver dessa har chefen för Viadidakt arbetsmarknad ansvar för personer som har arbetsmarknadsanställningar samt feriearbetande ungdomar. Kommentarer kring personalförändringar Personal- och chefsförsörjning under året Förvaltningen har under hösten gjort en omfattande översyn av befintliga tjänster utifrån den genomlysning som gjorts av verksamheterna. Från den första januari 2016 kommer den nya organisationen träda i kraft och rekrytering påbörjas till de tjänster som saknar tillsättning. Under år 2015 har ett fåtal personer pensionerats inom Viadidakt. Inför år 2016 har inga pensionsavgångar aviserats av de 19 personer som finns inom åldersintervallet år. Viadidakt har under året framförallt rekryterat lärare i samband med pensionsavgångar. I övrigt har det handlat om tillfälliga rekryteringar vid tjänstledighet. Dessa kortare rekryteringar har varit svårrekryterade när det gäller att få rätt kompetensnivå. Viadidaktnämndens verksamheter ser utmaningar i framtida rekryteringar när det gäller behovet av kvalificerade arbetsmarknadscoacher med specialistkompetens men framförallt kring rekrytering av behöriga lärare inom svenska som andraspråk. Behovet av nämnd yrkesgrupp kommer att öka i takt med den ökade invandringen. Det finns även utmaningar gällande rekrytering av studie- och yrkesvägledare. Chef- och ledarskap Under år 2015 genomfördes en rekryteringsinsats för att anställa en ny arbetsmarknadschef utan önskat resultat. Processen påbörjas igen under våren år Uppföljning och utvärdering av chefers kompetens och förmåga att hantera sitt chefsuppdrag sker i samband med medarbetarsamtal och vid kontinuerliga avstämningar med förvaltningschef. Under år 2015 deltog en chef i rektorsutbildning, en annan chef deltog i SKL (Sveriges kommuner och landsting) Arbetsmarknadsdagar, som är en årlig tvådagars konferens. Chefen för utbildning har dessutom deltagit i kommunens interna utbildning gällande kompetensbaserad rekrytering. I samband med att medarbetare avslutar sin anställning på Viadidakt genomförs avgångssamtal i syfte att kvalitetssäkra och utveckla organisationen. Kompetenshöjande åtgärder Medarbetarna inom Viadidakts olika verksamheter har tagit del av utbildningar som är relevanta för deras funktion inom respektive verksamhet så som undervisningsmetoden suggestopedi, formativ bedömning av sfi, brandutbildning, Adobe recruit, LEX2. Flera av

14 Viadidakts arbetsmarknadscoacher har under hösten påbörjat utbildning i IPS, Individual Placement and Support, och som fortgår under våren Under år 2015 har coachande handledning erbjudits alla anställda på Viadidakt arbetsmarknad och som mynnade ut i planeringsdagar för att påbörja utvecklingsarbetet i den nya organisationen. Under året har coacher och arbetsledare även fått utbildning i MI-metoden, Motivational interviewing, som är en utbildning i att kunna föra professionella motiverande samtal. Viadidakt har inte arbetat med Kompetensportalen under år Arbetsmiljö och hälsa Andelen (%) sjukfrånvarotimmar av ordinarie arbetstid 6 7,1 Varav kvinnor 6,4 7,9 Varav män 5, Antal tillbud 7 12 Antal arbetsskador utan frånvaro 1 5 Antal arbetsskador med frånvaro 0 3 Kommentarer kring arbetsmiljö och hälsa Andelen sjukfrånvarotimmar har ökat inom Viadidakt. Inom förvaltningen finns ett antal långtidssjukskrivningar som till största del är icke arbetsrelaterade. Aktivt rehabiliteringsarbete pågår i samverkan med fackliga parter och företagshälsovården. Arbetsgivaren håller kontinuerligt kontakt med sjukskriven personal. Stöd och rehabilitering sätts in vid behov. Redovisningen inkluderar AB- och BEA-anställd personal. BEAanställningar är åtgärdsanställningar så som Arbetslinjen och offentligt skyddade anställningar (osa) vilka har ett högre sjukskrivningstal än övriga anställda. Som en del av den nya organisation som Viadidakt tagit fram under år 2015 beslutades att alla lärare inom Vuxnas lärande skulle övergå från ferietjänst till semestertjänst första augusti Lärarnas oro över förändrade arbetstider har påverkat medarbetares arbetsmiljö under hösten på ett negativt sätt. Stöd har givits till de personer som så önskat. Det har gjorts fler anmälningar av både tillbud och arbetsskador i Viadidaktnämndens verksamheter under år 2015 jämfört med år Ökningen beror bland annat på att fler anmälningar görs än tidigare vilket i sin tur är en följd av de informations- och utbildningsinsatser som gjorts för chefer och medarbetare. Tillbud och avvikelser lyfts på varje samverkansmöte och följs upp av berörd chef. Skyddsronder har genomförts i samtliga verksamheter för att uppmärksamma arbetsmiljörisker som i sin tur har lett till inköp för att förbättra arbetsmiljön. Det har genomförts friskvårdsdagar och personalen har uppmuntrats till att använda sin friskvårdstid. Förvaltningen följer de rutiner som finns och använder sig av Adato, som är ett ärendehanteringssystemet, som tillhandahålls av kommunen. Systemet påtalar behov av åtgärder (samtal, rehabiliteringsutredningar etc), dokumentation och uppföljning.

15 2.3.4 Lokalresurser I maj 2015 invigdes Viadidakt arbetsmarknads nya lokaler på Dalvägen i Värmbol i Katrineholm. Samlokaliseringen av de praktiska verksamheterna och med arbetsmarknadscoacherna på plats har gett positiva effekter i form av att all personal finns nära deltagarna, så problem kan lösas snabbt. Beslutsvägarna blir kortare och samarbetet mellan arbetsledare och coacher underlättas, vilket höjer kvalitén på arbetet och ger tidsvinster. Personalen kan på ett bättre sätt täcka upp för varandra vid sjukdom så att deltagarna kan vara i verksamhet kontinuerligt. Lokalerna är mer arbetsmiljöanpassade utifrån verksamheternas behov. Deltagarna har lättare att se variationen av praktikplatser. Viadidakts ungdomstorg flyttade in nyrenoverade lokaler på Friggagatan 5. Under hösten 2015 har lokalerna på Mejerigatan (Starten) sagts upp. För att kunna leva upp till resultatmålen om ökad utbildningsnivå i kommunerna behöver Viadidakt kunna erbjuda de studerande goda förutsättningar. Som en del av dessa förutsättningar ingår även lokaler anpassade för dagens flexibla studiemetoder, något som saknas i dagsläget. Viadidakts utbildningslokaler i Röda Huset är eftersatta i underhåll och har stora renoveringsbehov för att vara funktionella och kunna bidra till en utvecklande lärmiljö. En renovering av dessa lokaler har påbörjats under 2015 varvid en ny gemensam studiehall har iordningställts för att möjliggöra för de studerande att läsa på egen hand Verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner Med anledning av att Viadidaktnämnden har verksamheter i två kommuner, Katrineholm och Vingåker, är det svårare att redovisa och kommentera verksamhetskostnader i jämförelser med andra kommuner och riket. Viadidakt är medveten om detta och har redan påbörjat arbetet och kommer under år 2016 att fördjupa det strategiska arbetet med att särskilja redovisningen av resultaten, för att i fortsättningen kunna ta fram statistik som är jämförbar med andra kommuner och riket i övrigt. 2.4 Resultat - uppföljning av övergripande mål och resultatmål Ortsutveckling Väsentliga händelser Arbetslösheten är fortsatt hög i våra sörmländska kommuner jämfört med landet i övrigt även om siffrorna för december 2015 har sjunkit jämfört med år Den sista december 2015 fanns det i Katrineholm 11,2 procent arbetslösa, vilket är en liten ökning jämfört med samma period förra året. I Vingåker var 10,8 procent arbetslösa, det har minskat något jämfört med förra året. Ungdomsarbetslösheten har minskat i både Katrineholm och Vingåker jämfört med föregående år. Av ungdomarna i Katrineholm var 18,3 procent arbetslösa och av ungdomarna i Vingåker var 18,4 procent arbetslösa. Utbildningsnivåerna hos kommuninvånarna är fortsatt låga jämfört med Sörmland och riket i snitt. Se Katrineholms och Vingåkers siffror i kommentaren till resultatmålet nedan. I Sörmland har 37,4 procent av kvinnorna och 27,6 procent av männen en eftergymnasial utbildning. Motsvarande siffror för riket är 46 procent för kvinnor och 36,5 procent för män. Campus Viadidakt samverkar med flera lärosäten om högre utbildning däribland Karlstad universitet kring bland annat platsförlagda lärarutbildningar. Ett grundlärarprogram startade under hösten i Vingåker och fler lärarutbildningar planeras inför kommande år. Totalt finns nio grupper med sammanlagt 31 studerande inom VVS, läraryrket och inom sjukvården på plats på Campus Viadidakt i Katrineholm varav två grupper i Vingåker.

16 Av de män och kvinnor som anvisats av socialförvaltningen i Katrineholm och avslutat sin insats, gick 24 procent vidare till studier eller arbete. Tre procentenheter lägre jämfört med 2014 då 27 procent kvinnor och män gick till studier eller arbete efter avslutad insats. Främsta orsaken till det är en vikande arbetsmarknad på breddarbeten som motsvarar deltagarnas yrkeskompetens samt låga utbildningsnivå. För motsvarande i Vingåker blev resultatet 19 procent av de män och kvinnor som avslutade sin insats och gick vidare till arbete eller studier. Under 2014 gick ingen av de avslutade i Vingåker vidare till studier eller arbete. Alla personer som anvisas till Viadidakt har inte som syfte att gå vidare till studier och arbete. För en del är syftet initialt att arbetsträna, gå ut i praktik eller att enbart få in rutiner i vardagen för att sedan bygga vidare med arbete eller studier eller fortsatt handläggning på arbetsförmedlingen. Endast ett fåtal avbryts på grund av ohälsa eller avbrott av annan orsak. Socialnämnden aviserar ett stort behov av sysselsättning eller arbetsträning för invånare med social problematik, missbruk och psykisk funktionsnedsättning. Viadidakt har tillsammans med socialnämnden i Katrineholm börjat skapa förutsättningar för Aktivt försörjningsstöd. Nämnderna bedömer att samverkan mellan de olika verksamheterna har förbättrats väsentligt under året. Socialsekreterarna och arbetsmarknadscoacherna har uppmärksammat att många individer som uppbär försörjningsstöd står långt ifrån arbetsmarknaden. Dessa individer behöver omfattande stöd, rehabilitering och kompetenshöjande insatser innan de kan påbörja arbetsträning eller bedöms kunna stå till arbetsmarknadens förfogande. För att kommunen ska lyckas ge rätt stöd till försörjningsstödstagarna behöver verksamheterna fortsätta att effektivisera arbetsätt och sträva för att uppnå gemensamma mål. Verksamheterna måste vara överens om den enskildes styrkor och svagheter samt säkra att individer som uppbär försörjningsstöd erbjuds en plats i aktiviteter som leder till egen försörjning inom en skälig tidsram. I slutet av året har socialnämnden och Viadidakt testat ett nytt arbetssätt som innebär att en arbetsmarknadscoach kommer till socialsekreterarna två gånger per vecka för att träffa nya klienter som uppger i mottagningssamtalet att de är arbetssökande. Arbetsmarknadscoachen utreder klienternas arbets- och utbildningsbakgrund och gör en planering för fortsatta insatser redan innan klienten kommer till utredning för eventuell försörjningsstöd. Antalet elever inom svenska för invandrare har ökat från föregående år och fortsätter att ligga på en hög nivå. Antalet elever under etableringslagstiftningen som blir klara med svensk för invandrare (sfi) på kort tid och som fortsätter att läsa på grundläggande nivå har ökat. Därför har Viadidakt i år även erbjudit studier i svenska som andraspråk på grundläggande nivå under sommaren som ett komplement till sommarens undervisning på sfi. Inom fyra av sex kurser på sfi får Viadidakt högre måluppfyllelse än riket i övrigt. Den ökade måluppfyllelsen kan bero på att de elever som studerar på sfi idag har en högre studiebakgrund än elever under tidigare år. Viadidakts speciallärare på Loftet (Viadidakts läs- och skrivstudio) deltog i projektet OrdiNord som var ett Nordplusprojekt där representanter från Norge, Danmark, Island, Grönland och Sverige träffats i ett erfarenhetsutbyte gällande vuxenutbildning med inriktning mot digitala verktyg. Projektet har haft betydelse för utveckling av Loftets verksamhet på flera plan. I det praktiska arbetet har lärarna på Loftet ökat sin kunskap beträffande alternativa digitala verktyg som redskap för elevens lärande, i första hand för studieovana elever samt för elever med funktionsnedsättning. Under år 2015 har den största ekonomiskt riktade satsningen gjorts på yrkesutbildning med inriktning vård och omsorg. Intresset var stort för omvårdnadsutbildningens 25 platser med fyra gånger så många sökande. Viadidaktnämndens verksamheter är samverkanspart i flera projekt (Vinka-In, #jagmed) som

17 rör samlokalisering och samordning av insatser för att öka möjligheten att stödja deltagarna på vägen mot egenförsörjning. Resultatmål Utfall 2014 Utfall Kommentar Andelen kvinnor och män med eftergymnasial utbildning ska öka Beskrivning BIN, VIAN Målnivå: Öka Källa: SCB, befolkningens utbildning åldersgrupp år 29% 29% För Katrineholm är utfallet % för män och 36% för kvinnor. För Vingåker 16% för män och 27% för kvinnor. Jämförelsetal för Sörmland är 27,6% för män och 37,4% för kvinnor. Jämförelsetal med riket är 36% för män och 47% för kvinnor. Uppföljning Årlig Fler av de personer med ekonomiskt bistånd som anvisas till Viadidakt ska gå vidare till studier eller arbete Beskrivning VIAN Målnivå: Öka Källa: Egen mätning Uppföljning Månad Andelen studerande som klarar målen i utbildning i svenska för invandrare ska öka Beskrivning VIAN Målnivå: Andelen elever inom SFI spår 2 och spår 3 som får minst betyget godkänt ska öka Källa: SCB. Könsuppdelad statistik ska redovisas 25% 22% Färre antal personer har anvisats till Viadidakt från socialtjänsterna under Fler av de anvisade personerna står långt från arbetsmarknad och studier på grund av ohälsa och låg språklig kompetens vilket gör att färre personer gått vidare till studier och arbete. 42% 45% Andelen kursdeltagare som klarat målen 2014 är: kurs 2B 49 % (25), 2C 32 % (44), 3C 43 % (49), 3D 56 % (50), inom parentes presenteras resultat för år 2013). Genomsnittet i riket har sjunkit från 38,5 % 2013 till 37,8 % I fyra av sex kurser visar Viadidakt bättre måluppfyllselse än riket i övrigt. Uppföljning Årlig Andelen studerande som klarar målen i gymnasial vuxenutbildning ska öka Beskrivning VIAN Målnivå: Öka Källa: Skolverkets statistik. Könsuppdelad statistik ska redovisas Uppföljning Årlig En hög andel miljöbilar i kommunkoncernen Beskrivning Samliga nämnder Målnivå: 65% Källa: Andelen miljöbilar av totalt antal bilar i kommunkoncernen. KKiK 73% 70% Andelen godkända betyg inom gymnasial vuxenutbildning för 2014 redovisas enligt följande. Inom parentes redovisas 2013 år resultat. Sv 1-75% (84%), Ma 1b - 63% (75%), En 5 70% (73%). I snitt i riket: 79%, 68%, 78%. Djupare analys på könsuppdelad nivå kommer att göras när resultaten för 2015 redovisas av SCB. Resultatet kommer att redovisas i delårsrapporten ,2% 46% Viadidakt har endast miljöbilar. Uppföljning Årlig

18 2.4.2 Kultur och fritid Väsentliga händelser Skola Väsentliga händelser Ungdomstorget på Viadidakt arbetsmarknad har samverkat med Bildningsförvaltningen med att stödja de ungdomar som är i riskzonen för att hoppa av sina gymnasiestudier. Arbetet har bedrivits av pedagoger anställda på Bildningsförvaltningen och som har sin placering i Ungdomstorgets lokaler på Friggagatan 5. Målet är att få eleverna att återgå till gymnasieskolan eller att fullfölja studierna på Ungdomstorget för att uppnå fullständigt gymnasiebetyg Omsorg och trygghet Väsentliga händelser Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet Väsentliga händelser Under hösten har Viadidakt utbildning arbetet fram och genomfört en föräldrautbildning för mammor som studerar på sfi. Syftet med utbildningen var att ge mammorna en bättre inblick i de förväntningar som finns på föräldrar i Sverige. Utbildningen inleddes med en historisk bild av föräldrarollen i samhället och hur den har utvecklats under åren. Utbildningsdagarna hade olika teman och olika funktioner i samhället presenterades så som polisen, idrottsföreningar, socialtjänsten och familjeenheten. En lärare från grundskolan pratade om hur viktiga föräldrarna är för barnens skolgång och hur de kan och bör vara sina barn behjälpliga för att de ska få en så bra skolgång som möjligt. Utbildningen var uppskattad både av deltagarna som var fler, när utbildningen slutade, än de hade varit när den började, och av de besökande föreläsarna. Viadidakt planerar att genomföra fler föräldrautbildningar både för kvinnor och män. Viadidakt har reviderat jämställdhetsplanen med inriktning mot likabehandling. Den syftar till den interna jämställdheten för de anställda och behöver revideras igen under år 2016 efter att en arbetsmiljöenkät hos de anställda genomförts. Viadidakt har även gjort en jämställdhetsanalys av ungdomstorgets verksamhet där det framkommer att fler kvinnor än män går vidare till studier och fler män än kvinnor går vidare till arbete. Utifrån detta resultat har en analys gjorts och en diskussion påbörjats om på vilket sätt verksamheten ska kunna jämställdhetssäkras. Som ett led i den ökade digitala delaktigheten ger Viadidakt kurser i datakunskap både på grundläggande och gymnasial nivå. Även inom svenska för invandrare och särskild utbildning för vuxna ingår datakunskap och elevanvändning av digitala hjälpmedel. Arbetet med att förbättra tillgängligheten har fortskridit enligt planerna under året med enklare insatser för att åtgärda eventuella hinder. Lokalerna på Friggagatan har anpassats för att kunna möta alla invånare i kommunerna. Åtgärdsplanen för år 2016 har uppdaterats.

19 Resultatmål Utfall 2014 Utfall Kommentar Den digitala delaktigheten bland kommuninvånarna ska öka Beskrivning KTN, VIAN Målnivå: 500 personer per år Källa: Egen statistik st st Viadidakt erbjuder kurser i datorkunskap inom vuxenutbildningen. Förvaltningen är representerad i både styrande grupper och konkreta aktiviteter inom digital delaktighet. Uppföljning Delår Ekonomi och organisation Väsentliga händelser Under år 2015 har förvaltningen arbetat fram en ny organisation utifrån det uppdrag som tilldelades Viadidakt utifrån att Viadidaktnämnden via Planeringsdirektiven 2015 med plan för fick i uppdrag att utreda och ta fram förslag på hur verksamhetens effektivitet kan ökas, inom tilldelad ekonomisk ram. Till grund för arbetet med att ta fram en ny organisation har resultatet av Public Partners genomlysning legat. De utvecklingsområden som Public Partner lyfte fram var bland annat behov att förtydliga och renodla verksamheten utifrån uppdrag och roller samt att stärka och förtydliga ledningsorganisationen för att få en ändamålsenlig organisation. En ny organisation är framtagen och gäller från och med 1 januari 2016, med undantaget semesteranställning för lärarna som ska träda i kraft hösten Den nya organisationen sätter ett tydligare fokus på Viadidakts kärnverksamheter; arbetsmarknad och vuxnas lärande. I och med den nya organisationen har verksamhetsområden flyttats, nya tjänster tillkommit eller förändrats i syfte att stärka kompetensen, öka flexibiliteten och kvalitén i organisationen. Resultatmål Utfall 2014 Utfall Kommentar Andelen medborgare som får svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar ska öka Beskrivning Samtliga nämnder Målnivå: Öka Källa: KKIK 74% 83% Aktivt arbete sker på ex.vis arbetsplatsträffar med information och rutiner kring förbättrade arbetssätt. Utfallet avser Katrineholms kommun som helhet. Uppföljning Årlig Andelen medborgare som får ett direkt svar på en enkel fråga när hon/han tar kontakt med kommunen via telefon ska öka Beskrivning Samtliga nämnder Målnivå: Minst 60% Källa: KKIK 45% 41% Aktivt arbete sker på ex.vis arbetsplatsträffar med information och rutiner kring förbättrade arbetssätt. Utfallet avser Katrineholms kommun som helhet. Uppföljning Årlig

20 Resultatmål Utfall 2014 Utfall Kommentar Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen ska öka Beskrivning Samtliga nämnder Målnivå: Öka Källa: KKIK 94% 100% Aktivt arbete sker på ex.vis arbetsplatsträffar med information och rutiner kring förbättrade arbetssätt. Utfallet avser Katrineholms kommun som helhet. Uppföljning Årlig Kommunen har god information på Katrineholm.se Beskrivning Samtliga nämnder Målnivå: Förbättra föregående mätnings resultat Källa: SKL:s webbinformationsundersökning, informationsindex. KKiK. 87% 89% Viadidakt har en egen webbplats med information om de olika verksamheterna. Webbplatsen nås även via katrineholm.se Utfallet här avser Katrineholms kommun som helhet. Uppföljning Årlig Katrineholms kommun har engagerade medarbetare Beskrivning Samtliga nämnder Målnivå: Förbättra föregående mätnings resultat Källa: SKL:s HME-index (hållbart medarbetarengagemang) Medarbetarenkäten genomfördes En arbetsmiljöenkät planeras för Resultat från dessa kommer att ligga till grund för fortsatta åtgärder. HME 2015 för Viadidakt ligger på 66. Uppföljning Udda år Andelen nöjda kursdeltagare inom personal- och uppdragsutbildningen ska öka Beskrivning VIAN Målnivå: 78% Källa: Egen redovisning 82% 79% Kvinnor: 79 %. Män: 80 %. De som inte definierar sig som man eller kvinna uppgav sig vara nöjda med 57,2 %. Männen var i större utsträckning nöjda med utbildningen jämfört med kvinnorna. Uppföljning Delår

21 Uppföljning uppdrag Viadidakt Helår 2015

22 Uppdrag Statusbeskrivning: 1.1 Tillkommande politiska uppdrag från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna Övergripande mål/uppdrag Sammanträdesdagar för 2016 KF , Kommunfullmäktige uppdrar till nämnderna att anpassa sina sammanträden så att överlämning till kommunstyrelsen av årsredovisning, interkontrollrapport och underlag för övergripande plan med budget samt delårsrapport kan ske i enlighet med kommunstyrelsen inlämningstider. Senaste kommentar Sammanträdestider är fastställda enligt uppdrag. Övergripande plan med budget KF , Övergripande plan med budget för Katrineholms kommun fastställs enligt upprättat förslag. 2. Skattesatsen fastställs till 22,18 kronor per skattekrona. 3. Ingå borgen såsom för egen skuld för Katrineholms Fastighets AB:s låneförplik-tel ser upp till ett totalt högsta lånebelopp om miljoner kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. En borgensavgift om 0,3 procent tas ut på utestående borgensbelopp. 4. Ingå borgen såsom för egen skuld för Katrineholms Industrihus AB:s låneförplik-tel ser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 110 miljoner kronor, jämte därpå lö-pande ränta och kostnader. En borgensavgift om 0,3 procent tas ut på utestående borgensbelopp. Budget och investeringsbudget upprättad enligt plan, beslut i nämnd 14 december Ingå borgen såsom för egen skuld för Katrineholms Vatten och Avfall AB:s låneför pliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 590 miljoner kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. En borgensavgift om 0,3 procent tas ut på ute-stående borgensbelopp. 6. Nämnderna uppdras att senast i december 2015 upprätta budget- och planerings-do kument i enlighet med kommunfullmäktiges beslut om övergripande plan med budget. 7. I investeringsbudgeten anges nämndernas investeringar för Ompriori-te ringar får

23 Övergripande mål/uppdrag Senaste kommentar beslutas av respektive nämnd avseende investeringar under stigande en miljon kronor. Gällande omprioriteringar över en miljon kronor ska kommunsty-relsen höras. Genusmedveten styrning och verksamhetsutveckling Kommunstyrelsen beslutar att nämnderna årligen, i samband med bokslutspresentationen för kommunstyrelsen, redovisar arbetet med genusmedveten styrning under föregående år. I övrigt läggs rapporten till handlingarna. Planering pågår. Planeringsdirektiv 2015 med plan för KS Kommunstyrelsen beslutar att fastställa Planeringsdirektiv 2015 med plan för , enligt upprättat förslag. Planeringsdirektivet redovisas som kommunstyrelsens handling nr 14/2014. Särskilda beredningsuppdrag Uppdrag till kommunchefen att ta fram förslag till driftsorganisation för Katrineholms Logistikcentrum. Uppdrag till Viadidaktnämnden att utreda och ta fram förslag på hur verksamhetens effektivitet kan ökas, inom tilldelad ekonomisk ram. Syftet är att öka genomströmningen så att fler individer kommer i arbete eller studier och därmed minska de framtida behoven av försörjningsstöd och/eller andra stödinsatser från kommunen. Som en del i uppdraget ska en genomlysning göras av nämndens interna fördelning av resurser till studier respektive arbetsmarknadsinsatser. Uppdrag till Viadidaktnämnden att ta fram förslag till hantering av nuvarande och kommande trygghetsanställningar. Ny ändamålsenlig organisation är fastställd och träder i kraft 1 januari Skrivelse för hantering av Tygghetsanställningar är framtagen. Uppdrag till service- och tekniknämnden att tillsammans med föreningslivet fortsätta processen med utveckling av bland annat Sportcentrum. Uppdrag till samtliga nämnder och bolag att inarbeta miljöstratregiska rådets övergripande lokala miljömål i underlaget för övergripande plan med budget Redovisas 31 augusti 2014 i nämndens underlag till övergripande plan med budget. Uppdrag till kommunchefen att göra en översyn av kommunens allmänna riktlinjer för servering av alkohol i samband med representation. Uppdrag till samhällsbyggnadsförvaltningen att göra en översyn av samordningen av kommunens internationella arbete, exempelvis EUsamordnarfunktionen. Uppdrag till kommunledningsförvaltningen att ta fram förslag till strategi för den långsiktiga personalförsörjningen. Redovisning av detta uppdrag ska ske till kommunstyrelsen senast den

24 Övergripande mål/uppdrag Senaste kommentar 31 december Uppdrag till service- och tekniknämnden att ta fram förslag till en underhållsplan för asfaltsbeläggningar i Katrineholms kommun. Beredningsuppdragen ska redovisas den 24 september Intern kontroll 2014 KS Kommunstyrelsen beslutar uppmana nämnderna att fortsätta arbetet med att utveckla sin interna kontroll på det sätt som skett sedan 2011/2012 samt att i övrigt lägga nämndernas internkontrollrapporter till handlingarna. Slutrapport Arbetslinjen 2.0 KS Kommunstyrelsen beslutar att lägga slutrapporten Arbetslinjen 2.0 till handlingarna. En ytterligare uppföljning, för att se effekterna av projekten Arbetslinjen och Arbetslinjen 2.0, ska göras till kommunstyrelsens sammanträde i september 2016 Projektorganisation och projektmedel för firandet av Katrineholms 100-årsjubileum som stad 2017 KS Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att leda, samordna och genomföra arbetet kring firandet av Katrineholms 100-årsjubileum som stad. 2. Kommunstyrelsen avsätter tre miljoner kronor för projektet Katrineholms kommuns jubileum 2017, vilka tas av återbetalning från AFA försäkring. Finansiering av projektledare ska hanteras inom kommunledningsförvaltningens ram. 3. Kommunstyrelsen uppmanar nämnder och bolag att biträda kommunledningsförvaltningen i uppdraget med firandet av Katrineholms årsjubileum som stad. Förvaltningen har en representant som ingår i den övergripande arbetsgruppen för att utveckla internkontrollen. Arbetet pågår enligt planering. Förvaltningen deltar i arbetsgrupp för uppdraget kring Katrineholms 100-års jubileum.

25 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:8 1 (1) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Sirpa Abben Viadidaktnämnden Viadidakts internkontrollrapport 2015 Förvaltningens förslag till beslut Viadidaktnämnden godkänner redovisningen avseende 2015 års internkontroller. Sammanfattning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom det egna området. Nämnderna ska fortlöpande följa upp den interna kontrollen och senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. För 2015 fastställdes en internkontrollplan för nämndens verksamhetsområde, Viadidaktsnämndens handling VIAN/2015:9, i februari Kontroller kopplade till internkontrollplanen har genomförts löpande under året. Resultatet av kontrollerna har varierat, dock har inga större avvikelser eller felaktigheter påträffats. Kontrollerna har i flertalet fall resulterat i att olika former av åtgärder har tagits fram för att säkerställa rutiner och för att minimera risken att felaktigheter uppstår. Samtliga kontroller och åtgärder redovisa i bilaga 1. I de fall åtgärderna har varit av enklare karaktär har dessa utförts omedelbart och i de fall åtgärderna är mer omfattande har de arbetats in i Viadidakts aktivitetsplan för Ärendets handlingar Uppföljning internkontroll 2015 Beslutet skickas till Akt Kommunstyrelsen Anna-Lena Ramstedt Förvaltningschef

26 Uppföljning internkontroll (Viadidaktnämnden) Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollans varig Fakturahantering/kontering /representation Investeringsredovisning Följa upp rutiner gällande avtal Kontroll av giltigt konto/kodsträng Kontroll att momsreglerna följs Inköp ska klara krav på investering Kontroll att avtal finns och att rutiner följs Ekonom Ekonom ekonom Kvalitetsstr ateg Kommentar Åtgärder Status Kommentar Genomföra en assistent/administratörträff på Viadidakt där regler för kontering gås igenom. Genomföra en assistent/administratörträff på Viadidakt där regler för kontering gås igenom. Ta fram rutin för hur investeringsinköp ska genomföras. Ta fram rutin Avslutad, enligt plan Avslutad, enligt plan Avslutad med avvikelse Pågår, beräknas bli klar enligt En träff med administratörer/assistenter och ekonomer hölls den 31 mars. Det beslutades att träffar ska fortsätta genomföras för att ett gemensamt synsätt avseende kontering ska underlättas inom förvaltningen. En grupp på Communis skapades där frågor kan ställas så att samtliga administratörer/assistenter har tillgång till svaren. Det går även att samla övergripande information i gruppen En träff med administratörer/assistenter och ekonomer hölls den 31 mars. Det beslutades att träffar ska fortsätta genomföras för att ett gemensamt synsätt avseende kontering ska underlättas inom förvaltningen. En grupp på Communis skapades där frågor kan ställas så att samtliga administratörer/assistenter har tillgång till svaren. Det går även att samla övergripande information i gruppen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har haft i uppdrag under året att sammanställa rutiner för hantering av investeringar. Viadidakt har därför valt att inte ta fram egna rutiner för investeringsinköp

27 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollans varig Kommentar Åtgärder Status Kommentar plan Arbetet med att säkerställa en rutin har påbörjats. Stickprov och kontroll Pågår, beräknas bli klar enligt plan Ekonomiadministratören kontrollerar kontinuerligt att avtal finns innan eventuell faktura betalas. Handkassor/kassor Kontroll av hantering av kontanter och kvitton ekonom Brandrutiner i verksamhetslokaler Undersöka hur kända rutinerna är Enhetschef Upprätta rutin och handbok för SBA (Systematiskt brandskyddsarbete) Avslutad, enligt plan Rutiner i handboken är uppdaterade i samverkan med VSR. Ett tydligt årshjul för att systematisera SBA-arbetet ska tas fram. Genomföra brandövning Pågår, beräknas bli klar enligt plan Brandövningar har genomförts inom Viadidakt arbetsmarknad. Brandövning är inplanerad för Kullbergska huset i januari Genomföra brandrond Avslutad, enligt plan Brandronder har under året genomförts på samtliga enheter. Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Kontroll av att rutinera i egenkontrollprogrammet efterlevs Enhetschef Datum för kontroll: Resultat: Kommunens miljökontor har varit på besök i det nya cafét och bageriet i Värmbol. Resultatet är godkänt. Viadidakt kan bedriva verksamhet. Förtydliga rutinen vid avläsning. Komplettera rutinen så att avläsningen innehåller kravställda referensramar. Avslutad, enligt plan Rutinen är uppdaterad efter en dialog med miljökontoret.

28 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollans varig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Behörighet att skriva avtal Kontroll av skrivna avtal Ekonom Se över delegationsordning och förtydliga den Rutin kring avtalshantering Kontroll om rutiner följs Ekonom Komplettera avtalspärmarna med riktlinjer och rutiner samt en attestförteckning Avslutad, enligt plan Avslutad, enligt plan En ny delegationsordning antogs i början av året. En ny behöver tas fram i samband med den nya organisationen som börjar gälla från 1 januari Attestförteckning finns i alla avtalspärmar. Skyddsronder Att skyddsronder genomförs i enlighet med arbetsmiljölagen Enhetschef Datum för kontroll: Resultat: På alla enheter har skyddsrond genomförts.

29 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:3 1 (2) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Sirpa Abben Viadidaktnämnden Internkontrollplan för Viadidakt 2016 Viadidakts förslag till beslut Viadidaktnämnden godkänner förslag till internkontrollplan för Sammanfattning av ärendet Viadidakt ska i enlighet med Kommunallagen 6 kap 7 säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig inom det egna ansvarsområdet. Enligt kommunstyrelsens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom det egna ansvarsområdet och att nämnden senast i samband med att årsredovisningen upprättas ska rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Viadidakt har med utgångspunkt i 2015 års internkontrollplan och det resultat som framkommit i 2015 års internkontrollarbete arbetat fram en internkontrollplan för Flertalet av de kontrollområden och kontrollmoment som fanns i 2015 års internkontrollplan finns kvar även 2016 då kontrollerna under året resulterat i att olika former av åtgärder tagits fram. Vissa kontroller är något omarbetade. Följande kontrollområden som fanns med 2015 föreslås utgå då förvaltningen inte längre hanterar kontanta medel. Handkassor/kassor För följande kontrollområden ändras kontrollområdet samt kontrollmomentet: Följa upp rutiner gällande avtal och Rutin kring avtalshantering ändras till Avtalstrohet Brandskyddsrutiner ändras till Brandskyddsarbete Följande kontrollområden föreslås tillkomma då det uppmärksammats som riskområden: Avvikelserapportering Hantering av personuppgifter Studieplaner Rutindokument I planen fastställs bland annat kontrollområden, kontrollmoment, kontrollansvariga samt kontrollmetoder för förvaltningen. Internkontrollplanen innehåller både ekonomiska kontroller och verksamhetskontroller. Viadidakts interna kontrollplan ska ses som ett komplement till Kommunledningsförvaltningens interna kontrollplan som innehåller kontrollområden som omfattar samtliga förvaltningar i kommunen.

30 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:3 2 (2) Viadidakt bedömer att en intern kontrollplan bör ses över en gång per år och en ny intern kontrollplan kommer att presenteras i december månad året innan den ska börja gälla. Rapportering av samtliga internkontroller kommer att ske i samband med årsredovisningen. Ärendets handlingar Förslag till internkontrollplan 2016 Beslutet skickas till: Akt Anna-Lena Ramstedt Förvaltningschef

31 Internkontrollplan 2016 (Viadidakt) Viadidaktnämndens handling VIAN/2016:3 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Mätmetod Frekvens Rapportering till Rapportera senast Risk- bedömning Fakturahantering/kontering/r epresentation Kontroll av giltigt konto/kodsträng Ekonom Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Ekonom 31 december Måttlig Kontroll att momsreglerna följs Ekonom Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschef 31 december Måttlig Investeringsredovisning Inköp ska klara krav på investering Ekonom Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschef 31 december Måttlig Brandskyddsarbete Att systematiskt brandskyddsarbete utförs enligt plan Verksamhetsledare Hela förvaltningen Samtliga En gång per år Ledningsgrupp 31 december Allvarlig Efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Kontroll av att rutinera i egenkontrollprogrammet efterlevs Områdeschef Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschef 31 december Måttlig Avtalstrohet Kontroll om rutiner följs Ekonom Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschef 31 december Allvarlig Säkerställa att avtal följs Ekonom Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschef 31 oktober Allvarlig Skyddsronder Att skyddsronder genomförs i enlighet med arbetsmiljölagen Områdeschef/ Rektor Hela förvaltningen Årlig avstämnin g En gång per år Ledningsgrupp 31 december Allvarlig Avvikelserapportering Synpunktshantering - följs rapportering enligt gällande rutin Verksamhetsledare Samtliga Samtliga En gång per år Förvaltningschef 31 december Måttlig Hantering av personuppgifter Efterlevs PuL vid elektronisk hantering PuL-ombud Hela förvaltningen Stickprov En gång per år Förvaltningschefe n 31 december Allvarlig Studieplaner Kontrollera att studieplaner är upprättade enligt lagstiftning Verksamhetsledare sfi, grundläggan de, gymnasial vuxenutbildni ng Stickprov En gång per år Ledningsgrupp 31 december Måttlig

32 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Mätmetod Frekvens Rapportering till Rapportera senast Risk- bedömning Rutindokument Finns upprättad/aktuell likabehandlingsplan inom skolan Verksamhetsledare Vuxnas lärande Samtliga En gång per år Ledningsgrupp 31 december Allvarlig

33 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:2 1 (1) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Sirpa Abben Mottagare Viadidaktnämnden Personuppgiftsombud för Viadidaktnämnden Förvaltningens förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar att utse Robert Davidsson till personuppgiftsombud för Viadidaktnämnden från och med 1 mars Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 11 december 2002, 215, att respektive nämnd ansvarar för att utse personuppgiftsombud. Nämnden är personuppgiftsansvarig. Vad gör ett personuppgiftsombud? Personuppgiftsombudet ser till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed. Ombudet måste förvissa sig om att den personuppgiftsansvarige följer bestämmelserna i personuppgiftslagen och i anknytande lagstiftning. Den personuppgiftsansvarige (Viadidaktnämnden) förväntas lyssna på personuppgiftsombudet och inom rimlig tid rätta till eventuella brister. Hjälp till de som är registrerade För de som registrerats fungerar personuppgiftsombudet som just ett ombud som ska hjälpa dem att få rättelse. Det kan handla om att rätta till felaktiga uppgifter eller att helt ta bort någon från ett register. Däremot behöver det inte vara ombudet som gör själva rättelsen. Nytt personuppgiftsombud Då Sirpa Abben, som har varit personuppgiftsombud, gått vidare till annat arbete föreslår förvaltningen att Robert Davidsson utses till nytt personuppgiftsombud. Ärendets handlingar Anmälan om personuppgiftsombud Beslutet skickas till: Akt Anna-Lena Ramstedt Förvaltningschef

34 Datum / VIADIDAKT TJÄNSTESKRIVELSE Vår beteckning VIAN/2016:10 1 (1) Vår handläggare Ert datum Er beteckning Sirpa Abben Viadidaktnämnden Strategi och handlingsplan för det digitalt och flexibelt lärande Ordförandes föreslår därför Viadidaktförvaltningen tar fram en strategi och handlingsplan för området avge en muntlig lägesrapport om arbetet till nämndmötet den 13 juni presenterar ett förslag till beslut till nämndens möte den 14 november Sammanfattning av ärendet Ordförande har uppmärksammat behov av förvaltningen bör ha en strategi och en handlingsplan för arbetet kring digitalt och flexibelt lärande för att klara nuvarande och kommande pedagogiska utmaningar. I strategin och i handlingsplanen uppmanas förvaltningen bl a presentera metoder inom IKT (informations- och kommunikationsteknik) som kommer att kunna användas i undervisningen för att ge fler vuxna möjlighet att kunna ta del av vuxenutbildning på olika nivåer samt öka måluppfyllelsen för studerande. Gunilla Magnusson (S) Ordförande Viadidaktnämnden Katrineholm och Vingåkers kommun Beslutet skickas till: Akt